Pöytäkirja. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13:04. Hyväksyttiin esityslista. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1) muutoksitta.

Transkriptio

1 Pöytäkirja JulkICT-toiminto Mikael Jokela OTTK - TORI-toimintosiirtoprojekti - ohjausryhmä Aika klo 13:04-14:01 Paikka OTTK Hämeenlinna, nh Studio tai videoneuvottelu Osallistujat Max Hamberg OM Mikael Jokela TORI-hanke sihteeri Tuomo Kouhia OTTK puheenjohtaja Aarno Lankinen OTTK Mika Nordman ORK (Jukka Frimanin sijaisena) Kari Pessi Valtori Pirkko Rautavirta OTTK Jari Saarela ORK Erkki Saukkonen OM Marjut Siintola TORI-hanke Reijo Tonteri OTTK Poissa Jukka Friman ORK 1 Kokouksen esityslistan hyväksyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13:04. Hyväksyttiin esityslista. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1) muutoksitta. 3 TORI-hankkeen tilannekatsaus ja Valtorin valmiustilanne Kari Pessi esittelee TORI-hankkeen tilannetta (liite 2) ja Valtorin valmiustilannetta (liite 2b). - Palvelussuhteen ehtoja koskevat neuvottelut työnantajan ja työntekijäjärjestöjen välillä ovat vielä kesken. Merkittävin yksittäinen asia on kysymys siitä, tuleeko Valtorille virastokohtainen työehtosopimus. Ammattiliitot ovat ohjeistaneet, että työsopimusta ei allekirjoiteta niin kauan kuin neuvottelut ovat kesken. - Tämän hetken linjauksen mukaan Valtorissa palkanmaksupäivä on maaliskuusta alkaen kuun viimeinen päivä. Tämä aiheuttaa kuuden viikon jakson helmikuun ja maaliskuun palkkapäivien väliin. Keskusteltiin tämän mahdollisesti aiheuttamista ongel- Valtiovarainministeriö Puh (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus Valtiovarainministeriö Puh tai (vai-

2 2 (5) mista. Asiasta tiedotettiin jo marraskuussa, jolloin henkilöstölle annettiin tammi- ja helmikuu aikaa valmistautua muutokseen. - Työsopimuslomake käydään läpi henkilöstöinfossa Jos kävisi niin, että joku siirtyvä henkilö ei ole allekirjoittanut työsopimusta vielä 1.3., niin siitä huolimatta hänen työnsä Valtorissa jatkuvat ja palkka maksetaan, koska Valtoriin työsuhteeseen ottaminen säädetään laissa. Henkilöstölle tullaan toimittamaan kirje, jossa kerrotaan Valtorin käytännön asioita. Valtorin intrassa tulee olemaan lisää tietoa ja myös valittavat uudet vastuuhenkilöt tiedottavat tarpeen mukaan. 4 Projektin tilannekatsaus Mikael Jokela esittelee projektin tilannetta (liite 3), joka sisältää siirtolupakriteerit, ja päivitetty siirtovalmiusraportti (liite 4). - Microsoftin ja Hanselin yhteistyönä on syntynyt valtakirja, jota voidaan käyttää valtuuttamaan Valtori hoitamaan lisenssien hallinnointia, vaikka lisenssien omistusoikeus jäisi pois Valtorista. Miten OTTK:n Microsoft-lisenssejä käsitellään siirron yhteydessä, on vielä auki. OTTK:n kohdalla ei voi Valtoriin siirtää pelkkää lisenssien hallinnointia, koska OTTK, lisenssien omistaja, lakkaa olemasta. Asia sovitaan TORIhankkeen ja siirtoprojektin yhteistyönä. (AP1) - Valtorin aloitettua laskutusta tulevat hoitamaan OTTK:ssa nykyisinkin laskutusta hoitavat henkilöt. - Onko OM:n hallinnonalan puhelinvaihteen oikea sijoituspaikka kuitenkaan Valtorissa vai pitäisikö se olla esimerkiksi ORK:ssa? Haasteita aiheuttaa, että vaihteessa tehdään myös asiasisältöön liittyvää neuvontaa, joka on lain mukaan viranomaistehtävä. Vaihteessa on tällä hetkellä töissä kaksi virkamiestä ja useita ostopalveluhenkilöitä. Tässä vaiheessa puhelinvaihde siirtyy Valtoriin, mutta tilannetta voidaan myöhemmin siirtosopimuksen mukaisesti osapuolten kesken sopien tarkentaa ja tehdä korjausliikkeitä. (AP2) 5 Palvelusopimukset Tuomo Kouhia ja Aarno Lankinen esittelivät valmiit palvelusopimukset ohjausryhmälle (ORK-sopimus liite 5, vakiopalvelusopimukset liite 6): Esitettävät sopimukset kustannuksineen perustuvat OTTK:n parhaaseen näkemykseen palvelujen tuottamisesta. Kokonaisuus on muuttunut vuodesta 2013 siten, että on tullut volyymimuutoksia laitteissa (monitoimikoneet, kannettavat ym.) ja tietoliikenteessä sekä on uusia päällekkäisiä palveluja (VYVI, intranet). Sopimusten kustannuslukuja tarkennetaan vielä osapuolten kesken, mutta tekstikohdista vallitsee yhteisymmärrys. Sopimusosapuolet allekirjoittavat sopimukset helmikuun aikana. - RISEn erityispalvelujen suhteen, joiden tuottamiseen OTTK osallistuu, on oltava tarkkana, jotta kustannukset vastaavat toisiaan OTTK - ORK- ja ORK - RISEsopimuksissa. - Jotkut OTTK:n loppukäyttäjätahot haluaisivat kustannuksia alemmaksi, mutta vakiopalvelujen hinta on OTTK:n näkemyksen mukaan nyt nettohinnoiteltu eikä pelivaraa alaspäin ole. Toisekseen OM on vakiopalvelujen tilaaja-asiakas ja sopii hinnat OTTK:n kanssa loppukäyttäjätahojen puolesta. - Sopimuksiin liittyvää hienosäätöä jatketaan vielä sopimusosapuolten kesken, mutta sopimukset saadaan kyllä allekirjoitettu helmikuun aikana. Kustannustaso tarkastetaan joka tapauksessa jälkikäteen toteumaa vastaavaksi.

