TALOUS KONSERNIJOHTO ELINKEINOPALVELUT HALLINTOPALVELUT Luottamushenkilökoulutus 7.3.2013
KOULUTUKSEN SISÄLTÖ 17:00 Kaupunginjohtajan avaussanat 17:05 Talous I kaupunginjohtaja Harri Virta Kuntalain taloussäännökset Talousarvioprosessi Kaarinassa 17:30 Talous II laskentapäällikkö Merja Uuttu Tilinpäätös ja tuloslaskelma - mistä luvut kertovat 18:00 Tauko 18:10 Hallintopalvelut ja konsernijohto Yleisesittely ja taloushallinto hallintojohtaja Päivi Antola Henkilöstöhallinto henkilöstöjohtaja Sinikka Valtonen Laskentapalvelut laskentapäällikkö Merja Uuttu Kanslia- ja viestintäpalvelut kansliapalvelup. Pirkko Aalto Tietohallinto tietohallintojohtaja Kari Hölsö Konsernijohto ja elinkeinopalvelut kj. Harri Virta ja Kaarinan Kehitys Oy:n tj. Elina Lehtilä 2
HALLINTOPALVELUT KAARINASSA Yleisesittely
Palvelut ja toiminta-ajatus Palvelut Henkilöstöhallinto Kanslia- ja viestintäpalvelut Taloushallinto Laskentapalvelut Tietohallinto Toiminta-ajatus Huolehdimme em. palveluista niin, että johto ja palvelutuotannosta vastaavat yksiköt saavat asiantuntevaa ja luotettavaa palvelua. Palvelemme asiakkaita joustavasti, nopeasti ja laadukkaasti. 4
Henkilöstö vastuualueittain HALLINTOPALVELUT (47,4 htv) Päivi Antola KANSLIA- JA VIESTINTÄ- PALVELUT (12,6 htv) HENKILÖSTÖ- HALLINTO (5 htv) TALOUS- HALLINTO (4 htv) TIETO- HALLINTO (10 htv) LASKENTA- PALVELUT (15,8 htv) Pirkko Aalto Sinikka Valtonen Janne Lavén Kari Hölsö Merja Uuttu Hankintakeskus (3 htv) Jorma Ojala 5
Kulut 5,8 M Laskentapalvelut 1,0 Kanslia- ja viestintä 0,9 Henkilöstöhallinto 1,4 Taloushallinto 1, 2 Tietohallinto 1,3 6
Tuoreet muutokset Laskentapalvelut 1.1.2012 Palkkahallinnon laskenta ja taloushallinnon laskenta yhdistyivät Ruokapalvelut siirtyivät hallintopalveluista ympäristöpalveluihin 1.1.2013 Henkilöstöjohtaja siirtymässä Turkuun 7
HALLINTOPALVELUIDEN TAVOITTEET Strateginen tavoite/ kriittinen menestystekijä Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen / Toimivat työskentelyketjut ja selkeät vastuusuhteet Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen/ Toimiva johtaminen Tavoite Sähköisen kokouskäytännön laajentaminen valtuustoon ja lautakuntiin Johdon ja toimialojen päätöksentekoa tukevat raportit Mittarin tavoitearvo 90 % luottamushenkilöistä sähköisen kokouskäytännön piirissä 30.6.2013 mennessä. Kaupungin sähköpostijärjestelmästä voidaan lähettää salattua sähköpostia 1.9.2013 mennessä. Vuoden 2013 loppuun mennessä on valittu kehittämistapa vuonna 2012 toteutetun tarvekartoituksen ja vaihtoehtojen analysoinnin perusteella. Talousarvioprosessin toimivuus on arvioitu ja prosessia on muutettu arvioinnin tuloksena.
