Valtiontalouden tarkastusvirasto on tehnyt jälkiseurannan viitekohdassa mainitusta tarkastuksesta.

Samankaltaiset tiedostot
JULKISEN HALLINNON TIETOHALLINNON NEUVOTTELUKUNNAN ASIANTUNTIJAJAOSTON ASETTAMINEN

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurijaoston työsuunnitelma 2014

VALTIOVARAINMINISTERIÖ Muistio Liite 2 Julkisen hallinnon ICT-toiminto VM129:00/2015 Neuvotteleva virkamies Heikki Talkkari

Yhteenvetotietoja valtion toiminnan ja ICT:n kehittämisen hankesalkusta

TAPAS - puheenvuoro - TAPAS-päätösseminaari Tommi Oikarinen, VM / JulkICT

JUHTA asetus ja asettaminen. JUHTA Sami Kivivasara, VM JulkICT

JULKISEN HALLINNON TIETOHALLINNON NEUVOTTELUKUNNAN ASETTAMINEN

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri -jaoston (JHKA) viestintäsuunnitelma vuodelle 2014

Kokonaisarkkitehtuuri julkisessa hallinnossa 2016

Tiedonhallintalaki ja JUHTA:n rooli. JUHTA:n kokous Heikki Talkkari / VM

VALTIOVARAINMINISTERIÖ Muistio Liite 1 Julkisen hallinnon ICT-osasto Neuvotteleva virkamies Heikki Talkkari

Paikkatieto-JHS-yhteistyön organisointi. Juhtan ja Patinen uusi yhteistyömalli

Korkeakoululaitoksen tietohallinnon kehittäminen & julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri

JHS-järjestelmä ja avoimet teknologiat. Tommi Karttaavi

TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen

JHS-jaoston toiminta ja tavoitteet. JUHTA:n syysseminaari Kuntatalolla

Tietohallintolain tulokset. Hannele Kerola, Jari Kallela

JHKA-jaosto. 1. Työsuunnitelma: 2015 toimikauden loppu - Esitys: JUHTA hyväksyisi työsuunnitelman 2. Taustamateriaali tilanteesta

JUHTA:n kokonaisarkkitehtuurijaoston asettaminen

MITÄ TIETOHALLINTOLAKI TUO TULLESSAAN? Mikael Kiviniemi Julkisen hallinnon ICT-toiminto

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurijaoston työsuunnitelma /2016

Jälkiseurantaraportti. Jälkiseurannan toteutus Dnro 50/54/ (5) Valtiovarainministeriö

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri

Eduskunnan hallintovaliokunnan kannanotto tietohallintolain vaikutuksiin. JUHTA Sami Kivivasara

Tiedonhallintalaki ja JUHTA:n rooli. JUHTA:n kokous Tommi Oikarinen / VM

Ehdotus JUHTA:n ja jaostojen asettamisesta

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurijaoston työsuunnitelma 2013

Tiedonhallintalaki ja JUHTA:n rooli. JUHTA:n kokous Tommi Oikarinen / VM

JHS 166 JIT ehtojen tietosuojapäivitys

Julkisen hallinnon ICT-linjauksien vaikutukset kuntien ICT-muutoksessa

JHS-järjestelmä ja standardit. Pekka Niemi JHS-projektipäällikkö Valtiovarainministeriö, KuntaIT-yksikkö

JHS-järjestelmä. Tommi Karttaavi

Valtioneuvoston selonteko julkisen talouden suunnitelmasta vuosille , tietojärjestelmät

Tietojärjestelmät muutoksessa: Alueiden ja kuntien sote - kokonaisarkkitehtuurityö

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri

Valtiontalouden tarkastusvirasto on tehnyt jälkiseurannan viitekohdassa mainitusta tarkastuksesta.

Asettamispäätös 1 (5) VM130:02/2015 VM/959/ / Julkinen. JulkICT-osasto

Julkisen hallinnon suositukset. Pekka Niemi JHS-projektipäällikkö Valtiovarainministeriö, JulkICT

Parku-projekti Päivähoidon hallinnon ja asiakasrajapinnan hallinnan prosessien arviointi kuntaliitosnäkökulmasta KAmenetelmää

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri JHKA

VAKAVA Valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun ja kuvaamisen tukiprojekti

Kaikki VTV:n tarkastukset liittyvät riskienhallintaan ja tukevat hyvää hallintoa

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta /2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta

KuntaIT Mikä muuttuu kunnan tietotekniikassa? Terveydenhuollon Atk-päivät Mikkeli Heikki Lunnas

