RUOKAPALVELUJEN PALVELUSOPIMUSLUONNOS MÄNTSÄLÄN KUNTA TEKNISET PALVELUT RUOKAPALVELUT

Transkriptio

1 Sivu 1/37 LIITE 5R. PALVELUSOPIMUSLUONNOS, RUOKAPALVELUT RUOKAPALVELUJEN PALVELUSOPIMUSLUONNOS MÄNTSÄLÄN KUNTA TEKNISET PALVELUT RUOKAPALVELUT

2 Sivu 2/37 1 SOPIMUSKOHTEET KOHTEIDEN JA RUOKAPALVELUIDEN PERUSTIEDOT SOPIJAPUOLET TILAAJA PALVELUNTUOTTAJA SOPIJAPUOLTEN TAVOITTEET JA YHTEISTYÖ SOPIJAPUOLTEN EDUSTAJAT JA YHTEYSHENKILÖT PALVELUNTUOTTAJAN TALOUDELLISEN TILANTEEN SEURANTA SOPIMUSAIKA TÖIDEN ALOITUS SOPIMUKSEN KESTO SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN, MUUTTAMINEN JA OPTIO SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN JA PURKAMINEN SOPIMUKSEN PÄÄTTÄMINEN Sopimuksen päättäminen erikoistilanteissa AVUSTAMISVELVOLLISUUS PALVELUNTUOTTAJAN VAIHTUESSA SOPIMUSTEHTÄVIEN SUORITTAMINEN TOIMITUSAIKA JA TEHTÄVÄN LAAJUUS TYÖVÄLINEET JA TILAT AINEET JA TARVIKKEET PALVELUNTUOTTAJAN RESURSSIT PALVELUN TUOTTAMISEEN KÄYTETTÄVÄ HENKILÖSTÖ ALIHANKKIJAT TURVALLISUUS TURVALLISUUS JA SALASSAPITO AVAINHALLINTA IMMATERIAALIOIKEUDET VAKUUTUKSET TILAAJAN JA PALVELUNTUOTTAJAN MYÖTÄVAIKUTUSVELVOLLISUUS SOPIMUKSENAIKAINEN TOIMINTA PALVELUN LAATU JA SIINÄ ESIINTYVÄT VIRHEET ALOITUSKOKOUS KÄYTTÄJÄKEHITYSKOKOUS POIKKEAMIEN JA REKLAMAATIOIDEN HOITAMINEN PALVELUN LAADUN VALVONTA KÄYTTÄJÄPALAVERIT TILAAJA-PALVELUNTUOTTAJA PALAVERIT ASIAKASTYYTYVÄISYYSKYSELY KATSELMUKSET TOIMITTAJA-AUDITOINTI Seurattavat laatukriteerit ja niiden painotukset Tavoitteiden asettaminen, toteutuksen seuranta ja tulosten todentaminen Laatutavoitteiden alittamisesta syntyvät sanktiot... 28

3 Sivu 3/ Seurantatiedon dokumentointi ja tallentaminen SOPIMUKSEN NOUDATTAMATTA JÄTTÄMISESTÄ AIHEUTUVAT HYVITYKSET Toistuvista tai merkittävistä poikkeamista aiheutuvat reklamaatiot YMPÄRISTÖKUORMITUKSEN VÄHENTÄMINEN YLIVOIMAINEN ESTE SOPIMUSHINTA, LASKUTUSOSOITE JA MAKSUEHDOT RUOKAPALVELUN LASKUTUS LISÄTYÖT HINNANTARKISTUSMENETTELY SUORITUSHÄIRIÖIDEN JA LAATUPOIKKEAMIEN VAIKUTUS VAHINGONKORVAUS ERIMIELISYYDET JA SOVELLETTAVA LAKI SOPIMUSASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS...36

4 Sivu 4/37 RUOKAPALVELUJEN PALVELUSOPIMUSLUONNOS Tämä sopimus koskee ruokapalvelujen tuottamista, liitteessä 1. kuvattuihin, Mäntsälän kunnan ja Mustijoen perusturvan (Mäntsälän ja Pornaisten kuntien yhteistoiminta-alue) hallinnassa oleviin kohteisiin. Sopijaosapuolet Tilaaja: Mäntsälän kunta Tekniset palvelut Ruoka- ja siivouspalvelut Heikinkuja Mäntsälä Y-tunnus: Palveluntuottaja: Yrityksen nimi PL / Katuosoite Postinumero Postitoimipaikka Y-tunnus: xxx Tätä sopimusta on tehty kaksi samasanaista kappaletta yksi kummallekin sopijapuolelle Mäntsälässä xx.xx.xxxx Tilaaja Toimeksisaaja Hannu Seppälä tekninen johtaja Mäntsälän kunta Etunimi Sukunimi tehtävä Yritys Oy

5 Sivu 5/37 RUOKAPALVELUJEN SOPIMUSOHJELMA Tämä sopimusohjelma sisältää tilaajan ja palveluntuottajan väliset ruokapalvelujen sopimusta koskevat kaupalliset ehdot ja keskeiset tiedot. 1 SOPIMUSKOHTEET Sopimuskohteet on esitelty kohdeluettelossa, ruokapalvelusopimuksen liite Kohteiden ja ruokapalveluiden perustiedot 2 SOPIJAPUOLET Palvelusopimusta koskevat kohteet ja kohteiden perustiedot on esitetty tarjouspyyntömateriaalissa. 2.1 Tilaaja 2.2 Palveluntuottaja Mäntsälän kunta Tekniset palvelut Ruoka- ja siivouspalvelut Heikinkuja Mäntsälä Yrityksen nimi PL / Katuosoite Postinumero Postitoimipaikka 2.3 Sopijapuolten tavoitteet ja yhteistyö Sopijapuolten tavoitteena on, että kohteissa tuotettu ruokapalvelu on palvelukuvausten mukaista, laatutasoltaan oikein mitoitettu, jatkuvasti tasalaatuista ja kokonaistaloudellisesti edullista. Kohteiden ruokapalvelu tuotetaan tilaajan ja palveluntuottajan välisen sopimuksen ja tarjouspyynnön liitteenä olevan ruokapalvelun sopimusohjelman ja palvelukuvausten mukaisesti. Ruokapalvelulle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen edellyttää sopijaosapuolilta luottamuksellista yhteistyötä sekä toiminnan jatkuvaa kehittämistä sopimuskauden aikana.

6 Sivu 6/37 Palveluntuottaja sitoutuu yhteistyöhön mahdollisten muiden tilaajalle palveluja kulloinkin tuottavien palveluntarjoajien kanssa siten, että palvelujen muodostama kokonaisuus toimii tilaajan kannalta mahdollisimman joustavasti ja keskeytyksettä. 2.4 Sopijapuolten edustajat ja yhteyshenkilöt Kumpikin sopijapuoli nimeää yhteyshenkilön, jonka tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista. Yhteyshenkilöllä ei ole oikeutta muuttaa sopimusta. Sopijapuolen on viivytyksettä ilmoitettava kirjallisesti edustajan ja/tai yhteyshenkilön vaihtumisesta toisen sopijapuolen yhteyshenkilölle. Tilaajan edustajana toimii: Hannu Seppälä tekninen johtaja puh Tilaajan yhteyshenkilönä toimii: Irma Virtanen palvelupäällikkö puh Palveluntuottajan edustajana sopimusasioissa toimii: nimi tehtävä puh. Palveluntuottajan yhteyshenkilönä toimii: nimi tehtävä puh 2.5 Palveluntuottajan taloudellisen tilanteen seuranta Hankintaan sovelletaan lakia tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006).

