LIONS-KLUBIN KÄSIKIRJA I-piiri Koulutustoimikunta

Transkriptio

1 LIONS-KLUBIN KÄSIKIRJA I-piiri Koulutustoimikunta

2 KÄSIKIRJAN SISÄLTÖ 1. LIONSKLUBIN VUOSISUUNNITETELMAN KESKEISET OSAT 2. VUOSISUUNNITELMAN SISÄLTÖ JA ENNAKKOSUUNNITTELU 3. PRESIDENTIN VASTUUT JA JOHTAJUUS 4. MUIDEN VIRKAILIJOIDEN ROOLIT 5. PEREHTYMINEN JA PEREHDYTTÄMINEN 6. TOIMIKUNNAT JA NIIDEN TEHTÄVÄT 7. KLUBIN BRÄNDI JA VIESTINTÄ 8. VIIHTYVYYDEN KEHITTÄMINEN JA ARVIOINTI KLUBI-ILLAT, UUDET JÄSENET 9. MUISTAMISET ja PALKITSEMISET 10. YHTEISTYÖ YHTEISÖIHIN JA VIERAILIJAT- VAIKUTTAMINEN 11. PITKÄN AJANJAKSON AJATTELU JA SUUNNITTELU 12. ALLAKKA 13. BUDJETTI 14. KLUBIN TEHTÄVÄT KUUKAUSITTAIN 15. LIONS-JÄRJESTÖN TAVOITTEISTA 16. KLUBIN TOIMINTA JA OSALLISTUMINEN I-PIIRISSÄ 17. TOIMINTAKAUDEN TEEMAT 18. VIRKAILIJAT KLUBISSA JA PIIRISSÄ 19. KLUBIN ONNISTUMISEN HAASTEET Liitteet 1-10 Esipuhe I-piirin koulutustoimikunta on koonnut eri lähteistä ja oman kokemuksensa pohjalta käsikirjan käytettäväksi klubin toimintasuunnitelman ja mahdollisesti pitkän aikavälin suunnitelman koontipaikkana. Keskeiset liitteet päivitetään vuosittain piirin toimesta ja klubi itse päivittää klubikohtaiset osat. Jokainen piirin koulutustoimikunta myös päivittänee tekstiosan aika ajoin saatujen palautteiden mukaan. Toivomme, että kirja tukee sekä klubin että sen avain virkailijoiden kehittymistä ja kasvua Leijonina niin yksilöinä kuin ryhmänäkin. Hannu Anttonen I-piirin GLT-d

3 1. LIONSKLUBIN VUOSISUUNNITETELMAN KESKEISET OSAT Vuosisuunnittelun tulisi tuottaa hyvään klubiin seuraavat osat: Käsikirjan, jossa ovat pitkäjänteisesti tavoitteet ja vuositavoitteet. Näin näet kokonaisuuden ja riittävän pitkälle. Edellinen sisältää myös toimikuntien tavoitteet ja niiden kehityskeskustelut - erityisesti suunnitelmat jäsentoimikunnalle, tiedotustavoitteille, kriisiviestinnälle Budjetin Seuraavan kauden projektisuunnitelmat tarvittaessa Klubi-illan aiheet ja vierailut sekä vierailijat Lions-järjestön vuosikierron kokoukset Klubikalenterin, jossa on kuukausittain tärkeimmät aktiviteetit ja tapahtumat 2. VUOSISUUNNITELMAN SISÄLTÖ JA ENNAKKOSUUNNITTELU Vuosisuunnittelu alkaa edellisen kauden tammikuussa tuottaen ensimmäisen luonnoksen huhtikuuksi. Sitä voidaan käsitellä silloin sekä klubissa että piirin koulutuksissa. 1. Määrittele heti aluksi klubin toiminnan tavoitteet, myös kehittämistavoitteet ko kaudelle hyödyntäen klubin pitkäajan suunnitelmaa (strategiaa). Tarkista että tavoite on ymmärretty. 2. Perehdy tehtäviisi, vuosikirjan käsikirjaosaan ja presidentin käsikirjaan Käytä hyväksesi kv-sivujen mainioita materiaaleja 3. Keskustele edeltäjäsi sekä hallituksen jäsenten kanssa keskeisistä tavoitteista 4. Tee ajoissa toimikuntajako, uusien käytäntöjä ja antaen toimikunnille selkeät tavoitteet 5. Perehdy erityisesti klubisi, piirin ja kv-järjestön sääntöihin. 6. Lue I-piirin ja sen toimikuntien toimita-ajatukset ja tavoitteet 7. Lue Leijona-lehtiä ja seuraa liiton ja piirin sivuja ja Klubitoiminnan kehittäminen on jatkuvaa ja määrätietoista työtä. Oleellista on tunnistaa kauden kehitettävät alueet ja paneutua niihin koko jäsenistön kanssa yhteistyötä tehden. Hyvänä työkaluna toimii klubistrategia, joka päivitetään vuosittain. Kehittyvä ja virkeä klubi antaa jäsenistölleen mielekkyyttä kuulua yhteisöön ja iloista mieltä. Johtajat tuntevat jäsenten motiivit ja odotukset. Ohessa on toimintasuunnitelmamalli käytettäväksi apuna klubinvuosisuunnitelmaa tehtäessä. Muista lisätä siihen kauden teemat ja kehittävät toiminnan osa-alueet. Lisää siihen myös kaikki tiedossa olevat tapahtumat piirin kokous- ja koulutuskalenterista.

