JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO VAKAJA-PROJEKTI. Kohdealueen käsite ja käsittely valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuuriohjauksen

Transkriptio

1 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO VAKAJA-PROJEKTI Kohdealueen käsite ja käsittely valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuuriohjauksen osana

2 Sisältö 1. Johdanto Kohdealueiden määrittely ja tehtävät Kohdealueiden hallinnan organisointi Kohdealueiden reunaehdot ja rajoitteet Näkökulmia jatkotyölle, kohdealueiden määrittelymalli... 6

3 Johdanto Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuuri kuvaa organisaation muodostaman kokonaisuuden, sen osat, sekä osien väliset suhteet. Arkkitehtuurissa huomioidaan toiminta, tiedot sekä tietojärjestelmät ja kuvataan, miten nämä osiot toimivat yhteen. Yhteisen kokonaisarkkitehtuurin keskeisimpiä tavoitteita on yhteentoimivuus, sekä prosessi-, tieto- että järjestelmätasolla. Tärkeää on myös kustannustehokkuus - päällekkäisten ratkaisuiden sekä näin päällekkäisen hallinta- ja kehittämistyön välttäminen Yhteentoimivuutta tavoitellaan sekä organisaatioettä palvelutasolla, huomioiden myös toimintaprosessit sekä hyödynnettävät tiedot. Julkisen hallinnon arkkitehtuuri koostuu joukosta yhteisiä arkkitehtuureja. Arkkitehtuurit ovat kolmella eri hierarkiatasolla, joista ensimmäinen on yhteinen kokonaisarkkitehtuuri, toinen kohdealuearkkitehtuuri ja kolmas osa-aluearkkitehtuuri. Kokonaisuutta hallitaan kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin avulla. Työn taustalla on Jyväskylän yliopistolta tilattu tutkimus, jonka tavoitteena on luoda kokonaisarkkitehtuurin kohdealueille määritysmalli tai useita vaihtoehtoisia malleja. Kohdealueiden määritysmallin tarkoituksena on luoda näkökulmia ja perusteita, millä eri lähestymistavoilla kohdealueiden määrittelyä, kehittämistä ja hallinnointia voidaan parhaiten toteuttaa. Tämän dokumentin tarkoituksena on antaa lukijalle yhteenveto kokonaisarkkitehtuurin kohdealueiden tämän hetkisestä määrittelystä: tavoitteista ja tehtävistä, hallinnasta, sekä kohdealueiden suhteesta muihin arkkitehtuurin osiin. Tiedot perustuvat avoindata.fi -portaalissa julkaistuihin kokonaisarkkitehtuuria ja sen kohdealueita koskeviin dokumentteihin. Yhteenveto nykyisestä kohdealuemäärittelystä pohjustaa tilaustutkimuksen toista raporttia (kirjallisuuskatsaus), sekä kolmatta raporttia, jossa muodostetaan näkemykset tuleville mahdollisille kohdealueiden määritysmalleille. 2. Kohdealueiden määrittely ja tehtävät Kokonaisarkkitehtuurin kohdealueet on tällä hetkellä määritelty toiminnallisesta näkökulmasta, jolloin toiminnallisesti yhteenkuuluva kokonaisuus muodostaa kohdealueen, riippumatta organisaatiorajoista. Kohdealue koostuu näin useista organisaatioista, joista yksi on nimetty vastuutahoksi. Tämän hetkisessä kohdealuejaossa kohdealueista vastaa kyseisen kohdealueen ministeriö. Nimetyn vastuutahon tehtävänä on ohjata ja koordinoida kokonaisarkkitehtuurin suunnittelua, hallinnointia ja kehittämistä kyseisellä kohdealueella, verkostomaisesti toimimalla. Yhteentoimivuuden mahdollistamiseksi, kohdealueen tehtävänä on kehittää, suunnitella, ohjata ja hallita sille määritellyn kokonaisuuden arkkitehtuurityötä. Yhteentoimivuuden takaamiseksi, kohdealueen tulee myös tunnistaa, suunnitella ja kuvata kohdealueen keskeiset yhteiset palvelut ja niitä hyödyntävien palvelujen, prosessien, tietojärjestelmien ja tietovarantojen toteutuksen vaatima yhteentoimivuus. Kohdealueen toimijat kehittävät verkostomaisesti kohdealueen yhteisiä osia, toiminto- ja prosessinäkökulmista. Kohdealueen arkkitehtuurityössä suunnitellaan yhteisiä toiminnan tavoitteita, teknisiä ratkaisuita ja ylläpidetään keskeisimpiä arkkitehtuurilinjauksia ja nykytilakuvauksia. Yhteiset ydintoiminnan tavoitteet, jotka konkretisoituvat edelleen kohdealueen palvelutuotteiksi, kuvataan tavallisesti erilaisin viitearkkitehtuurein, ja näitä toteuttavat edelleen yhteiset ratkaisut.

