KULJETUSALUSTOJEN HALLINTA JA JÄLJITETTÄVYYS. Esiselvitys- ja määrittelyvaihe

Transkriptio

1 KULJETUSALUSTOJEN HALLINTA JA JÄLJITETTÄVYYS. Esiselvitys- ja määrittelyvaihe

2 2 Sisältö 1 PROJEKTIN TAUSTAA TIIVISTELMÄ NYKYTILA ONGELMAT KEHITYSTARPEET TAVOITETILA TAVOITETILAN KUVAUS Yleistä Konkreettiset tarpeet TOIMENPITEET TAVOITTEISIIN PÄÄSEMISEKSI Osapuolet Prosessit Informaatiosisällöt Tietojen sisällöt ja kooditus Kuljetusalustat ja -pakkaukset Osapuolet Paikkojen tunnistaminen Ajankohtien ilmoittaminen Tapahtumien ja prosessin vaiheiden kooditus Tunnisteet KANSAINVÄLISET TRENDIT JA RINNAKKAINEN KEHITYSTYÖ SUOMESSA TUNNISTESTANDARDIEN EVOLUUTIO KULJETUSALUSTAN TUNNISTEEN VÄLITTÄMINEN RAHTIKIRJOISSA LUONNOS UUDEKSI KANSALLISEKSI TOIMINTATAVAKSI TUNNISTEIDEN KÄYTTÖ TIETOJEN KERÄYS- JA JAKELUJÄRJESTELMÄ KULJETUSALUSTOJEN HALLINTAJÄRJESTELMÄN JÄSENYYS JA TOIMINTATAVAT JÄRJESTELMÄÄN KUULUMATTOMAT OSAPUOLET KULJETUSALUSTAPOOLI TOIMINNAN KUSTANNUSTEN JAKO UUTTA TOIMINTATAPAA TUKEVAN TIETOTEKNISEN RATKAISUN RAJAPINTOJEN JA TIETOSISÄLTÖJEN ALUSTAVA MÄÄRITTELY TIETOSISÄLTÖ JA TIEDON ESITTÄMISTAPA TIEDONSIIRTORAJAPINNAT SUOSITUKSIA JATKOTOIMENPITEIKSI...49

3 3 1 Projektin taustaa Suomen Posti Oyj, Tuko Logistics Oy ja Valio Oy perustivat vuoden 2004 alussa työryhmän, jonka tehtävänä oli selvittää yhteistoimintavaihtoehdot osapuolten käyttämien kuljetusalustojen omistuksessa. Työryhmän selvityksen mukaan rullakoiden osapuolikohtainen tilanne oli seuraavanlainen: Osapuoli Kaluston arvo Alustoista käytössä % Alustoista väärässä paikassa % Alustoista kadoksissa % Suomen Posti Oyj 23,4 M Tuko Logistics Oy 3,2 M Mainittujen yhtiöiden osalta väärässä käytössä tai väärässä paikassa oleviin rullakoihin sitoutuneen pääoman arvo on miljoonaa euroa. Mikäli kuljetusalustoja voidaan kohdistaa hankkeen avulla nykyistä paremmin, ja väärässä käytössä olevista rullakoista saadaan tehokkaaseen tuotantokäyttöön nykyistä suurempi osa, saadaan hukkakäytössä oleviin rullakoihin sitoutunutta arvoa vähennettyä helposti usealla miljoonalla eurolla. Samalla saadaan uushankintainvestointeja vähennettyä. Rullakkotyöryhmässä (nykyinen rullakkopooli), jossa ovat edustettuina kaupan logistiikkatoimijat, elintarviketeollisuus ja Posti, on tutkittu asiaa ja havaittu, että tilanne on samanlainen myös muiden kuin edellä mainittujen yritysten piirissä. Ongelma rullakoiden ja yleensäkin kuljetusalustojen kierron hallinnasta koskee kaikkia kuljetusalustoja omistavia ja käyttäviä osapuolia. Tilanne ei välttämättä ole samanlainen kaikkialla, mutta jokaisella yrityksellä on tarve parantaa kuljetusalustojensa seurattavuutta ja hallintaa. Ongelma liittyy kahteen asiaan: taloudellisiin vaikutuksiin ja kapasiteetin saatavuuteen. Kuljetusalustoihin sidottu pääoma on merkittävä ja kuljetusalustojen tarvitsijoilla ei ole käytössään tarvittavaa määrää alustoja, koska niiden hallinta on heikkoa. Tietyissä organisaatioissa on palvelutasoa jouduttu heikentämään esimerkiksi vuotuisten sesonkien aikana, koska kuljetusalustakapasiteettia ei ole ollut riittävästi saatavissa. Tästä syystä tilanteen parantamiseksi täytyy asiaa tarkastella usealta kannalta: 1. miten yksittäinen kuljetusalusta tunnistetaan, että sen sijainnista saadaan riittävästi informaatiota ja että kuljetusalustan tunnistaminen saadaan integroitua kuljetuksen tietojärjestelmiin. Osapuolten tunnistaminen ja osapuoliin liittyvä sijaintitieto liittyy loogisesti alustojen kulkuun prosessissa sekä osapuolten välisiin vastuunsiirtoihin. 2. mikä olisi paras tapa kuljetusalustojen hallinnan organisoimiseksi siten, että alustat ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan, niiden kierto olisi tehokasta ja prosessin ulkopuoliset seisonta-ajat olisivat mahdollisimman lyhyitä. 3. Olisiko kuljetusalustojen käytössä mahdollista luoda uudenlaisia käyttö- ja omistusjärjestelyjä joilla alustojen käytön ansaintalogiikkaa pystyttäisiin kehittämään ja kysynnän huippuja pystyttäisiin tasaamaan. Tavoitteiden toteuttamiseksi Tuko Logistics Oy ja Suomen Posti Oyj käynnistivät projektin, jossa toteuttavaksi osapuoleksi tuli Oy EDI Management Finland Ltd. Projektille saatiin merkittävä rahoitusosuus Liikenne- ja viestintäministeriön EGLO-ohjelmalta. Kuljetusalustojen hallinta- ja jäljitettävyysprojektin esiselvitys- ja määritysvaiheen tavoitteeksi asetettiin mallin luominen ja ratkaisujen etsiminen seuraaville asioille:

