HRAdmin työnantajan selainliittymä HRMobin sekä HRSuunti Net tueksi

Transkriptio

1 HRAdmin KÄYTTÖOHJE HRSuunti Oy Pyhän Katariinan tie 7 tuki@hrsuunti.fi Y-tunnus: Puhelin: KAARINA ALV rek.

2 HRAdmin työnantajan selainliittymä HRMobin sekä HRSuunti Net tueksi HRSuunti Oy Pyhän Katariinan tie KAARINA Puh myynti@hrsuunti.fi HRSuunti Oy 2017 (ohje päivitetty ) 2

3 Sisällysluettelo YLEISESTI Toimintaperiaatteet HRAdmin ominaisuudet LAITTEISTOVAATIMUKSET JA KÄYTTÖÖNOTTO HRAdmin laitteistovaatimukset HRAdmin ohjelmaan siirtyminen HRADMIN SOVELLUKSEN KÄYTTÖ HRAdmin pääkäyttäjän työkalu HRAdmin HRMobi Asetukset HRAdmin Viestipalvelu HRAdmin Vuorolista HRKello - kellokortti HRAdmin Ilmoitustaulu HRAdmin Ilmoitustauluviestin liite HRAdmin TT-arkisto HRAdmin Toteumat (GPS) HRSuunti Oy 2017 (ohje päivitetty ) 3

4 Yleisesti HRAdmin on HRMobin sekä HRSuunti Net -ohjelman tueksi selainkäyttöinen lisäsovellus, jossa työnantaja voi määritellä esim. vuorotoiveiden aikarajaa, lähettää viestejä työntekijöille tai seurata GPS paikannin tietoja. Toimintaperiaatteet HRAdmin on selainkäyttöinen netissä toimiva sovellus, joka on integroitu HRMobiin sekä HRSuunti Net työvuorosuunnittelu ohjelmistoon. Ohjelma löytyy netistä osoitteesta hradmin.fi. Ohjelmassa on mm. vcalendar / icalendar tuki, jolla työvuorot voidaan kätevästä lähettää esim. kännykän kalenteriin, Google kalenteriin tai vaikka Outlook kalenteriin. HRAdmin ominaisuudet Esimies pääsee muokkaamaan HRMobin asetuksia sekä tekemään muita pääkäyttäjän toimia: Viestipalvelu (sähköpostin ja tekstiviestin lähetys ryhmille) Vuorolista (listaus työvuoroista osastoittain) Kellokortti (sovellus työajan seurantaan) Leimaukset (kellokorttitoiminnon leimausraportointi) Leimaustilanne (reaaliaikainen leimaustilanne) Ilmoitustaulu (HRMobiin välitettävät ilmoitukset) TT-arkisto (työntekijöiden kuvien, työtodistuksien tallennus ym) Toteumat (Haluttaessa GPS paikannustiedot) HRMobi työntekijäliittymä asetukset Laitteistovaatimukset ja käyttöönotto HRAdmin laitteistovaatimukset HRAdmin ei vaadi mitään asennuksia työasemalle. HRAdmin on selainkäyttöinen sovellus, joka toimii ainakin yleisimmin käytössä oleville selaimilla, kuten Microsoft Internet Explorerilla, Chrome ja Firefox selaimilla. HRAdmin ohjelmaan siirtyminen HRAdmin ohjelmaan pääset helposti kirjautumalla osoitteeseen hradmin.fi HUOM! Kaikki ohjeessa esitetyt toiminnot ja näytöt eivät välttämättä ole käytössä kaikilla asiakkailla. Työnantajayrityksen tarpeiden ja toiveiden mukaan HRWeb käyttöliittymää on voitu muokata tarpeita vastaavaksi. HRSuunti Oy 2017 (ohje päivitetty ) 4

5 HRAdmin sovelluksen käyttö HRAdmin on käytettävissä millä tahansa netissä olevalta koneelta. HRAdmin pääkäyttäjän työkalu HUOM. Työnantajan pitää ensin luoda HRAdmin käyttäjätunnukset HRSuunti Net ohjelmassa. Selaimen osoitteeseen kirjoitetaan hradmin.fi -> Yritys valitaan Yritysvalinta listalta. Ensimmäisen valinnan jälkeen, valinta jää koneen muistiin. HRAdmin ohjelmaan kirjaudutaan HRSuunti Net ohjelman pääkäyttäjän (ADMIN) tunnuksilla. HRSuunti Oy 2017 (ohje päivitetty ) 5

