KIRJANPIDON KÄYTÄNTEITÄ, TOSITE JA LASKU

Transkriptio

1 KIRJANPIDON KÄYTÄNTEITÄ, TOSITE JA LASKU Tiliotteet muodostavat tositteiden kanssa kirjanpidon perustan. Aineiston käsittelyn helpottamista varten tositteet niputetaan mappiin kuukausittain aikajärjestykseen. Materiaali toimitetaan myös tilitoimistolle kuukausittain. Kunkin tiliotteen alle mapitetaan siihen liittyvät tositteet. Pienikokoiset tositteet niitataan kiinni aa neloselle. Pidä omat ja yrityksen rahat erillään. Maksa yrityksen pankkitililtä vain yritykselle kuuluvia suorituksia. Omaan kotitalouteen kuuluvia asioita ja kuluja ei ole syytä sekoittaa yritystoimintaan. Pidä myös omat ostotapahtumat täysin erillään yrityksen ostotapahtumista, niin etteivät ne ole samalla tositteellakaan. Mikäli tositteesta ei selviä mikä hyödyke on hankittu, viereen on syytä kirjoittaa selvennös mustekynällä. Vältä teippiä ja tussia. Merkinnät on syytä tehdä sellaisella kynällä, että tekstistä saa selvän vielä vuosienkin kuluttua. Ulkomaalaisesta tositteesta teksti on käännettävä suomeksi ja summat muutettava euroiksi. Jos itse tosite on sellainen, että on oletettavaa tekstin haalistuvan tai paperin murenevan, on siitä syytä ottaa kopio kirjanpitoon. Takuutodistukset kannattaa kopioida itselleen aina. Myyntilaskut pääsääntöisesti kirjataan kirjanpitoon suoriteperusteisesti. Käytännössä se tarkoittaa, että myyntitapahtuma merkitään kirjanpitoon laskun päiväyksen perusteella. Aktiivinen myyjähän lähettää laskun asiakkaalle lähes heti kun tavara tai palvelu on hänelle suoriteperusteisesti toimitettukin. Lasku kirjataan myyntisaamisiin odottamaan asiakkaan maksua. Vastakirjauksena on myynti ja myynnin arvonlisävero. Näin myynnin arvonlisävero tulee käsitellyksi siihen kuukauteen mihin itse laskukin on päivätty. Arvonlisävero tilitetään ja maksetaan kuukausittain, ellei käytössä ole poikkeavaa menettelyä. Tilikauden aikana tapahtumia voidaan käsitellä maksuperusteisina, mutta tilinpäätökseen ne on aina muutettava suoriteperusteisiksi. Ostolaskut voidaan merkitä kirjanpitoon laskun päiväyksen perusteella tai sen maksutapahtuman kohdalle. Laskun maksu tulee voida todentaa esimerkiksi pankin merkinnällä ja/tai tiliotteesta. Myös muut yritystoiminnan laskut kirjataan kirjanpitoon samoin perustein kuin varsinaiset hyödykeostot (tavaraostot). Esimerkiksi puhelinlasku, adls, vakuutukset, ake, vuokrat ja kirjanpitolasku. Veroista laitetaan kirjanpitoon oma tosite, josta selviää mitä veroja on maksettu. Laita kirjanpitoon mieluimmin hieman liikaa aineistoa ja selvityksiä kuin liian vähän. Kirjanpitäjä tarkastelee aineistoa ulkopuolisin silmin, eikä hän aina osaa arvata yrittäjän aivoituksia. Kirjanpitäjä toki palauttaa takaisin liiallisen materiaalin jota ei säilytetä kirjanpidon joukossa. Tosite Yrityksen asiakkaille, kuluttajille tai toiselle yritykselle, antaman tositteen muotoa ei ole säädelty mutta sen sisällön vähimmäisvaatimukset ovat säädetty kirjanpitolain 2 luvun 5 pykälässä. Siinä säädetään, että kirjanpidon on perustuttava: 1