7 Sivu 7/37 Palveluntuottajan ja mahdollisten alihankkijoiden on oltava liittynyt Tilaajavastuu.fi palveluun, josta Tilaaja voi tarkastaa selvitykset ja saa välittömästi tiedon, mikäli tiedot eivät ole ajan tasalla. 3 SOPIMUSAIKA 3.1 Töiden aloitus Ennen ruokapalvelun käynnistämistä pidetään kohdekohtainen aloituskokous viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen sopimuskauden aloitusta. Viimeistään kolmen (3) kuukauden kuluttua sopimuksen käynnistämisestä pidetään käyttäjille suunnattu kehityskokous. Palveluntuottaja vastaa aloituskokousmuistioiden dokumentoinnista ja toimittamisesta tilaajalle viimeistään kahden (2) viikon kuluessa tilaajan kanssa sovitulla tavalla. Aloituskokouksen ja käyttäjäkehityskokouksen tavoitteena on varmistaa, että ruokapalvelu käynnistetään ja toteutetaan asiakaskohteessa niin, että palvelulle asetetut laatutavoitteet saavutetaan vähintään neljän (4) kuukauden kuluessa palvelun aloittamisesta. Menettelytavat on kuvattu kohdissa 9.2. ja Sopimuksen kesto Sopimus on määräaikainen ja voimassa Poikkeuksena Kivistöntie 16, vuokra-asunnot sopimusaika Sopimuksessa on mahdollisuus kahden vuoden optioon vuosi kerrallaan. Ensimmäisen optiovuoden käyttöönotosta päätetään viimeistään ja toisen vuoden option käytöstä päätetään viimeistään Sopimus solmitaan ehdollisena 6 kuukauden koeajalla. Tänä aikana sopimus voidaan purkaa tilaajan toimesta välittömästi. 3.3 Sopimuksen siirtäminen, muuttaminen ja optio Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tilaajalla on oikeus siirtää sopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle tilaajan tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain. Sopimusmuutokset on tehtävä kirjallisesti. Kirjallisiksi sopimusmuutoksiksi katsotaan myös sähköisessä muodossa tehdyt muutokset.

8 Sivu 8/37 Sovittujen palvelujen sisällön, laatutason, työaikojen tai niistä maksettavien korvausten muuttaminen on mahdollista ainoastaan sopijapuolten yhteisellä kirjallisella sopimuksella. Tilaajalla on oikeus pyytää palveluntuottajalta palvelujen muuttamista tai palveluntuottaja voi itse sitä vaatia, jolloin palveluntuottajan tulee antaa viiden päivän sisällä pyynnöstä tai omasta vaatimuksesta tilaajalle kirjallinen arvio seuraavista asioista: muuttamisen vaikutuksista sopimuksen hintaan, maksuperusteista sekä siitä milloin muutostoimenpiteet tulevat voimaan. Palveluntuottajan tulee antaa viipymättä tilaajan pyynnöstä kaikki aiheellinen lisäinformaatio sopimusehtoon vaikuttavista tekijöistä, jotta tilaaja voi arvioida ehdotetun muutoksen vaikutuksia. Muutos kuvataan kirjallisesti ja menettelytapa kuvataan. Kummallakin osapuolella on vastuu omalta osaltaan muutostoimenpiteiden toteuttamisesta. Yksittäisen kohteen kohdalla tapahtuvat muutokset astuvat voimaan yhden (1) kuukauden kuluessa muutosilmoituksesta. Muutokseen johtavia tapahtumia ovat käyttäjien siirtyminen väistötiloihin, kohteen myynti, toiminnan loppuminen, vuokrasopimuksen päättyminen tai alkaminen ja sote-uudistuksesta johtuvat muutokset. Muutoksia koskevat kuvaukset ja sopimukset liitetään ruokapalvelusopimuksen liitteiksi. Muutostilanteissa hinnoittelun tulee noudattaa tämän sopimuksen yleistä hinnoittelua. Jos sopijapuolet yhdessä tai toinen heistä toteaa, että sopimuksen sisältöä ja hintaa tulee tarkistaa sopimuksen tavoitteiden toteutumiseksi, sopijapuolten on käytävä tähän liittyvät neuvottelut. Muutostarve voi perustua olosuhteiden tai sopijapuolten tarpeiden muuttumiseen. Päivähoidon toimintavuoden muutokset aiheuttavat perusteen tarkistaa hintaa. Sopimuksen perustana olevissa tiedoissa havaitut virheet tai muutokset on viipymättä ilmoitettava toiselle sopijapuolelle. Sopijapuolella on oikeus vaatia sopimuksen muuttamista oikeiden tietojen mukaiseksi. Sopijapuolilla on oikeus vaatia korvausta tai hyvitystä siitä edunmenetyksestä, joka aiheutuu sen jälkeen kun sitä koskeva vaatimus on tehty toiselle sopijapuolelle. Tilaaja käynnistää optiovuotta koskevat neuvottelut palveluntuottajan kanssa 12 kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Neuvottelut tulee saattaa päätökseen 9 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Mikäli neuvotteluissa ei päästä yksimieliseen ratkaisuun, ei optiovuotta oteta käyttöön.

9 Sivu 9/ Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen Kumpikin sopijaosapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain esimerkiksi yksittäisen kiinteistön osalta, jos toinen sopijapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Jos rikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, jos rikkomus on toistuva tai rikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut rikkomustaan kohtuullisessa ajassa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään muun muassa sitä, ettei palvelu vastaa sovittua ja virhe on vähäistä suurempi eikä virhettä tilaajan huomautuksesta huolimatta viipymättä korjata tai jos sopimuksen luonne huomioiden palvelun tuottaminen viivästyy olennaisesti tai viivytykset ja virheet ovat toistuvia. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos palveluntuottaja ei täytä kohdassa 2.5. esitettyjä taloudellisen tilanteen kriteerejä. Ennen sopimuksen purkamista tilaajan tulee kirjallisesti huomauttaa palveluntuottajaa laiminlyönnistä ja ilmoittaa sopimuksen purkamisen uhasta, ellei laiminlyöntiä korjata tilaajan vaatimassa ajassa. Palvelusopimus tulee irtisanoa kirjallisesti (irtisanomisilmoitus) ja purku astuu voimaan aikaisintaan kuuden kuukauden (6 kk) kuluttua kirjallisesta palvelusopimuksen purkuilmoituksesta. 3.5 Sopimuksen päättäminen Sopimuksen päättyessä, viimeistään kolme (3) viikkoa ennen sopimuskauden päättymistä, suoritetaan luovutuskatselmukset kohteittain tilaajan ilmoittamana ajankohtana. Luovutuskatselmuksessa tarkastetaan tilojen ja laitteiden kunto sekä todetaan, ovatko sopimuksen mukaiset tehtävät hoidettu kyseisen ajankohdan vaatimalla tavalla. Luovutuskatselmuksista ja korjaavien toimenpiteiden arvioinnista tehdään pöytäkirja, jossa todetaan kiinteistön kunto ja palveluntuottajan velvoitteet ja korjausaikataulu. Aikataulussa tulee huomioida, että sopimuksen mukaiset tehtävät on saatettu päätökseen ennen palvelusopimuksen päättymistä. Tilaaja voi käyttää katselmuksissa ulkopuolista tahoa, joka todentaa ruokapalvelun laadun sopimuksen mukaisilla laadunarviointimenetelmillä. Sopimuksen päättymisen seurauksena palveluntuottaja luovuttaa tilaajalle palvelun suorittamiseen liittyvät asiakirjat, piirustukset,