4 4 miten edellä mainitut seikat ovat ratkaistavissa, että pystytään kehittämään kuljetusalustojen hallintaa: alustojen varaamista, tilaamista, kuljettamista, palautuksia, raportointia, myös sanktioita minkälainen on kuljetusalustojen käyttöön liittyvä toimintaprosessi laajimmillaan (josta on johdettavissa ja sovellettavissa osaprosesseja), missä prosessin vaiheissa tunnistaminen tapahtuu, mitkä ovat käyttökelpoiset tekniset ratkaisut, mikä on riittävä tietosisältö kuljetusalustainformaation käyttökelpoisuuden kannalta koko toimintaverkostossa Edellä mainituissa tavoitteissa tarkastellaan sitä, minkälaisia toimintaprosessien kehittämismahdollisuuksia ja minkälaista uutta liiketoimintaa tehokas kuljetusalustojen tunnistamiskäytäntö voi synnyttää. Hankkeessa on lisäksi tarkasteltava sitä, kuinka laajasti ja tehokkaasti mallin luomisessa voidaan hyödyntää olemassa olevaa infrastruktuuria (rekisterit, tiedonsiirtoverkot, palvelut). Liiketapahtumien edellyttämän informaation välittämiseksi on rakennettu palveluita, jotka ovat vähintään osittain hyödynnettävissä myös kuljetusalustojen hallinnassa. Lisäksi monille kauppatapahtumiin liittyville asioille, esimerkiksi osapuolille ja tuotteille/tuotehierarkialle, on luotu koodituskäytäntöjä, jotka ovat käyttökelpoisia myös tässä projektissa. Hankkeessa on tärkeä pyrkiä rinnakkaisten hankkeiden kanssa yhteensopiviin ratkaisuihin, jotka mahdollistavat tietojen tehokkaan hyödyntämisen. Luotava malli voi jatkossa olla osana useista, toisiaan tukevista palveluista koostuvaa ammatillista infrastruktuuria, jolla parannetaan yritysten tavarakuljetusten tehokkuutta ja ratkaistaan verkostoituneen toimintatavan haasteita. Yritysten tarpeet ovat pohjimmiltaan yhteneviä. Myös perustoimintamallien tietotarpeet, kuljetusalustojen rekisteröintipisteet toimintaprosessissa ja osapuolten tunnistamisen tarpeet ovat yrityksissä samankaltaisia. Yhden, toimivan ratkaisun päälle voidaan kuitenkin rakentaa myös yrityskohtaisia lisäpalveluita tai ottaa huomioon yksittäisen yrityksen erityistarpeita tai -ratkaisuja. Hankkeen lähtökohtana olevat ongelmat ja tarpeet eivät koske pelkästään rullakoita, vaikkakin kuljetusalustoina niiden hankinta-arvo onkin monia muita alustoja korkeampi, ja siksi tarve rullakoiden seurantaan on suuri. Vastaavia haasteita on myös kuormalavojen, laatikoiden, kennolevyjen, korien yms. kuljetusalustojen suhteen, joskin monissa tapauksissa näiden alustojen kierron varmistamiseksi on jo tehty ratkaisuja. Tarkastelusta on rajattu pois pakkausmateriaalit, joihin ei liity uudelleenkäyttötarvetta. Kierrätettävien alustojen kiertoa on yleisimmin pyritty tehostamaan tekemällä alustat pantillisiksi jolloin alustoista tulee kauppatavaraa tai luomalla suljettuja järjestelmiä, joissa alustojen uudelleenkäyttöä ja jakelua hallitaan sovittujen pelisääntöjen mukaan. Näissä järjestelmissä yksittäistä kuljetusalustaa ei kuitenkaan yksilöidä, vaan yksi alusta on vaihtokelpoinen toisen samanlaisen alustan kanssa. Alustan yksiselitteinen tunnistaminen joko pysyvällä tunnisteella tai kuljetus-/varastointitapahtuman ajan pysyvällä tunnisteella antaa kuitenkin mahdollisuuksia toimintatapojen kehittämiseen, ja siksi tarpeet alustojen tunnistamiselle ovat lisääntyneet. Lisäksi joihinkin kuljetusalustoihin kohdistuu tarkastusvelvoitteita, jotka edellyttävät alustojen yksilöintiä ja käytön seurantaa. Tällaisia ovat mm. paineastiat, joiden kunto täytyy tarkastaa tiettyjen käyttökertojen jälkeen. Myös joidenkin elintarvikealustojen osalta on määräyksiä siitä, että alustoja ei saa käyttää muuhun kuin määrättyyn tarkoitukseen, ja tällaisen vaatimuksen valvomiseen alustan yksilöinti on lähes pakollinen toimenpide, jotta alustan kiertoa voitaisiin seurata.

5 5 Hankkeen tavoitteet kohdistuvat siis toimintaprosessien, tunnistamiskäytäntöjen, teknisten ratkaisujen, prosessiin liittyvän informaation sisällön, arkkitehtuurien ja hallintomallien kehittämiseen. Kehittämisessä on kuitenkin pidettävä mielessä seuraavat reunaehdot: 1. Toimintaprosessi. Prosessikehityksessä tulee varmistaa se, että valittavat ratkaisut tukevat myös nykyisiä toimintamalleja ja tapaa tehdä työtä. On luotava malli, joka mahdollistaa toiminnan joustavan kehittämisen, koska toimintatavan äkillinen muutos ei ole mahdollinen. Prosessikehityksessä tulee myös tarjota vaihtoehtoja ja antaa vapauksia toimijoille prosessin muokkaamiseksi parhaiten omia tarpeita vastaaviksi. 2. Tunnistaminen. Luotavan toimintamallin on oltava sellainen, että malli ei tue pelkästään kuljetusalustan omistajan prosesseja eikä esimerkiksi pelkästään lähetyspaikkaan sidottua toimintaa. Tunnistamisen on oltava mahdollinen myös esimerkiksi alustan luovutusvaiheessa eikä pelkästään lähetysvaiheessa. Keskeistä on myös varmistaa se, että tehtävät ratkaisut tukevat myös paluulogistiikkaan liittyviä tarpeita. On toissijaista, kirjautuuko tapahtuma järjestelmään välittömästi vai vasta myöhemmin, esimerkiksi kuljettajan palatessa terminaaliin: kummankin vaihtoehdon tulee kuitenkin olla mahdollisia. Mallissa on lisäksi otettava kantaa siihen, miten toimitaan, jos kuljetettava tavara joudutaan siirtämään kuljetusvaiheen aikana alustalta toiselle alustalle, jolloin kuljetusalustan tunnisteen ja kauppatapahtuman välinen yhteys katkeaa. Tunnistamisvaihtoehtoja tarkasteltaessa on käytettävä hyväksi jo nykyisin tehtyä työtä ja tehtyjä havaintoja. Hype ei välttämättä palvele tämän hetken tai lähitulevaisuuden tarpeita, mutta valittavien ratkaisujen on oltava sellaisia, että niiden elinkaari on mahdollisimman pitkä. Valittavien tunnistustapojen ja niitä tukevien teknisten ratkaisujen on tuettava mahdollisuuksien mukaan nykyisenlaisia toimintaprosesseja tai niiden hyödyntämisen pitää olla mahdollista ilman merkittäviä toimintaprosessin muutoksia. Samalla on oltava käyttökelpoisia mahdollisimman pienillä investoinneilla. Samalla on varmistettava se, että investoinnit ovat käyttökelpoisia myös toimintatapojen ja teknologioiden kehittyessä 3. Tekniset ratkaisut. On otettava huomioon, että koko prosessiin liittyviä tarpeita ja toimintatapoja ei välttämättä ole ratkaistavissa yhdellä teknisellä ratkaisulla, vaan luotavan mallin tulee sallia ja tukea monenlaisia ratkaisuja. 4. Tietosisältö ja arkkitehtuuri. Tarvittavat tietosisällöt ovat suhteellisen yksinkertaisia, eivätkä tietovaatimukset saa merkittävästi rajata toimintamallin käyttöä. Ratkaisun on kuitenkin mahdollistettava laajennettavuus esimerkiksi organisaatioin yksilöllisistä tarpeista tai tulevaisuuden kehityksestä johtuen. Tietosisältöjen määrittelyssä on otettava huomioon mm. kuljetussektorilla tehty työ ja ratkaisuissa on varmistettava yhteensopivuus rinnakkaisiin tai tunnistamiseen liittyviin prosesseihin. 5. Hallintomallit. Tällä hetkellä kukin kuljetusalustoja käyttävä osapuoli omistaa alustansa itse, ellei toisin ole sovittu tai järjestetty esim. panttikäytännöillä. Ei voida olettaa, että luotava ratkaisu edellyttäisi osapuolilta toimintotavan muutosta joskin tehtävän ratkaisun on oltava sellainen, että se mahdollistaa myös muunlaisten kuin omistamiseen pohjautuvien järjestelyjen syntymisen.

