Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 3/2014

Transkriptio

1 Muistio 1 (5) Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 3/2014 Aika ti klo Paikka Osallistujat nh Merikotka, Ympyrätalo, 9. krs, Siltasaarenkatu A, Helsinki Jäsenet: tietohallintojohtaja Max Hamberg, oikeusministeriö, puheenjohtaja ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö tietohallintoneuvos, yksikön päällikkö Kristiina Luukkonen, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen toiminnon edustajana tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, ympäristöministeriö toimitusjohtaja Kari Pessi, yksikön johtaja, neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö Sihteeristö: Kovanen Paula,, sihteeri Asiantuntijajäsenet: asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori Poissa tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö tietohallintojohtaja Irma Nieminen, opetus- ja kulttuuriministeriö ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana osastopäällikkö Auni-Marja Vilavaara, valtioneuvoston kanslia tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö 1 Kokouksen avaus Valtorin asiakasneuvottelukunnan puheenjohtaja Max Hamberg avasi kokouksen klo 8.30 ja toivotti osallistujat tervetulleiksi. 2 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Muihin asioihin lisättiin YT-käsittelyä vaativa verkkoliikenteen seuraaminen ja asiakohtien järjestystä muutettiin. Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys lisäyksen ja asioiden käsittelyjärjestyksen muutoksen jälkeen.

2 Muistio 2 (5) 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Käsiteltiin esityslistalle kirjatut avoimet tehtävät ja niiden tilanne. Todettiin, että - Avoin tehtävä 9: tarkoittaa tuotteistamiseen liittyvää materiaalia - Avoin tehtävä 13: todettiin VM:n tulkinta TORI-siirtokokonaisuuden päättämisprosessista sekä TORI-hankkeen aikana että asiakasohjauksen aikana. Valtorin asiakasneuvottelukunnan kuuleminen on prosessissa mukana. 4 Valtorin rahoitus ja investoinnit Merkittiin tiedoksi esitys Valtorin keskeisistä kehitysprojekteista vuonna 2015 (osa kehitysprojekteista toteutunee vasta vuoden 2016 aikana). Valtorilla on käytettävissään vuodelle 2015 siirtomääräraha (10 milj. ), joka on TAE-suunnitelmassa jaettu eri investoinneille. Jako tulee tarkentumaan syksyn 2014 aikana. Asiakasneuvottelukunta nosti esiin huolen, riittääkö siirtomääräraha kaikkiin suunniteltuihin kehitysprojekteihin mikäli priorisointia joudutaan projektien välillä tekemään, edellyttää asiakasneuvottelukunta kommentointimahdollisuutta ennen kuin hallitus päättää asiasta. Asiakasneuvottelukunta edellyttää Valtorilta tarkemmat laskelmat siirtomäärärahan jaosta eri kehitysprojekteille ennen kuin hallitus päättää asiasta. Asiakasneuvottelukunta toivoo investoinneissa panostettavan asiakkaisiin ja asiakaspalveluun esimerkiksi asiakkuudenhallintajärjestelmän kautta. Asiakkaat tarvitsevat tiedon kehitysprojekteista riittävän ajoissa oman toimintansa suunnitteluun. Kehitysprojekteilla on liittymiä asiakkaisiin, esimerkiksi asiakkaiden tilaukset kulkevat toiminnanohjausjärjestelmän kautta. Toiminnanohjausjärjestelmän esiselvitysvaiheessa haastatellaan myös asiakkaita, joten asiakkaiden mielipide tulee esille. Sovittiin, että Valtori valmistelee seuraavaan asiakasneuvottelukunnan kokoukseen toiminnanohjausjärjestelmästä tilannekatsauksen. Sovittiin, että Valtori valmistelee seuraavaan asiakasneuvottelukunnan kokoukseen selvityksen, mitä rahoitusta Valtorilla on käytettävissään oman toiminnan käynnistämiseen sekä palvelu- ja kehitysinvestointeihin ja mitkä asiat rahoitetaan mistäkin määrärahoista. 5 Valtorin rooli VNHY-hankkeessa Merkittiin tiedoksi, että Valtori on otettu mukaan VNHY-hankkeen III vaiheeseen. Uuden VNHY:n on määrä käynnistyä VNHY haluaa, että Valtori ottaa viimeistään Microsoftin ja Adoben lisenssit hallinnoitavakseen. Todettiin Valtorin mukaan ottaminen VNHYhankkeeseen sekä lisenssien hallinnointi Valtorissa hyviksi asioiksi.