HALLINTOPALVELUIDEN TAVOITTEET/ HEHA Strateginen tavoite ja kriittinen menestystekijä Tavoite Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen/ Toimiva johtaminen Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen/ Toimiva johtaminen Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen/ Toimiva johtaminen Työhyvinvoinnin tukeminen Henkilöstön osallistumisen edistäminen toiminnan kehittämiseen Uudelleensijoitustoimintamallin aktivoiminen Mittarin tavoitearvo Työhyvinvointitutkimus toteutetaan toukokuussa 2013. Sähköinen aloitejärjestelmä jalkautettu kaikille toimialoille. Kaupungissa on uudelleensijoittelutoiminnalla saatu kustannukset ylittävä hyöty Varhe-maksujen muodostumisen ehkäisyllä
Haasteita tälle vuodelle Ruokapalveluiden toimialan vaihto Henkilöstön tukeminen muutoksessa Laskentapalveluiden toiminnan vakiinnuttaminen Laskentapalvelut henkilöstöhallinto taloushallinto Varhaiseläkemaksujen vähentäminen Valtuustokauden vaihtuminen Luottamushenkilöiden perehdyttäminen Paperittoman kokoustyöskentelyn laajentaminen Korkokulujen hallinta ja hillintä Tietohallintojohtaminen Tietohallintoon liittyvät asiat osaksi toimialan muuta johtamista Ohjelmistojen hyödyntäminen edellyttää substanssin tuntemusta -> tuottavuus Seudulliset ratkaisut vs. Kaarinan omat ratkaisut 10
Taloushallinto Kaarinassa TALOUSJOHTAJA Janne Lavén HANKINTAPÄÄLLIKKÖ Jorma Ojala TOIMISTOSIHTEERI Sari Vuori VARASTONHOITAJA Liisa Sinkkonen
Taloushallinnon tehtävät Talousarvioprosessin johtaminen ja kehittäminen Talousarvion noudattamisen valvonta, talousseuranta ja talousennusteet Kaupungin rahoitus Konsernin tulosseuranta ja konserniohjeen noudattamisen valvonta Kaupungin sisäisen valvonnan kehittäminen Kaupungin keskitetyt hankinnat Terveyskeskuksen varasto 12
Talousarvio 2013 - kulut Rahoitus- ja taloussuunnittelu 110.000 Verotus 830.000 Hankintakeskus 230.000 YHTEENSÄ 1.170.000 13
HENKILÖSTÖTOIMI
HENKILÖSTÖHALLINNON TOIMINTA-AJATUS Henkilöstöhallinnon tehtävänä on ohjata ja kehittää sekä henkilöstöresurssien suunnittelua että henkilöstöpolitiikkaa niin, että Kaarinan kaupungin palvelutarjonnasta vastaa osaava, sitoutunut sekä työ- ja uudistumiskykyinen henkilöstö.
HENKILÖSTÖHALLINTO KAARINASSA HENKILÖSTÖJOHTAJA Sinikka Valtonen HENKILÖSTÖSIHTEERI Teija Pässilä TOIMISTOSIHTEERI Anne Rostedt TYÖHYVINVOINTIPÄÄLLIKKÖ Pirkko Lehtonen
Heha:n tehtävät tarkemmin Henkilöstöstrategian laadinnan koordinointi ja toteutus Henkilöstön kehittäminen Henkilöstöpolittiikan suunnittelu ja toteutus strategian puitteissa Palkitsemijärjestelmien kehittäminen Sopimusneuvottelut: palkkaus sekä soveltaminen Henkilöstöä koskevat ohjeet Eläkeasiamiestoiminta Yt-toiminnan koordinointi ja valvominen: yhteistoimintaelin on Kehry
HeHa:n tehtävät jatkuu Raportointi ja seuranta Ohjaus, neuvonta, selvittely (esim. päihde- ja työpaikkakiusaamistapaukset) Työsuojelu Uudelleensijoittelu TYKY Työsuhdeneuvonta ja -valvonta TTH:n tilaaja ja sopimusneuvottelija Kesätyöläiset Sidosryhmäyhteistyö: KT, ympäristökunnat, oppilaitokset jne
HENKILÖSTÖLAUTAKUNNAN TEHTÄVÄT JA ASEMA Henkilöstölautakunta päättää 1. Yleisperiaatteista henkilöstön palkkaukselle sekä muille henkilöstöä koskeville asioille 2. Paikallisen sopimuksen tekemisestä kunnallisen pääsopimuksen ja valtakunnallisten virka- ja työehtosopimusten sallimissa rajoissa 3. Työnantajapoliittisista linjauksista valtuuston hyväksymän henkilöstöstrategian pohjalta
Henkilöstölautakunnan tehtävät jatkuu 4. Hyväksyä taloussuunnitelmaesityksen sekä hyväksyä henkilöstölautakunnalle myönnettyjen määrärahojen käyttösuunnitelmat 5. Osaltaan investointiesityksestä ja niiden kiireellisyysjärjestyksestä Lautakunta voi siirtää ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle
Henkilöstölautakunta on työnantajan edustaja järjestöjen pääluottamusmiehet ovat henkilökunnan edustajia!
