Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 4/2014

Transkriptio

1 Muistio 1 (5) Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 4/2014 Aika to klo Paikka nh Merikotka, Ympyrätalo (9. krs, A-porras), Siltasaarenkatu A, Helsinki Osallistujat Jäsenet: tietohallintojohtaja Max Hamberg, oikeusministeriö, puheenjohtaja ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö tietohallintojohtaja Irma Nieminen, opetus- ja kulttuuriministeriö yksikön johtaja, neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö osastopäällikkö Auni-Marja Vilavaara, valtioneuvoston kanslia tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, ympäristöministeriö toimitusjohtaja Kari Pessi, Sihteeristö: Kovanen Paula,, sihteeri Asiantuntijajäsenet: asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori Riskienhallintajohtaja Kimmo Rousku, Valtori (asia 7) Tietoturva-asiantuntija Outi Juntura, Valtori (asia 7) Lainsäädäntöneuvos Hannele Kerola, Valtiovarainministeriö (asia 7) Apulaisjohtaja Erka Koivunen, Viestintävirasto (asia 7) Poissa tietohallintoneuvos, yksikön päällikkö Kristiina Luukkonen, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen toiminnon edustajana tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö 1 Kokouksen avaus Valtorin asiakasneuvottelukunnan puheenjohtaja Max Hamberg avasi kokouksen klo

2 Muistio 2 (5) 2 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys. 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Sovittiin, että muistiot toimitetaan jatkossa viikon sisällä kokouksesta. Käytiin läpi avoimet tehtävät. Sovittiin, että valmiiksi todetut tehtävät poistetaan listalta ja kootaan erilliseen tiedostoon. 4 Asiakasneuvottelukunnan tavoitteet ja toimintasuunnitelma 5 Valtorin tilannekatsaus Merkittiin tiedoksi esitys asiakasneuvottelukunnan tavoitteista ja toimintasuunnitelmasta Tavoitteiden ja toimintasuunnitelman määrittämisen tavoitteena on koordinoitu toiminta. Asiakasneuvottelukunnan tavoitteena on olla kanava asiakkaiden suuntaan ja siten varmistaa, että asiakkaiden näkökulma tulee huomioitua. Asiakasneuvottelukunta tuottaa lisäarvoa sekä asiakkaille että Valtorille ja Valtorin hallitukselle osapuolten intressi on yhteinen ja se perustuu näyttöjen avulla saavutettuun luottamukseen. Käytiin läpi vuoden 2014 toimintasuunnitelma ja todettiin useiden asioiden olevan jo työn alla. Keskusteltiin asiakasviestinnästä ja sovittiin, että materiaaliin lisätään asiakasneuvottelukunnan jäsenen rooli ja tehtävät viestinnässä. Asiakasneuvottelukunta laatii asiakasorganisaatioille yhteisen viestin toiminnan käynnistymisestä ja toimintasuunnitelmasta. Viestiin sisällytetään myös tieto Valtorin internetsivujen palautekanavasta ja tieto hallinnonalojen edustajista. Käytiin läpi vuoden 2015 toimintasuunnitelma. Keskusteltiin miten asiakasneuvottelukunnan kannanotot Valtorin toimintaan vuonna 2014 saadaan huomioita. Sovittiin, että valtiovarainministeriön ja Valtorin hallituksen välisen tulossopimuksen valmisteluvaiheessa asiakasneuvottelukunnalle järjestetään mahdollisuus kommentoida tulossopimusluonnosta strategiselle ohjaajalle. Käytiin läpi Valtorin hallituksen ja asiakasneuvottelukunnan vuosikello. Sovittiin, että ehdotettujen kokousten lisäksi järjestetään kehyskokous touko-kesäkuussa sekä yhteiskokous Valtorin hallituksen kanssa syyskuussa. Asiakasneuvottelukunnan tavoitteet ja toimintasuunnitelma hyväksyttiin huomioiden edellä mainitut muutokset. Hamberg toimittaa asiakasneuvottelukunnalle päivitetyn version toimintasuunnitelmasta. Merkittiin tiedoksi Valtorin tilannekatsaus.

