ICT ja sähköiset palvelut työryhmä: muisti 29.9.2017 29.9.2017 SOTE-UUDISTUS TYÖRYHMÄ: ICT- JA SÄHKÖISTEN PALVELUJEN TYÖRYHMÄ Aika: Perjantai, 29.9.2017, kl 13.00 15.00 Paikka: Turun kaupungintal, kkushune Armfelt, Aurakatu 2 Kutsutut: Jussi Vira Turku Puheenjhtaja läsnä Marius Brunberg Kårkulla samkmmun läsnä Jni Ilmanen Turku Läsnä Yrjö Kivusal VSSHP Varapuheenjhtaja läsnä Elina Knti Turun amk läsnä, etä Antti Krte Raisi vara: Juhani Ruhnen Raisi Pirkk Krtekangas VSSHP läsnä Jaakk Lahti-Mnnen Liet - Juha Aalt Liet läsnä Merja Laine Paimi Pauli Lehtnen Uusikaupunki läsnä, etä Anne Martikainen Turku Mark Mutka Uusikaupunki Tmmi Mäkeläinen VSSHP läsnä Jari Nevalainen Medbit läsnä Tuija Ojala Limaa läsnä, etä Yrjö Saarikk Turun Ylipist Jarm Saarinen Laitila läsnä Minna Salakski Turku läsnä Tapi Salakski Turun ylipist Marjaana Siirala Turku läsnä Karin Simla Kemiönsaari läsnä Veli-Pekka Suurnen Varsinais-Sumen liitt Jaakk Ståhlberg Turku läsnä Riitta Söderlund Sal läsnä Mark Tanska Sal läsnä, etä Sepp Tivnen Kela Nina-Mari Turpela Varsinais-Sumen liitt läsnä Suvi Vainimäki Turku Antti Vasanen Varsinais-Sumen liitt Mika Vurinen Kaarina Tuire Mikla Medbit Sihteeri läsnä Kutsutut asiantuntijat Jukka Annunen Medbit läsnä Art Lehtkari Medbit läsnä Tim Hlma Kuntien Tiera läsnä
ICT ja sähköiset palvelut työryhmä: muisti 29.9.2017 29.9.2017 1. Kkuksen avaus Puheenjhtaja Jussi Vira avasi kkuksen. 2. Esityslistan käsittely Esityslista n puheenjhtajan, varapuheenjhtajan ja sihteerin valmistelema. esitys: Hyväksytään esityslista kkuksessa tarvittaessa tehtävin muutksin. Päätettiin käsitellä khta 7, migraatisuunnitelma khdassa 4, VM-hankkeiden käsittelyn yhteydessä. Muilta sin esityslista hyväksyttiin muutksitta 3. Edellisen kkuksen muistin käsittely Edellisen kkuksen, 25.8.2017 muisti n lähetetty jäsenille sähköpstilla 31.8.2017. Materiaali n myös Turun kaupungin Extranetissa. Puheenjhtaja ja varapuheenjhtaja vat tarkastaneet muistin. Kmmentteja muistin ei le sihteerille tullut. 4. VM-hankkeiden I ja II valmistelun tilanne ja migraatisuunnitelman laadinta Esittelijä; Jukka Annunen VM:n hanke I: Varsinais-Sumen liitn hakemus VM:lle 5.5.2017 / Viite: VM:n kirje Maakuntauudistuksen esivalmisteluvaiheen ICT-valmistelun tuki: Valmistelun esittely VSSHP n tehnyt svitun mukaisesti hankkeesta uuden samansisältöisen hakemuksen VM:lle, jka li esillä edellisessä kkuksessa. Tämän jälkeen VSSHP n saanut VM:ltä päätöksen, jssa VM myöntää VSSHP:lle avustusta 200 000 ICT-valmistelun tukeen. Myönnetyn avustuksen ensimmäinen erä, 50 000 maksetaan VSSHP:lle tukipäätöksen yhteydessä 15.9.2017 mennessä ja lput päätöksen mukaisesta summasta maksetaan tulsten hyväksymisen yhteydessä tteutuneiden kustannusten mukaan. Kustannukset ja tulkset n raprtitava 31.12.2017 mennessä. VSSHP:n hakemus ja päätös vat esityslistan liitteinä (liitteet 1.1-1.2).
