Suomen johtava projektipankki. Tarjouspyyntötyökalu

Transkriptio

1 Suomen johtava projektipankki Tarjouspyyntötyökalu

2 Sisällysluettelo SokoPro Tarjouspyyntökansion luominen...4 Aineiston siirto valintakoriin...6 Uuden tarjouspyynnön luominen...7 Tarjouspyynnön seuranta...11 Tarjouspyynnön kopiotilaukset jakelut...13 Tarjoukset...14 Tarjouspyynnön lisäkirje...15 Tarjoajan opas

3 Esittely SokoPro on tiedon hallinnoinnin, jakamisen ja arkistoinnin sähköinen palvelu. Sähköiset tarjouspyynnöt SokoPron tarjouspyyntötyökalu on projektikohtainen lisämoduuli, jonka avulla kilpailutat urakat. Lähetä ja vastaanota tarjouspyynnöt sähköisesti. Voit myös hyödyntää aiemmat tarjouspyynnöt. Tarjouspyyntötyökalun avulla voit toimittaa urakkalaskenta-aineistoa ilman, että tarjoajille tarvitsee avata pääsyä projektipankkiin. Käyttöönotto on helppoa ja nopeaa! Ominaisuudet Tiedostojen liittäminen projektipankista Tarjouspyynnön vastaanottajien seuranta Urakkalaskentasarjojen tulostuspalvelu ja sähköinen toimitus Vastaanottajien kopiointi olemassa olevalta tarjouspyynnöltä -jakelu lisätietoja varten Julkiset tarjouspyynnöt ja HILMA-linkitys Tarjouspyynnön hylkääminen Tarjousten sähköinen jättäminen SokoPro Helpdesk Arkisin Puhelin (1,10 /min) Myynti Arkisin Puhelin Fakta: SokoPro / SokoPro on tiedon hallinnoinnin ja / arkistoinnin sähköinen palvelu / Palvelee suunnittelusta / aikataulutukseen, toimitusten / seurantaan sekä työmaapäiväkirjojen ja piirustusten hallintaan. / SokoPro on tietoturvan edelläkävijä / rakennusalalla ja sille on myönnetty / tietoturvasertifikaatti. 3

4 Tarjouspyyntökansion luominen Määritä tässä vaiheessa tarjouspyyntöhakemiston oikeudet, jotta vain halutuilla käyttäjillä on tarpeelliset oikeudet ko. kansioon. Määrittele oikeuksia Hakemisto-oikeudet -painikkeesta. Valitse projektipankissa Tiedostot-välilehti ja luo päähakemistotasolle hakemisto tarjouspyyntötyökalua varten esim. Tarjouspyyntö -kansio. Luo uusi kansio klikkaamalla Uusi Hakemisto -painiketta. 4

5 Tarjouspyyntökansion luominen Alihakemistot Luo tarjouspyyntö kohtainen alihakemisto esim. 01 Suunnitelmat -pääkansio sekä tarvittavat alikansiot suunnittelualoittain. Numerointia kansion nimessä voidaan käyttää hyödyksi tarjouspyyntöä luodessa. Alihakemistot Tallenna dokumentit suunnittelualoittain ja tarjouspyyntöä koskevat yleiset dokumentit omaan hakemistoonsa. Tarjouskansio Luo erillinen kansio, mikäli haluat ottaa tarjouksia vastaan sähköisesti. Mikäli tarjoaja lataa tarjouspyynnön sähköisessä muodossa, niin hakemistorakenne pysyy ladattaessa saman laisena. Sama koskee myös kopiolaitokselle toimitettavaa aineistoa. Muista tarkistaa ko. hakemistojen hakemisto-oikeudet! 5

6 Aineiston siirto valintakoriin Valintakori 1. Avaa valintalista näkyviin klikkaamalla oikeassa yläkulmassa sijaitsevaa ostoskärry-ikonia. Kun olet tallentanut kaikki dokumentit projektipankkiin, siirrä tarjousaineiston pääkansio valintakoriin. Näin saadaan vaivattomasti tiedostot mukaan tarjouspyyntöön. Tällä sivulla ohjeet aineiston siirtämiseksi valintakoriin. Lopuksi valitse Tarjouspyyntö-välilehti, jotta voit luoda uuden tarjouspyynnön. Aineisto 2. Valitse tarjouspyyntöaineisto ostoskärry-painikkeen avulla. Ko. kansio siirtyy valintakoriin. Valintakori 3. Tarjouspyyntöaineisto valintakorissa. 6

