SOPPARI. Asiakkaan käyttöohje versio IS-Hankinta Oy

Transkriptio

1 SOPPARI Asiakkaan käyttöohje versio IS-Hankinta Oy

2 Sisällysluettelo YLEINEN OSIO s.3 Kirjautuminen s.4 Rekisteröityminen s.5 Tukipalvelut s.6 Käyttövinkkejä s.7 Etusivu ja valikot s.8 Käyttäjäprofiili HANKINTOJEN KATSELIJAN JA HANKINTOJEN HALLINNOIJAN TOIMINNOT s.9 Hankintastrategiat s.12 Hankintasuunnitelmat s.14 Toimeksianto s.15 Kilpailutusseuranta s. 16 Hankintatiedotteet s.17 Hankintaan liittyminen s.18 Reklamaatiot s.21 Tapahtumaseuranta JÄRJESTELMÄNVALVOJAN TOIMINNOT s.22 Käyttäjähallinta s.24 Organisaation asetukset s.25 Organisaation tiedot s.26 Muut toiminnot 2

3 KIRJAUTUMINEN KIRJAUTUMINEN Siirry kirjautumissivulle osoitteesta > klikkaa Kirjaudu Soppari-järjestelmään SINULLA ON TUNNUKSET: - Käyttäjätunnus on sähköpostiosoite SINULLA EI OLE TUNNUKSIA: OLET UNOHTANUT SALASANASI: Suositellut selaimet: Google Chrome, Mozilla Firefox (uusimmat versiot) HUOM! Internet Explorer: järjestelmää voi käyttää ainoastaan uusimmalla IE11 versiolla 3

4 REKISTERÖITYMINEN 1) Valitse KUNTA TAI MUU JULKINEN TOIMIJA 2) Valitse alasvetovalikoista a. organisaatio b. tulosyksikkö 3) Kirjaa yhteystietosi (nimi + sähköposti) Klikkaa 4) Saat sähköpostiisi tunnuksen aktivointilinkin, jota klikkaamalla pääset luomaan itsellesi salasanan 4

5 TUKIPALVELUT SISÄISIIN TOIMINTATAPOIHIN LIITTYVÄT ASIAT Oman organisaation järjestelmänvalvoja tai muu organisaation nimittämä tukihenkilö Tarkasta organisaation järjestelmänvalvojat: Oma nimi oik. yläkulmassa > Organisaation asetukset > Käyttäjät KILPAILUTUSTEN/HANKINTASOPIMUSTEN/HANKINTATIEDOTTEIDEN SISÄLTÖÖN LIITTYVÄT ASIAT Ensisijaisesti kyseisestä hankinnasta vastaava asiantuntija Toissijaisesti vaihde p TEKNISET ASIAT, KÄYTTÖOHJEET (näytön oikean reunan kuvakkeet) Kirjalliset käyttöohjeet sekä järjestelmän käyttöehdot Help Desk, teknisen tuen chat-palvelu (arkisin klo 8-16) Lähetä kuvakaappaus tekniseen tukeen Tekninen puhelintuki: (arkisin klo 8-16, 1,64 /min) 5

6 KÄYTTÖVINKKEJÄ KIRJATUT TIEDOT TALLENTUVAT AUTOMAATTISESTI (=ei tallennusnappeja) NÄKYMÄ LAAJENEE/KUTISTUU - NÄPPÄIMESTÄ TOIMINNOT-VALIKOSSA KOOTUSTI KAIKKI TOIMINNOT KÄYTTÄJÄN OMAT MUISTUTUKSET -PAINIKKEESTA 6

7 ETUSIVU JA VALIKOT Kaikki toiminnot aakkosjärjestyksessä Tarkastele saapuneita ilmoituksia Kirjalliset käyttöohjeet Chat-tuki Kuvakaappauksen lähettäminen tuen käsiteltäväksi Käyttäjän omat muistutukset 7

8 KÄYTTÄJÄPROFIILI NAVIGOINTI: Oma nimi oik.yläkulmassa > Profiilini Omien yhteystietojen muutokset Salasanan vaihtaminen Kirjoita kenttään uusi salasana Kun uusi salasana on pituudeltaan riittävä, avautuu kenttä Salasana uudestaan 8

9 HANKINTASTRATEGIAT NAVIGOINTI: Toiminnot > Hankintastrategiat 1) Lisää uusi hankintastrategia Hankintojen hallinnoija voi luoda hankintastrategioita, hankintojen katselija tarkastella tallennettuja strategioita 2) Nimeä strategia ja kirjaa mahdollinen voimassaoloaika 3) Tallenna ja avaa latausikkuna Hankintastrategia toimintoon voi tallentaa myös esim. hankintaohjeita ym. Hankintoihin liittyviä linjauksi. 9