ICT ja sähköiset palvelut työryhmä: muisti 29.9.2017 29.9.2017 VM:n hanke II: Varsinais-Sumen liitn hakemus VM:lle 31.8.2017 / Viite: VM:n kirje, Maakuntien perustamiseen liittyvä lisärahitus; Avustus ICT-valmisteluun liittyviin tehtäviin; Hakemukseen sisältyvän hankesuunnitelman ja valmistelun tilanteen esittely VM:n päätös hakemuksen määräajan pidentämisestä 30.9.2017 saakka li edellisen ICT-ryhmän kkuksen pöytäkirjan liitteenä; Ohje saapui kkuksen jälkeen, minkä vuksi ne vat uudelleen liitteenä kknaisuuden hahmttamiseksi (liitteet 1.3-1.4). Esityslistan liitteenä n myös viimeistelty versi Hankesuunnitelmasta ja riskianalyysi (liitteet 1.5. - 1.6). Työryhmästä Minna Salakski, Marjaana Siirala, Tmmi Mäkeläinen, Hannu Ristimäki, Art Lehtkari ja Jukka Annunen viimeistelivät hankesuunnitelman versin 1.0. esitys ICT-ryhmä käy keskustelun alustusten perusteella ja evästää jatkvalmisteluissa ICT-ryhmä merkitsi hankkeiden valmistelun tilanteen tiedksi VM-Hankkeen II-hakemus svittiin lähetettäväksi määräaikaan 30.9. mennessä. Alustus migraatistrategian laatimiseksi Esittelijä: Jukka Annunen ICT-ryhmän päätös 25.8.2017 Seuraavaan kkukseen Medbit:n pitää valmistella alustus muutksen läpiviennistä ja strategisista linjauksista maakuntaan siirtyvien järjestelmien, ste-ict:n salta muutksen läpiviemiseksi (migraatistrategia). Alueen ICT-nykytilakuvauksen perusteella vidaan valmistella jatkkehitystä ja päätöksenteka varten linjauksia kskien kunnista maakunnalle siirtyviä ste-ict-palveluja. Haetaan linjanvetja, jtka tarvitaan yksityiskhtaisen suunnittelutyön käynnistämiseksi. Js ei linjaus le vielä selvillä, pitää ainakin valmistella asiat, jihin halutaan vastausta. Kkuksessa tettiin esille esimerkkinä, siirretäänkö järjestelmät sellaisenaan vai pyritäänkö tekemään knslidintia? Miten yhtenäistäminen ja uudistaminen vaiheistetaan hallinnllisen siirrn jälkeen? Strategian tilalle n valmisteltu migraatisuunnitelma. Kunnilta pitää tulla linjauksia tai kuvaus siitä, mistä linjauksia pitää tehdä. Suunnitelman laadinnan yhteydessä vi tulla esille myös asiita, jille linjauksia tarvitaan. Medbit:ssä n valmisteltu suunnitelmaa ja materiaali esiteltiin kkuksessa sekä liitetään muistin liitteeksi. (liite 1.7.). Suunnitelman laadintaan sisältyy kysely asiista, jita ei aikaisemmin tällä tarkkuudella le kysytty. - vastaajana pitää lla IT-asiantuntija
ICT ja sähköiset palvelut työryhmä: muisti 29.9.2017 29.9.2017 - kysymysten khteena mm. tietliikenne, käyttäjähallinta, palvelimet, autentikinti - kartituksen alkuvaiheessa järjestetään kick-ff, jssa käydään kysymykset läpi - määräaika n 31.12.2017 mennessä, ja raprtin pitää lla valmis 3 viikka aikaisemmin - lpputulksena n 1. versi suunnitelmasta, jnka mukaisesti vidaan siirtyä 2. vaiheeseen - Kyselyn tekijöiltä tulee esimerkki tietjen täydentämisestä haasteena liittymien lginen nimeäminen, mihin kick-ffissa annetaan hjeita myös järjestelmien sisäiset liittymät pitää kuvata työssä keskitytään leellisten suuksien kuvaamiseen, mihin tarvitaan rajaus yhtenä selvitettävänä asiana n, nk Kuntaliitn kytkentäydin käytettävissä jatkssa Migraatisuunnitelman tekeminen sisältyy VM:n rahittamaan I hankkeeseen. esitys ICT-ryhmä käy keskustelun esityksen perusteella ja päättää jatktimenpiteistä. ICT-ryhmä kävi keskustelun migraatisuunnitelman