Tietohallinto Raportointijärjestelmäprojekti Raportointijärjestelmän käyttöohje: Projektiraportit 1/11 Raportointijärjestelmän käyttöohje: Projektiraportit versiohistoria 25.3.2010 versio 1.6 1. Käytön aloittaminen ja raportointiympäristöön kirjautuminen Raportointijärjestelmä on käytettävissä osoitteessa https://report.aalto.fi. Käyttöoikeus järjestelmään haetaan erikseen annettavien ohjeiden mukaisesti. Järjestelmään on pääsy Aalto-yliopiston sisäverkkoon kytketyistä koneista sekä yliopiston ulkopuolelta suojatun VPN-yhteyden yli (käytettävissä usein kannettavissa työkoneissa). Järjestelmään kirjautuminen edellyttää voimassa olevaa Aalto-käyttäjätunnusta ja salasanaa. Ohjeet Aalto-käyttäjätunnuksesta ja sen hankkimisesta löytyvät osoitteesta: https://inside.aalto.fi/display/itpk/aalto-yliopiston+toimialueprojektin+tiedotus. Internet Explorerissa käyttäjätunnus annetaan muodossa AALTO\kayttäjätunnus. Access Point näkymä: Kirjautumisen jälkeen näytölle avautuu Access Point (aloitus-) näkymä, jossa käyttäjän käyttöoikeuksista riippuen näkyy yksi tai useampi raporttitiedosto. Valittuun raporttikokonaisuuteen siirrytään klikkaamalla auki sitä vastaava raporttitiedosto. Back-painike: Access Point -näkymään voidaan palata myöhemmin selaimen Back-painikkeella.
2/11 Raporttimuoto valitaan Access Point näkymän oikeasta yläkulmasta kohdasta My preferred client. Raportit ovat käytettävissä Ajax- ja IE-plugin muodoissa. IEplugin on näistä suositeltavin vaihtoehto, mutta toimii ainoastaan Internet Explorerissa ja edellyttää lisäosan asentamista selaimeen. Ajax-muotoiset raportit puolestaan toimivat lähes kaikissa moderneissa selaimissa, mutta ovat hitaampia. Järjestelmän käyttöön liittyvissä ongelmatilanteissa apua saa sähköpostiosoitteesta raportointi (at) aalto.fi. Qlikview IE-plugin lisäosan asentaminen ja käyttöönottaminen Qlikview IE-plugin lisäosan asentaminen edellyttää asennusoikeuksia käytössä olevalle koneelle. Tarvittaessa ota siis yhteys IT-ylläpitäjääsi. IT-palvelukeskuksen ylläpitämille henkilökuntakoneille lisäosa tullaan asentamaan myöhemmin automaattisesti. Kiireellisissä tapauksissa IT-palvelukeskukselle (helpdesk (at) hse.fi, servicedesk (at) taik.fi / tkk.fi) osoitetuissa palvelupyynnöissä pyydetään ilmoittamaan koneen (johon lisäosa asennettaan) nimi, sijainti, henkilön nimi ja henkilön yhteystiedot. Mikäli lisäosan käytössä ilmenee ongelmia, kannattaa käyttää Ajax-muotoisia raportteja, kunnes ongelma on selvitetty. Mikäli sinulla on asennusoikeudet koneelle, saat lisäosan käyttöösi seuraavasti: 1. Lataa lisäosa osoitteesta https://report.aalto.fi/qvplugin/qvpluginsetup.exe (vaatii Aalto-tunnuksen ja salasanan), ja asenna se koneellesi. 2. Sammuta Internet Explorer-selain, ja käynnistä se uudelleen. 3. Seuraavan kerran kirjautuessasi Access Point näkymään, valitse näkymän oikeasta yläkulmasta kohdasta My prefered client IE Plugin. 4. Jos raporttitiedostoon siirryttäessä näytölle ilmestyy kysymys: Do you want to display nonsecure items?, valitse Yes. Jos raporttitiedosto ei lisäosan asentamisen jälkeen edelleenkään avaudu normaalisti, kokeile lisäksi seuraavaa: 1. Internet Explorerissa valitse oikeasta yläkulmasta Tools -> Internet Options -> Security -> Local intranet -> Sites -> Advanced. 2. Kohtaan "Add this website to the zone" kirjoita: https://report.aalto.fi 3. Paina Add. 4. Paina Close tai Ok kaikissa lopuissa ikkunoissa. Huomattava. Tietoturvasyistä on toivottavaa, että järjestelmää käytetään vain henkilökohtaiselta työkoneelta käsin. Mikäli käytetään jotain muuta konetta, on käytön jälkeen suositeltavaa tyhjentää selaimen välimuisti sekä sammuttaa selain.
