Sääntömääräinen vuosikokous Esityslista Kokouksen laillisuus, päätösvaltaisuus ja läsnäolijoiden toteaminen

Transkriptio

1 Esityslista Kokouksen asiat 1 Kokouksen avaus 2 Kokouksen laillisuus, päätösvaltaisuus ja läsnäolijoiden toteaminen 3 Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta 4 Kokouksen pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta 5 Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi 6 Hallituksen vuosikertomus, tilinpäätös ja toiminnantarkastajan lausunto 7 Tilinpäätöksen vahvistaminen 8 Vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2012 hallitukselle 9 Yhdistyksen sääntömuutos 10 Muut esille tulevat asiat 11 Kokouksen päätös

2 Esityslista Kokouksen avaus

3 Esityslista Kokouksen laillisuus, päätösvaltaisuus ja läsnäolijoiden toteaminen Otteita yhdistyksen säännöistä: 7 Vuosittain pidetään ainakin vuosi- ja vaalikokous. Vuosikokous pidetään helmikuun 25. ja maaliskuun 25. päivän välisenä aikana, vaalikokous marraskuun 1. ja joulukuun 10. päivän välisenä aikana. 9 Yhdistys kokoontuu tarpeen vaatiessa hallituksen kutsusta tai vähintään yhden kymmenesosan (1/10) jäsenistä sitä hallitukselta kirjallisesti vaadittuna tiettyä asiaa varten, jolloin kokous on pidettävä kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa. Kokouksesta on ilmoitettava yhdistyksen internetsivustolla, Tietojenkäsittelytieteiden laitoksen ilmoitustaululla ja sähköpostilla jäsenille. Vähintään 5 päivää ennen kokouspäivämäärää. Jokaiseen on myös laadittava kokouksen esityslista nähtäville. 11 Yhdistyksen kokous on päätösvaltainen, jos koollekutsuminen on tapahtunut sääntöjen mukaisesti. Hallituksen pohjaesitys: Todetaan kokous laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Todetaan läsnäolijat ja merkitään heidät tiedoksi pöytäkirjaan.

4 Esityslista Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta Hallituksen päätösesitys: Valitaan kokoukselle puheenjohtaja ja sihteeri.

5 Esityslista Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Ote yhdistyksen säännöistä: 12 Yhdistyksen pöytäkirjan tarkastaa aina kaksi (2) ko. kokouksessa valittua pöytäkirjantarkastajaa viidentoista (15) päivän kuluessa kokouksen päättymisestä. Hallituksen pohjaesitys: Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina.

6 Esityslista Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Ote yhdistyksen säännöistä: 9 Yhdistys kokoontuu tarpeen vaatiessa hallituksen kutsusta tai vähintään yhden kymmenesosan (1/10) jäsenistä sitä hallitukselta kirjallisesti vaadittuna tiettyä asiaa varten, jolloin kokous on pidettävä kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa. Kokouksesta on ilmoitettava yhdistyksen internetsivustolla, Tietojenkäsittelytieteiden laitoksen ilmoitustaululla ja sähköpostilla jäsenille. Vähintään 5 päivää ennen kokouspäivämäärää. Jokaiseen on myös laadittava kokouksen esityslista nähtäville. Kokoukseen on laadittu esityslista, ja se on toimitettu kokouskutsun yhteydessä jäsenistölle sähköpostitse sekä yhdistyksen web-sivujen kautta. Lisäksi esityslista on ollut nähtävillä Tietojenkäsittelytieteiden laitoksen ilmoitustaululla. Hallituksen pohjaesitys: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

7 Esityslista Hallituksen vuosikertomus, tilinpäätös ja toiminnantarkastajan lausunto Ote yhdistyksen säännöistä: 8 Vuosikokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat: 1. hallituksen vuosikertomus, tilinpäätös ja tilintarkastajan lausunnot 2. tilinpäätöksen vahvistaminen 3. vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle tai muut toimenpiteet, joihin vuoden kuluessa pidetty hallinto ja tilit antavat aihetta. Koska vuoden 2012 puheenjohtaja Topi Konttavaara on laatinut yhdistyksen toimintakertomuksen vuodelta 2012, voidaan tätä käyttää myös hallituksen vuosikertomuksena. Vuoden 2012 puheenjohtaja Topi Konttavaara esittelee vuoden 2012 toimintakertomuksen. Liite 1/6 Vuoden 2012 rahastonhoitaja Tuomas Paulin esittelee vuoden 2012 tilinpäätöksen ja toiminnantarkastajan lausunnon. Hallituksen pohjaesitys: Merkitään vuoden 2012 toimintakertomus ja tilinpäätös tiedoksi pöytäkirjaan.

8 Esityslista Tilinpäätöksen vahvistaminen Ote yhdistyksen säännöistä: 8 Vuosikokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat: 1. hallituksen vuosikertomus, tilinpäätös ja tilintarkastajan lausunnot 2. tilinpäätöksen vahvistaminen 3. vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle tai muut toimenpiteet, joihin vuoden kuluessa pidetty hallinto ja tilit antavat aihetta. Hallituksen pohjaesitys: Vahvistetaan vuoden 2012 tilinpäätös.

