Henkilöstöpalvelujen vastuunjakotaulukko

Transkriptio

1 HENKIÖSTÖPAVEUJEN VASTUUNJAKOTAUUKKO Kirjanpitoyksikkö voi tarvittaessa sopia Palkeiden kanssa tehtävän keskittämisestä Palkeiden tehtäväksi (palvelun hankinnasta), niiden tehtävien osalta, jotka on vastuunjaossa määrätty kirjanpitoyksikön tehtäväksi, lukuunottamatta talousarviolaissa ja talousarvioasetuksessa kirjanpitoyksikön tehtäväksi määrättyjä tehtäviä. Taustavärillä merkityt rivit sisältyvät Valtiokonttorin määräykseen Palkanlaskennan tehtävien ja vastuiden jaosta palvelukeskuksen sekä kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen välillä. Kirjanpitoyksikkö vastaa Palkeisiin toimittamansa aineiston osalta sisäisen valvonnan kontrolleista ja Palkeet vastaa sisäisen valvonnan kontrolleista tehtäviensä osalta. = Palkansaajien neuvontapalvelu, = lisäpalvelu Henkilöstöpalvelut 1 Palkkaus, palkitseminen ja palvelussuhteen hallinta 1.1 Palvelussuhteen hallinta Organisaatiorakenteen luominen ja ylläpito Tiedon toimittaminen organisaatiorakenteesta ja siihen liittyvistä budjetoiduista toimista Palkeisiin Organisaatiorakenteen luominen Organisaatiomuutosten toteuttaminen Budjetoitujen toimien perustaminen ja ylläpito (ei yksittäiset) Henkilö- ja palvelussuhdetiedot Budjetoidun toimen luonti -lomakkeen tallentaminen (portaalilomake) Budjetoituihin toimiin liittyvien muutosten ilmoittaminen palvelupyynnöllä akkautettavien budjetoitujen toimien ilmoittaminen palvelupyynnöllä Budjetoituihin toimiin liittyvien muutostietojen tallentaminen järjestelmään Budjetoitujen toimien lakkauttaminen Uusien ja muuttuneiden henkilö- ja palvelussuhdetietojen sekä palkkatietojen tallentaminen ja hyväksyminen portaalissa Henkilö- ja palvelussuhdetietojen muutosten ilmoittaminen palvelupyynnöllä niiden tietojen osalta, joita ei voi ilmoittaa portaalilomakkeella Henkilö- ja palvelussuhdetietojen muutosten tallentaminen niiden tietojen osalta, joita ei voi ilmoittaa portaalilomakkeella Portaalissa tallennettujen virheellisten tietojen korjauspyynnön toimittaminen palvelupyynnöllä Portaalissa tallennettujen virheellisten tietojen korjaaminen palvelupyynnön perusteella Palvelussuhteen päättäminen ja uuden luominen työaikamuodon muuttuessa palkansaajalla Takautuvan sopimusmuutoksen yhteydessä ajanhallinnan leimaustietojen poistaminen vanhalta sopimukselta ja siirtäminen uudelle sopimukselle omajaksojen siirto oikealle sopimukselle sopimusmuutosten yhteydessä Osa-aikaisten henkilöiden työrytmillisten lomajaksojen tasoitusjaksojen tarkastaminen Informoi uusia työntekijöitä Palkeiden järjestämästä Kiekun käyttöön liittyvästä kuukausittaisesta yhteiskoulutuksesta Uusien työntekijöiden perehdytys Kiekun käyttöön palkansaajan näkökulmasta kerran kuukaudessa pidettävissä yhteiskoulutuksissa Asiakas varmistaa omassa organisaatiossaan sen, että palkansaajat tietävät palvelukanavat teknisen tuen neuvontaan Palkeet ohjeistaa ja neuvoo palkansaajaa omaan palvelussuhteeseen liittyvissä teknisissä asioissa mm. portaalin tallennuksissa Palkansaaja ilmoittaa henkilötietojen muutoksista Palkeisiin, mikäli ei ole itse niitä portaalin kautta pystynyt muuttamaan. Muutospyyntö on toimitettava siinä muodossa, että pyyntö voidaan jälkeenpäin tarvittaessa todentaa Henkilötietomuutosten (nimi, osoite, pankkitili) tallentaminen niiden tietojen osalta, joita asiakas ei ole voinut tehdä portaalin kautta Työajankohdentamisen sisällöllinen ohjeistus Ajanhallinnan järjestelmässä oleviin tietoihin liittyvä neuvonta siten, että palkansaaja ymmärtää järjestelmässä olevat omaan työaikaansa liittyvät tiedot Työajankohdentamisen tekninen neuvonta

2 1.1.3 Pidennetty työaika ja osasairausvapaa Pidennetyn työajan maksamiseen vaikuttavien tietojen ilmoittaminen palvelupyynnöllä Pidennetyn työajan aiheuttaman korvauksen laskeminen, järjestelmään tallentaminen ja maksaminen Osasairausvapaan ilmoittaminen palvelupyynnöllä Palkeisiin VES:n mukaisen osasairausvapaan palkanmaksuprosentin tarkastaminen ja ilmoittaminen virastoon Osasairausvapaan tallentaminen järjestelmään Täydennysosan laskemiseen ja maksamiseen vaikuttavien tietojen toimittaminen Palkeisiin Täydennysosan suuruuden laskeminen kirjanpitoyksikön ilmoittamien tietojen perusteella ja tiedon tallentaminen järjestelmään maksamista varten Osasairausvapaan aikaisista sairauspoissaoloista ilmoittaminen palvelupyynnöllä Palkeisiin Osasairausvapaan aikaisten sairauspoissaolojen tallentaminen järjestelmään ja niiden palkkavaikutusten tarkastaminen Organisaatiohallinta Ilmoittaa yksittäisten henkilöiden nimike- ja/tai kustannuspaikka- /toimintayksikkömuutokset portaalilomakkeella Nimikirjatiedot Nimikirjaa ja palveluaikalaskentaa varten tarvittavien alkuperäisten asiakirjojen tarkistaminen ja jäljennösten ottaminen Palveluaikalaskentavaikutusten merkitseminen asiakirjajäljennöksiin ja jäljennösten toimittaminen Palkeisiin Nimikirjatietojen