1 Käyttöohje asiakkaalle versio 19.11.2018 Tieto ohjaa tekoja.
2 KIRJAUTUMINEN Siirry kirjautumissivulle osoitteessa www.sansiareena.fi SINULLA ON TUNNUKSET: - Käyttäjätunnus on sähköpostiosoite SINULLA EI OLE TUNNUKSIA: OLET UNOHTANUT SALASANASI:
REKISTERÖITYMINEN 3 1) Valitse KUNTA TAI MUU JULKINEN TOIMIJA 2) Valitse alasvetovalikosta a) organisaatio b) tulosyksikkö 3) Kirjaa yhteystietosi (nimi + sähköposti) ja klikkaa 4) Saat sähköpostiisi tunnuksen aktivointilinkin, jota klikkaamalla pääset luomaan itsellesi salasanan
4 TUKIPALVELUT KÄYTTÄJÄN ORGANISAATION SISÄISIIN TOIMINTATAPOIHIN LIITTYVÄT ASIAT Oman organisaation järjestelmänvalvoja tai muu organisaation nimittämä tukihenkilö KILPAILUTUSTEN / HANKINTASOPIMUSTEN / HANKINTATIEDOTTEIDEN SISÄLTÖÖN LIITTYVÄT ASIAT Ensisijaisesti: kyseisestä hankinnasta vastaava asiantuntija Toissijaisesti: info@sansia.fi, vaihde p. 017 218 900 TEKNISET ASIAT, KÄYTTÖOHJEET (näytön oikean reunan kuvakkeet) Kirjalliset käyttöohjeet sekä järjestelmän käyttöehdot Help Desk, teknisen tuen chat-palvelu (arkisin klo 8-16) Lähetä kuvakaappaus tekniseen tukeen Tekninen puhelintuki: 0600 157 50 (arkisin klo 8-16, 1,64 /min)
KÄYTTÖVINKKEJÄ 5 KIRJATUT TIEDOT TALLENTUVAT AUTOMAATTISESTI (=ei tallennusnappeja) NÄKYMÄ LAAJENEE/KUTISTUU - NÄPPÄIMESTÄ TOIMINNOT- VALIKOSSA KOOTUSTI KAIKKI TOIMINNOT KÄYTTÄJÄN OMAT MUISTUTUKSET -PAINIKKEESTA
ETUSIVU JA VALIKOT 6 Kaikki toiminnot aakkosjärjestyksessä
7 HANKINTALINJAUKSET 1) Lisää uusi hankintalinjaus Hankintojen hallinnoija voi luoda hankintalinjauksia, hankintojen katselija tarkastella tallennettuja linjauksia 2) Nimeä linjaus ja kirjaa mahdollinen voimassaoloaika 3) Klikkaa Luo hankintalinjaus Hankintalinjauksiin voi tallentaa esim. hankintaohjeita ym. hankintoihin liittyvää dokumentaatiota 4) Lisää, muokkaa ja poista tiedostoja Tallennetut tiedostot ovat kaikkien organisaation käyttäjien sekä Sansian hankinta-asiantuntijoiden saatavissa
8 HANKINTASUUNNITELMAT Hankintojen hallinnoija voi luoda hankintasuunnitelmia ja hankintojen katselija tarkastella tallennettuja suunnitelmia 1) Luo uusi suunnitelma Lisää suunnitelmalle nimi Lisää suunnitelmalle voimassaolo Klikkaa Luo hankintasuunnitelma 2) Lisää uusi hankinta suunnitelmaan Täydennä hankinnan tiedot HANKINTASUUNNITELMA = Asiakkaan laatima listaus suunnitelmissa olevista hankinnoista tietylle ajanjaksolle. 3) Klikkaa JULKAISE
9 HANKINTASUUNNITELMAT Laajenna näkymä tarkastellaksesi suunnitelmaan lisättyjä hankintoja Tee hankinnasta toimeksianto Sansialle
TOIMEKSIANNOT Hankintojen hallinnoija voi luoda toimeksiantoja ja hankintojen katselija voi tarkastella tehtyjä toimeksiantoja Luo uusi toimeksianto täyttämällä lomakkeen tiedot ja klikkaamalla Lähetä toimeksianto 10 Tehdystä toimeksiannosta menee ilmoitus kaikille organisaation hankintojen hallinnoija tunnukset omaaville käyttäjille. Ilmoitusviestin voi poistaa käytöstä > Organisaation asetukset > Ilmoitusasetukset > täppä kohtaan Toimeksianto lähetetty TOIMEKSIANTOJEN TILAT KESKENERÄINEN = Aloitettu, ei lähetetty UUSI = Lähetetty, odottaa Sansian käsittelyä KÄSITTELYSSÄ = Toimeksiannolle on valittu hankinta-asiantuntija Sansialla VALMISTELUSSA = Hankinnan valmistelu on aloitettu (hankinta näkyy kilpailutusseurannassa) HYLÄTTY = Toimeksianto on peruttu
