RAP4LEO- RAPORTOINTI LEONARDO DA VINCI -LIIKKUVUUSHANKKEISSA

20.4.2010 RAP4LEO- RAPORTOINTI LEONARDO DA VINCI -LIIKKUVUUSHANKKEISSA SISÄLTÖ: 1 YLEISTÄ RAP4LEO -RAPORTOINNISTA...2 2 VASEMMAN VALIKON TOIMINNOT...4 3 APURAHANSAAJIEN JA ULKOMAANJAKSOJEN REKISTERÖINTI...5-8 - APURAHANSAAJAN LUOMINEN JA TIETOJEN LISÄÄMINEN - VASTAANOTTAVAN JA LÄHETTÄVÄN ORGANISAATION TIETOJEN LISÄÄMINEN - USEAMMAN APURAHANSAAJAN LUOMINEN KERRALLAAN 4 APURAHANSAAJIEN RAPORTIT...8-9 - KUINKA OHJEISTAA APURAHANSAAJA RAPORTIN TÄYTTÄMISEEN - RAPORTIN LISÄÄMINEN APURAHANSAAJALLE (VÄLI/ LOPPURAPORTTI) - TÄYTETYN RAPORTIN PALAUTTAMINEN APURAHANSAAJALLE - TÄYTETYN APURAHANSAAJARAPORTIN UUDELLEENAUKAISEMINEN 5 TALOUSTIETOJEN REKISTERÖIMINEN...10-12 - TALOUSTIETOJEN LISÄÄMINEN - USEAMMAN MERKINNÄN LUOMINEN KOPIOINTI-TOIMINNOLLA - LISÄÄ RAPORTTI - TALOUSRAPORTIN JÄTTÄMINEN 6 USEIN KYSYTYT KYSYMYKSET....13 1/13

1 YLEISTÄ RAP4LEO -RAPORTOINNISTA Rap4leo on EU:n komission tuottama palvelu liikkuvuushankkeiden tilasto- ja taloustietojen raportointiin. Myös liikkuvuushankkeiden osallistujat raportoivat tietokannassa. Tämän ohjeistuksen on tarkoitus opastaa askel askeleelta hankkeen raportoinnin eri vaiheissa Rap4leo-tietokannassa. Tietokanta löytyy osoitteesta: http://fi.rap4leo.org CIMO auttaa kaikissa tietokantaa koskevissa kysymyksissä. Mahdolliset kysymykset ja kehittämisideat voi lähettää osoitteeseen rap4leo@cimo.fi. Alusta toimii parhaiten Internet Explorerilla. Rap4leo-raportoinnin lisäksi hankkeen sisällöstä raportoidaan erikseen. Ohjeet hankkeen raportointia varten löytyvät Vetäjän oppaasta. Vetäjän opas sekä raportointiin käytettävät lomakkeet löytyvät osoitteesta: http://www.cimo.fi/leonardo > Liikkuvuushankkeet > Liikkuvuushankkeiden hallinto Koordinaattorin tehtävät Rap4leo-alustalla: korjata virheelliset ja täydentää puutteelliset organisaatiotiedot luoda ulkomaanjaksot apurahansaajille lisätä apurahansaajien tiedot lähettää apurahansaajille tunnukset (kirjekuori-ikoni) lisätä partneritiedot lisätä yhteyshenkilöitä tarvittaessa lisätä kulut apurahansaajille ja hankkeelle tulostaa excel -muotoinen raportti hankkeen loppuraportin liitteeksi CIMOn tehtävät Rap4leo-alustalla: avata sopimukset kantaan hankkeille lähettää koordinaattorin tunnukset tietokantaan hyväksyä väli/loppuraportti muuttaa sopimuksen status tarvittaessa etsiä kadonneet tunnukset mikäli koordinaattorilla kaksoisrooli (sekä koordinaattori että apurahansaaja), CIMO etsii tunnukset palauttaa koordinaattorin pyynnöstä raportti uudelleen täytettäväksi apurahansaajalle Huom! Rap4leo-tietokantaan syötetyt tiedot ovat osittain peräisin hakemuksesta, mutta osa tiedoista (kuten organisaation alue ) on annettu oletusarvona ja koordinaattorin tulisi korjata tiedot oikeiksi. Käyttäjätunnukset: Koordinaattorin tunnukset Käyttäjätunnus ja salasana lähtevät tietokannasta automaattisesti koordinaattorin hakemuksessa ilmoittamaan sähköpostiin heti, kun sopimus on avattu tietokantaan CIMOssa sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. 2/13

