MATKUSTUSOHJE MATKUSTAMINEN

Transkriptio

1 MATKUSTAMINEN MATKUSTUSOHJE Matkustusohje liitteineen löytyy Tuubista; Tuubi/Prosessit/Taloushallinto/Täältä saat apua (oikea yläreuna) tai U:asema/TaHa/pub/talous/Matkustaminen

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. YLEISTÄ MATKUSTAMINEN KOTIMAASSA JA ULKOMAILLA Tavanomaisiin työtehtäviin liittyvä matkustaminen (kululasku) Matkasuunnitelmaan perustuva työmatka Ulkopuolisten kustantamat matkat MATKAN JÄRJESTELYT Matkan varaus Työmatkoihin liittyvä lentomatkustaminen Matkaennakko Metropolian luottokortit Matkan peruuntuminen Matkavakuutus MATKAN JÄLKEEN Matkalasku Tositteiden toimittaminen: Muistin virkistämiseksi... 5 LIITTEET Liite 1. Palvelulaitosten työnantajayhdistyksen työehtosopimus (Liite 2. Matkakustannusten korvaukset ) Liite 2. Eurooppaan suuntautuvien matkojen vakuutustodistus (Certificate of insurance) Liite 3. Matkasuunnitelman ja -laskun prosessikaaviot Liite 4. Kululaskun prosessikaavio Liite 5. Matkanhallintaohjelman (TEM) -ohje Liite 6. Kv-koordinaattorien yhteystiedot

3 1 1. YLEISTÄ Metropolia Ammattikorkeakoulu noudattaa matkustamisessa Palvelulaitosten työnantajayhdistyksen työehtosopimusta, PTYTES, liite 2 - matkakustannusten korvaukset. Päivitetyt ulkomaan päiväraha- ja hotellikorvaukset löytyvät ja työmatkakustannusten korvaukset. Metropolia on kilpailutuksen perusteella valinnut matkatoimistopalvelujen tuottajaksi Suomen Matkatoimisto Oy:n. Metropolian matkat tilataan Suomen matkatoimiston kautta. Junaliput voi ostaa suoraan VR:n lippupisteistä sekä Express bussien liput Matkahuollon lipunmyyntipisteistä. Metropolialla ei ole sopimusta VR:n tai Matkahuollon kanssa. 2. MATKUSTAMINEN KOTIMAASSA JA ULKOMAILLA Työmatkoja on kahdenlaisia. Ne voivat olla henkilön tavanomaiseen työtehtävään liittyviä matkoja pääkaupunkiseudulla (esim. eri toimipisteiden välillä liikkumista, opiskelijan harjoittelunohjausta) tai henkilön esimiehen antamaan matkasuunnitelmaan perustuva matka, joka ei liity tavanomaisten työtehtävien suorittamiseen. Matkakustannukset muodostuvat niistä ylimääräisistä menoista, joita matkustaminen aiheuttaa henkilölle. Matka on aina tehtävä niin lyhyessä ajassa ja niin vähin kustannuksin kuin mahdollista ottaen huomioon matkan ja hoidettavien tehtävien tarkoituksenmukainen suorittaminen. 2.1 Tavanomaisiin työtehtäviin liittyvä matkustaminen (kululasku) Tavanomaisiin työtehtävien hoitamiseen liittyvät matkat pääkaupunkiseudulla (esim. eri toimipisteiden välillä liikkuminen, opiskelijan harjoittelunohjaus) korvataan julkisen kulkuneuvon halvimman taksan mukaan. Oman auton käyttö edellyttää esimiehen lupaa. Metropolian antama arvoa sisältävä matkakorttimatka ei edellytä etukäteen tehtyä matkasuunnitelmaa. Taksin käyttö edellyttää erityisperusteita ja esimiehen lupaa. Jos henkilöllä on henkilökohtainen aikaa sisältävä matkakortti, ei ylimääräisiä kustannuksia synny. Kululasku ei edellytä hyväksyttyä matkasuunnitelmaa. 2.2 Matkasuunnitelmaan perustuva työmatka Kotimaan matkat hyväksyy esimies ja ulkomaan matkat tulosalueen johtaja. Poikkeuksena vararehtorin tulosalue, jossa kotimaan- ja ulkomaan matkat hyväksyy esimies. Metropolian kansainväliseen toimintaan liittyvien matkojen matkasuunnitelmat toimitetaan kv-koordinaattorille puollettavaksi, jolloin tiliöinnin oikeellisuus tulee

