Erasmus+ KA2 Strategiset kumppanuushankkeet Yleissivistävän koulutuksen hyvien käytäntöjen vaihtoa edistävä yhteistyö KA229-hankkeiden budjetti Webinaari 21.2.18 klo 14-16
Webinaarin sisältö Yleistä budjetoinnista Budjettiluokat Miten tästä eteenpäin 2
Yleistä budjetin laadinnassa Hakemuksesta käy ilmi: mihin ja miksi rahaa tarvitaan Budjetin laadinnan ajoitus: a) ketä hankkeessa on mukana ja b) mitä hankkeessa tehdään (partnerit/työsuunnitelma/työpaketit/tulokset) Työnjako hankkeen suunnitteluvaiheessa: budjetointivastaava ja sisältövastaava Prosessi: ei viime tipassa tietojen kerääminen vie aikaa (Excel / Word) 3
Erasmus+ budjetointisäännöt Erasmus+ Programme Guide http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/programme-guide Sivunumerot 15.12.2017 päivätyn oppaan version mukaiset: Version 2 (2018) Strategiset kumppanuushankkeet: Kululuokat, rahoitussäännöt ja summat s. (110)-117-127 EU-rahoituksen periaatteet, kelpoisuussäännöt s. 249-252 4
School Exchange Partnerships, KA229 Partnereiden määrä 2 6 (vain ohjelmamaiden koulut) Hankkeen kesto 12 24 kk (kesto kuitenkin 36 kk asti myös mahdollinen, jos perusteltua ja hankkeessa toteutetaan pitkäkestoista oppilasliikkuvuutta) Tukea ei enää hankekokouksiin (Transnational Project Meetings) o huomaa kuitenkin Short-term joint staff training events (3 days to 2 months) määritelmä: Teaching and non-teaching staff can work together to exchange experience and know-how, or receive joint training. Lyhytkestoisen oppilasliikkuvuuden kesto voi olla min. 3 pv, kuten henkilökunnan koulutusjaksot short term joint staff training events Neljä aktiviteettityyppiä: 1. Oppilasryhmien lyhytkestoiset vaihdot 3 pv 2 kk 2. Pitkäkestoinen oppilasliikkuvuus 2 12 kk 3. Henkilöstön lyhytkestoiset koulutustapahtumat 3 pv 2 kk 4. Pitkäkestoiset opetus- tai koulutusjaksot 2 12 kk 5
KA229 budjetin reunaehdot pähkinänkuoressa Budjetoidaan hankkeen sopimuskaudella syntyviä kuluja Tuet perustuvat laskennallisiin yksikkökorvauksiin Laskennallinen maksimituki 16 500 per koulu/vuosi kuuden partnerin hankkeessa laskennallinen tuki 99 000 /hanke/vuosi Huomaa hakemusta laatiessa o Lasketaan hankekauden mukaan eli esim. 1.9.18-31.8.19. o Maksimituki ei sisällä: Special Needs Support & Exceptional costs for Expensive Travel Tuki hankkeen hallintoon ja toteutukseen määräytyy hankkeen pituuden perusteella EU-tuki ei kata hankkeen kaikkia kustannuksia esim. sijaiskustannuksia ota huomioon hankkeen suunnittelussa o o Oletus on, että hankkeella on myös omarahoitusta. Huomioi tämä oman organisaation sisäisessä budjetoinnissa. Varmista, että myös partnerit huomioivat omarahoituksen tarpeen. Omarahoitusta ( tai %) ei merkitä hakemukseen tai eikä sitä raportoida. 6
Budjetin perustelut Budjetti on arvio hankkeen kustannuksista. Realistisesti suunniteltu budjetti kertoo, että teillä todellinen käsitys eri toimintojen ja hankkeen kulusta perustele budjetti/kustannukset. Kirjaa ylös laskentaperusteet (esim. määrät, miten tehtävät/työ, kustannukset jakautuvat partnereiden kesken jne.) Perustelut hakulomakkeeseen kyseisen toiminnon kohdalle.
