Dokumentoinnin hallinta OYS

Transkriptio

1 Mika Joona Huoltomestari Oulun Yliopistollinen Sairaala Sairaanhoidolliset Palvelut / Tekniikan palvelut Sähkötekniikka/Sähköhuolto Tekniikan piirtämö

2 Historiaa: OYKS:n piirustusarkistossa oli aikanaan ( ) yli kpl erilaista kuultona tai paperisena tallenteena arkistoitua teknistä dokumenttia sairaalan rakentamisesta sairaalan käyttövaiheeseen siirryttäessä Piirustusarkistoa hallinnointiin manuaalisella kortistoratkaisulla ja tallenteita oli tallennettu mm. mikrofilmillekin Arkistointi ohjeistuksena oli alkuun lähinnä normaali asiakirjojen arkistointi, joka perustui enemmän dokumentin säilyttämiseen kuin dokumentin muokkaavuuteen Sähköisen dokumentaation aika ja tarve hoitotilojen uudelleen järjestelemiseksi luvun taitteessa käynnisti dokumentoinnin hallinta prosessin kehittämisen Prosessia kehitettiin sen aikaisten alan asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä, tavoitteena kokonaisvaltainen dokumentoinnin hallinta kiinteistötekniikassa (ARK, LVISAJK) Malli on edelleen käytössä

3 Mitä hallitaan: OYS:ia numeroina Kerrosala m2 Huoneita >8400 (OYKS) + >1500 (Psyk.kl) kpl Sähkökeskuksia >1350kpl Eri sähköteknisiä järjestelmiä 30kpl Tekniikan piirtämössä arkistoituina: Viitekortteja n kpl Sähköisinä tiedostoina n kpl (ARK, LVISAK ) Muoveina/paperisina n kpl Tallennettua tekniikan dokumentointi tiedostoa 35,5GT mm. viimeisin v.2011 valmistunut N8-rakennusosa, ns. avohoitotalo (20 178m2), 1351 kpl arkistoitavaa sähköteknistä tiedostoa (dokumenttia)

4 Dokumentointi työkalut: Autocad hv.1992 Sähäkkä ja kessu hv.1992 Pikasso hv.2001 Elvis ja Maqicad Kivimenu, ARK, Autocad LT ARKI hv.1994 FM (kiinteistötiedonhallinta) hv.1996 sisäiset vuokrat huoltokirja, vikailmoitukset intranetin kautta turvallisuuskuvat pohjakuvien katselu mahdollista intranetin kautta tilojen ylläpito

5 Tavoitteita: Dokumentoinnin hallinta OYS Asiakirjojen luonnissa ja ylläpidossa hallittu kokonaisuus niin asiakirjan muodon, sisällön, arkistoinnin järjestelmällisyyden, nopean tiedon löytymisen kuin asiakirjojen muokkaamisen osilta Asiakirjojen yhtenäistäminen muodon ja sisällön osilta mm. Nimeäminen (mm. otsikkotaulun rakenne, rakennus-piirustuslajipiir.nro, sisältö ) Sijaintipiirustukset (mm. asema, aksot, johdotus...) Kuvatasot, mm. 42 eri kuvatasoa sähkötekniikassa Symbolit, tekstit, viivat, värit Tulostaminen (mm. apuohjelmat, koko, tulostusalue ja kuvatasot, värit, viivat)

6 Tavoitteita jatkuu: Asiakirjojen toimittamisen ja ylläpidon hallittu kokonaisuus: Ohjeistus Revisiointi ja hyväksyminen Tulostaminen Arkistointitavat ja haku Käytettävät ohjelmistot joilla dokumentaatioita luodaan ja ylläpidetään Arkistointiin toimittaminen Ohjelmistojen yhteensopivuus vuosien saatossa

7 Prosessi Piirustusarkisto Hyväksytyt piirustukset Suunnitteluohjeistus CAD-standardit Käytettävät ohjelmistot Arkistointi Osapuolien perehdytys Sisäiset ja ulkoiset toimijat Muutostapahtuma tarkekuva punakynä uusi dokumentti Arkistointi Muoviset/paperiset dokumentit Piirustuksen päivitys Piirtämö, suunnittelija Hyväksymiskäsittely Huoltomestarit/valvojat Arkistointi Sähköiset dokumentit Kopiointi Jakelu

8 Suunnitteluohjeistus: Suunnittelukansion voimassa olevat ohjeet ja liitteet Dokumenttien arkistoiminen Arkistoitavien tiedostojen toimittamisen ohje CAD-standardit, yleinen osa sekä ARK ja LVISA Tilanimikkeet (Talo 90) ARK-kuvissa käytettävät kuvatasot

9 Suunnitteluohjeistus jatkuu: Rakennesuunnittelun ohjeet Rakennuksen ovien kilvet ja opasteet Rakennuksen tilanumerointiohjeistus Laitepositionti (LVISAKJ) Merkintäohjeistus (LVISA) Rakennusautomaatio järjestelmän merkintä ja positiointiohjeistus

10 Arkistoinnin hakemistorakenne: Rakennukset, mm. pohjakuvat, kaaviot Yhteiset, mm. järjestelmätason toteutukset Luottamukselliset, mm. kulunvalvonta, kamera, rikosilmoitinjärjestelmä, Turvallisuus mm. palosuojaus ja -turvallisuus Rakennusautomaatio Suunnittelu- ja rakennusvaiheiden dokumentaatio hallitaan projektipankissa tai suunnittelutoimiston tallennuspaikassa

11 Haasteita: Teknisten sähköisten tallenteiden kasvava määrä prosessikokonaisuuden hallinta ja osaaminen mm. Eri prosesseissa ja yhteyksissä toimivien ohjelmistojen tiedostot, jotka on tarpeen vaatiessa oltava löydettävissä ja palautettavissa Yhteensopivuus vaateet eri ohjelmistojen kesken ei ole (välttämättä) konversioita käytettävissä vaan on lukkiuduttava pitkäksi aikaa tiettyyn ohjelmistorakenteeseen Saman ohjelmiston sisäisien konversioiden toteuttaminen Yhteistyökumppaneiden ohjeistaminen ja sitoutuminen käytettävistä ohjeista, työkaluista ja menetelmistä Tietomallintaminen ylläpidossa - tarve vai rasite

12 Haasteita jatkuu: Ylläpidon muutostapahtumien määrä kasvaa kokoajan Ajantasalla olevien dokumenttien ylläpito hyöty vai kustannus Käytettävien ohjelmistojen kehittyminen ja päivittyminen nopeutuu vuosi vuodelta valitun/käytössä olevan kokonaisuuden elinkaari Yhteistyöyrityksien valinta (mm. yrityskaupat, konkurssit, tuotekehittämisen jatkuminen) Oman organisaation vai palveluntuottajan tieto&taito ja työvoiman saanti Kustannusten hallinta vai tehostuva toiminta? lisenssit, tietoturva-asiat, laite-/ohjelmistoinvestoinnit vai tarvittavan/oikeellisen tiedon, dokumentin/tiedoston nopea löytyminen ja jakaminen

13 Kiitos mielenkiinnosta.