Käyttäjän opas
1. Johdanto... 5 2. Asennus... 5 2.1. Ohjelmistovaatimukset... 5 2.2. SQL Server Express Editionin asennus... 5 3. Käyttöönotto... 5 3.1. Yrityksen tiedot... 5 3.2. Yrityksen logon asettaminen... 5 3.3. Sähköpostiasetukset ja oletustiedot... 5 3.4. Viitenumerot... 6 3.5. Myyjät... 6 3.6. Käyttäjät... 6 3.7. Laskunlähetyspalvelu... 6 3.8. Perintätoimiston käyttö... 7 4. Perustiedot... 7 4.1. Asiakkaat... 7 4.2. Nimikkeet... 8 4.3. Kampanjat... 8 4.4. Maksuehdot... 9 4.5. Toimitustavat... 9 4.6. Toimitusehdot... 9 4.7. Valuutat... 9 4.8. Kielet... 9 4.9. Maat... 9 4.10. Mittayksiköt...10 5. Varasto...10 6. Soittolistat...11 7. Myyntikiellot...11 8. Tarjous...11 2/33
8.1. Uusi tarjous...11 8.2. Avaaminen...11 8.3. Tulostaminen...12 8.4. Lähettäminen...12 8.5. Muuttaminen tilaukseksi tai laskuttaminen...12 9. Tilaus...12 9.1. Uusi tilaus...12 9.2. Avaaminen...12 9.3. Tulostaminen...12 9.4. Lähettäminen...12 9.5. Lähete...13 9.6. Tilausten laskutus...13 10. Lasku...13 10.1. Uusi lasku...13 10.2. Avaaminen...13 10.3. Käteismaksu...14 10.4. Tulostaminen...14 10.5. Sähköpostitse lähettäminen...14 10.6. Verkkolaskujen lähetys HelpostiLaskun laskunlähetyspalvelun kautta...14 10.7. Verkkolaskujen lähetys oman verkkolaskuoperaattorin kautta...14 10.8. Toimitus...16 10.9. Lähete...17 10.10. Maksukehotus...17 10.11. Viivästyskorot ja kehotusmaksut...18 11. Hyvityslasku...19 12. Tarjous-, tilaus- ja laskumallit...19 13. Sopimuslaskutus...20 13.1. Yleistä...20 13.2. Esimerkki sopimuslaskutuksesta...20 3/33
14. Liitetiedostot...21 14.1. Lisääminen, avaaminen ja poistaminen...21 15. Avoimet laskut ja suoritukset...21 15.1. Suoritusten manuaalinen syöttäminen...22 15.2. Viitesuoritusten lukeminen pankin aineistosta...22 15.3. Viitesuoritusten lukeminen pankin Web Services kanavan välityksellä...22 15.4. Paytrailin suoritusten noutaminen...23 16. Sähköpostit...23 16.1. Laskujen lähettäminen sähköpostitse...23 16.2. Tiedotteiden ja mainosten lähettäminen sähköpostitse...23 17. Tietojen tuominen ja vieminen...24 17.1. CSV-tiedostot...24 17.2. HelpostiLaskun perusversio...25 17.3. Excel-tiedostot...26 18. Raportit...27 18.1. Yleistä...27 18.2. Reskontran raportit...27 19. Varmuuskopiointi...28 19.1. Varmuuskopion tallentaminen...28 19.2. Varmuuskopion palauttaminen...29 20. Verkkokäyttö...29 20.1. Työasemien asetukset...29 20.2. Palvelimen asetukset...29 21. Moniyrityskäyttö...30 21.1. Uuden yrityksen luominen...30 22. Ohjelmiston käyttöoikeussopimus...31 23. Yhteystiedot...32 4/33
1. JOHDANTO 2. ASENNUS Tämä dokumentti on HelpostiLasku Pro ohjelmiston ohje. Ohjeessa kuvataan ohjelmiston asennus ja toiminnot. 2.1. Ohjelmistovaatimukset HelpostiLasku Pro vaatii toimiakseen Microsoft.NET Frameworkin 3.5 version, joka asennetaan tarvittaessa ohjelman asennuksen yhteydessä. Ohjelma edellyttää toimiakseen yhtä seuraavassa taulukossa esitetyistä käyttöjärjestelmistä. Windows XP Professional tai Home Edition Windows Vista Windows 7 Windows 8 Windows 10 2.2. SQL Server Express Editionin asennus Käynnistä ohjelmiston asennuspaketti. Valitse asennusohjelmiston vaihtoehdoista kohta SQL Server Express Edition - tietokannan asennus. Jotta HelpostiLasku Pro toimisi oikein, tietokoneen palomuuriohjelmistosta saatetaan joutua avaamaan SQL Serverin käyttämä portti tai lisäämään sqlservr.exe -sovellus palomuurin poikkeusten joukkoon. 3. KÄYTTÖÖNOTTO Käynnistettäessä ohjelmisto ensimmäistä kertaa luodaan ensimmäinen käyttäjäyritys. Täytä lomakkeelle yrityksen ja ensimmäisen käyttäjän tiedot. Jos yhdistät käyttäjän Windows käyttäjätunnukseen, ohjelmisto ei pyydä erikseen kirjautumista. Älä kuitenkaan unohda antamaasi salasanaa. 3.1. Yrityksen tiedot Voit täydentää yrityksen tietoja valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Asetukset. Tällä välilehdellä voit täydentää ja muuttaa yrityksen tietoja. 3.2. Yrityksen logon asettaminen Laskuihin on mahdollista lisätä yrityksen logo. Aloita valitsemalla Perustiedot / Asetukset. Napsauta keltaista kansion kuvaketta ja etsi yrityksesi logon sisältävä kuvatiedosto. Punaisella Poista-painikkeella voit ottaa logon pois käytöstä. Tiedoston tulee olla kuvatiedosto ja jossakin seuraavista tiedostomuodoista: bmp, emf, exif, gif, ico, jpg, png, tiff tai wmf. Lisäksi on suositeltavaa, että kuva on mahdollisimman korkearesoluutioinen, jotta se näyttää hyvältä tulostettuna. Logo tulostuu laskulle korkeintaan 8 cm x 2 cm kokoisena. 3.3. Sähköpostiasetukset ja oletustiedot Sähköpostiasetukset on määriteltävä, mikäli laskuja halutaan lähettää sähköpostitse suoraan ohjelmasta. Pääset muokkaamaan sähköpostiasetuksia valitsemalla Perustiedot / Asetukset ja avaamalla Asetukset-välilehden. SMTP palvelinkohtaan kirjoitetaan käytettävän Internet-palveluntarjoajan lähtevän sähköpostin palvelin. Saat palvelimen tiedot Internetpalveluntarjoajaltasi. 5/33
Jotkut Internet-palveluntarjoajat edellyttävät autentikoivan SMTP-palvelimen käyttämistä. Autentikointi otetaan käyttöön lisäämällä palveluntarjoajalta saatu käyttäjätunnus, salasana ja käytettävä portti niille merkittyihin kohtiin. SSL-salausta käytettäessä tulee asettaa rasti SSL-salaukselle tarkoitettuun laatikkoon. Sähköpostit voidaan lähettää myös suoraan tietokoneen oletussähköpostiohjelmasta. Tällöin lähetetyt viestit eivät kuitenkaan tallennu HelpostiLaskuun. Sähköpostitse lähetettävien viestien oletustietoja voidaan muokata valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Asetukset ja siirtymällä Tekstit-välilehdelle. Valitsemalla puurakenteesta Käyttöliittymä / Sähköposti on mahdollista muokata sähköpostin aihetta, viestiä ja liitetiedoston nimeä. 3.4. Viitenumerot Viitenumerot voidaan muodostaa joko manuaalisesti laskua tehtäessä tai viitenumerokaavan mukaan. Käytettävä viitenumerokaava määritellään valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Asetukset ja avaamalla Asetukset-välilehti. Viitenumerokaava voi koostua seuraavista merkeistä: numerot 0-9, A, L, V, K, P. Viitenumeron viimeinen numero on tarkistenumero. Kaava Selite Syntyvä viitenumero AAAAAAAA Asiakasnumero 101 2 LLLLLLLLLL Laskun numero 555 5 AAAAALLLLL Asiakasnumero ja laskun numero 10100555 1 99LLLLL Vakio ja laskun numero 9900555 3 VVVVKKPPAAAAA Vuosi, kuukausi, päivä ja asiakasnumero 2008122700101 5 3.5. Myyjät Myyjien ylläpito tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Myyjät. Esiin aukeaa luettelo kaikista ohjelmaan tallennetuista myyjistä. Alalaidassa olevaa plus-painiketta painamalla luodaan uusi myyjä. Olemassa olevaa myyjä muokataan tuplaklikkaamalla riviä. Kun myyjät on määritelty, voidaan tilaukset ja laskut kohdistaa myyjille ja ohjelmistosta tulostaa esimerkiksi raportti myynnistä myyjittäin. 