3 3 (5) 6 Siirtolupa - OTTK:n asiakasvastaavien on vaikeaa keskustella tulevaisuudesta asiakkaiden kanssa, kun ei ole tietoa, minkälaista raportointia Kiekusta saadaan. Projektin asiakashallintaryhmässä on todettu, että raportoinnin taso olisi mahdollista säilyttää nykyisellään. Asiaa ei ole kuitenkaan voitu osoittaa, koska TORI-hankkeen Kieku-projektilta ei ole saatu tarkempaa konkreettista tietoa. Toimiva raportointi Kiekusta edellyttää epäilemättä vielä paljon työtä. Maksajan näkökulma raportoinnin suunnittelussa on olennainen, koska maksajan täytyy seurata rahojen käyttöä kohteittain jaotellusti (esimerkiksi tietoliikenne, käyttövaltuushallinta jne.). Ohjausryhmän kanta on, että samantasoinen raportointi asiakkaille pyritään tarjoamaan. (AP3) Päätökset: - Hyväksyttiin esitellyt palvelusopimukset. Valtuutettiin sopimusosapuolet tekemään vielä tarvittavia tarkennuksia teksteihin ja lukuihin, kunhan sopimukset on allekirjoitettu helmikuun aikana. (P1) - Lisäksi tehdään Valtorin ja OM:n välillä hallinnonalakohtainen puitesopimus, joka noudattaa Valtorin uutta sopimusmallia. (P2, AP4) Viitaten tilannekatsauksen yhteydessä esitettyihin asioihin (siirtolupakriteerit, siirtovalmiusraportti) ja palvelusopimusten käsittelyyn, projekti esittää myönnettäväksi siirtoluvan tapahtuvalle toimintosiirrolle. Päätettiin myöntää siirtolupa. (P3) 7 Projektin loppuajan henkilöresurssit Mikael Jokela esitteli tähänastisen henkilöresurssien toteuman sekä projektiryhmän arvion siitä, minkä verran kunkin henkilön työaikaa vielä tarvitaan. (liite 7) Projektiin käytetyn henkilöresurssin mittaaminen on haasteellista, koska budjetointia ja raportointia ei ole voitu tehdä samoilla periaatteilla. Työajan budjetoinnissa on ajateltu välittömästi projektiin liittyvää työtä, kun taas raportointi mittaa kaikkea Valtoriin siirtymiseen liittyvää työtä. Projektiryhmän esittämä arvio kertoo, minkä verran Valtoriin siirtyminen todennäköisesti vielä aiheuttaa projektin aikana lisätyötä. - Projektissa tulisi budjetoida ja seurata vain välittömästi projektiin kuuluvaa työtä, ei kaikkea asiakasorganisaation Valtoriin siirtymiseen liittyvää työtä. - Yleisenä havaintona tässä ja muissakin projekteissa voidaan todeta, että asiakkaille budjetoidut työmäärät ovat yleensä ylittyneet ja TORI-hankkeelle budjetoidut työmäärät yleensä alittuneet. - Henkilöresurssien budjetoinnin havainnoista ja haasteista voi ottaa oppia tuleviin siirtoprojekteihin. (AP5) 8 Riskisuunnitelma Käytiin läpi riskisuunnitelma (liite 8). 9 Avoimet asiat Käytiin läpi projektin avoimet asiat (liite 9).