10 Sivu 10/37 suunnitelmat, avaimet, raportit, laskelmat ja muut tiedot, jotka liittyvät palveluntuottajan palvelujen tuottamiseen sopimuskohteissa. Lisäksi palveluntuottajan tulee vapauttaa käytössään olevat tilat sekä luovuttaa palveluntuottajan käytössä oleva tilaajan omaisuus välittömästi tilaajan käyttöön sekä poistaa kohteesta palveluntuottajan irtaimisto. Keittiötilojen jätteet tulee olla tyhjennettynä sopimuksen päättyessä. Palveluntuottajalle kuuluva raportointivelvollisuus tulee täyttää sopimuksen päättymiseen asti. Viimeinen maksuerä maksetaan vasta, kun tilaaja on hyväksynyt avainten, piirustusten ja asiakirjojen siirtoon liittyvät asiat sekä hyväksynyt laatukatselmuksessa havaittujen poikkeamien korjaukset Sopimuksen päättäminen erikoistilanteissa Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään välittömästi, jos tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta palveluntuottajan kanssa, jos tilaaja olisi ollut hankintapäätöstä tehtäessä tietoinen palveluntuottajaa koskevista todellisista olosuhteista. Näillä olosuhteilla tarkoitetaan hankintalain (348/2007) 53 :ssä ja 54 :ssä lueteltuja poissulkemisperusteita. Tällöin palveluntuottajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä tuotetuista palveluista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen sopimuksen päättymisen johdosta. Tilaajalla on oikeus vahingonkorvaukseen sopimuksen ennenaikaisesta päättymisestä aiheutuneista vahingoista. Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään välittömästi, jos palveluntuottajan taloudellisten tai muiden olosuhteiden havaitaan muuttuneen olennaisesti niin, ettei voida olettaa palveluntuottajan täyttävän sopimuksen mukaisia velvollisuuksiaan eikä luotettavaa selvitystä velvoitteiden täyttymisestä anneta. Ennen irtisanomista tilaajan on huomautettava asiasta palveluntuottajalle ja varattava tälle mahdollisuus selvityksen antamiseen kohtuullisessa ajassa. 3.6 Avustamisvelvollisuus palveluntuottajan vaihtuessa Palveluntuottajan vaihtuessa palveluntuottaja on velvollinen avustamaan tilaajaa sopimusvelvoitteiden siirtämisessä uudelle palveluntuottajalle tai tilaajan itsensä hoidettavaksi. Palveluntuottajalla on oikeus veloittaa tästä aiheutuvasta lisätyöstä ennalta sovitun suunnitelman mukaisesti. Avustamisvelvollisuus alkaa jo ennen sopimuksen päättymistä, kun sopimus on irtisanottu tai purettu päättyväksi tai kun tilaaja ilmoittaa

11 Sivu 11/37 käynnistävänsä hankinnan, joka koskee sopimuksen alaisia palveluja. Velvollisuus jatkuu siihen saakka kun kaksitoista (12) kuukautta on kulunut sopimuksen päättymisestä. 4 SOPIMUSTEHTÄVIEN SUORITTAMINEN 4.1 Toimitusaika ja tehtävän laajuus Ruokapalvelun ajoituksessa otetaan huomioon kohteiden toiminta sekä mahdollinen ilta- ja viikonloppukäyttö. Ruokapalvelut tuotetaan pääasiallisesti arkipäivisin (ma-pe) klo välillä. Kivistöntie 16 ruokapalvelut tuotetaan seitsemänä (7) päivänä viikossa (ma-su) klo välillä. Kiinteistökohtaiset ruokailuajat on kuvattu palvelukuvauksissa. Ruokapalveluiden siivousajat on kuvattu liitteessä 8P. Ruokapalveluja tuotetaan tarvittaessa myös iltaisin ja viikonloppuisin, lisätöistä sovitaan aina erikseen. Tehtäviin kuuluvat ruokapalvelujen (sis. ruokapalvelut, kahvilapalvelut, kokous- ja neuvottelupalvelut, edustuspalvelut) tuottaminen palvelukuvauksen mukaisesti, ruokalistojen ja aterioiden suunnittelu, ruokapalvelujen työnjohto, palvelujen laadunohjaus palveluntuottajan laadunhallintajärjestelmän mukaisesti sekä osallistuminen tilaajan järjestämiin kokouksiin tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti.tehtäviin kuuluu myös ruuan pakkaaminen ja jakelu kuljetusastioihin, ruuan, tarjoilu- ja tarvittaessa ruokailuastioiden sekä ruokailuvälineiden kuljetus eri yksiköihin. Kuljetus-, ruokailu- ja tarjoiluastioiden sekä ruokailuvälineiden nouto ja pesu. Astioiden tiskaus kohteissa suoritetaan palvelukuvauksen mukaisesti. Kotihoidon ateriapalvelun ateriat yksittäispakataan annoksina ja jaetaan kuljetusastioihin. Palveluntuottaja hankkii kustannuksellaan ruoka-aineet, ruuanvalmistus-, tarjoilu-, pakkaus- ja kuljetusastiat sekä -välineet. Palveluntuottajalle kuuluu ruoan ja välitystuotteiden kuljetus tuotantokeittiöstä palvelukeittiöihin. Ruokalistat suunnitellaan kohteittain 6 viikon kiertäväksi ruokalistaksi. Ruokapalvelutuotannossa tulee noudattaa valtion ravitsemusneuvottelukunnan suosituksia, sosiaali- ja terveysministeriön joukkoruokailun kehittämistyöryhmän toimenpidesuosituksia ja kouluruokailussa lisäksi opetushallituksen kouluruokailusuositusta. Ateria-ajat on ilmoitettu palvelukuvauksissa. Palveluaikoja voidaan tarkastella kehityskokouksissa ja tarvittaessa muuttaa yhteisellä sopimuksella. Tilaustarjoiluja tuotetaan keittiöiden aukioloaikojen lisäksi tarvittaessa myös iltaisin ja viikonloppuisin tilausten mukaan.

12 Sivu 12/37 Tilaaja ilmoittaa kouluaterioiden alustavan määrän lukukauden alussa. Päiväkotien ja hoivalaitosten ateriamäärät tarkennetaan kaksi kertaa vuodessa. Tarkennukset ja poikkeamat sovittuun määrään ilmoitetaan ravintolapäälliköille palvelukuvauksen mukaisesti, puhelimitse tai palveluntuottajan tilausjärjestelmää käyttäen. Tilausjärjestelmästä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Kunta hakee maitotukea koulu- ja päiväkotikohteisiin. Palveluntuottajan tulee toimittaa tilaajalle tarvittavat tiedot maitotuen hakemista varten. Palveluntuottajan tulee hankkia anniskelulupa kunnantalon ravintolaan sekä Kivistöntie 16 ravintolaan. Palveluntuottaja ei saa hakea muihin keittiötiloihin alkoholijuomien anniskeluoikeutta ilman tilaajan lupaa. Tilojen käyttö muuhun kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin sovitaan erikseen tilaajan ja palveluntuottajan kesken. Tilaaja veloittaa palveluntuottajaa ulkopuolisten tilaisuuksien järjestämisestä aiheutuvista lisäkuluista. Koulujen tiloissa on oppilaskuntien hallinnoimia kahviloita, jotka myyvät kahvilatuotteita (ei tilaustarjoilumyyntiä, pl. heidän omat tilaisuutensa). Mahdollisten automaattien sijoittelusta tulee neuvotella erikseen. Asiakkaille, jotka eivät terveydellisistä, eettisistä tai uskonnollisista syistä voi nauttia perusruokaa, tulee tarjota erityisruokavalioita. Erityisruokavalioita valmistetaan lääkärin tai terveydenhoitajan todistuksen perusteella. Laktoositon ja maidoton ruokavalio tulee toimittaa päivittäin. Muita ruokavalioita tulee toimittaa tilausten mukaan. Erityisruokavalioiden tulee noudattaa ravitsemusneuvottelukunnan suosituksia. Yläkoulun ja lukion oppilaille tarjotaan päivittäin kasvisruokavaihtoehto. Alakoulun oppilaille tarjotaan myös kasvisruokavaihtoehto, mikäli tarvetta ilmenee Kunta hankkii kunnantalon henkilöstöravintolasta kokous- ja edustustarjoiluja. Ravintolassa järjestetään kunnan henkilökunnalle työpaikkaruokailu. Lisäksi ravintolasta voi myydä lounas- ja kahvilapalveluja ulkopuolisille asiakkaille kunnanviraston aukioloaikana. Kivistöntie 16 ravintolasta toimitetaan lounaita asukkaiden kotiin. Lisäksi myydään asukkaille ja ulkopuolisille asiakkaille aamupala, lounas, päiväkahvi ja päivällinen ravintolan aukioloaikana. Palveluntuottajan tulee maksaa ulkopuolisen myynnin liikevaihdosta Mäntsälän kunnalle 5 % liikevaihdosta. Ulkopuoliseksi myynniksi luetaan yksityisen tahon myynti.

