ERASMUS+ YLEISSIVISTÄVÄLLE KOULUTUKSELLE, KA2 STRATEGISET KUMPPANUUSHANKKEET

Transkriptio

1 KA201: YKSITYISKOHTAINEN HAKUOHJE 2018, PDF-HAKULOMAKE ERASMUS+ YLEISSIVISTÄVÄLLE KOULUTUKSELLE, KA2 STRATEGISET KUMPPANUUSHANKKEET Ohje on tarkoitettu käytettäväksi yleisen hakuohjeen ja Erasmus+ -ohjelmaoppaan kanssa: Erasmus+ Programme Guide. Tutustu erityisesti: PART B INFORMATION ABOUT THE ACTIONS: kumppanuushankkeita koskevat sivut PART C INFORMATION FOR APPLICANTS ANNEX I: Strategic Partnerships sivut ANNEX II DISSEMINATION AND EXPLOITATION OF RESULTS: Opas ja muut hakukierrosta koskevat dokumentit (mm. Yleinen hakuohje, Technical guidelines for completing application e-forms, Erasmus+ Guide for Experts on Quality Assessment) löytyvät verkkosivuilta: et/hakijalle Varmista, että käytät oikeaa hakulomaketta: KA201 Strategic Partnerships for School Education (pdf-lomake) Tarkoitettu hankkeille, joissa on mukana yleissivistävän alan toimijoita (muitakin kuin kouluja, mutta voi olla myös pelkkiä kouluja), tai jos haetaan alueellista kehittämishanketta. Hankkeen koordinaattori vastaa tässä hanketyypissä kaikesta rahaliikenteestä partnereiden välillä ja tekee rahoitussopimukset partnereiden kanssa. Vähintään kolme partneria ja maata mukana. KA229 School Exchange Partnerships (online-lomake) Tarkoitettu hankkeille, joissa on mukana vain kouluja. Suomen kansallinen Erasmus+ toimisto tekee rahoitussopimuksen kaikkien suomalaisten kanssa, myös partnereiden. Kukin koulu vastaa omasta budjetistaan, sopimukset tehdään osallistuvien koulujen omien maiden kansallisten toimistojen välillä. Hankkeeseen riittää kaksi osallistuvaa maata. KA229 School Exchange Partnerships korvaa aiemmin KA219 Schools Only -nimellä kulkeneen hanketyypin. Kyseessä on koulujenvälinen hankeyhteistyö hieman muuttunein säännöin mm. enintään kuusi partneria ja haettavissa olevaan budjettiin on tullut rajoituksia. Hankkeen arviointi tapahtuu koordinaattorin kansallisessa toimistossa. Arviointikriteerit löytyvät ohjelmaoppaasta s ja Erasmus+ arvioijan ohjeesta (Erasmus+ Guide for Experts on Quality Assessment). ENNEN KUIN ALOITAT PIC-koodi Hakulomake vaatii jokaiselta osallistuvalta organisaatiolta PIC-koodin (Participant Identification Code), katso tarkemmat ohjeet PIC-koodin luomiseen (pdf). Huom. Jos organisaatiolla/koululla on PIC-koodi aiempien hakemusten/hankkeiden myötä, käytetään tätä samaa koodia, uutta koodia ei pidä luoda. Jos organisaation tietoihin tulee muutoksia, tekee organisaatio itse muutokset Participant Portal sivustolla: Tarkista Adobe Reader -ohjelman versio Hakulomake tarvitsee toimiakseen Adobe Reader -ohjelman version tai sitä uudemman. Suositeltavin versio on Adobe Reader DC Version Suosittelemme, että tarkistatte ennen lomakkeen täyttöä, että kaikilla hakemusta täyttävillä on oikea versio Adobe Reader -ohjelmasta. Huom. pdf-lomake ei toimi Adobe Reader DC Version 15.8, Adobe Reader DC Version , Adobe Reader DC Version tai Adobe Acrobat Pro tai muilla pdf-lukijoilla, kuten esim. Preview Pdf, Pdf Reader for Mac, PDFSam tai mobiililaitteilla.