Mikäli koordinaattori vaihtuu hankkeen aikana, uudet nimitiedot kirjoitetaan vanhojen päälle. Käyttäjätunnusta ei tarvitse vaihtaa. Apurahansaajien tunnukset Koordinaattorin tulee huolehtia siitä, että apurahansaajilla on toimiva sähköpostiosoite. Koordinaattori lähettää apurahansaajille raportointitunnukset ja tarvittaessa muistutuksen raportin palauttamisesta. Kun apurahansaajan tiedot on syötetty kantaan, koordinaattori painaa Sopimukset - kohdassa kirjekuori-ikonia ja valitse apurahansaajat, joille raportointipyyntö lähetetään. Tietokanta lähettää käyttäjätunnuksen ja salasanan annettuun sähköpostiosoitteeseen automaattisesti. Raportointilomakkeen täyttäminen on hyvä sisällyttää lähtövalmennukseen. Käyttäjätunnukset hankkeen muille yhdyshenkilöille Käyttäjätunnus sopimukseen lähetetään hankkeen koordinaattorille, mutta vastuun vaihtojaksojen lisäämisestä ja talousraportoinnin kirjaamisesta voi jakaa verkostossa tai omassa organisaatiossa. Uuden yhdyshenkilön tunnukset luodaan seuraavasti: Kohdassa Omat tiedot luodaan uusi yhteyshenkilö. Henkilön sähköpostiosoite on tärkeä, sillä henkilö saa tunnuksensa sähköpostitse. Tämän jälkeen palataan http://fi.rap4leo.org aloitussivulle, jossa on kohta "Unohditko käyttäjätunnuksesi tai salasanasi? Kirjoita s-postiosoitteesi alla olevaan kenttään ja paina 'Lähetä'. Jos olet kirjautunut tietokantaan, saat tunnukset sähköpostiisi." Uuden yhdyshenkilön sähköpostiosoite kirjoitetaan tekstikenttään. Henkilö saa tunnukset ja käyttöoikeudet. Mikäli yksi henkilö on mukana monissa verkostoissa ja on yhteyshenkilönä useassa hankkeessa samanaikaisesti, tietokanta tunnistaa vain yhdet tunnukset/ henkilön sähköpostiosoite. Tällöin tunnukset tulee pyytää osoitteesta rap4leo@cimo.fi 3/13

2 VASEMMAN VALIKON TOIMINNOT: Rap4leo-sivun vasemmasta valikosta löytyy seuraavia toimintoja: Omat tiedot Sopimukset Tästä näkymästä voi muokata kaikkia muita organisaation tietoja paitsi organisaation nimeä (nimenmuutoksesta ilmoitetaan suoraan CIMOon). Voit myös lisätä uusia yhteyshenkilöitä Tästä näkymästä voit selailla sopimuksen tietoja ja lisätä talousraportointiin ja sopimukseen liittyviä tietoja. Kirjekuoriikonista voit lähettää apurahansaajille raportointitunnukset sekä muistutuksen raportin täyttämisestä. TYÖKALUT sopimusnäkymässä: (Kuva 1) Ulkomaanjaksot Apurahansaajat Tästä näkymästä vaihtojen ja apurahansaajien kirjaaminen! Luo uusi vaihto -komennolla luodaan apurahansaajat, ulkomaanjakson vastaanottava organisaatio ja vaihtojen muut tiedot. Tästä näkymästä voi selailla kaikkien organisaatioosi liittyvien apurahansaajien tietoja ja muokata niitä työkalulla Voit myös poistaa apurahansaajia Uusia apurahansaajia voi luoda vain Ulkomaanjaksot -linkistä tai käyttämällä Tuo apurahansaajat toimintoa (import). Partnerit Tulosteet Asiakirjat Näkymästä voit vain selailla kaikkien organisaatioosi liittyvien partnereiden tietoja ja muokata niitä, mutta uusia partnereita voi luoda vain Ulkomaanjaksot -linkistä uusia vaihtojaksoja syötettäessä. Voit valita riippuvalikosta haluamasi raportin sopimuksiin liittyvistä syöttämistänne tiedoista. Raporttipohjia, import-lomake, Rap4leo-manuaali 4/13

