VARKAUDEN KAUPUNGIN HANKINTALINJAUS TARU HYNNINEN 13.10.2014
Sisällys 1. JOHDANTO 2. NYKYTILAN KUVAUS JA ARVIOINTI Ostokustannukset Benchmarking 3. TAVOITETILA 2015 Materiaalinhallintajärjestelmä Maisa Strateginen toimintamalli Sosiaalisesti vastuulliset hankinnat Ympäristöystävälliset hankinnat Innovatiiviset hankinnat In-house hankinnat 4. HANKINTOJEN JATKOKEHITYS JA TOIMENPITEET 2015-2017 Sosiaali- ja terveyspalvelut Sivistystoimi Tekninen toimi Konsernihallinto
VARKAUDEN KAUPUNGIN HANKINTALINJAUS 1.JOHDANTO Hankintasuunnitelman tarkoituksensa on edetä nykyisestä ennakoimattomasta hankintamallista suunnitelmalliseen hankintaan. Uusi hankintalaki astuu voimaan arviolta 2016. Uuden hankintalain säädöksiä voidaan siirtymäajalla soveltaa sikäli, kun siitä on voimassaolevaa säännöstä oikeuskäytännöissä, mm. sopimuksen muutokset ja liikevaihtovaatimukset. Varkauden kaupungissa on toistaiseksi hyvin hajautettu hankintamalli, jota pyritään hankintasuunnitelmalla virtaviivaistamaan. Ohjeistuksen tarkoituksena on löytää keinot toimia hankintalain edellyttämällä tavalla kaikissa kaupungin hankinnoissa. Suunnitelmallisuudella ja yhteisillä pelisäännöillä hankintakustannukset saadaan paremmin hallintaan. Ohjauskokonaisuutta selkeyttää alla oleva kuva. Pienhankintaohjeet täydentävät strategiaa liitetiedostona. KAUPUNKISTRATEGIA TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA PALVELUSTRATEGIAT HANKINTALINJAUKSET PIENHANKINTAOHJEET
2. NYKYTILAN KUVAUS JA ARVIOINTI Hallintokunnat tekevät hankintoja sopimustoimittajilta omaan tarpeeseen. Hyvin vähäistä keskittämistä tehdään mm. toimistotarvikkeiden osalta. Monessa eri yksikössä saatetaan tilata samaa tuotetta (mm. toimistotarvikkeet) samanaikaisesti niin, että toimituskustannukset sekä laskutuskustannukset ovat moninkertaiset. Kaikkia hankintoja ei ole kilpailutettu, syynä tähän ovat vanhat sopimukset ennen uutta hankintalakia sekä kuntalain 76 :n mukainen kuntayhteistyö. Vanhat, ennen hankintalain voimaantuloa solmitut hankintasopimukset ovat päteviä tänäkin päivänä, ellei niiden sisältöä ole oleellisesti muutettu. Näitä hankintoja on syytä tarkastella toimittajamarkkinoiden osalta, ja kartoittaa, voidaanko kilpailutuksella saavuttaa parempi palvelutaso tai kustannustehokkaampi sopimus. Uudelleenkilpailutus pakkoa näiden osalta ei ole. Hankintoja tehdään hyvin hajautetusti ottamatta huomioon keskitetyn hankinnan synergiaetua. Innovatiiviset ja sosiaalisesti vastuulliset hankinnat ovat vielä uusia asioita, ja niitä ole vielä juurikaan hyödynnetty. Uuden suunnitelman yhtenä pääperiaatteena on jalkauttaa tulevien vuosien aikana näitä hankintaperiaatteita osaksi Varkauden kaupungin toimintaa. Hankintatiedon ja tilaajien määrän ollessa hyvin vaikeasti koordinoitavaa, ei tehokasta ja valvottua ostoa voida tehdä. Kynnysarvon ylittävät hankinnat on pääosin kilpailutettu yhteistyökumppanin, IS- Hankinta Oy:n toimesta. Tilaamis- ja hankintamenettelyt ovat kirjavia, ja yhteisiä ohjeita kynnysarvon ylittäviin hankintoihin ei ole. Kynnysarvon alittavista pienhankinnoista, on laadittu ohjeistus kaupungin intraan. Ohjeistus toimii yleisenä sääntönä siitä, miten pienhankinnoissa menetellään. Hankintojen suunnitteluun ei