4 LC Oulu/ xx TOIMINTASUUNNITELMAMALLI Kuu Hallit Klubik Varainkeruu Palveluakt. Hallintoakt. Esitelmät Juhlat ja muut. akt. Syys Loka Marra s Joulu Joulukortit Kuivasojan käynnistys Joulukortit tilaukseen Joulukortit Kuivasojan käynnistys Verenluovutus Ilmoitus kv nuorisovaiht Lion palvelupv /Kiitos Veteraanit! Nuorisovaihto Kuivasojan uusinta Nenäpv Inventaario /Kiitos veteraanit! Vuosikokousvalmistelut Jäsenhankinta Vuosikokous -tilinpäätös -toimintakertom. Aloitteet ehdoll. LC:n vpj:ksi Projekti Srategiasta Jukka Oma strategia Sis.kasvu Tiedotussuun. Lady Strategia Nuoret/ diakonia juhlavalmis. 30 v. juhla Muu toiminta Lohkon kokous Alueseminaari xklubin tapaaminen Tamm Inventaario1 Sankarihauta Projekti ARS Jukka Uintikilpailu Kellonkl kanssa Helmi Kuivasojan. käynnistys Maalis Kuivasojan ilmoitusm Kirkkokyydit LQ-koulutus Vierailu Ystävänpäivä Uusien virkailijoiden esittely Riku Lohkon hiihtokilpailu Alue- Seminaari Lohkok Huhti Kuivasojan ilmoitusm Kansallinen Veteraanipv Uudet virkailijat hyväksytään Sihteerin esitys I-piirin vk. Ilmakiväärin haastekilpailu I-piirin vuosikokous Passivit Liitännäiskl Touko Kuivasojata -pahtuma Stipendit kouluille 100 % läsnäolomerkkien tilaaminen Kuivasojatapahtuman purku Floran pv Kesä Kuusipalstan hoito --- LC vk Sotkamo PNAT on korvattu piirin seminaarilla tai lohkon kokouksella Kauden kehitettävät kohteet/asiat klubissa:.. Kauden teemat: Kv-teema: Dignity, Harmony, Humanity CC: Monta tapaa tehdä hyvää DG: Menestystarina olemme me

5 Kansainvälinen teema Dignity Harmony Humanity; Ihmisyys Sopusointu Arvokkuus Kotimainen teema : Monta tapaa tehdä hyvää VCC: Elinvoimaa yhteistyöllä Toimintakauden jaksotus: heinä lokakuu: Ihmisyys marras helmikuu: Sopusointu maalis kesäkuu: Arvokkuus LCI 100 vuotta: Ympäristö ja Näkö 3. PRESIDENTIN VASTUUT JA JOHTAJUUS Johtajuudesta lyhyesti: Ole LEADER Kun johdat klubi-iltaa (kokousta) Johdat joukkoja, vedät linjoja aktivoit, motivoit, innostat! Ole MANAGER Kun johdat hallitustyöskentelyä Johdat ryhmää. Anna tilaa keskustelulle ja arvoa erilaisille mielipiteille. Suunnittele. Valmistele esityslista huolella. Käsittele asiat valmiiksi hallituksessa. Tee päätöksiä, kirjaa ne. Tehokas ja tuloksekas, päätöksiä tekevä hallitustyöskentely heijastuu koko toimikauteesi. Muista kuitenkin, että liika managerointi tappaa luovuuden. Ole HYVÄ JOHTAJA Kehitä innostava visio Johda esimerkkinä toimien Johda näkyvästi Huomaa, huomioi, kuuntele Delegoi Kannusta, tue, palkitse Luo yhteistyön henki OLE OMA ITSESI! Klubin johtamisen ja motivoinnin kehittäminen Klubit elävät vapaaehtoisistaan. Vaikka järjestö on olemassa ensisijassa jäseniä varten, toimintaa ei käytännössä ole ilman vapaaehtoisten aktiivien joukkoa. Koska aktiiveille on tarjolla niin paljon tekemistä kuin he vain itselleen keksivät ottaa, on tärkeää, että Lions - järjestössä keskitytään myös huolehtimaan motivaatiosta ja jaksamisesta.

6 Vapaaehtoisten motivointi Klubissa aktiivisin joukko on useimmissa klubeissa hallitus. Tämän ydintiimin motivaation mukana toiminnan taso nousee ja laskee. Klubin motivaatioon voi vaikuttaa periaatteessa kuka vain, mutta motivoivassa ilmapiirissä on kyse järjestön toimintakulttuurista, jota parhaiten muuttaa hallitus presidentin johdolla. Motivoinnin keinot ovat kuitenkin yleispäteviä kaikille vapaaehtoisille. Motivoinnin keinoja Yhteishengen vahvistaminen ja vertaistuki: Jokaisen vapaaehtoisen on tunnettava olevansa osa isompaa kokonaisuutta. Toimikausi on hyvä aloittaa yhteisellä esim. illanvietolla tai retkellä, jolloin ihmiset tutustuvat toisiinsa kokouksien/klubi-iltojen ulkopuolellakin. Myös esimerkiksi urheilu yhdessä hitsaa porukkaa erittäin hyvin yhteen. Kannattaa pohtia, voisiko esimerkiksi hallituksen sisälle koota poikkileikkaavia tiimejä kuten tapahtumatiimin, edunvalvontatiimin ja taloustiimin. Tiimeissä yhteishenkeä on helpompaa kohottaa kuin isommassa porukassa. Välillä tiimit on syytä sekoittaa, jotta yksi porukka ei klikkiydy liikaa. Pitkin toimikautta voi järjestää epävirallisempia ideointitapaamisia, eli iltakouluja. Hallituksen ulkopuolisille virkailijoille kannattaa organisoida jonkinlainen toimikunta tai tiimi, jotta hekään eivät tunne olevan yksin. Tehtävät Ihmiset ovat motivoituneimpia työssä, joka on riittävän haastavaa, mutta tarjoaa onnistumisen kokemuksia. Niinpä kannattaa pohtia, mikä pesti sopii parhaiten kellekin. Kun jokin tehtävä annetaan hoidettavaksi jollekulle, se on syytä antaa mahdollisimman "raakana", ratkaistavaksi ongelmaksi muotoiltuna: Tehtävä motivoi parhaiten kun sen toteuttamisen saa tehdä omilla ehdoilla ja ideoillaan. Vapaaehtoisten luovuuteen kannattaa luottaa! Toisaalta on tarjottava tukea, jos rahkeet eivät riitäkään, esimerkiksi tekemällä etukäteen selväksi, että tarpeen vaatiessa muu hallitus auttaa toteutuksessa. Eri pesteihin voi myös motivoida kertomalla, mihin tehtävässä toimiminen voi johtaa, tuloksien ja yksilön urapolun kannalta. Parhaassa tapauksessa toimijoille on löydetty mentorit, jotka ovat aiemmin toimineet pestissä ja voivat siten tukea nykytoimijoita - mutta vain tarvittaessa. Palkitseminen ja kiittäminen Kiittämisessä on lopulta kyse pienistä sanoista ja teoista, joiden ei tarvitse tulla virallisissa yhteyksissä. Ystävällisyys vie pitkälle. Pienet palkkiot, kuten yllättävät kakkukahvit kokouksen/klubi-illan alussa piristävät toimijoita. Jos klubi/leijonat ovat esimerkiksi saanut hyvää palautetta.