TYÖKALUT Muokkaa Tietojen yleiskatsaus Raportin katseleminen Talousraportin katseleminen Selaa listaa Kopioi apurahansaaja- tai rahoitustietoja (voit luoda samankaltaisista tiedoista useamman kerralla) Täytä/ muokkaa talousraportti Talousraportin kooste excel -tiedostona (kerää automaattisesti täytetyt tiedot) Lähetä automaattinen sähköposti apurahansaajalle raporttia varten Tulosta Lataa hankkeen laadullisen arvion loppuraporttipohja omalle koneelle Ryhmäpostitus: Rap4leo-alustassa on massapostitus-toiminto. Koordinaattori voi valita kaikista lähtijöistä haluamiensa kriteereiden avulla henkilöt, joille lähettää saman viestin ryhmäpostituksena. Esimerkki: Muistutus raportin täyttämisestä: Apurahansaajat -näkymästä valitaan kohta Lähetä postia. Viesti voi olla teksti- tai html-muotoinen. 3 APURAHANSAAJIEN JA ULKOMAANJAKSOJEN REKISTERÖINTI Ulkomaanjaksot Vain tästä näkymästä luodaan apurahansaajia ja merkitään heidän ulkomaanjaksonsa ja vastaanottavan organisaation tiedot! Ulkomaanjakso tarkoittaa yhden tai useamman samaan maahan menevän henkilön jaksoa. Kun ulkomaanjakso on luotu, siihen voidaan lisätä useampi apurahansaaja. Jotta apurahansaaja voi täyttää raportin, hänen ulkomaanjaksonsa tulee olla merkittynä. 1. Ulkomaanjaksojen rekisteröinti: valitse vasemmasta valikosta Ulkomaanjaksot 5/13

(kuva 2) ja valitse ilmestyvästä riippuvalikosta sopimus, johon jakso liittyy. 2. Jos sopimukseen liittyy vain yksi kohdemaa, ulkomaanjakso tulee tehdä vain kerran. Mutta jokaisen uuden maakohteen kohdalla tulee valita Luo uusi, jonka jälkeen valitaan lähettävä maa (aina Suomi) ja vastaanottava maa. 3. Luo/muokkaa vaihto ikkuna avautuu: (kuva 3) 6/13

1) Luo apurahansaaja: luo uusi apurahansaaja (tai valitse jo rekisteröity henkilö riippuvalikosta). - Syötä Luo apurahansaaja -lomakkeelle kaikki määritellyt tiedot. Osoite- ja puhelinnumerotiedot voivat olla lähettävän organisaation. Sähköpostiosoitteen tulee olla kirjattu oikein, sillä apurahansaaja saa raportointitunnuksensa vain sitä kautta. 2) Lähettävä partneri: Valitse riippuvalikosta organisaatio tai luo uusi (verkoston jäsen). 3) Vastaanottavat organisaatiot: Valitse riippuvalikosta vastaanottava organisaatio tai luo uusi. Täytä loppuun saakka ja paina Tallenna. Useamman apurahansaajan luominen yhdellä kertaa: Jos apurahansaajien lähettävän ja vastaanottavan organisaation tiedot ovat samoja, voit monistaa apurahansaajan tiedot seuraavasti: Valitse ulkomaanjaksot, (kuva 4) Jonka jälkeen paina monistettavan apurahansaajan kohdalla ikonia Avautuvasta apurahansaajan ikkunasta luodaan uusi apurahansaaja: (kuva 5) Ja tallennetaan uuden henkilön tiedot. Muut tiedot joko muutetaan tai jätetään kopion kaltaisiksi. Tallennetaan. 7/13

Apurahansaajatietolomake ja import-toiminto: Koordinaattorilla on mahdollisuus siirtää useampi vaihtoon lähtijä kerralla tietokantaan import-toiminnolla. Tarvittavan excel- tiedoston voi tallentaa omalle koneelle kohdasta Asiakirjat. Apurahansaajien tiedot kirjataan oransseihin kenttiin ja tallennetaan omalle koneelle. Tarvittavat aluekoodit ovat saman tiedoston toisella välilehdellä. (kuva 6) Tietojen siirto tietokantaan import-toiminnolla: 1) Apurahansaajat -valikossa: paina ylävalikon Tuo apurahansaajat nappia (kuva 6). 2) Anna kuvaus (esim. päivämäärä) ja valitse alasvetovalikosto Participants import 3) Valitse alasvetovalikosta hankkeen valintavuosi 4) Valitse tiedosto, johon on syötetty apurahansaajien tiedot ja paina ok, lähetä ja sulje 5) Tarkista tietojen oikeellisuus (tietokanta ilmoittaa virheellisistä tiedoista) 6) Paina Siirrä tietojen siirtämiseksi tietokantaan ja tarkista että tiedot löytyvät Apurahansaajat -valikosta. 4 APURAHANSAAJIEN RAPORTIT Apurahansaajien tulee täyttää raportti viimeistään 10 päivää ulkomaanjakson päätyttyä. Raportin lähettäminen apurahansaajan täytettäväksi: Sopimuksen tiedoissa näkyy työkalujen kohdalla ikoni (kuva 7) 8/13