ylläpitäminen Nimikirjanotteen allekirjoittaminen ja antaminen virkamiehelle sekä virastolle. Nimikirjaotteen toimittaminen sidosryhmille virkamiehen tai viraston erillisen pyynnön perusteella Palvelussuhteen päättyessä nimikirjanotteen toimittaminen virkamiehelle sekä nimikirjanotteen arkistokappaleen toimittaminen virastoon ilman erillistä pyyntöä Nimikirjanotteen luovuttaminen ulkopuolisille Palveluaikalaskenta Työura- ja keskeytystietojen toimittaminen Palkeisiin ja palveluaikavaikutusten merkitseminen asiakirjoihin Palveluaikalaskennan suorittaminen palveluaikalaskennan sovelluksessa säännöllisesti sekä laskennan tekninen hyväksyminen sekä ilmoittaminen laskennan suorittamisesta virastoon Palveluaikalaskennan tuloksen hyväksyminen ja palveluaikapäätöksen tekeminen Palvelusaikalaskenta, vuosilomaoikeudet Vuosilomaan oikeuttavan palvelusajan laskenta sekä järjestelmätoimenpiteiden tekeminen, kun henkilön 15 vuoden vuosilomaoikeus täyttyy Vuosilomapäivien laskenta palkka-ajojen yhteydessä Vuosilomaan oikeuttavan palvelusajan ilmoittaminen virastolle uuden henkilön palvelussuhteen alkaessa ja kun henkilön 15 vuoden työurakertymä vuosilomaan oikeuttavasta palvelusajasta tulee täyteen Päätöksen tekeminen vuosilomaoikeuteen oikeuttavasta palvelusajasta Hälytyslistan laskettaminen ja toimittaminen asiakkaalle tiedoksi vuosilomaan oikeuttavasta ajasta 2 krt/v (touko- ja marraskuussa) henkilöistä, joilla on täyttymässä 15 vuotta työurakertymää vuosilomaan oikeuttavasta palvelusajasta ko. vuoden aikana Palveluaikalaskennan suorittaminen kokemusosaan tai kokemuslisään, valtion virka-ansiomerkkiin ja kunniamerkkeihin liittyen Työura- ja keskeytystietojen tallentaminen Palveluaikalaskennan suorittaminen Palveluaikalaskelman tulostaminen Palveluaikapäätöksen tekeminen laskennan tuloksen perusteella Kokemusosien/-lisien täyttymiseen liittyviin kysymyksiin vastaaminen järjestelmässä olevien päätöstietojen perusteella

3 1.1.9 Palvelussuhteen päättäminen Varmistaa, että henkilön lomat ja poissaolot ovat ajan tasalla palvelussuhteen päättymispäivään asti Palvelussuhteen päättäminen irtisanoutumislomakkeella Portaalin kautta Palvelussuhteen päättymisestä ilmoittaminen Palkeisiin, mikäli irtisanoutumislomaketta ei voi käyttää Palvelussuhteen päättäminen irtisanoutumisen yhteydessä, mikäli irtisanoutumislomaketta ei voida käyttää Ero- tai irtisanoutumistietojen sekä muiden lähtötietojen toimittaminen Palkeisiin (ilmoitus maksettavista lomakorvaus- ja lomarahapäivistä sekä erosuunta) Varmistaa, että lopputiliin vaikuttavat tiedot ovat järjestelmässä ajan tasalla opputilin maksaminen Palvelussuhteen päättymistodistuksen tulostaminen, allekirjoittaminen ja toimittaminen virkamiehelle tarvittaessa Vanhuus- tai työkyvyttömyyseläkehakemukseen vaikuttavien palkkatietojen toimittaminen Tulorekisteriin Työ- ja palveluaikatodistuksen antaminen Palkeet neuvoo palkansaajaa siinä, miten pitämättömät lomat, mahdolliset saldot sekä työaikapankissa olevat tunnit vaikuttavat viimeisen työssäolopäivän määrittämiseen palvelussuhteen päättyessä Siirtoilmoitus Ilmoitus Palkeisiin henkilön siirtymisestä toiseen valtion virastoon / toisesta valtion virastosta Henkilön siirtyessä toisen viraston palvelukseen lomansiirtoilmoituksen tietojen tarkastaminen ja työnantajan valtuutuksen perusteella hyväksyminen, toimittaminen tiedoksi vastaanottavalle virastolle sekä Palkeissa kyseisen viraston palkanmaksua hoitavaan palveluryhmään Toisesta valtion virastosta tulleen lomansiirtoilmoituksen tietojen tallentaminen Mikäli henkilö on tullut viraston palvelukseen Puolustusvoimista, tulee viraston ilmoittaa henkilön sairauspoissaolo- ja osasairauspäivien kertymistä Sairauspoissaolo- ja osasairauspäivien kertymien tallentaminen järjestelmään ja palkkavaikutusten seuranta Puolustusvoimista siirtyneiden henkilöiden osalta 1.2 Palkanlaskenta Yleinen neuvonta ja ohjeistus Palkanlaskentaan liittyvistä yleisistä asioista tiedottaminen ja ohjeistus VES / TES -asioihin, palkkausjärjestelmiin ja työnantajapäätöksiin liittyvä harkintavalta, ohjeistus ja tiedottaminen Palkanmaksuun liittyviin kysymyksiin vastaaminen palkan- ja palkkionsaajille Palkanlaskentajärjestelmään palvelussuhteesta ilmoitettavat tiedot Palkkakirjanpidon seurantakohteiden määrittäminen ja hyväksyminen Palvelussuhteelle maksettavien uusien tai muuttuneiden palkanosien ja omalle henkilöstölle maksettavien palkkioiden tallentaminen ja hyväksyminen (Portaalilomake) Viraston tulee sopia erikseen suoritusarviointeihin liittyvän massa-aineiston toimitusaikataulu Palkeiden palveluryhmän kanssa Vuosittaisiin suoritusarviointeihin liittyvien henkilökohtaisten palkanosien muutosten hyväksyminen ja ilmoittaminen ajoissa Palkeisiin (massamuutokset), siten ettei takautuvia palkanmuutoksia tarvitse tehdä Vuosittaisiin suoritusarviointeihin liittyvien henkilökohtaisten palkanosien muutosten tallentaminen järjestelmään (massamuutokset) Tuntipalkkaisten palkkatietojen ylläpito ja tuntien hyväksyminen, mikäli virastossa on tuntipalkkaisia SAP HCM:n tuottamien tietojen käsittely ja siirtäminen palkanlaskentajärjestelmään Palkka-aineiston tarkastaminen Palkka-aineiston tarkastamisessa havaittujen virheiden/puutteiden ilmoittaminen asiakkaalle siltä osin kuin virheet edellyttävät asiakkaalta toimenpiteitä tai vaikuttavat asiakkaan tekemiseen Korjauksen ilmoittaminen Palkeisiin palvelupyynnöllä Viraston ilmoittaman korjauksen tekeminen lähdejärjestelmään