7 Jos jollakulla on mahdollisuus tai taito tuottaa elämys muille, vaikka vetämällä origamityöpaja tai viemällä klubilaisia ja kumppaneita mukavuusalueen ulkopuolelle, se kannattaa hyödyntää palkitsemisessa. Yhteiset illanvietot esimerkiksi isompien projektien päättyessä ovat hyviä tilaisuuksia niin kiittämiselle, palautteen annolle kuin avautumisellekin. Ihmiset arvostavat myös symbolista palkitsemista. Klubin perinteikkään aktiivisuusmelan tai kunniamerkin luovuttaminen tekee kiitoksesta virallisen ja siten arvokkaamman. Palkitsemisperinteitä voi myös luoda, vaikkapa "vuoden innostajan kiertopokaali" tai klubin kovimmalle talkoolaiselle/auttajalle esim. kuksa". Avoimuus ja osallistaminen: Presidentti saa usein tietää monia asioita, joita kukaan muu ei kuule. Niiden arvo ei laske jos ne kertoo muille. Päinvastoin, kun ihmiset saavat enemmän tietoa ja aiemmin kuin on tarpeellista, he kokevat olevansa osa luotettua joukkoa. Tämä motivoi toimimaan ja olemaan itsekin avoin. Talousasiat ovat kriittisiä kaikkien järjestöjen toiminnalle. Pankkitilin saldosta, kassan koosta ja talousarvion toteutumisesta kannattaa informoida koko hallitusta ja klubilaisia. Silloin ihmiset tietävät toiminnan mittasuhteet ja heikossa taloustilanteessa motivoituvat säästämään. Vapaaehtoisten johtaminen Lion toiminta perustuu vapaaehtoisten tekemälle työlle. Vapaaehtoistoimintaa pitää johtaa, ja oikeastaan vapaaehtoistyössä johtajan(presidentin) läsnäoloa tarvitaan vielä enemmän kuin palkkatyössä. Tämä johtuu siitä, että vapaaehtoisen motivaatio kumpuaa yhteisyyden tunteesta organisaatiota kohtaan, ja sitä voi ylläpitää vain huolehtimalla yhteishengestä. Yhteishengestä taas ei usein kanna vastuuta muut kuin johtaja, klubissa siis usein klubin presidentti. Presidentin on oltava kartalla myös toiminnan resursseista: Millainen tiimi millaisilla vahvuuksilla on koossa? Minkä verran on aikaa/rahaa käytettävissä toimintaan/palveluun? Minkä verran on rahaa käytettävissä jäsenten/vapaaehtoisten ulkopuolisten kumppanien palkitsemiseen projektissa ja miten tämä tehdään oikeuden mukaisesti? Neljä keskeistä asiaa klubin johtamisessa Läsnäolo ja esimerkki: Johtajan/presidentin on pidättäydyttävä mikromanageroimasta muiden projekteja, ja annettava tehtävät mahdollisimman raakoina, mutta oltava koko ajan valmis tukemaan, jos tarvitaan. Perehdyttäminen: Vapaaehtoisilla on eniten intoa tehtäväänsä alkuvaiheessa. Niinpä heti aluksi on perehdytettävä uusi porukka tehtäviinsä ja tartuttava hommiin. Projektinhallinta: Sitoutuminen elinaikaista, silti monet toteutukset ovat luonteeltaan projektimaisia. Hallituksen toimikausi on projekti, ja niin on esimerkiksi vuosijuhlien, sählyturnauksen tai seminaarin järjestäminen. Projektinhallinnan alkeita kannattaa käydä yhdessä läpi. Alkuun auttaa artikkelitapahtumajärjestämisen hyvät käytännöt. Palaute ja kiitos: Leijona/vapaaehtoinen tarvitsee palautetta ja kiitosta. Niitä pitää antaa tasaisesti pitkin toimikautta ja lopuksi isommin. Palautteenanto on taitolaji, ja voi olla että

8 ihmiset pitää aluksi pakottaa antamaan palautetta. Se kuitenkin ruokkii itseään, kohottaa itseluottamusta ja auttaa kehittymään, joten palautteeseen kannattaa panosta. 4. MUIDEN VIRKAILIJOIDEN ROOLIT Tehtävät löytyvät Klubivirkailijatiimin käsikirja osoitteesta tai liitteestä 4. Oleellista on, että sovit jokaisen virkailijan kanssa heidän vastuunsa, tehtävänsä, kauden tavoitteet ja raportointitavat sekä ko tehtävän lähimmät yhteistyökumppanit. Liitteen kuvaukset ovat suosituksia, joita usein on tarpeen kehittää. Sääntöjen mukaan aktiviteettitoimikunnan pj. ei kuulu hallitukseen, mutta hyvä käytäntö lienee hänen kuulemisensa kyllin usein hallituksessa. Erityisesti toimikuntien ja hallituksen työskentelyn mielekkyyteen ja tuloksellisuuteen tulee paneutua. Muistakaa raportoida tekemiset presidentille ja muille vastuutahoille. 5. PEREHTYMINEN JA PEREHDYTTÄMINEN TEHTÄVIIN Tietoa on runsaasti, tässä joitain tärkeimpiä tiedon sijaintipaikkoja: klubin käsikirja, Lions- vuosikirjan käsikirjaosa Leijona-lehdet Piirin kotisivulta, lohkon ja alueen puheenjohtajilta, tiedot vuosikirjassa ja piirin nettisivuilla piirikuvernööriltä, DG Harri Hirvelä varapiirikuvernööreiltä: 1. VDG Aarto Mäkinen, 2.VDG Seppo Saarela piirihallituksen muilta jäseniltä lohkonkokouksista koulutustapahtumista piirin sivuilta klubivierailuista, piirien kotisivuilta liiton vuosikokouksesta Suomen Lions-liiton toimistosta, Kansainvälisestä Päämajasta, ja Tanja Saarinen Virkailijoittesi perhdyttäminen on tehtäväsi. Piirin koulutus on heille oleellinen tiedon lähde. Samoin vuosisuunnitelman eri osat. Kehityskeskustelu järjestetään uuden jäsenen kanssa muutaman kuukauden kuluttua hänen liittymisestään klubiin. Keskusteluun tulee osallistua ainakin uuden jäsenen henkilökohtainen kummi, jäsen- ja sitouttamistoimikunnan puheenjohtaja, klubikummi ja klubin presidentti. Tilaisuuden järjestää ja kutsuu koolle klubikummi. Tilaisuuden tulee olla mukava, rento ja epämuodollinen. Keskustelussa kartoitetaan uuden jäsenen tuntemuksia klubin jäsenenä, hänen huomioitaan klubin toiminnasta, toiveitaan ja odotuksiaan sekä vastataan hänen kysymyksiinsä. Uutta