4 Kohdealuearkkitehtuurit ohjaavat ja tukevat kohdealueiden organisaatioita seuraavasti: Organisaation kokonaisarkkitehtuurin kuvaaminen ja suunnittelu, toteuttamaan organisaation strategisia tavoitteita Oman arkkitehtuurin kuvaaminen organisaation kokonaisuuden (teknologia ja toiminta) hallinnan parantamiseksi Ylätason arkkitehtuurikuvausten (yhteinen kokonaisarkkitehtuuri, kohdealueen arkkitehtuuri, mahdolliset osa-alue arkkitehtuurit) ja -linjausten soveltaminen omaan organisaatiokohtaiseen arkkitehtuurityöhön Kohdealueen tehtävät suositellaan aloitettavaksi työn organisoinnista, toimijoiden kokoamisesta ja näiden roolien määrittämisestä. Tämän jälkeen vaiheessa 2 on KA-työn tavoitteiden kirkastaminen ja rajaus. Vaiheessa 3 tarkastellaan, mitkä ovat työn lähtökohdat mitä on jo olemassa ja miten olemassa olevasta ja tulevasta aineistosta muodostetaan yksi kokonaisuus. Vaiheessa 4 valitaan ja priorisoidaan tulevat kehittämiskohteet, määritettyjä tavoitteita tukien. Viimeisessä vaiheessa laaditaan tarkempi suunnitelma kehittämiskohteiden toteuttamiselle, mm. aikataulut ja resursointi. Arkkitehtuurityön käynnistämisessä tulee korostaa viestinnän roolia, esim. arkkitehtuurin kehittämissuunnitelman kautta. Näin varmistetaan, että kaikki tarvittavat osapuolet ovat tietoisia suunnitelluista kehittämiskohteista ja näiden aikatauluista. Kohdealueen arkkitehtuurityön käynnistys ja sen tehtävät on kuvattu alla, kuvassa 1. Kuva 1. Julkisen hallinnon kohdealueen arkkitehtuurityön käynnistys, KA-kohdealueen tehtävät, Kohdealueen organisoitumiseen vaikuttaa valitut kehittämiskohteet ja näiden resursointi. Näin eri osapuolia sisällytetään työhön tarpeen mukaan. Suositus on kuitenkin aloittaa kohdealueen yhteisen ohjausrakenteen organisoinnista, ja siirtyä tämän jälkeen muihin kehittämiskohteisiin. Kohdealueen arkkitehtuurin organisointi ja hallinta kuvataan tarkemmin luvussa 3. Kohdealue hyödyntää julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin linjauksia ja dokumentaatiota omassa työssään, tarkentaen näin yleisiä valtiohallinnon toiminnan tavoitteita aina ydintoiminto-tasolle. Kohdealueen arkkitehtuurin päätuotokset on kuvattu alla: Kohdealueen KA-hallintamalli Kohdealueen osa-aluejako Kohdealueen arkkitehtuurilinjaukset ja -kuvaukset Kohdealueen KA-kehittämispolku Arkkitehtuurityössä korostuu arkkitehtuurin kehittämissalkun merkitys arkkitehtuurityötä ohjaavana välineenä. Kohdealueen arkkitehtuurin johtamista ja seurantaa varten muodostetaan kohdealueen KAprojektisalkku, joka on osa laajempaa koko julkishallinnon KA-projektisalkkua. KA-projektisalkku antaa näkymän kohdealueen kehittämistyölle, ja salkkuun kirjataan a) arkkitehtuuria kehittävät projektit b) arkkitehtuurin kehittämisen perustana olevat toiminnan kehittämisprojektit ja c) arkkitehtuuria