4 1.2.3 Palkkiot (ulkopuoliset palkkionsaajat, kansanedustajat, ministerit) Palkkionsaajan toimeksiantosopimuksen tekeminen ja palkkiolajin määrittely (esim. luennoitsija, tulkki) Tiliöidyn ja hyväksytyn palkkiolaskun kopion toimittaminen Palkeisiin liitteineen Palkkionsaajan ja palkkion tietojen tallentaminen (pl. kansanedustajat ja ministerit) Kansanedustajien ja ministereiden palkkioiden hyväksyminen ja tallentaminen (portaalilomake) Palkkiosta perittävien työnantaja- ja työntekijämaksujen määrittely asiakkaan tekemän palkkiolajin määrittelyn mukaisesti Työ- ja käyttökorvaukset Työ- ja käyttökorvauksen määrittely Tiliöidyn ja hyväksytyn työ- ja käyttökorvauslaskun kopion toimittaminen Palkeisiin liitteineen Työ -ja käyttökorvausten tietojen tallentaminen ja maksaminen asiakkaan määrittelemien tietojen pohjalta Yritystoimintaa harjoittavan yhtiön tai yhteisön, jota ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, työ - ja käyttökorvauksista ennakonpidätyksen periminen sekä suorituksen ilmoittaminen tulorekisteriin. JUE:in alaisten työkorvauksien osalta eläkemaksujen ja ansioiden ilmoittaminen tulorekisteriin Apurahat Tehtävän / vakanssin luominen budjetoidun toimen luonti -lomakkeella Maksettavien apurahojen hyväksyminen ja apurahan maksamistietojen ilmoittaminen palvelupyynnöllä Apurahan maksamisessa tarvittavien asiakkaan ilmoittamien tietojen tallentaminen ja maksaminen Ilmoitettujen apurahojen maksamisen seuranta Palkasta perittävät osat Verokorttien toimittaminen tarvittaessa Palkeisiin Veroviranomaiselta suorasiirtona saatavien verokorttitietojen tilaaminen, vastaanottaminen sekä uusien verokortti- ja muutosverokorttitietojen tallentaminen Jäsenmaksuvaltakirjojen toimittaminen Palkeisiin Jäsenmaksutietojen tallentaminen järjestelmään Alkuperäisen maksukiellon toimittaminen Palkeisiin, mikäli maksukielto toimitetaan Ulosottovirastosta asiakkaalle Palkeiden sijasta Maksukiellon tallentaminen järjestelmään Maksukiellon palauttaminen Ulosottovirastoon palvelussuhteen päättyessä Palkansaajat toimittavat suoraan muutosverokortit Palkeisiin tai ilmoittavat ennakonpidätysprosentin korottamisesta Palkansaajat toimittavat suoraan Palkeisiin ammattiyhdistyksen jäsenmaksuperintävaltakirjan Palkeet allekirjoittaa jäsenmaksuperintävaltakirjan sekä toimittaa yhden kappaleen palkansaajalle itselleen ja yhden kappaleen liitolle Vuosilomatietojen käsittely Vuosilomaoikeuksien laskettaminen palkka-ajon yhteydessä Vuosilomaoikeuksien laskettaminen tarvittaessa yksittäisille henkilöille (esim. uudet henkilöt, määräaikaisuuksien jatkojen ja muutosten yhteydessä, palvelussuhteen päättymisen yhteydessä) Vuosilomiin liittyvien sopimusten tekeminen, hyväksyminen ja seuranta Vuosilomajakson tallentaminen ja hyväksyminen Valtion työmarkkinalaitoksen vuosilomaohjeiden mukaisesti Vuosilomasuunnitelman vahvistaminen Vuosilomalain 29 :n mukaisen lomakirjanpidon pitäminen Viraston henkilöstöhallinnon sopimusten ja ohjeiden tulkintavastuu epäselvissä tilanteissa Vuosilomiin liittyvien asioiden neuvonta palkansaajille ja epäselvien tulkintaa vaativien asioiden selvittäminen yhteistyössä asiakkaan kanssa Viidentoista vuoden lomaoikeuden täyttymiseen liittyviin kysymyksiin vastaaminen olemassa olevien päätösten perusteella

5 1.2.8 Vuosilomalisä omaoikeuspäivien mukaisen vuosilomalisän maksaminen lomarahanmaksun tai lomanpidennyksen yhteydessä Vuosilomalisien maksaminen palvelussuhteen päättyessä omaraha omarahan maksamisesta ilmoittaminen Palvelukeskukseen omarahojen maksaminen virkaehtosopimuksen mukaisesti tai palvelussuhteen päättyessä asiakkaan ilmoituksen perusteella Vuosilomakorvaus omakorvauksen maksaminen asiakkaan ilmoituksen/päätöksen perusteella palvelussuhteen päättyessä tai muissa VES:in määrittelemissä tilanteissa Kuukausipalkkaisen prosenttiperusteinen vuosilomapalkka Palkeet toimittaa asiakkaalle tarkastettavaksi listan kuukausipalkkaisista prosenttiperusteisen vuosilomapalkan piiriin kuuluvista henkilöistä lomanmääräytymisvuoden päättymisen jälkeen Virasto tarkastaa toimitetut tiedot ja ilmoittaa mahdolliset muutokset Maksaa vuosilomapalkan. Palvelussuhteen päättyessä vuosilomapalkka maksetaan asiakkaan ilmoituksen perusteella Sairaus-, äitiys- ja isyyslomalisä Sairaus-, äitiys- ja isyyslomalisän maksaminen Poissaolojen käsittely Poissaolojen ilmoittaminen