- Hallitus kokoontuu säännöllisesti, käsittelemään sihteerin lähettämän asialistan pohjalta käsiteltäviä asioita

Transkriptio

1 Mäntyharjun Virkistys ry Talousohjesääntö 1. Organisaatio- ja toimintaohje Mäntyharjun Virkistyksen jaostot ja näissä toimivat joukkueet toimihenkilöineen kuuluvat Mäntyharjun Virkistyksen (MäVi) ry:n alaisuuteen. Yhdistyksen päättävä elin on seuran kevät- ja syyskokoukset. Näiden välissä seuran ylintä päätäntävaltaa käyttää seuran hallitus. Hallitus ja vastuuhenkilöt valitaan seuran syyskokouksessa. 1.1 Hallitus - Hallitus kokoontuu säännöllisesti, käsittelemään sihteerin lähettämän asialistan pohjalta käsiteltäviä asioita - Hallitus ratkaisee mahdolliset kiistatilanteet joukkueiden välillä sekä joukkueen toimihenkilöihin kohdistuvat kurinpidolliset toimenpiteet. 1.2 Seuran puheenjohtaja - On päävastuussa seuran toiminnasta, taloudesta, tukien anomisesta, pr-työstä ym. - Käyttöoikeus seuran tileihin - Tukee ja neuvoo seuran toimihenkilöitä - Vastaa toimintasuunnitelmaluonnoksen laadinnasta - Vastaa talouspäätösten toteutuksen valvonnasta - Hyväksyy varapuheenjohtajan ja rahastonhoitajan laskut 1.3 Seuran sihteeri - Lähettää kokouskutsut ja asialistat hallituksen jäsenille - Huolehtii, että kokouksesta saadaan muistio - Käyttöoikeus seuran tileihin - Vastaa toimintakertomusluonnoksen laadinnasta 1

2 1.4 Seuran rahastonhoitaja - Hoitaa yhdistyksen taloutta ja varainhankintaa tehtyjen päätösten mukaisesti ja esittelee talouteen liittyvät asiat (tilinpäätöksen, talousarvion, laskelmat jne.) yhdistyksen kokoukselle - Hyväksyy laskut, joita ei tämän ohjesäännön mukaan ole määrätty puheenjohtajan tai sihteerin hyväksyttäviksi - Huolehtii menojen suorittamisesta sääntöjen ja päätösten mukaisesti, seuraa tulojen sekä jäsenten maksamien jäsenmaksujen kertymistä. - Vastaa kirjanpitokirjojen ja tositemateriaalin säilyttämisestä ja arkistoinnista. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat (päivä-pääkirja, tuloslaskelma ja tase liitteineen) ja tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositemateriaalin säilytysaika on kuusi vuotta. - Valmistelee yhdessä hallituksen kanssa talousarvioesityksen syyskokoukselle - Huolehtii muista hallituksen hänelle antamista tehtävistä - Käyttöoikeus seuran tileihin 1.5 Seuran varapuheenjohtaja - Hyväksyy seuran puheenjohtajan laskut - Käyttöoikeus seuran tileihin 1.6 Jaostot/joukkueet - Varsinaisen toiminnan järjestämisestä vastaavat jaostot seuran antamien ohjeiden mukaan - Jaostolla tulee olla nimetty rahastonhoitaja - Muita toimihenkilöitä (mm. varustevastaava, toimintatiimi jne.) valitaan tarpeen mukaan - Jaostojen tärkein päättävä elin on jaosto-/johtotiimi-/joukkuekokous. Se valitsee ja erottaa joukkueiden toimihenkilöt. - Kokouksen tehtävät ovat: Valita puheenjohtaja, rahastonhoitaja ja muut toimihenkilöt Hyväksyä jaoston toimintasuunnitelma ja talousarvio Päättää jaoston säännöistä 2

