PESÄPUU RY:N TALOUS- JA HALLINTOSÄÄNTÖ

Transkriptio

1 PESÄPUU RY:N TALOUS- JA HALLINTOSÄÄNTÖ 1. YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Suhde muihin säännöksiin Pesäpuu ry:n hallinnossa, varojen hoidossa, kirjanpidossa, tilinpäätöksessä ja tilintarkastuksessa noudatetaan kirjanpitolain ja -asetuksen, tilintarkastuslain, yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen lisäksi tämän taloussäännön määräyksiä. 2 Hallituksen taloushallinnolliset tehtävät Hallitus huolehtii yhdistyksen hallinnosta toimintasuunnitelman ja talousarvion puitteissa. Vuosikokous hyväksyy kuluvan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion. Talousarvioesitys tulee olla verrattavissa edellisen vuoden tilinpäätökseen ja kuluvan vuoden talousarvioon. Hallitus huolehtii kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä ja yhdistyksen omaisuuden tarkoituksenmukaisesta vakuuttamisesta. Hallitus yhdessä toiminnanjohtajan kanssa vastaa siitä, että tilinpäätös laaditaan kirjanpitolain ja tilinpäätöksen laatimista koskevien muiden säännösten ja määräysten mukaisesti ja että tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Hallitus päättää toimihenkilöiden palkkauksen yleisistä linjoista, merkittävistä investoinneista, lainanotosta sekä takauksien ja vakuuksien myöntämisestä. Toiminnanjohtajan palkasta ja työsuhteen ehdoista neuvottelee puheenjohtaja ja päättää hallitus. Muiden sopimuspalkkaisten palkoista ja työsuhteen ehdoista neuvottelee toiminnanjohtaja, joka esittelee ratkaisun hallituksen päätettäväksi. Työsopimukset tehdään kirjallisesti kahtena kappaleena. 3 Toiminnanjohtaja ja muut talousvastuulliset toimihenkilöt Toiminnanjohtaja johtaa yhdistyksen toimintaa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Muiden talousvastuullisten toimihenkilöiden on huolehdittava, että toiminta tapahtuu taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Taloutta hoitavan toimihenkilön on toiminnanjohtajan lisäksi vastattava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja raportointi tarkoituksenmukaista sekä varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty ja että hallitus ja muut päätäntäelimet saavat riittävän ja oikean tiedon taloudellisten päätösten perustaksi. Toiminnanjohtaja valvoo, että henkilöstön työskentelyn osalta noudatetaan työaikaja vuosilomalakia pitämällä lain säätämää työaikakirjanpitoa tehdyistä työtunneista ja Pesäpuu ry:n talous- ja hallintosääntö

2 niistä suoritetuista korvauksista sekä vuosilomalain mukaista kirjanpitoa vuosilomista. 4 Esteellisyys Hallituksen jäsen tai toimihenkilö on esteellinen, jos käsiteltävä sopimus saattaa vaikuttaa välittömästi tai välillisesti hallituksen jäsenen, toimihenkilön tai hänen lähipiirinsä taloudelliseen tai muuhun etuun. Mitä tässä on sanottu sopimuksesta, on vastaavasti sovellettava oikeudenkäyntiin tai muutenkin toimivallan käyttämiseen. 2. TULOT, MENOT JA VAROJEN HOITO 5 Rahaliikenne ja pankkitilien käyttö Maksuliike on hoidettava pankkitilin välityksellä. Pankkitilien käyttöön liittyvistä yleisistä kysymyksistä sekä niiden avaamisesta ja lopettamisesta sekä tilien käyttövaltuuksista päättää yhdistyksen hallitus. Pankkitilien käyttöoikeudet määritellään siten, että nimen kirjoittajana on aina kaksi henkilöä, ensisijaisesti toiminnanjohtaja ja talous- ja hallintopäällikkö. Pankkitilien tiliotteet on viipymättä tarkistettava ja täsmäytettävä. 6 Palkanmaksu ja palkkakirjanpito Palkanlaskennassa, palkanmaksussa ja palkkakirjanpidossa on noudatettava näistä erikseen annettuja ohjeita ja määräyksiä. Maksettavien palkkojen osalta tulee varmistua, että ne maksetaan voimassa olevien sopimusten ja tehtyjen päätösten mukaisesti. Palkat ja palkkiot maksetaan hallituksen päättämänä ajankohtana palkansaajan ilmoittamalle rahalaitoksen tilille. Luontaisetumenettelyssä noudatetaan verohallituksen ohjeita. 7 Tulojen perintä Talous- ja hallintopäällikkö vastaa tulojen perinnästä. Perintä on järjestettävä siten, että tulojen kertymisestä varmistutaan ja perintä on tehokasta. Mahdollisesti syntyvät luottotappiot tulee kirjata hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. 8 Valtuudet Toiminnanjohtaja voi hyväksyä talousarviossa olevat yksilöidyt kulut, mikäli talousarvion tulopuoli on toteutunut. Projektipäälliköt voivat hyväksyä kulut, jotka ovat korkeintaan 500 euroa. Yli 500 euron hankinnoista on sovittava toiminnanjohtajan kanssa. Pesäpuu ry:n talous- ja hallintosääntö