6 Hankkeessa tavoitellaan mallia ja ratkaisua verkostossa tapahtuvalle kuljetusalustojen hallintaprosessille. Samassa yhteydessä tavoitellaan visioita sille, minkälaiseksi kuljetusalustojen käsittely, hallinta ja omistajuus voisivat mahdollisesti kehittyä tulevaisuudessa ja minkälaisia mahdollisuuksia luotavat ratkaisut voisivat tarjota esimerkiksi tehokkaammalle ansaintalogiikalle: Onko alustat pakko omistaa jatkossa itse, onko ne tarjottava asiakkaille ilmaiseksi eräänlaisena kuljettamiseen liittyvänä pakkona tai velvollisuutena, voisiko alustoja tarjota myös asiakkaan käyttöön hyödynnettäväksi asiakkaan omissa prosesseissa. 6

7 7 2 Tiivistelmä Kuljetusalustoja käyttävillä yrityksillä on selkeä tarve kyetä seuraamaan alustojen kulkua osana tavarankulkua. Ensimmäinen askel seurannan toteuttamiseksi on kuljetusalustojen identifiointi. Seurannalla pyritään vähentämään alustojen hävikkiä, nopeuttamaan alustojen kiertoa ja oikea-aikaista saatavuutta sekä parantamaan toimintaprosessin laatua. Monet nykyiset ratkaisut perustuvat panttikäytäntöihin, mutta panttiratkaisullakin on ongelmansa: vaikka pantilla voitaisiinkin aktivoida osapuolia kierrättämään alustoja nykyistä tehokkaammin, eivät tarpeet alustojen kulun seurannalle kuljetusprosessissa ratkea. Panttikäytännöllä ei alustan omistaja myöskään pysty varmistamaan alustan saatavuutta oikeassa paikassa oikeaan aikaan -periaatteella Koska kuljetusalustoja käsittelevät monet osapuolet, on pyrittävä yhdenmukaisiin käytäntöihin ja teknisiin ratkaisuihin alustojen tunnistamisessa ja toimintatavoissa. Minimilähtökohta on se, että jokaiselle kuljetusalustalle, olipa se sitten laatikko, lava, rullakko tai joku muu, annetaan alustan yksilöivä ja visuaalisesti luettava tunniste, joka on tarvittaessa myös ihmisen tulkittavissa. Usein tällainen tunniste on viivakoodi. Tätä tunnistetta tukemaan voidaan luoda myös muunlaisia ratkaisuja: RFID-tunnisteiden käyttö kuljetusalustojen tunnistamisessa on yleistymässä. Tavoitteena on, että Suomeen saataisiin synnytettyä yhtenäiset toimintatavat ja ratkaisut kuljetusalustojen tunnistamiseksi ja hallitsemiseksi. Nämä ratkaisut voivat jatkossa toimia osana kuljetustoiminnan infrastruktuuria. Tavoitteena ratkaisun luomiselle on hyödyntää olemassaolevia teknisiä ratkaisuja, kooditusjärjestelmiä, rekistereitä yms. mahdollisimman pitkälle, jotta vältettäisiin uusien kilpailevien menettelytapojen luonti ja pystyttäisiin luomaan yhdenmukaisia käytäntöjä kaikille kuljetusalustoja käyttäville osapuolille. Kuljetusalustojen hallintaprosessia on tarkasteltu laajimman mahdollisen skenaarion näkökulmasta. Lähtökohdaksi on otettu merikonttien vuokrausmalli, koska konttien käsittelyssä on ratkaistu monia niitä ongelmia, joita kuljetusalustojen käsittelyssä on ratkaistava. Konttien käsittely onkin nähtävissä kuljetusalustaprosessia läheisemmäksi prosessiksi kuin lähetyserän tai kollien käsittely. Liiketoiminnan seurannan kattavuuden kannalta on kuitenkin oleellista, että kuljetusalustainformaatio on yhdistettävissä myös kolli- tai sisältöinformaatioon, jolloin lähetyserän käsittelyssä voidaan luettavien tunnisteiden määrä minimoida. Tuotetunnistuksesta ja pakkaustunnistuksesta lähtevä prosessi ei ole sovellettavissa kuljetusalustan tunnistamiseen, koska tyhjien alustojen käsittelyn kannalta alustalle edellytetään pysyväistunnistetta, kun taas kauppatapahtuman hallinnasta lähtevät tunnisteet ovat elinkaareltaan yksittäisen toimitustapahtuman mittaisia. Projektin aikana on vahvistunut osapuolten näkemys siitä, että kuljetusalustatietoa tulisi kyetä hallitsemaan osana muuta kuljetusinformaatiota, eli tiedon tulisi sisältyä rahtikirjatietoihin. Nykyiset rahtikirjat eivät kuitenkaan tue kuljetusalustatiedon välittämistä. Jotkut tavarantoimittajaosapuolet ovat ratkaisseet ongelman siten, että kuljetusalusta merkitään toimitustietoihin yhtenä tuotteena, mutta tällainen toimintatapa ei helposti mahdollista tiedon jakamista ja täydentämistä prosessin aikana toimintaverkossa. Kuljetusalustojen hallintaan tarvittavan informaation määrä on pieni, ja käytännössä kaikkien tietojen esittämiseksi löytyy valmiita koodistoja tai menettelytapoja. Kuljetusalustojen tunnistamiseen suositellaan käytettäväksi GRAI-koodia, joka pitäisi esittää alustassa vähintään visuaalisessa muodossa, esimerkiksi viivakoodina. Osapuolten tunnistamista varten on luotu useita rinnakkaisia käytäntöjä, ja suosituksena

8 8 on, että osapuolet tunnistettaisiin maailmanlaajuisen ICD-standardin mukaisella koodilla. Myös osoitetietojen sekä kuljetusalustojen sisältötietojen esittämistä varten on luotu vakiintuneita käytäntöjä. Kuljetusalustaprosessin tapahtumatietojen tarve vaihtelee organisaatioittain ja kattavaa, kaikkien osapuolten tarpeet tyydyttävää listaa ei ole olemassa. Kattavin yleisesti käytössä oleva tapahtumakoodiluettelo on peräisin EDIFACT-koodihakemistosta, ja kyseistä kooditusta suositellaan käytettäväksi tapahtumatietojen väittämiseen. Verkostoituneen toimintatavan mahdollistamiseksi ja ajantasaisen kuljetusinformaation synnyttämiseksi tarvitaan julkista, kansallista seurantajärjestelmää. Lisäksi tarvitaan merkittävä määrä työtä yhteisten pelisääntöjen, sopimusten ja käytäntöjen luomiseksi. Tämän raportin lopussa on luonnosteltu uutta kansallista toimintamallia ja kuljetusalustojen seuranta- ja hallintajärjestelmän tarvitsemaa tietosisältöä, mutta monet asiat jäävät kuljetusalustojen omistajien ja kuljetustapahtuman kaupallisten osapuolten keskinäisten sopimusten määriteltäviksi. On kuitenkin nähtävissä, että aktiivisella työllä saadaan aikaan kaikkia osapuolia palveleva ja rinnakkaisiin järjestelmiin loogisesti liittyvä infrastruktuuri, joka mahdollistaa myös kuljetusalustojen hallintomallien kehittämisen sekä uudenlaisen liiketoiminnan syntymisen alustojen hallinnassa.

