VK-VIP TORI-siirtoprojekti, operatiivinen ohjausryhmä. 1 Esityslistan hyväksyminen. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

Transkriptio

1 Pöytäkirja JulkICT-toiminto Mari Fallström VK-VIP TORI-siirtoprojekti, operatiivinen ohjausryhmä Aika klo Paikka Valtiokonttori, Rantatie, nh Pluto Osallistujat Juha Wilkman VK, puheenjohtaja Maritta Fromholtz VK Tomi Poikola VK Anna-Maija Karjalainen VIP Mari Fallström TORI, sihteeri Kari Pessi TORI Poissa Marjut Siintola TORI Jakelu osallistujat Sari-Anne Hannula TORI 1 Esityslistan hyväksyminen Esityslistalle lisättiin muihin asioihin määräyskirjojen, momenttien ja muiden rahoitusmuotojen läpikäynti sekä rajauskeskusteluihin Heli. Muilta osin esityslista hyväksyttiin. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Ei ollut. 3 TORI-hankkeen tilannekatsaus / K. Pessi 3.1 Hankkeen tilanne ja tulevat tapahtumat K. Pessi kävi läpi TORI-hankkeen tilanteen. TORIn ohjausryhmä (11.9.) ja poikkihallinnollinen yhteistoimintaryhmä (9.9.) käsittelivät hallituksen esityksen luonnosta laiksi ja siihen liittyviä henkilöstölinjauksia lähetettiin pyyntö ohjausryhmän jäsenille kommentoida 18.9 klo 14 mennessä lähinnä henkilöstö asemaa koskevia asioita (esitetään edelleen työsopimussuhdetta). Lain käännös ruotsiksi on valmis Valtioneuvoston käsittely on HALKEen asian viennin päättää Valtiovarainministeriö Puh (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus Valtiovarainministeriö Puh tai

2 2 (6) ministeri Virkkunen. Ohjausryhmän muistio on julkinen, kun se virallisesti hyväksytään seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa. Keskusteltiin palvelussuhteen lajista. Palvelussuhteen lajista on syytä sopia ennen palvelukeskuksen perustamista. Keskusteltiin, tuoko työsopimussuhde riskin siirtoprojektin aikatauluun, sillä se edellyttää työsopimuksien allekirjoittamisen. Keskusteltiin työaikamuodosta. Työaikamuoto on oleellinen asia henkilöstön kannalta. Työaikamuoto saattaa vaihdella tehtäväkohtaisesi. Todettiin, että myös VIPissä on tarve nykyistä kattavampiin palveluaikoihin. Henkilöstöasioita käydään TORI-hankkeessa läpi seuraavissa ryhmissä: yhteistoiminta-, luottamusmies ja työsuojelun yhteistoiminnan järjestämisen neuvotteluryhmä palkkausjärjestelmän työryhmä palkkausjärjestelmän neuvotteluryhmä palvelussuhteen ehtojen ja niiden yhteensovittamisen neuvotteluryhmä. Keskusteltiin asiakkaan tarvitsemasta infomateriaalista, jossa kuvataan työsuhteen ja virkasuhteen erot sekä muutokset virkasuhteen muuttuessa työsuhteeksi. Seuraavat TORI-hankkeen tilaisuudet: siirtyvien organisaatioiden infotilaisuus ICT-toimittajille suunnattu tilaisuus asiakasfoorumi tuleville siirtyville organisaatioille. VIPin valitut asiakkuudet (VM, VNK, MMM, TEM, STM, PLM ja PhRakL) on kaikki käyty läpi ja kartoitustyö jatkuu edelleen osan kanssa. Keskusteltiin TORI-palvelukeskuksen perustamisesta. VIPille ollaan lähettämässä tarjouspyyntöä mm. VYVI-työtilan saamiseksi käyttöön. Keskusteltiin VK-VIP siirtoprojektin strategisessa ohjausryhmässä hyväksyttävästä siirtovalmiusraportista. Todettiin, että projektin siirtovalmiusraportin lisäksi pitää joulukuussa olla vastaavanlainen valmiusraportti TORI-hankkeesta. Ensimmäinen valmiusraportin muotoinen tilannekatsaus sovittiin esiteltäväksi jo seuraavassa strategisessa ohjausryhmässä. 3.2 Mitä siirtyminen tarkoittaa ja toimintatavat as-is-vaiheessa TORI-palvelukeskuksen ylimmän tason organisaatio perustetaan ensin. Rekrytointi tehdään VM:n toimesta. Tarkoituksena on, että siirtyvien organisaatioiden esimiestaso siirtyy organisaation mukana. VIPin nykyinen organisaatio ei ole samanmallinen kuin TORIn uusi organisaatio. Toiveena oli, että nykyorganisaation sijoittaminen uusiin laatikoihin tehdään ennen siirtoa. Vastaanottokeskustelut käydään pääsääntöisesti ryhmäkeskusteluna. Keskusteltiin TORI-siirtoprojektin työmäärästä. Todettiin, että DDlomakkeiden käsitteleminen tulee olemaan suuri työ ja keskittyminen pitäisi