Yhteentoimivuus - kattaa strategisen, lainsäädännnöllisen, organisaatioiden välisen, semanttisen ja teknisen yhteentoimivuuden

Paikkatietoasiain neuvottelukunnan toiminnan itsearviointia. Palautekyselyn tulokset (N=5) Huhtikuu 2016

JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä -päivitys

tukena julkisen hallinnon tietohallinnon ohjaamisessa ja julkisen hallinnon

Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuuri

Sosiaali- ja terveysministeriö

JHS129 Julkisten verkkopalvelujen suunnittelu ja kehittäminen. JHS-jaosto

Yhteiset periaatteet valtionhallinnon merkittävien ICT:n kehittämistä sisältävien hankkeiden raportoinnissa

Valtion tietojärjestelmähankkeiden arviointitoiminnan kehittäminen. Arja Terho

Yhteentoimivuuden kehittämisohjelman ohjausryhmän loppuyhteenveto

Yhteiset periaatteet valtionhallinnon merkittävien ICT:n kehittämistä sisältävien hankkeiden raportoinnissa

Lausunto Ohjausvaikutusten parantamiseksi julkisen hallinnon yhteisten arkkitehtuurilinjausten laatukriteerejä ovat mm:

JHS XXX Luokitusten koontisuositus

SADe-ohjelma tilanne ja eteneminen

Tietotermit tiedonhallintaan Säätytalo

JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Liite 1 Strategian kuvaaminen strategiakartan avulla

Kuntien ICT tuki - suunnitelma - JUHTA Tommi Oikarinen

Tietohallinnon ohjausta koskevan lain toimeenpano Arja Terho

Näkökulmia hallitusohjelmaan, digitalisaatioon ja toimintamme kehittämiseen - Mitä tulisi tehdä ja mitä teemme yhdessä, mikä on TIETOKEKOn ja

Tietohallintolain vaikutus opetuksen ja tieteennäkökulmasta

1. Johtaminen ja riskienhallinta 2. Toiminnan jatkuvuuden hallinta 3. Turvallisuus kehittämisessä 4. Turvallisuuden ylläpito 5. Seuranta ja arviointi

Kieku ohjausmalli ja elinkaaren hallinta. Tomi Hytönen Valtiovarainministeriö Henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosasto

JHS XXX Julkisen hallinnon standardisalkku

Avoimuus ja julkisen hallinnon tietohallinto. Yhteentoimivuutta avoimesti -seminaari Tommi Oikarinen, VM / JulkICT

Asetus valtion yhteisten tieto- ja viestintäteknisten palvelujen järjestämisestä

Kokonaisarkkitehtuurilla tavoitteisiin. Valtio Expo Fennia I, 14:15 14:45 Neuvotteleva virkamies Jari Kallela

ICT muutos kunta- ja palvelurakennemuutoksessa. Selvitysvaiheen tehtävät

Valtioneuvoston asetus lausuntomenettelystä tietohallinnon hankintoja koskevissa asioissa

Kertomusluonnoksesta annetut lausunnot 7/2019 Yleissivistävän koulutuksen opetus- ja oppimisympäristöjen digitalisointi 257/54/2017

Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri

OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖN TOIMIALAN TIETOHALLINNON YHTEISTYÖKOKOUS

Yhteiset periaatteet valtionhallinnon merkittävien ICT:n kehittämistä sisältävien hankkeiden raportoinnissa

VRK yhteisenä tiedonhallintaa ja digitalisaatiota edistävänä toimijana. Juhta, Sami Kivivasara

Valtioneuvoston yleisistunto Talkkari Heikki (143) II Neuvotteleva virkamies p

JUHTA kokous JHS 179 v 2.0 esittely VM

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan

Onnistunut julkinen hankinta? ICT- Hankintafoorumi. Timo Valli Julkisen hallinnon tieto- ja viestintätekninen toiminto

JHS 134 ja 142 päivittäminen sekä JHS 138 kumoaminen

JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO VAKAJA-PROJEKTI. Kohdealueen käsite ja käsittely valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuuriohjauksen

Korkeakoulujen tietohallinto mitä RAKETTI-hankkeen jälkeen

Tarkastuskertomus 184/2009 Valtion talousarvion ulkopuolisten rahastojen ohjaus ja hallinto

Kehmet. Yleisesittely

SOTE KA hallintamallin uudistaminen

JHS 166 (JIT2007) uusiminen

Jälkiseurantaraportti. Jälkiseurannan toteutus Dnro 045/54/ (5) Jakelussa mainitut