9 9 3 Nykytila 3.1 Ongelmat Keskeinen ongelma nykyisessä toimintatavassa on kuljetusalustojen kierto: alustojen hallinta, niiden oikea-aikainen saatavuus ja niiden säilyminen omistajiensa prosesseissa. Erään yrityksen käyttämät kuljetusalustat olivat seurannan mukaan aktiivikäytössä noin 13 viikkoa vuodesta. Lopun aikaa alustat eivät olleet mukana kuljetusprosessissa, vaan ne seisoivat joko väärässä käytössä varastointialustoina, puhdistettavina, korjattavina, odottamassa noutoa asiakkaalla tai muussa passiivikäytössä. Alustan hallinnassa ja kierron varmistamisessa merkittävää on se, että monissa tapauksissa alustat ovat käyttökelpoisia myös asiakkaiden tai kumppaneiden prosesseissa. Tällaisissa tapauksissa alustat siirretään tai siirtyvät alkuperäisestä tarkoituksestaan toiseen sen hetkisen käyttäjänsä kannalta hyödylliseen mutta alustan omistajan tai alkuperäisen prosessin haltijan kannalta hyödyttömään - käyttöön ja tarkoitukseen. Prosessit voivat myös olla pitkiä ja yhdistää useita osapuolia, jolloin asiakkaalle toimitettu alusta saattaa jatkaa matkaansa jollekin kolmannelle osapuolelle. Alustoja siirtyy lisäksi kokonaan pois alkuperäisestä prosessistaan: esimerkiksi alustan alkuperäinen vastaanottaja saattaa käyttää vastaanottamatta alustaa omassa toiminnassaan tietäen, että alusta ei koskaan palaudu takaisin alkuperäiselle lähettäjälle. Kuljetusalustojen kiertoa, kierron nopeutta ja alustojen säilymistä alkuperäisessä prosessissaan on pyritty nopeuttamaan mm. panttikäytännöllä, jossa alustan käyttäjä maksaa vastaanottamastaan alustasta ja saa rahansa takaisin palauttaessaan alustan (esim. pullokorit, kaasupullot, kuormalavat). Kuitenkaan prosesseissa, joissa ei ole selkeitä maksupisteitä tai joissa alustoja toimitetaan tyhjänä asiakkaille käyttöä varten, on tämäntyyppisen toiminnan järjestäminen hankalaa. Lisäksi pantin suhde alustan arvoon voi muodostua ongelmaksi: liian pieni pantti suhteessa alustan arvoon ei välttämättä aktivoi alustan palauttamiseen. Toisaalta lähellä alustan arvoa oleva panttikäytäntö voidaan ääritapauksessa tulkita sellaiseksi, että alustan omistusoikeus siirtyy pantin maksajalle. Joissakin tapauksissa pantillisten alustojen kierto on synnyttänyt rinnakkaiset markkinat, joissa alustoja ostetaan ja myydään: tällainen toiminta ei kutienkaan välttämättä tehosta alustojen palautumista alkuperäisiin prosesseihinsa. Pantillisen mutta yksilöimättömän alustan käytössä on tämän hankkeen tarpeiden suhteen myös se rajoitus, että tällaisen alustan kierrosta ei saada informaatiota. Menettelyssä ei alustan omistaja voi tietää, missä ja kenen hallussa alustat kulloinkin ovat, miten kauan ne ovat kierrossa ja palautuvatko alustat mahdollisesti takaisin kiertoon. Menettelytapa ei myöskään tarjoa mahdollisuuksia lisäarvopalveluihin, kuten toimitusaikojen ja nopeuden seurantaan. Myös alustan kestävyyden tai tarkastussyklin seuranta, esimerkiksi pitämällä kirjaa kiertotapahtumien lukumäärästä manuaalisesti, on käytännössä mahdotonta. Ongelmana on myös kuljetusalustojen paluulogistiikan hallinta. Etenkin vakioiduilla jakelureiteillä reittien alkupään jakelupisteisiin alkaa kerääntyä alustoja, koska usein tyhjiä alustoja ei haluta kuormata autoon hidastamaan reitin loppupään jakelupisteisiin tehtävää jakelua. Tyhjät alustat vievät joissakin tapauksissa merkittävästi tilaa suhteessa täysiin alustoihin, jolloin auton rahtitilan järjestelyssä alkaa syntyä ongelmia. Monet alustat on suunniteltu siten, että niitä voidaan kuormata sisäkkäin useita. Kuitenkin esimerkiksi kokoontaittumattomia rullakoita saadaan laitettua kaksi sisäkkäin, jolloin tyhjän alustan viemä tila on noin puolet täyden alustan viemästä tilasta. Yksittäisen pullokorin viemä tila on sama, olipa se sitten tyhjä tai täysi.

10 10 Erityistapauksen paluulogistiikassa aiheuttavat lisäksi esimerkiksi kauppakeskukset tai muut vastaavat paikat, joissa usea osapuoli jakaa yhteiset lastaus- ja kuormankäsittelytilat. Tällaisissa tapauksissa ongelmaksi muodostuu usein hallitsematon alustojen kertyminen, seurannan puuttuminen siitä, kenen vastuulla alustat ovat ja kenelle niitä voidaan luovuttaa jne. Kuljetusalustoja omistavilla yrityksillä on ollut kokemuksia muun muassa siitä, että asiakkaalle luovutettuja alustoja on säilytetty toisiinsa kytkettyinä eikä niitä ole haluttu palauttaa omistajilleen esimerkiksi jatkohyödyntämistarpeen takia. 3.2 Kehitystarpeet Kuljetusalustoja käyttävillä yrityksillä, samoin kuin muillakin yrityksillä, on käsitys toimintaprosessiensa heikkouksista ja kehittämiskohteista. Silti toimintatapojen muutosta ja kehittämistä rajoittaa sitoutuminen nykyisenlaiseen infrastruktuuriin ja toimintakulttuuriin. Uusien tietoteknisten ratkaisujen tehokas käyttöönotto ja hyödyntäminen edellyttää myös toimintatapojen kehittämistä. Merkittävä muutos toimintatavoissa edellyttää puolestaan muutoksia toimintaa tukevassa infrastruktuurissa. Tätä logiikkaa voidaan kuvata kolmiulotteisella matriisilla: Toiminnallinen Kyvykkyyden kehittyminen Infrastruktuuripalvelut Liiketoimintamalli Teknologinen Organisaation kyvykkyyden kehittymistä kuvaavana ajatusmallina on, että kuvassa sinisellä nuolella esitetty organisaation kehityspolku ei ole suora, vaan edellyttää päätöksiä, valintoja ja kehittämistä toiminnallisella, teknologisella ja infrastruktuuriakselilla. Pelkän teknologian kehittäminen ilman toiminnan muutosta ei merkittävissä määrin paranna organisaation toimintaa, ei myöskään pelkän liiketoimintatavan kehittäminen ilman, että se tehdään tehokkaammilla teknisillä ratkaisuilla. Monissa tapauksissa toiminnallinen tai teknologinen kehittäminen edellyttää myös muiden ulottuvuuksien kehittämistä. Kehittämisprosessissa on oleellista huomata, että ICT-päätökset ja strategiat ovat aina sidoksissa myös liiketoimintapäätöksiin ja strategioihin. Parempien asiakkuuksien kehittäminen edellyttää myös parempia tietoteknisiä ratkaisuja ja parempaa

