KÄYTTÖÖNOTTO- OPAS. success.office.com. Office 365:n käyttöönotto-opas 1

Transkriptio

1 KÄYTTÖÖNOTTO- OPAS success.office.com Office 365:n käyttöönotto-opas 1

2 Esipuh e Tapa, jolla ihmiset pitävät yhteyttä henkilökohtaisessa elämässään ja työssä, on muuttunut merkittävästi viime vuosina: maailmasta on käytännössä muodostunut yksi valtava verkosto. Nykyään ihmiset vaativat samanlaista tapaa myös töidensä hoitamiseen. Office 365 on kutsu koko organisaatiollesi työskennellä tällä tavalla. Sen avulla organisaatiosi voi työskennellä entistä paremmin yhteyksin, entistä yhteisemmin ja entistä jäsennetymmin. Tämä on kuitenkin mahdollista vain, jos otat organisaatiosi käyttäjät mukaan matkalle kanssasi. Office 365 Customer Success -tiimi on koonnut tähän oppaaseen kokemuksiaan asiakkaiden työympäristöjen uudistamisesta uudenlaista työskentelyä varten. Toivomme, että opas innostaa sinua kokeilemaan, mikä kaikki onkaan mahdollista. Toivomme myös sinun pitävän oppaastamme ja jakavan sitä organisaatiossani. Otamme mielellään vastaan palautetta oppaasta Office 365 -verkostossa. Uudista työtapasi, sillä tapasi työskennellä vaikuttaa tekemääsi työhön. Mike Grafham, Office 365 Customer Success Microsoft Liity keskusteluun Office 365 -verkostossa aka.ms/office365network/drivingadoption Office 365:n käyttöönotto-opas 3

3 Office 365n onnistunut käyttöönotto on mahdollista, kun panostat sen toteutukseen ja siihen, että kaikki ymmärtävät uuden työskentelytavan tuomat edut. 06 MÄÄRITÄ VISIO JA LIIKETOIMINTASKENAARIOT Ennen kuin aloitat Office 365:n käyttöönoton, pysähdy hetkeksi miettimään, miksi alun perin hankit sen. Olivatko syynä tekniset vaatimukset, IT-ympäristön päivitykset vai jotkin tietyt liiketoiminnalliset tarpeet? Käyttöönoton ja omaksumisen edistämisessä on tärkeää, että ymmärrät ne liiketoiminnalliset haasteet, joita ratkaiset Office 365:een perustuvilla ratkaisuilla. Sinun täytyy varmistaa, että kaikki organisaatiosi käyttäjät ymmärtävät edut ja ottavat tarjoamasi ratkaisut hyvin vastaan. 1 PRIORISOI RATKAISUT JA LAADI KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITEL Microsoft haluaa, että saat Office 365 -investoinneistasi mahdollisimman paljon irti, joten suunnittelu on tässä suhteessa elintärkeää. Tämän käyttöönotto-oppaan ainoa tarkoitus on auttaa sinua käyttöönottoprosessissa. Opas on jaettu neljään päävaiheeseen: 1 Määritä visio ja liiketoimintaskenaariot. 30 VARAA RESURSSIT JA TOTEUTA KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELM A 2 3 Priorisoi ratkaisut ja luo käyttöönottosuunnitelma. Varaa resurssit ja toteuta käyttöönottosuunnitelma. 4 Seuraa onnistumista, jaa onnistumisia ja toista. Tämä käyttöönotto-opas tarjoaa sinulla parhaita käytäntöjä Office 365:n käyttöönottoon ja sen suunnitteluun. Oppaan avulla voit luoda onnistuneen käyttöönottosuunnitelman. 36 SEURAA ONNISTUMISTA, JAA ONNISTUMISIA JA Office 365:n käyttöönotto-opas 5

4 Hyvin määritetty liiketoimintavisio ja tarkasti kohdistetut liiketoiminnan tavoitteet opastavat lanseerauksen ja käyttöönoton suunnittelussa ja auttavat sitouttamisessa organisaation sisällä. Tässä osiossa opit, miten voit määritellä visiosi, näet esimerkkejä organisaatioiden yhteisistä tavoitteista ja haasteista, ja opit luomaan luettelon liiketoimintaskenaarioista ja hankkimaan johtotason tukea käyttöönoton suunnitteluun. VAIHE 1: MÄÄRITÄ VISIO JA LIIKETOIMINTASKENAARIOT Office 365:n käyttöönotto-opas 7