Kertomusluonnoksesta annetut lausunnot Digitaalisten asiointipalveluiden kehittäminen ja tuotanto (6/2016) 235/54/2014

Yhteentoimivuus.fi ja julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri. Valtio Expo Baltica, 12:00 12:30 neuvotteleva virkamies Jari Kallela

Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuuri

Valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin tavoitetila

Tuloksellisuustarkastuskertomus Valtion maksupolitiikka 11/2015, annettu

JUHTA asiantuntijajaoston kokous JHS 179 v 2.0 esittely VM

Kokonaisarkkitehtuuri julkisessa hallinnossa. ICT muutostukiseminaari neuvotteleva virkamies Jari Kallela

Hankearvioinnit ja hyötyjen seuranta

JHS XXX Julkisen hallinnon standardisalkku

Kokonaisarkkitehtuurikoulutukset

Tietohallinnon selkeät rakenteet ja vastuut. Pääjohtaja, OTT Tuomas Pöysti/VTV

Transkriptio:

24.1.2018 Dnro 262/54/2013 1 (6) Valtiovarainministeriö Tarkastuskertomus 7/2015 Yhteentoimivuus valtion ICT-sopimuksissa Jälkiseurantaraportti Valtiontalouden tarkastusvirasto on tehnyt jälkiseurannan viitekohdassa mainitusta tarkastuksesta. Jälkiseurantaraportissa selvitetään, mihin toimiin tarkastuskertomuksessa annettujen suositusten ja muiden kannanottojen johdosta on ryhdytty. Raportin tietoja hyödynnetään viraston tarkastustoiminnan suunnittelussa sekä laadittaessa tarkastusviraston vuosikertomusta eduskunnalle. 1 Jälkiseurannan toteutus Jälkiseurannassa selvitetyt asiat perustuivat tarkastusviraston tarkastuskertomuksessa antamiin kannanottoihin ja suosituksiin: Onko valtiovarainministeriön antaman informaatio-ohjauksen laatuongelmia ryhdytty korjaamaan? Onko ryhdytty toimenpiteisiin toiminnan ja tietojärjestelmien kehittämisen lähentämiseksi? Onko ryhdytty toimenpiteisiin sopimushallinnan käytäntöjen yhtenäistämiseksi ja sopimushallintaan sisältyvien riskien pienentämiseksi? Onko muodostunut riittävä ja oikea kokonaiskuva ja ymmärrys julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin sisällöstä ja tietojärjestelmäkokonaisuudesta? Jälkiseuranta toteutettiin suunnitelman mukaisesti lähettämällä selvityspyyntö valtiovarainministeriöön. Valtiovarainministeriö antoi vastauksensa 24.8.2017. Lisäksi jälkiseurantaan liitettiin tarkastusviraston muissa yhteyksissä tekemät aiheeseen liittyvät huomiot. 2 Jälkiseurannan havainnot Tietohallintoon ja -teknologiaan liittyvän informaatio-ohjauksen rakenteita, prosesseja ja välineitä on uudistettu Tarkastuksessa havaittiin, että yhteentoimivuuden edistämisen kannalta keskeiseen kokonaisarkkitehtuurityöhön liittyvä informaatio-ohjaus ei ollut tuolloin riittävän laadukasta. Ohjausta annettiin paljon, mutta ohjeet ja suositukset eivät muodostaneet selkeää kokonaisuutta ja ne olivat osin vaikeaselkoisia. Ohjeiden korjaaminen ja kehittäminen ei perustunut järjestelmällisesti kerättyyn palautteeseen. Jälkiseurannassa havaittiin, että valtiovarainministeriö on ryhtynyt moniin toimiin informaatioohjauksen laatuongelmien korjaamiseksi. Valtiovarainministeriö on muuttanut ohjausrakenteita. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) tehtäviä on täsmennetty ja laajennettu valtioneuvoston asetuksella. 1 Pysyvät jaostot 1 Valtioneuvoston asetus julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnasta annetun valtioneuvoston asetuksen muuttamisesta (18.2.2016/129)

