PALPA Extranet Ohje palautuspisteille

Transkriptio

1 PALPA Extranet Ohje palautuspisteille Päivitetty

2 Sisältö REKISTERÖITYMINEN JA KIRJAUTUMINEN Nykyiset palautuspisteet Uusien palautuspisteiden rekisteröinti EXTRANETIN KÄYTTÖ Palautuspisteen tietojen hallinta Tunnistetarratilaukset Palautusautomaattitiedot Palautustiedot Näin tietohaku toimii Reklamaatiot Ohje liittyen manuaalipalautusreklamaatioihin Pakkaustarvikkeet Käyttäjän omat tiedot Palautustilasto YHTEYSTIEDOT 2

3 REKISTERÖITYMINEN JA KIRJAUTUMINEN Nykyiset palautuspisteet Extranetin käyttö edellyttää, että palautuspisteen sähköpostiosoite on Palpan järjestelmässä ja sille on avattu käyttäjätunnus. Palautuspisteen pääkäyttäjä voi lisätä ja poistaa käyttäjiä. Uusia pääkäyttäjätunnuksia voi tarvittaessa tilata: Palautuspiste voi kirjautua käyttäjätunnuksellaan osoitteessa Käyttäjätunnus on aina sähköpostiosoite. Salasana on tilattavissa Extranetin etusivulla olevan Unohditko salasanasi? linkin kautta. Uusien palautuspisteiden rekisteröinti Rekisteröinti tehdään aina lomakkeella. Lomakkeen täyttö ei vaadi kirjautumista. Uusille rekisteröityneille palautuspisteille toimitetaan käyttäjätunnukset ja salasanat sähköpostilla sen jälkeen kun palautuspiste on avattu PALPAn järjestelmässä. Tunnistetarrat ja palautus- sekä lajitteluohjeet toimitetaan postitse. 3

4 EXTRANETIN KÄYTTÖ PALAUTUSPISTEEN HALLINTA Palautuspisteen pääkäyttäjä voi päivittää palautuspisteen yhteystietoja, ilmoittaa palautuspisteen lopettamisesta sekä perustaa uusia käyttäjiä ja poistaa niitä. Palautuspisteen pääkäyttäjä voi perustaa käyttäjiä erilaisin oikeuksin: Tarrakäyttäjä voi tehdä uusia tarratilauksia ja nähdä edelliset toimitukset. Palautekäyttäjä voi seurata palautusten hyvityksiä ja tehdä reklamaatioita liittyen manuaalipalautuksiin. Katselija voi tarkastella palautuspisteen tietoja, mutta ei voi tehdä tarratilauksia, reklamaatioita tai muutoksia tietoihin. TARRATILAUKSET Palautuspiste voi tilata lisää tunnistetarroja tässä osiossa. Tarroja voi kerralla tilata 135, 270, 540 tai 810 kpl käyttötarpeen mukaan. Aiemmat tarratilaukset voi tarkistaa tarratilauslistasta (Selaa tarratilauksia), josta näkee milloin tarroja on tilattu ja kuinka paljon. Tunnistetarrat toimitetaan postitse muutamassa arkipäivässä tilauksesta. Lähetyksessä on mukana myös palautus- ja lajitteluohjeet. 4

5 EXTRANETIN KÄYTTÖ PALAUTUSAUTOMAATIT Laitevalmistajat raportoivat palautusautomaattitiedot PALPAlle kahdesti kuukaudessa. Palautuspiste voi tarkistaa, että kaikki sen käyttämät palautusautomaatit löytyvät listalta ja niiden tiedot (mm. kompaktorit ja tunnistustiedot) ovat järjestelmässä oikein. Ajantasainen ja oikea tieto palautuspisteen palautusautomaateista on edellytys korvausten maksamiselle kerralla oikein. PALAUTUSTIEDOT Palautustiedoista voidaan tarkistaa kuittitasoinen palautustieto sekä kuittien tila. Tiedot löytyvät sekä automaatti- että manuaalipalautuksista ja ne on järjestettävissä esim. kuittinumeron tai päivämäärän mukaan Virheellisten palautusten listasta löytyvät sekä virhe-tilassa olevat että hylätyt kuitit. PALPA tarkistaa ja hyvittää/hylkää virhetilassa olevat kuitit. Lisätietoja palautusten hyvittämisestä löytyy täältä. 5