11 11 infrastruktuuria. Näin ollen kuljetusalustojen hallinnan ja seurattavuuden kehittäminen ei ole pelkästään teknisten ratkaisujen kehittämistä ja valintaa, vaan hallintaprosessin kehittäminen edellyttää toisaalta liiketoiminnasta lähtevää tarvetta, ja toisaalta edellyttää toimintatapojen muuttamista siten, että uudesta teknologiasta voidaan ottaa kaikki hyöty irti. Uuden toimintamallin, -teknologian ja -kulttuurin haasteena on verkostoitunut toimintatapa. Prosesseihin liittyy useita osapuolia ja siksi useinkaan ei yksin riitä, että yrityksen sisällä saadaan alustat tunnistettua, koska kuljetusalustat liikkuvat myös organisaatioiden välillä. Kuljetusalustojen merkinnän, lähettämisen kirjaamisen sekä palautuvien alustojen tunnistamisen lisäksi tietoa täytyy usein saada kerättyä myös siitä, mitä alustalle tapahtuu sen siirtyessä pois lähtöpaikastaan. Tietoa voidaan tuottaa ja hyödyntää monissa prosessin vaiheissa ja monen osapuolen toimesta, ja siksi yhtenäisistä menettelytavoista ja teknisistä ratkaisuista sopiminen on tärkeää. Kuljetusalustojen tehokas hallintaprosessi mahdollistaa ja jopa edellyttää myös sidosryhmien - asiakkaiden, alihankkijoiden ja kumppaneiden - sitomista järjestelmään. Suljetussa mallissa, jossa alustat kiertävät takaisin lähettäjälle/omistajalle, voidaan menettely hoitaa muutenkin - esimerkiksi siten, että kuljetusalustat kirjataan siinä vaiheessa kun ne lähtevät varastosta/terminaalista ja kirjataan uudelleen siinä vaiheessa, kun ne saapuvat takaisin. Käytännöllisempää kuitenkin on, että tietojen mm. tapahtumien ja vastuunsiirtojen rekisteröinti on reaaliaikaista. Kuljetusalustojen merkitsemiseen liittyvät tekniset kysymykset muodostavat toimintamallien kehittämistä pienemmän haasteen, vaikka tunnistamisteknologioita onkin useita, ja vaikka monissa prosesseissa on tarvetta sekä visuaaliseen tunnistukseen (esim. viivakoodi) ja sähköiseen tunnistamiseen (RFID, RF-Motes). Jotkut alustojen merkitsemiseen liittyvät seikat vaikuttavat myös suoraan toimintamallien kehittämiseen: esimerkiksi tunnisteiden lukemisen organisointi saattaa vaikuttaa siihen, missä prosessin vaiheessa, missä paikassa ja kenen toimesta tunnistaminen ja tunnisteiden rekisteröinti tehdään. Toimintamallien kehittämisessä saattaa olla myös tarpeita kehittää malleja, joissa aktiivisina osapuolina on useita organisaatioita. Tällaisten mallien ja ratkaisujen kehittämisessä oleellisia ovat yhteisesti hyväksytyt tai standardoidut menettelytavat. Kuljetusalustojen viivakoodipohjainen tunnistus edellyttää usein aktiivisempaa tunnisteen lukuprosessia kuin etäluettavat tunnisteet: tarpeena on tunnisteen visuaalinen näkyvyys ja läheltä yleensä senttien päästä tapahtuva luenta. Etäluenta kuitenkin edellyttää, että alustat kuljetetaan lukuporttien kautta jotta alustan tiedot voidaan rekisteröidä. Lukuporttien sijoittelu, ajoneuvojen varustelu ja muut vastaavat seikat vaikuttavat siihen, minkälaiseksi tavaroiden ja alustojen käsittely sekä alustojen fyysiseen käsittelyyn ja siirtämiseen liittyvän informaation tarve ja sisältö muodostuu kuljetusprosessin eri vaiheissa. Kuljetusalustojen seurantaan ja hallintaan liittyvät teknologiset kehittämistarpeet ja prosessinkehitystarpeet liittyvät mm. seuraaviin seikkoihin: Yksittäisen alustan merkitseminen. Alustalle on mahdollista luoda identiteetti yhden käyttötapahtuman ajaksi (esim. lähetyksestä palautusvastaanottoon) tai koko alustan elinkaaren ajaksi. Lähtökohtana voidaan pitää sitä, että alustalla on pysyvä identiteetti, ja alusta on tunnistettavissa myös sen ollessa tyhjänä tai poissa aktiivikäytöstä Alustojen, osapuolten, paikkojen, kuljetusvälineiden yms. prosessiin liittyvien kohteiden tunnistamistavat.

12 Prosessikehitys: missä prosessin vaiheessa ja miksi alustoja ja osapuolia yms. tunnistetaan Miten prosessissa tapahtuvat vastuunvaihdot voidaan todentaa, minkälaisia sopimuskäytäntöjä tarvitaan, minkälaisia allekirjoituskäytäntöjä tarvitaan. Alustojen tunnistamista tukevien teknisten ratkaisujen luominen (tietojärjestelmät, lukulaitteet). Lisäksi on luotava käytännöt sille, millä menettelytavalla esimerkiksi osapuoli tunnistetaan. Tarpeet vaihtelevat paljon sen mukaan, minkälainen on toimintaprosessi (esim. tarvitaanko mobiiliteknologiaa, minkälaisia raportointi- ja hallintatarpeita on olemassa). Tiedon jakaminen toimintaverkostossa: tietosisällöt, verkot, käyttäjät, käyttövaltuudet Infrastruktuuri: minne tiedot tallennetaan, mitä olemassa olevia rekistereitä voidaan hyödyntää jne. 12

13 13 4 Tavoitetila 4.1 Tavoitetilan kuvaus Yleistä Elinkeinoelämä on murrosvaiheessa siirtyessään verkostoituvaan globaaliin toimintaan. Suomessa on totuttu toimimaan joustavasti liiketoiminnan, sen prosessien ja tietotekniikan kehityksessä. Tulevaisuuden arvoverkkojen muodostuminen ei ole teknologiakysymys vaan haasteena on, miten saadaan eri toimialat, verkostot, yritykset ja organisaatiot aidosti sitoutumaan entistä tiiviimpään, luottamukselliseen ja avoimeen yhteistyöhön. Organisaatioiden toiminnassa verkostoituminen näkyy lisääntyvänä tiedon hallinnan ja jakamisen tarpeena, ja vastavuoroisesti lisääntyvä informaation kerääminen prosessin eri vaiheista mahdollistaa prosessin paremman hallinnan ja ohjaamisen. Monissa tapauksissa verkostot ulottuvat kansallisten rajojen yli: joko alihankkijat, toimittajat, asiakkaat tai kumppanit ovat Suomen rajojen ulkopuolella. Globaalissa toiminnassa muutos merkitsee kahdenkeskisen, paikallisen joustavuuden sijaan sopeutumista entistä tiukemmin kansainvälisiin malleihin ja standardeihin. Toisaalta elinkenoelämä on jo pitkään hyödyntänyt kansainvälisiä ratkaisuja toiminnassaan (esim. EDIFACT, EAN-kooditus), joten kansainvälisen kehitystyön seuranta, siihen osallistuminen ja tulosten hyödyntäminen ei ole yrityksille uutta. Muutos liiketoiminnassa ja teknologiassa on nopeaa, joten tarvitaan koko elinkeinoelämän eri tahojen jatkuva kehittämisprosessi. Kehittäminen ja käytännön soveltaminen vaatii avoimia, joustavia ja yleisiä malleja ja standardeja. Näitä välineitä on kehitettävä kaikilla tasoilla liiketoiminnan prosesseista tarvittaviin teknisiin välineisiin luvun alussa alkanut tuotetunnisteiden harmonisoituminen on yksinkertaistanut ja selkeyttänyt organisaatioiden prosesseja ja logististen ketjujen toimintaa. Tuotteiden tunnistamisen lisäksi toimintaprosesseissa on ilmennyt tarpeita kuljetuspaukkausten tunnistamiseen, ja nyt prosessien virtaviivaistamiseksi tarvitaan ratkaisuja myös kuljetusalustojen tunnistamiseen. Kuljetusalustojen tunnistamisen tarve ei kohdistu enää pelkästään alustojen kierron hallintaan, vaan tarpeet kohdistuvat myös siihen, että kuljetusalustan tai varastointialustan tunniste mahdollistaa myös alustalla olevan tavaran tunnistamisen, jolloin yhdellä yksiselitteisellä tunnisteella voidaan hallita entistä suurempia eräkokoja. Tarpeet asettavat kuitenkin uusia vaatimuksia toimintatavoille sekä tietojärjestelmille sekä esimerkiksi prosessin osapuolten tunnistamiselle. Yritysten tavoitetilat vaihtelevat yksittäisten ratkaisujen ja teknologian implementoinnin syvyyden osalta. Useimpien yritysten pitkän aikavälin tavoitteet ovat kuitenkin yhteneviä, ja erot syntyvät pääasiassa yritysten toimintaprosessien kypsyysaste-eroista: joillakin yrityksillä on tarpeena kehittää järjestelmien välistä elektronista tiedonsiirtoa, toiset puolestaan pyrkivät pitkälle meneviin järjestelmäintegraatioihin ja osapuolten prosessien yhdistämiseen. Kehittämisprosessia voidaan tarkastella nelitasoisena, alkaen yksinkertaisesta tarpeesta identifioida ja hallita kuljetusalustoja ja päättyen verkostontoiminnan ja toimintakulttuurin kehittämiseen, joka puolestaan asettaa uusia tarpeita yksittäisen yrityksen hallintaprosessien kehittämiselle. Lisäksi tarkastelussa otetaan huomioon se, että kehittämisprosessin vaiheissa syntyy tai vaiheet mahdollistavat spin-offeja: uudenlaisia teknisiä ratkaisuja, uutta toimintakulttuuria ja uutta liiketoimintaa. Alla oleva kuva esittää spiraalimaista kehityspolkua, jossa yksittäisen ongelmanratkaisun kautta edetään organisaation prosessien kehittämiseen, joka puolestaan laajenee