6 HRAdmin HRMobi Asetukset HRMobin työntekijä päävalikko vaihtoehdoilla valitaan mihin kaikkeen työntekijöillä on pääsy HRMobin valikoissa. Mikäli yrityksellä ei ole käytössä esim. JP-pankki, voi vaihtoehdon jättää valitsematta, jolloin työntekijä saa HRMobissa vastauksen: Toiminto ei ole käytettävissä! Toteumasyötön päiväraja määritellään montako päivää taaksepäin työntekijä voi korjata ja syöttää toteumia. toteumat kirjauksen osaston mukaiseti valinta määrittelee, miten HRMobi toteumien kirjaukset kohdistetaan vuorolistoille. Oletuksena valinta ei ole päällä, tällöin toteumat kohdistetaan ensisijaisesti sille listalle, jossa vuoro on suunniteltuna. Mikäli valinta on päällä, kohdistetaan toteumat ensisijaisesti sen osaston listalle, johon toteutunut vuoro on HRMobissa kirjattu. Mikäli vuoron osastoa vastaavaa listaa ei löydy, generoi ohjelma listan automaattisesti ja lisää toteutuneen vuoron sinne. Vuorotoiveiden päiväraja määritellään päiväraja vuorotoiveille esim. 14 päivää tarkoittaa, että työntekijä voi esittää seuraavalle 3.viikkoisjaksolle vuorotoiveita kaksi viikkoa ennen uuden jakson alkamista (= viikkoa ennen kuin lista tulisi olla työntekijöiden nähtävillä). suora rajaus - vaihtoehdolla esimies mahdollistaa työntekijöiden vapaapäivän sekä vuorojen toiveet kuluvalle listalle. Rastittamalla kohdan suora rajaus sekä lisäämäällä päivärajaan esim. luvun 1. voi työntekijä toivoa vuoroa / vapaata vielä yhtä päivää ennen työvuoroa. Lomatoiveiden päiväraja määrittää montako päivää ennen lomajakson alkamista lomatoiveita on työntekikjän mahdollista syöttää järjestelmään. Tavoitetuntien ylitysraja montako tuntia yli tavoitetyöaikansa työntekijä voi napata lisävuoroja (extravuoroja). HRAdmin asetukset valinnoissa on tool tip selitteet, pysäyttämällä hiiren kursorin valinnan tai kentän päällä, näyttää ohjelma selitteen / ohjeen valinnan toiminnasta. HRSuunti Oy 2017 (ohje päivitetty ) 6

7 HRAdmin Viestipalvelu HRSuunti ohjelmaan on integroitu mahdollisuus lähettää sähköpostiviestejä suoraan ohjelmasta. Erilaisten viestien lähetys on näin mahdollisimman nopeaa ja jouhevaa. HRAdmin ohjelmassa on lisäksi viestintäkeskus, jossa on mahdollista lähettää myös tekstiviestejä. HRAdmin viestipalvelu on tarkoitettu nopeaksi yhteydenpitovälineeksi työnantajan ja työntekijän välillä. HRAdmin viestipalvelu mahdollistaa sekä sähköpostien että tekstiviestien nopean ryhmälähetyksen. Myös yksittäiselle työntekijälle viestien lähetys on mahdollista. HUOM. HRAdmin tekstiviestien lähetys on erikseen maksullista, mutta 100 viestiä / kk kuuluu palvelun hintaan. Kysy lisää HRSuunti Oy:stä. Viestipalvelu on koko henkilökunnan tiedotteille varattu sähköinen ilmoituskanava. Sähköinen ilmoitustaulu korvaa ainakin osittain perinteiset ilmoitustaulut ja etuna on se, että tieto on luettavissa mistä vain. Ilmoitustaulun uudet viestit näkyvät punaisena huomiona valikossa, kun työntekijä kirjautuu sisään HRMobi ohjelmaan. Viestin saajat voidaan valita osaston mukaan tai ryhmälle kaikki, josta sitten voidaan yksitellen valita viestin saajat. Plus -napilla saat valittua nopeasti kaikki listan henkilöt. Miinus napilla valinta poistuu kaikilta. Viestin lähetystapa voi olla sähköposti, tekstiviesti tai molemmat. Huom! Listalla näkyvät vain ne työntekijät, joilla on gsm numero ja / tai sähköpostiosoite syötettynä HRSuunti Net ohjelman työntekijätietoihin. Uusien valintojen jälkeen tiedot päivittyvät Päivitä tt-valinta napilla. Usein tarvitut viestitekstit voidaan tallentaa pohjiksi, jolloin viestintä on mahdollisimman nopeaa. Lisäämällä Kellonaika -kenttään ajan, saat valittua viestin kohteeksi kaikki, joilla on työvuoro kuluvana päivänä tiettynä ajankohtana. HRSuunti Oy 2017 (ohje päivitetty ) 7