3 Muistio 3 (5) 6 Valtorin palveluiden hinnat ja laskutus 2015 Merkittiin tiedoksi esitys Valtorin palveluiden hinnoittelusta ja laskutuksesta vuonna Tavoitteena on päästä vähemmän työllistävään malliin ja lyhentää laskutuksen viivettä. Ratkaisuehdotuksena esitettiin as-is palveluiden hinnoittelu sekä Valtorin yhteisen henkilötyöhinnaston laatiminen. Tavoitteena on siirtyä uuteen hinnoitteluun vuoden 2015 alusta. Muutoksen myötä asiakkaiden hintaliite on päivitettävä. Todettiin, että Valtorin eri asiakkailla sekä myös Valtoriin siirtyneillä ja siirtyvillä organisaatioilla on erilaisia tapoja laskujen käsittelylle ja kustannusten kohdistamistarkkuudelle. Asia vaatii yhtenäistämistä ja selkeää mallia. Asiakasneuvottelukunta näki esitetyn ratkaisuehdotuksen hyvänä. Asiakasneuvottelukunta edellyttää saavansa laskutusmallin tiedoksi, heti kun se on mahdollista. Asiakkaille on tärkeää, että Valtori pystyy osoittamaan toimittajien laskujen oikeellisuuden ja virheellisten laskujen määrä vähenee. Valtori ilmoittaa lokakuussa palveluiden hinnat vuodelle VY-verkon kustannukset TUVE-verkon käyttäjille Merkittiin tiedoksi esitys VY-verkon hinnoittelusta ja vaihtoehdoista hinnoittelumallin osalta. SM:n hallinnonalan TUVE-verkon käyttäjiltä on saatu palautetta VY-verkon hinnoittelun epätasapuolisuudesta, koska se ei ole huomioinut verkon todellista käyttöä. Todettiin, että VY-verkon kustannukset ovat valtion kokonaistietoliikennemenoista hyvin pieni osa. Strateginen tavoitetila on, että kaikki käyttävät VY-verkkoa. Asiakasneuvottelukunta totesi, että laskutuksessa on olennaista säilyttää yksinkertaisuus ja läpinäkyvyys. Kaikkien asiakkaiden tulee maksaa VY-verkon käytöstä samalla tavalla. 8 Valtorin liiketoimintasuunnitelma strategiaksi Merkittiin tiedoksi esitys Valtorin strategiasta, joka käsitellään Valtorin hallituksen kokouksessa 5.9. Hallituksen on tarkoitus silloin kommentoida strategiaa sen jatkotyöstöä varten. Asiakasneuvottelukunta edellyttää strategian toimittamista asiakasneuvottelukunnalle kommentoitavaksi ennen kuin se hallitus hyväksyy sen kokouksessaan. Strategiatyössä asiakkaat ovat mukana asiakasneuvottelukunnan kautta. Lisäksi työssä otetaan huomioon yksittäisissä asiakastapaamisissa esille tulleita asioita. Ensi vuonna henkilöstö otetaan strategiatyöhön paremmin mukaan. Asiakasneuvottelukunnan mukaan strategiamateriaali vaatii tiivistämistä (toimenpiteet pois). Strategiaan on lisättävä vaikuttavuustavoitteita ja keskeisiin tavoitteisiin laadukas palvelutuotanto. Strategiassa tulisi selventää kumppani- ja alihankkija-termit voiko esim. jokin organisaa-

