51 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 53 Johtajasopimus, liite Kuntayhtymän johtajan palkka. 55 Talous- ja henkilöstöjohtajan palkka

Transkriptio

1 LOUNAIS-HÄMEEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ KOKOUSKUTSU YHTYMÄHALLITUS KOKOUSTIEDOT Aika Paikka klo Forssan ammatti-instituutti, Saksankatu 27, Forssa VARSINAISESSA KOKOUKSESSA KÄSITELTÄVÄT ASIAT 51 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 52 Pöytäkirjan tarkastajien valinta ja päätösten tiedoksianto 53 Johtajasopimus, liite 1 54 Kuntayhtymän johtajan palkka 55 Talous- ja henkilöstöjohtajan palkka 56 Opetushenkilöstön virkanimikkeiden yhdenmukaistaminen 57 Rakennusalan opettajan viran, osaamisalana pintakäsittelyala, täyttäminen 58 Sosiaali-, terveys- ja kasvatusalan lehtorin virkojen täyttäminen 59 Auto- ja kuljetustekniikan lehtorin virkojen täyttäminen 60 Rakennusalan lehtorin viran täyttäminen 61 Ravintola- ja catering-alan päätoiminen tuntiopettaja 62 Vahtimestarin viran täyttäminen 63 Irtisanoutuminen 64 Irtisanoutuminen 65 Koulutuskuntayhtymän hankintaohje, liitteet 2 ja 3 66 Ehdokkaan nimeäminen Loimijoen Kuntapalvelut Oy:n hallitukseen, liite 4 67 Syyskauden kokousaikataulu 68 Päätökset, kirjelmät ja tiedotukset, liite 5 Sirkka-Liisa Anttila yhtymähallituksen puheenjohtaja Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

2 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Yh 51 Kuntayhtymän johtaja: Kokous on kutsuttu koolle hallintosäännön mukaisesti ja se on päätösvaltainen kuusijäsenisenä. Yh 51 Päätös: Hallituksen jäsen paikalla Varajäsen paikalla Sirkka-Liisa Anttila Johanna Häggman Kati Fonsell -Laurila Olla-Riitta Aarikka Markku Leppälahti Kari Leppälahti Katja Ojala Tiia Räsänen Jukka Perälä Allan Lunden Klaus Ruisvaara Vesa Niininen Riitta Ryhtä Eevi Haho Johanna Rämö Sirpa Suomi Ossi Stenholm Turkka Mali Simo Vehmaa Jaana Lehtonen Tapio Virtanen Risto Aaltonen Valtuuston pj. ja varapj:t Eino Järvinen, pj Maria Orzech Simo Pärssinen paikalla Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

3 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA JA PÄÄTÖSTEN TIEDOKSIANTO Yh 52 Tämän kokouksen pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä kuntayhtymän verkkosivuilla pöytäkirjan tarkastamisen jälkeen. Kuntayhtymän johtaja: Valitaan tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajat. Yh 52 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

4 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus JOHTAJASOPIMUS Yh 53 Kuntalaki määrää (410/ ), että kunnan ja kunnanjohtajan on tehtävä johtajasopimus, jossa sovitaan kunnan johtamisen edellytyksistä. Johtajasopimukseen voidaan ottaa määräyksiä kunnanjohtajan ja kunnanhallituksen puheenjohtajan työnjaosta kunnan johtamisessa ottaen huomioon, mitä hallintosäännössä määrätään. Johtajasopimukseen voidaan ottaa määräyksiä menettelytavoista, joilla kunnanjohtajan viran hoitamiseen liittyvät erimielisyydet ratkaistaan 43 :ssä tarkoitetun menettelyn sijasta. Johtajasopimuksessa voidaan sopia kunnanjohtajalle maksettavasta erokorvauksesta, jolloin sopimuksen hyväksyy valtuusto. Kuntayhtymän johtaja Maaria Silvius aloitti tehtävässään Kuntayhtymän johtajan ja rehtorin tehtävät yhdistettiin samalla päivämäärällä. Yhtymähallitus on linjannut kokouksessaan (19 ), että uuden kuntayhtymän johtajan johtajasopimus allekirjoitetaan alkavaksi lukien, jolloin myös palkkaa arvioidaan uudelleen. Liitteenä on johtajasopimusehdotus. Sopimuksen sisältöä on käsitelty kuntayhtymän johtajan, valtuuston puheenjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan kanssa. Sopimus vastaa sisällöltään edellisen kuntayhtymän johtajan kanssa solmittua sopimusta. Hallituksen puheenjohtaja: Yhtymähallitus esittää yhtymävaltuustolle, että se hyväksyy johtajasopimuksen. Sopimus tulee takautuvasti voimaan lukien. Yh 53 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

5 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus KUNTAYHTYMÄN JOHTAJAN PALKKA Yh 54 Kuntayhtymän johtaja Maaria Silvius aloitti tehtävässään Kuntayhtymän johtajan ja rehtorin tehtävät yhdistettiin samalla päivämäärällä. Kuntayhtymän johtajan palkaksi määritettiin kuuden kuukauden koeaikana xxxx /kk. Yhtymähallitus on päättänyt kokouksessaan (19 ), että uuden kuntayhtymän johtajan johtajasopimus allekirjoitetaan alkavaksi koeajan jälkeen lukien, jolloin myös palkkaa arvioidaan uudelleen. Johtajasopimus sisältää pykälän palkkauksesta, palkitsemisesta ja työajan käytöstä. Johtajan palkkaus tarkistetaan vuosittain. Esityksen palkan tarkistuksesta hallitukselle tekee hallituksen puheenjohtaja johtajaa kuultuansa vuosittaisissa kehityskeskusteluissa. Hallituksen puheenjohtaja: Kuntayhtymän johtajan palkka on xxxx /kk alkaen Yh 54 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

6 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus TALOUS- JA HENKILÖSTÖJOHTAJAN PALKKA Yh 55 Yhtymähallitus päätti kokouksessaan , että kuntayhtymän johtajan ja talousjohtajan tehtävänkuvia muutetaan (35 ). Toimenkuvauksia päivitettiin tehtävien ja vastuiden selkiyttämiseksi. Talousjohtajan toimenkuvaan keskitettiin päätöksen mukaisesti henkilöstöasiat. Samalla yhtymähallitus päätti muuttaa talousjohtajan tehtävänimikkeen talous- ja henkilöstöjohtajaksi alkaen vastaamaan tehtäväkokonaisuutta. Tehtävien ja vastuiden lisääntyessä palkkaa tulee tarkistaa. Talousjohtajan palkka on nyt xxxx /kk, joka muodostuu tehtäväkohtaisesta palkasta (xxxx ), työkokemuslisästä (xxxx ) ja henkilökohtaisesta lisästä (xxxx ) sekä tehtäväkohtaisesta lisästä (Faktia Oy:n toimitusjohtajan tehtävä) xxxx. Hallituksen puheenjohtaja: Talous- ja henkilöstöjohtajan palkan tehtäväkohtaiseen palkkaan lisätään xxxx /kk alkaen Yh 55 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