13 Sivu 13/37 Palveluntuottajan tulee huolehtia tilausten mukaan kokouskahvituksista, juhlista, edustus- ja vierastarjoiluista osana palvelukokonaisuutta. Edustustilaisuuksien tarjoilutilauksia tehdään palveluntuottajalta, mutta kunnalla on mahdollisuus myös tarvittaessa tilata tarjoiluja muilta toimittajilta tai hoitaa tarjoilut itse. Palveluntuottajalla tulee olla erikseen sovittaessa Hyökännummen koulun keittiössä valmius vanhusten ateriapalvelun aterioiden valmistukseen, tarjoiluun koululla tai kotiin toimitettuna. Kunnan oma ruokapalvelutuotanto voi käyttää keskuskeittiötä omaan toimintaan tarvittaessa loma-aikoina. Kunnan omissa kohteissa sattuvien sairauslomien yhteydessä kunta voi tilata kohteen ateriat keskuskeittiöltä sairaslomituksen ajan. Tilaukset saattavat tulla yllättäen edellisenä päivänä tai aamulla. 4.2 Työvälineet ja tilat Mäntsälän kunta luovuttaa liitteiden 14R ja 15R (kone/laiteluettelot) mukaiset ruokapalveluiden tuottamiseen kuuluvat irtaimet koneet ja laitteet palveluntuottajan käyttöön sopimusajaksi. Palveluntuottaja tekee sopimukseen kuuluvat ruokapalvelut omilla sekä tilaajan koneilla ja kalustolla sekä ylläpitää niitä ehjässä ja turvallisessa kunnossa. Palveluntuottaja vastaa ruokapalveluiden tuottamiseen tarvittavien matkapuhelimien ja tietokoneiden hankinta- ja käyttökustannuksista. Palveluntuottaja huolehtii keittiöiden koneiden ja laitteiden huoltotarpeiden ilmoittamisesta tilaajalle. Palveluntuottaja vastaa kaikkien koneiden ja laitteiden kuljetuskustannuksista. Palveluntuottajalla on lupa käyttää veloituksetta sähköä ja vettä palvelun suorittamiseksi sopimuskohteessa. Keskuskeittiöllä sähkön kulutuksen kustantaa palveluntuottaja. Palveluntuottaja on vastuullinen hankkimaan vakuutukset omille koneilleen ja laitteilleen. Palveluntuottaja huolehtii kustannuksellaan tilaajan hallinnassa olevien, palveluntuottajan käytössä olevien tilojen siivouksesta.

14 Sivu 14/37 Tiloja ja niissä olevia koneita ja laitteita ei saa käyttää muiden, kuin tilaajan sopimuksiin kuuluvien ruokapalvelujen tuottamiseen sekä palveluihin liittyvään huoltoon ja varastointiin. Ruokapalveluun kuuluvat työt tehdään sekä tilaajan että palveluntuottajan työvälineillä, koneilla ja laitteilla erillisen kustannusvastuuliitteen jaottelun mukaisesti. Keittiölaitteiden huoltovastuu on palveluntuottajalla. Tilaaja ei vastaa miltään osin laitteiden toimintahäiriöiden aiheuttamista vahingoista ja menetyksistä. Palveluntuottaja huolehtii keittiöiden tilojen ja ruokasalien linjastojen huolellisesta siivouksesta. Jätteiden kuljetus keittiöistä tilaajan osoittamiin jätteenkeräyspisteisiin kuuluu palveluntuottajalle. Koulujen lukuvuoden päättyessä keittiötilojen jätteet tulee tyhjentää ennen kesätaukoa. Mikäli ruokasaleissa tai kabineteissa tarvitaan normaalista poikkeavia pöytämuotoja, palveluntuottaja huolehtii niistä. Palveluntuottajan vastuulla on kassa- ja maksujärjestelmien hankinnat ja ohjelmistopäivitykset. Maksutapana tulee hyväksyä käteinen, yleisimmät pankki- ja luottokortit sekä Visa Electron. Mikäli palveluntuottaja haluaa ylläpitää palveluautomaatteja, sovitaan asiasta erikseen tilaajan kanssa. Palveluntuottaja vastaa automaattien toimituksesta ja huollosta. Sopimuksen alkaessa ja päättyessä tehdään laitteistoinventaario. Kaikki ruuan kuljetukseen ja pakkaamiseen liittyvät koneet, laitteet ja kuljetusvälineet kuuluvat kokonaiskustannuksiin. Palveluntuottaja on vastuullinen hankkimaan vakuutukset kuljetukseen liittyville koneille ja kalustolle. 4.3 Aineet ja tarvikkeet Toimeksiantoon kuuluvien aineiden ja tarvikkeiden toimitukset on eritelty palvelukuvauksessa. Ellei aineita ja tarvikkeita ole yksilöity, tulee niiden olla laadultaan käyttötarkoitukseen soveltuvia sekä ympäristölle vähemmän haitallisia, minkä palveluntuottaja ottaa huomioon hankinnoissa, työmenetelmissä ja ohjeissa. Palveluntuottaja hankkii kustannuksellaan ruoka-aineet, ruuanvalmistus-, tarjoilu-, pakkaus- ja kuljetusastiat sekä -välineet.

15 Sivu 15/37 Kaikki ruuan kuljetukseen ja pakkaamiseen liittyvät koneet, laitteet ja kuljetusvälineet kuuluvat kokonaiskustannuksiin. Sopimuksen alkaessa ja päättyessä tehdään laitteistoinventaario. 5 PALVELUNTUOTTAJAN RESURSSIT 5.1 Palvelun tuottamiseen käytettävä henkilöstö Palveluntuottaja vastaa alaistensa ja asiantuntijoidensa sekä toimeksiannon suorittamisessa mahdollisesti käyttämien muiden yrittäjien töistä ja toimenpiteistä. Palveluntuottaja vastaa omien työntekijöiden perehdyttämisestä, työnopastuksesta, kouluttamisesta ja kehittämisestä niin, että sen työntekijöillä on edellytykset sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseen. Palveluntuottaja nimeää vastuullisen, ammattitaitoisen esimiehen, joka ohjaa ja valvoo palvelujen suorittamista ja tälle varahenkilön. Palveluntuottajan työnjohdolta ja heidän varahenkilöiltään edellytetään vähintään ravitsemispalvelualan opistotasoista tutkintoa sekä vähintään kahden (2) vuoden kokemusta ravitsemispalvelujen työnjohtotehtävistä. Palveluntuottajan on ilmoitettava esimiesten toimenkuvat, koulutus, tutkinnot ja työkokemukset viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen palvelun aloittamista. Palveluntuottajan vastuuhenkilöitä ei voida vaihtaa ilman tilaajan kirjallista suostumusta. Vastuuhenkilöiden tulee olla tavoitettavissa sovittuina aikoina tai sovitulla tavalla normaalin työajan puitteissa. Palveluntuottajalla tulee olla palvelusuorituksia varten riittävä ja ammattitaitoinen henkilöstö, joista on ilmoitettava nimet, toimenkuvat ja koulutus tilaajalle viimeistään yksi (1) kuukausi ennen palvelun aloittamista. Yritys panostaa pitkäaikaisiin työsuhteisiin ja pyrkii tarjoamaan työntekijöille kokopäiväisiä työsuhteita. Palveluntuottajan on tiedotettava sopimukseen liittyvän henkilöstön vaihdoksista viipymättä kohteen käyttäjille. Ruuanvalmistukseen osallistuva henkilöstö: kokin ammattitutkinto tai muu vastaava ravitsemisalan koulutus ja vähintään kolmen (3) vuoden ravitsemisalan työkokemus. Muu henkilöstö: catering-alan perustutkinto tai muu vastaava ravitsemisalan koulutus ja vähintään vuoden ravitsemisalan työkokemus