2 (6) on poistettu ja niiden tilalle on asetettu yksi asiantuntijajaosto. 2 Asiantuntijajaoston yhteyteen voidaan tarvittaessa perustaa aihealuekohtaisia työryhmiä, jotka toimivat tietyn aiheen tukena määräajan. Esimerkiksi julkisen hallinnon yhteisen kokonaisarkkitehtuurin (JHKA) työryhmä on tällainen. 3 JHKA-työn asettamispäätöksessä on kiinnitetty huomiota informaatio-ohjauksen yhdenmukaisuuteen toteamalla, että arkkitehtuurilinjaukset, viitearkkitehtuurit, sanastotyö ja muu yhteentoimivuuden informaatio-ohjaus on tarkoituksenmukaista valmistella, käsitellä ja julkaista yhtenäisen prosessin mukaisesti JHS-suositusten ja VAHTI-ohjeiden kanssa. Ohjeiden ja suositusten hajallaan oloa ollaan myös korjaamassa. Valtiovarainministeriön mukaan loppuvuodesta 2017 avattava Yhteinentieto.fi-verkkosivu kokoaa julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) alaiseen toimintaan liittyvät aihealueet yhdelle sivustolle. Sivustolle kootaan mm. JHS-suositukset, JUHTAn, sen alaisen asiantuntijajaoston sekä asiantuntijajaoston alaisten ryhmien kokousmateriaalit sekä kokonaisarkkitehtuuriin liittyvät JHKA-linjaukset ja mahdollisesti kokousmateriaalit. 4 Jo keväällä 2015 järjestettiin ensimmäinen, koko JHS-suosituskantaa koskeva käytettävyys- ja tunnettuuskysely, johon vastasi 49 tahoa. 5 JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä -suositus on päivitetty ja uusi versio julkaistu 5.9.2017. 6 Siinä linjataan, milloin ja miten suosituksia tarkistetaan ja päivitetään. Sen mukaan suositusten käyttäjät voivat kommentoida tehtyjen suositusten sisältöä ja ajantasaisuutta sekä tehdä ehdotuksia päivitysprosessin käynnistämisestä JHS-sihteerille. Asiantuntijaryhmän oma toiminta palautteen keräämiseksi ei ole tässä mallissakaan kovin aktiivista, mutta työtä kehitettäneen edelleen. Valtiovarainministeriön päätöksellä kokonaisarkkitehtuuria ja sen edellyttämiä yhteentoimivuuden kuvauksia koskevasta JHS-suosituksesta voidaan tietohallintolain perusteella tehdä julkisen hallinnon tietohallinnon standardi (JHTS), jonka käyttöön voidaan velvoittaa valtioneuvoston asetuksella. Julkisen hallinnon tietohallinnon standardeista ei ole vielä tehty päätöksiä. Myöskään uusia säädöksiä ei ole toistaiseksi annettu. Valtiovarainministeriössä on ollut syksyllä 2017 kuitenkin valmisteilla tietohallintolaissa tarkoitettuja kuvauksia koskeva asetus, joka sisältäisi tieto-, järjestelmä- ja teknologiaarkkitehtuurin kuvaamisvelvollisuutta tarkentavat säännökset. 7 Valtiovarainministeriön mukaan uusia yhteentoimivuuden ja siihen liittyvän informaatio-ohjauksen välineitä kehitetään Yhteinen tiedon hallinta (YTI) -hankkeessa, joka on osa pääministeri Juha Sipilän hallitusohjelman Digitalisoidaan julkisten palvelut -kärkihanketta. Hankkeen tavoitteena on luoda edellytykset julkisen hallinnon yhtenäiselle tiedon hallinnalle ja vahvistaa tiedon järjestelmällistä ja tavoitteellista määrittelyä ja käsittelyä. Keinoja huomioida toiminnan kehittämisestä vastaavat pohditaan Tarkastuksessa havaittiin, että ICT-hankinnat tehtiin liian erillään toiminnan kehittämisestä, vaikka tietojärjestelmien kehittäminen tulisi nähdä toiminnan kehittämisenä. Tarkastuksessa havaittiin, että tietojärjestelmien nykyinen ohjaus asemoi ne edelleen muusta toiminnasta selvästi irrallaan olevaksi tukitoiminnoksi. Esimerkiksi kokonaisarkkitehtuurityön kannalta oli ongelmallista, että JulkICT-toiminnon informaatio-ohjauksessa painottui tietohallinnon suositusjärjestelmäksi vakiintunut JHS-järjestelmä. Kokonaisarkkitehtuurityön eri osapuolia ei riittävästi huomioitu annetuissa ohjeissa. 2 Valtiovarainministeriön tiedote: JUHTAn toiminta tiivistyy ja tehtävät laajenevat. 18.2.2016. 3 Julkisen hallinnon yhteisen kokonaisarkkitehtuurin (JHKA) työryhmän asettaminen, 23.6.2016; VM130:02/2015; VM/959/00.01.00.01/2016 4 Valtiovarainministeriön ICT-uutiskirje 19.10.2017 5 JHS-suositusten käyttökysely 2015. 30.7.2015 6 JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä. Versio 2.0, 5.9.2017. 7 Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittämislinjaukset. Työryhmän raportti. Valtiovarainministeriön julkaisu 37/2017, s. 76.