10 HANKINTASTRATEGIAT NAVIGOINTI: Toiminnot > Hankintastrategiat Muokkaa olemassa olevan strategian nimeä ja voimassaoloa 1) Aloita tiedostojen lisääminen klikkaamalla LISÄÄ TIEDOSTO 2) Valitse ladattavan tiedoston tyyppi 3) Klikkaa LISÄÄ 4) Lisää liitetiedosto klikkaamalla Hankintastrategian tiivistelmä = IS-Hankinnan laatima tiivistelmä hankintastrategian keskeisten linjausten sijainnista strategiadokumentissa. 10

11 HANKINTASTRATEGIAT NAVIGOINTI: Toiminnot > Hankintastrategiat Poista tiedosto 1) Lisää liite klikkaamalla LATAA UUSI TIEDOSTO 2) Valitse ladattava tiedosto koneelta Voit nimetä ladatun tiedoston uudelleen ja lisätä sille tarkemman kuvauksen Tarkastele lisättyjä liitteitä 11

12 HANKINTASUUNNITELMAT NAVIGOINTI: Toiminnot > Hankintasuunnitelmat Hankintojen hallinnoija voi luoda hankintasuunnitelmia ja hankintojen katselija tarkastella tallennettuja suunnitelmia 1) LUO UUSI Lisää suunnitelmalle nimi Lisää suunnitelmalle voimassaolo Klikkaa Muokkaa suunnitelman nimeä tai voimassaolotietoja 2) LISÄÄ UUSI HANKINTA 3) JULKAISE Täydennä hankinnan tiedot Sisäinen hankinta = organisaatio kilpailuttaa itse HANKINTASUUNNITELMA= Asiakkaan laatima listaus suunnitelmissa olevista hankinnoista tietylle ajanjaksolle. 12

13 HANKINTASUUNNITELMAT Laajenna näkymä tarkastellaksesi hankintasuunnitelmaan lisättyjä hankintoja Tee suunnitellusta hankinnasta toimeksianto IS-Hankinnalle Tarkastele hankinnasta jo tehtyä toimeksiantoa Avaa hankinta tarkasteltavaksi ja muokattavaksi 13

14 1) LUO UUSI TOIMEKSIANTO Toimeksiannot sivulla tai suoraan hankintasuunnitelmalta Täydennä toimeksiannon tiedot Lähetä 2) TARKASTELE TOIMEKSIANTOJA Tilat: KESKENERÄINEN = UUSI = KÄSITTELYSSÄ = VALMISTELUSSA = HYLÄTTY = NAVIGOINTI: Etusivu > Toimeksiannot TAI Toiminnot > Toimeksiannot Hankintojen hallinnoija voi luoda toimeksiantoja ja hankintojen katselija tarkastella tehtyjä toimeksiantoja Aloitettu, ei lähetetty Lähetetty, odottaa IS-Hankinnan käsittelyä Toimeksiannolle on valittu vastuuhenkilö IS-Hankinnalla Hankinnan valmistelu on aloitettu (hankinta näkyy kilpailutusseurannassa) Hylätty IS-Hankinnan toimesta Tehdystä toimeksiannosta menee ilmoitus kaikille organisaation hankintojen hallinnoija tunnukset omaaville käyttäjille. Ilmoitusviestin voi poistaa käytöstä > Organisaation asetukset > Ilmoitusasetukset > täppä kohtaan Toimeksianto lähetetty HUOM! Valmistelussa on toimeksiannon viimeinen tila. Valmisteluun ottamisen jälkeen kilpailutuksen edistymistä seurataan kilpailutusseurannassa. 14

15 KILPAILUTUSSEURANTA NAVIGOINTI: Etusivu > Kilpailutusseuranta TAI Toiminnot > Kilpailutusseuranta JULKINEN KILPAILUTUSSEURANTA (kirjautumissivulla = Kaikki IS-Hankinnan käynnissä olevat kilpailutukset Kilpailutusseuranta SOPPARI-järjestelmän sisällä = Seuraa oman organisaatiosi käynnissä olevien kilpailutusten etenemistä Sanahaku tai haku kilpailutuksen tilan perusteella Hankinnat poistuvat listalta, kun hankinnan ensimmäinen sopimus on asetettu voimaan. Tilat: VALMISTELUSSA = Hankinnan valmistelu on aloitettu. JULKAISTU = Tarjouspyyntö on julkaistu ja tarjousten jättöaika on kesken. VERTAILUSSA = Tarjousten jättöaika on päättynyt. Hankintapäätöstä ei ole vielä tehty. PÄÄTÖS TEHTY = Hankintapäätös on tehty. Sopimuksia ei ole vielä allekirjoitettu. KESKEYTETTY = Kilpailutus on keskeytetty. MUUTOKSENHAKU = Hankintaan on tehty hankintaoikaisu tai markkinaoikeusvalitus, jonka käsittely on kesken. 15