5 hyödyntävät ja edelleen kehittävät projektit. Projekteista tallennetaan olennaisimmat tiedot yhteiseen esim. matriisinäkymään, kuten toteutussuunnitelmat, tuotokset, aikataulut sekä liittymät ja muut sidokset. 3. Kohdealueiden hallinnan organisointi Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli kuvaa kokonaisarkkitehtuurityön organisoinnin ja siihen liittyvät roolit. Hallintamalli ylätasolla kuvaa sekä yhteisen arkkitehtuurityön että kohdealueiden arkkitehtuurityön hallintamallit ja näihin liittyvät prosessit. Kohdealueen arkkitehtuurityötä ohjaa julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin johtoryhmä sekä arkkitehtuuriryhmä. Kukin kohdealue kuvaa oman alueensa hallintamallin kokonaisarkkitehtuurityön käynnistyessä. Kohdealueiden työn organisoitumisessa hyödynnetään mahdollisimman paljon olemassa olevia organisaatiorakenteita, ja vältetään päällekkäisiä hallinnointi- ja ohjausrakenteita. Hallinnoinnin ohjauksen ja hallinnan tarve sekä syvyys tulee arvioida kohdealuekohtaisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Kohdealueen kokonaisarkkitehtuurin toimijat ovat seuraavia: Arkkitehtuurin vastuutaho Kohdealueen arkkitehtuurin ohjausryhmä Arkkitehtuurivastaava Arkkitehtuuriryhmä Käynnistettäessä arkkitehtuurityötä, kukin kohdealue kuvaa arkkitehtuurin hallinnan prosessit ylätasolla. Hallinnan prosesseja ovat arkkitehtuurin johtaminen, arkkitehtuurin hyödyntäminen ja muutostenhallinta. Näiden prosessien tarkoituksena on varmistaa, että arkkitehtuuria kehitetään ydintoimintojen tarpeiden mukaan, arkkitehtuuria noudatetaan annettujen linjausten ja ohjeistusten mukaisesti ja arkkitehtuuriin kohdistuvat muutostarpeet käsitellään hallitusti ja systemaattisesti. Kohdealueet voivat edelleen määritellä toiminnallisia osa-alueita ja muodostaa näille osaaluearkkitehtuurit. Osa-alueiden roolit ja tehtävät tulee kuvata osana kohdealueen arkkitehtuurin hallintamallia. Jotta arkkitehtuurityö saadaan enemmän käytännön läheiseksi, voidaan osa-alueiden arkkitehtuurin kehittämispolut kuvata ominaan, ja sitoa edelleen kohdealuearkkitehtuurin yhteiseen kehittämispolkuun. Kohdealueen arkkitehtuurin hallintamallissa on myös kuvattava, miten varmistetaan että kehitysprojekteissa noudatetaan annettuja arkkitehtuurilinjauksia, miten arkkitehtuurin huomiointi varmistetaan ja otetaan osaksi kehitysprojekteja ja valmiiden ratkaisuiden elinkaarenhallintaa. Laajat kehittämiskokonaisuudet voivat myös muodostaa omia kehittämisen aikaisia kohdealueita, jotka kehitystyön päätteeksi joko vakiintuvat omaksi pysyväksi kohdealueiksi, tai vaihtoehtoisesti sellaisinaan lakkaavat.

6 Alla olevassa kuvassa (Kuva 2) on esitetty tämän hetkinen kokonaisarkkitehtuurin kohdealuejako: Kuva 2. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin rakenne, JHKA yleiskuvaus, Laajojen palveluprosessien hallintaan liittyvät usein myös mahdolliset sidosarkkitehtuurit. Kohdealueen arkkitehtuurityöhön vaikuttava toiset kohdealueet tai muut sidosryhmät tulee tunnistaa, jotta voidaan löytää kohdealueiden yhteisiä tarpeita ja vaatimuksia ja saavuttaa näin yhteentoimivuutta. Kohdealueen sidosarkkitehtuuri voi olla velvoittavuudeltaan joko ohjaava, suositeltava tai seurattava. Arkkitehtuuriperiaatteiden mukaisesti, kohdealueiden yhteisen näkemyksen tulisi perustua toimintaarkkitehtuuriin, jonka avulla myös löydetään toiminnoista mahdolliset päällekkäisyydet ja ristiriidat. Sidosarkkitehtuurien tunnistamisen edellytyksenä on oman arkkitehtuurin tavoitteiden, asiakkaiden, palveluiden ja prosessien tunnistaminen ja dokumentointi. Kohdealueiden sidosten tunnistamisessa voidaan käyttää mm. seuraavia tekijöitä: Kohdealueiden yhteiset tavoitteet tai tehtävät Kohdealueiden yhteiset asiakkaat tai palvelut Kohdealueilla on yhteiset prosessit tai prosessien välinen tiedonvaihto Kohdealueilla hyödynnetään samaa tai yhteistä tietovarantoa/tietojärjestelmäpalvelua Laajoissa palveluprosesseissa tehtävät, tiedot ja tietojärjestelmät usein leikkaavat useita toiminnallisia osa-alueita. Tällöin palveluprosesseille valitaan omistaja, joka huolehtii koko prosessin tavoitetilakuvauksen ylläpitämisestä. Laajojen palveluprosessien osalta voidaan hyödyntää myös kohdealueen osa-alue -arkkitehtuureja. Kohdealueen tulee seurata aktiivisesti sidosarkkitehtuurien arkkitehtuurin kehittämispolkuja ja vastaavasti tiedottaa omasta kehittämispolustaan. Mahdolliset ristiriitatilanteet voidaan ratkaista julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri -tasolla.