TOIVEITA LUOTTAMUSHENKILÖILLE Hyviä ajatuksia ja ideoita toivotaan myös luottamushenkilöiltä: vaikka ajatukset eivät realisoituisi heti, on tuoreiden näkökulmien saaminen arvokasta kehitystyölle. Juttelemaan saa tulla muutenkin, vaikka ei konkreettista ehdotusta olisikaan Muistakaa, että virkamiehetkin ovat ihmisiä: teemme taatusti parhaamme, vaikka joskus metsään menisikin sitten korjataan
Laskentapalvelut Yksikön toiminta alkoi 1.1.2012 Laskentapäällikkö Merja Uuttu
Laskentapalvelut Tehtävät ja vastuualueet Palkanlaskenta/palkkatiimi 8 palkkasihteeriä (7,6 htv) sovellettavia virka- ja työehtosopimuksia on viisi (KVTES, OVTES, LS, TS, TTS) palkansaajia n.1800 palkanlaskennan lisäksi palkkasihteerit neuvovat esimiehiä mm. työaika-, palkkaus- ja vuosiloma-asioissa sekä antavat eläkeneuvontaa ja tekevät eläkehakemuksia 24
Laskentapalvelut Kirjanpitotiimi 8 henkilöä (7,2htv) Päävastualueet ovat: kirjanpito ja raportointi käyttöomaisuuskirjanpito ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra osa myyntilaskutuksesta (yleislaskutus) myyntireskontra perintä maksuliikenteen hoito ohjeet ja sisäinen opastus/koulutus 25
Laskentapalvelut laskentapalveluissa tehdään myös kaupungin tilinpäätös konsernilaskenta ja -tilinpäätös talousarvion laadintaan liittyvät laskelmat sekä sisäisten erien ja henkilöstömenojen tallennukset viralliset vuositilastot sisäistä raportointia ja sen kehittämistä 26
Laskentapalvelut Tärkeä osa laskentapalvelujen toiminnassa on hyvä yhteistyö henkilöstöhallinnon ja palkkatiimin välillä (sopimusten soveltaminen) taloushallinnon ja kirjanpitotiimin välillä (raporttien analysointi, tilinpäätös- ja talousarvioprosessien toiminta) laskentapalvelujen ja kaikkien toimialojen välillä (toimialoilla tarvittavan tiedon tuottaminen ja raportoinnin kehittäminen sekä sisäinen koulutus tarvittaessa) 27
Kanslia- ja viestintäpalvelut Luottamushenkilökoulutus 7.3.2013
Kanslia- ja viestintäpalveluiden keskeisimmät tehtävät Kaupunginvaltuuston ja -hallituksen kokous- ja asiakirjahallinto (esityslistat ja pöytäkirjat) Kaupungin ulkoinen ja sisäinen viestintä, viestinnän kehittäminen Konsernijohdon sihteerityö Kaupungin keskusarkistopalvelut; ohjaus ja valvonta Asiakaspalvelu yhteispalvelupisteissä Kaupungin postipalvelut Vakuutusasiat Keskusvaalilautakunnan tehtävät 29
Henkilöstö Asiakirjahallinnon ja sihteerityön tiimissä työskentelevät Tiedottaja Verkkotoimittaja ½ Toimistosihteeri 1/2 Hallintosihteeri Arkistosihteeri Johdon sihteeri Asiakaspalvelutiimissä (Kaarinan virastotalolla ja Piikkiön kirjastossa) Palveluneuvojat (4) Lisäksi yksi palveluneuvoja puoliksi Piikkiön kirjaston kanssa Toimistosihteeri 30
Viestintä- ja markkinointistrategian toteuttaminen vuosina 2013-2014 Painopisteet ja kehittämiskohteet: Vuorovaikutteisen palautekulttuurin kehittäminen Muutosviestinnän kehittäminen Mediaviestinnän lisääminen Yhteispalvelupisteiden viestintäroolin täsmentäminen Verkkosisällöntuottajien osaamisen kehittäminen 31
Yhteispalvelupisteiden palvelutarjonta Yhteispalvelusopimukset Kela, verovirasto ja matkahuolto Yhteistyötä yhdistysten ja teatterien kanssa Kaupungin omiin palveluihin liittyvä laajaalainen asiakaspalvelu (yhden luukun periaate) Matkailuinfo; kansainvälinen vihreä I-kilpi 32
Tulevaisuuden näkymät ja haasteet Viestinnän merkityksen korostuminen Sähköisen kokouskäytännön eteneminen Yhteispalvelussa tapahtuu Seppälän tiloihin valmistuva useiden toimijoiden yhteispalvelu; mukaan tulossa Te-toimisto, Kela, vammaispalvelut, ikäihmisten neuvola Asiakaspalvelu2014 hankkeen haasteet Sähköisten palveluiden kehittäminen; etäpalvelut Henkilöstön hyvinvointi ja sopeutuminen muutoksiin 33
Kiitos! Antoisaa luottamushenkilötyötä toivottaen Ollaan vuorovaikutuksessa Kanslia- ja viestintäpalvelut 34