9 jäsentä kannattaa kuunnella avoimin mielin, sillä hänellä on varmasti paljon annettavaa klubin kehittämiseen. Uuden jäsenen erityisosaamisalueet ja -taidot tulisi selvittää, jotta niitä voidaan hyödyntää klubin toiminnassa. Koulutus annetaan uusille klubikohtaisestikin tarvittaessa. Vastaavaa käytäntöä voi käyttää keskeisten virkailijoiden ja toimijoiden kohdalla. Tiedäthän mihin tekijäsi ovat itse sitoutuneet. 6. TOIMIKUNNAT JA NIIDEN TEHTÄVÄT Toimikunnat vaikuttavat klubin menestykseen keskittymällä tiettyyn alueeseen ja varmistamalla, että klubin tavoitteet saavutetaan tällä alueella. Tavallisesti muodostetaan toimikuntia seuraaviin tarkoituksiin: klubikokousten ohjelmat, paikkakunnan palvelu, varainkeräysprojektit, klubin talous, johtajakoulutus, jäsenhankinta, PR sekä säännöt ja ohjesääntö. Kaikkia klubeja kannustetaan nimittämään myös webvastuuhenkilö koordinoimaan klubin teknisiä viestintävalmiuksia. Pienessä klubissa tulee välttää liian monia toimikuntia, jotta niille riittää myös toimivia jäseniä. Pysyvistä toimikunnista tärkeimpiä ovat aktiviteetti- ja jäsentoimikunta. Edellinen huolehtii palvelu-, varainkeruu ja passiviteettitapahtumista ja jälkimmäinen klubin ja jäsenten hyvinvoinnin kehittämisestä sekä jäsenhankinnasta ja jäsenten pysyvyydestä sekä sitoutumisesta. Tärkeää on että toimikunnilla on kirjatut tavoitteet vuosisuunnitelmassa ja että tehtävät on vastuutettu selkeästi. Tavoitteet alkavat visiolla, mitä haluat saada aikaan. Hyvät tavoitteet ovat tarkkoja, mitattavissa olevia, toimivia, realistisia ja ajallisesti sidottuja. Tavoitteet ovat tehokkaita, kun ne on kirjoitettu ylös, muuten ne saattavat jäädä toiveiksi. Hallinto- ja aktiviteettitoimikuntien valvojina toimivat varapresidentit sopimallaan tavalla. Toimikuntien puheenjohtajilta tulee pyytää kirjalliset tavoitteet, raportointi vastuupresidentille, joka tuo ne klubihallituksen käsiteltäväksi. Parhaiten toimivissa toimikunnissa on jäseniä enintään viisi. Huomioi, että kaikki jäsenet tulevat nimetyksi johonkin toimikuntaan kykyjensä ja taitojensa mukaan. Nimeä uudetkin jäsenet toimikuntiin. Kierto sovituilla säännöillä. Jäsentoiminnan avaimet ja suunnitelma voi perustua ajatteluun: Jäsenjohtajan tavoitteet Jäsentoimikunta -> Tehtävien jako ja tavoitteet Kummit Suunnitelmallisuus -> Toimintasuunnitelma Suunnitelma + Toiminta = Tulos Suunnitelman otsikot voisivat olla: Tavoitteet, Jäsenhuollon työkalut, jäsenhankinnan keinot, jäsenviihtyvyyden lisääminen, palvelutoiminnan vahvistamisen keinot, linkkaus viestintään Liitteessä 9 on tiedotustoiminnan vastaava ajattelu.

10 7. KLUBIN BRÄNDI JA VIESTINTÄ Klubien viestintää ovat esimerkiksi klubin oma lehti, jutut Lion- ja piirilehteen, jutut paikallisiin lehtiin, www-sivut, sosiaalinen media, erilaiset tiedotteet niin jäsenille kuin sidosryhmillekin, erilaiset aktiviteetit ja tapahtumat, kokoukset ja suorat yhteydenotot. Lionsklubin viestinnästä vastaa klubin presidentti. Hänellä on tehtävän käytännön toteutuksessa apunaan sihteeri, klubin toimikuntien puheenjohtajat ja virkailijat sekä tiedotussihteeri. Kukin klubin jäsen huolehtii viestinnästä omien tehtäviensä osalta. Yleisesti kiinnostavista asioista tiedotetaan myös piirilehteen, Lion-lehteen sekä piirin ja liiton viestinnästä vastaaville. Jos klubilla on www-sivut, klubi nimeää jäsenistään webmasterin, joka vastaa klubin kotisivujen julkaisemisesta ja ylläpidosta. Kotisivujen sisällöstä ja tuottamisesta vastaa lionsklubin presidentti liiton NET-työryhmän antamien ohjeiden mukaisesti. Webmasterin käyttöoikeudet voidaan perua NET-työryhmän ja viime kädessä Suomen Lions-liitto ry:n hallituksen toimesta, jos sivuja klubin ei hoideta tai päivitetä tai toiminta rikkoo liiton ohjeita. Klubin sisäisessä viestinnässä otetaan huomioon myös jäsenet, joilla ei ole mahdollisuutta sähköisten palveluiden käyttöön. Brändäyksestä on piirin sivuilla oma koulutuskooste. Tiedotussuunnitelman tavoite KLUBISSA on sisäinen brändäys. Sillä varmistetaan, että jäsenten kesken vallitsee yhteisymmärrys klubin arvoista, toiminnan tarkoituksesta ja visiosta. Kriisiviestintä on oltava olemassa, samoin ulkoinen viestintäsuunnitelma. Viimemainittu on markkinointityökalu, joka herättää yleisössä haluttuja tunteita, auttaa nostamaan klubin profiilia, houkuttelee uusia jäseniä ja luo luottamusta sidosryhmissä. Liitteenä on lyhyt erittely klubin viestintäsuunnitelmaksi. Liite 9. TASSUNJÄLKEMME kertovat: Monta tapaa tehdä hyvää. Tämä tapahtuu mm hyvien tarinoiden kautta, joita löytyy mm piirien sivuilta. Hyvä on muistaa, että presidentin mahdollisuudet johtaa viestintää ovat moninaiset. Mm seuraavat mahdollisuudet ovat olemassa: Klubivierailut, Lohkon kokoukset, Lohkon uutiskirje, Piirin uutiskirje, Raporttien lähettäminen, Klubin verkkosivut Eclubhouse, Verkkoviestin, SOME, blogit, webinaarit, Lions-lehti, I piirin lehti-tervaleijona. 8. VIIHTYVYYDEN KEHITTÄMINEN JA ARVIOINTI KLUBI-ILLAT, UUDET JÄSENET Vapaa-ajan mielekäs toiminta on sekä jäsenen että klubin tavoite. Hyvin suunnatut ja toteutetut aktiviteetit ovat koko toimintamme peruspilari mielekkyys mukana olemiseen löytyy vahvimmin sieltä. Sitouttaminen toimintaan tulee olla suunniteltua ja jatkuva osa klubin toimintaa. Keskeistä on myös klubi-iltojen mielekkyys ja vaihtelevuus. Sisäinen asiakkuus!!! Viihtyvyys ja motivoituminen eivät ole itsestään selvyys vaan tietoisesti ylläpidettävää toimintaa. Apuna siinä voi käyttää järjestönkin kehittämiä pelejä, kyselyjä ja laatuarvointimalleja. Niissä kaikissa selvitetään monipuolisesti jäsenten tyytyväisyys klubin