2 1. Päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Jos peruskirjanpidosta ei ilmene eikä muutoinkaan ole selvää, miten liiketapahtuma on kirjattu, tositteessa on oltava merkintä käytetyistä tileistä. 2. Menotositteessa on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteessa luovutettu suorite. 3. Tosite, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla, mikäli se on mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama. Milloin kirjauksen perustaksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla. Näin voi esimerkiksi käydä kun ulkomailla ei myyjältä saada jotain tositetta, vaikkapa tehdystä taksimatkasta. Oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on asianmukaisesti varmennettava. 2

3 Tositteen tai sen perusteella tehtyjen kirjanpitomerkintöjen tulee olla selväkielisessä muodossa (KPL 2 luku 7 ). 4. Mikäli ostaja haluaa vähentää arvonlisäveron, on myyjän annettava tosite arvonlisäverolain 102 :n säädösten mukaan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että myyjä kertoo tositteessa kunkin hyödykkeen tai hyödykeryhmän osalta mikä on maksettava summa ilman veroja, arvonlisävero ja arvonlisäverollinen määrä siis kolme erillistä summaa. Arvonlisävero on mainittava prosentteina sekä euroina. Arvonlisäverottomat summat saadaan jättää niin halutessaan pois. 5. Myyjän yhteystiedoissa y-tunnus on ainoa pakollinen osa. Myyjän virallinen nimi ei ole pakollinen, kuittiin voidaan kirjoittaa markkinoinnissa käytettävä nimi. Lasku Laskun sisältövaatimukset on säädetty arvonlisäverolaissa. Lain 209 b :ssä on tarkasti kerrottu mitä tietoja laskussa on oltava. Siinä säädetään, että: 1. Laskussa on oltava sen antamispäivä. 2. Yksi tai useampi sarjaan perustuva juokseva tunniste, jolla lasku voidaan yksilöidä. Laskun päiväys ei ole laskun numero, se ei kulje juoksevassa sarjassa. 3. Arvonlisäverotunniste eli kotimaassa myyjän y-tunniste tai se muutettuna eu-vat koodiksi lisäämällä siihen FI etuliite maatunnisteeksi. 4. Tarvittaessa ostajan arvonlisäverotunniste. Tämä tulee välttämättömäksi tavaran yhteisökaupassa. 5. Myyjän nimi ja osoite sekä ostajan nimi ja osoite. 6. Myytyjen tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelun määrä ja luonne. 7. Tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä, jos se voidaan määrittää eikä se ole sama kuin laskun antamispäivä. Palvelujen suorituspäiväksi käy myös palvelun antamisen ajankohdan yksilöinti esimerkiksi maaliskuu 2009, kevät 2009 jne. 8. Arvonlisäveron peruste kunkin verokannan tai verottomuuden osalta, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa. 9. Arvonlisäverokanta. 10. Suoritettavan arvonlisäveron määrä euroina. 11. Mikäli myynnistä ei ole suoritettava arvonlisäveroa, verottomuuden peruste on tuotava esille laskussa viittaamalla kyseiseen lakipykälään. Esimerkiksi käytetyn tavaran osalta riittää viittaus marginaaliveromenettelyyn tai arvonlisäverolain 79 a :ään, jossa vastaava asia 3

4 Juha Siikavuo kerrotaan. Matkatoimistopalvelujen arvonlisäverottomuus on esitetty arvonlisäverolain 80 :ssä. 12. Jos laskulla muutetaan aikaisempaa laskua, yksiselitteinen viittaus tähän asiakirjaan. 13. Käytännössä laskulla on oltava näkyvissä summat; netto, alv, brutto. 4