3 (6) Jälkiseurannassa havaittiin, että valtiovarainministeriö on jatkanut valmennuksia, joiden tavoitteena on tukea julkisen hallinnon organisaation toiminnan ohjaamista ja kokonaisvaltaista kehittämistä. 8 Valmennusten tavoitteena on lisätä toiminnan kehittämisessä työskentelevien osaamista ja tietämystä kokonaisarkkitehtuurimenetelmästä ja sen hyödyistä. Materiaaleja on muokattu käyttäjien antaman palautteen perusteella, ja ne ovat saatavilla avoindata.fi-portaalin kautta. 9 Informaatio-ohjauksen kohderyhmiä on pohdittu mm. JUHTAn ja sen asiantuntijajaoksen kokouksissa. Sekä JUHTA että sen asiantuntijajaosto ovat kokouksissaan korostaneet ja ohjeistaneet ohjetyötä kohderyhmät paremmin huomioivaksi. Kaikin osin tässä ei ole vielä onnistuttu, vaan esimerkiksi kokonaisarkkitehtuuria koskeva JHS 179 -suositus jäi JUHTAn mielestä perinteiseksi TOGAF-pohjaiseksi 10 tietohallinnon työvälineeksi, joka ei välttämättä tavoita muita kohderyhmiä. 11 Kohderyhmäajattelusta kertoo myös se, että esimerkiksi JUHTAn asiantuntijajaoksessa toivottiin, että JUHTAn viestintäsuunnitelman luonnosta täydennettäisiin erityisesti kohde- ja sidosryhmien osalta ennen kuin se annetaan JUHTAn käsiteltäväksi. Oli käyty myös keskustelua siitä, ketkä hallinnossa kuuluvat kohderyhmiin. 12 Valtiovarainministeriö selvitti kehittämisestä vastaavien tahojen huomiointia myös JHS-valmistelua ohjaavan JHS 136 -suosituksen päivittämisen yhteydessä, mutta osoittautui, että valmisteluprosessin kautta ongelma ei ollut helposti ratkottavissa. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin rakenne ja perusdokumentaatio (JHKA 2.0) uudistettiin vuonna 2017. Rakennetta tiivistettiin, kohdealueista siirryttiin ekosysteemimalliin 13, kuvauksen kieltä selkiytettiin ja toiminnan painopistealueina korostetaan kokonaisarkkitehtuurityön vaikuttavuutta aiemman arkkitehtuurityön perusteiden ja toiminnan käynnistämisen sijaan. Kohdealuemalli perustui hierarkkiseen, ylhäältä alas johdettuun toiminnan tarkentumiseen. Malli ei kuitenkaan soveltunut käytäntöön hyvin, sillä hierarkian sijaan toimijat muodostavat todellisuudessa pikemminkin verkostoja. Vuonna 2016 asetetun uuden JHKA-työryhmän asiantuntijat osallistuivatkin työhön kohdealuejaon asemasta ministeriönsä hallinnonalan, yhteisen palvelun tai kunnan edustajana. 14 JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen -suositusta 15 uudistettiin. Valtiovarainministeriön mukaan kokonaisarkkitehtuurisuosituksen kieliasua on yksinkertaistettu ja rakennetta muutettu vastaamaan taitotasoiltaan ja tavoitteiltaan erilaisten kokonaisarkkitehtuurimenetelmän hyödyntäjien odotuksia. Uudistuksessa kiinnitettiin huomiota myös tietojärjestelmäarkkitehtuuriin, tietojärjestelmiin liittyvän tiedon erilaisiin kuvausmuotoihin sekä tietojärjestelmäkartan ja -salkun rooliin osana kokonaisarkkitehtuurin peruskuvauksia ja kehittämispolkua. JUHTAn asiantuntijajaosto korosti, että JHS 179 -suositukseen liittyvää viestintää olisi syytä miettiä kohderyhmittäin. Todettiin, että esimerkiksi organisaatioiden johdolle suunnatussa viestinnässä sisällön tulisi olla erilaista kuin arkkitehdeille ja kehittäjille kohdistetussa. Samoin todettiin, että viestinnässä tulisi painottaa suosituksen hyötyjä eri rooleista tarkasteltuna. Käyttöönoton ja käytön seurantaan tulisi liittää vaikuttavuusnäkökulma. Asiantuntijajaostossa todettiin myös, että vaikuttavuus pitää huomioida yleisemminkin JUHTAn ja sen asiantuntijajaoston toiminnassa vuoden 2017 aikana. 16 8 Kokonaisarkkitehtuurivalmennus. Valtiovarainministeriön verkkosivu, haettu 27.10.2017. 9 VM:n kokonaisarkkitehtuurikoulutusten materiaalit 2017. Avoindata.fi:n sivusto, haettu 27.10.2017. 10 TOGAF (v. 9.1), The Open Group 11 Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta (JUHTA) 1/2017, 7.2.2017; asiakohta: JHS 179 - Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen 12 Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) asiantuntijajaosto, 16.3.2017 13 JHKA 2.0, Ekosysteemimalli. Määrittely, 0.91, 26.4.2017 14 Julkisen hallinnon yhteisen kokonaisarkkitehtuurin (JHKA) työryhmän asettaminen, 23.6.2016; VM130:02/2015; VM/959/00.01.00.01/2016 15 JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen. Versio 2.0, 7.2.2017 16 Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) asiantuntijajaosto, 20.12.2016, asiakohta JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen, luonnos päivitetyksi suositukseksi