2 2 (10) Hakulomakkeiden kanssa yhteensopivat Adobe Acrobat Readerin versiot löytyvät osoitteesta: Pdf-lomakkeen tallennus ja validointi Voit alkaa täyttää lomaketta vasta kun olet ensin tallentanut hakulomakkeen omalle koneellesi ja avaat sen sitä kautta. Pakollisten tietojen tarkistus tapahtuu sivun alareunan Validate-painikkeen avulla. Validate tarkistaa, että kaikki pakolliset kentät on täytetty. Tallentaminen pitää tehdä erikseen. Hakulomaketta ei voi lähettää, jos pakollisissa kentissä on puutteita. Paina Validate joka sivun jälkeen. Dynaaminen hakulomake Täytä lomaketta järjestyksessä alusta lähtien; hakulomake on dynaaminen eli hakemuksen kysymykset muuttuvat tekemiesi valintojen perusteella. Punaisella reunustetut kentät ovat pakollisia täyttää eikä niitä ei voi jättää tyhjiksi. Harmaalla oleviin kenttiin ei voi kirjoittaa, ne täydentyvät automaattisesti muissa kohdissa tehtyjen valintojen mukaan. Painike Add lisää kenttiä ja painike Remove poistaa viimeisen kentän. + -painikkeesta saat rivejä lisää, - -painike poistaa viimeisen rivin. Avovastausten enimmäismerkkimäärä on pääsääntöisesti 5000 merkkiä. Hakemusta ei tarvitse täyttää yhdellä kertaa, voit palata tallentamaasi lomakkeeseen myöhemminkin. Hakulomakkeen täyttöön tarvitaan internet-yhteys (mm. lähettäminen ja organisaatiotietojen hakeminen). Sisältökysymyksiin voi vastata ilman nettiyhteyttä. Hankkeen koordinaattori lähettää sähköisen hakulomakkeen kaikkien organisaatioiden puolesta. Postitse lähetettyä hakemusta ei huomioida arvioinnissa. Matkakustannukset lasketaan käyttäen yhdensuuntaista etäisyyttä organisaatioiden välillä: Välimatkalaskin (Distance calculator). Hakemuksen kieli Hakulomake on englanninkielinen ja se täytetään hankkeen yhteistyökielellä, yleisimmin englanniksi. Jos Suomen koordinoiman hankkeen yhteistyökieli on muu kuin englanti, suomi tai ruotsi, käännetään osat Description of the Project, Preparation, Implementation, Follow-up, sekä aikataulu suomeksi tai ruotsiksi ja lisätään käännökset hakemuksen liitteeksi kohtaan Annexes. Vastaa hakulomakkeen avokysymyksiin mahdollisimman kattavasti ja konkreettisesti, niin että lukija saa heti käsityksen hankkeen ideasta. Hyvät vastaukset ovat täsmällisiä ja selkeästi kirjoitettuja. Mitään tietoa ei saa pitää itsestäänselvyytenä: sitä mitä hakemukseen ei ole kirjoitettu, ei voida arvioida. Huomioi vastauksissa kaikki strategiseen kumppanuushankkeeseen osallistuvat organisaatiot. Ennen lomakkeen lähettämistä hakemus kannattaa luetuttaa henkilöllä, joka ei ole mukana hakuprosessissa. Hakemus kohta kohdalta KA201 Kysymysten tarkennukset ja esimerkit ovat tarkoitettu auttamaan hakulomakkeen täyttämisessä. Esimerkit ovat selventäviä ja täydentäviä, vastaa aina ensisijaisesti hakemuksen kysymyksiin. Tarkista, että hakulomakkeen yläreunasta löytyy teksti: Call: 2018 KA2 - Cooperation for Innovation and the Exchange of Good Practices KA201 - Strategic Partnerships for school education A. GENERAL INFORMATION B. CONTEXT Programme: Erasmus+ Key Action: Cooperation for innovation and the exchange of good practices Action: Strategic Partnerships Which field is the most impacted?: Strategic Partnerships for school education

3 3 (10) Main objective of the project?: Exchange of Good Practices TAI Innovation Call: 2018 Round: Round 1 Deadline for Submission (dd-mm-yyyy hh:nn:ss - Brussels, Belgium Time): :00:00 Language used to fill in the form: Hankkeen yhteistyökieli, yleensä englanti. Jos muu kuin englanti, käännä sisältökysymykset suomeksi tai ruotsiksi, liitä käännökset lomakkeen kohtaan Annexes. B.1. Project Identification Project Title: Anna hankkeelle kuvaava ja toimiva nimi. Project Title in English: Hankkeen nimi englanniksi. Project Acronym: Lyhyt, helposti muistettava ja käytettävä lyhenne. Project Start Date (dd-mm-yyyy): Valitse päivä kalenterista, joka ilmestyy pienestä nuolesta oikeassa reunassa, kun klikkaat kentän aktiiviseksi. Hankkeen sopimuskausi voi alkaa välillä Erasmus+ kansallinen toimisto suosittaa, että hankekausi alkaa Project Total Duration (Months): hankkeen kesto on kk, valitse alasvetovalikosta. Project End Date (dd-mm-yyyy): Vaihtuu automaattisesti valitun pituuden perusteella. Applicant Organisation Full Legal Name (Latin characters): Täyttyy automaattisesti sen mukaan mitä PIC-koodin tietoihinne on syötetty Participant Portal:ssa. Form hash code: Lomakkeen tunnistenumero tulee automaattisesti tallennusten myötä. B.2. National Agency of the Applicant Organisation Identification: koordinaattorimaan kansallinen toimisto (National Agency). Valitse FI01 (SUOMI / FINLAND), mikäli suomalainen organisaatio toimii koordinaattorina. C. PRIORITIES Valitse horisontaalinen tai sektorikohtainen painopiste (prioriteetti) hankkeelle. Valitse ensimmäisenä hankkeen keskeisin painopistealue. Lisäksi voit halutessasi valita kaksi muuta painopistettä, jotka voivat olla myös muiden sektoreiden prioriteetteja. Perustele miksi valitsitte ko. painopistealueet ja miten ne näkyvät hankkeessa. Huomioi, että valitut painopisteet näkyvät johdonmukaisesti hankkeen taustan, tarpeiden ja tavoitteiden kuvauksissa. Ks. yleinen hakuohje ja ohjelmaopas s. 106 alkaen (horizontal and field-specific priorities). D. PARTICIPATING ORGANISATION(S) D.1. Applicant Organisation (koordinaattori) PIC: Täytä organisaation 9 numeroinen PIC (Personal Identification Code). Check PIC -painike hakee hakijan yhteystiedot harmaisiin kenttiin. Huom. Ne hakijat, jotka käyttävät taustaorganisaation PIC-tunnusta (esim. yliopistojen normaalikoulut ja ammatilliset oppilaitokset ja taiteen perusopetuksen oppilaitokset), merkitsevät oppilaitoksen nimen ja osoitteen kohtaan department. D.1.1. Profile Type of Organisation: Valitse sopivin organisaatio (listaus ei täysin vastaa suomalaista koulujaottelua, mutta valitse sopivin). Esim. School/Institute/Educational centre General education (secondary level). D.1.2. Background and Experience Kuvaa organisaatiota ja sen toimintaympäristöä, ja henkilöstön ja oppijoiden määrä, jos mahdollista. Mitä tietotaitoa organisaatiossa on hankkeen aiheeseen liittyen? Minkälaista erityisosaamista hankkeeseen osallistuvilla avainhenkilöillä on aiheeseen liittyen? Mitä tietotaitoa organisaatiot tuovat hankkeeseen ja mikä on osallistujien rooli? Perustele miksi juuri tämä organisaatio on tarpeellinen hankkeessa. Kysymys taustoittaa hankekumppanien roolia hankkeessa. Mikäli organisaatio on saanut EU-hanketukea kolmen edellisvuoden aikana, merkitse se lomakkeeseen. Jos hakijalla on ollut paljon hankkeita, merkitse keskeisimmät.