myöskään käytetä riittävästi resursseja eikä aikaa. Julkisilla varoilla hankkiminen ei lain puitteessa ole este tehokkaille hankinnoille, ja hankinta tulee kilpailutusvaiheessa suunnitella tarkkaan. Näin vältetään huonot ja järjettömät tarjoukset, jotka sivuvaikutuksena lisäävät hankintakustannuksia huonon laadun ja huonon palvelun suhteessa. Hankintalaki ei estä viisaita hankintoja, vaan vaatii innovatiivista ajattelumallia. Tämä peruslähtökohta on tarpeen kiteyttää koko kaupungin kilpailutuksiin. Ostokustannukset Hankintoja tehtiin Varkauden kaupungissa vuoden 2013 aikana noin 100 miljoonalla eurolla. Summassa on mukana sisäinen myyntilaskutus, jonka osuus summasta on 24 M. Suurin menoerä sisäisessä laskutuksessa olivat vuokrat, sähkö ja vesi. Ostopalvelut konsernin ulkopuolelta olivat noin 64 M, materiaaleihin, tarvikkeisiin ja tavaroihin käytettiin n. 8,5 M. Toimialoittain eriteltyinä materiaaleja ja tarvikkeita hankittiin sosiaali- ja terveystoimessa n. 3,5 M, teknisen toimi n. 4 700 000, sivistystoimi n. 824 000. Muut materiaalikustannukset muodostuivat konserninhallinnon ja kaupunginhallituksen kustannuksista. Ostopalveluita hankittiin vuonna 2013 sosiaali- ja terveystoimessa n. 62 M, tekninen toimi 9,1 M, sivistystoimi 7,4 M sekä konserninhallinto 4,2 M.
Kaupunginhallituksen ostopalvelut olivat n. 1,5 M. Loput kustannukset koostuivat mm. tarkastustoimen ja kaupunginvaltuuston kustannuseristä. Toimialojen vuokrakustannukset olivat 2013 yhteensä noin 11,8 M. Sisäinen myyntilaskutus työllistää henkilöstöä ja aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia. Kuntalaissa on omat säädöksensä sisäisen myyntilaskutuksen käyttämiseen, joten lakisääteisestä velvoitteesta ei voida poiketa. Kokonaistaloudellisesti katsottuna jokaiselle hankinnalle on oltava oma kohdentamispaikkansa, jotta hallintokunnat pystyvät seuraamaan omia budjettejaan. Alla havainnollistavat kuviot ostoeurojen jakautumisesta vuonna 2013 hallintokunnittain. Materiaaliostoissa ei ole huomioitu mm. kaupunginhallituksen, valtuuston tai tarkastustoimen kustannuseriä niiden ollessa verraten hyvin pieniä. Kuvio 1. Palveluostot miljoonaa euroa 2013/ hallintokunnittain
Kuvio 2. Materiaaliostot miljoonaa euroa 2013/ hallintokunnittain Benchmarking Tutustuminen toisten kaupunkien hankintakäytäntöihin tehtiin keväällä 2014. Parasta antia tapaamisissa oli tutustuminen hankintamenetelmiin, erilaisiin hankintaorganisaatioihin sekä hankintojen ohjaamiseen isossa organisaatiossa ja hieman pienemmässä organisaatiossa. Hyviksi todetut käytännöt on sisällytetty jatkotoimenpide-ehdotuksiin. 3. TAVOITETILA 2015 Tavoitetilassa vuoden 2015 aikana hankinnoille luodaan omat hankintaryhmät, määritetään tuotevastaavat, keskitetään tilauksia, hoidetaan kaikki materiaalitilaukset Maisa- materiaalihallintotilausjärjestelmän kautta ja keskitetään epäsuorien hankintojen ohjaus hankintayksikölle. Hankintojen tueksi ja valvonnan sekä ohjaamisen avuksi perustetaan hankintojen ohjausryhmä. Ohjausryhmässä käydään läpi yksiköiden kilpailutustilanteita, palautteita ja yhteistyötä yhteishankintayhtiön kanssa, hankintaeuroja, sopimusvalvontaa, tilausjärjestelmän ongelmia sekä kehitetään hallintokuntien omia