16 HANKINTATIEDOTTEET HANKINTATIEDOTTEET a) Valitse ylävalikosta HANKINTATIEDOTTEET b) Hankintatiedotteiden hakeminen a. Sanahaku Kirjoita hakusana kenttään. Valitse sopiva alle avautuvista vaihtoehdoista. b. Liittynyt = Hankinnat, jotka ovat organisaatiosi omia erillishankintoja tai joissa organisaatiosi on jo mukana. Voit käyttää näitä hankintasopimuksia. c. Voi liittyä = Yhteishankinnat, joissa organisaatiosi ei ole mukana, mutta joihin on mahdollista liittyä. Liittymisilmoituksen tekeminen vaatii Hankintojen hallinnoija tason tunnukset. HANKINTATIEDOTE = Yhteenveto voimassa olevan hankinnan tiedoista, sopimustoimittajista, yhteyshenkilöistä sekä sopimuksen aikaisesta toiminnasta. 16

17 HANKINTAAN LIITTYMINEN NAVIGOINTI: Ylävalikko > Hankintatiedotteet Liittymisen voi tehdä hankintojen hallinnoija. Tehdystä liittymisilmoituksesta menee ilmoitus organisaation kaikille hankintojen hallinnoijille. Etsi hankinta, johon haluat tehdä liittymisilmoituksen Täytä lomake Liittymisestä vastaavan yhteyshenkilön tiedot organisaatiossasi Liittymispäivämäärä Mahdolliset lisätiedot Lomakkeen täyttäjän tiedot tallentuvat automaattisesti käyttäjätunnuksen perusteella Liittymisilmoitus menee hankinta-asiantuntijan käsiteltäväksi IS-Hankinnalle Hyväksytystä liittymisestä tulee ilmoitus liittymisen tekijälle sekä muille organisaation Hankintojen hallinnoija tason käyttäjille 17

18 REKLAMAATIOIDEN KÄSITTELY REKLAMAATIOT NAVIGOINTI: Sopimukselle kohdistettu reklamaatio: Ylävalikko > Hankintatiedotteet Kohdistamaton reklamaatio: Ylävalikko > Reklamointi IS-Hankinta ja toimittaja voivat käydä vuoropuhelua tehtyyn reklamaatioon liittyen. Asiakas voi seurata käytävää keskustelua. Reklamaatioon saapuneesta kommentista tulee ilmoitus kaikille reklamaation osapuolille Viimeisin vastaus näkyy reklamaatiolla ja koko keskusteluhistoriaa voi tarkastella kohdassa Näytä aiemmat vastaukset Kun reklamaation käsittely on saatu päätökseen, hankinnasta vastaava asiantuntija merkitsee asian loppuun käsitellyksi. REKLAMAATIOIDEN TARKASTELU Kaikki reklamaatiot Tietyn sopimuksen reklamaatiot Reklamaatioihin liittyvät toimintatavat on kuvattu hankintatiedotteella. Kaikki reklamaatiot eivät kulje Soppari-järjestelmän kautta. > ylävalikosta REKLAMAATIOT > ylävalikosta HANKINTATIEDOTTEET > Etsi hankinta > Klikkaa sopimuksen kohdalla Reklamaatiot Reklamaatioiden tilat: Keskeneräinen = Aloitettu, lähettämättä Käsittelyssä = Lähetetty, IS-Hankinta käsittelee Avoin = Välitetty toimittajalle Päätetty = Reklamaatio hoidettu loppuun Hylätty Reklamaatioita voivat tehdä hankintojen hallinnoija sekä hankintojen katselija 18

19 REKLAMAATIOT HUOM! Tarkasta aina hankintatiedotteen lopusta mitä reklamaatioihin liittyvistä toimenpiteistä on kyseisessä hankinnassa sovittu. On tiedossa miltä sopimukselta tuote/palvelu on hankittu: 1) Etsi kyseinen hankintatiedote 2) Klikkaa REKLAMAATIOT sen sopimustoimittajan kohdalla, jolle reklamaatio kohdistuu 3) Klikkaa avautuvassa ikkunassa 4) Täytä lomakkeelle reklamaation tiedot (vähintään punaisella merkityt kohdat) Reklamaation käsittelyn nopeuttamiseksi, täydennä tiedot mahdollisimman tarkasti 5) Klikkaa Reklamaatio menee IS-Hankinnalle hankinnasta vastaavan asiantuntijan käsiteltäväksi, joka välittää reklamaation tarkastamisen jälkeen toimittajalle.

