METSÄSTYSSEURAN TOIMIHENKILÖT

Transkriptio

1 METSÄSTYSSEURAN TOIMIHENKILÖT Seuratoiminnan peruskoulutus Kuopio Lasse Heikkinen Yhdistyksen velvollisuudet Yhdistyslaki asettaa rekisteröidyn metsästysseuran toiminnalle monia velvoitteita. Näistä tärkeimpiä ovat: jäsenluettelon ylläpitovelvollisuus Henkilötietolaki Rekisteriseloste Kirjanpitovelvollisuus kirjanpitolaki

2 Yhdistyksen hallitus Yhdistyksellä on oltava hallitus (puhekielessä usein johtokunta) jäsenten on oltava 15 vuotta täyttäneitä konkurssissa oleva ei voi olla hallituksen jäsenenä Vähintään kolme henkilöä Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen kokousten päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita Hallituksen toiminta ja vastuut 1/3 YHDISTYSLAKI 39 : Hallituksen jäsen, yhdistyksen toimihenkilö ja tilintarkastaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai tuottamuksesta aiheuttanut yhdistykselle Sama koskee tätä lakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistyksen jäsenelle tai muulle aiheutettua vahinkoa

3 Hallituksen toiminta ja vastuut 2/3 YHDISTYSLAKI 35 ja 36 Hallitus vastaa toimikautensa aikana kaikesta seuran toiminnasta ja tapahtumista. Hallitus on oman toimintansa lisäksi vastuussa myös nimeämiensä toimikuntien tekemisistä ja tekemättä jättämisistä. Kysymys ei ole vain muodollisesta vastuusta, vaan hallituksen jäsenet voivat joutua tekemistään virheistä myös taloudelliseen vastuuseen. Hallituksen toiminta ja vastuut 3/3 Hallituksella on vastuu lakien ja sääntöjen määräämien asioiden lisäksi myös seuran arkipäivän toimintojen asianmukaisuudesta ja julkisuuskuvasta. Maanomistajille, metsästysmaita vuokraaville sekä ulkopuolisille on osoitettava, että metsästysseura hoitaa sille kuuluvat ja sen tehtäviksi annetut muutkin tehtävät lakien, asetusten ja hyvien tapojen mukaisesti kaikki luonnonkäyttäjät huomioiden.

4 Yhdistystoiminnan keskeiset vastuuhenkilöt Yhdistyksen puheenjohtaja (yleinen kokous valitsee) Yhdistyksen sihteeri (hallitus) Hallituksen jäsenet (yleinen kokous) Rahastonhoitaja (hallitus) Toiminnantarkastaja (yleinen kokous) Valittujen toimikuntien johtajat (yleinen kokous/hallitus) Puheenjohtaja Hallituksella on oltava puheenjohtaja ei saa olla vajaavaltainen eli alle 18-vuotias tai holhouksen alainen puheenjohtajalla on yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus, jollei tätä oikeutta ole erikseen rajoitettu

5 Puheenjohtaja Nauttii jäsenistön luottamusta Hallitsee kokoustekniikan, yhdistyslain ja seuran säännöt Varma esiintymistaito, puolueeton asiallisuus Itsehillintä vaikeissakin asioissa Kyky saada esille sekavistakin puheenvuoroista asian ydin Kokousta johtaessaan ei yleensä osallistu kovin runsaasti keskusteluun Sihteeri Seura- ja yhdistystoiminnasta hyvin perillä oleva henkilö Kirjoitustaitoinen ATK-taitoinen Tehtävä vaatii aikaa ja tarmoa Tarkka ja täsmällinen Ei välttämättä ole hallituksen jäsen, tällöin ei äänioikeutta hallituksen kokouksissa

6 Sihteerin toimenkuva Pitää seuran jäsenluetteloa Huolehtii vuokrasopimuksista Hoitaa seuran arkistoa Hoitaa seuran kirjeenvaihtoa Laatii seuran tarvitsemat asiakirjat Laatii kokousten esityslistat ja pöytäkirjat Toimii kokousten sihteerinä Osallistuu kokousten valmisteluun Vastaa seuran tiedottamisesta Vastaa toimintasuunnitelmien ja kertomusten kokoamisesta Toimii seuran yhdyshenkilönä ulospäin Huolehtii seuran määräaikaistehtävien suorittamisesta Toimii seuran virallisena edustajana ja nimenkirjoittajana (riippuu seuran säännöistä) Pöytäkirja Päätöspöytäkirjaan kirjataan tehdyt päätökset ilman perusteluja ja muita kommentteja. Tämä on ns. minimipöytäkirja. Selostuspöytäkirjaan kirjataan pääesitys, keskustelussa tehdyt esitykset lyhyine perusteluineen, äänestys tai vaali sekä päätös Keskustelupöytäkirja tarkoittaa kokouksen kulun sanatarkkaa kirjaamista tai ainakin kaikkien puheenvuorojen pääkohtien kirjaamista. Pöytäkirjamalli