11 toimintaan ja sen kehittämiseen. Aika-ajoin asian selvittäminen on välttämätöntä. Selvitys tulisi tehdä, ennekuin on urauduttu liiaksi. Esimerkiksi istumapaikkojen vaihtelu kokouksissa estää klikkiytymisiä. Klikkiytyminen koetaan suurena esteenä uuden jäsenen sopeutumisessa klubiin. Istumajärjestyksen vakioituminen saattaa olla yksi merkki siitä, että klubi ei toimi avoimesti ja tasapuolisesti. Kokouspaikkojen vaihtelu on hyvä ja mielenkiintoinen tapa rikkoa rutiineja. Klubikummin tai klubimestarin toimenkuvaan kuuluu osaltaan huolehtia hyvien klubikokouskäytäntöjen juurtumisesta klubin toimintatapoihin. Uuden jäsenen vastaanotto tulee olla ikimuistoisen juhlallinen. Tulet jäseneksi vain kerran. Ohjeethan löytyvät vuosikirjasta. Kummin rooli on aivan keskeinen uuden jäsenen sopeutumisessa joukkoon ja sitoutumisessa klubin toimintaan. Jokaisen klubilaisen on tunnettava kummin velvollisuudet. Oma kummi on henkilö, joka on kutsunut uuden jäsenen klubiin. Antaessaan kummin lupauksen henkilö sitoutuu auttamaan uutta jäsentä tutustumaan klubilaisiin ja toimintaan. Uutta jäsentä ei tulisi koskaan jättää yksin ja klubilaisten tulisi hakeutua aktiivisesti hänen seuraansa. Olisi myös hyvä, jos kummin lisäksi olisi muitakin klubilaisia, jotka pitävät uuteen jäseneen yhteyttä myös kokousten välillä. Uuden jäsenen perehdyttämistä ei pidä jättää vain yhden henkilön vastuulle klubissa. Klubin tulee valita joukostaan klubikummi. Ammattikummiksi valitaan hyvät tiedot klubin ja järjestön toiminnoista omaava, jolla on aito halu opastaa tulokkaita toimintatavoissamme. Ammattikummin rooli sopii erityisen hyvin esimerkiksi Past Presidentin toimenkuvaan. Ammattikummina voi toimia myös jäsen- ja sitouttamistoimikunnan vetäjä eli klubin jäsenjohtaja. Ammattikummin tehtävänä on yhdessä jäsen- ja sitouttamistoimikunnan kanssa huolehtia uuden jäsenen viihtyvyydestä ja kotiutumisesta joukkoon. Kehityskeskustelu järjestetään uuden jäsenen kanssa muutaman kuukauden kuluttua hänen liittymisestään klubiin. 9. MUISTAMISET JA PALKITSEMISET Toimintakauden aikana klubissa vierailee leijonia virkansa puolesta. Tällaisia ovat mm piirikuvernööri, varapiirikuvernööri, lohkon/alueen puheenjohtaja. Muista, että esittelet heidät, istuta heidät kunniapaikalle presidentin viereen. Älä unohda esittelemästä muitakaan klubivierailijoita, muutama lämmin sana heille mukanaolosta klubi-illassa sekä myös muutama sana klubistasi ja sen toiminnoista. Kun lion-jäsen poistuu lopullisesti joukostamme, on asiaa muistamiseksi Lionlehdessä palsta, johon klubi voi lähettää poisnukkuneen jäsenen muistokirjoituksen. Kirjoittamisen toimittamisesta vastaa presidentti. Omaisia on myös syytä muistaa esim. ARS- säätiön adressilla. Presidentti voi harkintansa mukaan palkita hyvin toimineita jäseniä oman kautensa aikana. Kts vuosikirjasta nuo monet mahdollisuudet. Lisäksi klubeilla on omia palkitsemisjärjestelmiä. Arvokas tapa palkita henkilöitä on tukea säätiöittemme toimintaa Harkitse, voisiko joku klubisi jäsenistä ansaita Lions-ritarin arvon ja mitalin.