7 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus OPETUSHENKILÖSTÖN VIRKANIMIKKEIDEN YHDENMUKAISTAMINEN Yh 56 Kuntayhtymässä on sekä Lehtori-nimikkeellä olevia virkoja, että Opettajanimikkeellä olevia virkoja. Nämä ovat täysin yhdenvertaisia. Nimikkeiden ero johtuu siitä, että Faissa ennen fuusiota perustetut virat ovat olleet Lehtorinimikkeellä ja fuusion yhteydessä perustetut ovat Opettaja-nimikkeellä. Nimikkeiden yhdenmukaistamista on suunniteltu, jotta jatkossa kaikilla virassa olevilla olisi sama nimike. Virkaehtosopimus ei määrittele koulutuksen järjestäjän virkojen tai virkasuhteiden nimikkeitä, joten kumpi tahansa nimikkeistä voi olla käytössä. Koska OVTES:ssa kuitenkin käytetään tiettyjä käsitteitä, nimikkeiden osalta pitää olla selvää, milloin henkilö on kokoaikainen opettaja, milloin päätoiminen tuntiopettaja ja milloin sivutoiminen tuntiopettaja. Asiaa käsiteltiin yhteistoimintaryhmässä Luottamusmiehet olivat selvittäneet opetushenkilöstön mielipidettä asiassa. Enemmistö kyselyyn vastanneista oli Lehtori-nimikkeen kannalla. Yhteistoimintaryhmän opetushenkilöstön edustajat esittivät yksimielisesti, että virkanimike yhdenmukaistettaisiin niin, että kaikkien kokoaikaisten opettajien virkanimike on Lehtori. Kuntayhtymän johtaja: Päätetään yhdenmukaistaa virkanimikkeet ja muutetaan kuntayhtymän Opettaja-nimikkeellä olevat virat Lehtori- nimikkeellä oleviksi viroiksi lukien. Yh 56 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

8 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus RAKENNUSALAN OPETTAJAN VIRAN, OSAAMISALANA PINTAKÄSITTELYALA, TÄYTTÄMINEN Yh 57 Rakennusalan opettajan virka, osaamisalana pintakäsittelyala, on ollut avoimena Kuntarekryssä, TE-toimiston sivuilla sekä kuntayhtymän kotisivuilla ajalla Haettavalta henkilöltä edellytettiin soveltuvaa tutkintoa ja vahvaa osaamista talonrakennusalalta ja pintakäsittelystä. Viran pätevyysvaatimuksena on asetuksen 1150/2017 mukainen kelpoisuus tai erikoisammattitutkinnon suoritus pintakäsittelyalalta, sillä kyseessä olevassa virassa opetustehtävä edellyttää erityisen vahvaa tai erikoistunutta käytännön ammattitaitoa pintakäsittelyalalta. (13 ). Eduksi katsottiin hyvät työelämäyhteydet, tiimityötaidot sekä opettajakokemus ja ammatillisen koulutuksen suunnittelu- ja kehittämisosaaminen. Määräaikaan mennessä hakemuksia saapui kaksi kappaletta. Molemmat hakijat haastateltiin. Haastattelijoina toimivat rehtori ja koulutuspäällikkö. Hakijat esitellään tarkemmin kokouksessa. Kuntayhtymän johtaja: Ottaen huomioon hakijoiden välillä suoritetun ansiovertailun sekä haastatteluissa esiin tulleet että tehtävän menestykselliseksi hoitamiseksi vaadittavat seikat, haastattelijat esittävät edellä mainituista seikoista syntyneen kokonaisarvion perusteella, että opettajan virkaan valitaan lukien toistaiseksi maalarimestari Paula Kivinen. Yh 57 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

9 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus SOSIAALI-, TERVEYS- JA KASVATUSALAN LEHTORIN VIRKOJEN TÄYTTÄMINEN Yh 58 Sosiaali-, terveys- ja kasvatusalan kaksi virkaa on ollut avoimena Kuntarekryssä, TE-toimiston sivuilla sekä kuntayhtymän kotisivuilla ajalla Hakijoilta edellytettiin soveltuvaa ylempää korkeakoulututkintoa, vähintään 60 opintopisteen tai 35 opintoviikon laajuisia opettajan pedagogisia opintoja ja kolmen vuoden pituista käytännön työkokemusta opetustehtävän sisältöä lähinnä vastaavissa tehtävissä tai soveltuvaa ammattikorkeakoulututkintoa, vähintään 60 opintopisteen tai 35 opintoviikon laajuisia opettajan pedagogisia opintoja ja vähintään viiden vuoden pituista käytännön työkokemusta korkeakoulututkintoa vastaavissa sosiaali- ja terveysalan tehtävissä. Lisäksi opetusta antavalla henkilöllä tulee olla oikeus harjoittaa terveydenhuollon ammattia laillistettuna ammattihenkilönä. Kelpoisuusehdot määräytyvät opetustoimen henkilöstön kelpoisuusehdoista annetun asetuksen 986/1998 (muutettu 1150/2017) ammatillisten tutkinnon osien opettajaa koskevien säännösten mukaan. Lehtori 1 Edellytämme monipuolista, vankkaa ja ajantasaista käytännön työkokemusta sosiaali- ja terveysalalta ja sairaanhoidon osaamista sisätauti-kirurgisesta hoitotyöstä. Edellytämme myös ETK-kouluttajan pätevyyttä sekä opettajakokemusta. Arvostamme kehittämismyönteistä työotetta ja yhteistyöverkostoja työelämään. Hakijan eduksi katsotaan hyvät yhteistyö- sekä ohjaustaidot eriikäisille opiskelijoille. Lisäksi odotamme hakijalta hyviä vuorovaikutustaitoja, innovatiivisuutta, joustavuutta sekä kykyä itsenäiseen työskentelyyn. Lehtori 2 Edellytämme monipuolista, vankkaa ja ajantasaista käytännön työkokemusta sosiaali- ja terveysalalta ja vahvaa osaamista eri-ikäisten ihmisten ennaltaehkäisevästä terveydenhuollosta, hoitotyöstä, terveyden edistämisestä ja terveyskasvatuksesta. Edellytämme myös ETK-kouluttajan pätevyyttä sekä opettajakokemusta. Arvostamme kehittämismyönteistä työotetta ja kokemusta projektityöskentelystä. Hakijan eduksi katsotaan hyvät yhteistyö- sekä ohjaustaidot eri-ikäisille opiskelijoille. Lisäksi odotamme hakijalta hyviä vuorovaikutustaitoja, innovatiivisuutta, joustavuutta sekä kykyä itsenäiseen työskentelyyn. Määräaikaan mennessä ensimmäiseen lehtorin virkaan saapui 4 hakemusta ja toiseen 14 hakemusta. Lehtori 1 -haastatteluun kutsuttiin 3 henkilöä ja lehtori 2 haastatteluun myös 3 henkilöä. Haastattelijoina toimivat kuntayhtymän johtaja/rehtori ja vs. koulutuspäällikkö. Hakijat ja haastatteluun kutsutut esitellään tarkemmin kokouksessa. Kuntayhtymän johtaja: Ottaen huomioon hakijoiden välillä suoritetun ansiovertailun sekä haastatteluissa esiin tulleet että tehtävän menestyksel- Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

10 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ liseksi hoitamiseksi vaadittavat seikat, haastattelijat esittävät edellä mainituista seikoista syntyneen kokonaisarvion perusteella, että ensimmäiseksi mainittuun lehtorin virkaan valitaan lukien toistaiseksi terveydenhoitaja YAMK Maarit Ruusiala ja että toiseksi mainittuun lehtorin virkaan valitaan lukien toistaiseksi TM Maarit Heikkilä. Yh 58 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