3.6. Käyttäjät Jos ohjelmalla on useita käyttäjiä, jokaiselle käyttäjälle voidaan luoda oma käyttäjätili. Käyttäjien ylläpito tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Asetukset / Käyttäjät. Esiin aukeaa luettelo kaikista ohjelmaan tallennetuista käyttäjistä.. Uusi käyttäjä luodaan painamalla ikkunan alareunan vihreää plus-painiketta. Aiemmin luodun käyttäjän tietoja muokataan kaksoisnapsauttamalla valittua käyttäjää. 3.7. Laskunlähetyspalvelu Lasku voidaan lähettää suoraan HelpostiLaskusta sähköisesti Itellaan, joka tulostaa, kuorittaa ja jakelee kirjeen asiakkaalle. Palvelun käyttöönotto edellyttää sopimusta palvelun käytöstä. Sopimuksen voi tehdä osoitteessa http://www.helpostilasku.com/tuotteet/laskunlahetyspalvelu. Laskunlähetyspalvelun tunnukset syötetään valitsemalla Perustiedot / Asetukset / Lisäpalvelut. Käyttäjätunnus ja salasana kirjoitetaan niille varattuihin kohtiin ja rasti lisätään kohtaan ipost. Käyttäjätunnuksen ja salasanan asettamisen jälkeen valitaan Perustiedot / Asetukset / Tekstit ja avataan Lisäpalvelutkansiosta kohta ipost. Laskupohjiin asetetaan vähintään laskuttajan puhelinnumero, kotipaikka ja tilinumerot. Samat tiedot määritellään jokaiseen laskupohjaan, jota tullaan käyttämään. Laskupohja valitaan laskua lähetettäessä. Tiedot säilyvät muistissa, eikä niitä tarvitse asettaa kuin kerran jokaiselle laskupohjalle. Kun lasku halutaan lähettää laskunlähetyspalveluun, painetaan työkalurivin Itella-kuvaketta ja valitaan sopiva laskupohja aukeavasta ikkunasta. Laskunlähetyspalvelun painike tulee työkaluriville näkyviin sen jälkeen, kun palvelu on otettu käyttöön HelpostiLasku Pron asetuksista. 6/33
3.8. Perintätoimiston käyttö Lasku voidaan lähettää suoraan HelpostiLaskusta sähköisesti perintätoimistoon. Palvelu otetaan käyttöön valitsemalla Perustiedot / Asetukset / Lisäpalvelut. Valittavanasi on kaksi perintätoimistoa Kreditia ja Lindorff. Valitse haluamasi perintätoimisto ikkunan alaosan alasvetovalikosta. Valitessassi Kreditian et tarvitse käyttäjätunnusta tai salasanaa. Jos valitset perintätoimistoksi Lindorffin, voit tehdä palvelun käyttöön tarvittavan sopimuksen napsauttamalla Sopimus-painiketta. Syötä saamasi käyttäjätunnus sille varattuun kenttään. Kun lasku halutaan lähettää perintätoimistolle, painetaan pikakuvakerivin -painiketta ja täytetään aukeavaan ikkunaan tarvittavat tiedot. Perintäpainike tulee työkaluriville näkyviin sen jälkeen, kun palvelu on otettu käyttöön HelpostiLasku Pron asetuksista. 4. PERUSTIEDOT Perustiedot-ohjelmavalikon kautta voidaan muokata esimerkiksi asiakkaita, nimikkeitä, maksuehtoja, toimitustapoja, valuuttoja, kieliä ja maita. 4.1. Asiakkaat Asiakasrekisterin ylläpito tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Asiakkaat. HelpostiLasku Pro jakaa asiakkaat henkilö- ja yritysasiakkaisiin. Asiakkaita voidaan sijoitella kansioihin tai etsiä hakutoiminnolla. Uusia kansioita luodaan painamalla ikkunan vasemmassa alalaidassa olevaa painiketta, jossa on kansion ja plusmerkin kuva. Kun kansiot ja asiakkaat on luotu, asiakkaat voidaan vetää kansioihin. Asiakkaita voidaan etsiä eri hakuehdoilla. Kun hakuehdot on asetettu, painetaan Hae-painiketta, jolloin kaikki hakuehtoja vastaavat asiakkaat tulevat luetteloon näkyviin. Jos kaikki hakuehdot jätetään tyhjiksi, hakutoiminto hakee kaikki asiakkaat. 4.1.1. Yritysasiakkaat Uusi yritysasiakas luodaan valitsemalla Perustiedot / Asiakkaat ja painamalla avautuvan Asiakkaat-ikkunan alalaidassa olevaa plus-painiketta. Jo luotua yritysasiakasta muokataan hakemalla asiakas ja kaksoisnapsauttamalla riviä. Jos uutta asiakasta tallentaessa ei määritellä asiakasnumeroa, ohjelmisto luo sen automaattisesti. Jos yritystä laskutetaan Finvoice-verkkolaskulla, asiakkaan tietoihin asetetaan rasti Finvoice tuki-kohtaan sekä lisätään asiakkaan Finvoice välittäjä ja Finvoice tunnus. Laskutus / Toimitus-välilehdellä voidaan asettaa asiakkaalle oletus laskutusasiakas tai toimitusasiakas. Henkilöt-välilehdellä yritysasiakkaalle voidaan määritellä useita yhteyshenkilöitä. Vain yksi henkilö voi olla merkittynä laskutuksen yhteyshenkilöksi. Asiakaskohtaiset hinnat-välilehdellä asiakkaalle voidaan asettaa alennusprosentteja tiettyihin nimikkeisiin tai nimikeryhmiin. Myös kiinteät asiakaskohtaiset hinnat ovat mahdollisia. Asiakaskohtaisille hinnoille voidaan asettaa aikajakso, jonka hinnat ovat voimassa. Huomautukset-välilehdellä asiakkaalle voidaan lisätä huomautuksia painamalla näytön alalaidassa olevaa plus-painiketta. Jos huomautukselle asetetaan Popup-valinta, huomautus ponnahtaa esiin tehtäessä kyseiselle asiakkaalle uutta laskua. 7/33
4.1.2. Henkilöasiakas Uusi henkilöasiakas luodaan valitsemalla Perustiedot / Asiakkaat ja painamalla avautuvan Asiakkaat-ikkunan alalaidassa olevaa painiketta, jossa on ihmisen symboli ja plusmerkki. Jo luotua henkilöasiakasta muokataan hakemalla asiakas ja kaksoisnapsauttamalla riviä. Jos uutta asiakasta tallennettaessa ei määritellä asiakasnumeroa, ohjelmisto luo numeron automaattisesti. Henkilöasiakas voidaan muuttaa yritysasiakkaaksi valitsemalla Muuta yritysasiakkaaksi. Laskutus / Toimitus-välilehdellä voidaan asettaa asiakkaalle oletus laskutusasiakas tai toimitusasiakas. Asiakaskohtaiset hinnat-välilehdellä asiakkaalle voidaan asettaa alennusprosentteja tiettyihin nimikkeisiin tai nimikeryhmiin. Myös kiinteät asiakaskohtaiset hinnat ovat mahdollisia. Asiakaskohtaisille hinnoille voidaan asettaa aikajakso, jonka hinnat ovat voimassa. Asiakkaalle voidaan lisätä huomautuksia painamalla näytön alalaidassa olevaa plus-painiketta. Jos huomautukselle asetetaan Popup-valinta, huomautus ponnahtaa esiin tehtäessä kyseiselle asiakkaalle uutta laskua. 4.2. Nimikkeet Tuoterekisterin ylläpito tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Nimikkeet. Nimikkeitä voidaan sijoitella tuoteryhmiin eli kansioihin kuvan mukaisesti. Uusi tuoteryhmä luodaan napsauttamalla alalaidassa olevaa painiketta, jossa on kansion ja plusmerkin kuva. Jotta nimike näkyisi varastossa, täytyy aluksi luoda tuoteryhmä, johon luotu nimike sijoitetaan. Poista tuote tuoryhmästä Poista tuote Uusi tuote Poista tuoteryhmä Uusi tuoteryhmä Nimikkeet luodaan napsauttamalla nimikeluettelon alla olevaa plusmerkin kuvaa vähintään nimikekoodi, joka voi koostua numeroista ja kirjaimista.. Nimikkeille on nimen lisäksi annettava Kun kansiot ja nimikkeet ovat luotuja, nimikkeet vedetään kansioihin. 4.3. Kampanjat Kampanjoiden ylläpito tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Kampanjat. Avautuvassa Kampanjat-ikkunassa näkyy luettelo kaikista ohjelmaan tallennetuista kampanjoista. Näkyvillä olevia kampanjoita voidaan rajata siten, että esillä ovat ainoastaan aktiiviset ja tulevat kampanjat. Alalaidassa olevaa plus-painiketta napsauttamalla luodaan uusi kampanja. Olemassa olevaa kampanjaa muokataan kaksoisnapsauttamalla riviä. Kampanjat voidaan kohdistaa joko tietyille asiakkaille tai asiakasryhmille tai kaikille asiakkaille. Kampanjat rajoittuvat aina tietylle aikajaksolle. Nimikkeille tai nimikeryhmille, joita kampanja koskee, voidaan asettaa alennusprosentti tai kiinteä hinta. 8/33