5 Miksi tärkeimmät sidosryhmät kannattaa määrittää? Onnistunut käyttöönottostrategia perustuu asialle omistautuneille henkilöille, jotka edustavat koko organisaatiota kattavasti. Alla olevan taulukon avulla tunnistat eri sidosryhmät ja niiden roolit sekä vastuut Office 365:n onnistuneessa käyttöönotossa. ROOLI VASTUUALUEET OSASTO Projektipäällikkö Johtotason tukija Koulutuspääll Asiantuntija Osastojohtajat Valvoo koko Office 365 -käyttöönoton toteutusta Viestivät Office 365:n yleisestä visiosta ja sen tuomasta lisäarvosta yritykselle Hallinnoi Office 365 -koulutussisältöä ja tiedottaa siitä Auttavat levittämään Office 365:n ilosanomaa ja käsittelemään Määrittävät, miten tietyt osastot käyttävät Office 365:tä, ja sitouttavat käyttäjiä sen käyttöön IT- Valvoo kaikkia julkaisuun liittyviä teknisiä toteutuksia, integroinnit IT Henkilöstöpä Integroi Office 365:n henkilöstöhallinnon prosesseihin ja hallinnoi henkilöstöhallinnon sisältöä Office 365:ssä Projektinhallinta Ylin johto IT- ja/tai henkilöstöosasto Mikä tahansa osasto (henkilöstö) Mikä tahansa osasto (esimiehet) Henkilöstöosasto (esimiehet) Viestintävastaava Valvoo koko yrityksen Office 365:een liittyvää viestintää IT-osasto ja/tai Yhteisöjohtaja Hallinnoi päivittäisiä Yammer-verkoston toimia, opastaa ja laatii parhaat käytännöt IT-osasto ja/tai Miksi johtotason tukijat ovat tärkeitä? Johtotason henkilöstön mukaan saaminen Office 365:n käyttöönottoon on ensiarvoisen tärkeää. Heillä on suurin vaikutus yrityskulttuuriin. Lisäksi he voivat viestiä aktiivisesti lisäarvosta ja eduista koko organisaatiolle. He voivat myös tarjota elintärkeää ymmärrystä tärkeistä liiketoiminnallisista tavoitteista ja yleisistä haasteista ja tässä kuvaan astuu Office 365. Johtotason tukijoiden tulee auttaa projektiryhmää luomaan yleinen Office 365:n visio sitomalla se organisaation laajempiin tavoitteisiin tiedottaa visiosta muille johtajille organisaatiossa osallistua aktiivisesti ja käyttää Office 365:n toimintoja, jotta loppukäyttäjien omaksuminen nopeutuu ja toivottu toiminta vahvistuu osallistua lounastietoiskuihin ja toistaa yrityksessä Office 365:n kautta tehtävän muutoksen visiota auttaa kaikkien Office 365:een liittyvien tiedotteiden ja mainosmateriaalien luonnostelussa. SharePoint-sivuston Organisaation SharePoint-sivustostrategian hallinnoinnissa avustaminen, liiketoimintapuolen ja IT-osaston välisenä linkkinä toimiminen IT-osasto ja/tai VINKKEJÄ Tunnista mahdollisuudet johtaa esimerkillä. Koulutus johtotason tukijoille ja avustajille joitain Office 365:n toimintojen käyttö, jotta he voivat esitellä uutta ja tehokkaampaa työskentelytapaa organisaatiossasi. VAROITUS Muista, että nämä roolit ovat ohjeellisia. Roolit voivat olla päällekkäisiä tai VINKKEJÄ limittäisiä, organisaatiosi koosta ja rakenteesta riippuen. On tärkeää hankkia johtotason tukijoita, kun määrität tärkeitä sidosryhmiä organisaatiossasi. Jos johtoryhmä ja tärkeimmät sidosryhmät ovat innolla mukana, myös käyttäjät omaksuvat uuden ohjelmiston paremmin. Käytä Yammeria koko yrityksen henkilöstölle tarkoitetuissa päivityksissä tai kokouksissa. Skype for Businessin avulla voit vähentää johtoryhmän kasvokkain pidettävien kokousten määrää. Tämän ansiosta voitte pitää kokouksia useammin, nopeammin ja tehokkaammin. Ohjelmiston onnistunut käyttöönotto johtotasolla on elintärkeää onnistumisen kannalta, etenkin organisaatioissa, joissa ei ole vielä koettu kulttuurimuutoksia. Käyttäjäkohderyhmät, Microsoft, huhtikuu 2013 Office 365:n käyttöönotto-opas 9

6 Miksi visio kannattaa määritellä? Huolellisesti laadittu visio auttaa kaikkia työntekijöitä näkemään hyödyt, joita uusista työkaluista koituu niin organisaatiolle kokonaisuutena kuin työntekijöille yksilöllisissä rooleissaan. Vision tulisi innostaa: tämän motivaation jakaminen yhdessä tarkan suunnitelman sen saavuttamiseksi ovat tärkeitä onnistumisen kannalta. Miten voin laatia vision? Kun määrität visiotasi, aloita ottamalla mukaan tärkeät sidosryhmät ja johtotason tukijat. Tämä auttaa varmistamaan sen, että lähestymistapasi on yhdenmukainen yrityksen tärkeiden prioriteettien kanssa, hankkimaan johtotason tukea ja vahvistamaan ajatusta siitä, että Office 365 on tärkeä ratkaisu liiketoiminnan kannalta. Esimerkkejä visiomäärittelyistä Kun laadit visiota, on tärkeää miettiä sitä, miten se voidaan asemoida siten, että se käsittää koko organisaation. Tämä asemointi on erittäin tärkeää, jotta saadaan aikaan kestäviä vaikutuksia. ESIMERKKI Läpinäkyvä viestintä ESIMERKKI Inspiroiva työ ESIMERKKI Jaettu tieto Alusta, jolla viesti pysyy yhdenmukaisena ja joka nopeuttaa kaksisuuntaista viestintää. Nopeuta innovaatiota antamalla muuttuvan liiketoiminnan tarpeisiin vastaavat työkalut käyttöön. Paranna tietojen käytettävyyttä ja mahdollisuuksia parhaiden käytäntöjen jakamiseen Järjestä visiotyöpaja, jossa esität seuraavat kysymykset: 1 Miten työntekijät jo käyttävät hyötyohjelmistoja työssään? 2 Millaisia yhteistyö- ja viestintähaasteita organisaatiolla on tällä hetkellä? 3 Miksi organisaatio muuttaa työskentelytapoja juuri nyt? 4 Miten uudet työskentelytavat tukevat organisaation yleistä tehtävää, visiota ja strategiaa? 5 Miten uudet työskentelytavat muuttavat organisaatiota? 6 Miltä menestys näyttää näiden uusien työskentelytapojen omaksumisen jälkeen? Luonnostele visio Luonnostele visio alla 1 4 lauseella. Nämä lauseet auttavat loppukäyttäjiä hahmottamaan uuden tekniikan tuomat edut, mikä on tärkeää työntekijöiden sitouttamisessa ja heidän tukensa saamisessa. 7 Miten yhteisöllisemmät ja avoimemmat työskentelytavat auttavat koko organisaatiota? 8 Miten yhteisöllisemmät, yhteistyöhön kannustavammat ja avoimemmat työskentelytavat auttavat kaikkia työntekijöitä yksilötasolla? VINKKEJÄ 1. Pidä painopiste yrityksen ylätason suunnassa ja varmista, että sillä on konkreettista vaikutusta työntekijöille. 2. Luo vaikutusta myös IT-osaston ulkopuolella ja hanki käyttäjien hyväksyntää keskittymällä muihinkin kuin tiettyihin IT-etuihin ja osoittamalla, mitä merkitystä käyttöönotolla on yritykselle ja työntekijöille. Muista, että visiosi saattaa muuttua ajan myötä, kun organisaatio ja tarpeet muuttuvat ja kun edistyt itse. Office 365:n käyttöönotto-opas 11