11 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus AUTO- JA KULJETUSTEKNIIKAN LEHTORIN VIRKOJEN TÄYTTÄMINEN Yh 59 Auto- ja kuljetustekniikan kaksi lehtorin virkaa on ollut avoimena Kuntarekryssä, TE-toimiston sivuilla sekä kuntayhtymän kotisivuilla ajalla Haettavilta henkilöiltä edellytettiin soveltuvaa tutkintoa, sekä osaamista ja työkokemusta henkilö- ja pakettiautojen korjauksesta ja huoltamisesta. Opettajan tehtävän kelpoisuusvaatimukset määräytyvät opetustoimen henkilöstön kelpoisuudesta annetun asetuksen 986/1998 ja siihen tehdyn muutoksen 1150/2017 mukaisesti. Eduksi katsottiin hyvät työelämäyhteydet, tiimityötaidot sekä opettajakokemus ja ammatillisen koulutuksen suunnittelu- ja kehittämisosaaminen. Määräaikaan mennessä hakemuksia saapui neljä kappaletta ja kaikki hakijat haastateltiin. Haastattelijoina toimivat koulutuspäällikkö ja koulutusalavastaava. Hakijat ja haastatteluun kutsutut esitellään tarkemmin kokouksessa. Kuntayhtymän johtaja: Ottaen huomioon hakijoiden välillä suoritetun ansiovertailun sekä haastatteluissa esiin tulleet että tehtävän menestykselliseksi hoitamiseksi vaadittavat seikat, haastattelijat esittävät edellä mainituista seikoista syntyneen kokonaisarvion perusteella, että lehtorin virkoihin valitaan lukien toistaiseksi autoteknikko Markus Saarinen ja autoteknikko Jussi Tuomela. Yh 59 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

12 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus RAKENNUSALAN LEHTORIN VIRAN TÄYTTÄMINEN Yh 60 Rakennusalan lehtorin virka on ollut avoimena Kuntarekryssä, TE-toimiston sivuilla sekä kuntayhtymän kotisivuilla ajalla Haettavalta henkilöltä edellytettiin soveltuvaa tutkintoa ja vahvaa osaamista talonrakennusalan sekä rakennustekniikan osaamisalalta. Opettajan tehtävän kelpoisuusvaatimukset määräytyvät opetustoimen henkilöstön kelpoisuudesta annetun asetuksen 986/1998 ja siihen tehdyn muutoksen 1150/2017 mukaisesti. Eduksi katsottiin hyvät työelämäyhteydet, tiimityötaidot sekä opettajakokemus ja ammatillisen koulutuksen suunnittelu- ja kehittämisosaaminen. Määräaikaan mennessä hakemuksia saapui kaksi kappaletta, joista pätevä hakija haastateltiin. Haastattelijoina toimivat koulutuspäällikkö ja koulutusalavastaava. Hakijat ja haastatteluun kutsutut esitellään tarkemmin kokouksessa. Kuntayhtymän johtaja: Ottaen huomioon hakijoiden välillä suoritetun ansiovertailun sekä haastatteluissa esiintulleet että tehtävän menestykselliseksi hoitamiseksi vaadittavat seikat, haastattelijat esittävät edellä mainituista seikoista syntyneen kokonaisarvion perusteella, että lehtorin virkaan valitaan lukien toistaiseksi rakennusmestari Mikko Pietilä. Yh 60 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

13 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus RAVINTOLA- JA CATERING-ALAN PÄÄTOIMINEN TUNTIOPETTAJA Yh 61 Ravintola- ja catering-alan päätoimisen tuntiopettajan virka on ollut avoimena Kuntarekryssä, TE-toimiston sivuilla sekä kuntayhtymän kotisivuilla ajalla Hakijoilta edellytettiin alan korkeakoulututkintoa ja ammatillisen opettajan pedagogista pätevyyttä. Ravintola- ja catering-alan opettajan kelpoisuusehdot määräytyvät opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista annetun asetuksen 986/1998 mukaisesti. Hakijoilta edellytettiin monipuolista, vankkaa ja ajantasaista käytännön työkokemusta ravintola- ja catering-alalta sekä opettajakokemusta. Hakijan eduksi katsottiin kehittämismyönteinen työote, yhteistyöverkostot, hyvät yhteistyö- sekä ohjaustaidot eri ikäisten opiskelijoiden kanssa. Määräaikaan mennessä hakemuksia saapui 18 kappaletta. Haastatteluun kutsuttiin neljä hakijaa. Haastattelijoina toimivat kuntayhtymän johtaja/rehtori ja koulutuspäällikkö. Hakijat ja haastatteluun kutsutut esitellään tarkemmin kokouksessa. Kuntayhtymän johtaja: Ottaen huomioon hakijoiden välillä suoritetun ansiovertailun sekä haastatteluissa esiin tulleet että tehtävän menestykselliseksi hoitamiseksi vaadittavat seikat, haastattelijat esittävät edellä mainituista seikoista syntyneen kokonaisarvion perusteella, että tehtävään valitaan lukien toistaiseksi restonomi (AMK) Rakel Bruck ja varalle restonomi (AMK) Tiina Nurmi. Yh 61 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

14 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus VAHTIMESTARIN TOIMEN TÄYTTÄMINEN Yh 62 Vahtimestarin toimi on ollut avoimena Kuntarekry-järjestelmässä Määräaikaan mennessä hakemuksensa jätti 20 henkilöä. Haastatteluun heistä kutsuttiin 5 henkilöä, joista yksi peruutti hakemuksensa. Haastattelijoina toimivat talousjohtaja ja tukipalvelupäällikkö. Vahtimestari vastaa työssään oppilaitoksen neuvonnan hoitamisesta. Hänen tehtäviinsä sisältyy mm. kulunvalvonnan ylläpidosta ja yleisestä turvallisuudesta huolehtiminen, toimistotarvikkeiden hallinta, postin jakelutehtävät, tilavaraukset sekä puhelinvaihteen hoitaminen. Tehtävän hoitaminen edellyttää hyvää asiakaspalvelutaitoa ja asennetta. Vahtimestarin tulee myös hallita käytössä olevat yleiset Office-ohjelmat. Kokemus vastaavista tehtävistä, suoritettu virastotai vahtimestaritutkinto ja turvallisuusalan koulutus katsotaan eduksi. Vahtimestarilta edellytetään hyvää suomen kielen taitoa, eduksi luetaan englannin kielen taito. Lisäksi tehtävän hoitamisessa edesauttavat hyvät yhteistyötaidot, aktiivisuus ja oma-aloitteisuus. Kuntayhtymän johtaja: Ottaen huomioon hakijoiden välillä suoritetun ansiovertailun sekä haastatteluissa esiin tulleet että tehtävän menestykselliseksi hoitamiseksi vaadittavat seikat, haastattelijat esittävät edellä mainituista seikoista syntyneen kokonaisarvion perusteella, että tehtävään valitaan lukien toistaiseksi Marika Laaksonen ja hänen varalleen Melia Salonen. Yh 62 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

15 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus IRTISANOUTUMINEN Yh 63 Sosiaali-, terveys- ja kasvatusalan päätoimisena tuntiopettajana työskennellyt opettaja on ilmoittanut irtisanoutuvansa tehtävästään alkaen eläköitymisen vuoksi. Kuntayhtymän johtaja: Merkitään irtisanoutuminen tiedoksi. Tehtävää ei ole tarvetta täyttää lähiaikoina. Yh 63 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

