Erasmus+ KA2 - Strategiset kumppanuushankkeet 2018: Budjetointi Hakuneuvontawebinaari 13.2.2018 KA201 / KA202 / KA203 / KA204
Webinaarin sisältö Yleistä budjetoinnista Budjettiluokat Miten tästä eteenpäin 2
Yleistä budjetin laadinnassa Hakemuksesta käy ilmi: mihin ja miksi rahaa tarvitaan Budjetin laadinnan ajoitus: a) ketä hankkeessa on mukana ja b) mitä hankkeessa tehdään (partnerit/työsuunnitelma/työpaketit/tulokset) Työnjako hankkeen suunnitteluvaiheessa: budjetointivastaava ja sisältövastaava Prosessi: ei viime tipassa -> tietojen kerääminen vie aikaa (Excel / Word) 3
Erasmus+ budjetointisäännöt SP-hankkeille Erasmus+ Programme Guide https://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/sites/erasmusplus2/files/erasmus-plus-programme-guide2_en.pdf Sivunumerot 15.12.2017 päivätyn oppaan version mukaiset: Version 2 (2018) Strategiset kumppanuushankkeet: Kululuokat, rahoitussäännöt ja summat s. (110)-118-127 EU-rahoituksen periaatteet, kelpoisuussäännöt s. 249-252 4
Budjetin reunaehdot pähkinänkuoressa Budjetoidaan hankkeen sopimuskaudella syntyviä kuluja Tuki enintään 150 000 / 12kk / koko hanke. Tuet perustuvat laskennallisiin yksikkökorvauksiin Projektin hallinto ja toteutus tukea myönnetään enintään 10 partnerille. EU-tuki ei kata kaikkia kustannuksia. Oletus on, että hankkeella on myös omarahoitusta. Huomioi tämä oman organisaation sisäisessä budjetoinnissa. Varmista, että myös partnerit huomioivat omarahoituksen tarpeen. Omarahoitusta ( tai %) ei merkitä hakemukseen eikä sitä raportoida. 5
Budjetin perustelut Budjetti on arvio hankkeen kustannuksista. Perustele budjetti / kustannukset. Kirjaa ylös laskentaperusteet (esim. määrät, miten tehtävät/työ, kustannukset jakautuvat partnereiden kesken jne.) Perustelut (ja muistiinpanot) voi kirjata hakulomakkeen E-H osissa kyseisen toiminnon kohdalla ja/tai koota ne budjettiosan viimeiseen vastauslaatikkoon.
Teknisiä täyttöohjeita Avaa ja käytä vain niitä budjettikategorioita, jotka sopivat hankkeellesi: kaikkia budjettikategorioita ei tarvitse käyttää. 1. Syötä partnerit ensin, 2. sitten suunnitellut aktiviteetit (G. Project activities: Intellectual output, Multiplier events ja Learning/teaching/training activities), 3. ja viimeiseksi budjetti Nollat tyhjiin numerokenttiin, muuten laskukentät eivät välttämättä toimi. ERASMUS+ Technical guidelines for completing electronic PDF Forms: KA201, KA202, KA203 and KA204 Call 2018 löytyy verkkosivulta http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/hakuprosessi
Poimintoja arviointikriteereistä: budjetti Elements of analysis The extent to which the project is cost-effective and allocates appropriate resources to each activity General interpretation of award criteria relevant for all projects The proposal provides value for money in terms of the results planned as compared to the grant requested. The grant request is realistic for a good quality implementation of the planned activities. Budjetointi The existence and relevance of quality control measures to ensure that the project implementation is of high quality, completed in time and on budget Seuranta / Arviointi The proposal foresees appropriate evaluation activities at critical stages of the project, which will allow to measure the progress and quality of the project activities and outcomes, the appropriate use of funds. The quality control measures will allow the project to take any necessary corrective measures in time. Arviointikriteerit: 2018 Erasmus+ programme guide s. 115-116 & ERASMUS+: Guide for Experts on Quality Assessment s. 38-45.
