JYYn talouskoulutus Iiro Korhonen & Selma Vidgren Järjestöt Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta

Transkriptio

1 JYYn talouskoulutus 2014 Iiro Korhonen & Selma Vidgren Järjestöt Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta

2 Talousvastaavan roolit ja tehtävät kirjanpidon hoitaminen: kirjanpitomerkinnät, tositteista huolehtiminen, dokumentointi ja arkistointi tilinpäätöksen tekeminen laskutus pankkiasioiden hoitaminen maksuliikenteen seuraaminen rahaliikenteen ja rahojen riittävyyden seuraaminen hallituskaudelle sektoreiden välinen kommunikaatio nillittäminen Talousarvio

3 Laskutus Laskun tiedot: maksaja (osoitetiedot) maksun saaja (osoitetiedot) laskun päivämäärä laskun numero maksuerittely ja loppusumma tilinumero ja BIC-tunnus viitenumero (Y-tunnus) Eräpäivä

4 Rahaliikenteen ja rahojen riittävyyden seuraaminen Talousvastaava usein ainoa henkilö, joka seuraa rahojen riittävyyttä! Hyvä tehdä säännöllisesti esimerkiksi kirjanpidon yhteydessä, niin ei tule ikäviä yllätyksiä Olkaa tarkkoja ja tuokaa esille mielipiteenne, jos aihetta rahankäyttöön puuttumiselle Eli välillä on hyvä nillittää :) Talousarvio hallituskaudelle Suurimmat meno- ja tuloerät eriteltynä ja niistä esitetty realistinen arvio perustuen esimerkiksi aiempiin vuosiin ja toimintasuunnitelmaan

5 Maksuliikenteen seuraaminen On hyvä seurata esimerkiksi jäsenistöltä tulevia tapahtumamaksuja, että ne maksetaan ajoissa Myös omat maksut muille toimijoille hyvä hoitaa ajallaan

6 Sektoreiden välinen kommunikaatio Rahastonhoitajan hyvä olla yhteyksissä järjestön muiden sektorien kanssa. Näin pystytään ennakoimaan tulevia tuloja ja menoja. Yksin voi joskus olla hankalaa näitä ennustaa. Usein hallituksen puheenjohtaja toimii myös apuna talousasioissa

7 Kulukorvaukset Tilanteessa, jossa esimerkiksi toinen hallituslainen ostaa tavaroita jäsenistön käyttöön Kulukorvauslomake: o Maksajan tiedot ja pankkiyhteys o Selvitys kulun syystä o Tosite o Hyväksyjä (omia kuluja ei voi hyväksyä itse!) o Maksun päivämäärä

8 Järjestön verotus Järjestöillä ei usein elinkeinotuloa, eli varsinaista liiketoimintaa -> Ei myöskään siis verovelvollisuutta Toiminta yleishyödyllistä ja varainkeruun tuotot käytetään jäsenistön hyväksi (tapahtumatulot, haalarimerkit, haalaritulot yms.) Ei siis erillistä voitontavoittelua Ylijäämä silti sallittua joissain määrin. HUOM! Jos maksetaan rahallista palkkaa, tulee tehdä kausiveroilmoitus ja maksaa ennakonpidätys. EI kannata tehdä näin. Kannattaa käyttää mieluummin muita palkkioita, esim leffalippu, lahjakortti yms.

9 jatkuu... Jos liiketoimintaa harjoitetaan tarpeeksi, tulee mukaan ALV. -> Tämä tarkoittaa yli 8500 euron liikevaihtoa tilikauden aikana.

10 Varsinainen toiminta ja varainkeruu Yhdistyksen säännöissä määritellään yhdistyksen varsinainen toiminta Esim. opiskelijoiden hyvinvointi ja virkistystoiminta Ekskursiot, liikunta, kulttuuri, järjestölehti, bileet Varainkeruulla rahoitetaan varsinaista toimintaa Esim. Myyjäiset, talkootyöt Yhdistys saa harjoittaa vain sellaista elinkeinoa tai ansiotoimintaa, josta on määrätty sen säännöissä tai joka muutoin välittömästi liittyy sen tarkoituksen toteuttamiseen taikka jota on pidettävä taloudellisesti vähäarvoisena. Liiketoiminnasta 20% tulovero sekä ALV (jos >8500e)

11 Käytännön vinkkejä taloudenhoitoon Seuratkaa yhdistyksen taloudellista tilannetta aktiivisesti! Tehkää kirjanpitoa kuukausittain. Pysytte näin perillä asioista ja noudatatte samalla myös kirjanpitolakia! Kauden lopussa on hyvä tehdä tilinpäätös. Hyvä tapa uuden hallituksen toiminnan aloittamisen helpottamiseksi.