6 PALAUTUSTEN TARKISTAMINEN NÄIN TIETOHAKU TOIMII Laitenumerolla haetaan ensisijaisesti automaattipalautuksia. Laitenumero on aina 6 numeroinen Kuittinumero on automaattipalautuksissa säiliöraportin numero ja manuaalipalautuksissa tunnistetarran numero. Tyyppi valinta erottelee automaatti- ja manuaalipalautukset. Järjestelmä erottelee tölkkien, muovi- ja lasipullojen palautukset. Vuosivalintaa käytetään rajaamaan tulos tietylle vuodelle. Valinta on pakollinen jos hakutekijänä on esim. pelkästään laitenumero. Virheellisten palautusten listauksella näkyvät niin virhe-tilassa olevat kuin hylätyt kuitit/ palautukset. Virhekuvaus kenttä kertoo virheen tai hylkäykseen syyn. 6

7 EXTRANETIN KÄYTTÖ REKLAMAATIOT Tehdyt reklamaatiot näkyvät listana reklamaatioiden listauksessa. Tarkemmat ohjeet reklamaatioiden tekoon seuraavalla sivulla. PALAUTUSTARVIKKEET Palautuksiin tarvittavat pakkaustarvikkeet, esim. säkit, sulkimet, PALPA-laatikot ja lasi-astiat, eivät ole PALPAn toimituksen piirissä. OMAT TIEDOT Käyttäjän yhteystietojen ja salasanan muutokset RAPORTIT Palautuspisteen palautusmäärät (kpl) palautusjärjestelmittäin palautustilitysten kirjauskuukauden mukaan Palautusmäärät tulevat kuittikohtaisesta palautustiedosta 7

8 REKLAMAATIO PUUTTUVASTA MANUAALIPALAUTUKSESTA Puuttuvasta manuaalipalautuksesta reklamoidaan kun Extranetistä ei löydy palautuksesta kuittia ollenkaan. Tiedot päivittyvät automaattisesti. Kuljetusyksikköön liimatun tunnistetarran numero Tölkin ja kierrätysmuovipullon osalta voi syöttää arvion säkin sisältämästä määrästä. Lasipullon osalta määrätieto on pakollinen, jotta se voidaan hyvittää (400, 150 tai 75 pulloa) Sisältö on annettava: Tölkki Muovipullo Lasipullo Noutopäivä ei voi olla alle 1 kk vanha 8

9 REKLAMAATIO KÄSITTELYLAITOKSELLA LASKETUSTA MÄÄRÄSTÄ Määrään liittyvät reklamaatiot tehdään tästä Tiedot päivittyvät automaattisesti. Syötä kenttään hyvitetyn ja lasketun määrän erotus, eli arvioitu puuttuva määrä 9

10 MANUAALIPALAUTUSREKLAMAATIOIDEN KÄSITTELY PALPALLA Reklamaatiot manuaalipalautuksissa käsitellään viikoittain. Hyväksytyt reklamaatiot hyvitetään 2 viikon välein laskutuskatkojen yhteydessä samoilla palautustilityksillä kun muutkin jakson palautukset. Reklamaatioihin vastataan Extranetissä Reklamaatioiden listaukselta pääsee näkemään jokaisen reklamaatiovastauksen kun se on käsitelty PALPAlla. Lisätiedot ja reklamaatioihin liittyvät kyselyt sähköpostilla: asiakaspalvelu@palpa.fi. 10

11 YHTEYSTIEDOT: Suomen Palautuspakkaus Oy & Palpa Lasi Oy PL 119, Helsinki Puh