3/11 Projektiraportit Projektiraportit mahdollistavat kirjanpitotietojen seurannan projekti-, kustannuspaikka-, laitos-/osastoyms. tasoilla. Projektiraportit löytyvät aalto_talous.qvw tiedoston Raportit-välilehdeltä. Avautuva raporttinäkymä näyttää seuraavalta: Tarkastelujakson alku- ja loppupäivämäärän voit valita tästä. Tästä valitset raportin. Työkalurivi. Tästä voit tarkistaa, milloin tiedot on viimeksi ladattu tietovarastosta sekä aikavälin, jolta dataa löytyy. Raportin parametrit voit valita tältä valintalistalta. Tästä tulostat raportin pdf-muodossa. Voit tulostaa raportin myös esim. työkaluriviltä kohdasta Select Report (Ajax) tai Reports (IEplugin). Lisää tulostusvinkkejä sivulla 10. Nykyiset valinnat: näyttää tekemäsi valinnat. Tapahtumaraporteilla näet tässä saldoyhteenvedon, joka sisältää ennen raportointijaksoa (esim. 1.4. 30.4) kertyneet tilisaldot tilikauden alusta lähtien (1.1. 31.3.). Huomattava. Käytössä olevat projektiraportit eivät sisällä ostovelkoja tai myyntisaamisia. Rahoittajalta laskutettujen saatavien seurantaa varten tullaan jatkossa ottamaan käyttöön erillinen raportti.
4/11 2. Parametrien valitseminen Valintojen tekeminen valintalistoilta Raporttien parametrit voidaan valita valintalistojen pudotusvalikoista. Valintalistoissa on käytössä seuraavat värikoodit: (vihreä) (valkoinen) (harmaa) (sininen) Valittu: Arvo on valittu, ja siihen liittyvät tiedot näytetään raporteilla. - Valinnat ovat voimassa kaikilla raporteilla, kunnes valinnat poistetaan tai selainistunto katkeaa. Yksittäisen valinnan voi poistaa klikkaamalla arvoa uudelleen. - Kaikki valinnat voi poistaa painamalla Tyhjennä valinnat painiketta tai klikkaamalla yläreunan työkalurivistä -kuvaketta. (Myös Access Point näkymään siirtyminen selaimen Back-painikkeella tyhjentää valinnat.) - Edellisen valinnan voi peruuttaa painamalla Peruuta edellinen valinta painiketta tai klikkaamalla yläreunan työkalurivistä - kuvaketta. Peruutettu valinta voidaan palauttaa klikkaamalla työkalurivin -kuvaketta. Aktiivinen: Arvo on validi suhteessa valittuihin arvoihin, ja siihen liittyvät tiedot näytetään raporteilla. Jos käyttäjä on esimerkiksi valinnut Koulu-pudotusvalikosta arvon T1 Teknillinen korkeakoulu, ovat Laitos-pudotusvalikossa kaikki Teknillisen korkeakoulun laitokset aktiivisia. Passiivinen: Arvo on ristiriidassa valittuihin arvoihin, eikä siihen liittyviä tietoja näytetä raporteilla. Jos käyttäjä on esimerkiksi valinnut Koulu-pudotusvalikosta arvon T1 Teknillinen korkeakoulu, ovat Laitos-pudotusvalikossa kaikki Taideteollisen korkeakoulun laitokset passiivisia. - Passiivisen arvon valitseminen johtaa siihen, että kaikki aiemmin tehdyt valinnat, jotka ovat ristiriidassa uuden valitun arvon kanssa muuttuvat passiivisiksi. - Tämä voidaan estää lukitsemalla aiemmat valinnat. Lukittu: Arvo on valittu pysyvästi. Mitään arvoa, joka on ristiriidassa lukittujen arvojen kanssa, ei voida valita. - Tehdyt valinnat voidaan lukita klikkaamalla yläreunan työkalurivistä -kuvaketta. - Lukitus voidaan poistaa klikkaamalla yläreunan työkalurivistä - kuvaketta.