7 Määritä liiketoimintaskenaariot Liiketoimintaskenaarioiden määrittäminen on tärkeä vaihe Office 365:n sujuvan käyttöönoton varmistamisessa. Käyttöönottoskenaariot määritetään yhtä tasoa visiota alempana. Ne ovat kohdistettuja tavoitteita, jotka haluat saavuttaa yritys- tai yksilötasolla ja jotka ovat sidottuja nykyisiin organisatorisiin toimiin. On tärkeää määrittää selkeät liiketoimintaskenaariot, joiden onnistuminen on mitattavissa ja joista saa todellisia tuloksia. Miten kaikki nivoutuu yhteen? Visio sisältää osa-alueet, joilla organisaation on kehityttävät, jotta toteutus onnistuu nykyisen liiketoimintastrategien mukaisesti. Esimerkki: edistä tuottavuutta nopeuttamalla eri maantieteellisissä sijainneissa sijaitsevien ja eri toimintoja tekevien ryhmien projektiyhteistyötä. Liiketoimintaskenaarioiden laajuus on pienempi kuin niitä vastaavan vision. Ne kuvaavat haluttuja tavoitteita, jotka yritys tai osasto aikoo saavuttaa lyhyessä ajassa. Niillä voi olla vaikutusta tiettyyn tiimiin tai koko organisaatioon. Liiketoi mintask enaario Visio Liiketoi mintask enaario Hyppää mukaan Onboarding Centeriin TÄMÄ ON HYVÄ HETKI SAADA IT-OSASTOSI MUKAAN Tarvitsetko apua Office365:n käyttöönotossa? FastTrack ja sen Onboarding Center tarjoavat uudenlaisen nopean ja ennakoitavan polun Office 365:n käyttöönottoon. Jos olet uusi Office 365 -asiakas ja sinulla on yli 150 käyttäjää, saat käyttöösi Microsoftin asiantuntijan, joka auttaa sinua käyttöönotto- ja perehdytysprosessissa. Asiantuntija auttaa sinua ymmärtää liiketoiminnalliset haasteesi, opastaa sinua nykyisen ympäristösi kanssa, auttaa sinua ongelmissa sekä nykyisen infrastruktuurisi kanssa, jotta voit aloittaa käytön nopeasti. Esimerkki: järjestä tehokkaita kokouksia. Ratkaisut auttavat Office 365:n toimintojen käytössä kunkin skenaarion toteutuksessa ja yritysstrategian toteuttamisessa ja tavoitteiden saavuttamisessa. Esimerkki: sitouta osallistujia ottamalla käyttöön Yammer-ryhmä, jossa julkaiset tilapäivityksiä säännöllisesti viikkokokousten pitämisen asemesta. Ratkaisu Ratkaisu Ratkaisu Hanki ilmainen kokeiluversio Anna käyttäjiesi tutustu Office 365:n etuihin maksutta. Aloita Office 365:n käyttö hyödyllisillä skenaarioille ja ohjeilla, joita on tarjolla käyttäjillesi ja IT-asiantuntijoillesi suoraan omassa Office 365 -ympäristössäsi. deploy.office.com/getting-started Office 365:n käyttöönotto-opas 13

8 Määritä liiketoimintaskenaariot Määritä omat liiketoimintaskenaariosi Sitouttaminen edellyttää, että toimiin osallistuvat henkilöt edistävät ja tukevat muutosta kauttaaltaan organisaatiossa. Sinun kannattaa järjestää muutamia työpajoja, joihin kutsut osastojen johtajat, projektipäälliköt, IT-henkilöstöt ja muut positiivista muutosta edistävät asiantuntijat. LIIKETOIMINTASKENAARI O: Esimerkki: järjestä tehokkaita kokouksia. Seuraavat kysymykset auttavat sinua määrittämään ja tunnistamaan liiketoimintaskenaarioita työpajoissa: 1 Millaisia yhteistyöhön ja viestintään liittyviä haasteita organisaatiolla on tällä hetkellä? 2 Mitkä ovat tärkeimmät osa-alueet, joille organisaatio haluaisi parannusta? 3 Millaiset yhteistyö- ja viestintätavat toimivat yleensä parhaiten organisaatiossasi? 4 Millainen tietojen luonnostelu- ja jakeluprosessi on? 5 Mitkä tekijät edistävät liiketoimintaskenaariota? HAASTE: Esimerkki: Kokouksen osallistujat eivät aina keskity täysin vaan saattavat tehdä muitakin toimia sen aikana. Lue Office 365:een tutustuminen -ohjekirja Tämä ohjekirja ja työpajat auttavat sinua tunnistamaan liiketoimintaskenaariot. aka.ms/o365booklet OSASTO: Esimerkki: tämä aiheuttaa vaikeuksia kaikilla organisaation osastoilla. Projektin käynnistäminen Käy Office 365 Customer Success Centerissä ja hyödynnä aloitusskenaarioita. success.office.com Office 365:n käyttöönotto-opas 15

9 Kun visiosi on selvä ja olet arvioinut liiketoimintasi haasteet ja mahdollisuudet, voit seuraavassa vaiheessa määrittää Office 365:n toiminnot ja ominaisuudet määrittämiesi liiketoimintatavoitteiden mukaan ja priorisoida ratkaisut, joilla pääset tavoitteisiisi. VAIHE 2: VAIHE 2: PRIORISOI RATKAISUT JA LAADI