Terminologia UNIT COST = yksikkökustannus = Taulukossa määritelty summa x yksiköiden määrä Project management and implementation (hankkeen hallinto ja toteutus) Transnational project meetings (hankekokoukset) Intellectual outputs (tuotteiden tekeminen) Multiplier events (tulostenlevitystilaisuudet) Transnational learning/teaching activities (opinto-/koulutustilaisuudet): Travel, individual support, linguistic support REAL COST = todellinen kustannus = Budjetointi perustuu arvioon todellisesta kustannuksesta Exceptional costs (poikkeukselliset kustannukset) Special needs support (erityistuki) Transnational learning/teaching activities (opinto-/koulutustilaisuudet): exceptional costs (Expensive travel costs of participants) 9
Kustannusten seuranta Unit cost = yksikkökustannus = Taulukossa määritelty summa x yksiköiden määrä Kansalliselle toimistolle raportoidaan määriä + tarvittavat todisteet Huom. Organisaation omaan kirjanpitoon merkitään kuitenkin todelliset eurot. Real cost = todellinen kustannus Kansalliselle toimistolle raportoidaan toteutuneita Euroja + tarvittavat todisteet Lopullinen rahoitus määrätyy toteutuneiden määrien (yksiköitten) ja niihin liittyvien todisteiden perusteella. 10
Budjettiluokat 11
Hankkeen budjetti: budjettiluokat 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) 4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) 5. Opinto-/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) 6. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) (esim. alihankinta) 7. Erityistuki (Special needs support) Kaikissa hankkeissa tukea hallintoon ja toteutukseen. Muista budjettiluokista valitaan vain ne, jotka liittyvät hankkeen toimintoihin ja toteutukseen. 12
1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project Management and Implementation) Kulut hankkeen hallinnointiin ja toteutukseen (esim. suunnittelutehtävät, yhteydenpito partnereihin, pienimuotoinen aineiston tuottaminen, taloushallinto) Online-kokoukset, paikallinen toiminta (esim. kansalliset toiminnot, työskentely opiskelijoiden kanssa: esim. valmistautuminen kv-työpajoihin) Levitykseen liittyvät perustehtävät (esitteet, webbisivut, some, osallistuminen muiden järjestämiin tilaisuuksiin) Koordinaattorin hallintotuki 500 /kk => 6 000 /vuosi Partnerin hallintotuki 250 /kk => 3 000 /vuosi Max. 10 toteuttajalle (1+9) => 2 750 /kk => 33 000 / vuosi 13
I.1. Project Management and Implementation * * Taulukko täyttyy automaattisesti, kun hankkeen kesto on määritelty sivulla 1 ja hankkeen partneritiedot (PIC) on syötetty. Enintään 1 koordinaattori x 500 + 9 partneria x 250, yht. 2750 /kk (enintään 33 000 /v.) * huom. Hakulomakkeen osien kirjaimet/numerointi voivat vaihdella hankkeeseen valittujen toimintojen mukaan
2. Hankekokoukset (Transnational Project Meetings) (1) Matkat partnerikokouksiin, summa kattaa myös oleskelu- ja asumiskustannukset, palkkakuluja ei korvata erikseen. Kokousten ja osallistujien määrä oltava perusteltuja Perustuvat matkojen pituuksiin, kaksi kategoriaa: short distance travel: 575 (100-1999 km) long distance travel : 760 (2000 km ) Alle 100 km:n matkoille ei tukea Etäisyyksien laskennassa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa: http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_en.htm Matkan tai partnerikokouksen kestoa ei ole rajoitettu. 15
Distance calculator Etäisyyksien laskennassa käytetään Distance calculator -välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa: http://ec.europa.eu/programm es/erasmusplus/tools/distance_en.htm Lähtöpaikkaoletus on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste. Tuki määräytyy yhdensuuntaisen matkanpituuden mukaan.