5/11 1. Klikkaa nuolta avataksesi pudotusvalikon. Tässä näet tehdyt valinnat: Pudotusvalikosta valittu vain yksi arvo. Pudotusvalikosta valittu useita arvoja. Pudotusvalikossa aktiivisena vain yksi arvo (yllä olevassa tapauksessa tyhjä-arvo). Pudotusvalikossa aktiivisena useita arvoja. Pudotusvalikko: Pudotusvalikon kaikki arvot passiivisia. 2. Valitse arvo klikkaamalla. 3. Valitse useita arvoja pitämällä Ctrl-näppäin alas painettuna. Valintojen tekeminen hakuehtojen avulla Pudotusvalikoista voidaan hakea nopeasti arvoja syöttämällä hakuehtoja. 1. Klikkaa parametrin nimeä, jolloin pudotusvalikko avautuu. 2. Aloita näppäilemään hakuehtoa, esim. eu (kirjaimet voi syöttää ilman tähtimerkkejä). Pudotusvalikossa näkyvät vain ko. hakuehtoon täsmäävät arvot. Esimerkkejä hakuehdoista: 3. Valitse kaikki hakuehtoon täsmänneet arvot painamalla Enter, tai poimi halutut arvot pudotusvalikosta normaaliin tapaan. *eu* Arvo sisältää merkkijonon eu. 12* Arvo alkaa merkkijonolla 12. > 10 Arvo on suurempi kuin 10 (hakuehto voidaan kohdistaa vain lukuarvoihin). Huomattava. Jos valintalista ei hakuehdon syöttämisen jälkeen päivity, syötä hakuehdon loppuun ylimääräinen merkki, ja poista se poisto- ( )-näppäimellä.
6/11 Valintojen tekeminen sarakeotsakkeista Valintalistojen ohella valinnat voidaan useilla raporteilla tehdä myös klikkaamalla sarakeotsakkeiden -kuvakkeita, minkä seurauksena näytölle avautuu vastaava pudotusvalikko kuin edellä. Saat pudotusvalikon esiin klikkaamalla nuolikuvaketta. Suurennuslasilla voit tehdä valintoja klikkaamalla -kuvaketta, syöttämällä hakuehdon ja painamalla Enter. Kuvake on näkyvissä vain rivimuodossa (ks. s. 10). Myös suoraan raporteilta voidaan tehdä valintoja klikkaamalla tilin nimen, eurosumman tms. tiedon sisältävää raporttisolua. Tehtyjen valintojen tarkastelu Tehdyt valinnat näkyvät Nykyiset valinnat laatikossa. Tässä näet niiden parametrien nimet, joihin kohdistuu valintoja. Tässä näet valitut arvot. Tästä voit poistaa valinnan.
7/11 Valintojen tallentaminen kirjanmerkiksi Usein käytettyjä valintoja on suositeltavaa tallentaa kirjainmerkeiksi. Kirjanmerkit tallentavat kaikki raporteilla tehdyt valinnat (mukaan lukien valitut päivämäärät). Uuden kirjanmerkin voit lisätä klikkaamalla yläreunan työkalurivin -kuvaketta. Tästä lisäät uuden kirjanmerkin. Projektiraporttien käyttö Tästä voit poistaa valitun kirjanmerkin. Tästä voit valita aiemmin tallentamasi kirjanmerkin. 3. Projektiraporttien käyttö Kirjanpitotapahtumien ja tilisaldojen seuranta (raportit P1, P2 ja P3) Projektien, yksiköiden ja niiden alaisten kustannuspaikkojen kirjanpitotapahtumia voidaan seurata muun muassa raporteilla P1 Projektin tapahtumat tiliryhmittäin ja P3 Projektin tapahtumat aikajärjestyksessä. Tiivistetyt saldotiedot saadaan raportilta P2 Projektin saldot tiliryhmittäin. Tyypillinen käyttöskenaario etenee seuraavasti: 1. Tarvittaessa poista nykyiset valinnat valitsemalla Tyhjennä valinnat. 2. Valitse raportti P1, P2 tai P3. 3. Valitse tarkasteluvälin alku- ja loppupäivämäärät. 4. Jos haluat tarkastella vain tietyn projektin tai tiettyjen projektien toteumatietoja, valitse kyseiset projektit valintalistasta esimerkiksi seuraavasti: 4.1. Klikkaa auki Projekti-pudotusvalikko. 4.2. Syötä muutama alkukirjain projektin nimestä tai muutama numero projektinumerosta. 4.3. Valitse projekti pudotusvalikosta klikkaamalla sen nimeä. 4.4. Lisää projekteja voit valita samalla tavalla. Pidä kuitenkin kohdassa 4.3. Ctrlpainike alas painettuna, jotta uudet valinnat lisätään aiempiin valintoihin. 5. Jos haluat tarkastella vain tietyn kustannuspaikan tietoja, valitse Vastuualue/Kustannuspaikkavalikosta haluttu kustannuspaikka.