hankintoja tehokkaammaksi. Ohjausryhmän kokoonpano: hankintapäällikkö (pj.), controller (siht.), hallintokuntien talouspäälliköt ja teknisen toimen hallintopäällikkö. Hankintapäällikkö raportoi pidetyistä ohjausryhmän kokouksista kaupungin johtoryhmälle. Ohjausryhmä aloittaa toimintansa tammikuussa 2015. Hankinta- ja logistiikkapalvelut jatkavat omana prosessinaan uudessa organisaatiomallissa vuoden 2015 alussa osana teknistä toimea. Hankintatoimessa työskentelee hankintapäällikkö, joka toimii substanssiasiantuntijana
kilpailutusprosesseissa ja kehittää hankintatoimea konsernin sisällä. Hankintapäällikkö vastaa myös Keski- Savon logistiikkayksikön vetämisestä ja henkilöliikennelogistiikan kehittämisestä. Hankintayksikössä palvelu on hankintaprosessin konsultoimista sekä hankintajuridista neuvontaa. Hankintayksikkö ei toistaiseksi kilpailuta hallintokuntien puolesta hankintoja. Yksikkö ei myöskään tee hallintokunnille markkinakartoituksia tai budjetoi heidän hankintojaan. Sopimusvalvonta kuuluu myös hankkineelle hallintokunnalle. Sopimusjuridista apua tarjotaan tarpeeseen juristin palveluna. Juristina toimii kaupungin hallintojohtaja. Tilausten keskittäminen toteutuu jatkossa niin, että samalle tilaukselle kerätään useamman henkilön/ osaston hankintatarpeet. Tiedonkulun täytyy olla osaltaan tehokasta, jotta keskittämisestä saadaan maksimaalinen hyöty. Tätä työtä tehostaa tuoteryhmävastaavien nimeäminen organisaation sisällä. Varkauden kaupunki jatkaa yhteistyötä hankintayhtiö IS-Hankinnan kanssa. Kynnysarvon ylittävät hankinnat kilpailutetaan pääsääntöisesti toimeksiantoina yhtiölle. Pienhankinnat tehdään omana työnä. Pienhankintojen osuutta hankintavolyymeissa pyritään laskemaan jatkuvasti, ja keskitytään tehokkaisiin kilpailutuksiin oikeaan tarpeeseen laajemmassa hankintakokonaisuudessa. Materiaalinhallintajärjestelmä Maisa Varkauden kaupunki on vuonna 2012 päättänyt ottaa käyttöön Maisa materiaalinhallintajärjestelmän koko konsernissa. Järjestelmän katalogien ylläpidosta ja päivittämisestä vastaa IS-Hankinta Oy ja Istekki Oy yhteistyössä sopimustoimittajien kanssa. Tilausjärjestelmän avulla materiaalikustannuksia voidaan hallita tehokkaammin yksiköittäin sekä raportoida hankintavolyymeista reaaliajassa. Varkauden terveys- ja sosiaalitoimi siirtyy Maisan käyttäjäksi 1.1.2015 alkaen. Sonetohjelma jää lääketilausten osalta sosiaalitoimeen, kaikki muut materiaalit ja tarvikkeet tilataan Maisan kautta. Maisan käyttäjäkoulutuksista huolehtii hankinta- ja logistiikkayksikkö yhteistyössä IS- Hankinnan kanssa. Jokaisessa hallintokunnassa hankintaryhmävastaava huolehtii oman ostoalueensa tilauksista ja raportoi pyynnöstä hankintapäällikölle ostojen sopimuksenmukaisuudesta ja kustannuksista. Strateginen toimintamalli Hyvään hallintotapaan ja hankintalain edellytyksiin pohjautuu avoimuuden periaate julkisissa hankinnoissa. Hankinnoissa pyritään puolueettomuuteen ja tasapuolisuuteen kaikkien toimittajien kesken. Varkauden kaupungissa korostetaan hankintojen aluetaloudellisia vaikutuksia sekä sosiaalisia että ympäristöystävällisiä periaatteita. Hankintapäätöksen tekee toimialajohtaja 30 000 euroon saakka. Hankintapäätös viedään kuitenkin lautakuntaan aina tiedoksi.