4 4 (10) D.1.3. Legal Representative Laillinen edustaja (allekirjoitusoikeuden omaava henkilö organisaatiossa) allekirjoittaa hakemuksen ja liitteen Declaration of Honour. Kirjoita laillisen edustajan osoite, mikäli se ei ole sama kuin oppilaitoksen. D.1.4. Contact Person Hankkeen yhteyshenkilön tiedot: Suomen Erasmus+ kansallinen toimisto on yhteydessä kaikissa hankkeeseen liittyvissä asioissa yhteyshenkilöön. Kirjoita yhteyshenkilön osoite, mikäli se ei ole sama kuin organisaation. Yhteyshenkilöitä voi merkitä 1-3. Jos mahdollista, 2 yhteyshenkilöä olisi hyvä olla. D.2. Partner Organisation Täytetään vastaavasti kuin kohta Applicant Organisation (koordinaattori). Legal Representative: allekirjoitusoikeuden omaava henkilö, joka on sama henkilö, joka allekirjoittaa mandaattikirjeen. Lisää partnereita saa painamalla Add Partner. D.3. Associated partners Jos hankkeella on tukea saavien partnereiden lisäksi muita kumppaneita, kuvaa näitä hankkeen ulkopuolisia yhteistyötahoja. Kuvaa millä tavalla associated partners osallistuvat hankkeeseen, sen toteutukseen, levitykseen jne. E. DESCRIPTION OF THE PROJECT Pyri mahdollisimman selkeään kuvaukseen, jonka perusteella lukija saa heti käsityksen hankkeen perusideasta. Kuvaa hankkeen tavoitteita, taustaa ja tarvetta: miksi haette juuri ko. hanketta, mikä sen tarve on kaikissa hakijaorganisaatioissa, mitä hankkeen tuloksilla tavoitellaan? Mihin kehittämistarpeisiin hanke vastaa (ja miten tarpeet on havaittu onko mahdollisia taustaselvityksiä tehty? Miksi hanke tulee toteuttaa yhteistyössä valittujen kumppanien kanssa? Huomioikaa kaikkien partnereiden lähtötilanne. Mitä uutta hanke tuo osallistuviin organisaatioihin ja mitä aiheeseen liittyvää on tehty aikaisemmin osallistuvissa organisaatioissa? Mikä hankkeessa on uutta verrattuna aikaisempaan/aikaisemmin tehtyyn? Huomioikaa partnereiden erilaiset lähtötilanteet. Mikäli hanke perustuu aiempaan hankkeeseen tai muuhun toimintaan, on erityisen tärkeää kuvata mitä uutta tässä hankkeessa tehdään. Kuvaa partnereiden valintaa ja asiantuntemusta teemaan liittyen. Mitä osaamista partnerit tuovat hankkeeseen? Miten osaaminen tukee hankkeen suunnittelua, toteutusta, lopputulosten hyödyntämistä ja käyttöönottoa? Miten työnjako toteutetaan: kuka tekee mitä ja miksi? Kuvaile miten partneriryhmä hoitaa yhteydenpitoa hankkeen aikana (esim. työskentely-ympäristöt). Kerro miten ja millä menetelmin hankkeen yhteydenpito varmistetaan hankeryhmän välillä, mutta myös hankeryhmän ulkopuolisiin tahoihin ja sidosryhmiin. Kuvaile hankekokouksia ja niiden tarkoitusta hankkeessa sekä niiden aikataulua ja osallistujia. Valitse alasvetovalikosta hankkeen tärkeimmät teemat (topics). Voit valita korkeintaan kolme aluetta. Huomioi, että tekemäsi valinnat ovat linjassa painopisteiden (priorities) kanssa ja ne näkyvät johdonmukaisesti hakemuksessa. Is the partnership specifically aimed at regional cooperation and led by local and/or regional school authorities from different countries? (alasvetovalikko: Yes/No). Kuvaa hankkeessa mukana olevien paikallisten tai alueellisten kouluviranomaisten roolia ja miten nämä organisaatiot auttavat hanketta saavuttamaan sen tavoitteet niin strategisten kuin kestävien vaikutusten näkökulmasta katsottuna. Kuvaa hankkeessa syntyviä tuloksia ja konkreettisia tuotteita. Mikäli hanke kehittää laajempia tuotteita (Intellectual output) tai järjestää levitystilaisuuksia (Multiplier events), kuvataan ne kohdissa G.1. ja G.2.