Poimintoja arviointikriteereistä: budjetti Elements of analysis The extent to which the project is cost-effective and allocates appropriate resources to each activity General interpretation of award criteria relevant for all projects The proposal provides value for money in terms of the results planned as compared to the grant requested. The grant request is realistic for a good quality implementation of the planned activities. Budjetointi The existence and relevance of quality control measures to ensure that the project implementation is of high quality, completed in time and on budget Seuranta / Arviointi The proposal foresees appropriate evaluation activities at critical stages of the project, which will allow to measure the progress and quality of the project activities and outcomes, the appropriate use of funds. The quality control measures will allow the project to take any necessary corrective measures in time. Arviointikriteerit: 2018 Erasmus+ programme guide s. 115-116 & Erasmus+ Guide for Experts on Quality Assessment s. 38-45.
Terminologia UNIT COST = yksikkökustannus Ohjelmaoppaan taulukossa määritelty summa x yksiköiden määrä. Ks. ohjelmaopas s. 120 alkaen. Perustuu laskennalliseen kuluun, joka on siis eri asia kuin todelliset kirjanpidon kulut. Project management and implementation (hankkeen hallinto ja toteutus) o Transnational learning, teaching, training activities (opinto-/koulutustilaisuudet): Travel, individual support, linguistic support REAL COST = todellinen kustannus Budjetointi perustuu arvioon todellisesta kustannuksesta Special Costs Exceptional Costs (poikkeukselliset kustannukset) Exceptional Costs for Expensive Travel (poikkeukselliset kustannukset korotettu matkatuki) o Special Needs Support (esteettömyystuki) 9
Kustannusten seuranta Unit cost = yksikkökustannus = Taulukossa määritelty summa x yksiköiden määrä Kansalliselle toimistolle raportoidaan määriä + tarvittavat todisteet Real cost = todellinen kustannus Kansalliselle toimistolle raportoidaan toteutuneita euroja + tarvittavat todisteet Huom. Organisaation omaan kirjanpitoon merkitään kuitenkin todelliset eurot. Lopullinen rahoitus määrätyy toteutuneiden määrien (yksiköitten) ja niihin liittyvien todisteiden perusteella. 10
Budjettiluokat 11
Hankkeen budjetti Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and Implementation) Opinto-/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille (Transnational Learning, Teaching, Training Activities) Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional Costs esim. alihankinta ja Exceptional costs for Expensive travel) Esteettömyystuki (Special Needs Support) Kaikissa hankkeissa tukea hallintoon ja toteutukseen. Muista budjettiluokista valitaan vain ne, jotka liittyvät hankkeen toimintoihin ja toteutukseen. 12
Tuen tyyppi Hankkeen hallinnointi ja toteutus (Project Management and Implementation) Oppimis-, opetus ja koulutustoiminnot (Learning, Teaching, Training activities) Oppilasryhmien liikkuvuus: 3 pv-2kk Henkilöstön koulutus: 3 pv-2kk Oppilas-/henkilökuntavaihto: 2-12kk Esteettömyystuki (Special Needs Support) Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional Costs) Mihin tuki on tarkoitettu Koordinaattori 500 / kuukausi Partneri 250 / kuukausi Yksikkökustannus: 1) Matkat/osallistuja: Matkan pituuteen (km) perustuva könttäsumma 20, 180, 275, 360, 530, 820, 1500 TAI Korotettu matkatuki (Exceptional Costs for Expensive Travel), perustuu todellisiin kustannuksiin (80% toteutuneista kustannuksista) 2) Oleskelu/osallistuja: pituudesta ja roolista riippuen esim. opettaja 106 /päivä (3-14 pv) oppilas 58 /päivä (3-14pv) Kattaa 100 % todellisista suoraan hankkeeseen liittyvistä lisäkustannuksista, jotka koituvat erityistukea tarvitsevan osallistujan erityistarpeista (esim. avustava henkilö, erityistarpeet majoituksessa ja matkustamisessa, tarvittavat välineet, viittomakielen tulkit jne.) Alihankinta: 75 % todellisista kuluista, enintään 50 000 13
Hankkeen hallinto ja toteutus Project Management and Implementation Kulut hankkeen hallinnointiin ja toteutukseen (esim. suunnittelutehtävät, yhteydenpito partnereihin, pienimuotoinen aineiston tuottaminen, taloushallinto) Online-kokoukset, paikallinen toiminta (esim. kansalliset toiminnot, työskentely opiskelijoiden kanssa: esim. valmistautuminen kv-työpajoihin) Levitykseen liittyvät perustehtävät (esitteet, webbisivut, some, osallistuminen muiden järjestämiin tilaisuuksiin) Täyttyy automaattisesti hakulomakkeelle, kun hankkeen kesto on määritelty ja hankkeen partneritiedot on syötetty o o Koordinaattorin hallintotuki 500 /kk 6 000 /vuosi Partnerin hallintotuki 250 /kk 3 000 /vuosi 14
Distance calculator Etäisyyksien laskennassa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa: http://ec.europa.eu/programmes/eras mus-plus/tools/distance_en.htm Lähtöpaikkaoletus on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste. Tuki määräytyy yhdensuuntaisen matkan pituuden mukaan.