4.4. Maksuehdot Maksuehtojen ylläpito tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Maksuehdot. Esiin aukeaa luettelo ohjelmaan tallennetuista maksuehdoista. Alalaidan plus-painiketta napsauttamalla luodaan uusi maksuehto. Olemassa olevaa maksuehtoa muokataan kaksoisnapsauttamalla haluttua riviä. Kenttä Eräpäivän päivät Eräpäivän teksti Kassa-ale päivät Kassa-alennus % Käteismyynti Pyöristys Selitys Määrittelee sen, kuinka monta päivää laskun päiväykseen lisätään, jotta saadaan eräpäivä. Teksti, joka tulee päiväyksen tilalle. Toimii ainoastaan jos eräpäivän päivät on asetettu nollaksi. Määrittelee sen, kuinka monta päivää laskun päiväykseen lisätään, jotta saadaan kassa-alennuksen päivämäärä. Määrittelee kassa-alennuksen suuruuden Ohjelmisto kysyy laskua tallennettaessa sitä, merkitäänkö lasku maksetuksi ja lisätäänkö sille suoritus. Määrittelee sen, pyöristetäänkö laskun loppusumma lähimpään viiteen senttiin. Käteismaksukuitti tulosteessa. Pyöristys on käytössä silloin, kun maksuehdon tietoihin on asetettu rastit kohtiin käteismyynti ja pyöristys. 4.5. Toimitustavat Ohjelmisto mahdollistaa omien toimitustapojen luomisen. Toimitustapojen ylläpito tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Toimitustavat. Esiin aukeaa luettelo kaikista ohjelmaan tallennetuista toimitustavoista. Alalaidan pluspainiketta painamalla luodaan uusi toimitustapa. Olemassa olevaa toimitustapaa muokataan kaksoisnapsauttamalla haluttua riviä. 4.6. Toimitusehdot Ohjelmisto mahdollistaa omien toimitusehtojen luomisen. Toimitusehtojen ylläpito tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Toimitusehdot. Esiin aukeaa luettelo kaikista ohjelmaan tallennetuista toimitusehdoista. Alalaidan pluspainiketta painamalla luodaan uusi toimitustapa. Olemassa olevaa toimitusehtoa muokataan kaksoisnapsauttamalla haluttua riviä. 4.7. Valuutat 4.8. Kielet 4.9. Maat Ohjelmisto mahdollistaa asiakkaiden laskuttamisen eri valuutoilla. Asiakkaan tietoihin voidaan määritellä oletusvaluutta, jota käytetään laskuilla. Valuuttojen ylläpito tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Valuutat. Esiin aukeaa luettelo kaikista ohjelmaan tallennetuista valuutoista. Alalaidan plus-painiketta painamalla luodaan uusi valuutta. Olemassa olevaa valuuttaa muokataan kaksoisnapsauttamalla haluttua riviä. Ohjelmisto mahdollistaa laskutuksen eri kielillä. Käytettävä kieli valitaan tulostettaessa laskua ja asiakkaan kieli voidaan määrittää asiakkaan tietoihin. Ohjelma sisältää valmiit suomen-, ruotsin- ja englanninkieliset lasku- ym. dokumenttipohjat. Laskupohjat voidaan kääntää muille kielille valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Asetukset ja siirtymällä Tekstitvälilehdelle. Tämä jälkeen puurakenteesta valitaan Raportit ja haluttu dokumenttipohja ja lisätään tarvittavat käännökset. Kielten ylläpito tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Kielet. Esiin aukeaa luettelo kaikista kielistä. Alalaidan plus-painiketta painamalla luodaan uusi kieli. Olemassa olevaa kieltä muokataan kaksoisnapsauttamalla haluttua riviä. Maiden ylläpito tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Maat. Esiin aukeaa luettelo kaikista ohjelmaan tallennetuista maista. Alalaidan plus-painiketta painamalla luodaan uusi maa. Olemassa olevaa maata muokataan kaksoisnapsauttamalla haluttua riviä. 9/33
4.10. Mittayksiköt 5. VARASTO Mittayksiköiden ylläpito tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Mittayksiköt. Esiin aukeaa luettelo kaikista ohjelmaan tallennetuista mittayksiköistä. Alalaidan plus-painiketta painamalla luodaan uusi mittayksikkö. Olemassa olevaa mittayksikköä muokataan kaksoisnapsauttamalla haluttua riviä. HelpostiLasku Pro sisältää nimikkeiden varastoseurannan. Varastotapahtumien käsittelemiseksi on määriteltävä varastotuotteet. Aiemmin luotu nimike lisätään varastosaldojen seurantaan aktivoimalla varastoseuranta kuvan mukaisesti nimikkeen tietojen Varasto-välilehdeltä. Nimikkeelle on mahdollista lisätä kolme hälytysrajaa. Varastoseuranta Varastoseurannan aktivoimisen lisäksi nimike on siirrettävä sijoittamattomista tuotteista johonkin tuoteryhmään. Valitse ensin Perustiedot / Nimikkeet. Uusi tuoteryhmä luodaan napsauttamalla ikkunan oikeasta alareunasta löytyvää kuvaketta, jossa keltaisen kansion päällä on vihreä plusmerkki. Nimike siirretään toiseen tuoteryhmään vetämällä ja pudottamalla. Kun seuranta on aktivoitu ja nimike siirretty haluttuun tuoteryhmään, voidaan nimikettä tuoda varastoon valitsemalla työkalupalkista Varasto / Varastosaldot. Avautuvan ikkunan vasemmasta reunasta valitaan haluttu tuoteryhmä, minkä jälkeen oikeasta reunasta valitaan haluttu nimike. Kun nimike on valittu, voidaan sitä tuoda varastoon vihreästä pluspainikkeesta. Tuo tuotetta varastoon 10/33
Varastosaldot-ikkunan alareunan varastotapahtumat-painiketta napsauttamalla näet valitsemasi tuotteen varastotapahtumat, ja voit tarvittaessa muokata tapahtumia. 6. SOITTOLISTAT Varastoraportit muodostetaan valitsemalla ohjelmavalikosta Raportit / Varasto ja haluttu raportti. 7. MYYNTIKIELLOT Ohjelmistoon voidaan luoda soittolistoja. Asiakas lisätään soittolistalle asiakastietojen Soittolista-välilehdeltä. Soittolistalle lisääminen tapahtuu painamalla alareunan vihreää plus-painiketta. Kun halutut tiedot on lisätty, voidaan soittolista hyväksyä painamalla Ok. Kun asiakas on lisätty listalle, voidaan lopullinen soittolista muodostaa tietylle ajanjaksolle kohdassa Soittolista / Luo soitot ajalle. Kun sopiva ajanjakso on valittu ja painettu Ok, löytyvät luodut soitot painamalla työkalupalkissa olevaa puhelimen kuvaa. 8. TARJOUS Ohjelmisto mahdollistaa tuote- ja asiakaskohtaisten myyntikieltojen käytön. Uusi myyntikielto voidaan luoda valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Myyntikiellot. Myyntikiellon luominen tapahtuu painamalla vihreää plus-kuvaketta. Mikäli halutaan muokata jo olemassa olevaa myyntikieltoa, onnistuu se tuplaklikkaamalla haluttua myyntikieltoa. 8.1. Uusi tarjous Tarjous luodaan valitsemalla ohjelmavalikosta Tiedosto / Uusi tarjous tai napsauttamalla työkalurivin Uusi tarjouskuvaketta. 8.2. Avaaminen Tarjous avataan napsauttamalla työkalurivin Selaa tarjouksia-kuvaketta tai valitsemalla valikosta Tiedosto / Tarjoukset. Hakua voidaan rajata hakuehdoilla. Jos hakua ei rajata, ohjelmisto listaa Hae-painikkeen napsauttamisen jälkeen kaikki tarjoukset. Tarjous avataan valitsemalla haluttu tarjous ja painamalla Ok. 11/33