10 KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITEL MA Office 365:n käyttöönotto-opas 17

11 Määritä ja priorisoi ratkaisut Office 365 voi auttaa käyttäjiä monin tavoin: se tarjoaa heti käyttövalmiita toimintoja ja Suhteelline n etu mahdollistaa räätälöidyt ratkaisut, joten mahdollisuudet ovat käytännössä rajattomat. Menestymiseen vaaditaan, että teet asiat oikein alussa. Sinun täytyy yksinkertaistaa ja aloittaa pienestä, jotta et saa käyttäjiä epäröimään muutosta. 1 Innovaatioilla saaduiksi koetut edut suhteessa nykyisiin työkaluihin tai toimintatapoihin Aloita perusskenaarioista ja suunnittele vaiheittainen lähestymistapa, jossa lisäät ratkaisuja ja hyödynnät Office 365:n etuja täysimääräistä organisaatiossasi. Keskity yrityskäyttäjien kannalta houkuttelevimpiin skenaarioihin, toteuta ne liiketoimintatavoitteiden mukaisesti ja kohdista oikeisiin tiimeihin. Aseta itsesi käyttäjien asemaan: muodosta käyttäjien edustusryhmä liiketoimintayksiköistä ratkaisujen pilottikokeiluille. Hanki kattava edustus yritystason tukijoita ja asiantuntijoita, 2 Yhteensopivuus nykyisen järjestelmän kanssa Vastaako ratkaisu näitä vaatimuksia? mutta myös skeptikoita. Näin saat erilaiset käyttäjäprofiilit, kulttuurit ja käyttäjäryhmät hyvin edustetuksi, mikä takaa, että käyttäjät ovat muutoksen ytimessä. Everett M. Rogers Haluamme heidän rakastavan tätä työkalua. Tämä tarkoittaa paitsi työntekijöiden kuulemista, mutta myös heidän antamansa palautteen toteutusta käytännössä. Jeff Schuman, Director, Digital Marketing, Social and Collaboration, Nationwide Monimutkaisuus 3 tai yksinkertaisuus Oppimisen vaikeus ( ) Rogers määrittää useita luontaisia innovaatioiden ominaisuuksia, jotka vaikuttavat yksilön päätökseen ottaa innovaatio omakseen tai hylätä se. Rogers oli viestintätutkija, sosiologi, kirjailija ja Katso verkkolähetys Nationwide maailmankuulun Intranetin luominen SharePoint 2013:lla ja Yammerilla (SPC311) 4 Kokeiltavuus Voiko sitä testata ja kokeilla? opettaja. Hänet tunnetaan parhaiten innovaatioiden diffuusion teoriasta ja varhaisten omaksujien termin lanseeraamisesta. aka.ms/nationwidespot VINKKEJÄ Tiesitkö, että voit hyödyntää Office Storen Office 365 -sovelluksia? Niillä voit hyödyntää Office 365 -käyttöympäristön laajennettavuutta ilman omien sovellusten luomista. 5 Tarkkailtavuus Sen näkyvät vaikutukset Office 365:n käyttöönotto-opas 19

12 Ratkaisuihin pääseminen Ratkaisujen määrittäminen Etkö tiedä, mistä aloittaa? Näiden neljän väittämän avulla voit määrittää ratkaisut, joita tarvitaan liiketoimintatavoitteidesi saavuttamiseen: LIIKETOIMINTASKENAARI Esimerkki: järjestä tehokkaita kokouksia. Rooli on [henkilön Haluan [toimenpide] Jotta voin... [mitä ja miksi] Tämä tarkoittaa, että tarvitsen [mitä tämän Tehtävä 1: tavoitteeseen tai tehtävään liittyvien toimintojen ja ominaisuuksien määrittäminen Office 365:n tarvittavien toimintojen ja ominaisuuksien tunnistaminen auttaa sinua määrittämään ratkaisusi. Alla olevan taulukon avulla voit tunnistaa kussakin liiketoimintaskenaariossa ne Office 365:n toiminnot, joita tarvitset liiketoimintatavoitteidesi saavuttamiseen. Toimintojen tunnistaminen HAASTE: OSASTO: Esimerkki: kokouksen osallistujat eivät aina keskity täysin vaan saattavat tehdä muitakin toimia sen aikana. Esimerkki: tämä aiheuttaa vaikeuksia kaikilla organisaation osastoilla. Haaste: esimerkki kokouksen osallistujien sitouttaminen Tuote Ehdotettu ratkaisu RATKAISU: Esimerkki: Yammer Skype for Business SharePoint OneDrive for Business Office ja Outlook Esimerkki: käytä Kysy osallistujilta Yammer-ryhmää vastauksia säännöllisten verkkokyselyillä tilapäivitysten ja kirjaa julkaisuun vastaukset. viikon Hyödynnä välein videopuheluita järjestettävän kokouksen ja luonnoslehtiötoimintoja. sijaan. Esimerkki: Jaa tiedostoja helposti reaaliaikaisesti muiden osallistujien kanssa. Tätä suositellaan pitkäkestoisissa ja hyvin jäsennellyissä projekteissa. Esimerkki: Jaa tiedostoja helposti reaaliaikaisesti muiden osallistujien kanssa. Tätä suositellaan spontaaneissa kokouksissa. Mitkään toiminnot eivät ole suoraan soveltuvia tähän skenaarioon. Luo kyselyitä Skype for Businessissa ja mittaa niillä kokouksen osallistujien suhtautumista tai järjestä äänestyksiä päätöksistä. Käytä Yammer-ryhmää säännöllisten tilapäivitysten julkaisuun viikon välein järjestettävän Office 365:n käyttöönotto-opas 21