16 Sivu 16/37 Henkilöstön atk-taidot tulee olla riittävät. Henkilöstön tulee osata käyttää toimisto-ohjelmia (kuten MS Office) ja soveltaa atk-käyttötaitoja ruokapalvelun tietokonepohjaisten ohjelmien käytössä. Mikäli palveluntuottajan palveluksessa oleva henkilö osoittautuu siinä määrin epäpäteväksi tai sopimattomaksi, että palvelujen suorittaminen siitä kärsii, eikä asia tilaajan kirjallisestakaan huomautuksesta korjaannu, on tällainen henkilö vaihdettava veloituksetta. Palveluntuottaja varmistaa riittävällä, osaavalla ja perehdytetyllä varahenkilöstöjärjestelmällään palvelun tasalaatuisuuden ja tavoitettavuuden vakituisen henkilöstön poissaolojen aikana. Palveluntuottajan on vältettävä sellaisia palvelun tuottamiseen käytettävän henkilöstön vaihdoksia, joilla voi olla vaikutusta palvelujen laatuun. Uuden henkilön on täytettävä tarjouspyynnössä tai sopimuksessa palveluhenkilöille mahdollisesti asetetut koulutus- ja kokemusvaatimukset. Palveluntuottaja tai tämän henkilöstö ei ole työ- tai virkasuhteessa tilaajaan hoitaessaan sopimuksenmukaisia tehtäviä. Palveluntuottajan työntekijöillä tulee olla suoritettuna hygieniaosaamistodistus. 5.2 Alihankkijat Palveluntuottaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Palveluntuottaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Palveluntuottaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan palveluntuottajalle asetettuja velvoitteita. Perustellusta syystä tilaaja voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa. Palveluntuottaja tekee alihankintasopimukset omiin nimiinsä tilaajan hyväksymien palveluntuottajien kanssa siten, että sopimusehdot täyttävät tilaajan vaatimukset. Palveluntuottaja huolehtii palveluntuottajien laskujen sopimuksenmukaisuuden tarkistamisesta. Alihankkijoiden kalustokustannukset sisältyvät palvelukustannuksiin, ellei toisin sovita. Alihankintayrityksen käytöstä on aina sovittava erikseen sopimuksessa nimetyn tilaajan edustajan tai yhdyshenkilöiden kanssa.

17 Sivu 17/37 Palveluntuottajan on esitettävä tilaajan hyväksyttäväksi tärkeimmät alihankkijansa riittävän ajoissa ennen näiden ottamista. Jos jokin alihankintasopimus palveluntuottajan ja alihankkijan välillä päättyy tai purkautuu, tulee palveluntuottajan järjestää toinen vastaava alihankkija suorittamaan korvaavat palvelut tai tavaran toimitukset tilaajan vaatimusten mukaisesti. 6 TURVALLISUUS 6.1 Turvallisuus ja salassapito Palvelun tuottamiseen käytettävän henkilöstön on tilaajan tiloissa työskennellessään noudatettava tilaajan turvallisuus-, tietosuoja- ja yleisiä käytössääntöjä sekä muita tilaajan ohjeita ja määräyksiä. Tilaajan on ilmoitettava etukäteen kaikista tällaisista palvelun tuottamiseen käytettävän henkilöstön noudatettaviksi tarkoitetuista menettelytapavelvoitteista. Palveluntuottaja sitoutuu yhteistyöhön mahdollisten muiden tilaajalle palveluja kulloinkin tuottavien palveluntarjoajien kanssa. Palveluntuottajien yhteistyö on järjestettävä siten, ettei palveluntuottajien liike- ja ammattisalaisuudet paljastu. Jos palveluntuottaja tuottaa tilaajalle kuuluvia lakisääteisiä tai muita niihin rinnastettavia tehtäviä, on palvelutuotannossa noudatettava salassapidosta annettuja julkista hallintoa koskevia voimassaolevia säädöksiä kuten lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Henkilötietolaissa tarkoitettuna rekisterinpitäjänä toimii tilaaja. Toimeksiantosuhteen päättyessä palveluntuottajan hallussa olevat toimeksiantosuhteeseen liittyvät henkilörekisterit luovutetaan tilaajalle. Palveluntuottaja ei saa ilman tilaajan lupaa luovuttaa salassa pidettäviä tietoja eikä henkilötietoja ulkopuolisille. Palveluntuottajan henkilöstö ei saa tuoda kohteeseen ulkopuolisia henkilöitä. Palveluntuottaja vastaa siitä, että sen käyttämät alihankkijat noudattavat näitä salassapitoa koskevia määräyksiä. Kohteessa työskentelevien henkilöiden on käytettävä työssä ollessaan tunnistettavaa työasua ja kuvallista henkilökorttia, johon on merkitty työntekijän ja työnantajan nimi sekä veronumero. Työntekijällä tulee olla kiinteistöjen käyttäjien kanssa suulliseen ja kirjalliseen

18 Sivu 18/37 kommunikointiin tarvittava suomen kielen taito. Tilaajalla on oikeus arvioida kielitaidon riittävyys ja olla hyväksymättä työntekijä kohteeseen. Palveluntuottajan on selvitettävä palvelua suorittavalle henkilöstölle salassapitovelvollisuuden sisältö. Palveluntuottajan henkilöstöllä tulee olla voimassa oleva salassapitosopimus. Tilaajan niin vaatiessa palveluntuottajan on laadittava luettelo niistä palveluntuottamiseen osallistuvista palveluntuottajan tai sen alihankkijan henkilöistä, joilla on pääsy tilaajan aineistoihin tai arkaluonteisiin tilaajaa tai kolmatta osapuolta koskeviin tietoihin. Luetteloa on päivitettävä jatkuvasti. Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamaansa luottamuksellisiksi katsottavat aineistot ja tiedot, jotka ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittaman määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Palveluntuottaja ei saa käyttää sopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman tilaajan suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottaja saa kuitenkin käyttää sopimusta referenssitietona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksiköille. Kohteissa, joissa on lapsia (mm. koulut ja päiväkodit), työskentelevien henkilöiden tulee toimittaa lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämiseksi annetun lain L504/2002 tarkoittama rikostaustaote työantajalle. Rikostaustaote ei saa olla kuutta kuukautta vanhempi, kun se esitetään työantajalle. Rikostaustaote annetaan vain henkilölle itselleen, henkilö ei voi valtuuttaa esimerkiksi työantajaa tilaamaan otetta. Ote on tarkoitettu ainoastaan esitettäväksi työnantajan tai lupaviranomaisen nähtäväksi. Työnantaja tai viranomainen ei saa kerätä tai tallentaa rikostaustaotteesta ilmeneviä tietoja. Työnantaja voi tehdä asiakirjoihinsa vain merkinnän siitä, että ote on esitetty ja tässä yhteydessä kirjata muistiin otteen tunnistetiedot, joita ovat kyseisen henkilön nimi ja otteen päivämäärä. Palveluntuottaja toimittaa pyydettäessä tilaajalle turvallisuussuunnitelman.