Opetus-/koulutustilaisuudet Learning, Teaching, Training Activities (1) Osallistujina henkilöstö ja/tai opiskelijat (ks. Programme Guide s. 117 ja 289-295) Ei rajoituksia liikkuvuuksien lukumäärään mutta uusi budjettikatto rajoittaa niitä käytännössä Järjestetään vain partnerimaissa (jotka ovat ohjelmamaita programme countries) Kaksi kategoriaa sekä henkilöstölle että opiskelijoille: Ohjelmaa vähintään 3 täyttä työpäivää kohteessa. Lisäksi tukea voi anoa enintään 2 matkapäivää varten. o o Lyhytkestoiset: 3 60 päivää Myös lyhytkestoisen oppilasliikkuvuuden kesto voi olla min. 3 täyttä työpäivää (kuten hlökunnan koulutusjaksot short term joint staff training) + matkustuspäivät Pitkäkestoiset: 61 päivää 12 kk 16
Opetus-/koulutustilaisuudet Learning, Teaching, Training Activities (2) Koulusektorille (School Education) mahdolliset liikkuvuustyypit: Oppijoiden monimuotoliikkuvuus, Oppilasryhmien lyhytkestoiset vaihdot, Pitkäkestoinen oppilasliikkuvuus, Pitkäkestoiset opetus- tai koulutusjaksot, Henkilöstön yhteiset lyhytkestoiset koulutustapahtumat Tuki liikkuvuustoimintoon osallistuvien matka- ja oleskelukustannuksiin (+ kielivalmennus vain pitkäkestoisen toiminnon kohdalla) Lue tarkemmat kuvaukset Erasmus+ Programme guidesta s. 117 17
Opetus-/koulutustilaisuudet Learning, Teaching, Training Activities (3) Kululuokat, Flow Budget Travel (matkakulut) Exceptional costs for expensive travel (ns. korotettu matkatuki) TAI Individual support (Asumis- ja oleskelukulut) Linguistic support (vain pitkäkestoinen opp.liikkuvuus) 18
Opetus-/koulutustilaisuudet Learning, Teaching, Training Activities (4) Travel / matkakulut, perustuvat matkojen pituuksiin 10 99 km 20 100 499km 180 500 1999km 275 2000 2999km 360 3000 3999km 530 4000 7999km 820 8000km + 1500 19
Travel Matkatuki perustuu välimatkaan kohteesta A kohteeseen B, joka lasketaan komission välimatkalaskurilla (Distance Calculator): http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm Haetaan jokaiselle organisaatiolle (PIC) ja jokaiseen toimintoon (Activity) Saman organisaation samaan toimintoon matkustavien oppilaiden (Participants) ja opettajien/aikuisten (Accompanying Persons) matkat haetaan samalla rivillä = sama -tuki / osallistuja, esim 10 oppilasta, 2 opettajaa: 20
Poikkeukselliset kulut korotettu matkatuki Exceptional Costs for Expensive Travel Tukea voidaan myöntää, jos hakija pystyy perustelemaan, että välimatkalaskurin mukainen korvaus ei kata vähintään 70 % osallistujan matkakuluista. Lisätukea kalliisiin matkakuluihin haetaan kohdassa Exceptional costs for Expensive travel. Lisätuki korkeintaan 80 % todellisista kuluista. Perustele yksityiskohtaisesti ja asiallisesti hakemuksen budjettiosiossa: Matkareitin kuvaus Välimatkalaskurin km-määrä Matkakulujen eritelty kustannusarvio Hakemuksen perusteluissa ja loppuraportin kulujen todentamissa noudatetaan hakijan organisaation matkakorvaussääntöjä. Matkat toteutetaan taloudellisimmalla tavalla. Tuki kalliiden matkojen poikkeuksellisiin kustannuksiin korvaa välimatkalaskurin mukaisen matkatuen hae siis vain jompaakumpaa! 21