8.3. Tulostaminen Tarjous tulostetaan napsauttamalla työkalurivin tulostimen kuvaketta ja valitsemalla Tuloste-alasvetovalikosta käytettävä dokumenttipohja. Tulostettaessa valitaan vähintään tulostin ja tuloste. Jos kieltä ei valita, ohjelmisto päättelee sen ensisijaisesti asiakkaan ja seuraavaksi kohdemaan tietojen perusteella. 8.4. Lähettäminen Tarjous voidaan lähettää sähköpostitse napsauttamalla työkalurivin kirjekuoren kuvaa ja valitsemalla Tulostealasvetovalikosta käytettävä dokumenttipohja. Lähetettäessä valitaan vähintään tuloste. Jos kieltä ei valita, ohjelmisto päättelee sen ensisijaisesti asiakkaan ja seuraavaksi kohdemaan tietojen perusteella. 8.5. Muuttaminen tilaukseksi tai laskuttaminen Tarjous voidaan muuttaa tilaukseksi tai laskuksi napsauttamalla työkalurivin Laskuta-painiketta. Esiin aukeaa kuvassa esitetty ikkuna, josta valitaan se, halutaanko tarjous muuttaa tilaukseksi vai suoraan laskuksi. 9. TILAUS 9.1. Uusi tilaus Tilaus luodaan valitsemalla ohjelmavalikosta Tiedosto / Uusi tilaus tai napsauttamalla työkalurivin vasemmasta reunasta kuvaketta Uusi tilaus. Ohjelmisto käsittää tilauksen ikään kuin vahvistamattomaksi laskuksi, jolta puuttuu laskun päiväys ja numero. Tilauksella on aina oltava tilausnumero, joka voi sisältää myös kirjaimia. Tilausnumero voidaan antaa esim. Web-kauppajärjestelmästä tulleen tilauksen perusteella. Tilaukselle voidaan antaa viitenumero. Jos viitenumerolle kirjataan rahasuoritus, ohjelmisto osaa muuttaa tilauksen automaattisesti laskuksi. 9.2. Avaaminen Tilaus avataan napsauttamalla työkalurivin Tilauskanta-kuvaketta. Hakua voidaan rajata hakuehdoilla. Jos hakua ei rajata, ohjelmisto listaa kaikki tilaukset, laskut ja hyvityslaskut. Tilaus avataan valitsemalla haluttu tilaus ja painamalla Ok. 9.3. Tulostaminen Tilauksesta voidaan tulostaa tilausvahvistus tai ennakkomaksu tilisiirtona napsauttamalla työkalurivin tulostimen kuvaa ja valitsemalla Tuloste-alasvetovalikosta käytettävä dokumenttipohja. Tulostettaessa valitaan vähintään tulostin ja tuloste. Jos kieltä ei valita, ohjelmisto päättelee sen ensisijaisesti asiakkaan ja seuraavaksi kohdemaan tietojen perusteella. 9.4. Lähettäminen Tilauksesta voidaan lähettää tilausvahvistus tai ennakkomaksu tilisiirtona sähköpostitse napsauttamalla työkalurivin kirjekuoren kuvaa ja valitsemalla Tuloste-alasvetovalikosta käytettävä dokumenttipohja. Lähetettäessä valitaan vähintään tuloste. Jos kieltä ei valita, ohjelmisto päättelee sen ensisijaisesti asiakkaan ja seuraavaksi kohdemaan tietojen perusteella. 12/33
9.5. Lähete Tilaukselle voidaan luoda lähetteitä napsauttamalla työkalupalkista painiketta, jossa on kolme sinistä laatikkoa. Aiemmin tehtyjä lähetteitä muokataan valitsemalla haluttu lähete saman painikkeen alasvetovalikosta. 1. Valitse Tulosta 2. Valitse lähetepohja 10. LASKU Lähete on aina tilauskohtainen ja voi sisältää ainoastaan tilauksen rivejä. Toimitusmääriä muutetaan suoraan taulukon määrä-kentästä. Lähetteeltä voidaan poistaa rivejä, jotka eivät sisälly lähetykseen. Jos nimikkeelle on määritelty tilavuus ja paino, osaa ohjelmisto laskea kokonaistilavuuden ja -painon toimitetun määrän mukaisesti napsauttamalla kenttien perässä olevia päivityspainikkeita. Jos lähetettä tallennettaessa jätetään Lähetenro-kenttä tyhjäksi, ohjelmisto luo numeron automaattisesti. Lähete tulostetaan napsauttamalla kuvassa näkyvää Tulostimen kuvaketta. 9.6. Tilausten laskutus Tietyltä aikaväliltä olevat tilaukset voidaan laskuttaa valitsemalla ohjelmavalikosta Toiminnot / Tilausten laskutus. Toiminto laskuttaa kaikki tilaukset, joista ei vielä ole tehty laskua. Ainoastaan tilaukset, joiden tilauksen tila on peruttu, vahvistamaton tai palautettu, jätetään laskuttamatta. Yksittäinen tilaus laskutetaan avaamalla tilauskanta, napsauttamalla halutun tilauksen kohdalla hiiren oikealla napilla ja valitsemalla laskuta. 10.1. Uusi lasku Uusi lasku luodaan valitsemalla ohjelmavalikosta Tiedosto / Uusi lasku tai napsauttamalla työkalurivin vasemmasta reunasta kuvaketta Uusi lasku. Laskun ei tarvitse pohjautua tilaukseen, eikä sillä siksi tarvitse olla tilausnumeroa. Lasku saa numeronsa aina tallentamisen yhteydessä. Jos viitenumerokenttä jätetään tyhjäksi, se muodostetaan laskun tallentamisen yhteydessä ohjelman asetuksissa annetun viitenumerokaavan mukaisesti. 10.2. Avaaminen Kaikkia tallennettuja laskuja voidaan selata napsauttamalla työkalurivin Tilauskanta-kuvaketta. Hakua voidaan rajata hakuehdoilla. Lasku avataan valitsemalla haluttu lasku ja painamalla Ok tai kaksoisnapsauttamalla sitä. Avoimia laskuja voidaan selata napsauttamalla työkalurivin Avoimet laskut-kuvaketta lasku ja painamalla Ok tai kaksoisnapsauttamalla sitä.. Lasku avataan valitsemalla haluttu 13/33
10.3. Käteismaksu Käteismaksut tehdään valitsemalla laskun maksuehdoksi käteinen. Käteismaksua tallennettaessa ohjelmisto kysyy, merkitäänkö lasku maksetuksi. Jos vastaus on myönteinen, lasku merkitään maksetuksi ja siitä kirjautuu automaattisesti suoritus. Käteismaksut tulostuvat oletuksena Käteismaksukuitti-lomakkeelle. 10.4. Tulostaminen Lasku tulostetaan valitsemalla ohjelmavalikosta Tiedosto / Laskujen tulostus tai napsauttamalla työkalurivin tulostimen kuvaa. Valittaessa Tiedosto / Laskujen tulostus voidaan määrittää aikaväli, jolta laskut halutaan tulostaa. Ainoa pakollinen valinta on tulostin. Jos laskupohjaa ei valita, se haetaan oletustietojen mukaisesti. Esikatselun kautta laskut voidaan tallentaa PDF-tiedostoiksi. Tämä tapahtuu painamalla disketin kuvaketta esikatseluikkunan työkaluriviltä. 10.5. Sähköpostitse lähettäminen Lasku voidaan lähettää asiakkaalle sähköpostitse tulostuskelpoisessa pdf-muodossa. Laskut lähetetään sähköpostitse joko yksitellen tai useampi kerrallaan. Jos laskut lähetetään yksitellen, sähköpostin viestiä voidaan muokata ennen lähettämistä. Useita laskuja lähetettäessä sähköpostin aihe ja viesti määräytyvät oletustietojen mukaan. Yhden laskun lähettäminen tapahtuu avaamalla haluttu lasku ja napsauttamalla työkaluriviltä kirjekuoren kuvaa. Näytölle avautuu lomake, jossa kysytään tuloste ja kieli. Jos nämä tiedot jättää tyhjiksi, ohjelma hakee ne asiakkaan tai oletusasetusten mukaisesti. Tämän jälkeen näytölle avautuu lomake, jossa voidaan muokata sähköpostin sisältöä ennen lähetystä. Sähköposti lähtee painettaessa Lähetä-painiketta. Useamman laskun kerralla lähettäminen tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Laskujen lähetys. Näytölle avautuu lomake, josta voidaan valita esimerkiksi käytettävä laskupohja ja aikaväli, jolta laskut tulostetaan. 