7 Uuden tarjouspyynnön luominen VAIHE 1 Luodaksesi uuden tarjouspyynnön klikkaa Tarjouspyynnöt-painiketta ja valitse Avoimet-painike. Perustiedot-välilehti 1. Tarjouspyynnön kohde Nimeä tarjouspyyntö selkeästi viitaten sen sisältöön tai menossa olevaan urakkalaskentaan. 2. Kuvaus Kirjoita tarjouspyyntöteksti. Jos liität Kuvaus-kenttään tekstisisältöä toisesta ohjelmasta, niin toimi seuraavasti: 1. Kopioi teksti esim. Word-tiedostosta. 2. Liitä teksti Notepad:iin. 3. Kopioi teksti Notepad:sta Kuvaustekstieditoriin. 3. Voimassaoloaika Määritä tarjouspyynnön alkamispäivä ja loppumispäivä. Muista myös asettaa kellonajat! 4. Kustannetaan kopiotilauksia ja taitto Mikäli tilaaja kustantaa kopiosarjoja, valitse alasvetovalikosta sarjojen lukumäärä. Ylimääräiset sarjamäärät maksaa tarjoaja. Lopuksi klikkaa Tallenna-painiketta! Valitse 0 kpl, jos tilaaja ei kustanna kopiosarjoja tarjoajille. Määritä lopuksi kopiotilaukselle taittokäsittely. 7

8 Uuden tarjouspyynnön luominen VAIHE 2 Jos päivität tarjouspyyntöaineistoa, niin luo uudelle aineistolle oma tarjouspyyntö. Tiedota muutoksista tarjoajia ja saat samalla ajantasaisen seurannan viimeisimmälle aineistolle. 1. Liitä dokumentit tarjouspyyntöön Lisäsit sivulla 6 tarjouspyyntöaineiston valintakoriin. Tässä vaiheessa liitä kansio tai tiedostot ko. tarjouspyyntöön. Klikkaa Liitä dokumentit -painiketta ja aineisto siirtyy valintakorista juuri luomaasi tarjouspyyntöön. 8 Liitetyt dokumentit näkyvät listassa yksittäisinä tiedostoina riippumatta siitä sisältävätkö ne hakemistoja. Zip-pakettia ladattaessa hakemistorakenne pysyy identtisenä projektipankin hakemistorakenteen kanssa.

9 Uuden tarjouspyynnön luominen VAIHE 2 2. Tarjouskansio Lisää tarjouskansio tarjouspyyntöön, jos haluat vastaanottaa tarjoukset sähköisesti. Vaihtoehtoisesti voit myös vastaanottaa tarjoukset kirjallisena valitsemalla Vain kirjalliset tarjoukset -valintalaatikon. Lopuksi klikkaa Tallenna-painiketta! Kansio Klikkaa kansio-painiketta, jotta voit lisätä tarjouskansion. Valitse kansio ja klikkaa Tallenna-painiketta. 3. Julkinen tarjouspyyntö Voit luoda tarjouspyynnölle julkisen linkin valitsemalla Julkinen tarjouspyyntö valintalaatikon. SokoPro generoi linkin, jonka voi kopioida ja liittää esim. HILMA-järjestelmään. Liitä linkki HILMA:ssa Tarjouspyyntöasiakirjat-kohtaan. Alla vielä esimerkkilinkki: Julkinen tarjouspyyntö mahdollistaa tarjouspyynnön lataamisen sekä kopioiden tilaamisen rekisteröitymisen jälkeen. 9

10 Uuden tarjouspyynnön luominen VAIHE 3 Vastaanottajat-välilehti Seuraavaksi määrittele tarjouspyynnön vastaanottajat. Syötä seuraavat tiedot: Etunimi, Sukunimi, Sähköposti ja Yritys. Syötä kaikki tiedot, jotta tarjoajan on helppo ilmoittautua tarjouspyyntöön. Kun olet syöttänyt vastaanottajan klikkaa Lisää-painiketta. Tarjouspyyntö-alasvetopainike Alasvetovalikosta voit kopioida vastaanottajat aiemmista tarjouspyynnöistä. Valitse alasvetovalikosta oikea tarjouspyyntö ja klikkaa Kopioi vastaanottajat painiketta. Muokkaa Poista Kopioi vastaanottajat Tarkista, että olet täyttänyt perustiedot ja vastaanottajat oikein. Tämän jälkeen voit lähettää tarjouspyynnön. Lähetys tapahtuu Tarjouspyynnön Perustiedot-välilehdeltä. Klikkaa Lähetä-painiketta ja tarjouspyyntösi välitetään vastaanottajille. 10

11 Tarjouspyynnön seuranta Loki Tarjouksen lähettämisen jälkeen voit seurata tarjouspyynnön etenemistä vastaanottajakohtaisesti. Klikkaa Perustiedot-välilehdellä Loki-painiketta, katso alla oleva kuva. Lataa Excel-tiedosto Lokista voit seurata seuraavia tietoja: Tarjouksen lähetysaika Kirjautumisaika (ensimmäisen viestin lähetys) Täydennetty (omien tietojen täydennys) Ladattu (tarjouspyynnön zip-tiedoston lataaminen) Tietojen kerääminen perustuu vastaanottajan yksilölliseen url-osoitteeseen. Voit ladata lokitiedot Excel-formaatissa omalle tietokoneellesi. 11