5 5 (10) Mikäli suunnittelette opettaja/oppilasvaihtoa (myös pitkäkestoiset), perustellaan niiden tarve kohdassa G.3. (Learning/ Teaching /Training Activities). Muutoin kaikki lopputulosten kuvaus kirjoitetaan tähän kohtaan. Kuvaa tuloksia (intangible results), mikä muuttuu hanketyön kautta (osaamisen kehittyminen, toimintatavat jne.), ja mitä konkreettista tuotetaan (tangible results). Miettikää tulosten ja tuotteiden soveltuvuutta kohderyhmälle ja sen tarpeille, mikä uutuusarvo tuloksilla/tuotteilla on, miten kohderyhmiä osallistetaan? Ohjelmaoppaan luvussa Annex II Dissemination and Exploitation of results (s ) kerrotaan tarkemmin mitä tulosten levittämisellä ja hyödyntämisellä tarkoitetaan ja miksi se on tärkeää. E.1. Participants Kuvaa hankkeen osallistujia ja hankkeen kohderyhmiä. Kuvaile mihin toimintoihin ko. henkilöt osallistuvat ja miten. Miten heidät sitoutetaan toimintaan. Osallistuuko hankkeeseen henkilöitä, joiden osallistuminen on olosuhteiden (esim. fyysiset, psyykkiset, sosiaaliset) vuoksi tavallista hankalampaa (alasvetovalikko: Yes/No). Kuinka montaa henkilöä hanketyö koskettaa (myös epäsuorasti), merkitse numero. Kuinka moni osallistuja tarvitsee erityistukea? Kuvaile, millä tavoin näiden henkilöiden osallistumista tuetaan, jotta he voisivat osallistua hankkeen toimintaan täysipainoisesti. F. PREPARATION Kuvaa, mitä valmistelutyötä tehdään ja miten hankkeen toimintaan valmistaudutaan hankkeen aikana. Kuvaa hallinnollisten järjestelyjen lisäksi myös esimerkiksi mahdollisia kartoituksia, materiaalin keräämistä jne. Mikäli hankkeessa on mukana oppilaita/opiskelijoita (Learning/Teaching/Training Activities) kuvaa myös toimintaan valmistautumista, nuorten valintaa, valmennusta, oppimissisältöjä (erityisesti pitkäkestoiset oppilasliikkuvuudet) jne. G. Project Management and Implementation Kuvaa hankkeen hallintokäytäntöjä (sis. budjetti), eli kuka tekee ja mitä tekee. Kuvaa myös partnereiden roolit ja vastuut hankkeen aikana. Kuvaa hankkeen toimintoja ja päävaiheita: mitä menetelmää/iä hankkeen toteutuksessa sovelletaan ja miten työt on järjestetty hankkeessa. Kuvaa tarkemmin myös niitä toimia, joita toteutatte hankehallintoon tarkoitetulla tuella "Project Management and Implementation". Kuvaa yksityiskohtaisemmin hankkeen toimia ja esimerkkejä miten valittuja menetelmiä käytetään. Kuvaa kuinka hankkeen toimintaa ja tulosten saavuttamista arvioidaan. Minkälaiset arviointikäytännöt tukevat parhaiten hankkeen laadun varmistusta, ketkä osallistuvat arviointiin? Huomioi osallistujien resurssit realistisesti. Millä tavoin turvaatte hankkeen toiminnan? Miten varmistatte, että hanke jatkuu myös yllättävissä olosuhteissa? Miten varaudutte ja ennakoitte niitä riskitekijöitä, jotka estävät hankkeen tavoitteisiin pääsyn? Onko yhteisistä pelisäännöistä sovittu, miten vastuuta on jaettu (riskienhallintamekanismit)? Miten hankkeessa mitataan vaikuttavuutta ja arvioidaan tavoitteiden saavuttamista (määrällistä ja laadullista)? Miten todennetaan, että haluttuja vaikutuksia on saatu aikaan? Huomaa, että vaikuttavuutta kysytään erityisesti hakemuksen osassa H. Kuvaa ja perustele hankekokousten (Transnational Project Meetings) tarve. Hankekokouksen minimikestoa ei ole määritelty. Huom. Hakemuksen pakollisena liitteenä on hankeaikataulu (timeline of activities), jonka voi kirjoittaa myös työsuunnitelman muotoon. Hankeaikataulu (työsuunnitelma) on vapaamuotoinen, esimerkkejä: Hakijalle - sivulla. Työsuunnitelma kuvaa hankkeen keskeisimmät toiminnot ja päävaiheet. Siitä käy ilmi hankekokousten lisäksi kokousten välillä tapahtuvat työvaiheet ja tapahtumat. Budjetti rakennetaan työsuunnitelmasta ja toiminnoista käsin. Työsuunnitelmalla perustellaan hankkeen kuluja läpinäkyvästi. Työsuunnitelmaan kannattaa kirjoittaa mm: partnerikokoukset (Transnational Project Meetings), liikkuvuustoiminnot (Learning, Teaching, Training Activities), toimintojen valmisteluun liittyvät työvaiheet, toimintojen välillä tapahtuvat työvaiheet,

