University Admissions -hakupalvelu Yliopistojen hakuseminaari

Transkriptio

1 University Admissions -hakupalvelu Yliopistojen hakuseminaari

2 University Admissions hakupalvelu Sini Saarenheimo, projektipäällikkö FUNIMA 1.0 hakujärjestelmä Miltä järjestelmä näyttää? Tekniset ominaisuudet Antti Mäki, tekninen asiantuntija Pilottiyliopiston näkökulma Joanna Kumpula, koordinaattori, Oulun yliopisto

3 University Admissions -hakupalvelu Yliopistojen yhteinen keskitetty, kansainvälisille hakijoille suunnattu hakujärjestelmä Hakemusten esikäsittely sivusto Palvelun lanseeraus hakijaneuvontapalvelun ja markkinointiviestinnän kautta Missio Suomalaisten yliopistojen kilpailukyvyn terävöittäminen opiskelijarekrytoinnissa

4 KV -HAKIJA HAKUNEUVONTA NÄKYVYYS Lanseeraus universityadmissions.fi FUNIMA -hakujärjestelmä HAKEMUSTEN ESIKÄSITTELY YLIOPISTOT

5 Haku käynnissä WWW-sivusto avautui Markkinointiin ja hakuprosessiin liittyvä tieto on keskitetty osoitteeseen Kävijöitä tällä hetkellä noin 120 / vrk Yhteensä 100 maasta Sähköinen hakulomake avautui : Helsingin yliopisto, Oulun yliopisto 1.12 Turun kauppakorkeakoulu 1.1. Vaasan yliopisto Hallintajärjestelmä käyttöön vaiheittain FUNIMA tietojärjestelmä versio 1.0 valmis mennessä FUNIMA 2.0 koodaus alkaa Hakemusten käsittelypalvelu ja tekninen asiakasneuvonta alkoi klo 9:00 Puhelinpalvelu päivittäin klo 9-18 Hakemusten käsittelypalvelu maaliskuun loppuun saakka

6 Tieto-portaali

7 University Admissions -hakulomake

8 Käsittelytaulukko

9 Yliopistojen yhteinen konsortio, joka tarjoaa yliopistoille työkaluja ja asiantuntemusta. Yliopistot tilaavat FUNIMAlta tarvitsemansa palvelut, mutta pitävät vastuun valinnoista ja hakuprosessista itsellään. FUNIMA-järjestelmä ensisijassa ulkomailla korkeakoulukelpoisuutensa suorittaneiden, raskasta asiakirjojen käsittelyä vaativien hakemusten käsittelyä varten Yliopistojen toivomus, että kaikki hakijat taustasta riippumatta hakisivat englanninkielisiin maisteriohjelmiin FUNIMAn kautta näin toimitaan nyt lähes kaikissa ohjelmissa FUNIMA rajaa hakijan tietojen (koulutustausta, kielitaito) perusteella hänelle sopivat kohteet, näin turhia hakemuksia saadaan rajattua. Järjestelmien välille toiminnallisuuksia, jotka ohjaavat hakijat oikeaan paikkaan. Yliopisto päättää mihin järjestelmään se valinnan sijoittaa Rajauksista (Yliopistot, FUNIMA,YSHJ)

10 Keskitetyn palvelun rooli hakuprosessissa Sähköisen hakujärjestelmän kehittäminen ja ylläpito Hakemusten esikäsittelypalvelu Tekninen asiakaspalvelu Hakemusten keskitetty vastaanotto, kokoaminen ja arkistointi Todistusliitteiden arviointi Kelpoisuus Oikeellisuus Kielitaidon varmennus Hakemusten täydennyspyynnöt Tietojen siirto HAREKiin ja yliopistoille Yhtenäinen tilastotieto tietoportaali hakijalle Hakijaneuvonta Hakijan tavoittaminen markkinointiviestintä Hakijan opastaminen: www-sivusto, sähköposti- ja puhelinopastus, hakuopas, University Admissions -hakuneuvoja CIMOn ständillä

11 Vuoden 2008 aikatauluja Hakemustenkäsittely, viimeiset täydennysajat FUNIMA 2.0 järjestelmän toteutus CRM-lomake 1.0 version pilotoinnista tuleet kehityskohteet Liitännät YSHJ:seen, HAREK:iin ja muihin järjestelmiin Uusien yliopistojen hakukohteiden siirtyminen FUNIMAan Uusien yliopistojen hakuprosessien kartoitus ja valinta mennessä (Jyväskylän ja Lapin yliopistojen lisäksi) Hakuopas Yliopistojen hakuajat, hakukohteet, kielitaitovaatimukset ja liitteet tiedossa mennessä Lanseeraus ja hakuneuvontakonseptin käynnistys vuonna 2008

12 KV-kohderyhmän haasteet 1. Markkinointi Kilpailu kv-markkinalla äärimmäisen kovaa, tunnettuuden saavuttaminen vaatii johdonmukaista työtä Hakuprosessin selkeys ja nopeus kilpailukykytekijöitä Rekrytointi suoraan messuilta Kiinnostuksen säilyttäminen (CRM) 2. Hakuneuvonta Hakijat eivät tunne korkeakoulujärjestelmäämme 3. Hakemustenkäsittely Korkeakoulukelpoisuuden todentaminen Todistustenoikeellisuus (mm. CEP Online) Kielitaitovaatimukset Yhteydenpidon ongelmat (etäisyys, aikaerot)

13 Tavoitteet Laadukkaiden kansainvälisten opiskelijoiden tavoittaminen Hakijoiden palvelun ja asiakashallinnan tehostaminen Hakuprosessiin liittyvän erityisosaamisen keskittäminen yhteen pisteeseen ja osaamisen aktiivinen kehittäminen Haku- ja valintaprosessin tehostaminen toimintakäytäntöjä ja hakukriteerejä yhtenäistämällä Rakenteellinen kehittäminen: päällekkäisen työn vähentäminen, synergiaedut Hakuviestinnän kehittäminen Yhtenäisen tilastotiedon tuottaminen

14 Lisätietoa Projektipäällikkö Sini Saarenheimo puh: Suunnittelija Minna Passi puh: Projektisihteeri Suvi Tossavainen puh Tekninen asiantuntija Antti Mäki puh