3 3 (6) 4 Projektin tilannekatsaus / M. Fallström 5 Rajauskeskustelut 5.1 Leasing- ja lisenssisopimukset 5.2 VN-sovelluspalvelut 5.3 VIPin sähköinen asiointi olla vain siirron kannalta merkittävässä. Siirtoprojektin aikataulussa on strateginen ohjausryhmä ainoa päivämäärä, josta ei voi joustaa. Tulevan toiminnan kuvaamisesta pitää tinkiä ja siirtojen varmistamiseen pitää keskittyä. DD-lomakkeiden monimutkaisuudesta annettiin palautetta. Lomakkeet testattiin/pilotoitiin jo viime syksynä ensimmäisiä tietoja kerätessä 24 yksiköltä. Saatu palaute otetaan huomioon jatkotyöskentelyssä. M. Fallström esitteli siirtoprojektin tilannekatsauksen. DD-lomakkeiden täyttämisessä on edistytty hyvin ja VIPin palvelupäälliköille annettiin kiitosta tehdystä työstä. Siirtoprojektiin resursseihin oli lisätty VIPin palvelupäälliköille tiedonkeruuseen käytettävää työaikaa 3 htp/palvelupäällikkö ja koko VIPin henkilöstölle 2 htp/henkilöä muutoskeskusteluihin sekä muutosjohtamiseen kuluvaa aikaa. Käytiin läpi leasing- ja lisenssisopimuksien tilanne. Aiemmin oli jo sovittu, että sopimusten hallinta siirtyy TORIlle. Keskusteltiin periaatteista. TORIlle tulevat tuotannontekijät esim. työasemien lisenssit, siirtyvät TORIlle. TORIlle siirtyvien palvelimen esim. alustassa tarvittavat lisenssit siirtyvät TORIlle. Varsinaiset (substanssi)sovellukset jäävät asiakkaalle. Valtiokonttorin työasemien ja sovellusten lisenssit jäävät asiakkaalle. VIPin osalta työasemien lisenssit siirtyvät TO- RIlle, joka aiheuttaa mahdollisesti sopimusten splittauksen. Jos VK:ssa tehtävä työ siirtyy TORIlle, siirtyy myös lisenssien hallinta. TORIpalvelukeskuksessa on tavoitteena myöhemmin perustaa lisenssienhallintaan asiakkaille tarjottava palvelu. Keskusteltiin sopimuksista suurimpien toimittajien kanssa. Keskusteltiin VN-sovelluspalveluiden siirrosta TORIlle. TORI-hanke on pitänyt VNK:n toimialariippumattomien ict-palveluiden kartoituspalaverin, jossa käytiin läpi ns. VN-palveluiden (Eutori, PTJ, Juurihakemisto, MAH- TI, Hare) omistajuudet. Palaverissa sovittiin, että VN-palvelut siirretään VIPin siirron myötä TORIlle. As-is-vaiheen aikana tehdään päätökset jatkosijoituspaikasta. Keskusteltiin VIPin sähköisestä asioinnista ja sen siirtymisestä TORIlle. VIPin sähköinen asiointi on momenttirahoitteista. Sähköinen asiointi voidaan siirtää TORIlle, kunhan tiedetään kustannukset maksava asiakas (esim. JulkICT).

4 4 (6) TORIlla ei lähtökohtaisesti voi toiminta olla momentti- tai määräyskirjarahoitteista, vaan perustuu asiakkaalta saataviin tilauksiin ja sopimuksiin sekä näiden mukaisiin palvelumaksuihin ja laskutukseen. Päätös TORIlle siirtymisestä vaatii sähköisen asioinnin asiakas- ja rahoitusmallin kuvaamisen. Sovittiin, että strategisessa ohjausryhmässä esitetään sähköinen asiointi (sovellusosaaminen) VIPin mukana siirtyvien palveluiden kokonaisuudessa. Siirtoprojektin määritysvaiheessa määritetään tuleva asiakas- ja rahoitusmalli. 5.4 Siirtyvät hallinnolliset henkilöt (päätös, päivämäärä pitää tietää) 5.5 Heli Todettiin, että listaukset henkilöistä VK:n ja VIPin osalta on vastaanotettu. Viime vuoden nykytilan kartoituksessa hallinnolliset henkilöt listaus ei ollut nyt saadussa laajuudessa mukana. Asiakas totesi, että jokainen hallinnollinen henkilö tekee tällä hetkellä 20 % työstään VIPille. Keskusteltiin hallinnollisten henkilöiden kustannuksista. Asiakas kommentoi, että hallinnollisen työn kustannukset pitäisi jyvittyä kaikille TORIn asiakkaille ja hinnoittelumekanismi pitäisi sopia palvelusopimuksessa. Sovittiin, että päätökset hallinnollisten henkilöiden suhteen tehdään lokakuun loppuun mennessä. VIPin palvelupiste ottaa vastaan nykyisin Helin palvelupyyntöjä ja toiveena että palvelupiste voisi jatkaa palvelupyyntöjen vastaanottamista ja käsittelyä TORIlle siirron jälkeen. Heli siirtyy Valtiokonttoriin Palvelupyyntöjen vastaanotto on jatkossa mahdollista, mutta perustiedot asiasta pitää kerätä DD-lomakkeille sekä kirjata TORIn ja VK:n väliseen palvelusopimukseen. Helin kilpailutus on riitautettu ja käsittely siirtymässä markkinaoikeuteen. 6 Strateginen ohjausryhmä / keskustelu 6.1 TORI-hankkeen tilannekatsaus / K. Pessi M. Fallström esitteli strategisen ohjausryhmän alustavan esityslistan, tilannekatsauksen ja päätösesitykset. Sovittiin, että esitellään TORI-hankkeen tilannekatsauksessa seuraavat asiat lyhyesti (15 min): TORI-hankkeen yleinen tilannekatsaus TORI-palvelukeskuksen tuleva toimintamalli yleisesti Mitä toimintamalli alkuvaiheessa tarkoittaa ja miten se tulee muuttumaan? Mitä tämä tarkoittaa toimialan kannalta? Millainen toiminta on as-is-vaiheessa? Ylätason organisaatio, yhteyshenkilöt ja seurantamenettelyt? TORI-palvelukeskuksen valmistumisen kriteeristöt ja valmiusraportti 6.2 Projektin tilannekatsaus ja riskit / M. Fallström M. Fallström kävi läpi tilannekatsauksen. Sovittiin, että esitystä muutetaan riskien osalta siten, että käydään läpi myös keskeisemmät toimenpiteet. Ris-

