Taloudenhoito, kirjanpito ja kuitit sekä toiminnan- / tilintarkastus. Kyläpäällikkökoulutus

Transkriptio

1 Taloudenhoito, kirjanpito ja kuitit sekä toiminnan- / tilintarkastus Kyläpäällikkökoulutus

2 Talouden hoitaminen yhdistyksessä Yhdistys hankkii tuloja, jotka se uhraa menoina tuottaakseen suoritteita, joiden laatu riippuu toiminnan tarkoituksesta ja päämääristä. (Säännöt!) Yhdistyksen toiminnan tarkoitus on tuottaa suoritteita, joilla toteutetaan niitä tarpeita ja päämääriä, joita varten yhdistys on perustettu. (Säännöt!) (Toimintasuunnitelma) Yhdistyksen on hankittava tuloja, joilla se maksaa toiminnan aiheuttamat menot ja saa siten aikaan suoritteita. (Talousarvio ja toimintasuunnitelma)

3 Talouden hoidon järjestäminen Jäsenten valitsema hallitus vastuussa taloudenhoidosta Huolellisuusvelvoite Valvontavelvoite Käytännön järjestäminen Yhdistyslakiin kirjattu hallituksen velvoite huolehtia kirjanpidon lainmukaisuudesta (yhdistyslaki 6:35 1 mom.) Taloudenhoidon ohjeena jäsenistön vahvistamat toimintasuunnitelmat ja talousarviot

4 Talouden hoidon järjestäminen Yhdistyksen taloushallintoon liittyvät toimintaohjeet, olisi hyvä kirjata ylös eli tehdä taloussääntö / hallintosääntö. (Näitä ei yleensä ole pienissä yhdistyksissä, kannattaisiko olla??) Hallitus laatii ja hyväksyy, ei rekisteröidä sääntöjen lailla. Määritellään mm. tositteiden ja laskujen hyväksymistavat, ohjeet tilinpäätöksestä ja tilintarkastuksesta / toiminnantarkastuksesta jne. HALLITUS VOI DELEGOIDA TEHTÄVIÄ MUTTA EI VASTUUTA

5 TALOUDENHOIDON JÄRJESTÄMINEN Hallituksen päätettävä ja järjestettävä: Laskujen hyväksymismenettely Maksuliikenteen hoitamistavat Hallitus avaa ja lopettaa pankkitilit, nimeää tilinkäyttäjät Käteiskassan hoito ja enimmäismäärän vahvistaminen Kirjanpito Kirjanpidon tilikartta ja käytettävät tilikirjat Talousarviosta poikkeavien toimenpiteiden aiheuttamat toimet

6 TALOUDENHOIDON JÄRJESTÄMINEN Tehtävien järjestelyssä otettava huomioon vaaralliset työyhdistelmät Minimoi huolimattomuudet ja väärinkäytökset Vaarallisia työyhdistelmiä esim: Käteiskassanhoito + pankkitilien hoito Palkanlasku + palkanmaksu Yksi henkilö hoitaa kaiken rahaliikenteen (laskut, käteiskassat, avustukset, tilitykset, kirjanpidon.. ) Hallituksella on valvontavelvollisuus Jos mahdollista kaikki laskut tulisi hyväksyä ennen maksua!

7 Yhdistyksen talouden hoito Hallitus valitsee taloudenhoitajan ja kirjanpitäjän Voivat olla hallituksen ulkopuolisia Sama henkilö voi hoitaa molemmat tehtävät Kirjanpitäjän oltava yhdistysten kirjanpitoon ja tilinpäätökseen perehtynyt Jos liiketoimintaa, hallittava myös liikekirjanpito (elinkeinotoiminta) Jos toiminta laajaa, tilitoimisto tai muu ammattikirjanpitäjä esim. suuri hanke, laajaa elinkeino- / liiketoimintaa, iso liikevaihto

8 Taloudenhoidosta apua hallitukselle Taloudenhoitajan / rahastonhoitajan tehtävät: Maksuliikenne Kirjanpito Käteiskassan hoito Tilinpäätösluonnoksen laatiminen Talousarvion toteutumisen seuranta Hallituksen avustaminen talouden suunnittelussa Veroilmoituksen laatiminen

9 Talouden hallinnan avuksi Toiminnan suunnittelu Sääntöjen tarkoituspykälä pohjana. Toimintasuunnitelma perustuu yhdistyksen toiminta-ajatukselle. Sanallisen toimintasuunnitelman tulisi olla lyhyt ja ytimekäs, mukana muutama avainalue. Voidaan tehdä pitkälle ajanjaksolle (3-5 vuotta) sekä vuositasolla. Toimintasuunnitelma pohjana talousarviolle sekä toisinpäin.. Ehdotuksen toimintasuunnitelmaksi tekee yhdistyksen hallitus. Toimintasuunnitelma käsitellään ja vahvistetaan yhdistyksen sääntöjen määräämässä kokouksessa. Talouden suunnittelu Talousarvioiden perustuttava toimintasuunnitelmiin Kannattaa tehdä julkaistavaa tuloslaskelmaa yksityiskohtaisemmin (tileittäin) Yhdistyksen sääntöjen määräämä kokous hyväksyy