7 Hallituksen jäsen Jäsenistön valitsema Kannattaa valita henkilöitä, joilla on oikeasti halua ja aikaa Hallituksen jäsenyys on tehtävä, jota kenenkään ei tarvitse ottaa vastaan Jos hallituksen jäsen menettää laissa säädetyn kelpoisuuden, lakkaa hallituksen jäsenyys heti Hallituksen jäsenen voi erottaa tehtävästään ainoastaan seuran kokouksessa (epäluottamus) Hallituksen jäsen voi erota tehtävästään koska tahansa Kirjanpito Kirjanpitolain edellyttämään kirjanpitoon sekä rahaasioiden hoitoon hallituksen tulee valita tehtävään vuodeksi kerrallaan kirjanpitotaitoinen henkilö eli rahastonhoitaja/kirjanpitäjä Kirjanpidosta ja raha-asioiden hoidosta vastaa aina hallitus Yhdistyksen tilit allekirjoittaa hallitus! Hallituksen jäsen on vastuullinen tileistä allekirjoituksesta riippumatta

8 Kirjanpito Hallitus on tilivelvollinen jäsenille Kirjanpitäjän / rahastonhoitajan ei tarvitse olla hallituksen eikä yhdistyksenkään jäsen Tilit voi hoitaa esim. kirjanpitoyritys - tämä on jopa suotavaa, koska hyvä kirjanpitotapa ja käytäntö vaativat asiantuntemusta Tappio-kirjanpito-ohjelma Tilitin-kirjanpito-ohjelma Toiminnantarkastus Yhdistyslaki muuttui vuonna 2010 Metsästysseurassa nykyisin TOIMINNANTARKASTAJA (ent. tilintarkastaja) Yhdistyksen ei tarvitse muuttaa sääntöjään toiminnantarkastajan käyttöön siirtymisen yhteydessä!

9 Toiminnantarkastus Yhdistyksellä on jatkossa oltava KHT- tai HTMtilintarkastaja, jos yhdistys täyttää vähintään kaksi seuraavista kolmesta raja-arvosta: 1. taseen loppusumma on yli euroa 2. liikevaihto tai vastaava tuotto on yli euroa 3. palveluksessa on keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä. Käytännössä ei täyty metsästysseurassa YHDISTYSLAKI 38 1/3 Yhdistyksellä on oltava vähintään yksi toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja luonnollinen henkilö Toiminnantarkastajan tulee hyvän toiminnantarkastustavan edellyttämässä laajuudessa tarkastaa yhdistyksen tilinpäätös, kirjanpito ja hallinto Toiminnantarkastus on laillisuustarkastusta eikä toiminnan tarkoituksenmukaisuuden tarkastusta tai arviointia

10 YHDISTYSLAKI 38 2/3 Toiminnantarkastajaksi voidaan valita kuka tahansa täysivaltainen henkilö Toiminnantarkastajalla tulee olla sellainen kirjanpitoa ja seuran taloudenpitoa koskeva asiantuntemus, joka on seuran toiminnan laatu ja laajuus huomioon ottaen tarpeen tehtävän hoitamiseksi YHDISTYSLAKI 38 3/3 Toiminnantarkastajana ei saa toimia sellainen henkilö, joka tavalla tai toisella vastaa seuran taloudesta, esim. hallituksen jäsen Hallituksen jäsen ei voi olla valitsemassa toiminnantarkastajia Edellä mainittu esteellisyys koskee myös jäävin henkilön lähisukulaisia Toiminnantarkastajalla on vahingonkorvausvastuu (YhdL 39 )

11 Toimikuntien johtajat Hallitus voi perustaa avukseen erilaisia toimikuntia (rh-toimikunta, hirvitoimikunta, kilpailutoimikunta, jne.) Kuhunkin toimikuntaan hallitus nimeää johtajan ja jäsenet Toimikunnille kannattaa laatia budjetti ja toimintasuunnitelma, joka sisältyy seuran vastaaviin asiakirjoihin Toimikunnille voi antaa varsin vapaat kädet toteuttaa hyväksytty suunnitelma budjetin sallimissa puitteissa. On kuitenkin pidettävä mielessä, että hallitus vastaa toimikuntien tekemisistä ja päättää tärkeistä Toimikuntien johtajat voivat ottaa osaa hallituksen kokouksiin ilman äänioikeutta. Kiitoksia! Kysymyksiä ja kommentteja Lisätietoja : Metsästysseuratoiminnan käsikirja, Suomen metsästäjäliitto