7 4. Kohdealueiden reunaehdot ja rajoitteet Kohdealueiden kehittämiseen liittyy tiettyjä reunaehtoja ja rajoitteita, jotka voidaan jakaa teknologisiin, toiminnallisiin tai lainsäädännöllisiin rajoitteisiin. Teknologiset rajoitteet voivat syntyä kohdealueiden nykyisistä teknisistä ratkaisuista, ja mahdollisuuksista kehittää niitä joko teknisesti tai taloudellisesti. Kohdealueiden kehittämiseen tarvittavat tekniset ratkaisut voivat olla käytettävissä vasta tulevaisuudessa, tai ne voivat olla toteutukseltaan niin monimutkaisia, että hallinta kohdealueella muodostuisi vaikeaksi. Toiminnalliset rajoitteet liittyvät kohdealueiden hallinnan, organisoinnin tai prosessien kehittämiseen. Ne voivat liittyä kohdealueiden lähtökohtiin näillä osa-alueilla, resursseihin, osaamiseen tai muihin valmiuksiin lähteä kehittämään toiminnallisia vaatimuksia edelleen. Lainsäädännölliset rajoitteet puolestaan aiheutuvat nykyisestä ja mahdollisesti myös tulevasta lainsäädännöstä. Mahdolliset lainsäädännön muutokset tulisi tunnistaa ja huomioida kohdealueen sekä toiminnallisessa että teknologisessa kehityksessä, ja toisaalta taas viedä eteenpäin lainsäädännön kehitystarpeita. 5. Näkökulmia jatkotyölle, kohdealueiden määrittelymalli Näkökulmia jatkotyölle kohdealueiden määritysmalliin liittyen voidaan hakea toimintolähtöisesti, organisaatiorajat ylittävistä laajoista palveluprosesseista. Näiden palveluprosessien tuottamiseen osallistuvista kohdealueista voidaan usein tunnistaa sidosarkkitehtuureja, näiden palveluiden tai prosessien yhteisten asiakkaiden, tehtävien, prosessien tai tietojen kautta. Yhteisten tietovarantojen näkökulma kohdealueiden määrittelyssä edistäisi edelleen kokonaisarkkitehtuurin yhteentoimivuuden tavoitetta, ja selkeyttäisi julkishallinnon tietoarkkitehtuurin rakennetta ja tietojen hyödyntämistä. Tietoarkkitehtuuria kohdealueiden jakoperusteena esittää myös Simon et al. (2014). Pysyvien kohdealueiden lisäksi tulevassa kohdealueiden määritysmallissa voidaan tuoda entistä enemmän esille kehittämisen aikaiset kohdealueet ja näiden hallintamalli. Kehittämisenaikaisilla kohdealueilla tarkoitetaan tässä esim. laajojen hankkeiden tai kehitysohjelmien muodostamia väliaikaisia kohdealueita ja näiden hallintamallia ja siirtymää osaksi pysyvää kohdealuerakennetta. Myös TOGAF tunnistaa kehittämisen aikaisia tiimejä ja toimintoja, jotka on perustettu tukemaan haluttua muutosta. Lisähavaintona voidaan nykyisestä kokonaisarkkitehtuurin kohdealueisiin liittyvästä dokumentaatiosta huomioida, että tämän hetkisessä arkkitehtuuridokumentaatiossa painopiste on enimmäkseen arkkitehtuurityön käynnistämisessä, työn organisoinnissa ja hallintamallin muodostamisessa. Määrällisesti vähemmän aineistoa oli löydettävissä jatkuvan arkkitehtuurityön ohjaukselle ja arkkitehtuurin edelleen kehittämiselle.

8 Lähteet The Open Group TOGAF Part V Enterprise Continuum and tools; Simon, D., Fischbach, K., & Schoder, D. (2014). Enterprise architecture management and its role in corporate strategic management. Information Systems and e-business Management, 12(1), 5-42.