14 14 kumppanien toiminnan ja toimintaverkoston kehittymiseen, joka taas edellyttää organisaatiolta sisäistä kehittämistä. Kuljetusalustojen hallinnan tarve Oman prosessin tehostaminen ja Kuljetusalust ojen tunnistamise laadun n ja hallinnan tarve parantaminen Verkoston toimintakulttuurin Tiedon kehittäminen/ Oman jakaminen ja Kuljetusalust prosessin kumppaneid kehittyminen ojen laadun en tunnistamise parantamine prosessikehi n ja n tyksen hd lli t hallinnan tarve Tiedon jakaminen ja kumppaneiden Oman Kuljetusalust prosessiprosessin ojen laadun kehityksen tunnistamise parantamine n ja n hallinnan tarve mahdollistaminen Konkreettiset tarpeet Tavaran ja kaluston tunnistaminen on vain osa prosessien ja prosessinhallinnan kehittämistarpeista. Ensimmäisenä vaatimuksena kehittämiselle on tunnistaa prosessin toimijat, toimintaympäristö / -verkosto sekä prosessiin liittyvät ajankohdat. Listaa MITÄ, MISSÄ ja MILLOIN voidaan laajentaa myös kysymyksillä MILLÄ, MITEN ja MIKSI. Konkreettisena tarpeena kehittämistyössä on pitää tehtävät ratkaisut mahdollisimman kustannustehokkaina. Jo nykyisin luotuja rekistereitä tulisi hyödyntää mahdollisuuksien mukaan, ja esimerkiksi kansalliset tuote- ja kalustorekisterit, SKAL:n rahtikirjanumerot ja kollilappuavaruudet, ajoneuvorekisteri, yritystunnusrekisteri ja muut kooditietopankit sekä yhteisesti sovitut käytössä olevat tunnistekäytännöt tulisi hyödyntää mahdollisimman pitkälle, koska jokaisen uuden tunnisteen tai rekisterin käyttöönotto lisää investointeja. Lisäksi tarpeena on se, että tekniikan käytönkustannukset saataisiin minimoitua. Tästä syystä ratkaisujen tulisi olla sellaisia, että nykyistä laitekantaa, esimerkiksi matkapuhelimia, voitaisiin mahdollisuuksien mukaan hyödyntää tulevissa ratkaisuissa. Vaikka tietoarkkitehtuuri ei ota kantaa laitteisiin ja teknologiaan on tässä hankkeessa tarpeen määritellä tavoitteellinen visio, johon sekä konkreettisen kuljetustoiminnan ja tieliikenteen sekä tietoyhteiskunnan kehityksen tulisi tarjota loogisia vastauksia. Hanke ei pysty synnyttämään yhtenäistä infrastruktuuria ja uusia yhtenäisiä toimintatapoja, mutta hankkeen tekemillä kuvauksilla ja määrittelyillä voidaan vaikuttaa infrastruktuurin syntymiseen.

15 15 Toimintatavan kehittämisessä on lisäksi tarve reaaliaikaisuuteen: perinteiset eräsiirtoihin pohjautuvat tiedonvälitysratkaisut eivät palvele toimintatapaa, jossa tavaran ja sen kuljettamiseen käytettävien alustojen kulkua seurataan ja ohjataan verkostossa. Verkostomaisessa toimintatavassa syntyvien suurten tapahtumamäärien takia on lisäksi vaikea kuvitella, että tapahtumatietoja lähetettäisiin aktiivisesti kaikille mahdollisille intressiosapuolille. Pikemminkin ollaan siirtymässä tilanteeseen, jossa informaatio tarjotaan sitä tarvitsevien käyttöön, eli perinteisestä push-tiedonsiirtomoodista ollaan siirtymässä pull-moodiin, jossa tiedon käyttäjät ovat aktiivisia. Tämä muutos ei kuitenkaan vähennä tarvetta sille, että tiedon on oltava tarvittaessa saatavilla, oikeana ja oikea-aikaisena. Miksi tietoa kuljetustapahtumista ja kuljetusalustojen liikkeistä sitten kerätään? Konkreettisimpana lähiajan tavoitteena on hallita suurempia kuljetusyksikköjä ja toisaalta saada tietoa paluulogistisiin tarpeisiin: kaluston kierron hallintaan ja seurantaan ja siksi, että myös kuljetusalustojen käyttö olisi mahdollista toteuttaa kustannustehokkaasti. Lisäksi tavoitellaan mahdollisuutta sille, että kuljetusalustojen käytöstä voitaisiin tarvittaessa laskuttaa käyttäjää. Tarpeena on lisäksi mitata toimintaprosessin laatua. Jo lähiajan tavoitteena on monilla organisaatioilla vähintään tietää kuljetuksiin käytetty aika, kuljetusmatkat, volyymit, pysähdysten määrä ja karkea kulkureitti, jotta kuljetukset voidaan optimoida parhaalla mahdollisella tavalla. 4.2 Toimenpiteet tavoitteisiin pääsemiseksi Tässä luvussa tarkastellaan sitä, mitkä ovat asioita, joita kehittämällä kuljetusalustojen hallintaprosessia ja yleensäkin kuljetusprosessia voidaan tehostaa. Ratkaisut eivät ole pelkästään teknisiä (esim. tunnisteratkaisut), vaan lisäksi tarvitaan prosessin liittyvien osapuolten ja roolien identifioimista (4.2.1, osapuolet), toimintatapojen kehittämistä esimerkiksi siten, että kaikki prosessiin liittyvät osapuolet ovat yhtä mieltä kirjattavista tapahtumista ja vastuunvaihtopisteistä (4.2.2, prosessit), prosessissa syntyvistä ja käsiteltävistä tiedoista (4.2.3, informaatiosisällöt), tietojen koodituksesta (4.2.4, kooditus) ja kuljetusalustojen tunnistamisteknologioista (4.2.5, tunnisteet). Luku ei sinänsä ota kantaa yksittäisen vaihtoehdon paremmuuteen tai huonommuuteen, vaan valinnat ja niistä koostuva suositus uudeksi kansalliseksi toimintatavaksi tehdään luvussa Osapuolet Alla olevaan malliin on kuvattu kuljetusalustojen ulkoistamisen ja vuokrauskäytön mahdolliset osapuolet/toimijat ja päätoiminnot. Malli on nykyistä kuljetusalustoja käyttävien yritysten käyttämää menettelytapaa laajempi, koska mallilla on pyritty mahdollistamaan myös uudenlaiset alustojen omistajuus- ja käyttömallit. Rakenne ei ole sitova, eli mallin osajoukkoina olevia ratkaisuja voidaan myös toteuttaa: Etenkin nykyisin monissa tapauksissa esimerkiksi alustan omistajan, vuokralleottajan ja tavarantoimittajan roolissa toimii kaikissa sama osapuoli, jolloin osa mallissa kuvatuista toiminnoista on organisaation sisäistä prosessia: mallia voidaan kuitenkin soveltaa myös tällaiseen tapaukseen. Mallin tarkoituksena on identifioida prosessin roolit ja osapuolet sekä auttaa sen tarkastelussa, missä tietoa kuljetusalustojen liikkeestä syntyy, mitä tietoa kukin osapuoli tarvitsee ja missä vaiheessa tietoa syntyy.