16 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus IRTISANOUTUMINEN Yh 64 Elintarvikealan opettaja on ilmoittanut irtisanoutuvansa virastaan alkaen eläköitymisen vuoksi. Kuntayhtymän johtaja: Merkitään irtisanoutuminen tiedoksi. Virkaa ei ole tarvetta täyttää lähiaikoina. Yh 64 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

17 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus , 3 KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN HANKINTAOHJE Yh 65 Forssan kaupunki on laatinut uuden hankintaohjeen, joka on tullut voimaan Kaupunkikonsernin hankintaperiaatteiden ja ohjeiden uudistamisessa otettiin huomioon paikallisen elinvoiman kasvattaminen ja innovaatioiden vahvistaminen. Ohjeen käyttöön ottamista suositellaan soveltuvin osin myös seudun kuntayhtymissä. Forssan kaupungin hankintaohje on kattava ohjeistus. Kuntayhtymässä on kuitenkin tarvetta tiivistetympään hankintaohjeeseen, jota hankintoja tekevien on helppo käyttää. Tästä syystä kuntayhtymälle on laadittu suppeampi hankintaohje. Forssan kaupungin hankintaohjetta on kuitenkin tarkoitus käyttää kuntayhtymän oman hankintaohjeen lisäksi soveltuvin osin. Liitteenä kuntayhtymän uusi hankintaohje, sekä Forssan kaupungin hankintaohje. Kuntayhtymän johtaja: Hyväksytään Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymän hankintaohje ja todetaan, että käytetään sen lisäksi Forssan kaupungin hankintaohjetta soveltuvin osin. Yh 65 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

18 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus EHDOKKAAN NIMEÄMINEN LOIMIJOEN KUNTAPALVELUT OY:N HALLITUKSEEN Yh 66 Forssan kaupunginhallitus on lähettänyt pöytäkirjan otteen (KH ) Loimijoen Kuntapalvelut Oy:n hallituksen jäsenistä. Loimijoen Kuntapalvelut Oy järjestää osakkeenomistajilleen ateria-, puhtaus- ja talouspalveluja. Yhtiö on Forssan kaupungin tytäryhteisö. Kaupunki omistaa yhtiön osakkeista 59,2 prosenttia, Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymä 40%, Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä 0,4% ja Humppilan kunta samoin 0,4%. Pöytäkirjan otteen päätöksessä kohdassa 3 kaupunki pyytää Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymää ja Humppilan kuntaa nimeämään yhteisen Loimijoen Kuntapalvelut Oy:n hallituksen jäseneksi nimettävän ehdokkaan. Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä esitti (Yh 47 ) Humppilan kunnanhallitukselle, että yhteiseksi ehdokkaaksi Loimijoen Kuntapalvelut Oy:n hallitukseen nimetään koulutuskuntayhtymän talousjohtaja Tanja Paassilta. Humppilan kunnanhallitus on kokouksessaan käsitellyt asian ja hyväksyy LHKK:n yhtymähallituksen esityksen yhteisestä ehdokkaasta (liite). Kuntayhtymän johtaja: Forssan kaupunginhallitukselle esitetään, että Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymän ja Humppilan kunnan yhteinen ehdokas Loimijoen Kuntapalvelut Oy:n hallituksen jäseneksi on talousjohtaja Tanja Paassilta. Yh 66 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

19 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus SYYSKAUDEN KOKOUSAIKATAULU Yh 67 Koulutuskuntayhtymän hallituksen ja valtuuston syyskauden 2019 kokousaikatauluksi esitetään seuraavaa: ke klo Yhtymähallitus ke klo Yhtymähallitus ke klo Yhtymähallitus ke klo Yhtymähallitus ke klo Yhtymävaltuusto ke klo Yhtymähallitus Kuntayhtymän johtaja: Hyväksytään kokousaikataulu. Yh 67 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

20 LOUNAIS-HÄMEEN Kokouspäivä Sivu Liite KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus PÄÄTÖKSET, KIRJELMÄT JA TIEDOTUKSET Yh 68 viranhaltijapäätökset ajalta Päätös ammatillisen koulutuksen strategiarahoituksen myöntämisestä vuonna 2019, liite Kuntayhtymän johtaja: Merkitään tiedoksi ja hyväksyttäväksi. Yh 68 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet

21 KYHA , LIITE 1 JOHTAJASOPIMUS Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä 1. Kuntayhtymän johtajan (jäljempänä johtaja) tehtävät Tehtävät on määrätty Kuntalaissa ja kuntayhtymän hallintosäännöissä. Johtajan keskeisiä tehtäviä ovat: Strateginen johtaminen Henkilöstöjohtaminen Konsernijohtaminen Sopimusjohtaminen ja sopimusohjaus Talousjohtaminen Edunvalvonta Kehittäminen Sidosryhmäyhteistyö ja verkostoituminen 2. Johtajan työn edellytykset 2.1. Toimivaltuudet, työnjako ja yhteistyökäytännöt Sen lisäksi, mitä Kuntalaissa säädetään poliittisen johdon ja johtajan toimivaltuuksista, yhtymähallitus (jäljempänä hallitus) ja johtaja muodostavat yhdessä kuntayhtymän johtamisen ytimen. Hallitus on strateginen suunnannäyttäjä ja visionääri ja asioita valmistellessaan johtaja ottaa huomioon poliittisen johdon tahdon. Johtajalla on yhtymävaltuuston (jäljempänä valtuusto) ja hallituksen antama valtuutus toimia tehokkaasti ja joustavasti nopeasti muuttuvissa tilanteissa. Hallintoa, taloudenhoitoa sekä muuta toimintaa johtaa hallituksen alaisena johtaja. Johtaja on vastuussa hyvästä, ammattitaitoisesta valmistelusta hallitukselle sekä hallituksen ja valtuuston päätösten täytäntöönpanosta. Johtajan ja hallituksen välistä yhteistyötä toteutetaan käytännössä johtajan ja hallituksen välisellä vuorovaikutuksella. Johtaja vastaa henkilöstöresurssien strategisesta johtamisesta Tavoitteet ja niiden arviointi Toimintaympäristön nopeat muutokset edellyttävät johtajan välitöntä reagoimista. Johtajan työn tavoitteet määräytyvät poliittisen ohjauksen kautta. Hallituksen puheenjohtaja ja johtaja käyvät kehityskeskustelun kerran vuodessa johtajan työn tavoitteista ja arvioivat säännöllisesti tavoitteiden toteutumista Palkkaus, palkitseminen ja työajan käyttö Johtaja on toistaiseksi voimassa olevassa KVTES:n mukaisessa virkasuhteessa työnantajaan. Palkan suuruudesta on sovittu virkasuhteen alkaessa. Johtajan palkkauksen tulee olla kilpailukykyinen suhteessa muihin julkishallinnon ja muiden sektoreiden johtajan viroissa työskentelevien palkkatasoon sekä oikeassa suhteessa johtajan alaisten palkkaukseen nähden. Palkan arviointiin vaikuttaa myös kuntayhtymän koko.