10.6. Verkkolaskujen lähetys HelpostiLaskun laskunlähetyspalvelun kautta Lasku voidaan lähettää suoraan HelpostiLaskusta verkkolaskuoperaattorille, joka välittää laskun sähköisesti verkkolaskuna asiakkaalle. Tämä on yksinkertaisin tapa lähettää verkkolasku HelpostiLaskusta. Tehtyäsi HelpostiLaskun laskunlähetyspalvelun sopimuksen, toimitamme erillisen ohjeen palvelun käyttöönottoon. Löydät tilauslomakkeen osoitteesta http://www.helpostilasku.com/tuotteet/laskunlahetyspalvelu Käyttäessäsi laskunlähetyspalvelua Voit lähettää verkkolaskujen mukana liitetiedostoja. Liitteiden enimmäismäärä on 5 kpl. Liitetiedoston maksimikoko on 5MB, ja sallitut tiedostomuodot ovat *.pdf; *.doc; *.xls; *.tif; *.jpg; *.gif; *.txt; *.xml, *.xsl; *.html; *.htm. Jos asiakkaasi verkkolaskuosoite on pankissa, liitetiedostoa ei voida pankkiverkon teknisistä rajoitteista johtuen välittää suoraan asiakkaalle. Verkkolaskulle lisätään automaattisesti linkki, jonka avulla asiakas voi noutaa liitteet. 10.7. Verkkolaskujen lähetys oman verkkolaskuoperaattorin kautta Finvoice on suomalaisten pankkien määrittelemä verkkolaskun esitystapa. Finvoice-tiedosto koostuu konekielisessä muodossa olevasta laskusta ja sen ympärillä olevasta sähköisestä kirjekuoresta, jotka yhdessä korvaavat perinteisen paperilaskun. Verkkolaskut tehdään HelpostiLaskussa tavallisten laskujen tapaan. Voit tehdä sekä perinteisiä paperilaskuja että Finvoiceverkkolaskuja samalla laskutuskerralla. Kun laskut on luotu, niistä tallennetaan Finvoice-aineisto. Tämä tiedosto lähetetään verkkolaskuoperaattorillesi. Ennen Finvoice-laskujen luomista on laskutettavan asiakkaan asiakastietojen Laskutustiedot-välilehdellä asetettava rasti kohtaan Finvoice tuki ja määriteltävä asiakkaan Finvoice välittäjä ja tunnus. HelpostiLasku Pro ohjelmistolla luoduista laskuista voidaan muodostaa Finvoice-verkkolaskuja valitsemalla ohjelmavalikosta Tiedosto / Verkkolasku ja valitsemalla laskutettavat asiakkaat tai laskut. Jos verkkolasku on tarkoitus lähettää esimerkiksi pankkiin, tulee kohta Luo kehys olla valittuna. 14/33
15/33 Verkkolaskun käyttö edellyttää sopimusta pankin tai muun välittäjän kanssa. Ainoastaan yritysasiakkaita voidaan laskuttaa Finvoice-verkkolaskulla. Lisäksi tarvitaan asiakkaan verkkolaskutustunnukset, jotka asetetaan asiakkaan tietoihin.
10.8. Toimitus Käyttäessäsi Laskujen toimitus-toimintoa sinun ei tarvitse huolehtia laskun toimitustavasta. HelpostiLasku välittää laskun asiakkaallesi verkkolaskuna, sähköpostitse tai paperilla Itellan ipost-kirjeenä asiakkaan tietoihin asettamasi toimitustavan mukaisesti. Jos asiakkaan tietoihin on asetettu verkkolaskun lähetyksessä tarvittavat tiedot, HelpostiLasku toimittaa laskun verkkolaskuina. Jos tietoja ei löydy, ohjelma tarkistaa sen, onko asiakkaalle määritelty sähköpostiosoite ja laskutustavaksi valittu Sähköposti. Ehtojen täyttyessä lasku lähetetään sähköpostitse. Tilanteissa, joissa verkkolasku- tai sähköpostiosoitteita ei ole määritelty lasku toimitetaan ipost-kirjeenä. Verkkolasku Sähköposti ipost-kirje Tarvitset Laskujen toimitus toiminnon käyttämiseen HelpostiLaskun laskunlähetyspalvelun. Sopimuksen voit tehdä osoitteessa http://www.helpostilasku.com/tuotteet/laskunlahetyspalvelu. Käytät Laskujen toimitus-toimintoa valitsemalla HelpostiLaskun valikosta Tiedosto / Tilauskanta, ja siirtymällä Hakuvälilehdelle. Aseta hakuehdot tai napsauta suoraan Hae-listataksesi kaikki laskut. Valitse ensimmäinen lasku, jonka haluat lähettää, napsauttamalla sitä hiiren vasemmalla painikkeella. Paina sitten Shift-näppäin pohjaan ja valitse viimeinen lasku. Näin valitset kaikki laskut, jotka ovat listassa näiden kahden laskun välillä. Napsauta sitten valitsemallasi alueella hiiren oikealla painikkeella, ja valitse avautuvasta valikosta Toimita. 16/33
Lopuksi näet yhteenvedon toimitetuista laskuista. 10.9. Lähete Laskulle voidaan luoda lähetteitä napsauttamalla työkalupalkista painiketta, jossa on kolme sinistä laatikkoa. Aiemmin luotuja lähetteitä voidaan muokata saman painikkeen alasvetovalikosta. Lähete on aina laskukohtainen ja voi sisältää ainoastaan laskun rivejä. Toimitusmääriä muutetaan suoraan taulukon määräkentästä. Lähetteeltä voidaan poistaa rivejä, jotka eivät sisälly lähetykseen. Jos nimikkeelle on määritelty tilavuus ja paino, osaa ohjelmisto laskea kokonaistilavuuden ja -painon toimitetun määrän mukaisesti napsauttamalla kenttien perässä olevia päivityspainikkeita. Jos lähetettä luotaessa ei määritetä lähetteen numeroa, ohjelmisto luo numeron automaattisesti. 10.10. Maksukehotus Laskulle voidaan luoda rajaton määrä maksukehotuksia. Maksukehotus luodaan avaamalla lasku tai valitsemalla se Avoimet laskut-ikkunasta ja napsauttamalla työkalupalkista painiketta, jossa on muistilapun kuva. Aiemmin tehtyjä maksukehoituksia muokataan saman painikkeen alasvetovalikosta. Maksukehotusten oletustekstejä voidaan muodata valitsemalla ohjelmavalikosta Perustiedot / Asetukset ja siirtymällä Tekstit-välilehdelle. Valitsemalla puurakenteesta Käyttöliittymä / Raportit / Maksukehotukset voidaan muokata maksukehotuksissa näkyviä tietoja. 17/33
10.11. Viivästyskorot ja kehotusmaksut Ohjelma laskee maksukehotukselle automaattisesti kertyneen viivästyskoron määrän laskulle asetetun viivästyskorkoprosentin perusteella ja lisää sille haluamasi määrän huomautusmaksuja. Vaihtoehtoisesti voit asettaa viivästyskoron määrän käsin. Voit asettaa haluamasi suuruisen viivästyskorkoprosentin ja huomautusmaksun oletuksiksi valitsemalla valikosta Perustiedot / Asetukset / Käyttäjät ja kaksoisnapsauttamalla käyttäjätilisi nimeä. Määrität tiedot Oletus laskutustiedot-välilehdelle. Maksukehotuksella tapahtuvalle viivästysmaksujen veloittamiselle vaihtoehtoinen tapa on veloittaa viivästyskorot ja huomautukset omalla laskullaan sen jälkeen, kun laskulle on kirjattu rahasuoritus. Aloita uuden laskun tekeminen valitsemalla asiakkaan, jolta viivästyskorot ja kehotusmaksut halutaan laskuttaa. Tämän jälkeen ohjelmavalikosta valitaan Lasku / Lisää 18/33
11. HYVITYSLASKU viivästyskorot. Näytölle avautuu Viivästyskoron muodostaminen-ikkuna, jossa näkyvät ne laskut, jotka on suoritettu myöhässä ja niistä syntyneet viivästyskorot. Laskutettavat viivästyskorot valitaan valinta-sarakkeesta. Hyvityslasku luodaan avaamalla hyvitettävä lasku ja napsauttamalla työkalurivin Kopioi-kuvaketta. Muodostettavalla hyvityslaskulla on aina viittaus alkuperäiseen laskuun. Hyvityslaskun loppusumma on negatiivinen. 12. TARJOUS-, TILAUS- JA LASKUMALLIT Voit tehdä usein toistuvista tarjouksista, tilauksista ja laskuista vakiomalleja, jotka sisältävät esimerkiksi useimmiten myydyt tuotteet. Luo ensin uusi tai avaa ensin aikaisemmin luotu tarjous, tilaus tai lasku, jota haluat käyttää vakiomallina. Valitse sen jälkeen ohjelman valikosta Tarjous, Tilaus tai Lasku ja Tallenna malliksi. Voit poistaa malleja ja muokata niiden nimiä valitsemalla samasta valikosta Muokkaa malleja. 19/33