3 Ennakoimattomissa ja välttämättömäksi katsottavissa asioissa toiminnanjohtajalla on päätäntäoikeus 5000 euroon. Näitä suuremmat ennakoimattomat menot hyväksyy hallitus. 9 Tarkastusmerkinnät Talous- ja hallintopäällikkö tarkastaa tiliöidessään menot ja tarkistaa asianomaiselta menot, joille hän ei tiedä perustetta. Projektipäälliköt tarkastavat oman projektinsa tositteet. Tarkastaja merkitsee tositteeseen nimensä tai nimikirjaimensa ja tositteessa tulee olla myös merkintä siitä tilistä ja kustannuspaikasta, jolle meno kirjataan. 10 Tulojen ja menojen hyväksyminen Menot ja tulot sekä muistiotositteet hyväksyy toiminnanjohtaja. Hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja hyväksyy toiminnanjohtajan menot, jotka hän tarkastaa raportointikausittain tositekohtaisesti tai muutoin haluamallaan tavalla. Puheenjohtajan menojen oikeellisuuden tarkistaa toiminnanjohtajan kanssa. varapuheenjohtaja yhdessä Hyväksymismerkintä voidaan tehdä myös sähköisenä. 11 Varallisuuden hoito Yhdistyksen varallisuuden hoito perustuu pitkän tähtäimen suunnitteluun, jota tarvittaessa tarkistetaan hallituksen toimesta. Toiminnanjohtaja ja talous- ja hallintopäällikkö hoitaa valtuuksiensa puitteissa operatiiviset toimenpiteet kuten esimerkiksi omaisuuden myynnit ja ostot, jotka hallitus on päättänyt ja raportoi asiasta hallitukselle. 12 Rahastot Yhdistyksellä mahdollisesti oleville rahastoille lasketaan valtionvarainministeriön määrittelemä peruskorko pääomalle. Pesäpuu ry:n talous- ja hallintosääntö

4 13 Testamenttien ja lahjoitusten kirjaaminen Toteutuneista testamenteista ja lahjoituksista laaditaan vuotuinen luettelo hallituksen tiedoksi tilinpäätöskokouksen yhteydessä. Luetteloiden laatimisesta vastaa talous- ja hallintopäällikkö. 14 Avustusten tilitykset Tilityksissä noudatetaan avustuksen myöntäneen tahon, Rahaautomaattiyhdistyksen, Ulkoasianministeriön ja EU:n antamia ohjeita ja määräyksiä. Tilitysten laatimisesta vastaavat toiminnanjohtaja ja talous- ja hallintopäällikkö. 3. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS 15 Kirjanpidon järjestäminen Kirjanpito on järjestettävä ja hoidettava hyvän kirjanpitotavan mukaisesti siten kuin kirjanpitolaissa ja -asetuksessa on säädetty. Lisäksi on huomioitava Raha-automaattiyhdistyksen antamat avustusten kirjaamisohjeet, tämän taloussäännön määräykset sekä hyvän kirjanpitotavan vaatimukset. 16 Järjestelmän kuvaus Kirjanpito tulee järjestää niin, että se vastaa toiminnan laatua ja laajuutta. Kirjanpitoa järjestettäessä tulee ottaa huomioon sisäisen valvonnan lähtökohdat. Kirjaukset suoritetaan viimeistään kirjanpitolaissa säädetyn ajan kuluessa. Talous- ja hallintopäälliköllä on vastuu taloushallinnon järjestelmien tietosisällön oikeellisuudesta ja ajan tasalla pitämisestä. Talous- ja hallintopäällikkö vastaa siitä, että järjestelmien käytössä otetaan huomioon tietoturvallisuuteen liittyvät säännökset, määräykset ja ohjeet. ATK-palvelun toimittaja vastaa laitteiden teknisestä turvallisuudesta, varmistuksista, varajärjestelyistä ja yleisestä tietoturvallisuudesta. 17 Tositevaatimukset Sen lisäksi, mitä edellä 10 :ssä on sanottu, tositteiden osalta on noudatettava kirjanpitolain 5 :n määräyksiä. Tositteiden tulee täyttää myös arvonlisäverolain 209 b :n ja soveltuvin osin 209 c :n muoto- ja sisältövaatimukset. Tositteesta tulee selvitä, miten meno liittyy yhteisön toimintaan. Merkintöjen tulee olla sellaisia, että ulkopuolinen tarkastaja ne ymmärtää. Tositteet voivat olla myös sähköisessä muodossa. Pesäpuu ry:n talous- ja hallintosääntö