22 KYHA , LIITE 1 Hallitus voi palkita johtajan erillisellä, enintään yhden kuukauden tehtäväkohtaista palkkaa vastaavalla kertapalkkiolla tai muulla haluamallaan tavalla (esim. tulospalkka), mikäli hallitus katsoo siihen olevan riittävät perusteet. Esityksen kertapalkkiosta tekee hallituksen puheenjohtaja. Palkitseminen voi kattaa palkan lisäksi henkilöstöetuuksia. Johtajalle voidaan tarjota asunto- ja/tai autoetu. Tarjottaessa autoetua, kokonaispalkka muodostuu euromääräisestä kuukausipalkasta ja asunto-/autoedun arvosta. Hallituksen puheenjohtaja keskustelee luontoiseduista johtajan kanssa, minkä pohjalta hallitus tekee päätöksen asiassa. Johtajan palkkaus noudattaa KVTES:iä. Palkka on kokonaispalkka lukien ja siihen sovelletaan yleiskorotuksia. Lomaraha maksetaan erikseen vuosittain kesäkuussa. Johtajan palkkaus tarkistetaan vuosittain. Esityksen palkan tarkistuksesta hallitukselle tekee hallituksen puheenjohtaja johtajaa kuultuansa vuosittaisissa kehityskeskusteluissa. Johtajalla on oikeus itse päättää missä ja mihin kellonaikaan hän tekee vastuullansa olevat työtehtävät. Pääsääntöisesti kuitenkin pyritään noudattamaan virka-aikaa. Johtajalla on oikeus saada vapaata, mikäli työtehtävien suorittaminen ei ole mahdollista virkaehtosopimuksessa määrätyssä toimistotyöajassa. Vapaan ja vuosiloman myöntämisestä päättää hallituksen puheenjohtaja Virka- ja virantoimitusmatkat Enintään kolme vuorokautta kestäviin viran hoitoon kuuluviin ja virkatehtävien hoitoa edistäviin kotimaisiin virkamatkoihin, kokoustilaisuuksiin ja seminaareihin osallistuminen ei edellytä hallituksen eikä hallituksen puheenjohtajan ennakkoon myöntämää lupaa. Johtajan on tiedotettava näistä hallituksen puheenjohtajalle tarpeellisessa määrässä. Yli kolme vuorokautta kestävistä ulkomaan ja kotimaan virkamatkoista ja koulutusmatkoista päättää hallitus. Johtajalla on oikeus käyttää itse valitsemaansa tarkoituksenmukaista matkustusmuotoa Työhyvinvointi ja osaamisen kehittäminen Johtajan työn tukeminen ja kannustavuus on luottamushenkilöiden tehtävä. Kannustavuudessa keskeistä on työn vaatimien ponnistelujen ja palkitsemisen tasapaino sekä osaamisen ja työhyvinvoinnin kehittämismahdollisuudet. Hallitus ja erityisesti hallituksen puheenjohtaja sekä valtuuston puheenjohtaja tukevat ja kannustavat johtajaa. Ammatillisen osaamisensa edistämiseksi johtajalla on oikeus ja velvollisuus osallistua vuosittain virka- asemaansa vastaavaan jatko- ja täydennyskoulutukseen. Johtaja valitsee itse jatko- ja täydennyskoulutustilaisuudet, joihin osallistuu. Yli kolme vuorokautta kestävistä jatko- ja täydennyskoulutuksista päättää hallituksen puheenjohtaja. Johtajalla on oikeus työnohjaukseen. Johtaja kehittää omaa osaamistaan myös verkostoitumalla ja vaikuttamalla mahdollisuuksien mukaan alueellisissa ja valtakunnallisissa toimielimissä. 3. Johtajan ja hallituksen puheenjohtajan välinen työnjako

23 KYHA , LIITE 1 4. Sivutoimet Hallituksen puheenjohtaja johtaa poliittista keskustelua ja yhteistyötä eri puolueiden edustajien kanssa. Johtaja johtaa asioiden valmistelua, hallintoa ja taloutta henkilöstöorganisaation kanssa. Hallituksen puheenjohtaja hoitaa henkilöstöorganisaatiota koskevat asiat johtajan kautta. Sivutoimet määräytyvät kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain (304/2003) mukaan. 5. Muut sovittavat asiat Työnantaja maksaa johtajan internet-yhteyden ja tietokoneen kotiin. Eläke-edut määräytyvät Julkisten alojen eläkelain (JuEL 81/2016) mukaisesti. Työaika ja vuosilomat määräytyvät KVTES:n mukaisesti. 6. Menettelytavat ristiriitatilanteissa ja erokorvaus Jos johtaja ei nauti valtuuston ja poliittisen johdon luottamusta, käydään hallituksen puheenjohtajan johdolla neuvottelut vapaaehtoisesta irtisanoutumisesta erokorvausta vastaan. Johtajalle maksetaan erokorvaus tilanteessa, jossa johtaja yhteisesti todetun epäluottamuksen jälkeen sitoutuu välittömästi irtisanoutumaan. Erokorvaus on 8 kuukauden bruttopalkka. Päätöksen erokorvauksen maksamisesta tekee hallitus. Erokorvaus, joka sisältää irtisanomisajan palkan, maksetaan ilman irtisanomisaikaa välittömästi sen jälkeen, kun päätös on tehty ilman päätöksen saamaa lainvoimaisuutta. 7. Johtajasopimuksen kokonaisarvioinnin käytännöt 8. Voimaantulo Johtajasopimuksen uudistamistarve arvioidaan aina yhdessä uuden johtajan kanssa ja jos toimintaympäristö muuttuu olennaisesti. Johtajasopimuksen sisältö voidaan arvioida kokonaisuudessaan aina valtuustokauden alussa, mikäli siihen nähdään tarvetta. Tämä johtajasopimus tulee voimaan, kun osapuolet ovat sen allekirjoittaneet, valtuusto on sen hyväksynyt ja valtuuston päätös on saanut lain voiman. Forssassa / 2019 Eino Järvinen yhtymävaltuuston puheenjohtaja Sirkka-Liisa Anttila yhtymähallituksen puheenjohtaja Maaria Silvius kuntayhtymän johtaja

24 KYHA , LIITE 1

25 Kyha , liite 2 Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä HANKINTAOHJE

26 Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymän hankintaohje Sisällys 1 KUNTAYHTYMÄ HANKINTAYKSIKKÖNÄ Yleistä hankinnoista Hankintojen jaottelu Hankinnan arvon laskeminen Kilpailutusprosessin kesto PIENHANKINNAT Pienhankintojen yleiset periaatteet Tarjouspyynnön sisältö Kilpailutusmenettely pienhankinnoissa Alle euron hankinta Tavara- ja palvelu-hankinnat euroa Tavara- ja palvelu-hankinnat Tavara- ja palvelu-hankinnat sekä rakennusurakat Suorahankinta pienhankinnoissa KANSALLISET JA EU-KYNNYSARVOT YLITTÄVÄT HANKINNAT Kilpailutusmenettely kansallisissa hankinnoissa Kilpailutusmenettely EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa KILPAILUTUSPROSESSIN VAIHEET TARJOUSPYYNTÖ Yleistä tarjouspyynnöstä Tarjouksen vertailuperuste Tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetettavat laatuvaatimukset Muistilista tarjouspyynnön sisällöstä MUUTOKSENHAKU Kynnysarvon alittavat hankinnat Kynnysarvon ylittävät hankinnat... 12