12 Anomus Arne Ritari-säätiölle ja 850 säätiön tilille. Joku jäsenistä voi ansaita myös Melvin Jones-jäsenyyden. Ohjeet sen hankkimiseksi tulevat aikanaan piirin LCIFtoimikuntapuheenjohtajalta. Jäsenyyden hinta USD Myös presidentti on oikeutettu saamaan toiminnastaan kaudellaan palkinnon. Palkinto-anomuslomakkeet on toimitettu sihteerille. 10. YHTEISTYÖ YHTEISÖIHIN JA VIERAILIJAT KLUBISSA- VAIKUTTAMINEN Yhteistyö muiden järjestöjen ja toimijoiden kanssa on upea tapa hyödyntää olemassa olevia palveluresursseja tehokkaasti ja saada uusia näkemyksiä ja osaamista, joiden avulla voi varmistaa pitkäaikaisen vaikutuksen paikkakunnalla. Vapaaehtoisjärjestöt tarvitsevat enemmän yhteistyötä eri toimijoiden välillä. Verkottuminen muiden palvelutyötä tekevien kanssa on tehokas tapa luoda aktiivista ja tuloksellista toimintaa muiden samaan suuntaan toimivien yhteisöjen kanssa. Lions-järjestön lähtökohta oli vaikuttaminen ympäröivään yhteiskuntaa. Se on tarpeellista vielä nytkin. Roolimme on vain tiedostettava. Kunnillahan on monesti sekä tarpeita että yhteistyöhankkeita, jopa rahoitettuja sellaisia, joihin voimme osallistua, kun tavoitteemme ovat yhteneviä. Mikäli asuinkuntasi alueella toimii useita Lions-klubeja, yritä saada aikaan erilaisia yhteistyöaktiviteetteja esim. alue- tai lohkoyhteistyönä. Rahankeruuaktiviteetitkin saattavat onnistua paremmin, kun teemme yhden ison aktiviteetin. Esim. Lions Questkoulutuksessa kannattaa tehdä yhteistyötä muiden klubien ja kunnan koulutoimen kanssa. Muista: Klubit ovat yhteiskunnallisia vaikuttajia alueellaan. 3-sektorin kutsuhuutoon on vastattava, tarve kasvaa. Liittotasolla on solmittu yhteistyösopimuksia useiden eri järjestöjen kanssa. Pääosin sopimukset ovat olleet määräaikaisia, kuten veteraani- ja invalidijärjestöjen kanssa tehdyt sopimukset. Näiden palveluaktiviteettien tuomaa kokemusta on hyvä hyödyntää klubien toiminnassa jatkossakin. Lionit tunnetaan parhaiten nuorisoon kohdistuvista aktiviteeteista. Koulujen ja muiden nuorisotyötä tekevien kanssa nuorten syrjäytymisen ehkäisyyn tehtävään yhteistyöhön lions järjestöllä on tutkittu erinomainen apuväline, Quest-koulutus. Klubeihin tulee nimetä Quest asiamies, jonka tehtävänä on informoida opettajia ja muita nuorisotyötä tekeviä paikkakunnallaan. Pyrkimyksenä on kouluttaa vähintään yksi opettaja tai muu kasvattaja vuodessa. Muita hyviä nuorisotyötä tekeviä yhteistyökumppaneita paikkakunnalla ovat mm. urheiluseurat, partio, liikenneturvallisuutta valistavat yhdistykset ja kaikki muut nuorten harrastustoimintaa tukevat järjestöt. Suomen tunnetuimpiin varainkeräystapahtumiin kuuluu Nenäpäivä. Liitto on ollut Nenäpäiväsäätiön yhteistyökumppanina useita vuosia. Kerätyt varat on lahjoitettu luotettavien yhteistyökumppaneiden, kuten SPR, UNICEF, Kirkon ulkomaanapu välityksellä maailman köyhimmille lapsille niihin maihin, joissa ei ole vielä vahvaa Lions toimintaa hoitamaan jakelua. Osallistumalla Nenäpäivä yhteistyöhön Lionit saavat positiivista medianäkyvyyttä niin valtakunnallisesti kuin paikallisestikin.

13 Klubin tulee etsiä aktiivisesti paikkakunnalta Lions-arvoihin sopivia yhteistyökumppaneita. Klubit voivat pyytää eri järjestöjen edustajia pitämään esim. klubiesitelmiä toiminnastaan ja vastaavasti klubin jäsenet voivat informoida järjestöjä omista palvelumahdollisuuksistaan heidän tilaisuuksissa. Yhdessä saamme enemmän aikaan. 11. PITKÄN AJANJAKSON AJATTELU JA SUUNNITTELU Prosessin lyhyt kuvaus : Missä ollaan? Johtopäätökset analyyseistä Pelikenttä Mihin pyritään? Visio tai näkemys Päämäärät Miten sinne päästään? Arvot Menestyskonsepti Kriittiset perustekijät Fokus Painopisteet Arvot Kehityshankkeita vuosisuunnitelmaan

14 Klubit ovat todenneet pitkän ajanjakson suunnittelun hyödylliseksi sekä ajattelun yhdensuuntaistumisen mutta myös suunnitteluprosessin tuottamien uusien ajatusten vuoksi. Klubin kehitystyöpaja antaa mahdollisuuden klubin jäsenille esittää ajatuksiaan klubin toiminnasta ja mahdollistaa klubitoiminnan kehittämisen ja uudistamisen. Lyhyesti kerrottuna prosessi tuo vastaukset kysymyksiin Missä olemme Minne haluamme Miten sinne pääsemme Klubin laatukriteerien käyttö keskustelun avuksi. Malli keskustelun tulosten kirjaamisesta on liitteessä 7. Ko hankkeen toteutukseb ja laatuajattelun aineistot ovat verkossa KLUBIN STRATEGIAN TYÖKALU (KST) Ossi Eloholma ja Rafael Frans, valmistunut Materiaalit tulossa Lions-liiton sivuille, mutta toistaiseksi saatavilla täältä, Päämajan materiaali, jonka arviointi osuus on kevyempi kuin muut vaihtoehdot, ja tarjoaa erilaisia työkaluja suunnitelman tekemiseen ja toteuttamiseen. PDF-opas. Vaiheittaiset ohjeet klubin toiminnan arvioimiseen, tavoitteiden määrittämiseen ja suunnitelman laatimiseen. KLUBIN LAATUPROSESSI (KLP) CLUB EXCELLENCE PROCESS (CEP) Päämajan materiaali, joka on hieman työläs, mutta hyvin perusteellinen kartoitus toiminnalle ja uusille toimintamalleille. Päämaja luonnehtii näin: Klubin laatuprosessi (KLP) on hauska vuorovaikutteinen prosessi, joka yhdistää jäsenet katsomaan, mitä klubi on tänään ja mitä siitä tehdään huomenna. Se antaa keinoja vahvistaa palvelua, parantaa klubitoiminnan tehokkuutta ja parantaa jäsenten saamaa kokemusta. KLP on täydellinen resurssi jokaiselle klubille, jossa halutaan onnistua erinomaisesti! ALLAKKA Ajoissa päivitetty allakka on suunnittelun keskeinen lähtökohta. Jotta mahdollisimman moni voi osallistua klubin ja lions-toimintaan, se edellyttää, että aikataulut ovat kaikkien tiedossa riittävän ajoissa. Myös päällekkäisyyksien välttäminen on näin mahdollista. Siksi eri toiminnan tasoilla allakat tulisi olla käytössä ja esitietona jo ennen kesäkautta. Ohessa yksi malli klubin allakaksi, joka jäsentää toimintaa myös toiminnallisesti. Monessa klubien käyttämässä tallennusjärjestelmissä on allakat valmiina käytettäväksi. Liitteenä on I-piirin ja sen koulutuksen tärkeimmät tapahtumat kaudelle , josta voit siirtää ne klubisi allakkaan.

