URHEA-SÄÄTIÖN TALOUSSÄÄNTÖ YLEISET MÄÄRÄYKSET

Transkriptio

1 URHEA-SÄÄTIÖN TALOUSSÄÄNTÖ YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Suhde muihin säädöksiin Säätiön hallinnossa, varojen hoidossa, kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä on noudatettava voimassa olevia lakeja ja asetuksia sekä säätiön sääntöjen lisäksi toimintasääntöä ja tämän taloussäännön määräyksiä. 2 Hallituksen taloushallinnon tehtävät Hallituksen tulee säätiön päättävänä elimenä huolehtia säätiön hallinnon järjestämisestä toimintasuunnitelman ja talousarvion puitteissa. Hallituksen tehtävänä on laatia myös vuotta pitemmän aikavälin toiminta- ja taloussuunnitelma. Säätiön talousarviossa määritellään vuosittaiset tavoitteet ja niiden saavuttamiseksi käytössä olevat resurssit. Hallituksen tulee huolehtia kirjanpidon ja varainhoidon asianmukaisesta järjestämisestä ja säätiön omaisuuden tarkoituksenmukaisesta vakuuttamisesta. Hallitus ja toiminnanjohtaja vastaavat siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan kirjanpitolain sekä tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti ja että tilinpäätös ja toimintakertomus yhdessä antavat oikeat ja riittävät tiedot säätiön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Hallitus päättää toimihenkilöiden palkoista ja palkkaetuuksista, merkittävistä investoinneista, lainan otosta, takauksien ja vakuuksien myöntämisestä, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteista, toiminnanjohtajaa koskevista asioista sekä määrittelee sijoitustoiminnan puitteet ja valtuudet. 3 Tehtävien siirto Hallitus voi harkintansa mukaan siirtää tässä taloussäännössä tarkoitettuja tehtäviä nimeämälleen säätiön toimihenkilölle tai asettamalleen toimikunnalle, joka toimii hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. 4 Toiminnanjohtaja Hallituksen nimeämä toiminnanjohtaja johtaa säätiön käytännön toimintaa ja vastaa säätiön taloushallinnon (mm. kirjanpito ja budjetointi) ja sisäisen valvonnan järjestämisestä hallituksen ohjeiden ja olemassa olevien määräysten mukaisesti. 5 Toimihenkilöt Säätiön toimihenkilöiden on hoidettava tehtävänsä taloudellisesti ja huolellisesti. Taloutta hoitavien toimihenkilöiden on vastattava siitä, että säätiön kirjanpito on lainmukainen ja raportointi tarkoituksenmukaista ja että varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty ja että hallitus ja muut päättävät elimet saavat riittävän ja oikean tiedon taloudellisten päätösten perustaksi.

2 6 Esteellisyys Säätiön toimielimen jäsen tai säätiön toimihenkilö ei saa osallistua hänen ja säätiön välistä sopimusta tai muuta oikeustointa koskevan asian käsittelyyn. Hän ei myöskään saa ottaa osaa säätiön ja kolmannen henkilön välistä oikeustointa koskevan asian käsittelyyn, mikäli hänellä on siitä odotettavana olennaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa säätiön edun kanssa. Mitä tässä on sanottu oikeustoimesta, on vastaavasti sovellettava oikeudenkäyntiin ja muuhun puhevallan käyttämiseen. TULOT, MENOT JA VAROJEN SIIRTO 7 Rahaliikenne ja pankkitilien käyttö Maksuliikenne on hoidettava pääsääntöisesti pankkitilien välityksellä. Hallitus päättää pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta sekä käyttövaltuuksista. Peruspääomasta kertyvä tuotto ja säätiölle kertyvät muut varat muodostavat käyttörahaston. Käyttörahaston varoja käytetään säätiön tarkoituksen toteuttamiseksi ja säätiön muihin menoihin. Erikoisrahastot voivat olla pysyviä tai määräaikaisia. Yksi pysyvä erikoisrahasto on stipendirahasto, josta säätiön hallituksen päätöksellä jaetaan stipendejä opiskeleville urheilijoille. Säätiöllä on oikeus vastaanottaa avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja sekä muulla laillisella tavalla kartuttaa omaisuuttaan. Omaisuuden lisäykset, ellei niistä ole toisin määrätty, liitetään käyttörahastoon. Säätiölle lahjoitettujen varojen käytöstä on noudatettava lahjoittajan määräyksiä. Säätiön omaisuus on sijoitettava turvallisesti ja tuloja tuottavasti. 8 Avustuksiin liittyvät asiat Yleisten toiminta-avustusten hakemukset ja vuosiselvitykset sekä avustusten maksupyynnöt ja selvitykset toteutuneista kuluista allekirjoittaa toiminnanjohtaja tai säätiön nimenkirjoitusoikeuden omaava muu toimihenkilö. 9 Tarkastusmerkinnät Ennen menon maksamista lasku tai muu sen perusteena oleva asiakirja tulee tarkastaa ja siitä tulee näkyä - tavaran tai työn suorituksen vastaanottaja - asia-/numerotarkastaja - menon hyväksyjä Vastaanottajan ja tarkastajan tulee merkitä tositteeseen nimensä tai nimikirjaimensa ja tositteessa tulee olla myös merkintä siitä tilistä ja kustannuspaikasta, jolle meno kirjataan. 10 Tulojen ja menojen hyväksyminen Menon hyväksyjän tulee tarkastaa, että meno on säätiön toiminnasta johtuva, sopimuksen mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä. Hyväksymisen suorittaa vain siihen valtuutettu ja oikeutettu toimihenkilö. Toiminnanjohtajan talousarvion mukaiset menot hyväksyy hallituksen puheenjohtaja. Hankinnat tai muut satunnaiset, merkittävän suuret menot, jotka poikkeavat talousarviosta, tulee hyväksyttää hallituksen puheenjohtajalla ja hänen harkintansa mukaan hallituksella.