3 2. Yleistä seuran taloudenhoidosta - Kaikkea seuran taloutta hoidetaan kirjanpitolain ja -asetusten mukaisesti sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan - Arpajaisten, keräysten sekä muun vastaavanlaisen varainhankinnan osalta noudatetaan niistä annettuja määräyksiä ja ohjeita - Yhdistyksen kaikki maksuliikenne tulee hoitaa pankkitilejä käyttäen 2.1 Hallitus - Tilien avaamisesta ja sulkemisista sekä tilinkäyttäjistä päättää seuran hallitus. Se antaa joukkueille luvan vaihtaa ja nimetä tilinkäyttäjiä seuran joukkuekohtaiselle tilille. Joukkueet vastaavat itse toimintansa kuluista. - Hallituksen tehtävänä on huolehtia, että seuran talousarvion toteutumista seurataan. - Hallituksen pöytäkirjaan merkitään kaikki olennaiset poikkeamat talousarvioon. - Myös saadut lahjoitukset tulee merkitä pöytäkirjaan. - Menot hyväksyy seuran puheenjohtaja ja rahastonhoitaja tai heidän estyneenä ollessaan hallituksen erikseen hyväksymä henkilö. Käytännössä rahastonhoitaja hyväksyy maksettavat laskut allekirjoituksella. Maksut hoitaa rahastonhoitaja. - Rahastonhoitaja raportoi puheenjohtajalle ja seuran hallitukselle pyydettäessä seuran maksuvalmius- ja taloustilanteesta. - Lainan ottamisesta ja henkilöstön palkkaamisesta päättää aina seuran hallitus. - Seuran kirjanpito hoidetaan keskitetysti hallituksen päättämällä tavalla. Jaostot/joukkueet hoitavat maksuliikenteen itsenäisesti talousohjesääntöjen mukaan. 2.2 Jaostot/Joukkueet - Jaostoilla/Joukkueilla olevista tileistä ja joukkueen maksuista vastaa joukkueen valitsema rahastonhoitaja. - Koko seuran ja joukkueiden kirjanpito tehdään hallituksen hyväksymän tilitoimiston toimesta. - Tositteet (kuitit, laskut) ja muu mahdollinen kirjanpitomateriaali toimitetaan seuran rahastonhoitajalle tammi-maaliskuu mennessä huhti-heinäkuu mennessä elo-lokakuu mennessä marras-joulukuu mennessä 3

4 - Kirjanpitomateriaali säilytetään lain vaatiman ajan 2.3 Tilinpäätös - Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. - Hallitus huolehtii vuosittain tilinpäätöksen hyväksymisestä ja se esitetään kevätkokoukselle vahvistettavaksi sekä vastuuvapauden myöntämiseksi hallitukselle ja muille tilivelvollisille. 2.4 Talousarvion tekeminen - Jaosto/joukkue on velvollinen valmistelemaan oman talousarvionsa siten, että se on hallituksella ilmoitettuun päivämäärään mennessä 2.5 Omaisuuden hoito - Kaikki toimijat ovat velvollisia huolehtimaan siitä, että heidän käytössään olevaa seuran omaisuutta pidetään tarkoituksenmukaisessa kunnossa. 2.6 Toiminnantarkastus - Toiminnantarkastajaksi valitaan sääntöjen määräämällä tavalla esteetön ja pätevä henkilö tarkastamaan tilikauden hallintoa, taloudenhoitoa, tilejä ja tilinpäätöstä. 3. Jaostojen/joukkueiden taloudenhoidon tehtävät ja vastuut - Jaostojen/joukkueen talous on osa seuran taloutta. - Kokonaisvastuu jaoston/joukkueen taloudellisesta toiminnasta on kaikilla jaoston/joukkueen toiminnassa mukana olevilla jäsenillä ja lasten/nuorten ryhmissä/joukkueissa heidän vanhemmillaan. - Taloudellinen vastuu seuran suuntaan on jaoston puheenjohtajalla tai muulla vastuuhenkilöksi nimetyllä ja rahastonhoitajalla. 4. Jaoston/joukkueen toimintasuunnitelma ja talousarvio - Toimintasuunnitelma muodostaa pohjan joukkueen talousarviolle. Talousarvio tehdään tilikausi kerrallaan ja sen tulee perustua jaoston toimintasuunnitelmaan. Toimintasuunnitelma ja talousarvio on toimitettava seuran sihteerille ilmoitettuun päivämäärään mennessä 4