2. Hankekokoukset (Transnational Project meetings) (2) Kerro hankekokouksista kohdassa G. Project management and implementation: Transnational project meetings: how often do you plan to meet, who will participate in those meetings, where will it take place and what will be the goal? Kokouksen määrä ja järjestämispaikat, kokousten tarkoitus ja alustavat osallistujamäärät Esimerkki hankkeesta, jossa pidetään kolme kokousta: 1) Suomessa (Hollannista osallistuu 3 ja Portugalista 3) 2) Hollannissa (Suomesta osallistuu 3 ja Portugalista 2) 3) Portugalissa (Suomesta osallistuu 2 ja Hollannista 3) 17
3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual Outputs) (1) Palkkakulut konkreettisten, levitettävien tuotteiden tuottamiseen. HUOM! Ei projektinhallintoon liittyviä tehtäviä tähän! Käytössä 4 palkkakategoriaa ja neljä maaryhmää. Päiväpalkkaesimerkit suomalaisille organisaatioille: Manager: 280 /pv Researcher/teacher/trainer/youth worker: 214 /pv Technician: 162 /pv Administrative: 131 /pv Palkkakategoria määräytyy henkilön tuotteiden kehittämiseen liittyvän tehtävän mukaan kuitenkin yksinkertaisinta määritellä henkilön omassa organisaatiossa olevan tehtävän mukaan, muutoin perusteltava vakuuttavasti ja todennettavasti Käytännössä suurin osa kuuluu teacher/researcher tai technician -kategorioihin. Johtajista ja hallintohenkilöistä aiheutuvat kustannukset odotetaan katettavan hankkeen hallintoa ja toteutusta koskevasta budjettikohdasta. Manager-tukea voidaan budjetoida vain johtotason henkilöille (perustele) 18
3. Intellectual Outputs (2) Täytä ensin G.1. Intellectual Outputs -kuvausosio, jonka jälkeen voit täyttää budjettitiedot. I.3. kohdassa. 19
4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) (1) Tilaisuudet tarkoitettu intellectual outputs kohdassa rahoitettujen tuotosten/tuotteiden levitykseen ja kokemusten jakamiseen. Tarkoitettu partneriryhmän ulkopuolisille kohderyhmille/käyttäjille. Voivat olla kansainvälisiä tai kansallisia Tuki lasketaan osallistujamäärän mukaan, mutta tuki on tarkoitettu tilaisuuden järjestämiskuluihin, esim. tilavuokrat, tarjoilut, materiaalit, puhujien matka- ja majoituskulut Partnereiden tai partneriorganisaatioiden jäsenten matkat multiplier events - tilaisuuksiin voidaan budjetoida transnational project meetings kategoriaan. Huom. Jos tilaisuus järjestetään ainoastaan verkossa, silloin verkkoseminaarin järjestelykustannukset katetaan Project management -kululuokasta. 20
4. Multiplier events (2) Tuki määräytyy osallistujamäärän mukaan Tilaisuuden järjestämismaasta olevat osallistujat: 100 /hlö Osallistujat muista maista: 200 /hlö Tuki enintään 30 000 /hanke, riippumatta hankkeen kestosta tai partnerimäärästä. Huom. Syötä ensin tapahtumatiedot ja organisaatiot G.2 Multiplier Events taulukkoon ja valitse sen jälkeen PIC of organisation järjestäjän mukaan ja Event idenfication Huom. Syötä myös nollat. 21
5. Oppimis-, opetus- ja koulutustoiminnot = liikkuvuus (1) (Transnational Learning, Teaching and Training activities) Tuki liikkuvuustoimintoon osallistuvien matka- ja oleskelukustannuksiin (+ kielivalmennus vain pitkäkestoisen toiminnon kohdalla) HUOM! Liikkuvuustoiminnon oltava oleellinen hankkeen päämäärien saavuttamiseksi ts. tukea kehittämistavoitteita Tarkista omalle sektorillesi mahdolliset liikkuvuustoiminnan tyypit, niiden reunaehdot (kohderyhmät, kestot) ja kuvaukset Erasmus+ Programme guidesta (s. 114 ja 293-297) 22
5. Oppimis-, opetus- ja koulutustoiminnot (2) (Transnational Learning, Teaching and Training activities) Kululuokat: A) Travel (matkakulut) B) Individual support (Asumis- ja oleskelukulut) C) Linguistic support D) Exceptional costs for expensive travel cost (ns. korotettu matkatuki) 23
5. Oppimis-, opetus- ja koulutustoiminnot (3) (Transnational Learning, Teaching and Training activities) A. Travel / matkakulut, perustuvat matkojen pituuksiin 10 99 km 20 100 499km 180 500 1999km 275 2000 2999km 360 3000 3999km 530 4000 7999km 820 8000km + 1500 Distance calculator (välimatkalaskin): http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/resources/distance-calculator_en 24