12 Tarjouspyynnön kopiotilaukset Katso kopiolaitoksen yhteystiedot osoitteesta: Tilaukset Tilaukset-välilehdellä voit seurata tarjouspyynnön kopiotilauksia. Tilauksen seurannalla voit tiedustella kopioiden aikataulua kopiolaitokselta. Seurantatiedot 12

13 -jakelut Lisää uusi tarjoaja Vastaanottajavälilehteen ja tämän jälkeen lähetä tarjous -jakelut työkalun avulla. Älä käytä -jakelut -työkalua lisäkirjeiden luomiseen. Luo lisäkirjeelle oma tarjouspyyntö. -jakelut Tarjouspyynnöstä lähetyt viestit tallentuvat -jakelut välilehteen. Voit luoda uuden viestin tarjoajille klikkaamalla Uusi-painiketta. Luo uusi viesti Muokkaa Lähetetyt viesti Uusi viesti Klikkaa Uusi-painiketta. SokoPro avaa tarjouspyynnön alkuperäisen tekstin. Tarkista seuraavat kohdat: Otsikko, Viesti ja määritä viestiin haluatko lähettää tilauslinkin vastaanottajalle esim. uudelle tarjoajalle. Määritä viestin vastaanottaja Vastaanottajat-välilehden kautta. Lopuksi klikkaa Lähetä-painiketta ja vastaanottajat saavat viestisi. 13

14 Tarjoukset Tarjoukset Tarjoukset-välilehdellä saat annetut tarjoukset tarkasteltaviksi. Tämä vaatii, että tarjousten toimittaminen on sähköisesti sallittu. Jos tarjoaja hylkää tarjouspyynnön, niin tarjoajan rivi on punainen. Sähköisesti jätetty tarjous Hylätty tarjouspyyntö Avaa tarjous -painike Perustiedot-välilehti Perustiedot välilehdeltä saat näkyviin tarjoajan tiedot sekä tarjouksen jättäjän viestin. Dokumentit-välilehti Tarjoukseen liitetyt dokumentit saat näkyviin Dokumentit-välilehdeltä. Päättynyt tarjouspyyntö Hyväksy tarjous Päättyneestä tarjouspyynnöstä voit hyväksyä tarjouksen sähköisesti klikkaamalla Hyväksy tarjous -painiketta! 14

15 Tarjouspyynnön lisäkirje Noudata lisäkirjeen luomisessa samoja vaiheita kuin tarjouspyynnön luomisessa. Muista aina tallentaa muutokset ennen lisäkirjeen lähettämistä. Lisäkirje Luo lisäkirje omana tarjouspyyntönä SokoPro:ssa. Vältä lisäkirjeaineiston liittämistä varsinaiseen tarjouspyyntöön. Tämä helpottaa lisäkirjeiden hallinnointia sekä lokitietojen seurantaa. Nimeä lisäkirje viitaten alkuperäiseen tarjouspyyntöön esim. As Oy SokoPro 4:n Metalliverhoilut ja vesikatto lisäkirje 1. Katso alla oleva esimerkki. Vastaanottajat-välilehti Lisää uusia vastaanottajia tai kopioi alkuperäiset vastaanottajat Tarjouspyyntö-alasvetovalikon avulla. Voit jälkikäteen poistaa tarjouksesta kieltäytyneet osapuolet. 15

16 Tarjoajan opas Ohje Alla ohjeet tarjoajalle: Järjestelmä lähettää sinulle ensimmäisen sähköpostiviestin. Ilmoittaudu tarjouspyyntöön tai hylkää tarjous. Saatuasi ensimmäisen viestin voit vastata suoraan tarjouspyynnön tekijälle. Jos et ole saanut ensimmäistä viestiä, niin tarkista roskapostikansio sähköpostiohjelmasta! Ilmoittautumisen jälkeen saat toisen sähköpostiviestin ja voit ladata/tilata aineiston. Saman viestin kautta voit myös jättää sähköisen tarjouksen, jos tarjouksen tekijä on näin määritellyt. Huomioi maksaja kopiotilauksen yhteydessä! Ongelmatilanteissa ota yhteyttä osoitteeseen: 1. Ensimmäinen sähköpostiviesti Tilaa tarjouspyyntöasiakirjat Hylkää tarjouspyyntö 16