5 - Talousarvio on tehtävä seuran ohjeiden ja mallin mukaisesti. Malli löytyy kotisivujen materiaalisalkusta. - Talousarviosta on käytävä selville arvioidut menot sekä menojen kattamiseksi hankittavat tulot. Talousarvio on laadittava siten, että jaosto pystyy tehtyä suunnitelmaa noudattamalla suoriutumaan kaikista sitoumuksistaan toimintakauden aikana. Jaoston/joukkueen kauden menot voivat olla tuloja suuremmat ainoastaan sillä edellytyksellä, että aikaisemmilta kausilta on varoja säästössä alijäämän rahoittamiseksi. - Seuralle tulevia maksuja ovat jäsenmaksut. Jäsenmaksu maksetaan kaikista seuran harrastajista ja toimihenkilöistä. Jäsenmaksukausi on kalenterivuosi. 5. Jaoston/joukkueen rahat ja omaisuus - Jaoston/joukkueen tilillä olevat varat ovat seuran omaisuutta, joka on jaoston/joukkueen käytössä toiminnan rahoittamiseksi. - Jaostojen/joukkueen tilit ovat seuran tilejä, joiden käyttöoikeudet seuran hallitus myöntää joukkueen vastuuhenkilöille. - Seuran hallitus päättää tilien avaamisesta, sulkemisesta ja käyttöoikeuksista. - Jaosto/joukkue ei saa avata omia pankkitilejä. - Jaoston/joukkueen nimissä olevaa pankkitiliä käyttävät kunkin jaoston/joukkueen nimetyt vastuuhenkilöt. Nimeäminen tapahtuu jaoston kokouksessa. 6. Jaoston/joukkueen maksuliikenne 6.1 Laskut - Seuralla ei ole käteiskassaa - Joukkueen kaikki rahaliikenne tulee hoitaa joukkueen pankkitilin kautta, jolloin jokaisesta maksutapahtumasta tulee merkintä tiliotteeseen. - Käteisnostot tililtä eivät pääsääntöisesti ole sallittuja. Nostot ovat sallittuja ainoastaan tapahtumien pohjakassoja varten, muissa tapauksissa käteisnostoista on sovittava erikseen rahastonhoitajan kanssa. Rahoja tilitettäessä pohjakassa ja tulot on merkittävä selkeästi erikseen. - Tililtä ei voi nostaa etukäteen rahaa esim. kahviohankintoja varten, vaan rahan siirto hoidetaan kulukorvauslomakkeen kautta. Myöskään tapahtumien käteiskassasta ei voi maksaa esimerkiksi tarvikehankintoja. - Kirjanpitomateriaaliin tulee liittää välittömästi nostoa vastaavat käteiskuitit. Noston tarkoituksesta tulee kirjoittaa selvitys. 5

6 - Jaoston/joukkueen on maksettava kaikki laskunsa viimeistään eräpäivänä. Mikäli laskuja ei makseta eräpäivään mennessä, rahastonhoitaja huomauttaa asiasta välittömästi. Joukkuetta ei ilmoiteta sarjaan, mikäli maksuja on maksamatta. Jos laskua ei makseta vielä tämänkään jälkeen, asia käsitellään seuran hallituksessa, joka voi sulkea joukkueen seuran toiminnasta kunnes maksut on maksettu. - Laskuihin tulee merkitä maksupäivämäärä 6.2 Tositteet - Tositteita ovat laskut ja käteiskuitit. Niistä on käytävä ilmi: menotosite: ostettu tuote, tavara tai palvelu tulotosite: luovutettu suorite (esim. ilmoitustila, talkoosuorite, yms.) maksettu tai saatu rahasumma päivämäärä ostopaikka (liikkeen nimi ja Y-tunnus) - Käteisellä maksettaessa saadaan usein vain kassanauha kuitiksi. Mikäli siitä ei käy ilmi em. asiat, on pyydettävä nk. paragon -kuitti, josta tulee ilmetä mainitut tiedot. - Kulu- ja matkakorvauksia ei makseta ilman asianmukaisia tositteita 7. Korvausten maksaminen joukkueen toimihenkilöille 7.1 Kulukorvaukset - Joukkueen toimihenkilöille voidaan maksaa päivärahoja verohallinnon määrittelemien ohjeiden mukaan. Päivärahoja voi maksaa verottomana enintään 20 päivältä kalenterivuodessa. Päivärahojen ja matkakorvauksen maksamisesta päättää jaosto. - Seuran määrittelemä kilometrikorvaus 0,20 /km. Matkakorvauslomake löytyy seuran kotisivuilta materiaalipankista - Kaikki kulukorvaukset (esim. kahviotarvikkeiden hankinta) maksetaan rahastonhoitajan hyväksymän tositteen perusteella. Matkakorvaus- ja kulukorvauslomakkeet ovat ladattavissa/tulostettavissa seuran kotisivujen Materiaalisalkussa - Kun joukkueelta tai seuralta veloitetaan kulukorvauksia esimerkiksi oman auton käytöstä, maksun saajan tulee tehdä veloitusten perusteista kirjallinen selvitys (Matkakorvauslomake), johon liitetään tarvittavat liitteet (matkaliput). Rahastonhoitajan tulee pitää huolta siitä, että verohallinnon ohjeita noudatetaan. Kun kyseessä on kilometrikorvaus tai päiväraha, tarvitaan henkilötiedot aina. 6