Poikkeukselliset kulut kalliit matkat (1) Matkatuki Ranua FI Hull UK Etäisyys mitattuna laskurilla 1993,03 km Tuki 275 /osallistuja Poikkeukselliset kulut Ranua FI Hull UK Bussi Ranua Rovaniemi 15 Lento Rovaniemi Lontoo (Helsinki) - Rovaniemi 250 Juna Lontoo Hull Lontoo 150 Bussi Rovaniemi Ranua 15 Yhteensä 430 Tuki 344 /osallistuja (430 * 80% = 344 ) Helppoa: yksikkökuluna matkakulun kilometrimäärän saa laskurista http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_en.htm tositteena toimii osallistumistodistus loppuraportissa ilmoitetaan kilometrimäärä toteutuman mukaan Hyöty: 69. Lisätyö: matkakulujen ennakkolaskelma, kulujen kuvaukset ja kattavat perustelut hakulomakkeessa, kuittien/tositteiden/osallistumistodistusten keräys, loppuraportissa todellisten kulujen erittely ja kuittien/tositteiden skannaus / ote organisaation matkajärjestelmästä (esim. M2 matkalasku)
Poikkeukselliset kulut kalliit matkat (2) Välimatkalaskurin matkatuki Linnuntietä organisaatioiden välillä Alin kulu, jolla poikkeuksellisen korvauksen voi saada 70 % = välimatkalaskurin summa / 0,7 Tuki alimman mahdollisen korvaukseen oikeuttavan kustannuksen mukaan 80% = arvio todellisesta kustannuksesta x 0,8 0-99 km = 20 /hlö 100-499 km = 180 /hlö 500-1999 km = 275 /hlö 2000-2999 km = 360 /hlö 3000-3999 km = 530 /hlö 4000-7999 km = 820 /hlö 8000 km =1500 /hlö 0-99 km = 29 /hlö 100-499 km = 258 /hlö 500-1999 km = 393 /hlö 2000-2999 km = 514 /hlö 3000-3999 km = 757 /hlö 4000-7999 km = 1171 /hlö 8000 km = 2145 /hlö 0-99 km = 22 /hlö 100-499 km = 206 /hlö 500-1999 km = 314 /hlö 2000-2999 km = 411 /hlö 3000-3999 km = 605 /hlö 4000-7999 km = 936 /hlö 8000 km = 1716 /hlö
Individual Support Yksilötuki perustuu päivien lukumäärään sekä onko osallistuja oppilas (Participant) vai opettaja/aikuinen (Accompanying Person). Haetaan jokaiselle organisaatiolle (PIC) ja jokaiseen toimintoon (Activity) eri riveillä. Lomake laskee saman organisaation samaan toimintoon matkustavien aikuisten ja oppilaiden oleskelutuen: 24
Linguistic support Kielivalmennustuki (61 pv 12 kk): 150 /hlö Ainoastaan pitkät jaksot (Long-term 61 pv 12 kk) Perusteltava hakulomakkeessa 25
Learning, Teaching, Training Activities hakulomakkeella Kuvaa käytännönjärjestelyjä ja toimintaan valmistautumista, nuorten valintaa ja valmennusta, oppimissisältöjä jne. Mihin toimintoihin ko. henkilöt osallistuvat ja miten. Miten heidät sitoutetaan toimintaan. Miten turvallisuusseikat on huomioitu. 26
Valitse sopiva toimintotyyppi Leading Organisation: vastaanottava koulu Participating Organisations: lähettävä(t) koulu(t) Kesto=varsinainen ohjelma (tähän ei matkapäiviä) Kuvaa konkreettisesti kunkin tapaamisen tavoitteita ja sisältöä. Mitä lisäarvoa valitut liikkuvuustoiminnat tuovat hankkeeseen? Miten ne tukevat toimintaa? Miten ne edistävät koulujen välistä yhteistyötä nyt ja tulevaisuudessa? Miksi niitä haetaan? Mitä hyötyä tästä liikkuvuusjaksosta on sen osallistujille (huomioi kaikki ryhmät kuten lähettävän ja vastaanottavan koulun oppilaat, henkilöstö, perheet, jne.) Miten osallistuminen huomioidaan? Kuvaa myös osallistujien roolia. 27
Accompanying person = esim. tukihenkilö, mukana seuraava opettaja. 28
Vielä korotetusta matkatuesta Jos haet korotettua matkatukea, raksi ruutuun ja perustele yksityiskohtaisesti: Matkareitin kuvaus Välimatkalaskurin km-määrä Matkakulujen eritelty kustannusarvio Muista laittaa myös kokonaisluku, josta 80 % on laskettu ja jota haetaan 29