4 (6) Vuonna 2017 julkaistiin teknisenä eritelmänä laadittu JHS 198 Kokonaisarkkitehtuurin peruskuvaukset -suositus 17, joka on samalla JHS 179 -suosituksen soveltamisohje. JHS-järjestelmän teknisten eritelmien tavoitteena on kuvata suosituksen kohde niin yksityiskohtaisesti, että teknisessä eritelmässä annettuihin suosituksiin voidaan viitata esimerkiksi vaatimusmäärittelyssä. Sopimushallinnan käytäntöjä on ohjeistettu uudistetussa hankintakäsikirjassa Tarkastuksessa havaittiin, että ICT-sopimus- ja ohjelmisto-omaisuuden hallinnan kirjavat käytännöt sisälsivät riskejä. Yhtenä heikkoutena oli erityisesti sopimusten keskinäisten suhteiden ja riippuvuuksien tunnistaminen ja hallinta. Lisenssienhallinta ei ollut tehokkaasti järjestetty. Tarkastuksessa havaittiin myös, että sopimushallinnan käytännöt lisäksi henkilösidonnaisia. Jälkiseurannassa havaittiin, että valtiovarainministeriö on selvittänyt sopimushallinnan tilaa valtionhallinnossa. 18 Valtiovarainministeriö on laatinut kuvauksia sopimushallintaan liittyvistä käyttötapauksista sekä selvittänyt vaihtoehtoisia tapoja sopimushallinnan järjestämiseksi siten, että ministeriöllä on selkeä etenemispolku. Valtiovarainministeriön mukaan valtioneuvoston kanslia yhdessä Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin kanssa testaa parhaillaan valtion valitsemaan sähköisen kilpailuttamisjärjestelmään optiona liittyvää sopimustenhallintajärjestelmää. Valtion hankintakäsikirja päivitettiin vastaamaan 1.1.2017 voimaan tullutta uutta hankintalakia. Käsikirja julkaistiin kokonaisuudessaan 20.6.2017. 19 Valtion hankintakäsikirjan uudistamisen yhteydessä huomiota kiinnitettiin myös sopimushallintaan. Siinä yhteydessä annettiin virastoille ohjeita ja suosituksia siitä mitä asioita valtion yksiköiden on sopimushallinnassaan huomioitava sekä annettiin toimintaohjeita. Päivitetyn hankintakäsikirjan 6. luku, joka käsittelee sopimusten elinkaarenhallintaa ja laskujen käsittelyä, on merkittävä parannus hankintakäsikirjan edelliseen versioon, jossa aihetta oli käsitelty varsin kevyesti. Valtiovarainministeriö toi esille jälkiseurannassa myös sen, että Palkeet on hankkimassa valtion virastojen ja laitosten käyttöön uutta laskujen käsittelyn ja tilaamisen ratkaisua. Ministeriön mukaan kyseinen uusi ratkaisu ja sen tukemat yhtenäiset käytännöt parantavat merkittävästi valtion hankintasopimuksien riskienhallintaa. Uusi laskun käsittelyn ja tilaamisen ratkaisu otetaan käyttöön kaikissa valtion virastoissa ja laitoksissa vuoden 2019 loppuun mennessä. Välineitä kokonaiskuvan muodostamiseen kehitetään edelleen Tarkastuksessa havaittiin, että ministeriöillä ei ollut yhteentoimivuuden ohjauksessa tarvittavaa kokonaiskuvaa. Kohdealuekohtainen arkkitehtuurityö oli monilta osiltaan kesken. Hankesalkun tiedot eivät puolestaan olleet riittävän luotettavia tai vertailukelpoisia, sillä ratkaisu nojasi tietojen manuaaliseen käsittelyyn ja käytetyt käsitteet olivat monilta osiltaan tulkinnanvaraisia. Tiedot eivät välttämättä olleet myöskään kattavia, vaan eri ministeriöt olivat ottaneet hankesalkun käyttöönsä vaihtelevalla laajuudella. Koska hankesalkkujärjestelmä sisälsi tietoja ainoastaan hankkeista, se ei auttanut muodostamaan kuvaa siitä, mitä tietojärjestelmiä valtio omistaa tai käyttää, millaisin ehdoin ja mikä tehtyjen hankintojen arvo on. Kokonaisnäkemys tietojärjestelmäkokonaisuudesta ja niihin liittyvistä sopimuksista puuttui. 17 JHS 198 Kokonaisarkkitehtuurin peruskuvaukset. Versio 1.0, 5.9.2017 18 Hankintatoimen kehittämishankkeen loppuraportti: Tulokset ja toimenpide-ehdotukset. Valtiovarainministeriön julkaisu 6/2016, Hallintopolitiikka., erityisesti ss. 41 42. 19 Valtion hankintakäsikirja 2017. Valtiovarainministeriön julkaisu 29/2017, Hallintopolitiikka.

