Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 3/2015

Transkriptio

1 Muistio 1 (6) Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 3/2015 Aika ke klo Paikka nh Merikotka, Ympyrätalo (9. krs, A-porras), Siltasaarenkatu A, Helsinki Osallistujat tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö, asia 1 toimialajohtaja Max Hamberg, valtioneuvoston kanslia, puheenjohtaja, asia 2-> ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana, poissa tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö tietohallintojohtaja Irma Nieminen, opetus- ja kulttuuriministeriö yksikön johtaja, neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö, poissa kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö, poissa järjestelmäpäällikkö Ritva Flinkman, ulkoasiainministeriö erityisasiantuntija Erkki Saukkonen, oikeusministeriö tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö tietohallintoneuvos, yksikön päällikkö Kristiina Luukkonen, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen toiminnon edustajana tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, ympäristöministeriö toimitusjohtaja Kari Pessi, asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori, sihteeri Paula Kovanen,, sihteeri, poissa talous- ja hallintojohtaja Tiina Pulli, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuotantojohtaja Seppo Mellas, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori neuvotteleva virkamies Tuomo Pigg, valtiovarainministeriö (asia 3) johtaja Jussi Kaurola, Ilmatieteen laitos (asia 3) riskienhallintajohtaja Kimmo Rousku, Valtori (asia 4) 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Tiina Pesonen toivotti osallistujat tervetulleiksi ja avasi kokouksen klo 14:04.

2 Muistio 2 (6) Todettiin, että valtiovarainministeriö on muuttanut asiakasneuvottelukunnan kokoonpanoa nimeämällä Max Hambergin valtioneuvoston kanslian edustajaksi ja Erkki Saukkosen oikeusministeriön edustajaksi. Päätettiin, että Max Hamberg jatkaa asiakasneuvottelukunnan puheenjohtajana. Tiina Pesonen luovutti kokouksen puheenjohtajuuden Max Hambergille. 2 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 3 Ilmatieteen laitoksen TORI-siirron rajausesitys, asiakasneuvottelukunnan kuuleminen / Pigg, Kaurola Asiakasneuvottelukunta käsitteli asiaa uudelleen täsmennetyn esityksen pohjalta. Tuomo Pigg ja Jussi Kaurola esittelivät asian. Merkittiin tiedoksi valtiovarainministeriön ja liikenne- ja viestintäministeriön esitys Ilmatieteen laitoksen säätuotantojärjestelmään liittyviä perustietotekniikkapalveluja koskevasta poikkeuksesta. Valtorin asiakasneuvottelukuntaa kuullaan asiassa TORI-lain 3 1mom mukaisesti. Esityksessä Ilmatieteen laitoksen säätuotantojärjestelmään liittyvät perustietotekniikkapalvelut rajataan väliaikaisesti siirron ulkopuolelle, koska Ilmatieteen laitoksella on käynnissä selvitystyö yhteispohjoismaisen suurteholaskentajärjestelmän rakentamisesta. Suurteholaskennan kapasiteettia on tarkoitus hankkia yhdessä pohjoismaiden kesken ja sijoittaa kapasiteetti valittavaan kohteeseen. Rajausesityksen kohteena ovat Tori palvelut, eli ne kuuluvat Valtoriin keskitettäviin palveluihin. Suurteholaskenta sinänsä on sellainen palvelu, jota ei ole siirtymässä muista virastoista Valtoriin. Hanke etenee konkreettisesti ja seuraava tärkeä kohta on elokuussa 2015, jolloin on tarkoitus allekirjoittaa pohjoismaiden kesken sopimus asiasta. Asiakasneuvottelukunta puoltaa esitettyä rajausehdotusta saatuaan nyt tarkennetut perusteet asiasta. Asiaa on tarkasteltava uudelleen vuoden 2016 lopulla tai aikaisemmin, mikäli hankkeen eteneminen antaa aihetta uuteen tarkasteluun. Rajauksesta ei ole haittaa viraston tai Valtorin toiminnalle. 4 Valtorin riskienhallinta ja kokonaisturvallisuus / Rousku Kimmo Rousku esitteli asian. Todettiin, että riskit on arvioitu pääosin Valtorin sisäisestä näkökulmasta ja asiakasnäkökulmaa tulisi ottaa enemmän mukaan. Teknisiin asioihin