oikea-aikaisesti Poissaolojen hyväksyminen Virheellisesti tallennetun poissaolon poistaminen, peruutuksen hyväksyminen ja uudelleen tallentaminen Poissaolojen seuranta (yli 60 päivän poissalojen vienti nimikirjaan) Virkamiehen vuoden yhdenjaksoisen poissaolon seuranta ja poissaolon muuttaminen tarvittaessa palkattomaksi Poissaolon palkkavaikutuksen tarkastaminen Takautuvien poissaolojen ilmoittaminen palvelupyynnöllä Palkeisiin, mikäli poissaolon ilmoittaminen portaalin kautta ei ole mahdollista (esimies tai HR) Takautuvien poissaolojen tallentaminen järjestelmään Palvelussuhteen tilan merkitseminen lepääväksi/aktiiviseksi toisen viran/tehtävän hoitamisen vuoksi myönnetyn virkavapaan/työstä vapautuksen perusteella Kun käytössä asianohjausmalli Kun käytössä asianohjausmalli Palvelussuhteen tilan merkitseminen lepääväksi/aktiiviseksi yli 3 kk yhdenjaksoisesti kestävissä muissa poissaoloissa tarvittaessa Vastaanottaa lääkärintodistukset, vertaa niitä järjestelmiin vietyihin tietoihin ja tarvittaessa toimittaa ne Kelalle/Valtiokonttorille korvausten hakemista varten Tarkastaa harkinnanvaraisissa virkavapauksissa, että perusteet hakemuksessa ovat kunnossa ja laittaa hakemuksen Kiekussa hyväksymiskiertoon Tallentaa viraston HR:n tekemän palvelupyynnön perusteella SAP HCM:ään harkinnanvaraisen virkavapauden palkansaajan puolesta tarvittaessa Viraston henkilöstöhallinnon sopimusten ja ohjeiden tulkintavastuu epäselvissä tilanteissa Poissaoloihin liittyvien asioiden neuvonta palkansaajille ja epäselvien tulkintaa vaativien asioiden selvittäminen yhteistyössä asiakkaan kanssa Korvausten käsittely Sairauspäivärahahakemukset ääkärintodistuksen toimittaminen Kelalle, kun omavastuuaika ylittyy Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen palvelupyynnöllä Palkkatietojen ilmoittaminen Kelalle työnantajien sähköisessä asiointipalvelussa Valituksen tekeminen hylätystä sairauspäivärahahakemuksesta

6 Tapaturmakorvaushakemukset Työtapaturmatapauksissa vakuutustodistuksen täyttäminen ja toimittaminen Tapaturma/ammattitauti-ilmoituksen tekeminen ja lähettäminen Valtiokonttorille Tapaturma/ammattitauti-ilmoitukseen liittyvän palkkatiedon lähettäminen Valtiokonttoriin heidän pyynnöstään Valtiokonttorin tai vakuutusyhtiön kielteisestä työtapaturma /ammattitautipäätöksestä kopion toimittaminen Palkeisiin Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen tarvittaessa Kielteisen tapaturmapäätöksen johdosta palkkatietojen toimittaminen Kelalle sairauspäivärahan hakemista varten Vanhempainetuushakemukset Vanhempainetuushakemuksen tekeminen Kelalle (palkansaaja) Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen palvelupyynnöllä Palkeisiin Ilmoitus Kelalle työnantajan maksamasta palkasta Vuosilomakustannuskorvausten ja perhevapaakorvauksen seuranta ja hakeminen Kelalta säädetyssä ajassa Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen Kuntoutushakemukset Kuntoutushakemuksen tekeminen Valtiokonttorille, Kelalle tai Kevalle Osallistumistodistuksen toimittaminen sidosryhmille tarvittaessa Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen palvelupyynnöllä Palkeisiin Palkkatietojen ilmoittaminen sidosryhmille Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen Osasairausvapaa Osasairausvapaaseen liittyvä asiointi Kelan kanssa Palkkatietojen ilmoittaminen Kelalle tarvittaessa Muut poissaolohakemukset Vuorotteluvapaaseen liittyvät valmistelutehtävät sekä asiakirjojen toimittaminen TE-toimistolle, työttömyyskassalle ja/tai palkansaajalle Vuorotteluvapaaseen liittyvien palkkatietojen pyytäminen palvelupyynnöllä Palkeista Vuorotteluvapaaseen liittyvien palkkatietojen toimittaminen viraston tai palkansaajan pyynnöstä Hakemuksen tekeminen Kelalle työpaikkaterveydenhuollon kustannusten korvaamiseksi Valtiokonttorin, Kelan ja Kevan päätösten käsittely Alkuperäisten päätösten vastaanottaminen ja arkistointi tarvittaessa Valtiokonttorin ja Kevan takautuvista tai kielteisistä päätöksistä kopion toimittaminen Palkeisiin Valtiokonttorista, Kelasta ja Kevasta saatujen päätösten seuranta Myönteisen päivärahapäätöksen tietojen tallentaminen järjestelmään Korvausten tulokirjausten tarkastaminen ja hyväksyminen kirjanpitoajossa muodostuvilta tositteilta (dokumenttien kierrätys- ja arkistointijärjestelmässä) Veronalaiset matka- ja matkapäiväkorvaukset ja veroviranomaiselle ilmoitettavat muut korvaukset Veronalaisten päivärahojen ja matkapäiväkorvausten siirtotiedoston vastaanottaminen ja siirtyneen tiedon tarkastaminen ähdeverovelvolliselle suoritettujen muiden kuin veronalaisten suoritusten ilmoittaminen Palkeisiin Siviilipalvelusta suorittavien henkilöiden henkilötietojen sekä päivä- ja ruokarahan maksutietojen tallentaminen