5 Mikäli myyjä ei laadi kehotuksesta huolimatta laskua saa ostaja tehdä sen myyjän puolesta ja on todennettavissa järjestely, jonka mukaan myyjä hyväksyy laskun. Näin voi käydä esimerkiksi ulkomailla, jossa ei saada hotellista asianmukaista majoituslaskua. Mikäli laskun loppusumma on enintään 250 euroa saa käyttää niin sanottua kevennettyä laskutusmenettelyä. Tällöin esimerkiksi annettavia alennuksia ei tarvitse edellä kuvatun tarkoin yksilöidä. Maksuehdot, muut laskutustiedot ja viivästyskorko Maksuehdot eivät kuulu pakollisiin laskutustietoihin. Jos maksuehtoa ei ole annettu katsotaan kohtuulliseksi maksuajaksi 30 päivää netto. Yleensä kun alkava yritys laskuttaa suorittamaansa palvelua toiselta mahdollisesti myös pieneltä yritykseltä on suositeltavaa, että käytetään lyhyttä maksuehtoa. Palvelun myynnissä käteisalennuksia ei juurikaan käytetä. Maksuehdoksi voidaan asettaa: 7 pv netto 14 pv netto. Julkiselle sektorille sekä myös suurille yrityksille, joiden oletetaan olevan varmoja maksajia, maksuehdoksi voidaan asettaa myös kahta viikkoa pitempi ajanjakso. Tavaroiden myynnissä annetaan yleensä huomattavasti pidempiä maksuaikoja kuin palvelun myynnissä. Se osittain johtuu myös siitä, että tavara voidaan mahdollisesti hakea pois, mikäli asiakas ei sitä maksa. Annettua palvelua on mahdoton perua. Tehtaat antavat jälleenmyyjilleen yleensä pitkiä maksuehtoja käteisalennuksineen. Esimerkiksi: 30 pv 2 % tai 45 pv netto 120 pv netto 180 pv netto. Keski-Euroopassa hyvin pitkät maksuajat ovat tyypillisiä, täällä pohjolassa olallaan vähän liian hätähousuisia. Tällä pitkän maksuajan menettelyllä tavaroiden valmistajat omalla osallaan tukevat jälleenmyyjiään. Tuotteet ehditään myydä ennen kuin ostohinta pitää maksaa valmistajalle. Muina tietoina asiakkaalle oli suotavaa antaa seuraavat: - tilinumero, johon lasku maksetaan, - viitenumero, - huomautusaika päivissä ja huomautuskulun määrä euroissa, - viivästyskorko ja sen määräytymisperuste. 5

6 Viivästyskorkoa voidaan periä vain sen verran mitä laki sallii. Korko vaihtelee. Mikäli uusi yrittäjä ei halua ajatella koko asiaa, vaan kuitenkin varmentaa selustansa, on hänen syytä kirjoittaa laskuihinsa viivästyskoron kohdalle vaatimus; viivästyskorko lain mukaisesti Tällöin yrittäjän ei tarvitse miettiä mikä se korko olikaan juuri nyt laskutushetkellä. Jos asiaan joudutaan palaamaan, siinä vaiheessa tarkastetaan kulloisenkin viivästyskoron suuruus. Viivästyskorko on myös vuotuista korkoa ei absoluuttista. Esimerkiksi: Laskutamme asiakastamme eurolla ja asetamme maksuehdoksi 14 pv netto, viivästyskorko 11,5 %. Asiakas maksaa laskunsa viisi päivää myöhässä. Laskuttaisimmeko viivästyskorkoa, joka määräytyy seuraavasti: Jos lasku olisi vuoden myöhässä, viivästyskorko olisi 11,5 % eurosta eli 345 euroa. Jaetaan summa 365 päivällä, saadaan päivän korko, joka on 0,95 euroa. Päivän korko kerrotaan myöhästyneiden päivien lukumäärällä 0,95 x 5 pv = 4,75 euroa. Kirje, kirjekuori ja postimaksu maksavat noin 2 euroa, joten saamamme hyöty olisi vajaa 3 euroa sekä voimme vakuuttaa, että tämä on korkoperinnän jälkeen entinen asiakkaamme. Kannattaako siis nähdä vaivaa? Älä myy tuntemattomalla ostajalle mitään luotolla. Äläkä missään tapauksessa, ennen kuin olet varmistanut asiakkaan luottotiedot perusteellisesti. Asiakkaan luottotiedot voi tarkastaa netistä: Pieniä summia ei kannata lähteä perimään. Niele kiukkusi ja yritä uudelleen. 6