3 Muistio 3 (5) Asiakasreklamaatioista todettiin, että Valtorilla on olemassa prosessi reklamaatioiden käsittelyyn. Valtori tarkistaa vielä, onko reklamaatioiden käsittelystä maininta työjärjestyksessä. Sovittiin, että Valtori esittää jatkossa asiakasneuvottelukunnalle reklamaatiot pelkkää lukumäärää tarkemmalla tasolla (esim. lajittelu vakavuuden mukaan). Laskutuksesta todettiin, että myyntilaskutuksen ajantasaisuuden saavuttamiseksi tehdään koko ajan töitä. Toimintosiirroista todettiin, että suhdelukujen erilaisuus siirtyvien henkilöiden ja siirtyvien työasemien välillä johtuu siitä, että toisissa organisaatioissa asioita tehdään enemmän itse ja toisissa ne on ulkoistettu. 6 Liikenneviraston TORI-siirron rajaus, asiakasneuvottelukunnan kuuleminen Merkittiin tiedoksi valtiovarainministeriön ja liikenne- ja viestintäministeriön esitys Liikenneviraston TORI-siirron rajauksesta. Valtorin asiakasneuvottelukuntaa kuullaan asiassa TORI-lain 3 1mom mukaisesti. Käytiin keskustelu yleisistä kriteereistä, joihin asiakasneuvottelukunnan tulee kiinnittää huomiota kannanotoissaan rajauksista. Todettiin, että lähtökohtaisesti kaikki TORI-tehtävät siirretään Valtoriin. Kannanotoissa pyritään yhtenäiseen linjaan valtionhallinnossa. Kannanotoissa kiinnitetään huomiota siihen, onko poikkeus pysyvä vai väliaikainen ja siihen, tuoko rajaus ongelmia viraston tai Valtorin toiminnalle (esim. monimutkaiset yhteistyökuviot). Todettiin, että Valtorin asiakasneuvottelukuntaa on kuultu TORI-lain 3 1mom mukaisesti valtiovarainministeriön ja liikenne- ja viestintäministeriön esityksestä Liikenneviraston oikeudesta käyttää muita kuin yhteisiä palveluita. Asiakasneuvottelukunta on esityksen kannalla. Perusteena kannanottoon on poikkeaman väliaikaisuus. Asiakasneuvottelukunta toteaa, että Valtorin on syytä osallistua LOU-hankkeeseen ja Liikenneviraston TORI-siirron rajauksen vaikutukset muihin virastoihin tulee selvittää. 7 Valtorin palveluihin liittyvän tietoliikenteen seurannan toteutustapa, lainmukaisuus sekä siihen liittyvä YT-menettely Merkittiin tiedoksi esitys Valtorin VY-verkon pilotoitavien tietoliikenteen havainnointijärjestelmien käyttöönoton laajentamisesta. Sähköisen viestinnän tietosuojalain 20 antaa organisaatioille erityisiä oikeuksia käsitellä omiin verkkoihinsa saapuvaa ja lähtevää viestiliikennettä haitallisen liikenteen tunnistamiseksi ja tarvittaessa sen välittymisen estämiseksi. Havainnointijärjestelmä on tarkoitus saada käyttöön koko valtionhallinnossa. Jotta manuaalista käsittelyä voidaan toteuttaa, tarvitsee siitä sopia henkilöstön kanssa YT-käsittelyllä. Valtori tukee organisaatioita YTkäsittelyssä järjestämällä asiasta esittelytilaisuuden ja tarjoamalla mahdollisuutta kutsua YT-käsittelyyn avuksi henkilön.