27 1 1 KUNTAYHTYMÄ HANKINTAYKSIKKÖNÄ 1.1 Yleistä hankinnoista Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä tekee erilaisia tavara- ja palveluhankintoja monin tavoin. Omien itsenäisten kilpailutusten lisäksi kuntayhtymä on mukana Sarastia Oy:n (ent. KuntaPro) sekä KL-Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamissa sopimuksissa. Lisäksi kuntayhtymä tekee kilpailutusyhteistyötä Forssan kaupungin kanssa. Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä on julkisten varojen käyttäjä ja hankintalaissa 1 määritelty hankintayksikkö, jonka täytyy hankinnoissaan noudattaa hankintalain säädöksiä. Lisäksi hankintoja ohjaa kuntayhtymän omat hankintaohjeet sekä hallintosääntö. Hankintaohjeiden merkitys korostuu kynnysarvon alittavissa pienhankinnoissa, joita hankintalain velvoitteet eivät kaikilta osin koske. Kuntayhtymän hankinnat toteutetaan tämä ohjeen mukaisesti. Ohjeeseen on pyritty kokoamaan kuntayhtymän hankintojen näkökulmasta hankintojen toteuttamiseen liittyvät keskeiset asiat. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä ja EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankintalain säädöksiä. Hankinnoissa noudatetaan myös soveltuvin osin Forssan kaupungin voimassa olevia hankintaohjeita. ESR-hankkeisiin liittyvien hankintojen osalta tulee aina huomioida myös hankkeiden oma hankintaohjeistus. Hankinnoissa on pyrittävä kokonaistaloudelliseen edullisuuteen, kilpailun aikaan saamiseen, tarjoajien tasapuoliseen ja syrjimättömään kohteluun, julkisuuteen ja avoimuuteen sekä ottamaan kilpailutuksessa huomioon suhteellisuuden vaatimukset. Jotta nämä seikat voidaan tarvittaessa todentaa, on hankintaprosessin eri vaiheet dokumentoitava ja säilytettävä. Hankinnan arvo määrittää hankintaprosessin, mutta dokumentointi koskee kaikkia hankintoja, myös ns. vähäisiä. Mikäli esim. vähäisen hankinnan hintatiedustelut tehdään puhelimitse, on tiedot kirjattava ylös, jotta ne voidaan tarvittaessa selvittää. On myös muistettava, että hankintaan ei voi eikä saa kytkeä minkäänlaisia etuuksia. Kuntayhtymän yhtymähallitus tekee talousarvioon hyväksyttyjen investointihankintojen osalta hankintapäätökset. Muut hankintapäätökset tekee hankintavaltuuksiensa puitteissa yhtymäjohtaja/rehtori, talousjohtaja, koulutuspäälliköt, opiskelijahallintopäällikkö, opiskelijapalveluiden päällikkö, työelämäpalveluiden päällikkö ja tukipalvelupäällikkö. Kirjallinen hankintapäätös tehdään kaikista yli euron hankinnoista. Investointi on arvonlisäverottomalta arvoltaan euroa tai enemmän oleva hankinta, jonka vaikutusaika ulottuu useammalle vuodelle. Investoinneista aiheutuu hankkivalle yksiköille poistoja. 1 Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016

28 2 1.2 Hankintojen jaottelu Hankintalain mukaan hankinnat jaetaan EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin, kansallisiin hankintoihin sekä kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin ns. pienhankintoihin. Kuntayhtymän omien ohjeiden mukaan kynnysarvon alittavat hankinnat jaetaan kolmeen ryhmään hankinnan arvon mukaan, (kts. taulukko). Arvioitu hankinnan arvo (alv 0 %) Hankintatapa Ilmoitusmenettely Päättäjä Pienhankinta Alle euron hankinta Ei tarvitse kilpailuttaa, mutta hintatiedusteluja tehtävä Ei tarvitse julkaista hankintailmoitusta. Toimivaltuudet omaava viranhaltija tai työntekijä Ei tarvitse tehdä kirjallista hankintapäätöstä. Pienhankinta Tavara- ja palveluhankinnat euroa Ei tarvitse kilpailuttaa mutta hintatiedusteluja on tehtävä. Suositeltava käyttää Cloudia- hankintaportaalia. Ei saa pilkkoa osiin Ei tarvitse julkaista hankintailmoitusta. Toimivaltuudet omaava viranhaltija (koulutuspäällikkö, opiskelijahallintopäällikkö, opiskelijapalveluiden ja työelämäpalveluiden päällikkö, tukipalvelupäällikkö) Kirjallinen ja perusteltu hankintapäätös. Pienhankinta, joka ylittää kuntayhtymän kilpailuttamisrajan (lisätietoja luvussa 2) Tavara- ja palveluhankinnat e Rakennusurakat e Kilpailutetaan hankintaohjetta noudattaen käyttäen apuna sähköistä Cloudia-hankintaportaalia. Kirjallinen hankintapäätös ja kirjallinen hankintasopimus. Tarjouspyyntö julkaistaan Cloudian pienhankintapalvelu.fi - portaalissa ja /tai toimitetaan erikseen osoitetuille tarjoajille. Voidaan julkaista haluttaessa HILMA:ssa Toimivaltuudet omaavan viranhaltijan/toimielimen kirjallinen ja perusteltu hankintapäätös. Alle : ky johtaja, talousjohtaja Yli : yhtymähallitus Hankintalain mukainen hankintaoikaisu tai kuntalain mukainen oikaisuvaatimus on mahdollinen. Hankintalaissa tarkoitettu valitus markkinaoikeuteen ei mahdollinen. Kansallinen hankinta (lisätietoa luvussa 3) Tavara- ja palveluhankinnat e Rakennusurakat e Noudatetaan hankintalakia. Käytetään kilpailutuksessa apuna sähköistä kilpailutusjärjestelmää Cloudiahankintaportaalia. Hankintailmoitus julkaistaan Hilma.fi- ilmoituskanavalla. Yhtymähallituksen hankintapäätös. Hankintalaissa tarkoitettu hankintaoikaisu hankintayksikölle tai valitus markkinaoikeuteen on mahdollinen. Kirjallinen hankintapäätös ja kirjallinen hankintasopimus.

29 3 Arvioitu hankinnan arvo (alv 0 %) Hankintatapa Ilmoitusmenettely Päättäjä EU-hankinta (lisätietoa luvussa 3) Tavara- ja palveluhankinnat yli e Rakennusurakat yli e Erityisalojen tavarat ja palvelut yli e Kilpailutetaan sähköisesti. Kirjallinen hankintapäätös ja kirjallinen hankintasopimus. Jälki-ilmoitus Tarjouspyyntö julkaistaan Hilma.fi ilmoituskanavalla sekä Yhtymähallituksen hankintapäätös. Hankintaoikaisu hankintayksikölle tai valitus markkinaoikeuteen. 1.3 Hankinnan arvon laskeminen Hankinnan ennakoidun arvon laskemisella pyritään selvittämään ja ennakoimaan käynnistyvän hankinnan suurin ennakoitu kokonaisarvo koko sopimuskauden ajalta. Hankintaa ei saa pilkkoa eriin, eikä hankinnan arvoa saa pienentää poikkeuksellisin menetelmin hankintalain säännösten kiertämiseksi. Hankinnan ennakoitu arvo lasketaan aina ilman arvonlisäveroa. Jos hankinta toteutetaan samanaikaisesti erillisinä osina, on kaikkien osien ennakoitu arvo laskettava yhteen. Jos osien yhteen laskettu arvo on vähintään kansallisen tai EU-kynnysarvon suuruinen, jokaisen osan hankinnassa noudatetaan yhteenlasketun arvon mukaista menettelyä. Määräaikaisissa sopimuksissa ennakoitu arvo lasketaan koko sopimus- ja mahdollisen optiokauden ajalta. Toistaiseksi voimassa olevien sopimusten arvo lasketaan 48 kuukauden ajalta. 1.4 Kilpailutusprosessin kesto Kilpailutettavissa hankinnoissa yksiköt tekevät yhteistyötä talousjohtajan kanssa. Hankintaprosessi on aloitettava hyvissä ajoin ennen tuotteen käyttötarvetta. Erityisesti investointihankinnoissa on huomioitava, että hankittavat laitteet/koneet on pystyttävä toimittamaan, asentamaan ja kouluttamaan sen tilikauden aikana, jolle määräraha on myönnetty. Hankinnan suuruudesta riippuen hankintaprosessin pituus vaihtelee, työvaiheet ennen tilausta voivat viedä aikaa 2,5 6 kk. Myös joidenkin koneiden ja laitteiden toimitusajat voivat pidentää hankintaprosessia huomattavasti, mikä on otettava huomioon kilpailutuksen suunnittelussa ja toteutuksessa. Myös ilmoitus- ja odotusajan osuus prosessin pituudesta on huomioitava. Päätös voidaan toteuttaa (tilaus tehdä) vasta sen jälkeen, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman.