13 Tehtävä 2: priorisoi ratkaisut Jos sinulla on useita potentiaalisia ratkaisuja, tässä vaiheessa voit priorisoida ne ja korostaa niitä, jotka tuovat eniten lisäarvoa liiketoimintaasi. Muista, että on tärkeää aloittaa rauhallisesti ja osoittaa, miten lisäarvoa saa nopeasti, jotta tiimit eivät häkelly tilanteesta. Nyt on hyvä hetki tutustua Office 365:n ohjeisiin osoitteessa roadmap.office.com, jotta olet tietoinen palveluun suunnitelluista päivityksistä tai toiminnoista. Tarkista IT-tiimiltäsi, että he hyödyntävät sekä Onboarding Centeriä että käyttöönottosuunnitelmaa. Varmista yhdessä heidän kanssaan, että tunnistamasi ratkaisut ovat osa organisaatiosi käyttöönottosuunnitelmaa. Suosittelemme seuraavien neljän parametrin huomioimista ratkaisujen priorisoinnissa ja vaiheittaisen lähestymistavan määrittämisessä. Monimutkaisuus Miten monimutkaista tai vaikeaa ratkaisun toteutus on? Monimutkaisuus voi johtua teknisistä, organisaatiokohtaisista tai kulttuurillisista haasteista. Lisäarvo Kuinka paljon lisäarvoa tämä ratkaisu tuo työntekijöille? Vaikutus Vaikuttaako ratkaisu koko yrityksen työntekijöihin vai vain tiettyyn tiimiin tai osastoon? Johdon tuki Arvioi kunkin ratkaisun osalta, paljonko todennäköisesti tarvitset johtajien tukea. Priorisoi ratkaisut Tehtävä 3: määritä onnistumisen edellytykset Kun kehität ihanteellisia liiketoimintaskenaarioita ja -ratkaisuja, on tärkeää laatia muodolliset onnistumisen edellytykset ja mitata Office 365:n käyttöönoton vaikutus. Sinun täytyy päättää, mitä mitataan, ja se, miten kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia tietoja kerätään. Huomioi seuraavat väittämät, kun määrität onnistumisen edellytyksiä: Arvioi tilanne ennen aloitusta. Laadi välitavoite ja käyttäjäkyselyt. Määritä liiketoiminnan suorituskykyilmaisimet, jotka saattavat parantua toivottujen tulosten myötä (tyytyväisyys, tilauksen käsittelyaika ja niin edelleen). Tunnista menestystarinat ja pyydä lainauksia haastatteluiden, kokousten, Yammer-ryhmien ja muiden avulla. Mittaa edistymistä suorituskykyilmaisimien avulla täydentääksesi kvalitatiivista analyysia tiedoilla. Kun olet kerännyt kaikki arviot, voit lisätä tulokset prioriteettitaulukkoon ja analysoida, miten ne vertautuvat toisiinsa. Ratkaisu Monimutkaisuus Lisäarvo Vaikutus Johdon tuki Yhteensä Esimerkki: luo kyselyitä Skype for Businessissa kartoittaaksesi mielipiteitä tai äänestääksesi ja hyödynnä Pieni Suuri Pieni Suuri Pieni Suuri Ei yhtään Vahva edistääksesi yhteismuokkaamista. Suosittelemme, että valitset kriteerit, joiden avulla voit esitellä onnistumista johdolle. Kriteerejä voivat olla esimerkiksi käyttäjätyytyväisyys, työntekijöiden osallistuminen, käyttöönottonopeus sekä haluamiisi liiketoimintakäyttötilanteisiin liittyvät luvut. Ympyröi yksi Ympyröi yksi Ympyröi yksi Ympyröi yksi

14 Pieni Suuri Pieni Suuri Pieni Suuri Ei yhtään Vahva Office 365:n käyttöönotto-opas 23

15 Määritä onnistumiskriteerit Hyödynnä SMART-muistisääntöä ONNISTUMISKRITEERIT: Esimerkki: Pienemmät toimintakustannukset Kasvanut omaksunta vähentää muiden valmistajien kokousratkaisujen käyttöä, vähentää matkaa-aikoja ja nopeuttaa resurssisuunnittelua. M A MEASURABLE (mitattavissa): ATTAINABLE (saavutettavi MENETELMÄ/LÄHDE: Esimerkki: R RELEVANT (soveltuva): MITTARIT Kvantitatiivinen Office 365:n raportointi talousraportit tukipalveluraportit matka- ja puhelinkuluraportit tuotantokeinot Esimerkki: T Huomautuksia: TIMELY (oikea-aikainen): sidottu tiettyyn määräpäivään, vastaa kysymykseen Milloin? postilaatikoiden käyttö SharePointkäyttö kokouspuheluiden laskutus ja käyttö matka- ja puhelinkulut tukipuhelut TAVOITE: Esimerkki: Raportit Office 365:n käyttöönottoa edeltävältä ja seuraavalta ajalta osoittavat, että kustannukset ovat pienentyneet. Käyttöönoton jälkeen muiden valmistajien kokouspuhelupalveluiden käyttö S SPECIFIC (selkeä): selvä ja yksiselitteinen, vastaa kysymyksiin Mikä, miksi, kuka ja milloin? Office 365:n käyttöönotto-opas 25

16 Laadi asiantuntijaohjelma Asiantuntijat ovat intohimoisia, levittävät ilosanomaa mielellään ja auttavat kollegoitaan opettelemaan tehokkaiden ratkaisujen käyttöä. Asiantuntijat auttavat vähentämään projektin ydinryhmälle aiheutuvaa rasitusta ja lisäämään sitoutumista koko yhteisössä. Miksi asiantuntijat ovat tärkeitä? He auttavat luomaan pohjan ja innostuksen, jotka johtavat aiempaa parempien työskentelytapojen omaksumiseen. He muodostavat vaikutuspiirejä tiimeissään. He auttavat herättämään uudet työtavat henkiin eri tiimeissä. Hei tunnistavat liiketoiminnan haasteita ja etsivät mahdollisia ratkaisuja He antavat palautetta projektitiimille ja tukijoille. Miten voit luoda asiantuntijayhteisön? Innokkaat asiantuntijat, jotka voivat käyttää aikaa ja vaivaa. Luo Yammer-ryhmä asiantuntijoille päivitysten ja menestyksen jakamiseen. Anna kevyt Office 365:n ydinelementtejä käsittelevä koulutus. Valmista materiaalit, jotka tukevat työtä työryhmä- ja yksilötasolla esimerkkinä lounastapaamiset. Varmista säännölliset keskustelut asiantuntijoiden kanssa siitä, mikä toimii ja mikä ei. Suunnittele ohjelma, jolla voit sitouttaa ja antaa tunnustusta työstä, kuten erikoiskohtelu asiaankuuluvissa tapahtumissa tai puheenvuoroja asiantuntijayhteisöjen kehittämiseen liittyen. Viesti käyttäjille selkeästi asiantuntijoiden roolista ja siitä, mistä he löytyvät. Muista kuitenkin, että asiantuntijat eivät ole sama asia kuin IT-tuki, vaan yrityksen edustajia! VINKKEJÄ Tee asiantuntijaohjelmasta pakollinen osa käyttöönottosuunnitelmaasi. Olemme havainneet, että käyttäjät oppivat tehokkaimmin vertaisiltaan. Tunnista luonnolliset johtajatyypit ja opettajat organisaatiostasi ja pyydä heitä toimimaan asiantuntijoina yhteisösi kehittämiseksi. Katso verkkolähetys Best Buy: ninjojen nousu SharePoint 2013:n käyttöönottotarina (SPC296) aka.ms/bestbuyninjas