Tietohallinto Kari Hölsö, tietohallintojohtaja 7.3.2013
Esityksen sisältö Mitä on tietohallinto ja kenen tehtäviin se liittyy? Tietohallinnollinen toiminta-ajatus Tietohallinnon tehtäväkenttä ja henkilöresurssit Toimintaympäristö lukuina Tietohallintoon/tietotekniikkaan liittyvät kustannukset Kustannukset tietohallinnon palveluina Työasemakohtaisten kustannuksien kehitys Koko kaupungin ICT -kustannukset 36
Tietohallinto-osaaminen / Tietotekniset tuotantopalvelut Tietohallinto-osaaminen Aktiivinen ja osaava tietohallintojohtaminen Osaava muutosjohtaminen järjestelmien käyttöönottojen yhteydessä Käytössä olevan tietotekniikan hyödyntämisen varmistaminen Käyttäjien osaamisen varmistaminen Kuntalaisten sähköisien palveluiden kehittäminen Tietoturva- ja tietosuoja hallinnassa Tietohallinnollinen yhteisymmärrys, yhteistyökyky ja vuorovaikutus Tietotekniset tuotantopalvelut Toimivat sisäiset ict asiakaspalvelut (palvelupyynnöt) Toimivat logistiikkapalvelut (hankinnat-huollot-poistot) Luotettavat tuotantopalvelut (tietoliikenne, palvelimet, tietoturva) Kyky ottaa uusia palveluita tuotantoon (projektointi) Ulkoistettujen palveluiden hallinta Tietohallintostrategia
Kaupungin tietohallinnollinen toiminta-ajatus Kaarinan kaupunki kehittää toimintaansa kaupungin kokonaisstrategian mukaisesti tietotekniikkaa järkevästi hyödyntäen. Tietotekniikan hyödyntämismahdollisuudet ja hyödyntämisedellytykset kyetään arvioimaan myös seudullisesti ja valtakunnallisesti. Toimintaympäristön muuttuessa ja tekniikan kehittyessä, tietoteknistä palvelutuotantotapaa muutetaan tarvittaessa. Tietohallintostrategia 38
Kaupungin Tietohallinnon tehtäväkenttä Kaarinan sisäinen ICT -toiminta Kaarinan ulkoinen ICT -toiminta Kaarinan toimialat -toimialojen omat sisällölliset ICT -asiantuntijat ICT toimialapalvelut (Tietohallinto) -tukee toimialoja tietotekniikan hyödyntämisen kehittämisessä + tietoturva- ja tietosuojapalvelut Keskitetty ICT tuotantopalvelu (Tietohallinto) Tietohallintojohtaja -vastuu keskitetyistä tuotantopalveluista -tietoliikenneverkot -palvelimet -sovelluksien toiminta Keskitetty ICT asiakaspalvelu (Tietohallinto) -vastaa palvelupyyntöjärjestelmän toimivuudesta -vastaa hajautetun kaluston hallintaprosesseista (työasemat +tulostimet puhelimet jne.) -vastaa koulutuksien koordinoinnista Turun seudun kunnat -seudullinen ICT-strategia -seudun kokonaisarkkitehtuuri -kuntien väliset yhteistyöhankkeet V-S sairaanhoitopiiri -V-S terv.huollon IT-neuvottelukunta -terveydenhuollon kohdearkkitehtuuri -terveyskeskusyhteistyö JulkICT (valtakunnallinen) -viitearkkitehtuurit, asetukset Tiera (kuntien omistama) -omistusohjaus -palveluiden hankinta
Tietohallinnon toimintakentän laajuus (syksy 2012) 2187 työasemaa (hallinto 887, oppilas 1300) 1264 puhelinta (mobiili 974, kiinteä 290 kpl) Noin 100 erilaista toimialasovellusta Noin 7 000 palvelupyyntöä vuodessa (HelpDesk) 40
Tietohallintoyksikköön budjetoidut ICT-kustannukset n. 1 285 eur/v 41
Työasemapalveluiden kustannuskehitys /työasema (n. 891 t, n. 70% kokonaisbudjetista) 100,0 90,0 92,0 Työasemakohtainen peruskustannus /kk 2004 2013 (10 vuotta) 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 67,5 43,0 71,0 50,6 35,0 69,50 63,00 65,00 44,01 45,33 44,19 30,00 29,50 24,00 60,00 42,30 21,50 64,50 64,50 52,00 52,00 37,18 35,03 39,31 34,78 20,00 20,00 20,00 14,50 Eur/TA(ka.)/kk Eur/Hal_TA/kk Eur/Opp_TA/kk 10,0 0,0 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 42
Kaupungin ICT-kokonaiskustannukset karkeasti Tietohallintoyksikön budjetti 1,3 milj. Toimialasovelluksien ylläpitomaksut 0,5 milj. Vuosittaiset sovellusinvestoinnit 0,25 milj. Työasema/tulostinhakinnat 0,2 milj. Puhelinjärjestelmä ja käyttökulut 0,15 milj. Tulostus- kopiointikulut 0,1 milj Yhteensä vuodessa noin 2,5 milj 43