3 11 Saatavien perintä Perintä on järjestettävä siten, että kertymisestä varmistutaan ja perintä on tehokasta. Mahdollisesti syntyvät luottotappiot tulee kirjata hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS 12 Kirjanpidon järjestäminen ja kirjanpitojärjestelmän kuvaus Säätiön kirjanpito tulee järjestää ja hoitaa siten kuin kirjanpitolaissa ja -asetuksessa on säädetty huomioon ottaen lisäksi tämän taloussäännön määräykset sekä hyvän kirjanpitotavan vaatimukset. Kirjanpito tulee järjestää niin, että se vastaa säätiön toiminnan laatua ja laajuutta. Kirjanpitoa järjestettäessä on otettava huomioon sisäisen valvonnan lähtökohdat. Kirjanpitojärjestelmän pohjana tulee olla kirjallisesti laadittu luettelo käytetyistä tileistä ja kustannuspaikoista kirjausohjeineen. Tililuettelo tulee laatia siten, että sillä on yhteys talousarvioon, tuloslaskelmaan ja taseeseen. Tilikauden tulot ja menot tulee kirjata bruttomääräisinä omille tileilleen vähentämättä tuloja menoista tai menoja tuloista tarpeellisia oikaisukirjauksia lukuun ottamatta. Kirjanpito tulee pitää ajan tasalla ja sitä on hoidettava huolellisesti. 13 Palkanmaksu ja palkkakirjanpito Palkanlaskennassa, palkanmaksussa ja palkkakirjanpidossa on noudatettava näistä erikseen annettuja ohjeita ja määräyksiä. Maksettavien palkkojen osalta tulee varmistua, että ne maksetaan voimassa olevien sopimusten ja tehtyjen päätösten mukaisesti. Palkat ja palkkiot maksetaan hallituksen päättämänä ajankohtana maksunsaajan määräämään rahalaitokseen. Luontaisetumenettelyssä noudatetaan verohallinnon ohjeita. Luontaiseduista päättää hallitus ja ne voivat olla enintään verohallinnon enimmäismäärän suuruisia. Palkkioista ja lyhytaikaisista ja tilapäisistä tehtävistä on kirjoitettava palkkiolasku, joka sisältää laskuttajan nimen, henkilötunnuksen, laskuttajan osoitetiedot, verotuskunnan, tiedot työn suoritusajasta ja maksuperusteesta. Laskuttaja varmentaa laskun allekirjoituksellaan ja päiväyksellä. Palkkiolaskut hyväksyy tilaaja. 14 Tositevaatimukset Kirjanpitokirjausten tulee perustua tilikauden alusta juoksevasti numeroituihin, ensisijaisesti alkuperäisiin, asianmukaisesti varmennettuihin ja tarkastusmerkinnöin varustettuihin päivättyihin tositteisiin. Tositteiden tulee olla kirjanpitolain ja asetuksen mukaisia sekä noudattaa Kirjanpitolautakunnan yleisohjeita.