4 Muistio 4 (5) tio olla molempiakin. Asiakasneuvottelukunnan mielestä kokonaisuutena strategiamateriaali oli oikeansuuntainen. 9 Kuulumiset strategisen ohjaajan, hallituksen ja asiakasneuvottelukunnan tapaamisesta Muut asiat 11 Seuraava kokous Tapaamiseen osallistuivat Valtorista Kari Pessi, asiakasneuvottelukunnasta Max Hamberg ja Tiina Pesonen, hallituksesta Timo Valli ja VM:stä Anna-Maija Karjalainen ja Riku Jylhänkangas. Tapaamisen tavoitteena oli selkeyttää kunkin toimijan roolia. Tapaamisessa käytiin läpi Valtorin ohjausmallia sekä asiakasneuvottelukunnan kuulemista ja vaikuttamismahdollisuuksia päätöksiin. Tapaamisessa ei tehty linjauksia, vaan se oli keskustelevaa. Seuraava yhteistapaaminen on tapaamisesta kiinnostuneet asiakasneuvottelukunnan jäsenet voivat ilmoittautua Hambergille. Keskusteltiin YT-käsittelyyn tulevasta viestiliikenteen salauksen avaamisesta. Sovittiin, että Valtori valmistelee seuraavaan asiakasneuvottelukunnan kokoukseen asiasta esityksen klo Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Avoimet tehtävät No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu Yritysten ja yhteisöjen aseman täsmentäminen Valtorin asiakkaina Valtorin esitysmateriaaleissa Luonnos asiakasneuvottelukunnan tavoitteista ja toimintasuunnitelmasta Työtilan luominen asiakasneuvottelukunnalle Vyvi ryhmään Hallituksen, asiakasneuvottelukunnan ja Valtorin johdon yhteinen kokous. Ehdotus ajankohdaksi Hallituksen materiaalien julkaiseminen ja tuominen asiakasneuvottelukunnan työtilaan Rautanen Valmis Viestintämateriaalit noudattavat lakia ja asetusta. Rajatapaukset on käsiteltävä erikseen tapauskohtaisesti. Hamberg + työryhmä Valmis Pohjapaperi laadittu, käsittely jatkuu työpajassa Kovanen Valmis Asiakasneuvottelukunnan työtila on luotu. Pessi Kesken Hallituksen uusi ehdotus yhteiseksi kokousajaksi on Pessi Valmis Hallituksen materiaalit julkaistaan www-sivuilla. Tapauskohtaisesti asiakasneuvottelukunnassa käsitellään muita valmistelussa olevia asioita.

5 Muistio 5 (5) Konesali- ja kapasiteettipalveluiden tilanteen ja menettelyiden esittely asiakasneuvottelukunnalle Asiakasneuvottelukunnan terveiset valtiovarainministeriöön asianhallinnan yhteisen ratkaisun osalta Strategiamateriaali asiakasneuvottelukunnalle kommentoitavaksi ennen kuin se käsitellään hallituksessa Suunnittelumateriaali palvelutuotannon uudelleen organisoimisesta asiakasneuvottelukunnalle kommentoitavaksi ennen kuin se käsitellään hallituksessa Selvitys Valtorin rahoituksesta ja investoinneista Valtorin www-sivuilla olevan asiakasneuvottelukunnan alasivun päivittäminen kokouksessa sovitun mukaisesti Asiakasneuvottelukunnan palautekanavan rakentaminen Digiumiin TORI-siirtojen poikkeamislupien virallisen menettelyprosessin selvittäminen VM:stä Valtorin rooli VNHY-hankkeessa: tietohallintoon liittyvien asioiden tilanteen selvitys Doodle-kysely kevään 2015 kokousajoista Tilannekatsaus toiminnanohjausjärjestelmästä Esitys YT-käsittelyyn tulevasta viestiliikenteen salauksen avaamisesta Rautanen Valmis Tilanteen esittely kokouksessa. Rautanen Valmis Asia otettu esiin JulkICT:n kanssa. Tällä hetkellä ei ole toimenpiteitä käynnissä tämän asian osalta. Rautanen Valmis Rautanen Pessi Kovanen ja viestintä Avoin Avoin Kesken Sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja kokouskalenteri lisätty. Valokuvat ja kokousmateriaalit puuttuvat. Kovanen Valmis Palautekanava rakennettu ja linkki lisätty Valtorin www-sivuille. Luukkonen Valmis Asia käsitelty 2.9. kokouksessa Pessi Valmis Asia käsitelty 2.9. kokouksessa Kovanen Avoin Avoin Avoin