20 REKLAMAATIO Ei ole tiedossa miltä sopimukselta tuote/palvelu on hankittu: IS-Hankinta kohdistaa reklamaation oikealle hankintasopimukselle

21 TAPAHTUMASEURANTA NAVIGOINTI: Etusivun pikalinkit > Tapahtumaseuranta Tapahtumaseurannasta näet kaikki Sopparissa tehdyt toimenpiteet. Kaikki sähköpostilla tulevat ilmoitukset näkyvät lisäksi myös tapahtumaseurannassa. Tapahtumaseurantaan tulleet käsittelemättömät ilmoitukset näkyvät Sopparin etusivulla 21

22 KÄYTTÄJÄHALLINTA NAVIGOINTI: Oma nimi oik.yläkulmassa > Organisaation asetukset IS-Hankinta perustaa organisaation ensimmäisen käyttäjän, josta tulee asiakkaan järjestelmänvalvoja Käyttäjähallinnasta vastaa tämän jälkeen asiakas ROOLIT: Järjestelmänvalvoja Hallinnoi käyttäjätunnuksia ja niihin liittyviä oikeuksia Voi jakaa tai siirtää järjestelmänvalvojan oikeudet toiselle organisaation käyttäjälle Voi kutsua uusia käyttäjiä omasta organisaatiostaan Hankintojen hallinnoija Oikeus tarkastella kaikkia osa-alueita Oikeus käyttää kaikkia toimintoja (pois lukien käyttäjähallinta) Hankintojen katselija (rooli on automaattisesti jokaisella organisaation rekisteröityneellä käyttäjällä) Oikeus tarkastella kaikkia osa-alueita Oikeus tehdä reklamaatioita HUOM! Käyttäjäoikeuksissa voi lisäksi olla seuraavia käyttöoikeustasoja: Organisaation pääkäyttäjä: Organisaatiokohtaisesti luotu erikoisrooli käyttäjälle, joka hallinnoi kaikkia organisaation toimialueita Kilpailutusten pääkäyttäjä: Pienhankintatyökalu HankintaSampon rooli, joka oikeuttaa kaikkiin organisaation tarjouspyyntöihin 22

23 KÄYTTÄJÄHALLINTA NAVIGOINTI: Oma nimi oik.yläkulmassa > Organisaation asetukset Asiakasorganisaatio Pääkäyttäjä Käyttäjähallinta Toimialue 1 Toimialue 2 Toimialue 1 Järjestelmänvalvoja 1 Järjestelmänvalvoja 2 Järjestelmänvalvoja 3 Hankintojen hallinnoija 1 Hankintojen hallinnoija 1 Hankintojen hallinnoija 1 Kaikki toiminnot Hankintojen hallinnoija 2 Hankintojen hallinnoija 2 Hankintojen hallinnoija 3 Tietojen katselu, reklamaatiot Hankintojen katselija 1 Hankintojen katselija 2 Hankintojen katselija 3 Hankintojen katselija 1 Hankintojen katselija 2 Hankintojen katselija 1 Hankintojen katselija 2 23

24 ORGANISAATION ASETUKSET NAVIGOINTI: Oma nimi oik.yläkulmassa > Organisaation asetukset Yleiset Lähetä tiedotesähköpostit tarjouskilpailuista kaikille yksikön käyttäjille > Vain HankintaSampon puolella vaikuttava ominaisuus Yrityksen kieli > Älä muuta! Käyttäjät Hallinnoi käyttäjiä ja rooleja Lukitse tilejä Kutsu käyttäjiä Tiedostot Tallenna organisaation tiedostoja, jotka ovat kaikkien organisaation käyttäjien nähtävissä Ilmoitusasetukset Muokkaa toiminnoista lähteviä sähköposti-ilmoituksia 24

25 ORGANISAATION TIEDOT NAVIGOINTI: Oma nimi oik.yläkulmassa > Organisaation tiedot Päivitä organisaation perustietoja Päivitä organisaation yhteystietoja 25

26 MUUT TOIMINNOT DOKUMENTTIMALLINTEET - Käytössä vain, mikäli asiakkaalla oma sopimushallinta järjestelmässä (erikseen hankittava toiminnallisuus) HANKINTASAMPO - Pienhankintatyökalu (erikseen hankittava toiminnallisuus) KILPAILUTUSSUUNNITTELU - Toiminnallisuus tulossa (tulee käyttöön kaikille IS-Hankinnan asiakkaille) LUO UUSI HANKINTA - Käytössä vain, mikäli asiakkaalla oma sopimushallinta järjestelmässä (erikseen hankittava toiminnallisuus) RAPORTIT - Koontiraportit ja tilastot asiakkaan tiedoista (erikseen hankittava toiminnallisuus, tiedotetaan myöhemmin) SOPIMUSHALLINTA - Asiakkaan omien sopimusten hallintatyökalu (erikseen hankittava toiminnallisuus) HUOM! Asiakas tarkastelee IS-Hankinnan hallinnoimia hankintasopimuksia hankintatiedotteiden kautta, ei sopimushallinnasta. 26