17 Office 365:n käyttöönotto-opas 27

18 Luo käyttöönottosuunnitelma Olet nyt valmis määrittämään toimet Office 365:n kestävää käyttöönottoa varten. Tietoisuuden lisääminen näistä ratkaisuista on tärkeä osa käyttöönottoa, sillä antaa käyttäjille tietoja, sitouttaa heidät mukaan ja innostaa heitä. Näitä eri toimintoja on hyvä yhdistellä, jotta niiden vaikutus ja omaksuminen ovat mahdollisimman kattavat: Viestintä Hyödynnä sisäisiä ilmoituksia tai uutiskirjeitä. Tämä edistää omaksumista merkittävällä tavalla tieto välittyy, uudet tekniikat inspiroivat ja luontainen innostus lisääntyy. Osallistamistapahtumat Esimerkiksi juhlat, julkiset tapaamiset, kilpailut ja palkinnot voivat edesauttaa osallistumista ja kannustaa työntekijöitä uusien työkalujen käyttöön. Koulutus Voit pitää sekä lähiopetuskursseja että omatoimisia aloitusoppaita. On tärkeää varmistaa, että työntekijät ymmärtävät hyvin, miten he voivat käyttää uusia tekniikoita työssään. Jaa Office 365:n käyttöönottosuunnitelma organisaatiossasi ja käy se läpi yhdessä muiden kanssa. Viimeistele käyttöönottosuunnitelma vaiheittaisen lähestymistapamme avulla ja hyödynnä helposti kussakin vaiheessa tarvitsemiasi resursseja. Käynnistä projekti Office 365:n perusskenaarioiden avulla ja hyödynnä niihin liittyviä viestintä- ja koulutusmalleja. VINKKEJÄ Office 365;n käyttöönoton suunnittelutyökalulla voit luoda oman käyttöönottosuunnitelman, johon voit koostaa haluamasi yhdistelmän tämän asiakirjan toimista. Hyödynnä yleisiä omissa Office 365:n käyttöönottoprojekteissaan onnistuneiden asiakkaiden omaksumistoimia. Kirjaa käyttöönottosuunnitelma räätälöityyn raporttiin yhdellä napsautuksella. Office 365:n käyttöönotto-opas 29

19 Tässä vaiheessa hyödynnät vaiheen 2 tuloksia ja aloita suunnitelman toteuttamisen varaamalla resurssit ja suorittamalla käyttöönottosuunnitelmasi. Saat käyttöösi tärkeitä resursseja sekä parhaita käytäntöjä niiden käyttöön eri vaiheissa. VAIHE 3: VARAA RESURSSIT JA TOTEUTA KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELM A

20 Office 365:n käyttöönotto-opas 31

21 Tiedotuksen ja viestinnän resurssit Kerro käyttäjille tulevasta julkaisusta sekä siitä, mitä etuja se heille tuo. Näin saat luotua innostusta Osallistamistapahtumat ja yhteisön toiminta Luo innostusta, tuo ihmisiä yhteen ja lisää luottamusta. JULISTEET, ESITTEET JA MUUT KIRJALLISET MATERIAALIT Varmista, että Office 365 näkyy visuaalisesti yrityksen kaikissa toimipisteissä. Voit hyödyntää tässä erilaisia kirjallisia materiaaleja. LÄHTÖLASKENTA- JA ILMOITUSSÄHKÖPOSTIT Kerro, mitä on luvassa, luo odotuksia ja herätä mielenkiintoa keskittymällä siihen, mitä käyttäjille on luvassa. KOHOKOHDAT JA MAISTIAISET Nämä ovat mainio tapa kasvattaa mielenkiintoa ja saada ihmiset innostumaan on näyttää maistiaisvideoita tapahtuman yhteydessä tai vaikkapa lounasravintolassa. ESITTEET Esitteiden avulla voit tehostaa erilaisten tapahtumien tehoa (esimerkiksi lounastapahtumien yhteydessä). success.office.com/resources success.office.com/resources success.office.com/resources success.office.com/resources VINKKISÄHKÖPOSTIT Nämä räätälöitävät sähköpostimallit auttavat laajentamaan ja lisäämään käyttöä ajan myötä. PIKAOPPAAT Näissä tulostettavissa oppaissa on hyödyllisiä vinkkejä, pikanäppäimiä ja näyttökuvia, joiden avulla Office 365:n käyttö sujuu. success.office.com/resources aka.ms/officestart Viestintä sähköpostitse ja uutiskirjeillä (aloita 4 8 viikkoa ennen käyttöönottoa) Ensikosketustapahtumat ja lounastietoiskut (aloita 4 viikkoa ennen käyttöönottoa) Pidä sähköpostit tiiviinä ja lisää niihin selvä toimintakehotus ja linkkejä lisätietoihin, kuten usein kysyttyihin kysymyksiin. Sähköpostit on syytä lähettää yhdeltä henkilöltä, mieluiten johtotason tukijalta. Ryhmää tai jakeluluetteloa ei kannata käyttää. Sähköpostiviestien ja uutiskirjeiden sisällössä kannattaa vastata merkittävimpiin loppukäyttäjiä askarruttaviin asioihin: Miksi siirrymme Office 365:een? Mitä minulta vaaditaan? Miten tämä auttaa minua työnteossa? Käytä Määritä visio ja liiketoimintaskenaariot -kohdan harjoituksia apuna viestinnän luomisessa. Tee sähköposteista tyylikkäitä kampanjasi mukaisilla tyyli- ja värivalinnoilla. Kaksisuuntainen viestintä käyttäjien kanssa kannattaa varmistaa linkeillä sisäiseen sivustoon ja Yammerryhmään, joissa voi antaa palautetta, pyytää tukea ja hakea koulutusvaihtoehtoja. Järjestä henkilökohtainen tapahtuma, jossa käyttäjät voivat selata Office 365:tä ja tutustua koulutusresursseihin. Pidä tilaisuus paikassa, jossa ihmiset liikkuvat paljon, esimerkiksi aulassa tai kahvihuoneessa. Asiantuntijoiden on hyvä olla vuorovaikutuksessa yleisön kanssa koko tapahtuman ajan ja vastata kysymyksiin ja huolenaiheisiin sekä kannustaa Office 365:n käyttöön. Järjestä lounastietoiskuja säännöllisin väliajoin (esimerkiksi neljännesvuosittain) ja kannusta osallistumaan erilaisilla kannustimilla. Epävirallisissa lounastietoiskuissa käyttäjät voivat esittää kysymyksiä avoimesti. Järjestä kilpailuja ja arvontoja, joissa käyttäjien täytyy käyttää Office 365:tä. Lisää tietoutta päivän tapahtumista painetulla materiaalilla ja esittele kaikkein jännittävimpiä Office 365 -toimintoja. Luo Yammer-ryhmä ja ohjaa käyttäjät jatkamaan keskustelua siellä ja auttamaan saatujen tietojen keräämisessä.