4 4 (5) 10 Muut asiat Mikael Jokela työskentelee 1.3. alkaen TORI-hankkeessa osa-aikaisesti siirtoprojektin loppuun. 11 Seuraava kokous Sovittiin seuraavan kokouksen (siirtovaiheen tulosten hyväksyminen) ajankohdaksi perjantai klo 10:00-11:30 (aikaa tarkennettu kokouksen jälkeen). Helsingissä Mariankadulla on varattu nh Nousukausi. 12 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14:31. Liitteet 1 Edellisen kokouksen pöytäkirja - OTTK-TORI-ohry liite1- edellinen-poytakirja.pdf 2 TORI-hankkeen tilannekatsaus - OTTK-TORI-ohry liite2-TORItilannekatsaus.pdf 2b Valtorin valmiustilanne - OTTK-TORI-ohry liite2b-Valtorinvalmiustilanne.pdf 3 Projektin tilannekatsaus kokoukseen - OTTK-TORI-ohry liite3- projektin-tilannekatsaus.pdf 4 Siirtovalmiusraportti - OTTK-TORI-ohry liite4-siirtovalmiusraportti.pdf 5 Palvelusopimus OTTK-ORK - OTTK-TORI-ohry liite5-ps-ORK\ 9 kpl tiedostoja open document- ja pdf-muodoissa (odt toimii wordilla) 6 Palvelusopimukset OTTK-OM - OTTK-TORI-ohry liite6-ps-OM\ 13 kpl tiedostoja open document- ja pdf-muodoissa (odt toimii wordilla) 7 Raportti ja suunnitelma henkilöresursseista - OTTK-TORI-ohry liite7- henkiloresurssit.pdf 8 Riskisuunnitelma - OTTK-TORI-ohry liite8-riskisuunnitelma.pdf 9 Avoimet asiat - OTTK-TORI-ohry liite9-avoimet-asiat.pdf

5 5 (5) Päätökset (P) Nro Sisältö 1 Hyväksyttiin esitellyt palvelusopimukset. Valtuutettiin sopimusosapuolet tekemään vielä tarvittavia tarkennuksia teksteihin ja lukuihin, kunhan sopimukset on allekirjoitettu helmikuun aikana. 2 Tehdään Valtorin ja OM:n välillä hallinnonalakohtainen puitesopimus, joka noudattaa Valtorin uutta sopimusmallia. 3 Päätettiin myöntää siirtolupa. Avoimet asiat/toimenpiteet (AP) Nro Päiväys Avoin asia/toimenpide Vastuu Deadline Status Miten OTTK:n Microsoft-lisenssejä käsitellään Sandberg Työn alla siirron yhteydessä, on vielä auki. OTTK:n kohdalla ei voi Valtoriin siirtää pelkkää lisenssien hallinnointia, koska OTTK, lisenssien omistaja, lakkaa olemasta. Asia sovitaan TORI-hankkeen ja siirtoprojektin yhteistyönä Onko OM:n hallinnonalan puhelinvaihteen oikea sijoituspaikka kuitenkaan Valtorissa Pessi Aloittamatta vai pitäisikö se olla esimerkiksi ORK:ssa? Tässä vaiheessa puhelinvaihde siirtyy Valtoriin, mutta tilannetta voidaan myöhemmin siirtosopimuksen mukaisesti osapuolten kesken sopien tarkentaa ja tehdä korjausliikkeitä Projektin asiakashallintaryhmässä on todettu, Rautanen Työn alla että raportoinnin taso olisi mahdollista säilyttää nykyisellään. Toimiva raportointi Kiekusta edellyttää epäilemättä vielä paljon työtä. Maksajan näkökulma raportoinnin suunnittelussa on olennainen, koska maksajan täytyy seurata rahojen käyttöä kohteittain jaotellusti (esimerkiksi tietoliikenne, käyttövaltuushallinta jne.). Ohjausryhmän kanta on, että samantasoinen raportointi asiakkaille pyritään tarjoamaan Tehdään Valtorin ja OM:n välillä hallinnonalakohtainen Rautanen Työn alla puitesopimus, joka noudat- taa Valtorin uutta sopimusmallia Henkilöresurssien budjetoinnin havainnoista ja haasteista voi ottaa oppia tuleviin siirtoprojekteihin. (Projektissa tulisi budjetoida ja seurata vain välittömästi projektiin kuuluvaa työtä, ei kaikkea asiakasorganisaation Valtoriin siirtymiseen liittyvää työtä. Asiakkaille budjetoidut työmäärät ovat yleensä ylittyneet ja TORI-hankkeelle budjetoidut työmäärät yleensä alittuneet.) Siintola Työn alla