2 Otsikoiden numerointi ja otsikkotasot Otsikot voidaan numeroida automaattisesti.

Transkriptio

1 Sisällys 1 Tyylit (tärkeä): Otsikoiden numerointi ja otsikkotasot Viivaimen käyttäminen (jokseenkin tärkeä): Sisennys/marginaali: Erikoismerkkien näyttäminen: Rivivaihto ja kappalevaihto Sivunumerointi Sisällysluettelo Kuvat Kuvatekstit Yhtälöt Yhtälöiden asettelu ja numerointi Viittaukset (puuttuu toistaiseksi)... 19

2 2 Ihan ensiksi suosittelen, että vaihdatte käyttöliittymän kielen englanniksi, ihan sen takia, että ohjeiden etsiminen internetistä ja niiden noudattaminen on silloin huomattavasti helpompaa. Se helpottaa myös näiden ohjeiden seuraamista. 1 Tyylit (tärkeä): Tyylit (styles) ovat uudelleenkäytettäviä tekstin asetuskokonaisuuksia, joita käytetään usein toistuvien elementtien, kuten otsikoiden muotoiluun. Tyyleihin tehdyt muutokset päivittyvät automaattisesti jokaiseen elementtiin, joka niitä käyttää. Tektsin tyyli vaihdetaan asettamalla kursori tekstin kohdalle, ja valitsemalla tyyli joko pikatyylipaneelista, tai tyylilistasta (ks. kuva). Uusi tyyli voidaan lisätä listan lopussa olevasta napista. Muutokset kannattaa tehdä tyyleihin suoraan. Vaikka on mahdollista tehdä muutoksia tekstiin, ja päivittää tyylit vastaaviksi, tällä tavoin tekstin sekaan saattaa jäädä epäjohdonmukaisia muotoiluja. Tyylien muokkaus ei juurikaan eroa normaalista tekstin muokkauksesta, ja oletan sen olevan kaikilla jokseenkin hallussa., joten en siihen tässä perehdy syvällisemmin. Alla kuitenkin suuntaa antavasti viittaukset niihin kohtiin, joiden luulen tuottavan eniten päänvaivaa. Varsinkin otsikkotyyleille kannattaa asettaa spacing-asetukset kohdalleen.

3 3

4 4 2 Otsikoiden numerointi ja otsikkotasot Otsikot voidaan numeroida automaattisesti. 1. Avaa multilevel list valikko 2. Valitse ensin lähin vastaava oletusasetus 3. Avaa valikko uudelleen, ja valitse define new multilevel list 4. Jos muutoksia täytyy tehdä jälkikäteen, paina uudelleen define new multilevel list (kursorin ollessa otsikon kohdalla). Tämä ei silloin tee uutta listaa, vaan muuttaa entistä. Numeroinnin voi tehdä myös manuaalisesti, jos esitetty proseduuri tuntuu hankalalta. Se tosin aiheuttaa isoissa dokumenteissa paljon työtä, ja numeroinnin muuttaminen jälkikäteen on vaikeaa.

5 5 Valitse valikosta more Vaihda listatasojen tyylit samoiksi, joita käytät otsikoissa. Jos et käyttänyt valmiita otsikko tai heading tyylejä, voit valita siinäkin tapauksessa vastaavat tyylit listatasoiksi. *Jos numeron jälkeinen sarkain häiritsee, sen voi muuttaa välilyönniksi tästä. Kun nämä toimenpiteet on tehty, uudet ja olemassa olevat otsikot saavat automaattisesti numeron. Numeroinnin voi poistaa manuaalisesti otsikosta, mutta silloin kaikkien sitä seuraavien otsikoiden numerot pienenevät yhdellä. Otsikko näkyy sisällysluettelossa numeroimattomanakin.

6 6 3 Viivaimen käyttäminen (jokseenkin tärkeä): Viivain (ruler) on keskeinen perusominaisuus, joka on Wordin uudemmissa versioissa jostain käsittämättömästä syystä oletuksena piilotettu. Viivaimen saa näkyviin oikean vieritinpalkin yläpäässä olevasta namiskasta. 4 Sisennys/marginaali: Marginaali on helpoin asettaa yläreunan viivaimen avulla. Täytyy huomata, että riippuvan sisennyksen liukusäädin ovat lähes pikselilleen samassa kohdassa marginaalin vierittimen kanssa. Kursori muuttuu kaksoisnuoleksi, kun se on oikeassa kohdassa. Vaihtoehtoisesti marginaalit voi asettaa page setup-valikosta