5 Siltä osin kun kirjanpito perustuu tiliotteisiin, vastaavat tiedot tulee ilmetä tiliotteesta tai sitä täydentävistä tositteista tai laskuista. 4. RAPORTOINTI 18 Raportointi Taloushallinnon raportointijärjestelmän tarkoituksena on palveluperiaatteen mukaisesti tukea päätöksentekijöiden toimintaa, henkilöresursseihin, talouteen ja taloudellisuuteen liittyvää päätöksentekoa. 19 Valvonta Toteutuneen toiminnan ja talouden raportointi annetaan säännöllisesti ja tilinpäätös sekä toimintakertomus niiden valmistuttua hallituksen käsittelyyn. Raportointi sisältää toteutuneen ja talousarvion mukaisen lyhennetyn tuloslaskelman. Olennaiset poikkeamat talousarviosta, kuten merkittävät lahjoitukset, luottotappiot, käyttö- tai sijoitusomaisuuden myyntituotot ja -tappiot sekä muut erityisseikat selvitetään kirjallisina raporttien ja tilinpäätöksen liitteinä. Projektikohtainen tuloslaskelma verrattuna talousarvioon raportoidaan kuukausittain projektipäälliköille heidän vastuualueeltaan. 5. SISÄINEN VALVONTA 20 Sisäinen valvonta Sisäinen valvonta tulee järjestää toiminnan laadun ja laajuuden edellyttämällä tavalla. 6. TILINTARKASTUS 21 Tilintarkastus Tilintarkastajille on varattava tilaisuus toimittaa tilintarkastus siinä laajuudessa kuin nämä katsovat sen tarpeelliseksi ja heille on annettava selvitystä ja apua, jota he pyytävät. Pesäpuu ry:n talous- ja hallintosääntö

6 22 Huomautukset Jos tilintarkastajat antavat yhdistyksen hallitukselle tilintarkastuspöytäkirjan, jossa he esittävät huomautuksia havaitsemistaan epäkohdista, on yhdistyksen hallituksella velvollisuus käsitellä pöytäkirja viipymättä ja säilyttää se luotettavalla tavalla. 7. ERINÄISET MÄÄRÄYKSET 23 Käyttöomaisuuden luettelointi Kiinteästä ja irtaimesta omaisuudesta pidetään luetteloa taloushallinnon antamien ohjeiden mukaan. Yhdistyksen omistuksessa olevat koneet ja laitteet luetteloidaan, luetteloinnista vastaa talous- ja hallintopäällikkö. 24 Matkustussääntö Matkakustannukset korvataan enintään verohallituksen ohjeiden mukaisesti. Ohjeiden mukainen matkalasku on esitettävä viimeistään kuukauden kuluessa matkan päättymisestä, ellei muutoin erikseen sovita. Matkalasku ja matkaa varten nostettu ennakko maksetaan pääsääntöisesti pankin kautta. Toiminnanjohtaja hyväksyy muiden ulkomaanmatkat ja matkan kustannusarvion ja hallituksen puheenjohtaja vastaavasti toiminnanjohtajan ulkomaanmatkat ja matkan kustannusarvion. 25 Toimenpiteet havaittaessa taloudenhoidossa virheitä tai väärinkäytöksiä Asiasta on raportoitava viipymättä hallitukselle. 26 Päivittäminen ja vahvistaminen Taloussääntö ja siihen liittyvä ohjeistus päivitetään tarvittaessa ja vahvistetaan hallituksen kokouksessa. Päivitetty ja hyväksytty Pesäpuu ry:n hallituksen kokouksessa Pesäpuu ry:n talous- ja hallintosääntö