EU- arvon ylittävät hankinnat menevät automaattisesti lautakunnan päätettäviksi. Paikallista yrittäjyyttä ja työpaikkojen säilyvyyttä pyritään edistämään käyttämällä mahdollisuuksien mukaan yhtenä vertailukriteerinä hankinnan aluetaloudellisia vaikutuksia. Julkisten hankintojen syrjimättömyyden periaatteesta ei jousteta. Hankintaan voidaan sisällyttää lisäpisteitä alueellisesta tuntemuksesta lain sallimissa rajoissa ja hankinnan luonne huomioon ottaen. Pk- yrityksiä tuetaan myös osittamalla suurempia hankintakokonaisuuksia uuden lainsäädännön mukaisesti, ellei kansallinen ratkaisu Suomen osalta tule olemaan uudessa lainsäädännössä osittamisen vastainen. Sosiaalisesti vastuulliset hankinnat Varkauden kaupunki pyrkii huomioimaan palveluhankinnoissaan ja työllistämisessään mahdollisuuksien mukaan pitkäaikaistyöttömiä, vammaisia ja nuoria. Varkauden kaupunki suosittaa hankinnan kohde huomioiden toimittajia tarjoamaan pitkäaikaistyöttömille työtä tilanteen mukaan. Palveluntuottajien/ toimittajien osalta sosiaalisesti vastuulliset hankinnat edellyttävät, että toimittaja maksaa työntekijöilleen työehtosopimuksen mukaista palkkaa ja noudattaa tunnollisesti työlainsäädäntöä. Jos väärinkäytöksiä tulee tilaajan tietoon, asiaan puututaan välittömästi. Myös verovelvoitteiden kiertäminen tai laiminlyönti johtaa jatkotoimenpiteisiin. Harmaata taloutta ei hyväksytä. Ympäristöystävälliset hankinnat Varkauden kaupungilla on oma energiatehokkuusohjelma. Kaupungissa on mm. yhtenäinen linjaus hankittavien kuljetuspalveluiden euroluokista ja energiamerkinnästä. Kaupunki myös edellyttää että liikennöitsijät kuuluvat energiatehokkuussopimuksen piiriin. Hankinnoissa pyritään suosimaan ekologisuutta sekä vertailemaan erilaisia ympäristöystävällisiä vaihtoehtoja huomioiden tilaajan edellyttämä laatutaso. Tarjouspyynnössä laatupisteitä voi saada ympäristöystävällisillä vaihtoehdoilla huomioiden hankinnan sisältö. Pisteytys on aina tarjouspyyntökohtainen. Hiilijalanjäljen ja tuotteen elinkaaren valvomista tehostetaan jatkossa tarjouspyynnössä huomioivina lisäpisteinä tai erityisehtoina. Materiaalien uusiokäyttöön tulee panostaa enemmän ja pyrkiä suosimaan elinkaareltaan pitkäikäisiä materiaaleja. Hintavaikutus tulee huomioida tarjouspyyntövaiheessa, jotta ekologisuus ei nostata hankintahintoja ennakoitua tasoa korkeammaksi. Innovatiiviset hankinnat Innovatiivisilla hankinnoilla julkishallinnolla on avainrooli uusia markkinoita luodessa. Innovaatioiden edistäminen julkisissa hankinnoissa edellyttää hankintojen määrittelyä yhteistyössä toimittajien ja loppukäyttäjien osalta niin, että markkinoille syntyy tarve kehittää uusia ratkaisuja. Varkauden kaupunki panostaa vuoropuheluun toimittajien kanssa etenkin suurissa palveluhankinnoissa. Markkinakartoitus ja tietopyynnöt ovat sallittuja myös julkisissa