5 (6) Heti tarkastuksen valmistumisen jälkeen valtiovarainministeriö päivitti hankesalkkua koskevia ohjeita täsmentäen päättyneiden hankkeiden hyötyjen jälkiseurantaa sekä ohjeen soveltamisalaa nykyisin olemassa olevan käytännön mukaiseksi. 20 Valtiovarainministeriö on kilpailuttanut keväällä 2017 valtion uuden hankesalkkuratkaisun ja valinnut Solenovo Oy:n uudeksi toimittajaksi. Hankesalkkuun liittyvistä käyttöpalveluista on tehty sopimus Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin kanssa. Valtiovarainministeriön mukaan uuden hankesalkun kehitystyö, käyttöönotot ja migraatio ovat kesken. Tarkoitus on rakentaa liittymä mm. Kiekuun, jotta talous- ja henkilöstötietoja voidaan suoraan siirtää hankesalkkuun. Valtiovarainministeriön mukaan hankesalkkujärjestelmään on jo aiemmin tehty muutos, joka mahdollistaa tietojen katselun yli hallinnonala- ja virastorajojen. Hankesalkun yhteenveto käsitellään tietohallinnon kehittämis- ja koordinaatioryhmässä (TIETOKEKO) sekä tarvittaessa kansliapäällikkökokouksessa. Hankesalkun on suunniteltu olevan jatkossakin keskeinen väline julkisten palveluiden uudistamishankkeita ja digitalisaation investointeja koskevassa raportoinnissa. Vuonna 2016 JUHTAn kokouksessa tuotiin esille, että arkkitehtuurityötä tulisi peilata myös sovelluskarttaan. Tällöin todettiin, että arkkitehtuurimalli ei kuitenkaan velvoita tekemään sovellusmuutoksia, joten jatkossa olisi syytä kiinnittää asiaan huomiota viestinnällisesti. 21 Tällä hetkellä JHKAtyössä korostetaan, että julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin tietojärjestelmänäkökulma ei tarkoita sitä, että mekaanisesti laskettaisin yhteen kaikki eri organisaatioiden tietojärjestelmäpalvelut. Sen sijaan JHKA:n järjestelmätaso sisältää ne julkisen hallinnon yhteiset tietojärjestelmäpalvelut, jotka kannattaa toteuttaa kertaalleen yhtenä, yhteisenä ratkaisuna, jota eri organisaatiot voivat omassa toiminnassaan käyttää ja hyödyntää. 22 JHS 198 Kokonaisarkkitehtuurin peruskuvaukset -suosituksen mukaan tietojärjestelmäsalkku kuuluu kokonaisarkkitehtuurin peruskuvauksiin. 23 Vuonna 2017 käsitellessään JHS 198 -suositusta JUHTA nosti jälleen esille ajatuksen julkisen hallinnon yhteisestä tietojärjestelmäsalkusta. 24 JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelua ja kehittäminen -suosituksen liitteenä on Excel-muotoinen taulukko tietojärjestelmäsalkun muodostamiseksi. 25 Työvälinettä pidettiin tarpeellisena, mutta toivottiin, että jatkossa voitaisiin kehittää esimerkiksi tietokantapohjainen yksinkertainen kuvausväline. Jälkiseurannan perusteella valtiovarainministeriö on ryhtynyt suositusten mukaisiin toimiin usealla osa-alueella. Yhteenvetona voidaan todeta, että 1. valtiovarainministeriö on ryhtynyt toimiin kokonaisarkkitehtuurityötä koskevan informaatioohjauksen laadun parantamiseksi. Aikaa vievä työ on käynnissä. 2. valtiovarainministeriö on ryhtynyt toimiin, jotta yhteentoimivuuden edistämisestä ja kokonaisarkkitehtuurityöstä tulisi koko hallinnon yhteinen asia. Jälkiseurannassa ei kuitenkaan käynyt ilmi, onko valtiovarainministeriö kiinnittänyt riittävästi huomiota osastojensa välisen yhteistyön kehittämiseen. 3. valtiovarainministeriö on aloittanut JHS-järjestelmän uudistamisen. Valtiovarainministeriö on myös ryhtynyt toimiin, jotta suosituksissa huomioitaisiin paremmin myös toiminnan kehittämisestä vastaavien tahojen näkökulma. 20 Yhteiset periaatteet valtionhallinnon merkittävien ICT:n kehittämistä sisältävienhankkeiden raportoinnissa, Ohje, Versio 1.2, 10.12.2015, VM/1393/00.00.00/2014 21 Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta (JUHTA) 6/2016, 14.12.2016; asiakohta Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin tilanne 22 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri. Valtiovarainministeriön verkkosivut, haettu 27.10.2017. 23 JHS 198 Kokonaisarkkitehtuurin peruskuvaukset, versio 1.0, 5.9.2017 24 Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta (JUHTA) 4/2017, 5.9.2017; Asiakohta JHS-suositukset, JHS 198 Kokonaisarkkitehtuurin peruskuvaukset 25 JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kehittäminen. Versio 2.0, 7.2.2017. Liite 5