7 7 5 Erikoismerkkien näyttäminen: Usein unohdettu, mutta erittäin hyödyllinen (muttei pakollinen) toiminto on tulostumattomien merkkien näyttäminen. Tällöin tulevat näkyville mm. rivi-, kappale-, osa- ja sivuvaihdot. 6 Rivivaihto ja kappalevaihto Usein vähemmän tärkeitä dokumentteja kirjoitettaessa ei ole niinkään väliä käyttääkö rivi- vai kappalevaihtoja. Enter-näppäin tuottaa kappalevaihdon, ja shift-enter rivinvaihdon. Yleensä rivinvaihtoja ei tehdä muuta kuin erikoistilanteissa. 7 Sivunumerointi Wordin numerointikäytäntö on jokseenkin epäintuitiivinen. Usein halutaan, että sivunumerointi lähtee juoksemaan kansilehden jälkeen, mutta tulee näkyviin vasta sisällysluettelon jälkeen. Tähän on useampikin metodi riippuen tilanteesta, mutta ehkä helpoin ja yleispätevin tapa on käyttää osajaottelua (section breaks). Osat käyttävät keskenään samoja ylätunnisteita, joten sivunumeroinnin poistaminen yhdeltä sivulta poistaa sen myös muilta samaan osaan kuuluvilta sivuilta. Osajako on hyvä tehdä esim. seuraavasti: Kansilehti tiivistelmä ja sisällysluettelo leipäteksti lähteet ja liitteet

8 8 Siirrä kursori kansilehden loppuun ja lisää osavaihto seuraavasti: Nyt siirry sisällysluettelosivun loppuun ja toista sama. Toista seuraava operaatio jokaisessa uudessa osassa. Ehkä tälläkin kummallisella oletusasetuksella on joku käytännön tarkoitus, mutta tässä se häiritsee meitä suunnattomasti, ja voi aiheuttaa todellista päänvaivaa tietyissä tilanteissa.

9 9 Nyt sivunumeroinnin voi asettaa ylätunnisteeseen seuraavalla tavalla: Jos tässä kohtaa vahingossa laitat sivunumeroinnin väärään osaan, sen voi jälkikäteen poistaa kuten minkä tahansa muun tekstin. Jos itse numerointi alkaa jostain syystä väärästä kohdasta, sen voi manuaalisesti säätää mieleisekseen. (Kuvassa on pieni virhe. Emme halua numerointia tiivistelmäsivulle).

10 8 Sisällysluettelo Sisällysluettelo kannattaa tehdä vasta sitten, kun osajako, tyylit ja joitain pääotsikoita on tehty. Valitse Reference valikosta Table of Contents, ja listasta mieleisin oletusasetus. 10

11 11 Huomataan, että tyylilistaan ilmestyy uusia tyylejä jokaista käytettyä otsikkotyyliä kohden (TOC = Table Of Contents). Nämä tyylit on automaattisesti asetettu sisällysluettelon riveille, ja niitä voi muokata samaan tapaan, kuin muita tyylejä (listassa oikea klikkaus -> modify. Ks. kappale 1). Alla on esitetty lyhyesti sisällysluettelon anatomiaa. Otsikon tyyliksi voi vaihtaa saman, kuin dokumentin pääotsikko. Kun muutat tyylejä, älä maalaa tekstiä, vaan ainoastaan aseta kursori halutulle riville. Tekstiin tehdyt muutokset voivat muutoin kumoutua seuraavan kerran, kun luettelo päivitetään. TOC tyylit voi myös vaihtaa, mutta se ei yleensä ole suositeltavaa.

12 12 9 Kuvat Kuvia voi lisätä dokumenttiin helpoimmin avaamalla kansio, ja raahaamalla tiedosto suoraan Word ikkunaan. Internet-sivuilta kuvia voi kopioida copy/paste toiminnoilla. Kun kuva on liitetty dokumenttiin, kannattaa sen sijoitteluasetus muuttaa joksikin alapuolella olevan kuvan osoittamista vaihtoehdoista. Jos kuva käyttäytyy erittäin huonosti, kannattaa valita behind text ja tehdä tekstiin haluttuun kohtaan aukko kappalevaihdoilla, johon kuva on helppo pakottaa paikoilleen. Tämä voi kuulostaa vähän karkealta metodilta, mutta se on hyvin kätevä mielenterveyden säilymisen kannalta. Oman kokemukseni mukaan kuvien sijoittelukäytäntö on Wordissa niin järjetön, että tämä on usein ainoa järkevä menetelmä.