30 4 2 PIENHANKINNAT 2.1 Pienhankintojen yleiset periaatteet Pienhankinnoilla tarkoitetaan hankintoja, joiden arvonlisäveroton arvo alittaa kulloinkin voimassa olevan kansallisen kynnysarvon. Näihin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia eli ns. pienhankinnoissa ei ole säädeltyjä hankintamenettelyjä kuten kansallisissa hankinnoissa ja EU-hankinnoissa. Tarjoukset on kuitenkin pyydettävä riittävän monelta tarjoajalta ja myös niissä tulee noudattaa julkisten hankintojen perusperiaatteita avoimuutta, tasapuolisuutta ja syrjimättömyyttä sekä suhteellisuutta. Tarjouspyyntö voidaan pienhankintojen osalta toimittaa suoraan valituille potentiaalisille tarjoajille tai asettaa yleisesti saataville. Kuntayhtymässä tarjouspyynnöt tehdään Cloudia-pienhankintajärjestelmässä. Pienhankintojen osalta koulutuskuntayhtymällä on pääsääntöisesti käytössä seuraavat menettelytavat: Avoin menettely, jossa julkaistaan tarjouspyyntö ja kaikki halukkaat voivat jättää tarjouksen Rajoitettu menettely, jossa tarjouspyyntö lähetetään vähintään kolmelle potentiaaliselle tarjoajalle. Jos potentiaalisia tarjoajia on vähemmän kuin kolme, voidaan tarjouspyyntö lähettää kahdelle tarjoajalle. Pienhankinnoista ei ole valitusoikeutta markkinaoikeuteen. Kuntayhtymän ohjeistuksen mukaan yli euron hankinnoista tehdään hankintapäätökset ja niihin on liitettävä mukaan hankintaoikaisuohjeet. Hankinta voidaan toteuttaa valitusajan päätyttyä (odotusaika on 14 päivää hankinnan tiedoksi antamisesta). Myös pienhankinnoista tehdään kirjallinen hankintasopimus. Sopimuksen voi korvata kirjallisella tilauksella ja kirjallisella tilausvahvistuksella pienhankinnassa, johon ei sisälly palvelua. Hankintasopimuksen allekirjoittaa hallintosäännössä määritelty viran- tai toimenhaltija. Hankintojen jakaminen osiin kansallisen kynnysarvon alittamiseksi on ehdottomasti kielletty. Hankinnan osiin jakamisen tulee aina perustua taloudellisiin tai teknisiin seikkoihin, jotka hankintayksikön tulee myöhemmin pystyä näyttämään toteen. Hankintojen pilkkomista koskeva hakemus voidaan saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi, vaikka hankinta olisikin alle kansallisen kynnysarvon. 2.2 Tarjouspyynnön sisältö Hankinnan luonne ohjaa, minkä sisältöinen tarjouspyynnön tulee olla. Koska pienhankinnoissa tavoitellaan yksinkertaisia ja kustannustehokkaita menettelyjä, tarjouspyyntöön sisältyviä laadullisia vertailuperusteita kannattaa käyttää harkiten. Mitä vähemmän vertailuperusteita tarjouspyyntöön sisällytetään, sitä vähemmällä työllä hankinta on mahdollista toteuttaa. Tarjouksia vertailtaessa ei saa ottaa mukaan vertailuperusteita, joita ei ole mainittu tarjouspyynnössä. Laatutekijät voidaan ottaa huomioon myös siten, että hankinnan minimivaatimustaso määritellään tarkasti hankinnan kohteen kuvauksessa ja teknisissä erittelyissä.

31 5 Tarjoajalle voidaan tarvittaessa asettaa soveltuvuusvaatimuksia, esimerkiksi tarjoajan luottoluokitusta tai kokemusta edellisistä vastaavista hankinnoista koskevia vaatimuksia. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin, jolloin laatutekijöillä on vaikutusta tai hinnaltaan halvin. Käytetyn hankintamenettelyn eri vaiheet dokumentoidaan asianmukaisesti myös pienhankintoja tehtäessä. Hankinnat tulee toteuttaa mahdollisimman suunnitelmallisesti ja taloudellisesti sekä tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina, sillä toistuvat ja selkeästi pilkotut hankinnat voidaan saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, vaikka hankintalain mukainen valitusoikeus ei muuten koske pienhankintoja. On myös huomioitava mahdollisuus toteuttaa toistuvat pienhankinnat puitejärjestelyin. 2.3 Kilpailutusmenettely pienhankinnoissa Alle euron hankinta yksikkö (osasto) voi hoitaa itse koulutuspäällikön luvalla ja ohjeilla hankinta jää hankintalain menettelysäännösten ulkopuolelle noudatetaan kuitenkin hyviä hankintatapoja (tasapuolisuus, syrjimättömyys, avoimuus ja suhteellisuus) hintatiedustelu n. kolmelle toimijalle esim. sähköpostitse ei tarvitse tehdä kirjallista hankintapäätöstä Tavara- ja palvelu-hankinnat euroa Ennen hankintaa varmistettava, että talousarviossa on määräraha hankintaa varten Ei tarvitse kilpailuttaa mutta hintatiedusteluja on tehtävä. Suositeltava käyttää Cloudia- hankinta-portaalia. Hankintaa ei saa pilkkoa osiin Kirjallinen ja perusteltu hankintapäätös, jonka tekee toimivaltuudet omaava viranhaltija (koulutuspäällikkö, opiskelijahallinto-päällikkö, opiskelijapalveluiden ja työelämäpalveluiden päällikkö, tukipalvelupäällikkö) Hankintapäätökseen liitetään hankintaoikaisuohje (hankintaoikaisu osoitetaan Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymälle) Tavara- ja palvelu-hankinnat Ennen hankintaa varmistettava, että talousarviossa on määrärahan hankintaa varten Hankinnan kilpailutus toteutetaan yhteistyössä talousjohtajan kanssa Hankinta jää hankintalain menettelysäännösten ulkopuolelle noudatetaan kuitenkin hyviä hankintatapoja (tasapuolisuus, syrjimättömyys, avoimuus ja suhteellisuus) Kilpailutus toteutetaan Cloudia-pienhankintajärjestelmän kautta ja tarjouspyyntö välitetään vähintään 3-5 tarjoajalle (tarjouspyyntö voidaan julkaista myös kaikille avoimena) Tehtävä kirjallinen hankintapäätös, johon liitetään hankintaoikaisuohje (hankintaoikaisu osoitetaan Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymälle) Päätöksen tekee yhtymäjohtaja tai talousjohtaja