6 (6) 4. valtiovarainministeriö ei ole kehittänyt erityisen määrätietoisesti jo käyttöön otettua hankesalkkua, vaan kehittämistoimet on siirretty tehtäviksi uuden kilpailutuksen jälkeen. Valtiovarainministeriö on ohjeistanut osana kokonaisarkkitehtuuriohjeistusta virastoja tietojärjestelmäsalkusta, mutta työvälineitä, joilla saataisiin kokonaisnäkemys, ei ole vielä tarjolla. Valtiovarainministeriö on ryhtynyt myös toimiin sopimushallintajärjestelmää koskevan suosituksen suhteen. 5. valtiovarainministeriö on kiinnittänyt ministeriöiden huomiota virastojen ja laitosten sopimushallinnan riskeihin informaatio-ohjauksen keinoin. 3 Yhteenveto ja jatkotoimet Tarkastuksen keskeisenä kysymyksenä oli, hallitaanko valtionhallinnon ICT-sopimuksia ja niiden elinkaaria siten, että niiden avulla voidaan edistää valtion tietojärjestelmien yhteentoimivuutta. Tarkastuksen painopiste oli erityisesti tietojärjestelmähankintojen yhteentoimivuuden edistämiseen liittyvissä ohjaustoimissa. Tarkastuksen suositukset kohdistuivat valtiovarainministeriöön, jonka vastuulla oli sekä valtion tietohallinnon että hankintatoimen kehittämisen yleinen ohjaus. Jälkiseurannan perusteella tarkastuksen suositukset ovat monin osin käynnissä ja osittain jo toteutuneet. Suuntaa voidaan pitää hyvänä. Ministeriön kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota ministeriöiden osastojen välisen yhteistyön kehittämiseen. Tarkastusvirasto jatkaa asian seurantaa osana säännöllistä perusseurantaa ja tarkastussuunnittelua. Tarkastuksen jälkiseurantaa ei ole tarvetta jatkaa. Marko Männikkö ylijohtaja Pirkko Lahdelma johtava tuloksellisuustarkastaja