7 Palkka-ajot ja tulosteet sekä niihin liittyvät toimenpiteet Palkka-ajoa edeltävät ajot Aikataulujen mukaiset massa-ajot Palkka-ajo (2 kk) Palkka-ajosta muodostuvien tulosteiden käsittely Siirto pankkiin (Maksuluettelo) Maksuluettelon tarkastaminen sekä hyväksyminen Pankkiaineiston siirtäminen jakajapankkiin Sähköisten palkkalaskelmien ajo ja siirto Paperisten palkkalaskelmien ajo ja siirto Muut massapäivitysajot mm. poissaolojen massapäivitys Yleiskorotukset tai vastaavat palkankorotukset; palkkataulukkojen toimittaminen Palkeisiin pyydetyssä aikataulussa Yleiskorotukset tai vastaavat palkankorotukset; taulukoiden tallentaminen / ajojen ajaminen Ansio- ja palvelussuhdetietojen toimittaminen tulorekisteriin sidosryhmien käyttöön Palkkaluettelo Palkkaluettelon numerotarkastus ja reitittäminen virastolle Palkkaluettelon asiatarkastus ja hyväksyminen Muutosluettelo Muutosluettelon ajaminen ja siirtäminen dokumenttien kierrätys- ja arkistointijärjestelmän arkistoon Maksupäiväkohtainen kirjanpito-ajo Kirjanpitoajon käynnistys Kirjanpitoon muodostuvien tositteiden tarkastus ja hyväksyminen Palkkakirjanpito Palkkakirjanpitoon vaikuttavien seurantakohteiden tallentaminen oikea-aikaisesti sopimustietojen yhteydessä Viraston tallentamien seurantakohteiden vastaanottaminen palkanlaskentajärjestelmään Kirjanpitoon siirtyneiden virheellisten tietojen selvittäminen yhdessä viraston kanssa tietojen korjaamista varten Palkkakirjanpidon virheiden korjaaminen suoraan lähdejärjestelmään tai tarvittaessa korjaamiseen liittyvien seurantakohdetietojen toimittaminen palvelupyynnöllä Palkeisiin Palkkakirjanpidon virheiden korjaaminen tarvittaessa lähdejärjestelmään Palkkakustannusjako Palkkakustannusjakoon vaikuttavien seurantakohteiden tallentaminen oikeaaikaisesti Sopimusten seurantakohdetietojen ylläpito oikea-aikaisesti (portaali) Työajan kohdennustietojen määrittely ja ylläpito Kohdistustapahtumien tarkastaminen, korjaaminen ja tapahtumien hyväksyminen aikataulun mukaisesti Muut ajot Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä (Tahti) -siirtoajon käynnistäminen Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä (Tahti) -siirtoajossa tulleen virhelistan toimittaminen virastolle tarvittaessa Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä (Tahti) -siirron virhelistalla olevien korjattavien tietojen ilmoittaminen Palkeisiin viipymättä Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä (Tahti) -siirrossa ilmenneiden virheiden korjaaminen lähdejärjestelmään aikataulujen mukaisesti Koulutukseen sekä virkistys-, luottamusmies-, yhteistoiminta- sekä työsuojelutoimintaan käytetyn työajan ilmoittaminen Työnantajan henkilöstötietojärjestelmään (Tahti), mikäli tiedot eivät siirry SAP HCM:stä Muiden työvoimakustannusten ilmoittaminen Työnantajan henkilöstötietojärjestelmään (Tahti) omapalkkavelka-ajo tilinpäätöstä varten omapalkkavelka ja luontoiseturaporttien toimittaminen Palkeiden kirjanpidon palveluryhmään ja virastolle

8 Palkkatodistuksen ja vastaavien selvitysten antaminen palkansaajalle pyydettäessä Palkkatodistuksen antaminen Todistus lähdeverovelvolliselle Suomesta saadusta tulosta Ansionmenetystodistuksen antaminen Muut selvitykset Selvitys palkkatukimäärärahan käytöstä TE-toimistolle Palvelussuhde- ja vuosiansiotietojen (Tulorekisteri) tarkastaminen ja tarvittaessa korjaus Viivästysseuraamusten ja -korkojen laskeminen silloin, kun niiden aiheuttaja on kirjanpitoyksikkö Viivästysseuraamusten ja -korkojen laskeminen silloin, kun niiden aiheuttaja on Palkeet Viivästysseuraamusten ja -korkojen maksaminen palkansaajalle Pyynnöstä palkkatodistuksen, nimikirjaotteen sekä muun mahdollisen selvityksen toimittaminen palkansaajalle Reskontran ulkopuoliset maksut (nettomaksut) ja laskutuspyynnöt (palkan palautukset) Reskontran ulkopuolisen maksun/laskutuspyynnön määrän ilmoittaminen virastolle Reskontran ulkopuolisen maksun/laskutuspyynnöstä tarvittavien tietojen tallentaminen järjestelmään Maksutositteen tekeminen reskontran ulkopuolisesta maksusta ja toimittaminen maksatukseen Tarvittavien tietojen toimittaminen laskutukseen palkan laskutuspyyntötilanteissa Reskontran ulkopuolisen maksun asiatarkastaminen ja hyväksyminen (Palkkameno hyväksytty ennakkoon virastossa esimerkiksi Kiekun portaalilomakkeilla, Ajanhallinnassa tai muun asiakkaan toimittaman hyväksytyn toimeksiannon perusteella) askutuspyynnön asiatarkastaminen ja hyväksyminen Tilitykset Ennakonpidätysten, lähdeverojen ja sairausvakuutusmaksujen käsittely Eläkemaksujen, sekä tapaturma- ja työttömyysvakuutusmaksujen käsittely Jäsenmaksu- ja ulosottotilitysten käsittely Sidosryhmille maksettavien suoritusten täsmäyttäminen kirjanpitotietojen kanssa Tilitysten ja laskujen tarkastaminen sekä hyväksyminen Tilityksiin ja laskuihin liittyvät selvitykset Ilmoitusten laatiminen ja toimittaminen sidosryhmille Palkkatietoilmoitusten ja työnantajan erillisilmoitusten laatiminen ja toimittaminen tulorekisteriin Selvitykset tapaturma- ja taloudellisen tuen maksuista Jäsenmaksutietojen toimittaminen liitoille/ammattijärjestöille (4 vuosi) Palkkasaamisten ja palkkaselvittelytasetilien seuranta Palkkoihin liittyvien tilien muistiotositteiden laatiminen, mikäli oikaisuvientiä ei voida tehdä lähdejärjestelmän kautta Tarvittaessa tehdään palkkoihin liittyvien tasetilien selvitys tilinpäätöstä varten Ilmoitus johtoon kuuluvista virkamiehistä henkilöstökulujen erittelyn laatimista varten (tilinpäätöksen liite 5) Henkilöstökulujen erittelyn laadinta (kirjanpitoyksiköillä tilinpäätöksen liite 5, rahastoilla liite 3) Omaveron saldon seuranta työnantajasuoritusten osalta Ulkomailla paikallisesti palkattujen palkkahallinto ja palkanmaksu Ulkomailla paikallisesti palkattujen palkkahallinto ja palkanmaksu