4 tarkastettua. Tarkastuksen jälkeen kv-koordinaattori siirtää matkasuunnitelman hyväksyttäväksi ao. johtajalle / esimiehelle. (liitteenä kv-koordinaattorit) Pääkaupunkiseudun ulkopuolelle suuntautuvista matkoista tehdään matkasuunnitelma TEM-matkanhallintajärjestelmään 1-2 viikkoa ennen matkaa. Matkustaja huolehtii, että matkasuunnitelmassa on kustannuspaikka, toiminto ja mahdollinen projekti sekä matkalaji. Matkasuunnitelmaan merkitään kaikki tiedossa olevat matkasta aiheutuvat kustannukset. Liitteeksi skannataan matka- tai seminaariohjelma, kutsu yms. Matkakustannukset korvataan pääsääntöisesti julkisten kulkuneuvojen kustannusten mukaan, vaikka matka olisi tehty jollakin muulla tavalla esim. omalla autolla. Oman auton käyttökustannukset korvataan vain, jos matka omalla autolla tulee kokonaistaloudellisesti edullisemmaksi huomioonottaen myös mahdollisesti saavutettu työajan säästö. Oman auton käyttö perustellaan matkasuunnitelmassa. Jos työmatkaan yhdistetään vuosilomaa tai palkatonta työvapaata, niin suunnitelmaan eritellään työ- ja oma aika. Matkasuunnitelmaan tarvitaan poikkeuksellisesti esimiehen puolto jos matkakustannukset maksetaan muulta kuin omalta kustannuspaikalta. Suunnitelman hyväksyy kustakin kustannuspaikasta vastaava esimies. Matkajärjestelyt tehdään matkasuunnitelman hyväksymisen jälkeen. Matkavakuutus on voimassa, kun matkustajalla on hyväksytty matkasuunnitelma. Matkan jälkeen tehtävä matkalasku perustuu matkasuunnitelmassa hyväksyttyihin matkakuluihin. Koulutukset joista ei synny Metropolialle kuluja tehdään koulutusilmoittautuminen esimiehelle HR:n kautta. HR:ssä on myös linkki TEM-matkahallintoohjelmaan. 2.3 Ulkopuolisten kustantamat matkat Muilla kuin Metropolian varoilla rahoitettavan matkan vastaanottaminen ei ole suotavaa. Se on kuitenkin mahdollista, jos matka ei vaaranna puolueettomuutta, riippumattomuutta työtehtävien hoidossa. 3. MATKAN JÄRJESTELYT 3.1 Matkan varaus Metropolian matkavaraukset on keskitetty Suomen Matkatoimisto Oy:lle (SMT). Matkat varataan suoraan palvelutiimin kautta tai itsevarausjärjestelmälla Palvelutiimin yhteystiedot: Puh:

5 3 Fax: Avoinna: ma-pe kello 08:00-17:00 Suomen matkatoimisto kerää palautetta palveluistaan. Metropoliassa palautteet vastaanottaa matkasihteeri Palautteet toimitetaan eteenpäin SMT:lle, jolloin myös Metropoliaan jää oma palautearkisto. Huom. Saatuasi matkalipun muista tarkistaa, että siinä on oikeat, tilauksen mukaiset päivämäärät ja aikataulut, lentojen numerot ym. 3.2 Työmatkoihin liittyvä lentomatkustaminen Työmatkoilla kertyviä pisteitä, esim. Finnair Plus -järjestelmässä kertyviä pisteitä, käytetään hyväksi vain Metropolian työmatkoilla. Jos palkansaaja saa työnantajan matkoista kertyneet etupisteet yksityiskäyttöönsä, työntekijälle syntyy tuloverotuksessa palkaksi katsottava etu. Myös työnantajan kustantamien yöpymisten perusteella saatu ilmainen majoitus vapaaaikana katsotaan palkaksi. Verohallituksen ohjeen/bonusten verotus. Ohje dnro 71/389/2000/ Matkaennakko Matkustaja voi hakea erikoistapauksessa matkaennakkoa matkaa varten päivärahojen osalta. Matkaennakkoa maksetaan em. suurempana, mikäli matkustaja joutuu maksamaan itse matkaan liittyviä huomattavan suuria maksuja matkalla ollessaan tai ennen matkaa. Ennakon maksaminen perustuu hyväksyttyyn matkasuunnitelmaan. Matkaennakkoa haetaan matkaohjelman kautta viimeistään kaksi viikkoa ennen matkalle lähtöä. Matkaennakko maksetaan hakijan pankkitilille 3-5 päivää ennen matkan alkua. Liikaa maksettu ennakko peritään matkustajalta takaisin palkan yhteydessä. 3.4 Metropolian luottokortit Metropoliassa on käytössä kirjapito- ja maksuliikennepalveluiden hallinnoima luottokortti sekä johtajien hallinnoimat luottokortit. Luottokorttia käytetään pääsääntöisesti kansainvälisten maksujen (kokous- ja seminaarien osallistumismaksut) suorittamiseen internetin välityksellä tai vaadittaessa luotolla. Luottokorttia voidaan käyttää vain siinä tapauksessa, että maksua ei voida muuten suorittaa. Mikäli matkustuskustannusten maksamiseen tarvitaan luottokorttia, tulee välittömästi tarpeen selvittyä olla yhteydessä kirjanpito- ja maksuliikennepalveluihin lisäohjeiden saamiseksi. Myös klusterinjohtajan luottokorttia voidaan käyttää tarvittaessa, kun asiasta on sovittu ao. johtajan kanssa.

6 4 Luottokorttiasioita hoitaa maksuliikenne- ja kirjanpitopalveluissa Svetlana Muljar puh , sähköposti 3.5 Matkan peruuntuminen Mikäli matka peruuntuu tai matkan aikataulu muuttuu, matkustaja ilmoittaa asiasta viipymättä sähköpostilla matkasihteereille perusteluineen, jotta matkasuunnitelma voidaan purkaa/muuttaa. Matkustaja puolestaan huolehtii varaamaansa matkaan liittyvien palveluiden peruuttamisesta. 3.6 Matkavakuutus Metropolian henkilökunnalla on matkavakuutus, joka on voimassa työmatkan aikana kaikkialla maailmassa. Vakuutusyhtiö on IF -vahinkovakuutusyhtiö Oy. Matkavakuutus sisältää matkustaja-, matkatavara- ja matkavastuuvakuutukset Yli 3 kk:n mittaisen matkan vakuutusturvasta on neuvoteltava etukäteen Metropolian vakuutusyhteyshenkilön kanssa jotta saadaan vakuutusyhtiön kanta kyseiseen matkaan. Vakuutusyhtiö: IF vahinkovakuutusyhtiö Oy Vakuutusnumero: h päivystys: Yritysasiakaspalvelu (matkavakuutustodistukset) Euroopan ulkopuolelle suuntautuviin matkoihin IF-matkavakuutuskortteja saa klusterien sihteereiltä. Kortti palautetaan matkan jälkeen. Euroopan sisälle suuntautuvilla matkoilla riittää vakuutustodistus (Certificate of insurance). Liitteenä kopioitavana matkalle mukaan. Vakuutusyhtiöllä on myös If 24h Mobiili uusi maksuton palvelu, jonka avulla tallennat matkapuhelimeesi tärkeimmät vakuutusyhtiön puhelinnumerot ja ohjeet siiltä varalta, että matkalla sattuu vahinko. Se sisältää myös paikan vakuutusnumerollesi. Tilaa If24h Mobiili tekstiviestillä IFMATKA numerosta Metropolian vakuutusyhteyshenkilö henkilöstön vakuutusasioissa on henkilöstösuunnittelija Maria Ojala. 4. MATKAN JÄLKEEN 4.1 Matkalasku Matkalasku tehdään TEM - matkahallinto-ohjelmalla kopioimalla matkasuunnitelma matkalaskun pohjaksi. Matkan alkamis- ja loppumisajankohdat tarkistetaan ja matkasta aiheutuneet todelliset kustannukset päivitetään. Matkalaskuissa tarkastajana on aina matkasihteeri Pirjo Honka tai Nina Trogen.