3 Muistio 3 (6) liittyvät riskit uskotaan pystyttävän hoitamaan, mutta taloudellisiin riskeihin tulisi kiinnittää enemmän huomiota. Palveluihin liittyvät riskit tulee käsitellä tarkemmin palvelutuotannon riskien käsittelyn yhteydessä. Erityisesti se, että onko Valtorilla kyky tuottaa asiakastarpeiden mukaisia palveluita. Jos palvelut viivästyvät, viivästyvät myös niiltä odotetut säästöt ja muut hyödyt. Sovittiin, että järjestetään alkusyksyllä erillinen asiakasneuvottelukunnan riskityöpaja, joka valmistellaan Tori siirtojen riskiarvioiden pohjalta. Työpajaan kutsutaan osallistujat ministeriöiden kautta siten, että myös virastojen edustajia voi osallistua. 5 Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Käytiin läpi avoimet tehtävät. 6 Valtorin tilannekatsaus / Pessi, Rautanen, Mellas Kari Pessi esitteli Valtorin 1.4. siirtojen jälkeisen yleisen tilanteen lyhyesti. Seppo Mellas esitteli palveluiden yleisen tilanteen sekä viestintäratkaisun ja julkaisualustan palvelukohtaista tilannetta. Keskustelussa todettiin: Konesali- ja kapasiteettipalveluissa sekä viestintäratkaisupalveluissa asiakaskokemus on monella asiakkaalla raportoitua negatiivisempi. Uusien palvelukokonaisuuksien avulla saatavia hyötyjä tulisi pystyä mittaamaan ja raportoimaan. Valtiotasolla vaikutukset ovat merkittäviä. Asiakkaiden reklamaatioiden osalta toivottiin enemmän näkyvyyttä koko asiakaskuntaan. Ei ole tehokasta, että useat asiakkaat reklamoivat Valtoria samasta asiasta. Voisi olla sovittu menettely, jonka avulla asiakkaat voisivat yhdellä yhteisellä reklamaatiolla hoitaa asian. Oleellista on se, että palvelut toimivat ja Valtori kykenee hoitamaan tarvittavan toimittajayhteistyön ja alihankkijoiden hallinnan. Alihankintasopimuksiin on saatava mukaan keinot, joilla palvelutoimittajiin voidaan vaikuttaa. Uusissa kilpailutuksissa tulisi pystyä huomioimaan myös kokemukset aikaisemmasta palvelun laadusta. Tämä on huomioitava myös Valtorin riskeissä. Myös Valtorin strategiassa on pohdittava mitä palveluita hankitaan ja mitä Valtori voi tuottaa itse. Asiakasneuvottelukunnan näkökulmasta Valtori ei ole kyennyt tuottamaan toimivia konesali- ja kapasiteettipalveluita sekä vies-