19 Sivu 19/ Avainhallinta Palveluntuottaja vastaa haltuunsa uskottujen avaimien ja/tai tunnistimien huolellisesta säilyttämisestä. Palveluntuottaja vastaa haltuunsa uskottujen avaimien ja/tai tunnistimien katoamisen johdosta mahdollisen vahingon torjumiseksi tehdystä välttämättömästä lukkojen uudelleen sarjoituksesta tai lukkojen vaihdosta sekä vahinkoon liittyvistä muista välttämättömistä suojelutoimenpiteistä aiheutuvista kustannuksista. Mikäli se on kulloinkin vallitsevat olosuhteet huomioon ottaen mahdollista, sopivat palveluntuottaja ja tilaaja edellä mainittujen toimenpiteiden sisällöstä ennen niiden toteuttamista. Mahdolliset korvausvaatimukset esitetään palveluntuottajalle kirjallisina. Tilaajalla on oikeus saada korvaus palveluntuottajan aiheuttamista aiheettomien hälytyksien aiheuttamista kustannuksista. 6.3 Immateriaalioikeudet Immateriaalioikeudet (henkinen omaisuus) eli aineettomat oikeudet kuten tekijänoikeudet ja teollisoikeudet (mm. patenttioikeus, mallioikeus jne.) palvelun lopputuloksiin tai dokumentaatioon eivät siirry tilaajalle. Kaikki aineisto, jonka tilaaja ja palveluntuottaja ennen tai jälkeen sopimuksenteon luovuttavat toisilleen, jäävät aineiston luovuttajan omaisuudeksi. Tilaajalla on kuitenkin peruuttamaton käyttöoikeus palvelun lopputuloksiin sekä muuhun palveluntuottajan sille luovuttamaan aineistoon sopimuksen mukaisen palvelun käyttöön liittyvässä tarkoituksessa. Käyttöoikeus sisältää oikeuden käyttää, kopioida ja tehdä tai teettää muutoksia. Tehdessään tai teettäessään muutoksia palveluntuottajan luovuttamaan aineistoon, tilaajan on huolehdittava siitä, ettei palveluntuottajien liike- tai ammattisalaisuuksia paljasteta. Tilaajalla on oikeus luovuttaa aineisto sille, jolle tilaajan tehtävät siirtyvät. Palveluntuottaja vastaa siitä, etteivät sen tuottamat palvelut tai niihin liittyvä aineisto sopimuksen mukaisesti käytettynä loukkaa Suomessa voimassa olevia kolmannen henkilön patentti-, tekijän- tai muita immateriaalioikeuksia. Jos tilaajaa vastaan esitetään palvelun tai siihen liittyvän aineiston käyttöön perustuvia immateriaalioikeuteen perustuvia vaatimuksia, palveluntuottaja on velvollinen vastaamaan vaatimuksiin tilaajan puolesta omalla kustannuksellaan. Palveluntuottaja vastaa tilaajalle siitä, ettei palveluun tai siihen liittyvään aineistoon kohdistuvista immateriaalioikeuksia koskevista vaatimuksista tai velvoitteista aiheudu

20 Sivu 20/37 tilaajalle oikeudenkäyntikuluja eikä vahingonkorvaus- tai muita kolmannelle henkilölle maksettavia kustannuksia tai muita vastuita kolmatta henkilöä kohtaan. 7 VAKUUTUKSET Palveluntuottajalla tulee olla lakisääteiset ja muut palvelun tuottamisen kannalta tarpeelliset vakuutukset. Vakuutukset tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. Palveluntuottajalla sekä tämän alihankkijoilla on oltava koko sopimuskaudelle yritystoiminnan vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin. Palveluntuottajan on pyydettävä suostumus tilaajalta vakuutuksen irtisanomiseen. Vakuutuksen on korvattava vahingot euroon saakka. Tilaajalle on esitettävä todistus hankintapäätöksen jälkeen ennen sopimuksen allekirjoittamista palveluntuottajan, palveluntuottajien sekä alihankkijoiden vastuuvakuutuksesta, joka vaaditaan tämän sopimuksen mukaisesti. Palveluntuottaja vastaa omien koneiden ja kaluston, työkalujen ja muun omaisuutensa sekä työntekijöidensä vakuuttamisesta. 8 TILAAJAN JA PALVELUNTUOTTAJAN MYÖTÄVAIKUTUSVELVOLLISUUS Tilaaja vastaa siitä, että tilaajan vastuulla olevat tehtävät suoritetaan sopimuksen mukaisesti. Tilaajan on annettava palveluntuottajalle riittävät ja oikeat tiedot palvelun tuottamista varten. Tilaajan on huolehdittava, että palveluntuottajan henkilöstö pääsee tarvittaessa käyttämään tilaajan tiloja tai laitteistoja sovitun mukaisesti. Tilaaja tiedottaa kiinteistön käyttäjille sopimukseen kuuluvien tehtävien keskeisen sisällön. Palveluntuottaja on velvollinen viipymättä ilmoittamaan tilaajalle kiinteistössä havaitsemansa viat ja puutteet, jotka ilmenevät sopimustehtävien hoitamisen yhteydessä ja jotka saattavat aiheuttaa haittaa tai vahingonvaaraa kiinteistölle tai henkilölle taikka jotka

21 Sivu 21/37 vaikeuttavat palveluntuottajan sopimuksen mukaisen palvelun suorittamista. Palveluntuottaja on velvollinen viipymättä ilmoittamaan tilaajalle kiinteistössä havaitsemansa viat ja puutteet, jotka saattavat aiheuttaa vaaraa palveluntuottajan työntekijöiden työturvallisuudelle. Mikäli kiinteistön viat tai puutteet voivat aiheuttaa vakavan vaaran palveluntuottajan työntekijöiden työturvallisuudelle, palveluntuottaja vapautuu sopimustehtävien suorittamisesta, kunnes vika tai puute on korjattu, ilman, että tilaajalle syntyy oikeus purkaa sopimus tai lopettaa palvelumaksun suorittaminen Palveluntuottajalla on oikeus havaittuaan välitöntä korjausta vaativan vian tai puutteen tehdä tai teettää korjaus tilaajan lukuun heti, mikäli se suuremman vahingon välttämiseksi on tarpeellista eikä tilaajan vastuuhenkilö ole välittömästi tavoitettavissa. Jos havaittu vika tai puute voi aiheuttaa hengenvaaraa, palveluntuottajalla on oikeus ja velvollisuus eristää vaarallinen alue taikka jos se ei ole mahdollista, opastetauluilla tai muilla merkinnöillä järjestää opastus, jonka perusteella vaarallinen paikka voidaan turvallisesti kiertää. Tilaajalle tehtävästä säännöllisestä raportoinnista sovitaan erikseen. 9 SOPIMUKSENAIKAINEN TOIMINTA 9.1 Palvelun laatu ja siinä esiintyvät virheet Palvelun on koko sopimuskauden ajan vastattava sitä mitä on sovittu. Palvelun tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset. Palveluntuottaja tuottaa palvelut huolellisesti, harkiten ja sellaisella ammattitaidolla, mitä voidaan kohtuudella olettaa ammattitaitoiselta ja kokeneelta palveluntuottajalta. Palvelu tuotetaan suomen kielellä. Palveluntuottaja huolehtii palvelusopimuksen ajantasaisuudesta. Muutoksissa menetellään kohdassa 3.3 kuvatulla tavalla. Palveluntuottaja toimittaa tilaajalle kohteen ruokapalveluiden hoitamisesta ajantasaiset sähköisessä muodossa olevat suunnitelmat ja dokumentaatiot. Kuvaukset ja dokumentaatio ovat tilaajan ja palveluntuottajan organisaation käytössä.