22 Office 365:n käyttöönotto-opas 33

23 Koulutus ja tuki Auta käyttäjiä siirtymään uusiin sovelluksiin ja aloittamaan niiden käyttö. OFFICE 365:N OPPIMISKESKUS Työntekijät pääsevät nopeasti vauhtiin näillä hyödyllisillä Office 365:n oppimis- ja koulutusresursseilla. OFFICEN KOULUTUS JA OPETUSOHJELMAT Näiden resurssien avulla voit siirtyä uuteen Officeen ja opetella päivittäiset tehtävät nopeasti. Koulutuksen tulisi keskittyä ennen kaikkea kysymykseen Miksi? Jos käyttäjät ovat uusia Office 365 -käyttäjiä, koulutuksen pitää olla paljon muutakin kuin vain alustava toimenpideohjeistus. Heille on kerrottava, miksi muutos tapahtuu, mitä käyttäjien on syytä odottaa ja miksi muutosta edellytetään heiltä. Tärkeä osa koulutussuunnitelmaa on muutosten mukanaan tuomien etujen esittely. Käyttäjien huolien hahmottaminen ja niihin reagoiminen on oleellinen osa siirtymisen helpottamista ja onnistuneen käyttöönoton varmistamista. Seuraavassa on joitakin vinkkejä: aka.ms/o365learning OFFICE 365:N OPPIMISKESKUKSEN MATERIAALIT Näiden ohjeiden avulla löydät koulutusmateriaalista tarvitsemasi. aka.ms/officetraining LUO OPPIMISKESKUS Käytä sisäistä ryhmäsivustoa, johon voit tallentaa koulutusresursseja, esimerkiksi aloitusoppaita ja vinkkejä. KOROSTA ETUJA Kerro, miten työ käytännössä sujuu Office 365:llä ja millaisia etuja käyttäjät voivat odottaa vanhoihin työkaluihin tai prosesseihin verrattuna. HYÖDYNNÄ TODELLISIA TYÖELÄMÄN SKENAARIOITA Kun käytät esimerkkeinä tehtäviä ja liiketoimintaprosesseja, jotka yleisösi tuntee, saat heidät kiinnittämään huomiota ominaisuuskohtaisiin tietoihin. SISÄLLYTÄ MUKAAN TARVITTAVAT LISÄTIEDOT Varmista, että integroit tiedot säännöistä, prosesseista ja parhaista käytännöistä, jotka organisaatio on määrittänyt Office 365:lle. success.office.com/resources success.office.com/resources AKTIVOI ASIANTUNTIJAT Pyydä Office 365 -asiantuntemuksen kehittämiseen sitoutuneita asiantuntijoita kouluttamaan ja avustamaan tiimejään. Tutustu Office 365 Customer Success Centeriin Sieltä löydät resursseja, joiden avulla voit luoda käyttöönottosuunnitelman, tarkka aikataulu ja yksittäiset tehtävät mukaan lukien. success.office.com Office 365:n käyttöönotto-opas 35

24 Tässä viimeisessä vaiheessa opit hyödyntämään kerättyä palautetta koko käyttöönottoprojektin ajalta, mittaamaan edistymistä, tunnistamaan onnistumisia, jakamaan niitä ja toistamaan niitä. VAIHE 4: SEURAA ONNISTUMISTA, JAA MENESTYSTEKIJÄT JA TOISTA

25 Office 365:n käyttöönotto-opas 37

26 Mittaa edistymistä tavoitteisiin nähden Kun kehität onnistumiskriteereitä ja kyselyjä, voit hyödyntää tarjoamiamme esimerkkejä. Onnistumisen mittaaminen tavoitteisiin nähden on tärkeää käyttöönoton yhteydessä. Lisäksi on tärkeää, että parannat ratkaisuja käyttäjäpalautteen perusteella ja kirjaat menestystekijät muistiin, jotta voit jakaa niitä. Tämä innostaa muitakin käyttämään Office 365:tä ja vertaamaan sen menestystä. Eräs tapa kvalitatiivisen ja kvantitatiivisen palautteen keräämiseen ovat kyselyt käyttäjien Office 365:n osaamisesta ja mielipiteistä siihen liittyen. Seuraavassa on esimerkkejä käyttöönoton aikana järjestettävistä käyttäjäkyselyistä: Ohjelmiston alustava käyttöönotto tai pilotti success.office.com/resources success.office.com/resources Tee pilottiin osallistuville käyttäjille alkuvaiheen kysely, jolla keräät tietoja heidän Office tiedoistaan ja -osaamisestaan. Tee tämä hieman ennen sitä, kun käyttäjät saavat aktivoidut tilit ja laitteet. Suorita pilotin puolivälissä kysely, jolla kysyt käyttäjien mielipiteitä Office 365:stä. Tee tulosten perusteella tarvittavia muutoksia ennen yleistä käyttöönottoa. Suorita lopullinen kysely välittömästi pilotin jälkeen. Tulosten avulla voit määrittää, täytyykö sinun tehdä muutoksia yleisiin koulutus- ja tiedotusmateriaaleihin. Yleinen käyttöönotto Tee käyttäjille alkuvaiheen kysely, jolla keräät tietoja heidän Office 365 -tiedoistaan ja - osaamisestaan. Tee tämä hieman ennen sitä, kun käyttäjät saavat aktivoidut tilit ja laitteet. Seuraa käyttöönoton edistymistä suorituskykymittareilla Näissä kaavioissa on joitakin Office 365 -hallintakonsolissa olevia raportteja, jotka voidaan yhdistää kulutuksessa tai omaksumisessa saatavia parannuksia ilmaisevien mittareiden tietoihin. Exchange Lync SharePoint Suorita käyttöönoton puolivälissä kysely, jolla kysyt käyttäjien mielipiteitä Office 365:stä. Tee tulosten perusteella tarvittavia muutoksia. Kun Office 365 on otettu käyttöön koko organisaatiossasi, kartoita käyttäjien tyytyväisyyttä käyttöönottoprosessiin. Voit tehdä kyselyn 90 päivää käyttöönoton jälkeen. Tämän jälkeen voit toistaa sen kerran vuosineljänneksessä. Tämä helpottaa omaksumisen mittaamista tyytyväisyyden ja tuottavuuden näkökulmasta. VINKKEJÄ Loimme käyttöönotto-oppaan alussa tehtävän onnistumiskriteereiden määrittämiseksi. Muista tutustua tähän kohtaan, kun hyödynnät malleja osoitteesta success.office.com/resources.