9 1.3 Henkilöstöpalveluihin ja palkanlaskentaan liittyvän aineiston arkistointi Viraston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti alkuperäisen palkka-aineiston arkistointi sekä ulkomailla tapahtuvan palkanlaskennan arkistointi Palvelukeskus ajaa viraston dokumenttien kierrätys- ja arkistointijärjestelmään arkistoitavaksi seuraavat palkanlaskentaan liittyvät tulosteet - palkkaluettelo - muutosluettelo - palkkakirjanpidon ja -kustannusjaon kirjanpitotositteet - maksuluettelo (pankkiyhteenveto pankeittain) - jäsenmaksujen neljännesvuosiselvitykset - palkkakortti - vuosiansiot - tilitystositteet 1.4 Käyttöoikeudet ja vaaralliset työyhdistelmät Käyttäjäroolin lisäys-, muutos- tai poistopyynnön toimittaminen Palkeisiin. Kirjanpitoyksikkö varmistaa osana esimiesvastuuta, että käyttöoikeudet vastaavat henkilön toimenkuvaa Varmistus siitä, etteivät samalle henkilölle annettavat käyttöoikeusroolit muodosta vaarallista työyhdistelmää. Mikäli tällaisten työyhdistelmien syntymistä ei voida millään muilla rajaustoimenpiteillä välttää, tulee riskin hallitsemiseksi järjestää asianmukaiset kontrollit ja niihin liittyvä valvonta Käyttöoikeuksien toimitus tarkistettavaksi kirjanpitoyksikköön kaksi kertaa vuodessa Palkeiden hallinnoimista palkanlaskentaan tietoa tuottavista tietojärjestelmistä 1.5. Tietojärjestelmät Palvelukeskus vastaa omistamiinsa tietojärjestelmiin rakennettavista automaattisista kontrolleista ja niiden ylläpidosta Kaikille virastoille yhteisten henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien menetelmäkuvausten ylläpito Substanssijärjestelmien integraatioiden kuvaaminen kaikille virastoille yhteiseen palkanlaskentajärjestelmään Palkeiden ylläpitämien menetelmäkuvausten liitteeksi

10 ISÄPAVEUT 1. Ajanhallinta 1.1 Virasto- ja viikkotyön kokoaikaisten runkosuunnitelmien teko Palkeet tekee runkosuunnitelmat vuorokalenteriin kokoaikaisille käyttäen virastossa tehtyä päivävuoroa, jolla on viraston sopimat liukumarajat ja lepotaukomäärittely Palkeet päivittää arkipyhäpäivät vapaapäiviksi 1.2 Osa-aikaisten runkosuunnitelmien teko Asiakas ilmoittaa tarvittavat tiedot vuoroille sekä liukumarajat ja lepotaukomäärittelyt Palkeet vastaa vuorojen ylläpidosta asiakkaan ilmoituksen mukaisesti Asiakas toimittaa osa-aikaisten työrytmit ja vuororyhmät Palkeet tekee runkosuunnitelmat osa-aikaisten vuororyhmiin (tehdään ainoastaan henkilöitä sisältäviin vuororyhmiin) Arkipyhien päivitystä varten virastosta toimitetaan taulukko, miten työaika tasoitetaan arkipyhäviikolla/työajan tasoitusjaksolla Palkeet päivittää arkipyhäpäivät vapaapäiviksi 1.3 Uusien osa-aikaisten työrytmien ja vuororyhmien teko Asiakas ilmoittaa tarvittavat työrytmit ja vuororyhmät sekä niihin kiinnitettävät henkilöt Mahdollisesti tarvittavan uuden työrytmin ja vuororyhmän tekeminen vuorokalenteriiin ja siihen kuuluvan runkosuunnitelman teko asiakkaan ilmoittamien tietojen perusteella sekä henkilöiden kiinnittäminen niihin. Samalla Palkeet päivittää arkipyhäpäivät vapaapäiviksi Työrytmitiedon ylläpitäminen tarvittaessa lomasuunnittelussa Palkeet tarkastaa Ajanhallinnasta uudet/muuttuneet sopimustiedot Asiakas ilmoittaa osa-aikaisella henkilöllä käytettävän vuororyhmän Osa-aikaisten osalta päivitetään tieto käytettävästä vuororyhmästä Takautuvan sopimusmuutoksen yhteydessä ajanhallinnan leimaustietojen poistaminen vanhalta sopimukselta ja siirtäminen uudelle sopimukselle 1.4 Sopimustietojen tarkastus 1.5 Työaikapankkien kiinnitys tarvittaessa Asiakas ilmoittaa työaikapankkien kiinnittämisestä muiden kuin liukumasaldopankin osalta Palkeet kiinnittää automaattisesti uusille henkilöille liukumasaldopankin sopimuksen yhteydessä ja muiden työaikapankkien osalta viraston ilmoituksen mukaisesti Aiemmin jo käytettyyn työaikapankkiin tehtävä korjaus 1.6 Tietojen tuontilokien seuranta Palkeet seuraa tietojen tuontilokilta mahdollisia virheitä (leimatiedot, poissaolot ja lomat, henkilöt, seurantakohteet) Palkeet tekee tuontilokien virhetilanteiden selvityksen ja on asiasta tarvittaessa yhteydessä virastoon 1.7 askentavirheiden selvitys Palkeet seuraa laskentavirheitä ja ratkaisee ne. Tarvittaessa ollaan yhteydessä virastoon Tarvittaessa asiakkaalla perutaan laskentajakso, tehdään tarvittavat korjaukset ja hyväksytään laskentajakso uudelleen Asiakas huolehtii, että jaksot on hyväksytty palkanmaksuaikataulun mukaisesti 1.8 Työaikakorvaustietojen siirto palkanlaskentaan Palkeet ajaa työaikakorvausten siirrot palkkoihin Ajanhallinnan organisaatioyksiköittäin palkanmaksuaikataulun mukaisesti, mukaan lukien tuntipalkkaiset henkilöt. Asiakas ilmoittaa henkilöt, joista tehdään palkkaansiirto myös tuntien osalta 1.9 Pankkituntien maksu/saldotuntien perintä