8/11 Huomattava. Oletuksena (ks. kohdat 1. 4. yllä) raporteilla otetaan huomioon kaikki valittujen projektien kirjanpitotapahtumat riippumatta siitä, mille kustannuspaikoille ne on kirjattu. (Tämä edellyttää tietysti, että käyttäjällä on käyttöoikeus kaikkien kyseeseen tulevien yksiköiden taloustietoihin tai kyseisen projektin kaikkiin taloustietoihin.) Rajattaessa kustannuspaikka (ks. kohta 5. yllä) tai yksikkö otetaan kunkin projektin osalta huomioon vain ne tapahtumat, jotka on kirjattu valitulle kustannuspaikalle tai valitun yksikön alaisille kustannuspaikoille. Henkilön palkkojen ja matkakustannusten seuranta (raportit P4 ja P5) Maksettuja palkkoja ja matkakuluja henkilöittäin voidaan seurata muun muassa raporteilla P4 Projektin tapahtumat henkilöittäin ja P5 Henkilön tapahtumat projekteittain. Tyypillinen käyttöskenaario etenee seuraavasti: 1. Tarvittaessa poista nykyiset valinnat valitsemalla Tyhjennä valinnat. 2. Valitse raportti P4 tai P5. 3. Valitse tarkasteluvälin alku- ja loppupäivämäärät. 4. Jos haluat tarkastella vain tietyn henkilön tai tiettyjen henkilöiden palkkoja tai matkakustannuksia, valitse kyseiset henkilöt valintalistasta esimerkiksi seuraavasti: 4.1. Klikkaa auki Henkilö-pudotusvalikko. 4.2. Syötä muutama alkukirjain henkilön nimestä tai muutama numero hänen henkilönumerostaan. 4.3. Valitse henkilö pudotusvalikosta klikkaamalla tämän nimeä. 4.4. Lisää henkilöitä voit valita samalla tavalla. Pidä kuitenkin kohdassa 4.3. Ctrlpainike alas painettuna, jotta uudet valinnat lisätään aiempiin valintoihin. 5. Jos haluat tarkastella vain tietyn projektin tai tiettyjen projektien maksamia palkkoja tai matkakustannuksia, valitse kyseiset projektit valintalistasta. 6. Valitse tarkasteltavat tiliryhmät ja/tai tilit. Mahdollisia valintoja ovat esimerkiksi: - Henkilöstökustannukset: valitse Tiliryhmä 2- valikosta tiliryhmä 400 Henkilöstökustannukset. - Matkakulut: valitse valintalistasta Tiliryhmä-valikosta tiliryhmä 4450 Matkakulut.