4 15 Tilinpäätös Säätiön tulee laatia tilikaudelta tilinpäätös ja toimintakertomus kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämällä tavalla hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Tilinpäätös käsittää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen ja siihen on liitettävä toimintakertomus. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen on annettava oikea ja riittävä kuva säätiön tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava säätiön sääntöjen määräämässä ajassa. Tilinpäätös tulee laatia suoriteperusteisena. Mikäli kirjanpitoa on tilikauden aikana hoidettu maksuperusteisena, se on ennen tilinpäätöstä täydennettävä ja oikaistava olennaisilta osin suoriteperusteiseksi. 16 Tuloslaskelma Säätiön tuloslaskelma tulee laatia kirjanpitoasetuksen säännökset huomioon ottaen ryhmiteltynä siten, että ryhmittely kuvaa selkeästi säätiön toiminnan laatua ja laajuutta. Tuloslaskelman tulee olla verrattavissa säätiön talousarvioon sekä edellisen vuoden tilinpäätökseen. Tarvittaessa vertailutietoja on oikaistava uutta esitystapaa vastaavaksi. Tuotot ja kulut tulee esittää bruttomääräisinä vain tarpeellisin oikaisuviennein korjattuina. Tulokseen vaikuttavat poikkeukselliset erät tulee selvittää taseen liitetiedoissa. 17 Tase Säätiön taseen tulee rakenteensa ja pääryhmittelynsä osalta noudattaa kirjanpitoasetuksen tasekaavaa. Tarvittaessa yksittäisistä tase-eristä voidaan käyttää asetuksen kaavasta poikkeavia nimityksiä. RAPORTOINTIJÄRJESTELMÄ 18 Raportointi Taloushallinnon raportointijärjestelmän tarkoituksena on tukea eri päätöksentekijöiden toimintaa, henkilöstöresursseihin, talouteen ja taloudellisuuteen liittyvää päätöksentekoa. Raportointijärjestelmä on luotava sellaiseksi, että sen avulla säätiön hallitus ja muu johto pystyvät saamaan kokonaiskuvan säätiön toteutuneesta toiminnasta, tuloksesta ja taloudellisesta asemasta sekä rahoituksesta että siitä, miten toteutumat poikkeavat suunnitellusta. 19 Seuranta Toiminnan ja talouden raportointi tulee hallituksen käsittelyyn neljännesvuosittain. Raportointi sisältää tuloslaskelman ja taseen sekä tulosennusteen. Jatkuva talouden seuranta kuuluu toimihenkilöiden tehtäviin.

5 SISÄINEN VALVONTA 20 Sisäinen valvonta Sisäinen valvonta tulee järjestää toiminnan laadun ja laajuuden edellyttämällä tavalla. Hallituksen tulee valvoa, että säätiön kirjanpidon ja varainhoidon sisäinen tarkkailu on asianmukaisesti järjestetty. Hallituksen pöytäkirjaan tulee tehdä merkintä kaikista olennaisista poikkeamista talousarvioon. TILINTARKASTUS 21 Tilintarkastus Tilintarkastus sisältää säätiön tilikauden kirjanpidon, tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja hallinnon tarkastuksen. Tilintarkastajille tulee varata mahdollisuus toimittaa tarkastus siinä laajuudessa kuin se katsotaan tarpeelliseksi ja siihen liittyen on annettava sellaisia selvityksiä ja apua, joita tilintarkastukseen liittyen pyydetään. Kun tilintarkastus on suoritettu, tilintarkastajien tulee tehdä siitä tilinpäätökseen kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämä merkintä. Tilintarkastukseen liittyvä tilinpäätösaineisto tulee luovuttaa tilintarkastajille 15. maaliskuuta mennessä. Tilintarkastajien on annettava tilintarkastuskertomus säätiön hallitukselle viimeistään 31. maaliskuuta. Jos tilintarkastajat antavat säätiön hallitukselle tilintarkastusraportin, jossa he esittävät huomautuksia havaitsemistaan epäkohdista on hallituksella velvollisuus käsitellä raportti viipymättä ja säilyttää se hallituksen pöytäkirjan liitteinä. ERINÄISET MÄÄRÄYKSET 22 Erinäiset määräykset Hallitus voi antaa tätä taloussääntöä täydentäviä ohjeita ja määräyksiä.