Paina kirjekuori-ikonia, jolloin aukeaa tiedot apurahansaajista, joilla ei ole raportointitunnuksia tai jotka eivät ole vielä täyttäneet raporttiansa. Valitse haluamasi henkilöt ja paina Lähetä. Muistus lähtee apurahansaajalle ja hän saa tunnukset sähköpostitse. Täytetyn raportin palauttaminen apurahansaajalle: Raportti voidaan palauttaa uudelleen täytettäväksi, jos apurahansaaja haluaa täydentää raporttia tai se on täytetty puutteellisesti. Tässä tapauksessa ota yhteyttä RAP4LEO@CIMO.FI. APURAHANSAAJAN RAPORTIN TÄYTTÄMINEN Lähetettyäsi tunnukset apurahansaajalle raportin täyttämiseksi, apurahansaaja saa sähköpostitse käyttäjätunnuksen ja salasanan ja osoitteen Rap4leo-kantaan http://fi.rap4leo.org (kuva 8) Apurahansaajalle avautuu (kuva 8) ikkuna, jossa hän voi tarkistaa omat tietonsa (mutta hän ei pääse niitä itse muuttamaan). Klikkaamalla ikonia avautuu apurahansaajaraportti. Apurahansaajan tulee vastata kaikkiin kysymyksiin joko avokenttiin tai numero- ja värikoodein: Täysin eri mieltä - Eri mieltä - Jokseenkin samaa mieltä - Samaa mieltä - Täysin samaa mieltä Jokaisen sivun jälkeen tulee painaa Jatka tai peruuta. Lopuksi raportti kysyy Haluatko sulkea raportin? Sulkemisen jälkeen voit tulostaa raportin ja lähettää yhteyshenkilöllesi. Jos vastaat "Ei", raportti tallentuu vastauksineen ja voit jatkaa raportin täydentämistä myöhemmin, tulostaa sen ja lähettää sen kansalliselle toimistolle. Kun apurahansaaja vastaa Kyllä, raportti sulkeutuu ja ikkunanäkymä palaa apurahansaajan tietoihin. Tällöin kuvassa 8 (yllä) oikeaan reunaan kohtaan Valinnat ilmestyy ikoni tulostusta varten. Raportti tulostetaan ja lähetetään koordinaattorille, joka kerää raportit ja lähettää ne loppuraportin yhteydessä kansalliseen Leonardo-toimistoon. 9/13

Apurahansaajien valmennus: raportointilomakkeen täyttäminen on hyvä sisällyttää lähtövalmennukseen. Koordinaattori pääsee katsomaan raportin kysymyksiä Sopimus -näkymästä -ikonin kautta. Jo täytetyt raportit näkyvät Ulkomaanjaksot -näkymästä -ikonin alta. 5 TALOUSTIETOJEN REKISTERÖIMINEN Taloustietojen lisääminen koskee jokaista toteutunutta ulkomaanjaksoa. Tietoja käytetään väli- ja loppuraportoinnissa. Ennen taloustietojen täyttämistä tulee ulkomaanjaksot rekisteröidä kohdan 3 mukaisesti. Taloustiedot syötetään valitsemalla Sopimukset kohta vasemmassa valikossa. Kyseessä olevan sopimuksen kohdalla klikkaa euromerkkiä tehdäksesi talousmerkintöjä: (kuva 9) 10/13

Täytä hallintoon käytetty LdV-tuki. Muut tiedot ylänäkymässä päivittyvät automaattisesti sitä mukaa kuin taloustietoja täytetään apurahansaajille. Valmennustuki ja apuraha syötetään apurahansaajakohtaisesti. (kuva 10) Huom. Esitäytetyissä luvuissa Apuraha (matkaan ja elinkustannuksiin myönnetty tuki) on merkitty kohtaan Tuki osallistujalle. Raportoitaessa könttäsumma syötetään kuitenkin kohtaan Apuraha. 11/13