15 13. BUDJETTI Tehkää klubille realistinen talousarvio hyvissä ajoin ennen toimintakauden alkua, vaikka se hyväksytäänkin vasta lokakuun vuosikokouksessa. Mikään ei estä talousarviota esittelemästä jo huhtikuussa pidettävän vaalikokouksen muissa asioissa. Näin toimintaan saadaan enemmän pitkäjänteisyyttä. Vaikeuksien välttämiseksi arvioikaa riskit mm. menojen ja tulojen tasapaino sekä veroihin liittyvät riskit. Muistakaa myös liiton että yhteiskunnalliset rahoituslähteiden käyttö. Hyvä budjettimalli löytyy liitteestä 10.

16 14. KLUBIN TEHTÄVÄT KUUKAUSITTAIN Kuukausittain presidentti: - johtaa hallitusta ja klubia - tutustuu viralliseen postiin (DG:n kirjeet ym.) ja saattaa ne myös klubilaisten tiedoksi, klubin sähköpostiryhmä käyttöön - valmistelevat klubi-illat/kokoukset yhdessä sihteerin ja muiden toimihenkilöiden kanssa - on yhteydessä lohkon puheenjohtajaan - vastaa, että SLL:n vuosikokouksen ja I-piirin kokousten päätöksiä noudatetaan Lions-klubissasi - vastaa, että Lions-periaatteita noudatetaan klubissasi - vastaa, että Kansainvälinen päämaja saa (LCI) saa raportit ajallaan - vastaa, että velvoitteet hoidetaan määräaikoina (jäsenmaksut yms.) Kuukausittain sihteeri: - valmistelee klubi-illat/kokoukset yhdessä presidentin kanssa - laatii klubin kokouksista hyvät päätösasiakirjat - täyttää ja lähettää jäsen- ja toimintailmoitukset - arkistoi saapuneet kirjeet - huolehtii klubin arkistosta ja tarvikevarastosta Kuukausittain rahastonhoitaja: - hoitaa laskut ja perimiset - hoitaa klubin kirjanpidon (toivottavasti on ulkoistettu, jos ei rahuri ole ammatti lainen) - raportoi rahatilanteen hallitukselle/kuukausikokoukselle - tarkistaa päämajan tiliotteen yhdessä sihteerin kanssa - vastaa jäsenmaksujen karhuamisesta - vastaa uusien jäsenten jäsen- ja liittymismaksujen perinnästä ja maksamisesta Kv. päämajaan ja Suomen Lions-liittoon laskujen perusteella I-piirin vuosikokouksen päätösten mukaisten maksujen maksaminen - järjestää ja organisoi erilaisten tilaisuuksien rahavarojen käsittelyn - vastaa klubin maksuvalmiudesta, myös seuraavalle toimintakaudelle Klubin velvollisuudet kuukausitasoisesti löytyvät vuosikirjastamme kohdasta klubitoiminnan yleiskalenteri. 15. LIONS-JÄRJESTÖN TAVOITTEISTA Suomalainen Lions-järjestö toimii eettisenä ja aktiivisena palvelu- ja auttamisjärjestönä. Se tukee yhteiskunnan kehittymistä yhteisvastuuseen kansalaisten hyvinvoinnista paikallisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti.

17 LIONS=LUOVUTA ISÄNMAASI ONNELLISEMPANA NOUSEVALLE SUKUPOLVELLE! Muista tavoitteemme ja sovella niitä päätöksenteossa. Luoda ja ylläpitää yhteisymmärryksen henkeä maailman kaikkien kansojen kesken (myös piirissä ja klubissa) Edistää hyvän hallitsemisen ja täydellisten kansalaisoikeuksien periaatetta Osoittaa aktiivista harrastusta yhteiskunnan taloudellista, sivistyksellistä, sosiaalista ja siveellistä menestystä kohtaan Yhdistää klubeja ystävyyden, hyvän toveruuden ja keskinäisen yhteisymmärryksen avulla Valmistaa tilaisuus vapaaseen keskusteluun kaikista yleisesti kiinnostavista asioista, ei kuitenkaan väittelyyn puoluepolitiikasta eikä uskonnosta Kannustaa palvelunhaluisia miehiä ja naisia työhön paikkakuntansa hyväksi ilman henkilökohtaista taloudellista hyötyä, sekä tehokkaaseen ja korkeat eettiset vaatimukset täyttävään toimintaan kaupan, teollisuuden, eri ammattien ja julkisen toiminnan alalla sekä yksityisissä yrityksissä. Arvioi klubisi toiminnat näitä vasten Katso että toimissamme muistamme periaatteemme erityisesti seuraavat: Auta lähimmäisiäsi heidän koettelemuksissaan: surevat tarvitsevat myötätuntoasi, heikot ja vaikeuksissa kamppailevat tukeasi. Ole varovainen arvosteluissasi, mutta antelias kiitoksessasi. Toimi rakentavassa mielessä, älä hajottaen. Tarkemmin asiasta löytyy vuosikirjasta ja liiton strategiasta. 16. KLUBIN TOIMINTA JA OSALLISTUMINEN I-PIIRISSÄ SUOMEN LIONS-KLUBIT kokoavat naisia ja miehiä toimimaan lions-klubeissa tavoitteenaan jäsenten oma kehittyminen, oman yhteiskunnan palveleminen ja ystävyyden sekä yhteisymmärryksen rakentaminen ihmisten ja kansojen kesken. kasvattavat jäseniään suvaitsevaisuuteen ja auttamishaluun. Järjestön aktiviteeteilla saadut varat kohdennetaan vanhusten, nuorison, kulttuurin, kansainvälisyyskasvatuksen sekä liikunnan hyväksi. tarjoavat jäsenilleen maailmanlaajuiset ystävyyskontaktit sekä mahdollisuudet toteuttaa yhteisiä aktiviteetteja kotipaikkakunnalla, kotimaassa ja maailmassa. KLUBIN SISÄISIÄ VAHVUUSTEKIJÖITÄ Keskinäinen luottamus Toisistamme huolehtiminen Jokainen tekee oman osuutensa Ristiriitojen rakentava ratkaiseminen Toistemme huomioiminen ja kiitoksen antaminen