22 Sivu 22/37 Palveluntuottajan tulee noudattaa tilaajan kanssa yhdessä sopimusneuvotteluissa määrittelemää laadunhallintajärjestelmää. Laadunhallintajärjestelmän avulla seurataan, arvioidaan ja ohjataan ruokapalvelun tuottamista kiinteistössä sekä kehitetään yhteistoimintaa tilaajan kanssa. Järjestelmän avulla kerättyä tietoa hyödynnetään palvelun kehittämisessä. Saatua tietoa käytetään ongelmien ennaltaehkäisemiseen, korjaaviin toimenpiteisiin ongelmien ilmettyä sekä toiminnan jatkuvaan kehittämiseen ja parantamiseen. Palveluntuottaja vastaa tilaisuuksien koollekutsumisesta lukuun ottamatta käyttäjäpalavereita (kohta 9.6), jotka kutsuu koolle tilaaja. Palveluntuottaja vastaa myös laadunhallintaan liittyvän kaiken tiedon, kuten kokous- ja palaveripöytäkirjojen sekä laaturaporttien dokumentoinnista viimeistään kahden (2) viikon kuluessa tilaajan kanssa sovitulla tavalla. Erillisiin katselmuksiin liittyvästä dokumentoinnista vastaa katselmuksen järjestäjä. Tietoa käytetään ruokapalvelun toteutuksen seurannassa sekä laadunarvioinnissa. Palveluntuottaja kerää ruokapalveluiden tuottamisen aikana syntyvää tietoa. Kerättyjä tietoja käytetään apuna ruokapalvelujen kehittämisessä ja markkinoinnissa. Palveluntuottaja raportoi tilaajalle säännöllisesti kuukausittain: yksikkö-/ateriakohtaiset ruokailijamäärät, eriteltyinä ulkopuoliset ruokailijat sekä kasvisvaihtoehtoruoat, erityisruokavaliot ja rakennemuunnetut ruuat Kivistöntie 16:sta eriteltynä henkilökunta-ateriat, vanhusateriat ja ulkopuoliset ruokailijat Hyökännummen koululla ja päiväkodeissa myös henkilökunnan valvonta-ateriaruokailut sekä maksavan (ruokalippuateria) henkilökunnan ateriat Palveluntuottaja raportoi tilaajalle säännöllisesti neljä kertaa vuodessa seuraavista asioista: omavalvonnan toteutuminen investointi- ja korjaustarpeet koneiden ja laitteiden kunto; toteutetut huollot ja korjaukset palvelun kehittämistarpeet (terveys)viranomaisten raportoinnit ja tarkastukset Palveluntuottaja raportoi tilaajalle säännöllisesti kaksi kertaa vuodessa (tammi- ja elokuussa) seuraavista asioista: tilatut maitotukeen oikeutetut elintarvikemäärät koulujen ja päiväkotien ruokailijamäärät sekä toimintapäivät Raportointi sekä ruokapalveluissa syntyneet poikkeamat dokumentoidaan ja käsitellään palveluntuottajan ja tilaajan välisissä asiakastoimikunnan kokouksissa sekä kehityskokouksissa. Palveluntuottaja vastaa poikkeaman nopeasta korjaamisesta sekä tehtyjen toimenpiteiden kirjaamisesta. Tavoitteena on hoitaa

23 Sivu 23/37 poikkeamat niin, että asiakkaiden kokema palvelun laatutaso säilyy tavoitteen mukaisena. Ruokalistat tulee hyväksyttää kunnan palvelupäälliköllä/ -ohjaajalla. Palveluntuottajan tulee toimittaa pyydettäessä tilaajalle tiedot elintarvikekustannusten osuudesta kokonaiskustannuksista toiminnoittain. 9.2 Aloituskokous Ennen ruokapalvelun käynnistämistä pidetään aloituskokous tilaajan sopimusyhteyshenkilön kanssa viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen sopimuskauden aloitusta. Viimeistään pidetään aloituskokoukset tilaajan ruokapalveluhenkilökunnan kanssa. Kokouksissa sovitaan tilausjärjestelyistä ym. käytännön asioista. Aloituskokousten tavoitteena on varmistaa, että ruokapalvelu käynnistetään ja toteutetaan asiakaskohteessa niin, että palvelulle asetetut laatutavoitteet saavutetaan välittömästi toiminnan alkaessa. Palveluntuottaja vastaa aloituskokousmuistioiden dokumentoinnista ja tallentamisesta viimeistään kahden (2) viikon kuluessa tilaajan kanssa sovitulla tavalla. Sopimuskauden aikana aloituskokous pidetään uudestaan niissä kohteissa, joissa palvelun sisältö on oleellisesti muuttunut peruskorjauksen tai toiminnan muutoksen jälkeen. Aloituskokouksiin osallistuvat henkilöt ja ajankohta sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. 9.3 Käyttäjäkehityskokous Sopimuksen mukaisten töiden käynnistyttyä pidetään käyttäjille suunnattu kehityskokous. Tilaisuus pidetään viimeistään kolmen (3) kuukauden kuluttua sopimuksen käynnistämistä. Tavoitteena on, että kohteen käyttäjät tuntevat ruokapalvelusopimuksen sisällön sekä tilaajan ja palveluntuottajan laadunhallintajärjestelmiin kuuluvat käytänteet.

24 Sivu 24/37 Kokouksessa esitellään käyttäjien edustajille ruokapalvelujen sisältö ja toteutus, tilaajan ja palveluntuottajan suorittama laadunarviointi sekä laadunhallintajärjestelmään kuuluvat muut toimenpiteet sopimuskauden aikana. Aloituskokouksessa palveluntuottaja esittelee ja luovuttaa käyttäjille kohdekansion ja siinä kuvatut toimintatavat asiakaskohteessa. Sopimuskauden aikana käyttäjäkehityskokous pidetään vuosittain syystai lokakuussa. Tavoitteena on tarkastella ruokapalvelun toimivuutta ja mahdollisia päivitystarpeita palvelun tuottamiseen. 9.4 Poikkeamien ja reklamaatioiden hoitaminen Poikkeama on käyttäjän tai tilaajan havainto virheellisestä palvelun laadusta tai muusta ruokapalvelusopimuksen menettelytavasta. Reklamaatio on tilaajan valitus sopimuksen noudattamatta jättämisestä tai sovitun tehtävän viivästymisestä. Reklamaation syynä voivat olla toistuvat poikkeamat tai tilaajan merkittäväksi määrittelemät poikkeamat ja hylätyt laadunarvioinnit. Jos palvelussa on virhe, palveluntuottajan tulee korvata se viivytyksettä. Palveluntuottaja voi vapautua vastuusta osoittamalla, ettei virhe johdu palveluntuottajan vastuulla olevasta seikasta. Tilaajalla on oikeus korjaamisen sijasta vaatia hinnanalennusta. Käyttäjä ilmoittaa tilaajan edustajalle tai palveluntuottajalle havaitsemansa poikkeaman sähköisesti sähköpostiin. Tilaaja ilmoittaa poikkeaman tai reklamaation sähköisesti palveluntuottajalle. Palveluntuottaja kuittaa poikkeaman tai reklamaation vastaanotetuiksi lähettäjälle vuorokauden kuluessa. Poikkeama tai reklamaatio korjataan ilmoittajan kanssa sovitun aikataulun mukaisesti, kuitenkin enintään kahden (2) viikon kuluessa poikkeaman tai reklamaation vastaanotosta. Palveluntuottaja raportoi sähköisesti poikkeaman tai reklamaation korjauksesta. Palvelupäällikkö hyväksyy tehdyt toimenpiteet ja järjestää tarvittaessa käyttäjän ja/tai palveluntuottajan kanssa palaverin asian hoitamiseksi. Tavoitteena on, että syntyneet poikkeamat tunnistetaan ja korjataan mahdollisimman nopeasti niin, että asiakkaiden kokeman palvelun laatu säilyy tavoitteen mukaisena. Poikkeamatietoja käytetään toiminnan kehittämisessä. 9.5 Palvelun laadun valvonta Palvelun laadun valvonnan tavoitteena on seurata ja arvioida tuotetun ruokapalvelun teknistä ja toiminnallista laatua suhteessa palvelusopimuksessa asetettuihin tavoitteisiin.