laadinnasta. Työtä pidetään tärkeänä asiana, jka pitää jka tapauksessa tteuttaa. ICT-ryhmä seuraa työn etenemistä kkuksissaan 5. Sähköisten palveluiden kehittäminen; yhteistyöpalaveri 17.8. Turku, VSSHP ja etenemisen tilanne - Esittelijä; Art Lehtkari Antti Parpn jhdlla pidettiin yhteistyökkus 17.8.2017 sähköisen asiinnin kehittämisestä. Kkuksessa livat läsnä Turun, VSSHP:n ja Medbit:n edustajat sekä kahden kärkihankkeen edustajat. Palaverissa tehtiin päätös, että seuraavaksi laaditaan tuttajanäkökulmasta pririsituja listauksia siitä, missä palveluissa ja miten sähköisiä palveluja tulisi ensi vaiheessa lähteä ttamaan käyttöön ja miten niiden avulla muutetaan palvelujen kknaisprsesseja. Medbit:n tehtäväksi svittiin alustaehdtuksen laatiminen asiinnille ttaen humin aiempi alueellinen ja kansallinen kehitystyö sekä järjestäjän tarpeisiin vastaavan asiinti.inf alustan jatkkehittäminen. Palaverin muisti n esityslistan liitteenä (Liite 2.1) Esityslistan liitteenä n myös alustus aiheesta sekä etenemisen tilannekatsaus (liite 2.2) Käynnissä n asiakkaiden ja tarpeiden kartitus varsinaisten ratkaisujen timittamiseksi Varsinainen easiinti-alustalle pitää löytää asiakas (Maakunta?) ja saada varsinaisen timinnan ihmiset tilaamaan alustaan liittyviä palveluita. Tässä näkökulmaksi tetaan kansalaisen näkökulma ja khteena Ste:n lisäksi muu julkinen sektri.
ICT ja sähköiset palvelut työryhmä: muisti 29.9.2017 29.9.2017 esitys ICT-ryhmä käy keskustelun esityksen perusteella ja seuraa työn edistymistä jäljellä levissa 2017 kkuksissa annettavan tilannekatsauksen perusteella. ICT-ryhmä kävi keskustelun esityksen perusteella ja seuraa työn edistymistä jäljellä levissa 2017 kkuksissa annettavan tilannekatsauksen perusteella 6. Varsinais-Sumen ICT-nykytilan kartituksen lppuraprtin hyväksyminen Esittelijä; Jukka Annunen, Tim Hlma ICT-ryhmän päätös 25.8.2017 Medbit:n ja Tieran pitää tuda seuraavaan kkukseen timeksiannssa lleen rajauksen tarkennus kuntien ja SOTE:n ICT-palveluiden sisällöstä. ICT kustannukset pitää esittää yhteisen rakenteen ja em. tarkennetun rajauksen mukaisesti. Raprtti pitää saada hyväksyttäväksi seuraavassa kkuksessa. ICT-ryhmässä tdettiin, että erityisesti kustannusten yhteenvet vaatii krjausta ja täydennyksiä. Jkainen rganisaati tarkistaa vielä kustannukset malta saltaan ja lähettää kustannukset sihteerille 1.9.2017 mennessä Uusi versi lppuraprtista ja kustannusyhteenvedista pitää lähettää ryhmän jäsenille tutustuttavaksi 6.9. mennessä. Esityslista lähetetään 22.9.2017. Seuraavaan kkukseen Medbit:n pitää valmistella alustus muutksen läpiviennistä ja strategisista linjauksista maakuntaan siirtyvien järjestelmien, ste-ict:n salta muutksen läpiviemiseksi (migraatistrategia). Alueen ICT-nykytilakuvauksen perusteella vidaan valmistella jatkkehitystä ja päätöksenteka varten linjauksia kskien kunnista maakunnalle siirtyviä ste-ict-palveluja. Haetaan linjanvetja, jtka tarvitaan yksityiskhtaisen suunnittelutyön käynnistämiseksi. Js ei linjaus le vielä selvillä, pitää ainakin valmistella asiat, jihin halutaan vastausta. Kkuksessa tettiin esille esimerkkinä, siirretäänkö järjestelmät sellaisenaan vai pyritäänkö tekemään knslidintia? Miten yhtenäistäminen ja uudistaminen vaiheistetaan hallinnllisen siirrn jälkeen? Esitysmateriaali timitettiin jälkitimituksena 27.9.2017 (liitteet 3.1 3.5) Liitteeseen 3.5 (talusyhteenvet) lähetettiin vielä täydennetty versi illalla 28.9. yhden vastauksen saavuttua. Kustannustaulukssa haasteelliseksi mudstui svellusten ylläpitkustannukset jta ei lut mahdllista saada erikseen. Keskeisiä haasteita hankintjen skaalautumisriski Segmntitunut, timittajien ja järjestelmien määrä suuri, sen sijaan Ste-järjestelmätimittajien suus kknaismäärästä n pieni