18 Yhteydet muihin klubeihin ja muihin toimijoihin Armollisuus ja joustavuus tarvittaessa Kummin tehtävän sisäistäminen Koulutuksiin osallistuminen Piirin ja liiton tapahtumiin osallistuminen Yhdessä touhuaminen Yhteishengen ylläpitäminen Yhteiset retket ja juhlat Huumori ja leikkimieli ja rentous Sisäisesti vahva ja yhteiset tavoitteet sisäistänyt klubi saa paljon hyvää aikaan ja näkyy paikkakunnallaan Muista, että jokainen klubin jäsen, myös Sinä, vaikuttaa klubin hyvinvointiin ja menestykseen Miten osallistua piirin toimintaan on esitetty piirin allakassa liitteissä 3 ja 5 sekä piirin sivuilla. 17. TOIMINTAKAUDEN TEEMAT Kv-teema: Dignity, Harmony, Humanity CC: Monta tapaa tehdä hyvää DG: Menestys olemme me Kansainvälinen teema Dignity Harmony Humanity; Ihmisyys Sopusointu Arvokkuus VCC: Elinvoimaa yhteistyöllä Toimintakauden jaksotus: - heinä lokakuu: Ihmisyys - marras helmikuu: Sopusointu maalis kesäkuu: Arvokkuus LCI 100 vuotta: Ympäristö ja Näkö Nämä on hyvä puhua klubissa auki. 18. VIRKAILIJAT KLUBISSA JA PIIRISSÄ Valitut klubivirkailijat on esitetty liitteessä 1. Presidentti huolehtii heidän roolituksestaan ja kehittämisestä hallituksen kanssa. Piirin virkailijat ovat liitteessä 2 ja heihin klubit voivat olla yhteydessä tarvittaessa. Käytä heidän tietämystään hyväksi, he ovat klubeja varten.

19 19. KLUBIN ONNISTUMISEN HAASTEET Tee vuosisuunnittelun eri osa-alueet näe kokonaisuus Mitä tietoa suunnittelun pohjaksi- mitä olemme, miksi haluamme, miten sen teemme Toteuttaako vuosisuunnittelu klubin tahtotiloja ja perustehtävää Onko brändi, tiedotus ja jäsenasiat osana suunnitelmissa Onko tavoitteet asetettu toimikunnille ja roolit toimijoille Suunnitelmalliset aktiviteetit ja yhteistyö eri tahoille: piiri, lohko, naapuriklubit, yhdistykset, rahoittajat, alueen toimijat, halutut asiantuntijat Aikataulu etupainotteinen ja johtamisen osa Huolehditaanko klubin ja jäsenten hyvinvoinnista tietoisesti ja käyttäen eri menettelytapoja? Arvioi suunnittelukauden aikana toimivatko seuraavat asiat klubissasi: Klubin toiminta Hoidetaanko ja suunnitellaanko kokoukset tehokkaasti? Onko päätöksenteko oikeudenmukaista ja läpinäkyvää? Ovatko klubin kokoontumiset vilkkaita ja ne kiinnostavat kaikkia? Osallistuvatko jäsenet säännöllisesti klubin tilaisuuksiin? Hoidetaanko taloudelliset velvoitteet säännöllisesti? Pitääkö teidän miettiä klubikokousten muotoa? Palvelu Ovatko klubin palveluprojektit relevantteja paikkakunnan tarpeille? Ottavatko jäsenet innostuneesti ja aktiivisesti osaa klubin tarjoamiin palveluprojekteihin? Voidaanko klubin palvelun vaikutusta kasvattaa? Onko klubin johto valmis kuuntelemaan jäsenten uusia ideoita palveluprojekteiksi? Mainostetaanko palveluaktiviteetteja ja niiden vaikutusta

20 Liitteet kaudelle Kauden klubivirkailijat 2. Kauden piirivirkailijat 3. Piirin tapahtumakalenteri 4. Klubivirkailijoiden tehtävät 5. Kauden koulutustarjonta 6. Kauden aktiviteetit piirissä 7. Klubin strategiaprosessin tulosten kirjaamisalusta 8. Klubin hyvinvointi ja laatu 9. Klubin tiedostussuunnitelmamalli 10. Budjettimalli LC OULU / xxx Liite 1. Toimikauden hallitus ja toimikuntien jäsenet Hallitus: Presidentti NN Past presidentti NN 1. varapresidentti NN 2. varapresidentti NN Sihteeri NN Rahastonhoitaja NN Tiedotussihteeri, PR-johtaja NN Jäsentoimik. pj NN Klubimestari/ markkinointi NN Erikseen kutsuttuna Aktiviteetitmk pj NN Aktiviteetti- ja diakoniatmk 6NN Jäsen/viihtyvyystmk 6NN Muut toimijat Toiminnantarkastajat NN, NN Quest-asiamies NN Juhlavastaava NN Yhteisökontaktit NN Nuorisovaihtojohtaja NN Liikuntavastaava NN ARS-asiamies NN Alert-yhdyshenkilö NN Webb-sivut NN