16 16 Päätoiminnot on jaettu kolmeksi erilliseksi prosessiksi: alustan hankinta- ja hävittämisprosessiksi (toiminnot A1 ja A2), vuokrausprosessiksi, jossa kuljetusalustaa ei liikuteta vaan jossa syntyy sopimus alustan käytöstä alustan omistajan ja vuokralleottajan välille (toiminnot B1 ja B2), sekä alustan käyttöprosessiksi (toiminnot C1-C6). Samaa toimintojen merkitsemistapaa on käytetty myös myöhemmissä luvuissa. Kuljetusalustajärjestelmän toimijat ja päätoiminnot Kuljetusalustan kierto Sopimus B1 Sopiminen vuokrauksesta Sopimus Alustan v uokralleottaja Lasku Luovutusvaltuus Vuokran alku B2 Alustan v uokran laskutus C1 Ty hjän alustan nouto varikosta Vuokran alku Kuljetusalustan omistaja Tav arantoimittaja Vuokran loppu C2 Ty hjän alustan jättö tavarantoimittajalle C3 A1 Kuljetusalustan hankinta A2 Kuljetusalustan häv ittäminen Täy den alustan nouto tavarantoimittajalta Vuokran loppu C4 Alustan kuljettaja Täy den alustan jättö tav aran v astaanottajalle C5 Kuljetusalustav arikko Ty hjän alustan nouto tavaran v astaanottajalta Tav aran v astaanottaja C6 Ty hjän alustan palautus v arikkoon

17 17 Mallissa mainittujen osapuolten roolitus on seuraavanlainen: Nimi Lyhenne Rooli Alustan kuljettaja Osapuoli, esimerkiksi kuljetusliike, jonka vastuulla on alustan fyysinen kuljettaminen sen luovutuspaikasta vastaanottopaikkaan. Alustan Osapuoli jonka käytössä kuljetusalusta on pysyvästi tai vuokralleottaja tilapäisesti. Voi olla sama kuin alustan omistaja. Kuljetusalustan Osapuoli joka omistaa alustan. Voi olla sama kuin omistaja vuokralleottaja. Kuljetusalustavarikko Osapuoli, joka huolehtii tyhjien alustojen vastaanottamisesta, mahdollisesta tarkastamisesta ja kunnossapidosta sekä varastoinnista ja luovuttamisesta kuljetuskäyttöön. Tavarantoimittaja Toimitusketjun osapuoli, jonka lähettämää tavaraa alustalla kuljetetaan. Tavaran Toimitusketjun osapuoli, jonka tilaamaa tavaraa alustalla vastaanottaja kuljetetaan. Yksinkertaisimmillaan prosessiin liittyy yksi osapuoli, jolla on tarvetta hallita alustojaan esimerkiksi varastoinnissa. Yleisin malli on kuitenkin kahden (lähettäjä/vastaanottaja) tai kolmen (lähettäjä/kuljettaja/vastaanottaja) osapuolen prosessi. Malli ei ota kantaa siihen, onko osapuolena henkilö vai hänen edustamansa organisaatio, mutta lähtökohtaisesti kauppatapahtuman osapuolena on aina organisaatio, jota henkilöt edustavat. Kysymyksen tarkastelu on kuitenkin oleellista etenkin niissä tapauksissa, joissa kuljetusalustan siirtoon osapuolelta toiselle liittyy myös vastuiden tai velvoitteiden siirtona esimerkiksi palautusvelvoitteen tai vuokra-ajan alkamisen muodossa. Osapuolen sisäiset vastuusuhteet voidaan määritellä erillisellä sopimuksella (esim. sopimuksella siitä, kenellä on oikeus vastaanottaa lähetyksiä tai kuitata asiakirjoja), joten asialla ei ole merkitystä yleisessä, teoreettisessa mallissa Prosessit Prosessina kuljetusalustojen vuokrausmalliin perustuva liikkuminen osapuolten välillä voidaan kuvata seuraavasti. Mustat nuolet kuvaavat informaatiovirtoja, ja alustan fyysinen siirtyminen on kuvattu oranssilla, paksulla nuolella. Prosessikuvauksen osapuolet ovat samat kuin kohdassa mainitut toimijat.

18 18 Kuljetusalustan vuokraus prosessina Kuljetusalustan omistaja Alustan v uokralleottaja Kuljetusalustav arikko Alustan kuljettaja Tav arantoimittaja Tav aran v astaanottaja Vuokraussopimus Tieto sopimuksesta Luov utusv altuus Toimitusv ahv istus Ty hjän alustan luov utus varikosta Ty hjä alusta Luov utusohje Kuljetustilaus Ty hjä alusta Ty hjä Ty hjän alustan v astaanotto Tieto luov utuksesta: Vuokran alku Alustan täyttö Tieto luov utuksesta: Vuokran alku Täy si Täy den alustan v astaanotto Kuljetustilaus Täy si alusta Täy den alustan luov utus Vuokranlaskentajakso Täy si alusta Täy si Alustan ty hjenny s Ty hjän alustan palautus varikkoon Ty hjä Ty hjä alusta Kuljetustilaus Ty hjä alusta Ty hjän alustan luov utus Tieto palautuksesta: Vuokran loppu Tieto palautuksesta: Vuokran loppu Vuokralasku Yksinkertaisimmillaan toimintatavalla varmistetaan, että lähetyksen mukana kulkeva kuljetusalusta palaa takaisin lähettäjälleen. Tällaisessa tapauksessa alusta sidotaan kuljetustapahtumaan, eli lähettävälle organisaatiolle jää tieto siitä, kenelle alusta on lähetetty. Alustan palautuessa alusta kirjataan palautuneeksi. Monimutkaisimmassa prosessivaihtoehdossa alustan omistajaosapuoli on eri osapuoli kuin käyttäjä. Prosessiin saattaa liittyä myös erillinen alustan vuokraajaosapuoli sekä erillinen kuljetusalustavarikko. Varsinainen alustan käyttö kuljetustapahtumassa ei kuitenkaan lisää osapuolten määrää: alustalla on aina lähettäjä, kuljettaja ja vastaanottaja, joskin tällaisia kuljetustapahtumia voi olla ketjutettuna useita yhdessä prosessissa: yhdessä roolissa, esimerkiksi tavarantoimittajana, voi siis olla useita osapuolia. Prosessiin liittyvät alustan tunnistuspisteet on merkitty prosessikaavioon punaisilla ympyröillä. Eheällä viivalla piirretyissä tunnistuspisteissä vastuu alustasta siirtyy osapuolelta toiselle. Katkoviivoilla piirretyt tunnistuspisteet liittyvät osapuolten sisäisiin prosesseihin: tällaisessa tapauksessa esimerkiksi tavarantoimittaja tunnistaa alustan liittääkseen tiedon alustasta tavarantoimitukseen. Vastaavasti tavaran vastaanottaja voi tunnistaa alustan muuttaakseen alustan statuksen vastaanotetusta tyhjennetyksi, jolloin alusta on valmis noudettavaksi.

19 19 Kuljetusalustan tunnistuspisteet Kuljetusalustan omistaja Alustan v uokralleottaja Kuljetusalustav arikko Alustan kuljettaja Tav arantoimittaja Tav aran v astaanottaja B1 Vuokraussopimus B1 Luov utusv altuus Tieto sopimuksesta Toimitusv ahv istus Ty hjän alustan luov utus varikosta Tieto luov utuksesta: Vuokran alku Tieto luov utuksesta: Vuokran alku C1 Ty hjä alusta Luov utusohje Kuljetustilaus Ty hjä alusta Kuljetustilaus Täy si alusta C2 C3 Ty hjä Täy si Ty hjän alustan v astaanotto Alustan täyttö Täy den alustan luov utus Täy den alustan v astaanotto Vuokranlaskentajakso Ty hjän alustan palautus v arikkoon C6 Ty hjä alusta Täy si alusta Kuljetustilaus Ty hjä alusta C4 C5 Täy si Ty hjä Alustan ty hjenny s Ty hjän alustan luov utus Tieto palautuksesta: Vuokran loppu Tieto palautuksesta: Vuokran loppu B2 Vuokralasku Prosessiin liittyvät toiminnot, toimintojen toteutumiseksi tarvittavat tiedot ja toimintojen tuottamat tiedot ovat seuraavat: Nro Toiminto Kuvaus Frekvenssi A1 Kuljetusalustan Elinkaaren alku: Toiminto hankinta tuottaa yksilöidyn alustan kuljetusalustajärjestelmän käyttöön ja kuljetusalustavarikkoon. Vastuu alustasta siirtyy A2 B1 Kuljetusalustan hävittäminen Sopiminen vuokrauksesta kuljetusalustavarikolle. Elinkaaren loppu: Toiminto poistaa yksilöidyn alustan kuljetusalustavarikosta ja kuljetusalustajärjestelmän käytöstä. Kuljetusalustavarikko vapautuu alustan vastuusta. Vuokralleottaja ja kuljetusalustan omistaja sopivat tietystä määrästä tietyt ominaisuuskriteerit täyttävien alustojen käytöstä. Kuljetusalustavarikko valtuutetaan Tarvittavat tiedot Yksilöity kuljetusalusta Alustojen määrä- ja ominaisuustiedot Tuotetut tiedot Kuljetusalusta yksilöinti- ja ominaisuustietoineen Tieto alustan hävittämisestä Vuokrasopimus, luovutusvaltuus kuljetusalustavarikolle Osapuolet Kuljetusalustan omistaja, kuljetusalustavarikko Kuljetusalustan omistaja, kuljetusalustavarikko Kuljetusalustan omistaja, alustan vuokralleottaja, kuljetusalustavarikko