11 1.9.1 Päätös pankkituntien maksusta/saldotuntien perinnästä Palkeet tekee saldon vähennyksen työaikapankkiin ja laittaa tarvittavat pankkitunnit maksuun virastosta tulleen päätöksen mukaisesti Palkeet laittaa saldotuntien perinnän palkanmaksuun virastosta tulleen päätöksen mukaisesti 1.10 Osapäivän vuosiloman syöttö Ilmoittaa osapäivän vuosiloman kellonajat Palkeisiin Osapäivän vuosiloma jää virhelokille lomien siirrossa ajanhallintaan, tämän perusteella Palkeet kysyy vuosiloman kellonajat virastosta Palkeet tallentaa osapäivän vuosiloman ajanhallintaan Osapäivän vuosiloman poisto tehdään Palkeissa virhelokin perusteella 1.11 Ulkopuolisten henkilöiden tallentaminen Ajanhallintaan (ekieku-leimaukset) Ulkopuolisten henkilöiden tallentaminen Ajanhallintaan niiden virastojen osalta, joilla on käytössä ekieku-leimaukset Asiakas pyytää tarvittaessa virkamiesoikeudet käyttövaltuushallinnasta ulkopuoliselle henkilölle ISÄPAVEUT 2 Palkasta perittävät muut kuin lakisääteiset erät 2.1 Palkasta perittävät muut kuin lakisääteiset erät Työsuhdematkalipputietojen ilmoittaminen Palkeisiin erikseen sovitun aikataulun mukaisesti iikunta- ja kulttuuriseteleiden omavastuuosuuden perintätietojen ilmoittaminen Palkeisiin Palkasta perittävien muiden erien ilmoittaminen Palkeisiin (esim. vuokra, autopaikka, lounassetelit jne.) Palkasta perittävien muiden erien tallentaminen Palkasta perittävien muiden erien tulokirjausten tarkastaminen ja hyväksyminen kirjanpitotositteilta ISÄPAVEUT 3 Rekrytointi 3.1 Rekrytointipalvelu Avoinna olevat lisäpalvelut vapaasti sovittavissa toimeksiantovaiheessa Rekrytointitoimeksiannon vastaanottaminen ja aloituskokouksen koolle kutsuminen Päätöskokouksenkeskustelun järjestäminen ja loppupalautteen kerääminen Hakuilmoitus Hakuilmoituksen suunnittelussa avustaminen Hakuilmoituksen hyväksyminen Hakuilmoituksen kielikäännösten toimittaminen Hakuilmoituksen tallentaminen ja julkaisu Valtiolle.fi-järjestelmään Hakuilmoituksen julkaisu sovituissa medioissa kanavissa Hakijoiden tiedusteluihin vastaaminen hakuaikana Hakemusten käsittely Muutoin kuin Valtiolle.fi-järjestelmän kautta tulleiden hakemusten toimittaminen palvelukeskukseen Muutoin kuin Valtiolle.fi-järjestelmän kautta tulleiden hakemusten tallentaminen järjestelmään Hakemusten arviointi ja luokittelu Hakijaraportin Sovittujen hakijatietojen toimittaminen rekrytoijalle Päätös hakuajan jatkamisesta Hakijaviestintä prosessin etenemisestä Haastattelujen sopiminen ja haastattelumuistiot Päätös haastatteluihin kutsuttavista Haastatteluaikataulujen sopiminen ja haastateltavien kutsuminen haastatteluun Hakijaviestintä prosessin etenemisestä Haastattelut ja haastattelumuistiot Avustaa haastattelujen sisällön ja haastattelurungon laatimisessa Esitietopaketin ja tehtävien lähettäminen haastateltaville Videohaastattelun käyttö Haastattelut Haastattelumuistiinpanot Päätös jatkohaastattelujen järjestämisestä Jatkohaastattelut ja niiden aikataulutus

12 Soveltuvuusarvioinnit ja muut lisäselvitykset esim. turvallisuusselvitys Rekrytointipäätöksen tekeminen Nimitysmuistionluonnoksen valmistelu Nimitysmuistion täydentäminen, hakijoiden vertailu ja nimitysmuistion hyväksyminen Nimityspäätöksen laatiminen Hakijaviestintä prosessin etenemisestä Valinnan tuloksesta ilmoittaminen Tiedottaa valinnan tuloksen haastateltaville ja valituille Viestintä hakijoille valintapäätöksestä Valtiolle.fi -sivuston järjestelmän kautta Sisäinen tiedottaminen valintapäätöksestä Valitusoikeuteen liittyvien dokumenttien toimittaminen hakijoille, valitusajan seuraaminen ja valitusajan päätyttyä tilanteen tiedustelu kyseessä olevasta hallintooikeudesta Rekrytoinnin päättäminen Valtiolle.fi -järjestelmässä Valtiolle.fi -järjestelmän tiedostokokonaisuuden toimittaminen asiakkaalle Valtiolle.fi-järjestelmän raporttien laadinta ja toimitus 3.2 Valtion yhteisilmoittelu Ilmoitteluun liittyvän materiaalin kerääminen/linkkien lisääminen ja päivittäminen Webropol-ohjelman toimivuus omakkeiden suunnittelu (VM) omakkeiden toteutus ja tekninen ylläpito (VM/VK) Tietojen antaminen lomakkeen avulla ja annettujen tietojen oikeellisuus Ilmoitustilan varaaminen ja tietojen kokoaminen aikataulun mukaan yhteisilmoitusta varten Ilmoituksen graafisen ulkoasun suunnittelu ja toteutus (mainostoimisto) askutusperusteiden kokoaminen ja täsmäyttäminen (liitteiden teko) askutus ja maksujen seuraaminen Raportointi ISÄPAVEU (kyseessä on