6 6 (10) tulosten tekemiseen liittyvät työvaiheet, levityksen keskeiset toimenpiteet, toiminnan arvioinnin ajankohtia sekä työnjakoa partnereiden välillä jne. Kuvaa myös tarvittaessa erilaisten Erasmus+ online-alustojen käyttöä ja hyödyntämistä hankkeessa. G.1. Intellectual Outputs Huom. Kohdasta Intellectual Outputs myönnetty tuki on palkkatukea. Tukea myönnetään vain, jos tuotteet ovat laadultaan ja määrältään huomattavia. Hakemuksessa on osoitettava, että tuotteita voi käyttää ja hyödyntää laajemmin ja että niillä on vaikutusta. Lisää tuotteet (Output identification) taulukkoon (taulukko tulee esille, kun valitsee YES) loogisesti siinä järjestyksessä kuin niitä tehdään. Tuotteet tulevat taulukkoon syöttämisjärjestyksessä, eikä järjestystä voi muuttaa jälkikäteen Output description; Kuvaa konkreettisesti ja yksityiskohtaisesti tuotteen sisältöä: kenelle tuote on tarkoitettu, mihin käyttötarkoitukseen ja missä kohteissa? Mikä on partnereiden vastuu/työnjako tuotteen tekemisessä? Mikäli hankkeessa tehdään useampia tuotteita, kerro miten tämä liittyy kokonaisuuteen ja mikä on tuotteiden suhde. Arvioi tuotteen laajuutta (esim. kuinka monta sivua, opintokokonaisuuksien tuntimäärä jne.). Kerro myös missä formaatissa tuote toteutetaan ja missä se julkaistaan/otetaan käyttöön/markkinoidaan. G.2. Multiplier Events Tulostenlevitystilaisuuksiin voi hakea tukea vain, jos hankkeessa kehitetään tuotteita (intellectual outputs), jotka on mainittu taulukossa G.1. Kuvaa tapahtuman tavoitteita, sisältöä, osallistujia, kohderyhmiä jne. Kuvaa mm. seminaarin valmisteluun, toteutukseen sekä palautteen keräämiseen liittyviä työvaiheita, työnjakoa ja vastuita. G.3. Learning/Teaching/Training Activities (LTT) Mikäli hanke sisältää hankekokousten (Transnational Project Meetings) lisäksi muita liikkuvuuksia, perustellaan niiden tarve tässä. Lisää LTT-toiminnot lomakkeelle niiden loogisessa ja ajallisessa toteutusjärjestyksessä. Toimintojen järjestystä hakulomakkeella ei voi muuttaa niiden luomisen jälkeen. Huom. 100 liikkuvuuden rajoitus/hanke on poistunut, mutta liikkuvuuksien määrän tulee olla realistinen ja suhteessa hankkeen tavoitteisiin. Kuvaa konkreettisesti kunkin aktiviteetin tavoitteita ja sisältöä. Mitä lisäarvoa valitut liikkuvuustoiminnat tuovat hankkeeseen? Miten ne tukevat toimintaa? Miten ne edistävät koulujen välistä yhteistyötä nyt ja tulevaisuudessa? Miksi niitä haetaan? Miten varmistetaan opitun tunnustaminen? Miten osallistuminen huomioidaan? Käytetäänkö jotain eurooppalaisista työkaluista esim. Europassia tai jotain muuta todistusta? Kuvaa myös osallistujien roolia. Huomaa, että liikkuvuus ei voi olla hankkeen pääasiallinen tarkoitus, vaan se tukee hankkeen tavoitteita. Tässä kulukategoriassa haettu liikkuvuustoiminnon ohjelma on kestoltaan vähintään 3 täyttä työpäivää, jonka lisäksi voidaan anoa tukea enintään 2 matkustuspäivälle. Mikäli hankkeessa liikkuu oppilaita pidempiaikaisilla jaksoilla (long-term study mobility of pupils), yli 2kk, kirjoittakaa myös seuraavista asioista: Miten oppilaan ulkomailla suorittamat opinnot suunnitellaan, ja miten ne hyväksytään kotiin palatessa (ns. Opintosopimukset (Learning Agreement)? Miten oppilaat ja isäntäperheet valitaan, miten varmistetaan yhteistyön ja kommunikoinnin sujuvuus vaihdon aikana (koulujen roolien selkeä kuvaus)? Miten kaikki osallistuvat (oppilaat, vanhemmat, isäntäperheet, koulujen opettajat/yhteyshenkilöt) saavat tarvitsemansa tuen? Kannattaa tutustua oppilasliikkuvuusoppaaseen (Guide to Long Term Study Mobility of Pupils in Strategic Partnerships -Key Action 2), joka löytyy Hakijalle -sivulla. Fields: Valitse sopivin Activity type: Valitse sopivin: Blended mobility of school learners (5 vrk 2 kk) Long-term study mobility of pupils (2 12 kk, oppilaat vähintään 14-vuotiaita). Short-term exchanges of groups of pupils (3 vrk 2 kk)