12 Kirjanpito Kirjanpito on taloudenhoitajan tärkein työkalu ja työn konkreettisin hedelmä (laki vaatii) Kaiken taloushallinnon perusta Kirjanpidosta selviää kaikki järjestön menot ja tulot ja se mistä ne ovat aiheutuneet Kaikki rahaliikenne, sekä käteiskassaan että pankkitileille löytyy järjestön kirjanpidosta lain vaatimusten mukaisesti Tehdään jokaisen kuukauden lopussa

13 Kirjanpitolaki ja -asetus Kirjanpitolaki: Kirjanpitoasetus:

14 Oikea ja riittävä kuva KPL edellyttää, että kirjanpito ja siitä johdettava tilinpäätös antavat oikean ja riittävän kuvan yhdistyksen taloudesta Kaikki menot ja tulot tulee ilmetä täältä! Kun raha vaihtaa omistajaa kirjanpitokirjaus Tämän lisäksi kirjaus tehtävä myös esim. siirrettäessä käteisvaroja pankkitilille

15 Kahdenkertainen kirjanpito 1/2 KPL edellyttää, että jokaisesta kirjanpitoon tehdystä kirjauksesta ilmenee rahan lähde ja käyttökohde Jokainen kirjaus vaatii siis kaksi kirjanpidon tiliä (lähde/kohde) Esim 1. Yhdistys hakee 500e biletuotot Baari X:stä Kirjanpidossa käytetyt tilit: Käteiskassa 500 e (kohde) Biletuotot 500e (lähde) Esim 2. Yhdistys maksaa1000 sitsit baarille Kirjanpidossa käytetyt tilit: Pankkitili 1000 (lähde) Tapahtumien kulut 1000 (kohde) Esim 3. Yhdistys saa kolme uutta jäsenmaksua, yht. 30 Käytetyt tilit: Pankkitili 30 (kohde), Jäsenmaksutuotot 30 (lähde)

16 Kahdenkertainen kirjanpito 2/2 Kirjanpidon tilejä tulee olla niin paljon, että jokainen kirjaus voidaan tehdä asianmukaisille kirjanpitotileille (oikea ja riittävä kuva)

17 Kahdenkertaisuus menoissa ja tuloissa Menot: Lähde: Maksettiinko pankkitililtä vai käteiskassasta? Kohde: Mitä ostettiin ja kuinka paljolla? Tilinä esim. Bileiden kulut, Kokouskulut, Haalarimerkkikulut... Tulot: Lähde: Mistä rahat saatiin? Esim. Haalarimerkkimyynti, Biletuotot Kohde: Käteiskassaan vai pankkitilille?

18 Tilikartta Sisältää luettelon kaikista kirjanpidon tileistä joita yhdistys käyttää Esimerkki Tappiossa

19 Kirjanpidon maksuperuste Tapahtumat kirjataan kirjanpitoon juoksevalla numeroinnilla siinä järjestyksessä, kun maksut ovat tapahtuneet Juokseva numerointi alkaa 1:stä jatkuen juoksevasti tilikauden viimeiseen kirjaukseen Numeroinnissa aikajärjestys

20 Mitä kirjanpitoon tarvitaan? Kyseisen kuukauden tilinauha(t) Tilitetty käteiskassa ja tieto kuinka paljon käteistä on kuukauden aikana tullut ja mistä (+päivämäärä tapahtuman numerointia varten) Mappi/kansio arkistointia varten Kirjanpito-ohjelma

21 Ennen uuden tilikauden kirjanpidon aloittamista tehdään tilien avaus Syötetään viimeisimmän tilinpäätöksen rahasummat uuden tilikauden pohjakassaksi Esimerkki Tappiossa Yhdistys ry:llä on tilikauden päätyttyä rahaa pankkitilillä 1000 ja käteistä 300. Aiemmilla tilikausilla Yhdistys ry on tehnyt yhteensä 900 ylijäämää ja tilikaudella Tehdään tilien avaus näillä luvuilla Tappioohjelmaan.