Apurahansaajien talousraporttia klikattaessa avautuu alla oleva näkymä: (kuva 11) Täytä Apuraha -kenttään raportoitava apurahasumma. Täytä valmennus -kenttään valmennustuki. Voit palata muokkaamaan kenttiä myöhemmässäkin vaiheessa. Muita kenttiä ei tarvitse huomioida. Lopuksi tallenna kaikki Ok-painikkeesta. Mikäli aiot vielä myöhemmin lisätä apurahansaajien taloustietoja valitse Päivitä talousraportti -näkymän alareunasta valitse Ok.. USEAMMAN MERKINNÄN LUOMINEN KOPIOINTI-TOIMINNOLLA Päivitä talousraportti -näkymästä (kuva 10) klikkaa ikonia, jolloin voit tehdä identtisiä talousmerkintöjä kaikille haluamillesi lähtijöille, ja halutessasi muokata niitä. TALOUSRAPORTIN JÄTTÄMINEN Kun olet täyttänyt kaikki taloustiedot, valitse Lähetä talousraportti ja paina ok. Lähettämisen jälkeen et voi enää tehdä muutoksia, mutta raportti on nähtävissä -ikonin alta. Paina (väliraportti) tai (loppuraportti), jolloin saat tiedot excel-tiedostoon. Tallenna raportti itsellesi ja tulosta excel-tiedoston kaikki välilehdet väli- tai loppuraportin osaksi. Tarkasta vielä tietojen paikkansapitävyys. Huom! Mikäli haluat vielä tehdä muutoksia raporttiin lähettämisen jälkeen, ota yhteyttä RAP4LEO@CIMO.FI, ja raportti aktivoidaan uudestaan. 12/13

6 Usein kysytyt kysymykset 1. Kysymys: Sisäänkirjautuminen ei onnistu. Vastaus: Paina nappia kirjaudu, ei enter / kysyjä on kahdessa roolissa ja yrittää väärillä tunnuksilla. 2. Kysymys: Miten jätän väli/loppuraportin? Vastaus: Mene talousraporttinäkymään, paina sivun alaosassa olevaa nappia jätä väliraportti tai jätä talousraportti. Tulosta etusivun valinnat -kohdasta excel taulukko, jonka eri välilehdiltä tarvittavat tiedot löytyvät. 3. Kysymys: Miksi en saa excelissä kaikkia tietoja näkyviin? Vastaus: Tiedoston vasemmasta alakulmasta löytyvät eri välilehdet, joilla on tarvittavat tilasto- ja taloustiedot. Mikäli et saa välilehtiä näkyviin, tarkista tietokoneen näytön säädöt. 4. Kysymys: Miksi tietokannassa näyttää, että matkoihin ei ole myönnetty tukea? Vastaus: Hankkeelle myönnetty tuki matka- ja elinkustannuksiin on syötetty tietokantaan könttänä elinkustannukset -kohtaan. Raportoitaessa kuluja tulee ne kuitenkin eritellä matka- ja elinkustannuksiin erikseen. 5. Kysymys: Miksi apurahansaajien kuluerittely ei tule näkyviin väliraportoinnin yhteydessä? Vastaus: Kuluerittely per apurahansaaja tulee näkyviin kun NA on hyväksynyt väliraportin. Siihen saakka kuluerittely näyttää nollaa, vaikka kuluja on syötetty. 6. Kysymys: Miksi tunnukset eivät mene apurahansaajille perille? Vastaus: Sähköpostiosoite ei toimi tai on väärä / vastaanottajalla on tehokas roskapostin suodatus. Tarvittaessa tunnukset voidaan lähettää CIMOsta. 7. Kysymys: Miksi tietokanta ei anna edetä ellen syötä tietoja kaikkiin kenttiin? Partnerilla ei ole postinumeroa / sähköpostia, jne. Vastaus: Ellei tietoa ole, keksi joku tekaistu, esim. etu.suku@sposti.com. 8. Kysymys: Miten voin palauttaa puutteellisesti täytetyn osallistujan raportin tai osallistujan väliraportin takaisin osallistujalle täydennettäväksi? Vastaus: Raportti voidaan palauttaa CIMOsta. Lähetä pyyntö raportin palautuksesta sekä osallistujan nimi osoitteeseen rap4leo@cimo.fi. 13/13