asiakkaalle valinnainen lisäpalvelu, jos taulukossa on () -merkintä) 6 Osaamisen hallinta, suorituksen johtaminen Palkeet tekee vuosittaiset tavoitesuunnitelmapohjat Palkeet tallentaa ja ylläpitää tavoitekirjastot asiakkaan toimittaman materiaalin pohjalta 6.1 Tavoitteet Määrittää valtionhallinnon strategiset tavoitteet ja toimenpiteet Virasto määrittää omat strategiset tavoitteet ja toimenpiteet HRD/Osaavan pääkäyttäjä tallentaa virastokohtaiset tavoitteet Osaavaan () Esimies lisää omat, ryhmän, tiimin ja työntekijän tavoitteet Työntekijä lisää omat tavoitteet ja tutustuu muihin hänelle asetettuihin tavoitteisiin Esimies aikatauluttaa ryhmäkeskustelut ja tapaamiset työntekijöiden kanssa Työntekijä ja esimies keskustelee ja sopii tavoitteista Tavoitesuunnitelman päivittäminen (työntekijä ja esimies) Työntekijä pyytää oma-aloitteisesti palautetta Esimies arvioi tehtyjä toimenpiteitä, saavutuksia ja tulevia toimia Työntekijä listaa ja arvioi tehtyjä toimenpiteitä, saavutuksia ja tulevia toimia Valmentavia keskusteluja viraston käytäntöjen mukaisesti Tavoitesuunnitelman päivittäminen (työntekijä ja esimies) Palkeet tekee vuotuiset kehittymissuunnitelmapohjat Työntekijä valmistautuu keskusteluun, päivittää etukäteen kehittymissuunnitelmaa Esimies valmistautuu keskusteluun, tutustuu työntekijän päivittämään suunnitelmaan ja tarvittaessa täydentää Edellisen kauden suunnitelmien toteutumisen arviointi, keskustelu kehittymissuunnitelmasta ja kehittymiskohteista sopiminen (työntekijä ja esimies) Kehittymissuunnitelman päivittäminen ja hyväksyminen Palkeet tekee vuosittaiset yhteenvetopohjat ja käynnistää ne viraston toivomana ajankohtana Määrittelee kartoitettavat tehtävät Määrittelee osaamiset Palkeet tallentaa osaamiset valtion yhteiseen tai viraston osaamiskirjastoon 6.2 Jatkuva keskustelu 6.3 Kehittymissuunnitelma 6.4 Tavoitteiden ja suunnitelmien toteutumisen seuranta 6.5 Osaamiskartoitus (peruspalvelun prosessi)

13 6.5.4 HRD tekee osaamiskartoituspohjat ja valitsee työntekijälle arvioitavat osaamiset Esimies voi tarvittaessa lisätä arvioitavia osaamisia Työntekijä voi lisätä (ja poistaa) arvioitavia osaamisia ja arvioi omat osaamiset Esimies arvioi ja vahvistaa työntekijän osaamiset HRD vahvistaa työntekijän itsearvioinnin järjestelmässä, mikäli esimies ei arvioi alaista 6.6 Esimiesten 360-arviointi HRD valmistelee lomakkeet, lisää arvioitavat esimiehet ja arvioijat () Arvioitava esimies tarkistaa arvioijat ja lisää tarvittaessa arvioijia HRD tarvittaessa lisää/poistaa sekä hyväksyy ehdotetut arvioijat ja lähettää lomakkeen arvioijille arvioinnin tekeminen (+ mahdolliset ulkopuoliset () arvioijat) () HRD sulkee arviointilomakkeen järjestelmässä tarvittaessa () Esimies ja arvioitavan esimiehen esimies tutustuu arviointiraporttiin Tarvittaessa valmennuksen tilaaminen ulkopuoliselta valmentajalta Mentorointi-ohjelman tekeminen ja kutsujen lähettäminen mentorille ja aktorille () Kutsuun vastaaminen (ohjelmassa pitää olla väh. yksi mentori jotta aktorit voivat ilmoittautua) Mentori hyväksyy aktorin Aktorin ja mentorin perehdytys Mentoroinnin tapaamistensa sisällöstä, tapaamispaikasta, tapaamisten tiheydestä ja kestosta sopiminen Mentorointiohjelman päättäminen () Avoimen mentorointi-ohjelman tekeminen () Ohjelmaan ilmoittautuminen (ohjelmassa pitää olla väh. yksi mentori jotta aktorit voivat ilmoittautua) Aktori ottaa yhteyttä mentoriin Mentori hyväksyy aktorin Aktorin ja mentorin perehdytys Mentoroinnin tapaamistensa sisällöstä, tapaamispaikasta, tapaamisten tiheydestä ja kestosta sopiminen Toistaiseksi voimassa olevan mentorointiohjelman päättäminen (avoin rajattoman ajan, mikäli ei suljeta) () 6.7 Mentorointi, ohjattu mentorointiohjelma 6.8 Mentorointi, avoin mentorointiohjelma 6.9 Osaamiskartoitus (lisäpalvelun prosessi) Tekee toimeksiannon Palkeisiin Aloituskokouksen koolle kutsuminen () Määrittelee kartoitettavat tehtävät Määrittelee osaamiset Tukee määrittelyssä ja sanallistaa osaamistarpeet () Tallentaa osaamiset viraston osaamiskirjastoon Tekee osaamiskartoituspohjat kohderyhmänä oleville työntekijöille () Valitsee työntekijälle arvioitavat osaamiset () Jakaa osaamiskartoituksen kohderyhmälle () Työntekijä lisää tarvittaessa lomakkeelle arvioitavia osaamisia Työntekijä arvioi omat osaamiset Esimies lisää tarvittaessa lomakkeelle arvioitavia osaamisia ja lähettää takaisin työntekijälle arvioitavaksi Esimies arvioi työntekijän osaamiset Vahvistaa työntekijän itsearvioinnin järjestelmässä, mikäli esimies ei arvioi alaista () Aineiston raportointi ja analysointi () Kartoituksen tuloksien läpikäynti () Tekee osaamisen kehittämissuunnitelman nykytilan ja tavoitetilan eroanalyysin avulla Tukee tarvittaessa kehittämissuunnitelman laatimisessa () Tiedottaa osaamiskartoituksen tuloksista omissa kanavissaan Asiakaskohtaisten raporttipohjien tekeminen viraston käyttöön Raportoinnin tuki 6.10 Raportointi