22 Kirjanpidon kolme askelta 1. Numeroidaan tilitapahtumat aikajärjestyksen mukaisesti 2. Tehdään kirjanpidon kirjaukset kirjanpito-ohjelmaan 3. Tositteet talteen tilikirjaan (kansio, vihko tjsp. jossa tositteet ajallisessa numerojärjestyksessä

23 Tilitapahtumien numerointi Numeroidaan tilitapahtumat aikajärjestykseen tilikauden ensimmäisestä viimeiseen (juokseva numerointi) Käytä tulostettuja tilinauhoja numeroinnissa ja arkistoi tilikirjaan (HUOM! Muista myös numeroida käteistapahtumat)

24 Numeroitu tilinauha

25 Viitteiden käyttö laskutuksessa Käyttäkää pankkiviitteitä laskuttaessa esim. sitsiosallistumisia, sponsoreita, biletuottoja yms. Taloudellinen säästö Helpottaa hahmottamaan mistä kukin maksu on

26 2. Syöttäminen kirjanpito-ohjelmaan Esimerkki tappiossa edellisen dian kuudesta tilitapahtumasta

27 Tositteet ja niiden lain vaatima sisältö 1. Juokseva numero 2. Päivämäärä 3. Tuote ja sekä tarpeen mukaan kappalemäärä 4. Hinta Yksikköhinta ja kokonaishinta

28 Myyntitositteet Saadessanne rahaa, voitte tehdä tositteet esim. muistilapuille ja lisätä tilikirjaan Muistakaa kaikki tositteeseen vaaditut tiedot (kts. dia 25)

29 Esimerkki myyntitositteesta

30 Ostotositteet Käytetään laskuja, kulukorvauslomakkeita, tai muita toiselta osapuolelta saatua todistusta ostosta

31 Dokumentointi Kirjanpitoaineisto: 10 vuotta Tasekirja, pöytäkirjat Tositteet: 6 vuotta Kuitit, ostotositteet, kulukorvaukset, matkalaskut, myyntitositteet (=TILIKIRJA) Säilytys: ainejärjestöhuone, arkistomapit, lisäksi sähköinen arkistointi (kirjanpito-ohjelmassa) Taloudenhoitajan vastuulla

32 Tilinpäätös tilikauden lopussa Tase: yhdistyksen varat ja velat tietyllä hetkellä käyttöomaisuus, myyntisaamiset, pankkivarat, sijoitusomaisuus Pääoma (Edellisten tilikausien voitot + meneillään olevan tilikauden voitto) Tuloslaskelma: eriteltyinä varsinaisen toiminnan ja varainhankinnan tulot ja menot kyseiseltä tilikaudelta

33 Tilinpäätös jatkuu Liitetiedot: Erittelyt siitä, mitä kullekin tilille on kirjattu, sekä tuloslaskelman että taseen tileiltä. Liitetiedot tulee laatia niin, että viimeistään niiden avulla tarkastelija ymmärtää tilinpäätöksen sisällön Selvitetään kaikki kohdat, jotka tätä vaativat niin ettei laskelmiin jää tulkinnanvaraa

34 Tasekirja Tasekirja, on asiakirja, joka toimitetaan toiminnantarkastukseen, kun tilinpäätös on laadittu (säilytysaika 10 vuotta) Sisältää tuloslaskelman, taseen, liitetiedot, toimintakertomuksen (mikäli yhdistyksen säännöt edellyttävät toimintakertomuksen laatimista), tiedon siitä, miten tilikirjat ja kirjanpito on arkistoitu sekä istuvan hallituksen jäsenten allekirjoitukset

35 Toiminnantarkastus Kun tilinpäätös on laadittu, toimitetaan tasekirja, tilikirja ja pöytäkirjat toiminnantarkastajille, jotka tarkistavat että talous on asianmukaisesti hoidettu ja hallinto on ollut hyvän tavan mukaista Toiminnantarkastajat laativat toiminnantarkastuskertomuksen, jossa myöntää hallitukselle vastuuvapauden ja toteaa hallinnon ja talouden oikeellisuuden

36 Kiitos!