7 7 (10) Short-term joint staff training events (3 vrk 2 kk) - opetus- ja koulutusjaksot henkilöstölle Long-term teaching assignments (opettajille, 2 12 kk) Activity description: Kuvaa jokainen liikkuvuustoiminto esim. ensimmäinen työpaja oppilaille, 4 oppilasta ja 2 opettajaa organisaatioista A, B ja C, lisäksi 10 oppilasta isäntämaana toimivasta D:stä TAI Opettajien koulutus/kurssi aiheesta X osallistujia organisaatioista A ja C. Country of Venue: LTT:n pitopaikka Number of participants: Merkitse muualta matkustavien (=liikkuvuustukea tarvitsevien) kokonaismäärä. Tämä vaikuttaa suoraan budjettiosaan (I.5. Learning, teaching, training events) Number of participants with Special Needs (out of total number of Participants): Täytä numerolla (0, jos ei erityistä tukea tarvitsevia mukana) Accompanying Persons (out of total number of Participants): Oppilasryhmän mukana matkustavien opettajien/aikuisten määrä. Duration (days/months): Lyhytkestoisten vaihtojen minimipituus on 3 vrk varsinaista ohjelmaa. Voitte tarvittaessa lisätä pituuteen matkapäiviä 1-2 riippuen matkojen kestosta. Participating Organisations: Lisää kaikki organisaatiot, jotka osallistuvat ko. liikkuvuustoimintoon. Organisaatiolle ei voi hakea tukea hakemuksen budjettiosiossa, mikäli sitä ei ole kirjattu tässä kohtaa hakemusta. Liikkuvuuksien tarkoitus on tukea hankkeen päämäärän saavuttamista. Toteutettavat liikkuvuusjaksot voivat siis olla eri organisaatioiden kohdalla erilaisia, hankkeen tavoitteiden mukaisesti. H. FOLLOW-UP H.1. Impact Kenen toimintaan suunnitelluilla tuloksilla tai tuotteilla on vaikutusta? Kuvaa hankkeen vaikuttavuutta ja vaikutuksia konkreettisesti, huomioi kaikki partneriorganisaatiot ja muut sidosryhmät. Kuvaa millä tasolla hankkeen vaikuttavuus näkyy? Mitkä ovat hankkeen kannalta keskeiset tahot, joihin pyritään vaikuttamaan? Miten tiedätte, että hankkeen tavoitteet on onnistuttu saavuttamaan? Miten vaikuttavuutta aiotaan mitata? Pohdi konkreettisia keinoja, joilla hankkeen tavoitteisiin päästään ja niissä onnistutaan. Vaikutusten käsite on moniulotteinen; vaikutukset yksilöön ja yhteisöön, lyhyt- ja pitkäkestoiset vaikutukset jne. Jokainen hakija perustelee ja pohtii vaikutuksia oman hankeideansa lähtökohdista. H.2. Dissemination and Use of Projects' Results Dissemination = levitys. Use of Projects Results = tulosten hyödyntäminen. Kenelle tuloksista kerrotaan omassa (osallistuvissa) organisaatiossa ja sen (niiden) ulkopuolella? Kuvaa keskeisimmät kohderyhmät ja perustele miksi juuri ko. ryhmät. Levitystoiminnan vastuuttaminen partnereiden kesken? Partnereiden osaaminen ja resurssit? Miten tulokset ja tuotteet ovat saatavilla? Miettikää myös toimenpiteiden aikataulua: hankkeen alussa, aikana ja päätyttyä? Kuvailkaa markkinointisuunnitelmaa, millä varmistetaan, että kohderyhmät löytävät tiedon? Mitkä ovat konkreettiset levitystoimenpiteet ja -kanavat? Erasmus+ -ohjelmassa tuotettujen tuotteiden tulee olla vapaasti saatavissa. Kuvaa miten ja mistä hankkeen tuotteet/tuotokset ovat saatavilla. Jos saatavuudessa on rajoituksia, perustele miksi näin on. Kuvaa miten varmistetaan, että projektin tulokset pysyvät käytettävissä ja niitä käytetään. H.3. Sustainability Mitkä hankkeen toiminnoista ja tuloksista jäävät käyttöön rahoituskauden päätyttyä? Millä toimenpiteillä varmistetaan, että ylläpito on mahdollista? I. BUDGET Suunnitelkaa budjetti realistisesti ja suhteessa hankkeen tavoitteisiin ja toimintaan. Kustannus-hyötysuhteen pitää olla järkevä, hakemuksesta pitää käydä ilmi miksi ja mihin rahaa tarvitaan. Ole tarkka, että kaikki

8 8 (10) olennainen on budjetoitu hakemuksessa. Hakemusta ja budjettia ei voi muuttaa hakuajan päättymisen jälkeen. Tarkat tukisummat ohjelmaoppaassa alkaen s I.1. Project Management and Implementation Lomakkeen budjettiosa laskee automaattisesti hankkeen hallinto- ja toteutustuen hakulomakkeella määritettyjen hankkeen pituuden sekä koordinaattori- ja partneritietojen perusteella. I.2. Transnational Project Meetings Taulukkoon merkitään kaikkiin hankekokouksiin osallistuvien henkilöiden määrä per organisaatio. Tarkista organisaatioiden etäisyydet välimatkalaskimella (Distance Calculator). Lyhyet ( km) ja pitkät (yli 2000 km) matkat kirjataan eri riveille. I.3. Intellectual Outputs Tukea voi hakea vain, jos kohdassa G.1. on kuvattu hankkeessa tehtävä lopputuote. Arvioi lopputuotteen tekemiseksi vaadittava työaika päivissä ja valitse työntekijäkategorioista sopiva kategoria, palkkio määräytyy henkilön omassa organisaatiossa olevan tehtävän mukaan (käytännössä suurin osa kategorioihin teacher/researcher tai technician ). Hae kaikille organisaatioille tukea työsuunnitelman mukaisesti. I.4. Multiplier Events Tukea voi hakea vain, jos kohdassa G.2. on kuvattu levitystapahtumia, joilla lopputuotetta markkinoidaan laajemmalle yleisölle. Hae