5. Oppimis-, opetus- ja koulutustoiminnot (4) (Transnational Learning, Teaching and Training activities) B. Individual support / Asumis- ja oleskelukustannukset Tuki muodostuu toimintotyypin (Activity type) ja toiminnon keston perusteella Esim. 5 päivän blended mobility of learners: 5 x yksikkötuki 58 /päivä = 290 /osallistuja Ohjelmaa sisältävien päivien lisäksi tukea voi anoa enintään kahta matkapäivää varten HUOM! Ohjelmapäiviä (pl. matkapäivät) tulee olla vähintään toimintotyypin edellyttämän minikeston verran. Tarkista minikestot Ohjelmaoppaasta. 25
5. Oppimis-, opetus- ja koulutustoiminnot (5) (Transnational Learning, Teaching and Training activities) C. Linguistic support / Kielivalmennustuki (61 pv 12 kk): 150 /hlö Ainoastaan pitkät jaksot (Long-term 61 pv 12 kk) Perusteltava hakulomakkeessa 26
5. Oppimis-, opetus- ja koulutustoiminnot (6) (Transnational Learning, Teaching and Training activities) D. Exceptional costs / Expensive travel costs Tukea voidaan myöntää, jos hakija pystyy perustelemaan, että välimatkalaskurin mukainen korvaus ei kata vähintään 70 % osallistujan matkakuluista. Lisätukea osallistujien kalliisiin matkakuluihin, korkeintaan 80 %:a todellisista kuluista, haetaan budjettiosiossa Exceptional costs for Expensive travel. Perustele yksityiskohtaisesti ja asiallisesti hakemuksen budjettiosiossa (esitä eritelty kustannusarvio matkakuluista ja kattava kuvaus matkareitistä, ilmoita välimatkalaskurin km-määrä). Matkat toteutetaan taloudellisimmalla tavalla. Hakemuksen perusteluissa ja loppuraportin kulujen todentamissa noudatetaan hakijan organisaation matkakorvaussääntöjä. Tuki kalliiden matkojen poikkeuksellisiin kustannuksiin korvaa välimatkalaskurin mukaisen matkatuen älä hae molempia! 27
5. Transnational Learning, Teaching and Training activities (7) D. Exceptional costs / Expensive travel costs - esimerkki Matkatuki Ranua FI Hull UK Etäisyys mitattuna laskurilla 1993,03 km Tuki 275 /osallistuja Poikkeukselliset kulut Ranua FI Hull UK Bussi Ranua Rovaniemi 15 Lento Rovaniemi Lontoo (Helsinki) - Rovaniemi 250 Juna Lontoo Hull Lontoo 150 Bussi Rovaniemi Ranua 15 Yhteensä 430 Tuki 344 /osallistuja (430 * 80% = 344 ) Helppoa: yksikkökuluna matkakulun kilometrimäärän saa laskurista http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_en.htm tositteena toimii osallistumistodistus loppuraportissa ilmoitetaan kilometrimäärä toteutuman mukaan Hyöty: 69. Lisätyö: matkakulujen ennakkolaskelma, kulujen kuvaukset ja kattavat perustelut hakulomakkeessa, kuittien/tositteiden/osallistumistodistusten keräys, loppuraportissa todellisten kulujen erittely ja kuittien/tositteiden skannaus / ote organisaation matkajärjestelmästä (esim. M2 matkalasku)
5. Transnational Learning, Teaching and Training activities (8) D. Exceptional costs / Expensive travel costs Välimatkalaskurin matkatuki linnuntietä organisaatioiden välillä http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_en.htm Alin kulu, jolla poikkeuksellisen korvauksen voi saada 70 % = välimatkalaskurin summa / 0,7 (tukea voi anoa 80 %:a todellisesta kulusta) 0-99 km = 20 /hlö 100-499 km = 180 /hlö 500-1999 km = 275 /hlö 2000-2999 km = 360 /hlö 3000-3999 km = 530 /hlö 4000-7999 km = 820 /hlö 8000 km = 1500 /hlö 0-99 km = 29 /hlö 100-499 km = 258 /hlö 500-1999 km = 393 /hlö 2000-2999 km = 514 /hlö 3000-3999 km = 757 /hlö 4000-7999 km = 1171 /hlö 8000 km = 2145 /hlö
5. Transnational Learning, Teaching and Training activities (9) Syötä ensin tiedot kohtaan G.X Learning/Teaching/ Training activities, minkä jälkeen pääset lisäämään budjettitiedot I.X. Learning/Teaching/ Training Activities Valitse oikea sektori Valitse sopiva toimintotyyppi Älä jätä pakollisia kenttiä tyhjäksi syötä 0. Accompanying person = esim. tukihenkilö, mukana seuraava opettaja. Perustele mahd. tukihenkilön tarve.