13. SOPIMUSLASKUTUS 13.1. Yleistä Sopimuslaskutus mahdollistaa monipuolisen toistuvaislaskutuksen asiakkaille. Asiakkaille voidaan luoda sopimuslaskuja asiakastietojen Sopimuslaskutus-välilehdellä. Halutut nimikkeet lisätään laskulle alareunassa olevalla vihreällä plusmerkillä. Mikäli laskusta halutaan poistaa jokin nimike, onnistuu se valitsemalla haluttu rivi ja painamalla alareunan punaista rastia. 13.2. Esimerkki sopimuslaskutuksesta Esimerkissä asiakkaalta halutaan laskuttaa vuokra kerran kuukaudessa. Toistuivaislaskutuksen luominen aloitetaan avaamalla asiakkaan tiedot, siirtymällä Sopimuslaskutus-välilehdelle ja napsauttamalla ikkunan alareunan vihreää plusmerkkiä. Perustiedot-välilehdelle kirjoitetaan sopimuslaskutuksen kuvaus. Esimerkissä vuokrasopimus alkaa 1.1.2009, joten tämä päivämäätä asetetaan kuvan mukaisesti aikajakson aloituspäivämääräksi. Sopimus on voimassa toistaiseksi, joten loppumispäivämäärää ei aseteta. Lasku halutaan muodostaa kerran kuukaudessa, kuukauden 1. päivänä, joten Tyyppikenttään asetetaan 1. päivä. Laskujen päivämääräksi tulee tällöin kuukauden 1. päivä. Laskulle lisätään nimike vasemmasta alareunasta löytyvää vihreää plus-painiketta napsauttamalla. Loput perustiedot jätetään tässä esimerkissä oletuksiksi. Laskutustiedot-välilehdeltä voidaan asettaa laskujen laskutustiedot, kuten haluttu maksuehto ja viivästyskorko. Laskut luodaan valitsemalla ohjelmavalikosta Toiminnot / Sopimuslaskujen luominen. Avautuvasta ikkunasta valitaan aikaväli, jolta sopimuslaskut halutaan luoda. HelpostiLasku Pro muodostaa nyt laskut edellä määriteltyjen asetusten mukaisesti. 20/33
14. LIITETIEDOSTOT 14.1. Lisääminen, avaaminen ja poistaminen Voit lisätä liitteitä, kuten mainoksia tai hinnastoja, tarjouksille, tilauksille ja laskuille, ja lähettää ne halutessasi verkkolaskuna tai sähköpostitse asiakkaallesi. Lisäät liitetiedoston napsauttamalla työkalurivin klemmarin kuvaketta. Lisää tai tarkastele liitetiedostoja Tarkastelet tai poistat liitetiedostoja napsauttamalla haluamaasi liitettä hiiren vasemmalla painikkeella, ja valitsemalla kuvan mukaisesta ikkunasta haluamasi toiminnon. 15. AVOIMET LASKUT JA SUORITUKSET Myyntireskontran avulla seuraat sitä, että yrityksesi lähettämät laskut tulevat ajallaan maksetuiksi. Ohjelma sisältää monipuolisen ja helppokäyttöisen myyntireskontran. Laskujen suorituksia seurataan Avoimet laskut-lomakkeella, joka avataan valitsemalla ohjelmavalikosta Tiedosto / Avoimet laskut tai napsauttamalla työkalurivin Avoimet laskut kuvaketta. Avoimet laskut-lomakkeen taulukossa näkyvät kaikki laskut, joiden status on avoin, osittain maksettu, ylisuoritus tai siirretty perintään. Laskuja voidaan rajata päivämäärän, ylipäivien tai asiakkaan mukaan. Laskut voidaan hyväksyä muuttamalla laskun statusta, mutta tällöin laskulle ei kirjaudu suoritusta. Parempi tapa on lisätä laskuille suorituksia, jolloin status muuttuu automaattisesti osittain maksetuksi, maksetuksi tai ylisuoritukseksi. Suorituksista voidaan myös tulostaa kirjanpitoa varten raportti valitsemalla valikosta Raportit / Reskontra / Suoritukset. Laskuille voidaan kirjata suorituksia joko manuaalisesti tai pankkien ja Paytrailin viitesuoritusaineistoista. 21/33
15.1. Suoritusten manuaalinen syöttäminen Laskulle voidaan syöttää suoritus valitsemalla Avoimet laskut-ikkunasta haluttu lasku ja napsauttamalla kuvassa esitetyn ikkunan vasemmassa alareunassa näkyvää vihreää plus-painiketta tai pikatoimintona painamalla numeronäppäimistön plus näppäintä. Valitse lasku Suorituksen lisääminen 15.2. Viitesuoritusten lukeminen pankin aineistosta Kuvassa on esitetty Avoimet laskut-ikkunan työkalupalkissa oleva painike, jota napsauttamalla pankin viiteaineistotiedosto voidaan lukea HelpostiLaskuun. Kokonaan suoritetut laskut muuttuvat maksetuiksi ja osittain maksetut tai ylisuoritetut jäävät avoimiin laskuihin. Viiteaineiston sisäänluku Tarvitset viitesuoritustiedostojen noutamiseen sopimuksen pankkisi kanssa. Tiedoston on oltava pankkistandardin mukainen ja konekielinen. 15.3. Viitesuoritusten lukeminen pankin Web Services kanavan välityksellä Web Services on kanava, jonka kautta yrityksesi viitesuoritustiedostot kulkevat pankin ja HelpostiLaskusi välillä yhdellä napin painalluksella. HelpostiLasku ottaa yhteyden suoraan pankkiisi, noutaa viitesuoritukset ja kirjaa suoritukset. Kokonaan suoritetut laskut muuttuvat automaattisesti maksetuiksi ja osittain maksetut tai ylisuoritetut jäävät vielä avoimiin laskuihin. 22/33
Näet listan pankeista, joiden aineistoja voidaan noutaa Web Service-kanavan avulla, valitsemalla ohjelman valikosta Työkalut / Pankkiyhteys. Pankin Web Services-palveluiden käyttäminen edellyttää sitä, että tietokoneellasi on pankin myöntämä varmenne. HelpostiLasku voi hakea pankkivarmenteen tietokoneellesi puolestasi. Tehtyäsi tarvittavat sopimukset pankkisi kanssa nouda varmenne tietokoneellesi valitsemalla HelpostiLaskun valikosta Työkalut / Pankkiyhteys. Valitse käyttämäsi pankki ja syötä avautuvaan ikkunaan pankiltasi saamat tiedot Tarvitset Web Services-palveluiden käyttämiseen sopimuksen pankkisi kanssa. Tarkista ennen varmenteen noutoa, että tietokoneesi kellonaika ja päivämäärä ovat oikein. Kuvassa näkyy Avoimet laskut-ikkunan työkalupalkissa oleva painike, jota napsauttamalla viitesuoritukset voidaan lukea HelpostiLaskuun Web Services-kanavan välityksellä. Viitesuoritusten noutaminen 15.4. Paytrailin suoritusten noutaminen Voit noutaa Paytrailin suoritukset valitsemalla HelpostiLaskun valikosta Työkalut / Verkkokaupat / Paytrail / Tilitykset. Kokonaan suoritetut laskut muuttuvat automaattisesti maksetuiksi ja osittain maksetut tai ylisuoritetut jäävät vielä avoimiin laskuihin. Tarvitset viiteaineiston noutamiseen sopimuksen Paytrailin kanssa. 16. SÄHKÖPOSTIT 16.1. Laskujen lähettäminen sähköpostitse Lasku voidaan lähettää asiakkaalle sähköpostitse tulostuskelpoisessa pdf-muodossa. Laskun lähettäminen tapahtuu avaamalla tai tekemällä uusi lasku ja napsauttamalla laskunäytön työkaluriviltä löytyvää kirjekuoren kuvaketta. Lähetettyjä viestejä voidaan selata valitsemalla ohjelmavalikosta Tiedosto / Sähköpostit. Näytölle aukeaa ikkuna, josta voidaan useiden hakuehtojen avulla selata lähetettyjä viestejä. Viesti avataan kaksoisnapsauttamalla riviä. Mikäli sähköpostit lähetetään tietokoneen oletussähköpostiohjelmasta, ei lähetettyjä viestejä löydy ohjelmasta. 16.2. Tiedotteiden ja mainosten lähettäminen sähköpostitse Voit lähettää HelpostiLaskusta vaivattomasti asiakkaillesi tiedotteita tai mainoksia sähköpostin välityksellä joko asiakasrekisteriin tai laskuille tallentamiisi sähköpostiosoitteisiin. Voit rajata vastaanottajien sähköpostiosoitteita monipuolisesti esimerkiksi myytyjen tuotteiden perusteella. Lisäksi voit lisätä sähköpostiosoitteita tekstitiedostoista. 23/33