OSALLISTUMIS- KYSELY 11 Osallistumiskyselyllä Sansia tiedustelee asiakkaidensa halukkuutta osallistua yhteishankintaan Ilmoitus saapuneesta kyselystä tulee sähköpostilla Vastaamattomat ja vastatut kyselyt löytyvät Toiminnot valikosta Käyttäjä näkee osallistumiskyselyn lopusta, mikäli toinen käyttäjä on jo vastannut kyselyyn Mikäli asiakas ei reagoi osallistumiskyselyyn, se ei voi jälkikäteen liittyä kyseiseen hankintaan
12 KILPAILUTUSSUUNNITTELU SansiAreenan kilpailutussuunnitteluympäristö toimii sähköisenä yhteistyötilana asiakkaan substansseille ja Sansian hankinta-asiantuntijalle hankinnan valmisteluvaiheessa sekä tarpeen mukaan myös sopimuskaudella Sansian hankinnasta vastaava asiantuntija kutsuu asiakkaan substanssiasiantuntijat liittymään kilpailutussuunnitteluympäristöön Tarkemmat käyttöohjeet www.sansiareena.fi >> Ohjeet >> Asiakkaan ohje_kilpailutussuunnittelu
13 KILPAILUTUSSEURANTA VALMISTELUSSA = Hankinnan valmistelu on aloitettu Sanahaku tai haku kilpailutuksen tilan perusteella JULKAISTU = Tarjouspyyntö on julkaistu ja tarjousten jättöaika on kesken VERTAILUSSA = Tarjousten jättöaika on päättynyt. Hankintapäätöstä ei ole vielä tehty. PÄÄTÖS TEHTY = Hankintapäätös on tehty. Sopimuksia ei ole vielä allekirjoitettu. Hankinnat poistuvat listalta, kun hankinnan ensimmäinen sopimus on asetettu voimaan. KESKEYTETTY = Kilpailutus on keskeytetty. MUUTOKSENHAKU = Hankintaan on tehty hankintaoikaisu tai markkinaoikeusvalitus, jonka käsittely on kesken.
14 HANKINTATIEDOTTEET 1) Valitse ylävalikosta HANKINTATIEDOTTEET 2) Hankintatiedotteiden hakeminen a) Sanahaku Kirjoita hakusana kenttään. Valitse sopiva alle avautuvista vaihtoehdoista. b) Liittynyt = Hankinnat, joissa organisaatiosi on jo mukana. Voit käyttää näitä hankintasopimuksia. c) Voi liittyä = Hankinnat, joissa organisaatiosi ei ole mukana, mutta joihin on mahdollista liittyä. Ole yhteydessä organisaatiosi hankinnoista vastaavaan tahoon hankintaan liittymiseksi.
HANKINTATIEDOTTEET 15 3) Hankintatiedotteen sisältö a) Hankintatiedote avautuu tarkasteltavaksi nuolikuvakkeesta b) Hankinnan sisältöön ja hankintatiedotteeseen liittyvät kyselyt tulee osoittaa hankinnasta vastaavalle hankinta-asiantuntijalle, jonka tiedot löytyvät tiedotteen yläosasta c) Sopimustoimittajien yhteystiedot löytyvät klikkaamalla -kuvaketta sopimustoimittajan nimen kohdalla d) Hinnastot löytyvät sopimustoimittajien jälkeen e) Muut sopimuksenaikaiseen toimintaan liittyvät tiedot ja ohjeet löytyvät hankintatiedotetta selaamalla
HANKINTAAN LIITTYMINEN 16 Liittymisen voi tehdä hankintojen hallinnoija. Etsi hankinta, johon haluat tehdä liittymisilmoituksen Täytä lomake Liittymisestä vastaavan yhteyshenkilön tiedot organisaatiossasi Liittymispäivämäärä Mahdolliset lisätiedot Lomakkeen täyttäjän tiedot tallentuvat automaattisesti käyttäjätunnuksen perusteella Liittymisilmoitus menee hankinta-asiantuntijan käsiteltäväksi Sansialle Liittymisen tekijä saa ilmoituksen, kun liittyminen on hyväksytty ja sopimuksia voi alkaa käyttämään.