8 HRAdmin Vuorolista Työantaja näkee kaikki työntekijöiden työvuorot myös HRAdminin puolella. Voit myös lähettää työvuorot valittuun sähköpostiosoitteeseen tai ladata omaan kalenteriin. Ladattavat kalenteritiedostot ovat vcs (vcalender) tai ics (icalender) muotoisia. Vuorolistan voi ottaa esille sekä lähettää eteenpäin myös haluamalleen aikavälille. HUOM! työvuorolista on aina julkaistava nettiin vuorolista.fi ohjelman puolella, jotta listan tarkastelu on mahdollista HRAdminin sekä HRMobin puolella. Muistutus valinta on valinnainen muistutin esimiehen työkaluksi, mikäli haluaa omaan kalenteriinsa siirrettävistä työntekijöiden työvuoroista muistutuksen esim. 30 min ennen vuoron alkua. HUOM! Eri kännyköissä ja kalenteriohjelmissa voi olla omia erillisiä asetuksia, jotka ylikirjoittavat tiedoston mukana tulevan muistutustiedon. Varmista siis kalenteristasi, että merkinnät ja muistutukset ovat oikein. Työnantaja voi lähettää sähköpostin kautta tai ladata itselleen vcs tai ics kalenteritiedoston, joka on tallennettavissa suoraan esim. Google kalenterin tai Outlook kalenteriin. HRKello - kellokortti HRKello kellokortti on kokonaan uusittu. HRKellosta on oma erillinen käyttöohje, se löytyy tästä: Tässä vielä vanhan kellokortin ohje, koska se on osalla vielä käytössä. Mikäli yrityksessä halutaan ottaa käyttöön työajan seuranta, onnistuu se HRAdmin ohjelman kellokorttisovelluksella. HRKello kerää leimaustiedot ja välittää tuntitoteumat suoraan HRSuunti Net ohjelman toteumiksi. HRKello ohjelmassa voi olla useita syykoodeja, joilla halutessa voidaan erikseen seurata erilaisia poissaoloja, kuten ruokatunteja, tupakkataukoja, lääkärissä tms. käyntejä ym. HRKello on selainkäyttöinen sovellus. Ohjelman käynnistys vaatii HRSuunti Net ohjelman pääkäyttäjän tunnukset. HRKellolle voidaan myös luoda asiakaskohtainen pikakäynnistyskuvake. Se on muotoa: Jossa porttinumero on asiakaskohtainen. HRAdmin ohjelmasta. HRSuunti Net ohjelman työntekijätiedoissa määritellään PIN koodi, jolla työntekijä kirjautuu sisään ja ulos töistä. Aikavyöhyketieto saadaan lisäämällä parametri &offset=-1, jossa 1 on aikavyöhykkeen tuntimäärä suhteessa Suomen aikaan. HRKello ohjelmasta poistutaan klikkaamalla HRSuunti.fi logoa. Ohjelma varmistaa poistumisen vielä: => Tällöin kirjaudutaan myös ulos koko HRSuunti Oy 2017 (ohje päivitetty ) 8