4 Muistio 4 (5) 8 Valtorin strategia 9 Muut asiat 10 Seuraava kokous Asiakasneuvottelukunta kannattaa YT-menettelyä asiassa. Todettiin, että asiaan liittyvä, organisaatioille jo lähetetty materiaali on hyvin vaikeaselkoista, mikä voi johtaa väärinkäsityksiin. Sovittiin, että Valtori laatii uuden selkeäkielisemmän ja yksinkertaisemman materiaalin asiakasneuvottelukunnan jäsenille kommentoitavaksi mahdollisimman pian, minkä jälkeen Valtori toimittaa sen kaikille organisaatioille YT-käsittelyä varten. Merkittiin tiedoksi esitys Valtorin strategialuonnoksesta. Valtori toimittaa sekä strategialuonnoksen että toimeenpanosuunnitelmaluonnoksen asiakasneuvottelukunnalle Asiakasneuvottelukunta voi toimittaa mahdollisia kommenttejaan materiaaleista Pessille ja Rautaselle. Valtorin hallitus hyväksyy strategian ja toimeenpanosuunnitelman Todettiin strategian olevan kompakti. Asiakasneuvottelukunnan kokouksessa esille tuomat kommentit: - ohjausmalliin linkki asiakasneuvottelukunnan ja valtiovarainministeriön välille - toimintavarmuus ja siitä huolehtiminen näkyviin materiaaliin - luottamus näkyviin materiaaliin - tehdyt strategiset valinnat näkyviin materiaaliin Valtorin päätoimipisteen avajaiset ovat Jyväskylässä. Asiakasneuvottelukunnan varapuheenjohtaja Pesonen pitää tilaisuudessa lyhyen puheen. Valtorin asiakaspäivä on Helsingissä. Asiakasneuvottelukunnan puheenjohtaja Hamberg pitää tilaisuudessa puheenvuoron. Asiakasneuvottelukunnan jäsenet voivat toimittaa aihe-ehdotuksia Hambergille. Valtorin hallituksen ja asiakasneuvottelukunnan yhteiskokous pidetään mahdollisesti Helsingissä klo Kokouksen päättäminen Kevään 2015 kokousten lukumäärä käsiteltiin kohdan 4 yhteydessä. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Avoimet tehtävät No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu

5 Muistio 5 (5) Hallituksen, asiakasneuvottelukunnan ja Valtorin johdon yhteinen kokous. Ehdotus ajankohdaksi Suunnittelumateriaali palvelutuotannon uudelleen organisoimisesta asiakasneuvottelukunnalle kommentoitavaksi ennen kuin se käsitellään hallituksessa Selvitys Valtorin rahoituksesta ja investoinneista Valtorin www-sivuilla olevan asiakasneuvottelukunnan alasivun päivittäminen kokouksessa sovitun mukaisesti Doodle-kysely kevään 2015 kokousajoista Tilannekatsaus toiminnanohjausjärjestelmästä Esitys YT-käsittelyyn tulevasta viestiliikenteen salauksen avaamisesta Valtiovarainministeriön ja Valtorin hallituksen välisen tulossopimuksen valmisteluvaiheessa asiakasneuvottelukunnalle järjestetään mahdollisuus kommentoida tulossopimusluonnosta strategiselle ohjaajalle. 19 Asiakasneuvottelukunnan päivitetyt tavoitteet ja suunnitelma. 20 Reklamaatioiden käsittely Valtorin työjärjestyksessä. 21 Tietoliikenteen seurannasta selkeäkielisempi ja yksinkertaisempi materiaali asiakasneuvottelukunnan jäsenille kommentoitavaksi mahdollisimman pian Pessi Kesken Yhteiskokouksen ajankohdaksi on suunniteltu Helsingissä (kellonaika ei vielä tiedossa). Asia käsitellään seuraavassa hallituksen kokouksessa. Rautanen Avoin Palvelutuotannon uudelleenorganisoimisesta ei vielä ole suunnittelumateriaalia. Asiaan palataan kun Pessi Kovanen ja viestintä Avoin se on ajankohtaista. Asiakasneuvottelukunta sai sähköpostilla hallituksen materiaalit kommentoitavakseen. Virallista asiakasneuvottelukunnan kantaa ei ole laadittu Kesken Sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, kokouskalenteri ja suurin osa valokuvista on lisätty. Sivuille viedään myös kokousmateriaalit (poikkeuksena kokouksissa mahdollisesti erikseen salassa pidettäviksi todetut materiaalit). Kovanen Avoin Kokousten lukumäärä käsitellään kokouksessa Pessi Hamberg Rautanen Rautanen Rousku Avoin Katsaus kokouksessa Valmis Asia käsitelty kokouksessa.