ICT ja sähköiset palvelut työryhmä: muisti 29.9.2017 29.9.2017 mat knesalit suurin määrä työstä päivittäisen työn tekemiseen kehittämisen vahvistaminen Yhteiset palvelut esitys: ICT-ryhmä käsittelee ja hyväksyy lppuraprtin sekä päättää lppuraprtin jakelusta ICT-ryhmä käsitteli ja hyväksyi lppuraprtin 7. Ehdtus työsuunnitelmaksi syksy 2017 Esittelijä: Tuire Mikla ICT-ryhmä n käynyt keskustelua syyskauden tehtävistä ja päättänyt timintasuunnitelman laatimisesta. Suunnitelmassa pitää mainita ryhmän työn lpputulkset ja lpputulsten ylläpitmalli. Ryhmän kkuksissa pitää seurata suunnitelman tteutumista. Jussi Vira n tiedttanut, ettei puheenjhtajien palaverista 1.9. tullut erityistä hjeistusta ryhmän jatktyölle. Valmistelurganisaatin rakenne muuttuu. ICT ja sähköiset palvelut työryhmän timintaan ei kuitenkaan muutksia tule tistaiseksi. Timintasuunnitelman lunns n lähetetty puheenjhtajalle ja varapuheenjhtajalle käsiteltäväksi ja lähetetty ryhmälle jälkitimituksena 27.9.2017 (liite 5.1). Keskustelussa tdettiin, että timintamalli töiden tilaamiselle yhtiöiltä pitää spia, tärkeä n varmistaa yhteinen näkemys. esitys ICT-ryhmä käy keskustelun esityksen phjalta, tekee tarvittaessa muutksia suunnitelmaan kkuksessa ja hyväksyy suunnitelman. Tässä yhteydessä n humattava, mitkä tehtävät pitää käynnistää tässä kkuksessa suunnitelman tteutumiseksi. Näistä n tarvittavat esitykset ICT-ryhmälle jaettavassa ehdtuksessa timintasuunnitelmaksi. ICT-ryhmä kävi keskustelun esityksen phjalta. hankkeiden seurannasta khdissa 4 ja 5. ICT-ryhmä n ttanut päätöksissään kantaa 8. Muut mahdlliset asiat Akusti-jry:ssä svittiin 26.9. Maakuntien ICT-muutkset ja muutsten tehtäväkartta - prjektin käynnistyksestä Tulsten alustava hyväksyminen lisi 29.11. kkuksessa ja työ val-
ICT ja sähköiset palvelut työryhmä: muisti 29.9.2017 29.9.2017 mistuisi julukuussa. Työssä sittaisia päällekkäisyyksiä siihen mitä teemme nyt VM:n prjekteissa migraatisuunnitelman laadinnassa. VSSHP:n ajatus n, että js tästä prjektista n hyötyä alueella käynnissä levalle työlle, siihen vidaan liittyä. Svittiin, että Yrjö Kivusal ja Medbit:n ICt-ryhmän edustajat käyvät keskustelun sallistumisesta. 9. Kkusaikataulu Työryhmän kkusajat n svittu seuraavasti ja kalenterikutsut lähetetty: - Trstai, 26.10.2017, kl 9.00 11.00, Turun kaupungintal, kh. Armfelt, Aurakatu 2 - Trstai, 30.11.2017, kl 9.00 11.00, Turun kaupungintal, kh. Armfelt, Aurakatu 2 Lisäksi svittiin vielä yksi kkus julukuulle: - Tiistai, 19.12.2017, kl 9.00 11.00 10. Kkuksen päättäminen Puheenjhtaja päätti kkuksen. Lisätieta kkuksesta: Tuire Mikla Sähköpsti: Tuire.mikla@medbit.fi, puhelin: 050 410 6029 Sihteeri jakaa ICT-ryhmän kkusmateriaalin sähköpstilla. Materiaali n myös Turun kaupungin Extranetissa: - https://extranet.turku.fi. - Käyttäjänimi: sähköpstisite ja salasana sähköpstilla saamasi salasana Js sinua ei le rekisteröity käyttäjäksi, ta yhteys Tuire Miklaan.