7 7.2 Palkat ja palkkiot - Kun yksityisellä henkilöllä teetetään työtä esim. valmennusta, luennointia yms. ja siitä maksetaan suoraan kyseiselle henkilölle, on kysymyksessä palkanmaksu tehdystä työstä, jossa seura toimii työnantajan roolissa. - Palkattavat henkilöt tulee hyväksyttää seuran hallituksella. Hallitus hyväksyy sopimuksen mukaiset palkat ja palkkiot sivukuluineen. Maksettavat palkat ja palkkiot tulee lähettää seuran rahastonhoitajalle tämän laskettavaksi/hyväksyttäväksi. Rahastonhoitaja lähettää palkka-/palkkiolaskelman sen saajalle. Seura toimittaa ennakonpidätyksen ja maksaa sosiaaliturvamaksut jotka veloitetaan jaostolta. - Tätä varten palkkatositteesta tulee käydä ilmi seuraavat asiat: bruttopalkka palkansaajan nimi henkilötunnus kotiosoite, postinumero ja toimipaikka verotuskunta pankkitili, jolle palkka maksetaan. Palkansaajan verokortti tulee liittää mukaan. Mikäli verokorttia ei toimiteta, ennakonpidätyksen suuruus on 60% bruttopalkasta. - Lasten ja nuorten ohjaajina/valmentajina toimivien tulee toimittaa rikosrekisteriote seuran rahastonhoitajalle palkkiokauden alussa. Palkkiota ei makseta, mikäli rikosrekisteriotetta ei ole toimitettu. 8. Varainhankinta - Jaoston/Joukkueen toiminta rahoitetaan mm. kausimaksuilla, jonka suuruuden päättää jaosto. Seuran ja joukkueen nimissä hankitut varat on käytettävä seuran tai joukkueen harrastajien hyödyksi. - Varainhankinnassa on noudatettava verotukseen liittyviä lakeja ja asetuksia sekä huomioitava seuran asema yleishyödyllisenä yhdistyksenä. Kaikki veronkiertoon viittaavat järjestelyt on kielletty. Pienin yksikkö, jolle talkoo- tai sponsorituoton voi jakaa on joukkue. Kaikki henkilökohtainen talkootai sponsorivarojen jakaminen pelaajille on kielletty (ts. korvamerkittyä rahaa ei saa olla). Tämä tarkoittaa käytännössä sitä että esim. sponsorirahaa hankkinut henkilö ei voi saada hyvitystä muista maksuistaan, eivätkä talkoisiin osallistuneet ole oikeutettuja pienempiin maksuihin kuin talkoisiin osallistumattomat. Kukaan ei myöskään voi saada vapautusta kausimaksusta. Verottaja katsoo tällaiset edut saajan (junioreilla vanhemman) henkilökohtaiseksi ansiotuloksi. Jaosto ei voi päättää, että talkoovelvoitteesta voi suoriutua maksamalla osuutensa rahana joukkueen tilille. - Kausimaksut suoritetaan jaoston/joukkueen tilille eräpäivään mennessä. Tarvittaessa voidaan jaoston johtoryhmän kanssa tehdä maksusopimuksia. Kaikki harrastajan kauden maksut tulee olla maksettuna ennen kauden päättymistä. 7

8 - Myynnin tapahtuessa muualla kuin seuran omassa toiminnassa, tapahtumissa ja kilpailuissa, tulee huolehtia arvonlisäverosta. Arvonlisäverovelvollisuus koskee esimerkiksi kesäteatterikahvitusta ja ilotulitemyyntiä 9. Talousseuranta Kauden aikana tulee seurata toimintasuunnitelman ja talousarvion toteutumista. Jaostojen vastuuhenkilöiden tulee toimia tämän talousarvion puitteissa. Seurannan tekeminen on tärkeää, sillä tulojen ja menojen muuttuessa oleellisesti, jaoston tulee kutsua uusi kokous koolle. 10. Kirjanpitomateriaalin toimitus Jaoston puheenjohtaja/nimetty henkilö tarkistaa ja allekirjoituksellaan hyväksyy maksetut laskut, kuitit ja muut tositteet, ennen kuin ne toimitetaan seuran rahastonhoitajalle. Allekirjoituksellaan hän kuittaa, että hankinnat on tehty jaostolle/joukkueelle, eikä väärinkäytöksiä ole tehty. 11. Jaoston/joukkueen toiminnan päättyminen Jaosto/joukkue ei voi palauttaa joukkueen tilillä olevia varoja tai luovuttaa seuran omaisuutta yksityishenkilölle. Loppuvan joukkueen kaikki varat ja omaisuus jäävät seuralle. 12. Taloudenhoitoa koskevat kysymykset ja ratkaisuvalta Epäselvissä ja tulkinnanvaraisissa tapauksissa kysytään ensin neuvoa talouteen liittyvissä asioissa seuran rahastonhoitajalta ja puheenjohtajalta. Talouteen liittyvissä asioissa ongelmanratkaisuryhmänä toimii ko. jaoston puheenjohtaja/nimetty henkilö, joukkueen joukkueenjohtaja, rahastonhoitaja, seuran puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Seuran hallituksella on lopullinen päätösvalta epäselvissä talousasioissa, ellei asia vaadi seuran kokouksen päätöstä. Mäntyharjun Virkistyksen talousohjesäännön ovat laatineet helmikuussa 2017 rahastonhoitaja Meeri Sinkko ja kehittämispäällikkö Sari Karppi. 8