REKLAMAATIOT 17 Kun on tiedossa, miltä sopimukselta tuote/palvelu on hankittu: 1) Etsi kyseinen hankintatiedote (kts. ohje kohdasta Hankintatiedotteet) Reklamaation voi tehdä kaikilla tunnuksilla. 2) Klikkaa REKLAMAATIOT sen sopimustoimittajan kohdalla, jolle reklamaatio kohdistuu 3) Klikkaa avautuvassa ikkunassa 4) Täytä lomakkeelle reklamaation tiedot (vähintään punaisella merkityt kohdat) 5) Klikkaa
REKLAMAATIOT 18 Kun ei ole tiedossa, miltä sopimukselta tuote/palvelu on hankittu: Sansia kohdistaa reklamaation oikealle hankintasopimukselle
REKLAMAATIOIDEN KÄSITTELY 19 Sansia, sopimustoimittaja ja asiakas voivat käydä vuoropuhelua tehtyyn reklamaatioon liittyen. Lisätyt liitteet ovat kaikkien osapuolten tarkasteltavissa Reklamaatioon saapuneesta kommentista tulee ilmoitus kaikille reklamaation osapuolille Keskusteluhistoria jää talteen REKLAMAATIOIDEN TARKASTELU Kaikki reklamaatiot > ylävalikosta REKLAMAATIOT Tietyn sopimuksen reklamaatiot > ylävalikosta HANKINTATIEDOTTEET > Etsi hankinta > Klikkaa sopimustoimittajan kohdalla Reklamaatiot Reklamaatioiden tilat: Keskeneräinen = Aloitettu, lähettämättä Käsittelyssä = Lähetetty, Sansia käsittelee Toimittajalla vastattavana = Välitetty toimittajalle Päätetty = Reklamaatio hoidettu loppuun Hylätty
KÄYTTÄJÄHALLINTA 20 Käyttäjähallinnasta vastaa asiakas. ROOLIT: Järjestelmänvalvoja Hallinnoi käyttäjätunnuksia ja niihin liittyviä oikeuksia Voi jakaa tai siirtää järjestelmänvalvojan oikeudet toiselle organisaation käyttäjälle Voi kutsua uusia käyttäjiä omasta organisaatiostaan Hankintojen hallinnoija Oikeus tarkastella kaikkia osa-alueita Oikeus käyttää kaikkia toimintoja (pois lukien käyttäjähallinta) Hankintojen katselija (rooli on automaattisesti jokaisella organisaation rekisteröityneellä käyttäjällä) Oikeus tarkastella kaikkia osa-alueita Oikeus tehdä reklamaatioita HUOM! Käyttäjäoikeuksissa voi lisäksi olla seuraavia käyttöoikeustasoja: Organisaation pääkäyttäjä: Organisaatiokohtaisesti luotu erikoisrooli käyttäjälle, joka hallinnoi kaikkia organisaation toimialueita Kilpailutusten pääkäyttäjä: Pienhankintatyökalu HankintaSampon rooli, joka oikeuttaa kaikkiin organisaation tarjouspyyntöihin
ORGANISAATION ASETUKSET 21 Yleiset Yrityksen kieli > Älä muuta! Käyttäjät Hallinnoi käyttäjiä ja rooleja Lukitse tilejä Kutsu käyttäjiä Tiedostot Tallenna organisaation tiedostoja, jotka ovat kaikkien organisaation käyttäjien nähtävissä Ilmoitusasetukset Muokkaa toiminnoista lähteviä sähköposti-ilmoituksia ORGANISAATION TIEDOT Päivitä organisaation perustietoja Päivitä organisaation yhteystietoja
MUUT TOIMINNOT 22 KOULUTUKSET Sansian asiakkailleen järjestämät koulutukset PALVELUHINNASTO Käytössä olevat palvelumaksuprosentit sekä tuntityöhinnasto TILAAMINEN Sähköiseen tilaamiseen liittyvää ohjeistusta DOKUMENTTIMALLINTEET Käytössä vain, mikäli asiakkaalla oma sopimushallinta järjestelmässä (erikseen hankittava toiminnallisuus) HANKINTASAMPO Pienhankintatyökalu (erikseen hankittava toiminnallisuus) LUO UUSI HANKINTA Käytössä vain, mikäli asiakkaalla oma sopimushallinta järjestelmässä (erikseen hankittava toiminnallisuus) RAPORTIT Ei asiakaskäytössä