Special Costs: Special Needs Support Tuki henkilöille, jotka tarvitsevat erityistä tukea osallistumiseen. Arvioi osallistumisesta aiheutuvat normaalin tuen (yksikkökustannukset matkaan ja oleskeluun) ylittävät kulut. Kuvaa millaista erityistä kulua aiheuttavaa tukea osallistujat tarvitsevat ja laadi laskelma tukea varten. Erityistä tukea tarvitsevat henkilöt voivat saada lisätukea 100% todellisista kustannuksista. Raportoidaan todellisten kulujen mukaan. Exceptional Costs Muut erityiset kulut, raportoidaan todellisten kulujen mukaan. Esim. alihankintana toteutettava ulkoinen arvioija tai muu asiantuntijatyö (ostetaan muualta kuin hankkeessa mukana olevilta organisaatioilta) tai tavaroiden ja palveluiden hankinnasta johtuvat kulut. Tukea voi hakea korkeintaan 75 % todellisista kustannuksista ja korkeintaan 50 000. (Hakemuksessa Grant requested = haettu tukisumma eli 75 % todellisesta hankintahinnasta, huomioi ALV:n vaikutus). Laitteet eivät voi olla tavanomaisia ja osallistujien yleensä käyttämiä laitteita. Perustele kulut tarkasti, jotta niiden tarve voidaan arvioida. 30
Budget Summary
Miten tästä eteenpäin Haku päättyy 21.3.2018 klo 12 CET (klo 13 Suomen aikaa)
Summa summarum Määrittele ensin, mitä hankkeessa tehdään Varaa aikaa riittävästi Budjettivastaava työpariksi ja Excel ahkeraan käyttöön Kerää tietoja partnereilta esim. Google Docsin avulla Perustele kustannukset hakulomakkeessa Tarkista, että jokaiselle syötetylle luvulle (määrät ja eurot) löytyy perustelu hakemuksesta.
Tukea ennen hakuajan päättymistä Hakukierroksen viimeinen hakuinfo yleissivistävän koulutuksen hakijoille 7.3.2018 klo 14 16: Usein Kysytyt Kysymykset tule kysymään omasi! Osoitteessa: http://cimo.adobeconnect.com/comenius Hakulomakkeet: www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/hakuprosessi Yleissivistävän sektorin hakijalle -sivu (mm. infojen materiaalit): www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/yleissivistavalle_koulutukselle/avaintoimi_ 2_strategiset_kumppanuushankkeet/hakijalle Ohjelmaoppaan s. 123 LTT budjetti (funding rules for learning, teaching and training activities): Erasmus+ Programme Guide 2018 Liikkuvuudet: Muistakaa hakea kaikille partnereille ja liikkujille sekä matkaettä oleskelutukea. Budjettia ei voi muuttaa jälkikäteen. 34
Huomioitavaa KA229 online-lomakkeessa Älä pidä lomaketta auki useilla eri välilehdillä, järjestelmä ei ymmärrä mitä versiota täytetään ja tiedot eivät tallennu. Täytä kentät rauhallisesti, jotta järjestelmä ehtii tallentaa syötetyt tiedot kenttiin. Järjestelmä tallentaa lomaketta automaattisesti 2 s välein, uloskirjautuminen tehdään sulkemalla selain (tai välilehti). Online-lomake toimii yleisimmillä ja uusimmilla selaimilla (IE, Firefox, Chrome). Älä käytä MAC:lla Safaria tai Chromea (ongelmia lähettämisen ja pdf:ksi muuntamisen kanssa). MAC:lla Firefox ok. Voit jakaa hakemuksen lukuoikeudet partnereillenne hakemuksen sisällysluettelon kohdasta Sharing. Ainoastaan koordinaattorilla on muokkausoikeus hakemukseen, partnerit eivät siis voi tehdä muutoksia. 35
Kiitos ja onnea hakuun! Iiris Kajas Katariina Petäjäniemi Eva-Lena Wakonen Anna Miettinen @oph.fi comenius@oph.fi Liity Comenius -sähköpostilistalle: https://lista.edu.fi/sympa/subscribe/comenius Tykkää meistä Facebookissa! Kansainvälisyyttä kouluille