13 Kuvatekstit Kuvatekstien asetteluun ja numerointiin on useita käytäntöjä. Jos kuvatekstin liittää ennen, kuin edellä mainittu wrap text -asetus on vaihdettu, kuvateksti ilmaantuu normaalina tekstinä kuvan alle. Jos asetus on vaihdettu, kuvateksti sijoitetaan tekstikenttään. Caption-ikkuna avataan seuraavasti: Jos Word ei valmiiksi tarjoa Kuva 1 -muotoista otsikkoa, valitaan New Label ja syötetään uusi otsikko.

14 14 Seuraavaksi voidaan muuttaa numerointi halutunlaiseksi. Kuvat voi numeroida kappaleiden mukaan seuraavasti: Kun tekstikenttä on valmis, se voidaan ryhmitellä kuvan kanssa, jolloin niitä voidaan liikutella yhtenä pakettina. Jos kuvateksti ilmaantuu normaalina tekstinä, eikä tekstikenttänä, vaihda kuvan wrap text asetus, ks. edellä (Olettaen että haluat niin tehdä. Tähän on useita käytäntöjä). Wrap text asetuksen saattaa myös joutua asettamaan uudelleen juuri luodulle ryhmälle tämän jälkeen.

15 15 Jos kuvateksti on pitkä, se voidaan mukavasti jakaa usealle riville käyttämällä riippuvaa sisennystä. Helpoin tapa on käyttää viivaimen vierittimiä. Jos sisennetyt rivit eivät osu kohdalleen ylimmän rivin kanssa, voidaan otsikon jälkeen lisätä sarkain Kuvateksteille kannattaa tehdä oma tyylinsä. Word sotii insinöörien standardiformaatteja vastaan hyvin voimakkaasti, joten tämän kanssa ei kannata alkaa hifistelemään. Itse yleensä teen simppelin perustyylin, ja jokaisen kuvan kohdalla muutan otsakkeen boldiksi manuaalisesti. Tällä tavalla säästyy kirosanoja. 10 Yhtälöt Yhtälön tai yksittäisiä symboleja saa lisättyä insert-valikosta. Yhtälötyökalun käyttäminen on itsessään hyvin suoraviivaista, ja oletan, että kaikki osaavat pähkäillä perusasiat itsenäisesti. (Antakaa palautetta, jos tämä ei pidä paikkaansa)

16 16 Ainoa tärkeä asia, joka on helppo missata, on symbolipaletin kategoriavalikko, joka on piilossa normaalinäkymässä Yhtälöiden asettelu ja numerointi Yhtälöiden ja yhtälönumeroinnin asettelu dokumenttiin voi olla hyvinkin hankalaa. Tähän löytyy jännä kikka, jonka avulla asettelu menee aina kohdilleen automaattisesti. Lisää kolmen solun taulukko, ja aseta sen leveydeksi koko sivun leveys.

17 Piilota taulukon reunat. Reunat voi myös laittaa näkyviin katkoviivalla siten, että ne eivät näy lopullisessa raportissa. 17

18 18 Lisää keskimmäiseen soluun yhtälö, ja viimeiseen yhtälönumero (caption, sama kuin kuvateksti). Jos equation valintaa ei ole listassa, sen voi lisätä, kuten edellisessä kappaleessa on esitetty. Jos numero ei mene soluun, sen voi siirtää normaalilla cut/paste operaatiolla. Sen tyyliksi voi myös vaihtaa normal (mikäli Word asettaa tälle jonkun muun tyylin, kuten se yleensä tekee). Lopuksi lisää sulut numeron ympärille. Nyt taulukon voi kopioida niin kuin minkä tahansa muun tekstin (copy/paste). Huomaa, että numero ei päivity automaattisesti kopioitaessa. Tämän voi korjata painamalla ensin ctrl+a (valitse kaikki) ja sitten F9-näppäintä (päivitä).

19 19 11 Viittaukset (puuttuu toistaiseksi) Wordissa on olevinansa hieno ominaisuus, jolla viittaukset kuviin, yhtälöihin, taulukoihin jne. saadaan tehtyä siten, että ne päivittyvät automaattisesti, jos kyseisen elementin numero muuttuu. Rohkeimmat ja kärsivällisimmät voivat kokeilla onneaan cross-reference työkalun kanssa (insert- >cross-reference). Oman kokemuksen perusteella sanoisin, että vain yhtälöihin viittaaminen tuon työkalun avulla on vaivan arvoista. Muissa tapauksissa on yleisesti helpompaa tehdä ja päivittää viittaukset manuaalisesti. Toki jos joku tietää hyvän kikan millä tämän ominaisuuden kummallisuudet voidaan kiertää, niin ottakaa yhteyttä. Vaihtoehtoisesti voitte myös käyttää Libreofficea, jossa tämä ominaisuus on toteutettu huomattavasti paremmin.