9 Esityslista Vastuuvapauden myöntäminen vuoden 2012 hallitukselle Ote yhdistyksen säännöistä: 8 Vuosikokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat: 1. hallituksen vuosikertomus, tilinpäätös ja tilintarkastajan lausunnot 2. tilinpäätöksen vahvistaminen 3. vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle tai muut toimenpiteet, joihin vuoden kuluessa pidetty hallinto ja tilit antavat aihetta. Hallituksen pohjaesitys: Myönnetään vuoden 2012 hallitukselle vastuuvapaus.

10 Esityslista Yhdistyksen sääntömuutos Ote yhdistyksen säännöistä: 9 Yhdistys kokoontuu tarpeen vaatiessa hallituksen kutsusta tai vähintään yhden kymmenesosan (1/10) jäsenistä sitä hallitukselta kirjallisesti vaadittuna tiettyä asiaa varten, jolloin kokous on pidettävä kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa. Kokouksesta on ilmoitettava yhdistyksen internetsivustolla, Tietojenkäsittelytieteiden laitoksen ilmoitustaululla ja sähköpostilla jäsenille. Vähintään 5 päivää ennen kokouspäivämäärää. Jokaiseen on myös laadittava kokouksen esityslista nähtäville. Yhdistyksen sääntöjen 9 toisessa kappaleessa määrätään, että yhdistyksen kokouksesta on ilmoitettava mm. Tietojenkäsittelytieteiden laitoksen ilmoitustaululla ja että kokouksen esityslista oltava nähtävillä kokouskutsun yhteydessä. Otteita yhdistyslaista: 23 Kokouksessa päätettävät asiat Yhdistyksen, tai jos säännöissä on niin määrätty, valtuutettujen kokouksessa on päätettävä 1) yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta; 2) kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta; 3) 30 :ssä tarkoitetusta äänestys- ja vaalijärjestyksestä; 4) hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta; 5) tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä; sekä 6) yhdistyksen purkamisesta. Säännöissä voidaan määrätä, että hallitus voi päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä.

11 Esityslista Kokouskutsu Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka. Päätöstä 23 :ssä mainitussa ja muussa siihen verrattavassa asiassa ei kokouksessa saa tehdä, ellei asiaa ole mainittu kokouskutsussa. Yhdistyslaki määrää, että yhdistyksen kokous ei voi tehdä päätöksiä yhdistyslain 23 määrittämissä asioissa, mikäli näiden asioiden käsittelystä ei ole ilmoitettu kokouskutsun yhteydessä. Yhdistyksen kokouksesta ilmoittaminen Tietojenkäsittelytieteiden laitoksen ilmoitustaululla on osoittautunut huonoksi käytännöksi, sillä ilmoitustaulu ei ole keskeisellä paikalla, eikä yhdistyksen toimijoilla ole avaimia ilmoitustaulun suojalasin avaamiseksi. Yhdistyksen säännöissä vaaditaan yhdistyksen kokouksesta ilmoittamisen yhteydessä esityslistan esittämistä. Monisivuisen esityslistan esittäminen ilmoitustauluilla on kuitenkin epäkäytännöllistä. Lisäksi yhdistyslaki määrää jo riittävällä tavalla sen, millä tavalla tärkeistä asioista pitää ilmoittaa kokouskutsun yhteydessä. Lisäksi usein yhdistyksen kokouksiin laaditaan esityslistan sijaan asialista. Näistä syistä yhdistyksen omissa säännöissä ei tarvitse määrätä esityslistan esittämistä kokouskutsun yhteydessä. Asiaa koskeva 9 yhdistyksen säännöissä oli lisäksi huonosti muotoiltu. Hallituksen pohjaesitys: Muutetaan yhdistyksen sääntöjen 9 muodosta: 9 Yhdistys kokoontuu tarpeen vaatiessa hallituksen kutsusta tai vähintään yhden kymmenesosan (1/10) jäsenistä sitä hallitukselta kirjallisesti vaadittuna tiettyä asiaa varten, jolloin kokous on pidettävä kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa. Kokouksesta on ilmoitettava yhdistyksen internetsivustolla, Tietojenkäsittelytieteiden laitoksen ilmoitustaululla ja sähköpostilla jäsenille. Vähintään 5 päivää ennen kokouspäivämäärää. Jokaiseen on myös laadittava kokouksen esityslista nähtäville. Muotoon:

12 Esityslista Yhdistys kokoontuu tarpeen vaatiessa hallituksen kutsusta. Yhdistys voi myös kokoontua kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) jäsenistä sitä hallitukselta kirjallisesti vaatii tiettyä asiaa varten. Tällöin kokous on pidettävä kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa. Kokouksesta on ilmoitettava yhdistyksen internetsivustolla, yhdistyksen omalla ilmoitustaululla ja sähköpostilla jäsenille vähintään 5 päivää ennen kokouspäivämäärää.

13 Esityslista Muut esille tulevat asiat Yhdistyksen kokous voi halutessaan ottaa kokouksessa käsittelyyn myös esityslistan ulkopuolisia asioita.

14 Esityslista Kokouksen päätös