Lähettääksesi tiedotteita asiakkaillesi valitse HelpostiLaskun valikosta Työkalut / Asiakastiedotteiden lähetys. Esiin aukeaa kuvassa näkyvän kaltainen ikkuna. Täytä avautuvaan ikkunaan sähköpostiosoitteesi ja nimesi niille varattuihin kenttiin. Voit halutessasi lisätä lähetettävään sähköpostiviestiin liitetiedostoja. Kirjoita lisäksi sähköpostin aihe ja itse viesti. Jotkin Internetpalveluntarjoajat saattavat rajoittaa kerralla tapahtuvan sähköpostilähetyksen määrää ja lähetysnopeutta. Tarvittaessa voit valita haluamasi lähetysvälin Asetukset-välilehdeltä. 17. TIETOJEN TUOMINEN JA VIEMINEN 17.1. CSV-tiedostot CSV on yleisesti käytössä oleva tiedostomuoto, jossa tallennetaan taulukkodataa. HelpostiLasku Prohon voidaan tuoda asiakas-, nimike- ja tilaustietoja CSV-tiedostojen avulla. Ohjelmaan tuotavissa CSV-tiedostossa tiedot ovat eroteltuina riveillä puolipisteillä ja rivinvaihdoilla. CSV-tiedostoja voidaan avata esimerkiksi Microsoft Excelissä. CSV-tiedostojen sisäänlukeminen tai luominen tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Työkalut / CSV-tiedostot. 17.1.1 Asiakastiedoston rakenne Asiakastiedostot koostuvat seuraavista tiedoista: - Asiakasnumero - Yrityksen nimi - Yrityksen nimen lisärivi - Henkilön etu- ja sukunimi - Osoite - Portinumero - Kaupunki - Maa koodi 24/33
- Y-tunnus - Alv-tunns - Puhelin - Telefax - Sähköposti - Kotisivu - Kielikoodi - Aktiivinen/Ei aktiivinen - Asiakasryhmä Tuotaessa asiakkaita ainoa pakollinen tieto on yrityksen tai henkilön nimi. Jos halutaan että asiakas ei ole aktiivinen, niin Aktiivinen/Ei aktiivinen-kenttään asetetaan arvoksi 0. Muussa tapauksessa asiakas merkitään aktiiviseksi. Mikäli asiakkaat halutaan sijoittaa asiakasryhmiin, on ryhmien olla valmiiksi luotuina ennen CSV-tiedoston sisäänlukua. Jos asiakasryhmällä on aliryhmiä, niin ryhmähierarkia muodostetaan käyttämällä merkkiä erottimena, kuten Ylläpitoasiakkaat Webhotelli. 17.1.2 Nimiketiedoston rakenne Nimiketiedostot koostuvat seuraavista tiedoista: - Nimikekoodi - Nimi - Valmistaja - Valmistajan koodi - EAN-koodi - Yksikkö - Arvonlisäveroprosentti - Veroton yksikköhinta - Verollinen yksikköhinta - Valuutta - Aktiivinen/Ei aktiivinen - Nimikeryhmä Tuotaessa nimikkeitä ainoa pakollinen tieto on tuotteen nimi. Jos halutaan, että tuote ei näy tuoterekisterissä aktiivisena, niin Aktiivinen/Ei aktiivinen-kenttään asetetaan arvoksi 0. Muussa tapauksessa asiakas merkitään aktiiviseksi. Mikäli nimikkeet halutaan sijoittaa nimike ryhmiin, täytyy ryhmien olla valmiiksi luotuina ennen CSV-tiedoston sisäänlukua. Jos nimikeryhmällä on aliryhmiä, niin ryhmähierarkia muodostetaan käyttämällä merkkiä erottimena, kuten Oheislaitteet Näytöt. 17.1.3. Tilaustiedoston rakenne Tilaustietojen tuonnista on saatavilla erillinen dokumentti osoitteessa http://www.helpostilasku.com/csvtilaukset.pdf. 17.2. HelpostiLaskun perusversio HelpostiLaskun perusversiosta voidaan tuoda maksuehdot, nimikkeet, asiakkaat ja laskut valitsemalla HelpostiLasku Pron valikosta Työkalut / HelpostiLasku, aikaisemmin käytössä olleen HelpostiLaskun versionumero ja se, mitä tietoja halutaan siirtää. Jos käytössäsi on aikaisemmin ollut HelpostiLaskun versio 1-6, esiin aukeaa kuvassa esitetty ikkuna, josta etsitään perusversion asennushakemisto. 25/33
Valitse perusversion asennushakemisto Jos käytössäsi on ollut HelpostiLaskun versio 7, 8, 2012 tai uudempi, siirtotyökalu etsii oikean asennuskansion automaattisesti. Siirtääksesi tiedot valitse suoraan OK. 17.2.1. Maksuehdot HelpostiLaskun versioista 1 ja 2 voidaan tuoda maksuehdot valitsemalla HelpostiLasku Pron ohjelmavalikosta Työkalut / HelpostiLasku 1.0-2.0 / Maksuehtojen tuonti HelpostiLaskusta. Suositeltavaa on luoda maksuehdot manuaalisesti. 17.2.2. Nimikkeet Nimikkeet voidaan tuoda valitsemalla ohjelmavalikosta Työkalut / HelpostiLasku ja käytössä olleen perusversion versionumero. Valitse Nimikkeiden tuonti HelpostiLaskusta. Avautuvasta Selaa kansioita-ikkunasta etsitään perusversion asennushakemisto. Jos käytössäsi on ollut HelpostiLaskun versio 7, 8, 2012 tai uudempi, siirtotyökalu etsii oikean asennuskansion automaattisesti. Siirtääksesi tiedot valitse OK 17.2.3. Asiakkaat Asiakasrekisteri voidaan tuoda valitsemalla ohjelmavalikosta Työkalut / HelpostiLasku ja käytössä olleen perusversion versionumero. Avautuvasta Selaa kansioita-ikkunasta etsitään perusversion asennushakemisto. Jos käytössäsi on ollut HelpostiLaskun versio 7, 8, 2012 tai uudempi, siirtotyökalu etsii oikean asennuskansion automaattisesti. Siirtääksesi tiedot valitse OK. Asiakkaita tuotaessa on huomioitava se, että perusversiosta poiketen HelpostiLasku Pro erottelee henkilöiden etu- ja sukunimen. Sukunimi ja etunimi saattavat mennä sekaisin tuonnin yhteydessä, mikäli etunimi koostuu useasta välilyönnillä erotellusta nimestä tai sukunimi on kirjoitettu ensin. 17.2.4 Laskut Laskut voidaan tuoda valitsemalla ohjelmavalikosta Työkalut / HelpostiLasku, käytössä olleen perusversion versionumero ja Laskujen tuonti HelpostiLaskusta. Avautuvasta Selaa kansioita-ikkunasta etsitään perusversion asennushakemisto. Jos käytössäsi on ollut HelpostiLaskun versio 7, 8, 2012 tai uudempi, siirtotyökalu etsii oikean asennuskansion automaattisesti. Siirtääksesi tiedot valitse OK HelpostiLasku Pron käyttämät laskun statukset eroavat perusversion vastaavista, ja siksi ne saattavat muuttua tuonnin yhteydessä. HelpostiLasku Pro hyväksyy vain numeerisen tiedon viitekorko-kenttään, ja siksi se ei välttämättä siirry perusversiosta oikein. 17.3. Excel-tiedostot 26/33