hankinnoissa. Näin pyritään luomaan vuorovaikutussuhteita alueellisiin yrittäjiin ja saamaan uusia, tehokkaita ratkaisumalleja aikaiseksi. In- house hankinnat In- househankinta on hankinta hankintayksikön sidosyksiköltä. Nämä hankinnat eivät kuulu hankintalain soveltamisen piiriin. Sidosyksikkö on puolestaan hankintayksiköstä muodollisesti erillinen ja päätöksenteon kannalta itsenäinen yksikkö. Sidosyksikössä ei voi olla itsenäistä omistusta. Varkauden kaupungilla on useita sidosyksiköitä. In house hankinnoissa pyritään hyödyntämään konsernin kokonaistaloudellisuus ja asiantuntijuus, joka tytäryhtiöissä on valmiina. In house hankinnoissa kaupungin ei tarvitse erikseen kilpailuttaa palveluita sellaiselta omaan organisaatioonsa kuulumattomalta, muodollisesti itsenäiseltä yksiköltä, jos yksikkö palvelee tosiasiallisesti kaupungin omaa toimintaa ja se on omistajansa määräysvallassa. Varkauden kaupungilla on myös uusi tukipalveluyksikkö, joka tuottaa ruoka- ja puhtaus- sekä liikuntapalveluita. In-house yhteistyökumppanit Varkaudessa, omistusosuus kattaa in-househankinnat: Wartalo Kodit Oy 100% Varkauden aluelämpö Oy 79,9% Kiinteistö Oy Varkauden kongressi- ja kulttuurikeskus 51,91% Varkauden taitotalo Oy 100% Varkauden metallihovi Oy 100% Navitas kehitys Oy 81,2% Keski- Savon teollisuuskylä Oy 100% Kiinteistö Oy Terveyskäpy 76,6% Keski- Savon vesi Oy 100% Soisalon työterveys liikelaitos 100% Keski-Savon jätehuolto liikelaitoskuntayhtymä 47,3% 4. HANKINTOJEN JATKOKEHITYS JA TOIMENPITEET 2015-2017 Varkauden kaupunki panostaa tilaavan ja kilpailuttavan henkilöstön kouluttamiseen tulevina vuosina niin, että uusi hankintalaki ja lain asettamat velvoitteet tukevat henkilöstön hankintaprosesseja jatkossa tehokkaammin. Uusi hankintaohjausryhmä aloittaa toimintansa tammikuussa 2015. Ryhmän toiminta on jatkuvaa. Sosiaalisesti vastuullisten hankintojen osuutta pyritään lisäämään ja tätä kautta tukemaan kaupungin palvelustrategian työllisyyspäämääriä. Varkauden kaupunki pyrkii myös syventämään ja tehostamaan yhteistyötään yhteishankintayhtiö IS-Hankinnan kanssa siten, että paras asiantuntemus ja tehokas konsultaatio toteutuu hankinnoissa. Yhteistyön prosessikuvauksia tulee päivittää säännöllisesti niin, että ajanmukainen tieto on saatavilla molemminpuolisesti.
Kaikki kaupungin omat hankintasopimukset pyritään siirtämään yhteiseen T-Web sopimustenhallintaan, josta löytyy ajantasainen tieto voimassa olevista sopimuksista. Yhtenä kehityshaasteena tulevaisuudessa on tehostaa huomattavasti sopimusvalvontaa sekä laatia toimittajakäsikirja ohjaamaan toimittajien kanssa työskentelyä. Tiiviin ja tuloksellisen toimittajayhteistyön malli tuo etua kaupungille sekä toimittajalle. Tavoitteena on uudistaa nykyiset hankintamallit ja hajautettu kokonaisuus kohti valvottua organisaatiota ja löytää tätä kautta keinoja tasapainottaa taloutta hankintoihin kuluvilla euroilla. Painopiste suuntautuu ulkoisten resurssien hallintaan ja kokonaistaloudelliseen tehokkuuteen. Varkauden kaupungille luodaan toimialakohtaiset hankintaryhmät niin, että jokaiselle hallintokunnalle nimetään kunkin hankintaryhmän tuotevastaava. Vastaava konsultoi ongelmatilanteissa hankintapäällikköä tai sopimusjuridisissa ongelmissa suoraan hallintojohtajaa. Vastuuta hallintokuntiin jaetaan niin, että tuoteryhmänsä vastaava/ hänen osoittamansa henkilö, hoitaa tilaukset Maisan kautta (materiaalihankinnat) sekä toimii substanssiasiantuntijana yhteistyössä IS-Hankinnan kilpailutuksissa. Näin saadaan hankinnoille selkeämpi linjaus, ja kustannusvastuuta sekä seurantaa hajautettua organisaatiossa alan asiantuntijoille. Myös