7 Matkalasku tehdään viimeistään 2 kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Määräajan jälkeen tulleita matkalaskuja ei käsitellä ilman perusteltua syytä viivästymiselle. Matkalaskua voi täydentää, mikäli kaikki tarvittavat dokumentit eivät ole käytettävissä edellä mainitun 2 kk:n sisällä. Poikkeuksena on vuodenvaihde, jolloin matkalaskut tehdään välittömästi matkan päättymisen jälkeen jotta kulut saadaan kirjattua oikealle tilikaudelle. 4.2 Tositteiden toimittaminen: Matkaan liittyvät alkuperäiset tositteet, kuitit, ohjelma yms. ja sähköinen lennon varausvahvistus, sekä selvitys niistä kuiteista, jotka ovat muun kuin ruotsin, saksan tai englanninkielisiä. Liitteet skannataan matkalaskun liitteeksi tai lähetetään matkasihteereille saatteella mistä selviää mihin matkalaskuun (nro) kuitit liittyvät. Kuitit toimitetaan osoitteella Matkalaskut PL Mikäli alkuperäiset kuitit liittyvät johonkin EU-projektiin, matkalaskun liitteeksi toimitetaan kopiot kuiteista. 4.3 Muistin virkistämiseksi Merkitse tarkasti matkalaskuun kunkin matkan todellinen alkamis- ja päättymisaika kellonaikoineen. Liitä matkalaskuun alkuperäiset tositteet ja sähköinen varausvahvistus lentolipusta sekä selvitys niistä kuiteista, jotka ovat muun kuin ruotsin-, saksan- tai englanninkielisiä. Jos olet käyttänyt omaa autoa, vaikka sinulla ei ole ko. matkaan myönnettyä oman auton käyttöoikeutta, voit laskuttaa tästä julkisen kulkuneuvon mukaan. Käyttäessäsi omaa autoa ja kyydissä on ollut useampi matkustaja, pitää matkalaskun liitteenä olla hintavertailu kilometrikorvausten edullisuudesta. Kaikista pääkaupunkiseudun ulkopuolelle hyväksytyistä matkoista oman auton käyttökustannukset laskutetaan matkalaskussa, ei kululaskulla. Työmatkoilla on toisinaan illallisia, joihin on erillinen maksu. Tällaisia ei pääsääntöisesti korvata, mutta esimies voi myöntää oikeuden osallistua Metropolian kustannuksella ko. tapahtumiin, jos ne ovat ammattikorkeakoulun toiminnan kannalta tarpeellisia. Tällaisten ylimääräisten kustannusten tarve selvitetään matkasuunnitelmaa tehtäessä. Luottokortilla maksetuista kustannuksista on liitettävä maksukuitti matkalaskun liitteeksi. Saadun matkaennakon määrä on myös mainittava. Mikäli ennakosta jää palautettavaa, niin ennakko peritään matkustajan palkasta 5

8 6 Kaikissa matkustamiseen liittyvissä kysymyksissä auttavat: taloussihteeri Pirjo Honka puh taloussihteeri Nina Trogen puh Erasmus-matkat: suunnittelija Päivi Hellén puh TEM - matkaohjelmaan liittyvissä asioissa taloussuunnittelija Kaija Vuorela puh HYVÄÄ JA TURVALLISTA MATKAA!