HelpostiLasku Prohon voidaan tuoda asiakkaita ja nimikkeitä Excel-tiedostoista valitsemalla ohjelmavalikosta Työkalut / Excel-tiedostot. Sekä asiakkaiden että nimikkeiden tuonnissa määritetään käytettävä Excel-tiedosto, josta tietoja halutaan tuoda. Tämän jälkeen määritellään oikeat rivit ja sarakkeet, joista tietoja luetaan. Hintoja tuotaessa valuutalle on määriteltävä oma sarake. Euron valuuttatunnus on EUR. 18. RAPORTIT Jos samoja rivi- ja sarakeasetuksia käytetään toistuvasti, voidaan asetukset tallentaa omaksi profiiliksi. Tallennettu profiili otetaan käyttöön valitsemalla Työkalut / Excel-tiedostot / Asiakkaat / Profiilin nimi. 18.1. Yleistä Ohjelmistossa on monipuolinen valikoima erilaisia raportteja. Raporttien tulostaminen ja tutkiminen tapahtuu valitsemalla haluttu raportti ohjelman Raportit-valikosta. Raportteja voidaan muodostaa asiakkaista, myynnistä, nimikkeistä ja myyntireskontrasta. Kun haluttu raportti on valittu ja mahdolliset hakuehdot annettu, aukeaa raportin tarkasteluun tarkoitettu esikatseluikkuna. Raportti tulostetaan napsauttamalla esikatseluikkunan työkaluriviltä tulostimen kuvaketta ja tallennetaan sinisestä disketin kuvakkeesta. 18.2. Reskontran raportit Myyntireskontran raporttien luominen edellyttää laskuista saatavien rahasuoritusten kirjaamista HelpostiLaskuun. Suoritukset voidaan kirjata kirjata joko pankin tai Paytrailin viitetapahtumaluettelosta tai manuaalisesti. 18.2.1. Avoimet laskut Valitsemalla Raportit / Reskontra / Avoimet laskut saadaan esiin raportti laskuista, joiden laskun päivämäärä osuu määritellylle ajanjaksolle, ja joille ei ole raportin muodostamishetkellä kirjattu rahasuoritusta. 18.2.2. Avoimet laskut takautuvasti Avoimet laskut takautuvasti-raportti kokoaa tiedot määritellyn ajanjakson päättymishetkellä avoinna olleista laskuista. Esimerkiksi kirjanpitoa varten voidaan siten tulostaa luettelo maksamattomista laskuista tilikauden päättymispäivän tilanteen mukaisina milloin tahansa jo alkaneen uuden tilikauden puolella valitsemalla Raportit / Reskontra / Avoimet laskut takautuvasti. Vuodenvaihteen vaihtotoimenpiteitä tai päivityksiä ei tarvita. Laskunumerosarjaa voi jatkaa keskeytyksettä. 27/33
18.2.3. Kotitalousvähennysraportti Valikosta Raportit / Myynti / Kotitalousvähennysraportti voidaan tulostaa asiakkaalle yhteenveto kotitalousvähennyksen piiriin oikeutetuista työsuoritteista. Raportilla näkyvät ne valitun asiakkaan laskut, joista on kirjattu HelpostiLaskuun rahasuoritus. Raporttia ei ole tarkoitus toimittaa verottajalle, vaan se on tarkoitettu veroilmoituksen täytön tueksi. Työsuoritteen näkyminen kotitalousvähennysraportissa edellyttää sitä, että laskuriville lisätty nimike on määritelty kotitalousvähennyskelpoiseksi. Tämä tapahtuu avaamalla nimikkeen tiedot tai luomalla uusi nimike ja asettamalla kuvassa esitetyllä tavalla nimikkeen tiedoissa rasti kohtaan Kotitalousväh. Rasti kohtaan Kotitalousväh. 19. VARMUUSKOPIOINTI Suosittelemme, että varmuuskopioit HelpostiLaskun laskuaineistot säännöllisesti. Esimerkiksi kiintolevyn rikkoutuessa tarvitset varmuuskopiota. Varmuuskopiota ei kannata tallentaa samalle medialle, johon laskutusohjelmisto on asennettuna. Esimerkiksi USB-muistitikut ovat hyvä valinta. 19.1. Varmuuskopion tallentaminen Tietokannan varmuuskopiot voidaan tallentaa suoraan ohjelman käyttöliittymästä. Varsinaisen laskutietokannan varmuuskopio tehdään valitsemalla Työkalut / Varmuuskopiot / Tietokannan varmuuskopio. Jos käyttäjäyrityksiä on useita, tietokannan varmuuskopio tallennetaan niistä jokaisesta. Yhdystietokannan varmuuskopio tallennetaan valitsemalla ohjelmavalikosta Työkalut / Varmuuskopiot / Yhdystietokannan varmuuskopio. Tallennus tarvitsee tehdä ainoastaan moniyrityskäytössä olevissa ohjelmissa. Jos HelpostiLasku on verkkokäytössä, varmuuskopiot tallennetaan palvelimena toimivalta tietokoneelta. 28/33
19.2. Varmuuskopion palauttaminen Asenna ensin uudelle tietokoneelle HelpostiLasku Pro ohjelman asennustiedostosta. Valitse ohjelman ensimmäisen käynnistyksen yhteydessä näkyvästä valikosta Haluan palauttaa varmuuskopion. Etsi avautuvasta ikkunasta tietokannan varmuuskopiotiedosto. 20. VERKKOKÄYTTÖ Ohjelmaa voidaan käyttää usealta työasemalta samanaikaisesti. Järjestely tehdään siten, että tietokanta asennetaan palvelimelle ja työasemat ottavat siihen suoraan yhteyden. 20.1. Työasemien asetukset HelpostiLaskun asennuspaketista asennetaan ainoastaan HelpostiLasku Pro ohjelmisto. Tietokantaa ei asenneta yksittäisille työasemille. Työasemilla muokataan HelpostiLaskun asennushakemistossa olevaa tiedostoa HelpostiLasku Pro.exe.config seuraavasti: <add key="connectionstring" value="data Source=localhost\HLP;Initial Catalog=HelpostiLaskuPro;User Id=sa;Password=hlp12345H;"/> <add key="connectionstringtemplate" value="data Source=localhost\HLP;Initial Catalog=@databaseName;User Id=sa;Password=hlp12345H;"/> Tummennetulla painetut IP-osoitteet korvataan palvelimen ip-osoitteella. 20.2. Palvelimen asetukset Palvelimelle asennetaan HelpostiLaskun asennuspaketista SQL Server Express Edition ja HelpostiLasku Pro. Lisäksi asennetaan Microsoftin maksuton SQL Server Management Studio Express ohjelma, joka on tehokas työkalu HelpostiLaskun tietokannan hallintaan. Management Studio on ladattavissa Microsoft Download Centeristä. Kun HelpostiLasku Pro käynnistetään palvelimena toimivalla tietokoneella ensimmäisen kerran, ohjelma luo tarvittavan yhdystietokannan. Tämän jälkeen yhdystietokannan dbo.company-taulua muokataan SQL Management Studio ohjelmalla seuraavasti: 1. Napsauta Käynnistä-painiketta, valitse Kaikki ohjelmat, Microsoft SQL Server ja SQL Server Management Studio. 29/33
2. Valitse SQL Server Management Studion Server name -luettelosta Palvelimennimi\HLP ja autentikointitavaksi SQL Server Authentication. Käyttäjätunnus on sa ja salasana hlp12345h. Valitse sitten Connect. 3. Laajenna kuvan mukaisesti vasemmassa reunassa näkyvän Object Explorerin Databases-kansio, HelpostiLaskuProtietokanta ja Tables-tietokantataulu. 4. Napsauta hiiren kakkospainikkeella dbo.company-taulua ja valitse Open table. 5. Korvaa kuvassa korostettuna näkyvä ConnectionString-sarakkeen localhost-teksti palvelimen ip-osoitteella tai nimellä. Muokkaa lopuksi palvelimena toimivalle tietokoneelle asennetun HelpostiLaskun asennushakemistossa olevaa tiedostoa HelpostiLasku Pro.exe.config seuraavasti: <add key="connectionstring" value="data Source=localhost\HLP;Initial Catalog=HelpostiLaskuPro;User Id=sa;Password=hlp12345H;"/> <add key="connectionstringtemplate" value="data Source=localhost\HLP;Initial Catalog=@databaseName;User Id=sa;Password=hlp12345H;"/> Tummennetulla painetut IP-osoitteet korvataan palvelimen-osoitteella tai nimellä. 21. MONIYRITYSKÄYTTÖ Moniyrityslisenssillä varustetulla HelpostiLasku Prolla voidaan hoitaa usean yrityksen laskutus. Jos järjestelmään on määritelty useita yrityksiä, käyttäjältä kysytään aina ohjelmiston käynnistyksen yhteydessä, mitä yritystä käytetään. 21.1. Uuden yrityksen luominen Uusi käyttäjäyritys luodaan valitsemalla valikosta Tiedosto / Käyttäjäyritykset. Näytölle avautuu lomake, jossa on listattu kaikki nykyiset käyttäjäyritykset. Uusi yritys luodaan painamalla luettelon alla olevaa pluspainiketta. Tämän jälkeen syötetään uuden yrityksen perustiedot ja ensimmäisen käyttäjän tiedot. Kun tiedot on syötetty, ohjelmisto luo yritykselle tarvittavan tietokannan. Tämä toiminto saattaa kestää useamman minuutin. Kun tietokanta on luotu, voidaan kirjautua käyttämään uutta yritystä. 30/33