27 Office 365:n käyttöönotto-opas 39

28 Onnistumisten kirjaaminen ja jakaminen Menestystarinat voivat usein olla aivan yhtä arvokkaita kuin kvantitatiiviset tiedot Office 365:n onnistumisia esiteltäessä. Käyttöönoton aikana on hyvä, että projektiryhmän jäsenet ja asiantuntijat määrittelevät esimerkkejä, joista ilmenee toimintojen välinen yhteistyö ja tiimityö. Tämä onnistuu vaivattomasti käyttäjille tehdyillä kyselyillä, joissa käsitellään heidän saamaansa henkilökohtaista lisäarvoa ja sitä, miten Office 365 auttaa heitä tavoitteiden saavuttamisessa. Yövuorossa oleva työntekijä havaitsee normaalista poikkeavan ongelman CHARLESTON Muut myymälät eri puolella maata vahvistavat, että ongelma ilmenee myös heillä DALLAS Johtaja saa tietää ongelmasta CHICAGO Toista Omaksuminen on jatkuvaa: se ei pääty käyttöönottopäivään tai sen vaikutusten mittaamiseen. Etsi uusia tapoja, joilla Office 365 voi tuoda lisäarvoa organisaatiosi liiketoimintaan, jotta pysyt ajan tasalla käyttäjiesi ja organisaatiosi kehittyvistä tarpeista. Arviointiprosessista saatavien tietojen ja näkemysten avulla voit laatia lisäkoulutusta parhaista käytännöistä ja erittäin tehokkaista Office 365 -ratkaisuista. Järjestä lisää liiketoimintaskenaario- ja ratkaisukehityskoulutusta aiempaa useampien osastojen kanssa. Voit järjestää myöhemmin osastokoulutuksia, joissa kuvataan, miten Office 365 auttaa kunkin toimialan menestyksessä. Isännöi säännöllisesti organisaation sitoutumista edistäviä lisätapahtumia, kuten koko yrityksen henkilöstölle tarkoitettuja kokouksia tai lounastietoiskuja. Muista kannustaa käyttäjiä ja asiantuntijoita kehittämään ideoita siitä, miten Office 365 voi parantaa liiketoimintakäytäntöjä. Jaa ne muiden kanssa osallistamistapahtumissa, yhteisössä ja Yammer-ryhmässä. Kehitä näiden ideoiden pohjalta lisää ratkaisuja ja koulutuksia. Loppumietelmät Muista, että yrityksesi ja pilvipalvelusi ovat jatkuvassa liikkeessä. Etsi uusia tapoja parantaa liiketoimintaprosesseja ja tarjota käyttäjille mahdollisuuksia. Pidä silmällä Office 365:n yleisiä ohjeita ja Office-blogeja: niistä saat tietoa palvelun uusista toiminnoista ja päivityksistä, joita voit roadmap.office.com blogs.office.com Ongelma ratkaistaa n Office 365:n käyttöönotto-opas 41

29 Käyttöönottoprosessin kattava tarkistuslista Vaihe 1: määritä visio ja liiketoimintaskenaariot Määritä tärkeimmät sidosryhmät ja kokoa tiimi. Suorita visioharjoitus vision luomiseksi. Pidä liiketoimintaskenaarioiden työpajoja, joissa tunnistat skenaariot. Hanki käyttöönottoprojektilla johtotason tukija. Tutustu Office 365 Customer Success Centeriin success.office.com Vaihe 2: priorisoi ratkaisut ja laadi käyttöönottosuunnitelma Määritä ratkaisut yhdistämällä Office 365:n toiminnot skenaarioihisi. Aloita pienestä ja pidä asiat yksinkertaisena: priorisoi ratkaisut ja luo vaiheittainen lähestymistapa. Käynnistä asiantuntijaohjelma, jolla keräät palautetta ja edistät luonnollista omaksumista. Toteuta ratkaisujen pilottikokeilut, viesti asiantuntijoiden kanssa ja kerää palautetta. Luo käyttöönottosuunnitelma, joka käsittää viestinnän, koulutuksen ja yhteisötoimet. Vaihe 3: varaa resurssit ja toteuta käyttöönottosuunnitelma Pilotti ja käyttöönottoa edeltävä vaihe: kasvata tietoisuutta, määritä odotukset, luo innostusta ja vastaa kysymyksiin. Käyttöönottovaihe: tue käyttöönottoa koko organisaatiossasi ja avaa palautekanavat. Käyttöönoton jälkeinen vaihe: jatka aktiivista toimintaa, kasvata innostusta ja mittaa edistymistä. Seuraa Office 365:n uutisia blogs.office.com Vaihe 4: seuraa onnistumista, jaa onnistumisia ja toista Jatka edistymisen mittaamista ajan myötä ja tunnista menestystekijät. Jaa menestystekijöitä omaksumisen edistämiseksi muissa tiimeissä ja muilla osastoilla. Tunnista kehitysosa-alueet ja organisaatiosi uudet liiketoimintaskenaariot. Hanki lisätietoja tulevista toiminnoista Office 365:n yleisistä ohjeista. Liity keskusteluun Yammerissa aka.ms/office365network/drivingadoption Lataa kaikki saatavilla olevat resurssit success.office.com/resources 2015 Microsoft Corporation. Kaikki oikeudet pidätetään. Tämä asiakirja tarjotaan sellaisenaan. Tässä asiakirjassa annettuja tietoja ja näkemyksiä, URL-osoitteet ja muut Internet-sivustoviittaukset mukaan lukien, voidaan muuttaa ilman erillistä ilmoitusta. Sinä olet itse vastuussa Office asiakirjan 365:n käyttöönotto-opas 43 käytöstä. Tämä asiakirja ei anna laillisia oikeuksia mihinkään Microsoft-tuotteessa oleviin immateriaalioikeuksiin. Voit kopioida ja käyttää tätä asiakirjaa sisäisesti yrityksessäsi. Voit muokata tätä asiakirjaa sisäisesti yrityksessäsi.

30 success.office.com