9/11 Kohteiden seuranta EU-puiteohjelmaprojekteissa (raportit P6 ja P7) Kohdenumeroita käytetään EU-puiteohjelmaprojekteissa aktiviteettien (esim. RTD, Demonstration jne.) seurantaan. Yksityiskohtaiset tapahtumatiedot kohteittain eriteltyinä ja summattuina saadaan raportilta P6 Projektin tapahtumat kohteittain. Raportti P7 Projektin saldot kohteittain sisältää kohteille kirjattujen tapahtumien euromäärien summat. Huomattava. Raportilla P7 kohteille summataan oletuksena kaikki kirjanpidosta löytyvät tapahtumat: myös tasetileille kirjatut, mikäli sellaisia poikkeustapauksissa on. Jos halutaan varmistua, että saldoissa on summattuina vain tulo- ja menokirjauksia, pitää tasetilit jättää valintojen ulkopuolelle. Tämä voidaan tehdä valitsemalla Tiliryhmä 2 valikosta muut kuin 1 - ja 2 -alkuiset tiliryhmät. Yhteenvedot yksikön projekteista (raportit P8 ja P9) Raportteja P8 Yksikön projektien yhteenveto ja P9 Yksikön projektit rahoituslähteittäin voidaan käyttää yhteenvetona seurattaessa yksikön projektien tuloja, menoja ja investointeja. Raporteilla näkyviin eurosummiin voidaan porautua seuraavasti: 1. Klikkaa eurosummaa hiiren vasemmalla näppäimellä. 2. Siirry raportille P1 tai jollekin muulle tapahtumatietoja näyttävälle raportille. Raportilla näkyvät vain valittuun eurosummaan sisältyvät tapahtumat. 3. Rajaukset voi poistaa normaaliin tapaan poistamalla valinnat (esim. Tyhjennä valinnat-painikkeella). 4. Tulostaminen, Excel-siirto ja muut toiminnot Raportin tulostaminen ja pdf-konversio Huomattava. Teknisten ongelmien vuoksi Tulosta raportti-painike on toistaiseksi poistettu käytöstä. Useimmissa tapauksissa raportti voidaan kuitenkin edelleen tulostaa jollain alla esitetyistä vaihtoehtoisista tavoista. Raportti tulostetaan ja/tai muunnetaan pdf-muotoon Tulosta raportti painikkeella. Riippuen selaimen asetuksista selain lataa pdf-muotoisen raportin normaalin tiedoston tapaan tai avaa sen suoraan oletuksena olevaan pdf-tiedostojen lukuohjelmaan (useimmiten Acrobat Reader). Paperille tulostus tapahtuu tämän jälkeen käyttäen ko. ohjelman omaa tulostustoimintoa. Varsinkin Internet Explorerissa on syytä sallia ponnahdusikkunat sivustolta.
10/11 Vaihtoehtoiset tulostustavat: IE-plugin: 4. Tulostus suoraan paperille. Klikkaa ensin sitä raportti-ikkunaa, jonka haluat tulostaa. 2. Tulostus suoraan paperille. 1. Tulostus pdf-muodossa. Tulostettavan raportin pitää olla sama kuin, mikä on näytöllä. Muuten raportti tulostuu tyhjänä. Ajax: 3. Siirto Exceliin ja tulostus sieltä (ks. ohjeet alla). 2. Tulostus html-muodossa. Raportin siirtäminen Exceliin ja esitysmuodon valitseminen Raportti siirretään Exceliin käyttäen raportin oikeassa yläkulmassa olevaa -kuvaketta. Send to Excel. Tästä siirrät raportin Exceliin. Fast Change. Tästä voit vaihtaa raportin esitysmuotoa summamuodon ja rivi sarake muodon välillä. Useilla raporteilla on mahdollista valita raportin esitysmuodoksi joko summamuoto (oletus) tai rivimuoto. Excel-siirto kannattaa tehdä rivimuodossa, jos raportille laskettuja summarivejä ei haluta mukaan.
11/11 Summamuoto Rivimuoto Tietojen järjestäminen sarakkeiden mukaan Rivimuodossa (ks. edellinen kappale) voidaan tiedot järjestää kunkin sarakkeen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen kaksoisklikkaamalla sarakkeen otsaketta. Sarakeotsakkeen - tai -kuvake osoittaa sarakkeen, jonka mukaan tiedot on järjestetty. Summamuodossa tietojen järjestys määräytyy yksinomaan sarakkeiden järjestyksen perusteella (vasemmanpuoleisin sarake on ensisijaisen järjestämiskriteeri, toiseksi vasemmanpuoleisin toissijaisen järjestämiskiriteeri jne.). Sarakkeiden järjestyksen muuttaminen Jos selaimeen on asennettu IE-plugin lisäosa, voidaan sarakkeiden järjestystä raportilla muuttaa dynaamisesti, mikäli tämä on raportin asetuksissa sallittu. Sarakkeiden oletusjärjestys palautuu, kun selainistunto keskeytyy tai käyttäjä palaa Access Point näkymään. 1. Klikkaa siirrettävän sarakkeen otsaketta, ja pidä hiiren vasen painike alas painettuna. 3. Vapauta hiiren vasen painike. 2. Raahaa hiiren kohdistinta, kunnes sininen nuoli on halutussa kohdassa.