4 Muistio 4 (6) 7 Palvelut / Mellas 8 Talous / Pulli tintäratkaisupalveluita. Asiakasneuvottelukunta esittää huolensa Valtorin kyvystä huolehtia palveluiden laadusta ja alihankkijoiden hallinnasta. Asiakasneuvottelukunta kiinnittää huomiota siihen, että epätyydyttävät palvelut ovat suurimmalta osin saman Valtorin alihankkijan tuottamia. Jukka Rautanen esitteli yhteenvedon Valtorin asiakasreklamaatioista. Asiakasneuvottelukunta totesi, ettei niille luvattu käsittelyaika ole kaikilta osin toteutunut. Seppo Mellas esitteli viestintäratkaisun tilanteen ja laaditun toimenpideohjelman vaiheen sekä yhteisen julkaisualustan tilanteen. Todettiin, että viestintäratkaisu on erittäin kriittinen palvelu ja sen toimivuus on varmistettava. VYVI-ongelmat haittaavat valtion työskentelyn lisäksi myös valtio-kunta-yhteistyötä, kun mm. Lync-kokoukset tai työryhmätilat eivät ole suunnitellusti käytettävissä. Yhteisen julkaisualustan osalta Valtorin on varmistettava, että hankkeen päättymisen (30.6.) jälkeen päästään hallittuun palvelumalliin. Tiina Pulli esitteli Valtorin talousarvioehdotukseen ja taloushallintoon liittyviä asioita. Säästöjen toteutuminen on erittäin tärkeä tavoite, eikä asiakasneuvottelukunta saadun tiedon pohjalta ole täysin vakuuttunut, että säästölaskelmat ovat vahvalla pohjalla. Todettiin, että säästötavoitteisiin liittyviä laskelmia on vielä pyrittävä avaamaan siten, että ne ovat mahdollisimman helposti ymmärrettävissä. Tilanteen hahmottaminen on hankalaa jatkuvasti siirtojen myötä muuttuvassa tilanteessa. 9 Valtorin strategian toimeenpanosuunnitelman kehittämishankkeiden tilanne / Pessi 10 Muut asiat Ei ehditty käsitellä, siirretään seuraavaan kokoukseen. Ei muita asioita. 11 Seuraava kokous klo

5 Muistio 5 (6) 12 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja kiitti osallistujia ja päätti kokouksen klo Avoimet tehtävät No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu Yhteisen linjan selvittäminen VM:n tietohallintokyselyyn vastaamisesta Budjettitalouden ulkopuolisten asiakkaiden työpajan valmistelu VYVI-palvelun toimenpidesuunnitelman asioiden eteneminen tilannekatsaus Asiakasneuvottelukunnan puheenjohtajuus Valtorin vuoden 2015 investointisuunnitelmassa mainittujen asioiden tilanne ja vuoden 2015 toimintasuunnitelma Valtorin strategian toimeenpanosuunnitelmassa ja tulossopimuksessa mainittujen kehittämishankkeiden riskien tilanne Valtorin strategian toimeenpanosuunnitelmassa ja tulossopimuksessa mainittujen kehittämishankkeiden tilanne YJA-palvelu: selvitys Liferayn tuen ja pienkehityksen toteuttamisesta Suoriteperusteisen hinnoittelun esittely Luukkonen Valmis VM:n linja on toimitettu asiakasneuvottelukunnan jäsenille Todettiin, että tarvitaan vielä tarkemmat ohjeet vastaamiseen erityisesti kyselyn kohtaan Ostot valtionhallinnon palvelukeskuksilta (mitä millekin riville merkitään). Rautanen Suljetaan Asiakasneuvottelukunnan mielestä Valtorin on syytä varmistaa myös budjettitalouden ulkopuolisten asiakkaiden äänen kuuluminen esim. kerran vuodessa järjestettävässä yhteisessä tilaisuudessa. Todettiin, että yhteistä forumia ei tällä ole olemassa (tuleva Valtio Expo on suunnattu valtionhallinnon edustajille). Sovittiin, että Valtori laatii budjettitalouden ulkopuolisten asiakkaiden kuulemisesta ehdotuksen seuraavaan asiakasneuvottelukunnan kokoukseen. Mellas Valmis Pesonen Valmis Valtori Valmis Valtori Valmis Valtori Avoin Mellas Valmis Pulli Avoin Palveluiden tilanne liikenneva- Mellas Valmis

6 Muistio 6 (6) loin kuvattuna Reklamaatioiden tilanne Rautanen Valmis Riskityöpajan järjestäminen Rautanen, Avoin Rousku Valtorin puhepalveluiden esittely asiakasneuvottelukunnalle Mellas Avoin