tukea sille organisaatiolle, joka on vastuussa levitystilaisuuden järjestämisestä. Tukea haetaan vain partneriryhmän ulkopuolisille osallistujille, syötä ulkopuolisten osallistujien määrä. Tuella voi kattaa tilaisuudesta aiheutuvia kuluja. Tuki 100 /osallistuja järjestäjämaasta oleville ja 200 /osallistuja muusta maasta. Syötä taulukkoon tarvittaessa 0 (nolla), kenttiä ei saa jättää tyhjäksi. I.5. Learning/Teaching/Training Activities Voi hakea vain, jos kohdassa G.3. on yksilöity Learning/Teaching/Training Activities -toimintaa. I.5.1. Travel Matkatuki. Taulukkoon merkitään kaikkien hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden matkat Learning/Teaching/Training Activities -toimintaan. Tarkista organisaatioiden etäisyydet välimatkalaskimella. Kaikki eri pituiset matkat (Distance Band) kirjataan eri riveille. Varmista, että tukea haetaan samalle määrälle henkilöitä ja organisaatiota, joille liikkuvuuksia on suunniteltu osassa G.3. I.5.2. Individual Support Oleskelutuki. Taulukkoon merkitään kaikkien hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden yksilökohtainen tuki Learning/Teaching/Trainging Activities -toimintaan. Valitse alasvetovalikosta sopiva toiminta (Activity No.; tulee kohdasta G.3.). Varmista, että tukea haetaan samalle määrälle henkilöitä ja organisaatiota, kuin liikkuvuuksia on suunniteltu osassa G.3. I.5.3. Linguistic Support Jos hankkeeseen kuuluu pitkäaikaisia vaihtoja (yli 2kk), voi niiden osallistujille hakea tukea kohdekielen opiskeluun. Tuki on 150 /osallistuja. I.5.4. Exceptional Costs for Expensive Travel Tuki kalliiden matkojen poikkeuksellisiin kustannuksiin. Hae vain jompaakumpaa: välimatkalaskurin mukaista yksikkökustannuksiin perustuvaa matkatukea TAI korotettua matkatukea. Korotettua tukea voidaan myöntää, jos hakija pystyy perustelemaan, että välimatkalaskurin mukainen korvaus ei kata vähintään 70 % osallistujan matkakuluista. Ohjelmatuki kattaa 80 % todellisista kuluista. Perustele tuen tarve yksityiskohtaisesti kohtaan Purpose and description of Costs: 1. Matkareitin kuvaus 2. Välimatkalaskurin km-määrä 3. Matkakulujen eritelty kustannusarvio (esim. matkatoimiston kustannusarvio kuluista). Hakemuksen perusteluissa ja loppuraportin kulujen todentamissa noudatetaan hakijaorganisaation matkakorvaussääntöjä. Matkat toteutetaan taloudellisimmalla tavalla. Syötä kenttään 80 % kustannuksista. Huomaa että loppu pitää budjetoida

9 9 (10) organisaation omarahoituksesta. Tästä kululuokasta haettu tuki raportoidaan todellisten kulujen mukaan (raportoinnissa kuitit, tositteet, matkalaskut, osallistumistodistukset). I.6. Special Needs Jos hankkeeseen osallistuu henkilöitä, jotka tarvitsevat erityistä tukea osallistumiseen, tässä budjettikohdassa arvioidaan heidän osallistumisestaan aiheutuvat normaalin tuen (yksikkökustannukset) ylittävät kulut. Valitse alasvetovalikosta organisaatio, josta erityistä tukea tarvitsevat osallistujat tulevat. Kuvaa millaista erityistä kulua aiheuttavaa tukea osallistujat tarvitsevat. Kerro, mihin toimintoihin kustannukset liittyvät ja arvioi haettavan erityistuen määrä perustuen arvioon todellisista ylimääräisistä kuluista. Tästä kululuokasta haettu tuki raportoidaan todellisten kulujen mukaan. I.7. Exceptional Costs Tässä kohdassa voi hakea muita erityisiä kuluja hankkeessa. Erityisiä kuluja voivat olla esim. alihankintana toteutettava ulkoinen arvioija tai muu asiantuntijatyö (ostetaan muualta kuin hankkeessa mukana olevilta organisaatioilta) tai tavaroiden ja palveluiden hankinnasta johtuvat kulut. Tukea voi hakea korkeintaan 75 % todellisista kustannuksista ja korkeintaan (Grant requested = haettu tukisumma eli 75 % todellisesta hankintahinnasta, huomioi ALV:n vaikutus). Laitteet eivät voi olla tavanomaisia ja osallistujien yleensä käyttämiä laitteita. Kuvaa kulut tarkasti, jotta niiden tarve voidaan arvioida. Tästä kululuokasta haettu tuki raportoidaan todellisten kulujen mukaan. J. PROJECT SUMMARY Tiivistelmä hankkeesta, panosta tähän! Tiivistelmän perusteella lukijan pitää saada selkeä käsitys ja kokonaiskuva siitä, mitä hankkeessa tehdään, tavoitellaan ja mitkä ovat odotetut vaikutukset. Käytä tarvittaessa väliotsikoita. Hyväksyttyjen hankkeiden tiivistelmiä