5. (Transnational Learning/Teaching/Training activities) (10) Jos kyseessä on lyhytkestoinen (< 61 pv) liikkuvuusjakso, älä klikkaa vahingossa +merkkiä long-term taulukossa. Ylimääräisen harmaan rivin saa poistettua - merkillä
5. Transnational Learning/Teaching/Training activities (11) Tukea kielivalmennusta varten voi anoa ainoastaan pitkiin jaksoihin (60 pv >). Jos olet vahingossa avannut rivin kielivalmennustukea varten (harmaa rivi), saat sen poistettua miinusmerkillä. Näkymä tyhjästä taulukosta.
5. Transnational Learning/Teaching/Training activities (12) HUOM! Haettava tuki on 80 %:a kokonaiskustannusesta (matkakulut / hlö x osallistujien määrä) Jos haet poikkeuksellista tukea kalliisiin matkoihin, älä hae samoille osallistujille välimatkalaskuriin perustuvaa matkatukea Kirjaa perustelut jne. joko suoraan budjettitaulukkoon tai erilliseen kommenttikenttään 34
6. Erityistuki (Special needs support) Erityistä tukea tarvitsevien henkilöiden osallistumiseen liittyviin kustannuksiin 100 % todellisista kustannuksista Raportointi todellisten kulujen mukaan. 35
7. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) Työsuunnitelmassa ja budjettitaulukossa perustellut alihankinnat: Esim. ulkoinen arvioija tai muu sellainen (asiantuntija)työ, jota ole saatavilla hankkeessa mukana olevilta organisaatioilta perustelluista syistä laitteet, ei kuitenkaan perusinfraa tai partneriorganisaation tavanomaisia laitteita 75 % todellisista kustannuksista, max 50 000 (Grant requested = pyydetty summa eli 75 % hankintahinnasta, huomioi ALV:n vaikutus) Raportointi todellisten kulujen mukaan 36
I.2. Budget Summary
Summa summarum Määrittele ensin, mitä hankkeessa tehdään Varaa aikaa riittävästi Budjettivastaava työpariksi ja Excel ahkeraan käyttöön. Kerää tietoja partnereilta suorilla kysymyksillä linkki työsuunnitelmaan ja työnjakoon. Perustele kustannukset hakulomakkeessa. Tarkista, että jokaiselle syötetylle luvulle (määrät ja Eurot) löytyy perustelu hakemuksesta.
Miten tästä eteenpäin Haku päättyy 21.3.2018 klo 12 CET (klo 13 Suomen aikaa)
Tukea ennen hakuajan päättymistä Yhteinen sektorien välinen (ammatillinen koulutus 202, aikuiskoulutus 204, korkeakoulutus 203, yleissivistävä 201) kyselytunti hakijoille: to 8.3. klo 13-15 (webinaari) https://meet.lync.com/oph.fi/anne.siltala/12qvt3kc Yleissivistävän koulutuksen (229) webinaarit (ei tarvitse ilmoittautua etukäteen): to 15.2.2018 klo 14 16 (på svenska) ke 21.2.2018 klo 14 16 budjetti ke 7.3.2018 klo 14 16 usein kysytyt kysymykset Muu hakuprosessin aikainen tuki ja neuvonta: Ota yhteyttä oman sektorin yhteyshenkilöihin 40
Kiitos! Lisätietoja Erasmus+ -ohjelmasta: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus Erasmus+ hakuohjeet ja -lomakkeet: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/hakuprosessi