25 Sivu 25/37 Palveluntuottaja arvioi tuottamiensa ruokapalvelujen laatua säännöllisesti laadunhallintajärjestelmänsä mukaisin menetelmin. Laadunarvioinnin tavoitteena on arvioida ruokapalvelujen laatua suhteessa palvelusopimuksessa asetettuihin tavoitteisiin. Palveluntuottaja toimittaa pyydettäessä tilaajalle yhteenvedon ravitsemuksen laadun seurannasta (voimassaolevan ruokalistan ravintoarvot ja toteuma suosituksiin nähden). Tilaajalla on oikeus sopimuskauden aikana tarkastaa tai kustannuksellaan teettää kolmannella riippumattomalla taholla tarkastus sen selvittämiseksi, onko palvelu vaatimusten mukainen ja palveluntuottaja toiminut sopimuksen mukaisesti. Tilaajalla tai tilaajan edustajalla on oikeus päästä tiloihin, joissa palvelua tuotetaan sekä haastatella palvelun tuottamiseen osallistuvia henkilöitä ja tutustua niihin palveluntuottajan asiakirjoihin, joihin tutustuminen on tarpeen toiminnalle asetettujen vähimmäisvaatimusten ja palvelua koskevien sisältöjen laadun arvioimiseksi. Tilaajalla on oikeus tarkastaa ainoastaan tietoja, jotka koskevat kyseessä olevan sopimuksen sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Tilaaja ilmoittaa tarkastuskäynnistä palveluntuottajalle tarkastusta edeltävänä päivänä. Ilmoitus voidaan tehdä sähköpostitse tai puhelimitse. Puhelinvastaajaan jätetty viesti on riittävä. Palveluntuottajalla on oikeus osallistua tarkastukseen. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta siirtää tarkastuskäynnin ajankohtaa. Palveluntuottajalla on oikeus vaatia tarkastusta suorittavaa henkilöä allekirjoittamaan tarkastusta koskevan salassapitosopimuksen. Salassapitosopimus ei saa estää tarkastuksen tuloksien raportoimista tilaajalle. Palveluntuottaja arvioi tuottamansa palvelun laatua kaikissa kiinteistöissä päivittäin sekä säännöllisin väliajoin. Laadunarviointi suoritetaan 2 4 kertaa vuodessa, mikäli tilaajan kanssa ei toisin sovita. Laadunarviointilomakkeeseen pyydetään käyttäjän edustajan allekirjoitus arvioinnin yhteydessä. Laadunarvioinnin tulokset dokumentoidaan tilaajan kanssa yhdessä sovitulla menettelyllä ja käsitellään tarvittaessa yhdessä palvelupäällikön ja palveluntuottajan kanssa. Palveluntuottaja sitoutuu sopimuskauden aikana kehittämään tuottamaansa palvelua.

26 Sivu 26/ Käyttäjäpalaverit Tilaaja järjestää käyttäjäpalaverin tarvittaessa. Palaveriin osallistuvat tilaaja, käyttäjän yhteyshenkilö ja palveluntuottaja. Käyttäjäpalaverissa käsitellään toteutunutta ruokapalvelun teknistä ja toiminnallista laatua sekä selvitetään käyttäjien tarpeet ja odotukset asialistan mukaisesti. 9.7 Tilaaja-palveluntuottaja palaverit 9.8 Asiakastyytyväisyyskysely Palveluntuottaja järjestää joka 2. kuukausi tilaajan kanssa palaverin. Palaverin tarkoituksena on käsitellä palvelusopimuksen mukaisia asioita sekä kohdekohtaisesti kuluneen ja tulevan kuukauden tapahtumat. Palaverissa käsitellään mm. tehdyt laadunarvioinnit sekä niiden tulokset reklamaatiot (kpl) henkilöstön perehdytystilanne, työkokemus ja koulutus Tilaaja selvittää käyttäjäasiakkaiden tyytyväisyyden ruokahuoltopalvelun laatuun 1-2 kertaa sopimuskauden aikana tehtävällä asiakastyytyväisyyskyselyllä. Palveluntuottaja voi teettää ulkopuolisella taholla asiakastyytyväisyystutkimuksen. Palveluntuottajan asiakastyytyväisyyskysely tulee kohdentaa kyseessä olevaan sopimukseen. 9.9 Katselmukset Kumpikin sopijapuoli voi suorittaa sopimuskohteessa katselmuksen jonkin sopimustehtäviin liittyvän seikan tai olosuhteen toteamiseksi. Katselmuksen pitävät sopijapuolet yhdessä yhteisesti sovittuna aikana. Mikäli aikaa ei voida sopia, niin katselmus pidetään sitä pyytäneen sopijapuolen ilmoittamana aikana. Sopimuksen päättyessä, viimeistään kolme (3) viikkoa ennen sopimuskauden päättymistä, suoritetaan luovutuskatselmukset kohteittain ja palveluittain tilaajan ilmoittamana ajankohtana. Luovutuskatselmuksessa tarkastetaan tilojen kunto sekä todetaan, onko sopimuksen mukaiset tehtävät hoidettu kyseisen ajankohdan vaatimalla tavalla. Katselmuksista ja korjaavien toimenpiteiden arvioinnista tehdään pöytäkirja, jossa todetaan kiinteistön kunto ja toimeksisaajan velvoitteet ja korjausaikataulu. Aikataulussa tulee huomioida, että sopimuksen mukaiset tehtävät on saatettu päätökseen ennen palvelusopimuksen päättymistä. Tilaaja voi käyttää katselmuksissa ulkopuolista tahoa, joka todentaa palvelun laadun sopimuksen mukaisilla laadunarviointimenetelmillä.

27 Sivu 27/ Toimittaja-auditointi Tavoitteena on toiminnan laatutavoitteiden toteutumisen seuranta, arviointi ja toiminnan kehittäminen. Toimittaja-auditoinnissa käytettävät laatukriteerit kuvataan kohdassa ja sopimusohjelman liitteessä 5.1R. Laatukriteerit ovat ruokapalvelun tarjouspyynnön mukaiset ja niillä mitataan ruokapalvelusopimuksen mukaisen toiminnan toteutumista asiakaskohteissa. Toimittaja auditoinnissa tarkastellaan ruokapalvelusopimukseen kuuluvien kohteiden tilannetta kokonaisuudessaan. Palveluntuottaja vastaa siitä, että toiminnan tulokset on dokumentoitu ja luotettavasti arvioitavissa. Palveluntuottaja on velvollinen esittämään auditoinnissa tuloksia selventäviä ja tarkentavia dokumentteja tilaajan niin vaatiessa Seurattavat laatukriteerit ja niiden painotukset Seurattavat laatukriteerit ovat henkilöstöresurssit, laadunhallinta sekä yrityksen toiminta ja tekniset edellytykset. Henkilöstöresursseista muodostuu 20 prosenttia pisteistä. Seurattavia tekijöitä ovat henkilöstön perehdyttäminen, varahenkilöstöjärjestelmä sekä työnjohdon ja henkilöstön koulutus ja työkokemus. Laadunhallinnasta muodostuu 40 prosenttia pisteistä. Seurattavia tekijöitä ovat palvelun omavalvonnan ja viranomaisten dokumentointi, ja asiakastyytyväisyys. Tilaajavastuulain mukaisten todistusten toimittaminen tarkastetaan tässä kohdassa. Yrityksen toiminnasta ja teknisistä edellytyksistä muodostuu 40 prosenttia pisteistä. Seurattavia tekijöitä ovat raportoitavien asioiden raportointi ja dokumentointi Tavoitteiden asettaminen, toteutuksen seuranta ja tulosten todentaminen Ensimmäinen toimittaja-auditointi pidetään puoli vuotta sopimuksen käynnistymisen jälkeen (tammikuu 2018). Koko vuotta koskeva tulosten tarkastelu pidetään ensimmäisen sopimusvuoden jälkeen (heinäkuu 2018). Tämän jälkeen tulosten tarkastelu tehdään vuosittain kunkin sopimusvuoden jälkeen. Viimeisenä sopimusvuonna auditointi pidetään maaliskuussa, jolloin arvioidaan tulokset helmikuun loppuun saakka.