5 5 (6) 6.3 Päätösesitykset / M. Fallström 7 Päätösesitykset / M. Fallström 8 Muutosten käsittely 9 Avoimet asiat 10 Muut asiat ki 7 Torin palvelukeskuksen valmistelu käsitellään valtioneuvostossa. Huomioitava, että siirtopäivä saattaa muuttua, jos lain tulo viivästyy. Lokakuu on TORI-hankkeen valmistumisen kannalta kriittinen. Sovittiin, että esitys tuodaan ohjausryhmälle päätösesityksenä, vaikka kartoitusvaiheen lopputuloksiin tullee määritysvaiheessa muutoksia. Mahdolliset rajaukset tai keskeneräiset asiat ja mahdollisuus tuleviin muutoksiin määritysvaiheessa mainitaan esittelyssä. Lopullinen määritysvaiheessa tarkastettu listaus tullaan liittämään siirtosopimukseen. Tarvittaessa järjestetään käsittelyä varten ylimääräinen strateginen ohjausryhmä. Sovittiin, että esityksessä käydään läpi koko siirrettävä kohde alla olevasti (VK ja VIP erikseen) Henkilöstö Ei henkilöluetteloita, vaan kokonaisuuksittain esim. VIPin henkilöstö siirtyy hallinnolliset henkilöt käsittelyssä ja päätös myöhemmin. Omaisuus Kokonaisuuksittain ryhmiteltynä ja lukumäärillä esitettynä. Toimittajasopimukset Kokonaisuuksittain ryhmiteltynä ja lukumäärillä esitettynä. Asiakassopimukset Kokonaisuuksittain ryhmiteltynä ja lukumäärillä esitettynä. Konesalit Toimitilat. Ohjausryhmän materiaali toimitetaan viikon 39 lopussa projektiryhmälle ja se myös tarkastetaan maanantaina projektikokouksessa. Materiaali toimitetaan strategiselle ohjausryhmälle maanantaina. Esitettiin hyväksyttäväksi Projektisuunnitelma v1.0. Hyväksyttiin projektisuunnitelma versioksi 1.0. Ei ollut muutosesityksiä. Ei ollut aikaisempia avoimia asioita Tuotannossa käytettävien työasemalisenssien siirrot (työasemalla olevat sovellukset) Keskusteltiin tuotannossa käytettävien sovellusten työasemalisenssien siirrosta TORIlle esim. VK:n Dynasty-järjestelmä. Yhteisten tai jaettujen palveluiden suhteen pitää tehdä selvitystyö määritysvaiheessa. Sovellukset tarkastellaan erikseen sovitussa palaverissa.

6 6 (6) 10.2 Henkilöstöasiat Keskusteltiin TORIlle ei-siirtyvien henkilöiden listaamisesta ja käyttötarkoituksesta. TORI kerää kaikilta siirtyviltä organisaatioilta vastaavat tiedot. Tarkoituksena on varmistaa, ettei toimialariippumattomia ict-tehtäviä jää organisaatiolle. VK:lla on ei-siirtyviä ict-tehtäviä tekeviä henkilöitä 20. Sovittiin, että VK listaa henkilöt ja TORI lähettää listaamiseen valmiin karsitun DD-lomakkeen mallin. Huomioitiin, että Kiekun organisaatio ei kuulu listattaviin. 11 Seuraava kokous Tiistaina klo