10 Kirjanpito, pakollinen kaikille yhdistyksille Kirjanpidon tehtävänä kirjata taloutta koskevat tiedot juoksevasti ja toimia perustana tilinpäätökselle. Kirjanpitoa koskevat yleiset säädökset sisältyvät kirjanpitolakiin (KPL, 1336/1997) ja kirjanpitoasetukseen (KPA, 1339/1997). Kaikki yhdistykset kokoon ja laatuun katsomatta ovat kirjanpitovelvollisia ja niiden on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa sekä noudatettava hyvää kirjanpitotapaa. (Kirjanpitolaki 1:1-3 )

11 Kirjanpitokirjat Kirjanpitokirjat Päiväkirja - tapahtumat kirjattuna aikajärjestykseen (päivämäärän mukaan) Pääkirja - tapahtumat kirjattuna asiajärjestykseen (tilinumeron mukaan) Tuloslaskelma - tuloksen muodostuminen kaudelta ja vuodelta Tase - taloudellinen asema (varat ja velat) tietyltä päivältä Kassakirja - päiväkohtaiset merkinnät tuloista ja menoista Tilikartta

12 Kirjanpidon kirjaukset Kirjanpidon kirjausten on perustuttava liiketapahtuman todentaviin tositteisiin. (KPL 2:5 ) Tositteen tulee olla numeroitu ja päivätty. Tositteesta käytävä ilmi, mille tileille tapahtuma on kirjattu, ellei se ilmene peruskirjanpidosta Tositteen oltava alkuperäinen.

13 Tositteista / kirjanpitoon vietävistä kuiteista Tulotositteesta käytävä ilmi luovutettu suorite Menotositteesta käytävä ilmi ostettu tuote Tositteissa on mainittava myös vastaanotto- tai luovutusajankohta. Tositteesta tulisi ilmetä, miten tulo tai meno liittyy yhdistyksen toimintaan. (voi itse kirjata) Pankin tiliotetta voi käyttää maksutositteena, jos se on riittävästi yksilöity. Tositteen voi laatia myös itse muun muassa keräysten tai arpajaisten tuotosta, ja silloin sen tulee olla asianmukaisesti varmennettu. Tositteisiin on tehtävä merkinnät selvästi ja pysyvästi. Huom. Lämpöpaperille tulostetut kuitit suositeltavaa kopioida, teksti ei usein säily.

14 Tositteista / kirjanpitoon vietävistä kuiteista Ostolaskujen, kuittien ja muiden tositteiden on oltava alkuperäisiä. Edustuskulutositteisiin on merkittävä osallistujien nimet ja tilaisuuden tarkoitus. Huom. Alv-erittely tositteessa, jos veronalaiseen elinkeinotoimintaan liittyvää. Tulot ja menot tositteissa on tarvittaessa eriteltävä niin, että ne helposti voidaan jakaa kirjanpidossa eri toiminnoille oikein Ulkopuolinen kirjanpitäjä ei välttämättä osaa tehdä jakoa itse (vaan se on kerrottava / kirjattava kuittiin) Tärkeätä, jotta verotettavalle liiketoiminnalle kohdistuu kaikki ja vain sen aikaansaamat tulot ja menot Kaikkien yhdistyksen tositteita käsittelevien tulee tuntea ohjeet, jotka hallitus laatii! Huom! Ohje myös siitä, jos kadottaa kuitin!

15 Toiminnantarkastus / tilintarkastus K: Kuka voi toimia toiminnantarkastajana? V: Toiminnantarkastajan on oltava luonnollinen henkilö, jolla on oltava sellainen taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus kuin yhdistyksen toimintaan nähden se on tarpeen tehtävän hoitamiseksi. Toiminnantarkastaja ei voi olla vajaavaltainen taikka se, joka on konkurssissa tai jonka toimintakelpoisuutta on rajoitettu. Toiminnantarkastajan on oltava riippumaton tehtävää suorittaessaan. Lähde: PRH

16 Pitääkö säännöt muuttaa? K: Onko yhdistyksen muutettava sääntöjä valitakseen toiminnantarkastajan? V: Jos yhdistyksen säännöt on hyväksytty ennen ja yhdistys ei lain mukaan ole velvollinen valitsemaan tilintarkastajaa, voi yhdistys valita toiminnantarkastajan vaikka säännöissä mainitaan tilintarkastaja. Toiminnantarkastajia ja varatoiminnantarkastajia tulee valita se määrä, joka säännöissä on mainittu tilintarkastajien ja varatilintarkastajien osalta. Jos yhdistyksen sääntöjensä mukaan tulee valita kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa voi yhdistys, joka lain mukaan on velvollinen valitsemaan KHTtai HTM -tilintarkastajan valita KHT- tai HTM -tilintarkastajan ja KHT- tai HTM - varatilintarkastajan sekä toiminnantarkastajan ja varatoiminnantarkastajan. Lähde: PRH

17 Tilintarkastaja K: Kuka on tilintarkastaja? V: Tilintarkastaja on KHT- tai HTM-tilintarkastaja, luonnollinen henkilö tai KHT- tai HTM-yhteisö. K: Milloin yhdistyksen on valittava tilintarkastaja? V: Yhdistyksen on valittava tilintarkastaja jos kaksi seuraavista kolmesta ehdosta täyttyy: - taseen loppusumma on yli euroa - liikevaihto tai vastaava tuotto on yli euroa - palveluksessa on keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä Lähde: PRH