käytetään tiedotuksessa ja ne julkaistaan Erasmus+ -hanketietokannassa. Tiivistelmä kirjoitetaan hankkeen yhteistyökielellä ja englanniksi (mikäli yhteistyökieli on muu kuin englanti). J.1. Summary of participating organisations Täyttyy automaattisesti PIC-koodien perusteella. Tarkista vielä osallistuvat organisaatiot. J.2. Budget Summary Täyttyy automaattisesti budjetissa syötettyjen tietojen perusteella. J.2.1. Project Total Grant Grant Calculated: Hakulomake laskee automaattisesti kokonaistuen. K. CHECKLIST Tarkista, että listan jokainen kohta on kunnossa ennen hakemuksen lähettämistä. L. DATA PROTECTION NOTICE M. DECLARATION OF HONOUR Hankehakemuksen allekirjoittaa koordinoivan organisaation allekirjoitusoikeudellinen henkilö (esim. rehtori, johtaja tai vastaava). 1. Tulosta Declaration of Honour -vakuus, painikkeesta Print Declaration of Honour 2. Allekirjoitusoikeuden omaavaa henkilö allekirjoittaa dokumentin. Huom. Allekirjoittajan on oltava sama henkilö kuin hakemuksen kohdassa Applicant Legal Representative. 3. Skannaa allekirjoitettu Declaration of Honour tietokoneelle ja liitä se osaksi hakemusta. 4. Lataa Declaration of Honour hakulomakkeelle kohdassa Annexes painamalla Add -painiketta ja valitsemalla tallennettu Declaration of Honour tietokoneen kansiorakenteesta.

10 10 (10) N. ANNEXES Hankehakemuksen pakollisia liitteitä ovat: 1. Declaration of Honour 2. Mandates; mandaattikirjeet. Hakemukseen tulee liittää mandaattikirje jokaiselta osallistuvalta organisaatiolta. Mikäli mandaatteja on useita, liitä ja skannaa ne yhdeksi tiedostoksi. Mallipohjat löytyvät Hakijalle -sivulta. 3. Timeline for project activities. Hankeaikataulu on vapaamuotoinen ja sen voi kirjoittaa myös työsuunnitelman muotoon. Malleja Erasmus+ -verkkosivuilla. O. SUBMISSION Validoi hakemus Validate -painikkeella, muutoin et voi lähettää (Submit) hakemusta. Lomake ilmoittaa missä hakemuksen kohdassa on teknisiä puutteita. Lähettäminen vaatii internetyhteyden. Lähetä viimeisin versio hakemuksesta määräaikaan mennessä ( klo 12 CET, klo 13 Suomen aikaa). Mikäli lähetys epäonnistuu teknisistä syistä (esim. tietokanta kaatunut), katso ohjeet kohdasta O.3. Hakuajan päättymisen jälkeen hakijoille lähetetään sähköpostitse vastaanottovahvistus Contact Person - kohdassa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen (n. 2 vk hakuajan päättymisen jälkeen). Hakemuksen tulee täyttää muodolliset kriteerit, jotta se etenee laadulliseen arviointiin. Mikäli lähetät (Submit) hakemuksen useita kertoja, viimeinen tietokannassa oleva hakemusversio arvioidaan. Lähetettyyn hakulomakkeeseen ilmestyy teksti: This form has been submitted: aika). O.1. Data Validation O.2. Standard Submission Procedure Lähetä hakemus sähköisesti painamalla Submit Online -painiketta, tarkista että käytössäsi on internet-yhteys. Hakemus on tallennettu tietokantaan onnistuneesti (=lähetetty), kun lomakkeeseen ilmestyy teksti This form has been submitted. Lähetyksen jälkeen näet ajan, jolloin hakemus on kirjautunut tietokantaan. O.3. Alternative Submission Procedure Mikäli sähköisen hakemuksen jättäminen ei hakujärjestelmän teknisen vian vuoksi onnistu määräaikaan mennessä, lähetä tallennettu ja validoitu hakemus sähköpostin liitetiedostona osoitteeseen comenius(a)oph.fi viimeistään 2 tuntia hakuajan päättymisen jälkeen. Hakulomakkeessa pitää olla merkintä (tulee automaattisesti lomakkeeseen, jos hakemuksen lähettäminen epäonnistuu), että lomaketta on yritetty lähettää (submit) ennen hakuajan päättymistä. Älä tallenna/lähetä hakulomaketta sähköisen hakujärjestelmän kautta hakuajan päättymisen jälkeen ( klo Suomen aikaa). Submission summary kertoo, jos hakulomakkeen lähetys on epäonnistunut. Tarkempi ohjeistus teknisessä täyttöohjeessa (Erasmus+ Technical guidelines for completing application e-forms) osoitteessa: O.4. Submission Summary Tärkeää tietoa kansalliselle toimistolle hakuprosessissa. Tämä kenttä kertoo, onko hakemus lähetetty onnistuneesti tietokantaan. Hakulomakkeen kohdassa "Submission Summary" näkyvän aikaleiman tulee olla ennen hakuajan päättymistä. O.5. Form Printing Tallenna hakulomake omalle koneelle ja lähetä se tiedoksi myös partnereille. Voit myös tulostaa hakemuksen print form -napista.