yhteistyötä IS-Hankinnan kanssa saadaan tehostettua nimeämällä jokaiselle tuoteryhmälle vastaava. Hankintaryhmätyöskentelyssä hankintojen tehokas keskittäminen on sujuvampaa ja tuottaa näin myös säästöjä logististen kulujen osalta. Tuotevastaavien koulutuksiin tulee panostaa niin, että heillä on ajantasainen markkinatuntemus sekä tilausosaaminen. Ongelmatilanteissa kontaktihenkilö on lähellä ja helpottaa näin myös toimitusketjun hallintaa. Hankintakategoriat jaetaan seuraavasti vastuuhenkilöittäin Sosiaali- ja terveyspalvelut Vastaanottopalvelut hoitotarvikkeet ja hoitotarvikejakelu asiakkaille: varastonhoitaja lääkkeet ja niihin rinnastettavat tuotteet: farmaseutti lääkkeelliset kaasut: farmaseutti verensokeritestit: farmaseutti desinfektio- ja hygieniatarvikkeet: varastonhoitaja lääkintä- ja muut laitteet: osastonhoitaja kalusteet ja toimistotarvikkeet: arkistonhoitaja röntgenin laitteet ja tarvikkeet: osastonhoitaja
fysioterapian laitteet ja tarvikkeet: osastonhoitaja suun terveydenhuollon laitteet ja tarvikkeet: hammaslääkäri sairaanhoidolliset palvelut: palvelualuepäällikkö muut ostopalvelut: palvelualuepäällikkö matkustuspalvelut: hallintosihteeri Psykososiaaliset palvelut lastensuojelun ostopalvelut: perhepalveluiden johtava sosiaalityöntekijä ja Joroisten sosiaalityön yksikön johtava sosiaalityöntekijä vammaispalveluiden (sis. kehitysvammaisten erityishuollon) ostopalvelut: aikuissosiaalityön ja vammaispalveluiden johtava sosiaalityöntekijä ja Joroisten sosiaalityön yksikön johtava sosiaalityöntekijä sosiaalihuoltolain mukaiset asumispalvelut (päihde- ja mielenterveyspalvelut): päihde- ja mielenterveyspalveluiden esimies ja Joroisten sosiaalityön yksikön johtava sosiaalityöntekijä päihdehuollon laitoskuntoutuspalvelut: päihde- ja mielenterveyspalveluiden esimies kasvatus- ja perheneuvonnan palvelut, lasten ja nuorten mielenterveyspalvelut: perhepalveluiden johtava sosiaalityöntekijä ja Joroisten sosiaalityön yksikön johtava sosiaalityöntekijä muut ostopalvelut: palvelualuepäällikkö (sis. esim. adoptioneuvonnan, kuntouttavan työtoiminnan ostopalvelu Kotiin annettavat palvelut kotihoidon tukipalvelut: kotihoidon esimies kotihoidon ostopalvelut: kotihoidon esimies omaishoidon ostopalvelut: omaishoidon ohjaaja palveluasumisen ostopalvelut/palveluseteli: palvelualuepäällikkö muut ostopalvelut: palvelualuepäällikkö
Sivistystoimi oppikirjat ja toimistotarvikkeet: hallintosihteeri/ koulusihteeri muut ostopalvelut: sivistysjohtaja matkustuspalvelut: hallintosihteeri varhaiskasvatuksen hankinnat/ vastuunjako: varhaiskasvatuspäällikkö Tekninen toimi rakennusurakat, vesihuolto, muut ostopalvelut: kaupungininsinööri tekniset konsulttipalvelut: kaupunginarkkitehti materiaalihankinnat urakan ulkopuolelta: rakennuttaja, työjohtaja toimistotarvikkeet ja matkustuspalvelut: toimistosihteeri henkilökuljetukset: logistiikkapäällikkö sähkötarvikkeet: sähköinsinööri LVI: lvi- insinööri Konsernihallinto matkustuspalvelut: kaupunginjohtajan sihteeri konsulttipalvelut: kehitysjohtaja/ hankintapäällikkö toimistotarvikkeet: kirjaamon sihteeri koulutus- ja kulttuuripalvelut: viestintäsihteeri arkistopalvelut: arkistosihteeri epäsuorat/ sopimuksen ulkopuoleiset hankinnat: hankintapäällikkö