17 Tarjoajan opas 2. Tarjouspyyntöasiakirjojen tilaus Täytä yrityksesi yhteystiedot ja klikkaa Lähetä-painiketta. Seuraavaksi saat alla olevan viestin. 3. Lataa asiakirjat ja jätä tarjous Lataa aineisto tai tee kopiotilaus Jätä tarjous 17

18 Tarjoajan opas 4. Tarjouspyyntöasiakirjojen lataaminen ja kopiotilaus Valitse Tilaan-valintalaatikko kopiotilausta tehdessä! Lataa-painike Kopiokäsittely Tilaa-painike Tilaan -valintalaatikko Voit jättää tarjouksen myös zip-tiedostona. Enimmäiskoko tiedostolle on 1 Gigatavu. Kirjoita viesti 5. Jätä sähköinen tarjous Lisää tarjous Max. 10 liitettä. Lisää-painike Kirjoita saateteksti tarjoukseen ja lisää liitetiedostot. Voit lisätä liitetiedostojen määrää Lisää-painikkeen kautta. Lopuksi klikkaa Lähetäpainiketta ja järjestelmä lähettää sinulle kuittauksen. Voit jättää tarjouksen vain kerran! 18 Lähetä-painike

19 grano sopivasti monipuolinen. Painopalvelujen kotimaisena markkinajohtajana toteutamme mitä vaan pienistä tarroista kerrostalon kokoisiin seinäkankaisiin. Yksittäin tai miljoonittain. Nopeasti, personoidusti ja värikkäästi. Toteutamme asiakkaidemme ideoita vuosien kokemuksella. Diginä, printtinä tai niiden yhdistelmänä. Suoramarkkinoinnin lisäksi hallitsemme myös taittamisen, tuotekuvaamisen, kuvankäsittelyn, reprotyöt ja sähköiset julkaisut. Olemme messujen, tapahtumien ja myymäläilmeiden rakentaja, toteuttaja ja toimittaja. Tilabrändäyksien ja myynnin tehostamisen ohella teemme 3D-mallinnuksia esimerkiksi tapahtumaständeistä. Pakkausmateriaalien valmistusosaamistamme Kuljetamme ja varastoimme toteuttamamme työt. Teknisiä piirustuksia toimitamme tarvittaessa melkein milloin tahansa. Logistiikka- ja ulkoistuspalvelumme lisäksi tuomme panoksemme prosessien kehitykseen. Annamme asiakkaamme keskittyä ydinosaamiseensa. Kopioimme, tulostamme ja toimitamme tekniset piirustukset sekä erilaiset manuaalit. Digitointi- ja arkistointipalveluillamme tehostamme aineistojen käytettävyyttä. SokoPro-palvelumme tekee rakennusprojekteista selkeämpiä ja tehostaa kiinteistöjen hallintaa. Sähköiset järjestelmämme helpottavat asiakkaidemme arkea. Projektinhallinnan lisäksi palvelumme tehostavat esimerkiksi materiaalien tilaamista, kanavointia ja arkistointia. Automatisoimme kaiken minkä voimme.

20 grano on digin ja printin toteuttaja. Grano syntyi keväällä 2014, kun Kopijyvä ja DMP yhdistyivät. Yhdessä me valmistamme digi- ja printtipalveluihin liittyviä tuotteita, markkinointia ja ratkaisuja, jotka helpottavat sekä kehittävät asiakkaidemme liiketoimintaa. Painokoneistomme pystyy tuottamaan kaikkea pienistä tarroista kerros talon kokoisiin kankaisiin. Kattava suoramarkkinointipalvelumme kohdistaa asiakkaidemme viestit täsmälleen sinne minne pitääkin. Ostopäätöksiä helpottavia markkinointiratkaisuja luomme esimerkiksi myymälöihin. Hallitsemme myös taittamisen, reprotyöt ja digitaaliset julkaisut. Varastoimme, ja edelleen asiakkaille kuljetamme, kaikkea toteuttamaamme, miltei milloin tahansa. Sähköiset palvelumme tehostavat tiedonhallintaa, tilauskäytäntöjä ja arkistointia. Rakennus yhtiöitä palvelemme teknisten piirustusten kopioinnista aina rakennusprojektien ja kiinteistöjen hallintaan. Digitointi- ja arkistointipalveluillamme tehostamme asiakkaidemme aineistojen käytettävyyttä. Tapahtuma- ja pakkausmateriaalien valmistuksessa osaamistamme rajoittavat vain fysiikan lait. Me toteutamme digiä ja printtiä. Isosti ja pienesti. Pysyvään tai vaihtuvaan käyttöön. Nopeasti, monipuolisesti ja luotettavasti. Me olemme Grano. grano.fi

21 Anna palautetta Otamme mielellämme vastaan palautetta. Kerro mielipiteesi ja klikkaa osoitteeseen: grano.fi/palaute Digin ja printin toteuttaja. grano.fi