9 HRAdmin Leimaukset Leimaukset osio on HRKellon leimaustietojen raportointia varten. Leimausraportti on ajettavissa halutulle ajanjaksolle, rajatulle osastolle tai vain yksittäisen valitun työntekijän osalle. Leimaustilanne raportoi työnantajalle työntekijöiden reaaliaikaisen leimaustilanteen. HRAdmin Ilmoitustaulu Ilmoitustaulu on nimensä mukaisesti koko henkilökunnan tiedotteille varattu sähköinen ilmoituskanava. Sähköinen ilmoitustaulu korvaa ainakin osittain perinteiset ilmoitustaulut ja etuna on se, että tieto on luettavissa missä vain esim. omasta älypuhelimesta tai tabletista. Ilmoitustaulun uudet viestit ovat työntekijöiden nähtävillä HRMobissa heti kirjautumisen jälkeen, tärkeäksi merkitty viesti avautuu luettavaksi heti kirjautumisen jälkeen. Uusi ilmoitus lisätään valitsemalla : Lisää ilmoitus * Ilmoitus on mahdollista välittää vain tietylle osastolle, mikäli asia ei koske kaikkia osastoja. * Ilmoituksen voi rajata näkyville alkupäivän / päättymispäivän tai päivämäärärajauksen ajalle. * Ilmoituksen määritelmä Normaali tuo viestin työntekijän näkyville Mobilin uusiin ilmoitustaulu viesteihin. Valitsemalla viestin Tärkeäksi, avautuu viesti luettavaksi heti HRMobiin kirjautumisen jälkeen. Huomioithan, että ilmoitustaulun tekstiin ei voi lisätä kuvia tai erikoismerkkejä. Valitsemalla Kaikki osastot avautuvat ohjelman lisävalinnat näkyville (Osasto-, Piirre- ja/tai Työntekijärajaus). Rajauksella voi vapaasti valita millä osastolla, millä piirteillä ja kenellä työntekijällä ilmoitus näkyy esim. Ilmoitus voi koskea vain ravintolan työntekijöitä, joilla on suoritettuna Järjestyksenvalvojakortti. HRSuunti Oy 2017 (ohje päivitetty ) 9

10 HRAdmin Ilmoitustauluviestin liite Ilmoitustaulun viestiin voi liittää myös liitteen pdf muotoisena Ilmoitustaulu > Arkisto > Lataa > Lisää arkistoon Ladatut liitteet listautuvat dokumenttiarkistoon, josta ne ovat myös poistettavissa: Liite tuodaan mukaan ilmoitustauluviestiin %% merkkejä apuna käyttäen. Henkilökunnalle voidaan lähettää esimerkiksi tiedoksi uusi menu tai muuttunut hinnasto. Liite on avattavissa työntekijöiden omissa älylaitteissa. Liite saadaan viestiin mukaan lisäämällä viestiin kaksi peräkkäistä %% prosenttimerkkiä kohtaan johon liite halutaan liittää. Liite muodostuu linkiksi näiden merkkien väliin.huom! %% -merkkejä ei saa poistaa. 1.Tekstiin %% -merkit 2.Valitse linkki listalta 3.Paina painiketta Linkki 4.Linkki muodostuu valittuun kohtaan. 5.Tallenna HRSuunti Oy 2017 (ohje päivitetty ) 10

11 HRAdmin TT-arkisto Tiedostoarkistossa on osastot ja henkilöt eriteltyinä oman kotiosaston mukaisesti. Työntekijän tiedostoarkistossa voi lisätä mm. työntekijän valokuvan sekä esimerkiksi pdf muotoon tallennetun työtodistuksen, lääkärintodistuksen jne. Asiakaskirjan lisäys onnistuu painamalla Lisää pdf nappia ja hakemalla haluttu pdf dokumentti omalta koneelta. HRAdmin Toteumat (GPS) Toteumat GPS tilastoi työantajalle työntekijöiden viimeisimmät sijainnit googlen kartapohjaan, sijainti on zoomailtavissa normaalin karttatoiminteen mukaisesti. HRSuunti Oy 2017 (ohje päivitetty ) 11

12 Työvuorojen hyväksyntä Jos yrityksessä halutaan ottaa käyttöön suunniteltujen työvuorojen hyväksyntä toiminne, HRMobi Admin asetuksissa määritellään vuorojen hyväksyntä käyttöön. Lisäksi voidaan määritellä hyväksymisraja. Alla olevassa esimerkissä: 1 päivä = Huomisen päivän työvuoro on hyväksymisen kannalta mennee lukkoon kuluvana päivänä klo Suunniteltujen työvuorojen vieressä näkyy Vahvista napit, Hyväksy ja Hylkää kun toiminto on aktivoitu käyttöön yrityksessä. Esimies saa tiedon Vahvistetusta työvuorosta Vuorotoiveena ja Hylätystä vuorosta Ei käytettävissä ilmoituksen ko jakson työvuorolistalle. Vahvistettu vuoro: Hylätty vuoro: HRSuunti Oy 2017 (ohje päivitetty ) 12