20 20 luovuttamaan sopimuksen mukaiset alustat vuokralleottajan käyttöön. B2 C1 C2 C3 C4 C5 Alustan vuokran laskutus Tyhjän alustan nouto varikosta Tyhjän alustan jättö tavarantoimittajalle Täyden alustan jättö tavaran vastaanottajalle Tyhjän alustan nouto tavaran vastaanottajalta Kuljetusalustan omistaja laskuttaa vuokralleottajaa vuokrasopimukseen kirjattujen periaatteiden mukaisesti. (Taulukon mallissa vuokra alkaa, kun alusta noudetaan varikosta, ja loppuu, kun alusta palautetaan varikkoon.) Vuokrajakson alku: Tavarantoimittaja 1) antaa kuljettajalle toimeksiannon noutaa alusta varikosta ja kuljettaa tavarantoimittajalle sekä 2) varikolle luovutusohjeet. Konseptista riippuen varikko ilmoittaa noudosta alustan omistajalle tai vuokralleottajalle. Kuljettaja ilmoittaa noudosta tavarantoimittajalle (tarvittaessa). Vastuu alustasta siirtyy kuljettajalle. Kuljettaja jättää alustan tavarantoimittajalle, joka kuittaa ottaneensa sen vastaan. Vastuu alustasta siirtyy tavarantoimittajalle. Tavarantoimittaja antaa kuljettajalle ajotoimeksiannon noutaa alusta ja kuljettaa tavaran vastaanottajalle. Kuljettaja noutaa kuormatun alustan. Luovutus ja vastaanotto kuljetukseen kuitataan. Vastuu alustasta siirtyy kuljettajalle. Kuljettaja luovuttaa alustan tavaran vastaanottajalle. Luovutus kuljetuksesta ja vastaanotto kuitataan. Vastuu alustasta siirtyy tavaran vastaanottajalle. Tavaran vastaanottaja antaa ajotoimeksiannon kuljettajalle. Kuljettaja noutaa alustan. Luovutus ja vastaanotto kuljetukseen kuitataan. Vastuu alustasta siirtyy kuljettajalle. Yksilöity alusta, vuokrasopimus, vuokran alku, vuokran loppu Luovutusohje, kuljetustilaus Rahtikirja Kuljetustilaus Rahtikirja Kuljetustilaus Vuokralasku, vuokrasopimuksen päivitys Yksilöidyn alustan luovutustiedot, vuokrakiintiön päivitys, tieto tavarantoimittajalle, tieto kuljetusalustan omistajalle, vuokran alku, rahtikirja Yksilöidyn alustan luovutuksen ja vastaanoton kuittaus Yksilöidyn alustan luovutuksen ja vastaanoton kuittaus, (lähetysluettelo), rahtikirja Yksilöidyn alustan luovutuksen ja vastaanoton kuittaus Yksilöidyn alustan luovutuksen ja vastaanoton kuittaus, rahtikirja Kuljetusalustan omistaja, alustan vuokralleottaja Alustan vuokralleottaja, alustan kuljettaja, tavarantoimittaja, kuljetusalustavarikko, kuljetusalustan omistaja Alustan kuljettaja, tavarantoimittaja Täyden alustan nouto tavarantoimittajalta Tavarantoimittaja, alustan kuljettaa Alustan kuljettaja, tavaran vastaanottaja Tavaran vastaanottaja, alustan kuljettaja

21 21 C6 Tyhjän alustan palautus varikkoon Vuokrajakson loppu: Kuljettaja jättää alustan varikkoon. Luovutus ja vastaanotto kuljetuksesta kuitataan. Tieto alustan palautumisesta menee sen omistajalle (tai vuokralleottajalle). Vastuu alustasta siirtyy varikolle. Rahtikirja, vuokrasopimus Yksilöidyn alustan luovutuksen ja vastaanoton kuittaus, vuokran loppu, tieto alustan omistajalle Alustan vuokralleottaja, alustan kuljettaja, kuljetusalustavarikko, kuljetusalustan omistaja Malli mahdollistaa sen, että toiminnot C2-C5 voivat toistua useita kertoja peräkäin ilman, että toiminnot C1 ja C6 toteutuvat: vuokralle otettu alusta voi olla käytössä pitkään, ilman että se palautuu varikkoon. Alusta voi myös palautua vuokralleottajalle joka käyttää alustaa uudestaan, tai vastaanottaja (toiminnossa C4) voi käyttää alustaa omassa prosessissaan ja käyttää alustaa tavaroiden toimittamiseen (toiminnot C3 ja C4 toistuvat, mutta rooleissa ovat eri osapuolet kuin alkuperäisessä prosessissa) Alustojen oikea-aikainen saatavuus ei ratkea pelkällä alustojen tunnistamisella. Tunnistaminen mahdollistaa kuitenkin seurannan siitä, missä alustoja on, kertyykö niitä tietyille osapuolille, mikä on niiden kiertonopeus ja yksinkertaisimmillaan toimitustiedon perusteella saadaan jäljitettyä se, kenen hallussa alustoja on ja missä ne maantieteellisesti sijaitsevat. Monissa sovelluksissa kuljetusalusta saa identiteetin kuljetustapahtuman ja/tai alustalla kuljetettavan tavaran perusteella: esimerkiksi suomalainen kolliosoitelappu tai SSCCsarjatoimitusyksikkökoodi identifioi kuormalavan, rullakon tms. yksikön sisällön ja/tai kuljetusreitin perusteella. Alustalla ei ole identiteettiä, mikäli sillä ei ole kuormaa, ja muutokset kuormassa muuttavat myös alustan tunnistetta. Näissä tapauksissa kuljetusalusta nähdään eräänlaisena pakkauksena jolla on sisältö, eikä alustana, jolla on oma elinkaarensa Informaatiosisällöt Kuljetusalustojen tunnistamis- ja hallintaprosessissa tarvittava tietosisältö riippuu siitä, minkälainen prosessi on, kuinka monta osapuolta prosessiin osallistuu ja mitä kaikkea tietoa prosessissa kerätään, jaellaan ja hallitaan. Seurantaan ja hallintaan tarvittava tietosisältö on kuitenkin kohtalaisen suppea. Monet fyysiseen kuljetustapahtumaan tai kuljettamisen taustalla olevaan kauppatapahtumaan liittyvät tiedot eivät suoranaisesti liity kuljetusalustojen seuranta- ja hallintaprosessiin, mutta verkostoituneen liiketoiminnan hallinnan kannalta kauppatapahtumatiedot ja kuljetusalustatiedot on syytä saada linkitettyä keskenään tietojärjestelmissä. Alla olevassa kuvassa on prosessin laajuutta kuvattu viidellä vaihtoehtoisella mallilla, jossa ensimmäisessä kuljetusalustojen hallintatarve kohdistuu osapuolen sisäiseen prosessiin ja laajimmassa muodossa alkuperäinen prosessin omistaja ei ole prosessin alussa tietoinen siitä, ketkä osapuolet liittyvät mukaan prosessiin, eli prosessi on varsin dynaaminen. Tällainen dynamiikka asettaa uudenlaisia haasteita prosessin ja informaation hallinnalle.