32 6 Hankintalain mukainen hankintaoikaisu tai kuntalain mukainen oikaisuvaatimus on mahdollinen. Hankinta voidaan tehdä, kun päätös on saanut lainvoiman Hankintasopimus/tilaus/tilausvahvistus kirjallinen Tarjouspyyntö, voittanut tarjous, vertailut säilytetään yhdessä hankintapäätöksen kanssa päättäjän päätössarjassa Hankintapäätöksestä ei ole valitusoikeutta Markkinaoikeuteen Tavara- ja palvelu-hankinnat sekä rakennusurakat Yli euron kone/laite/kaluste hankinnat ovat investointeja, jotka on hyväksytty ko. vuoden talousarviossa ja ne on toteutettava ko. kalenterivuoden aikana (myös toimitus ja asennus) Hankinnan kilpailutus toteutetaan yhteistyössä talousjohtajan kanssa Kilpailutus toteutetaan Cloudia pienhankintajärjestelmällä Tarjouspyyntöä varten hankkiva yksikkö valmistelee hankinnan kohdetta koskevat ominaisuudet /tekniset vaatimukset Tarjouspyyntö lähetetään vähintään 3 5 toimijalle Investoinneista hankintapäätöksen tekee yhtymähallitus Yhtymähallituksen päätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjouspyynnön jättäneille. Päätökseen liitetään mukaan hankintaoikaisuohje. Kun päätös on saanut lainvoiman, hankinnasta tehdään hankintasopimus Suorahankinta pienhankinnoissa Pääsääntönä on, että kuntayhtymässä tehtävät hankinnat kilpailutetaan. Pienhankinnat tulee siis lähtökohtaisesti aina tehdä hankintaohjeen tämän luvun periaatteiden mukaisesti. Hankinta ilman kilpailutusta eli suorahankinta tietyltä toimittajalta on mahdollista pienhankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai jos kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista hankinnan luonteesta johtuen. Pienhankinnoissa, joissa hankinnan arvo on vähäinen (alle 1000 ) suoraa hankintamenettelyä voi harkita, kun laatu- ja hintataso ovat tiedossa, hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on lisähankinta. Pienemmissäkin hankinnoissa on siis oikea hintataso selvitettävä, mikäli mahdollisia toimittajia on useita ja muutoinkin hankinnan arvo on aina varmistettava ennen lopullisen hankintapäätöksen tekoa. Jos pienhankainta toteutetaan suorahankintana, on hyvä pitää mielessä myös paikalliset yritykset ja yhteisöt, kuitenkin kokonaisedun mukaisesti. Suorahankinnan käyttäminen ei saa johtaa tiettyjen toimittajien suosimiseen tai syrjimiseen, ja sen käyttäminen tulee aina perustella hankintapäätöksessä. Suorahankintojen tekeminen on siis poikkeuksellisesti sallittua, jos siihen on hyväksyttävät perustelut. Suorahankinnan toteuttamisesta tulee keskustella talousjohtajan kanssa ennen hankinnan toteuttamista. Hyväksyttävien perustelujen arvioinnissa voidaan soveltaa hankintalain 40 ja 41 :ien mukaisia perusteluja. Pienhankinta voidaan kuitenkin aina tehdä suoraan ilman kilpailuttamista, jos kilpailuttaminen olisi hankinnan arvoon nähden ilmeisen kohtuutonta.

33 7 3 KANSALLISET JA EU-KYNNYSARVOT YLITTÄVÄT HANKINNAT 3.1 Kilpailutusmenettely kansallisissa hankinnoissa Tavara- ja palveluhankinnat ja rakennusurakat Kilpailutus hoidetaan yhteistyössä talousjohtajan kanssa Tarjouspyyntö on julkaistava hankintailmoitukset.fi (Hilma) sivustolla ( Hankintaa koskee hankintalain määräykset Kilpailutus toteutetaan Cloudia järjestelmän avulla Tarjousajan tulee kansallisissa hankinnoissa olla hankinnan laajuus ja laatu huomioon ottaen kohtuullinen, pakollisia määräaikoja kansallisissa hankinnoissa ei ole. Suositeltava on vähintään kolmen viikon tarjousaika. Hankinnasta on tehtävä kirjallinen hankintapäätös, johon on liitettävä hankintaoikaisu- ja valitusohjeet. Hankintalaki edellyttää, että hankintalain mukaisista hankinnoista on hankintapäätöksen jälkeen tehtävä aina kirjallinen sopimus. Tämä nk. hankintasopimus on tarjoajan ja hankintayksikön välillä solmittu kirjallinen sopimus, jonka tarkoituksena on tavaran hankinta, palvelun suorittaminen tai rakennusurakan toteuttaminen taloudellista vastiketta vastaan. Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa sen jälkeen, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintapäätöksestä on mahdollista valittaa Markkinaoikeuteen tai tehdä hankintaoikaisupyyntö Hankintailmoituksen julkaisemisen tarkoituksena on tiedottaa tarjouskilpailusta avoimesti, varmistaa todellisen kilpailun toteutuminen ja antaa kaikille yrityksille mahdollisuus osallistua julkisen sektorin tarjouskilpailuihin. Hankinnoista ilmoittaminen tukee avoimuuden periaatteen toteutumista julkisissa hankinnoissa. Avoimessa menettelyssä, kun ilmoitus on julkaistu Hilma-kanavalla, tarjouspyyntö kannattaa myös lähettää kaikille niille tunnetuille yrityksille, joiden hankintayksikkö toivoo osallistuvan tarjouskilpailuun. Hilma-kanava on ainoa ilmoitusvelvollisuuden täyttämiseen hyväksytty ilmoituskanava. 3.2 Kilpailutusmenettely EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa Tavara- ja palveluhankinnat > ja rakennus- ja käyttöoikeusurakat > EU- kynnysarvon ylittävät hankinnat on kilpailutettava hankintadirektiivien mukaisin kilpailuttamismenettelyin ja niitä koskee EU-laajuinen ilmoitusvelvoite. EU-hankintojen toteuttaminen on määritelty tarkasti hankintalaissa koskien koko hankintaprosessia tarjouspyynnön julkaisemisesta hankintasopimukseen saakka, mm. hankintailmoituksen julkaisemiselle sekä osallistumishakemuksen jättämiselle ja tarjousajalle on säädetty määräajat, joita on ehdottomasti noudatettava. Mikäli kuntayhtymässä hankinta ylittää EU-kynnysarvon, hankinnan kilpailuttaminen toteutetaan talousjohtajan johdolla.

34 8 4 KILPAILUTUSPROSESSIN VAIHEET 1. Selvitetään mahdollisuuksien mukaan, onko aiemmin hankittu vastaavaa tuotetta/palvelua tai onko kuntayhtymällä olemassa puitesopimus, jonka puitteissa hankinnan voisi tehdä. 2. Lasketaan hankinnan kokonaisarvo huomioiden myös mahdolliset optiokaudet. Hankinnan arvon selvittyä voidaan arvioida, että kuuluuko hankinta hankintalain piiriin vai voidaanko hankinta toteuttaa kuntayhtymän omien ohjeiden mukaan. 3. Selvitetään millaisia vaihtoehtoja markkinoilla on tarpeen täyttämiseen. Huomioi vähintään 3-5 tarjoajaa. 4. Selvitetään, olisiko hankinnassa mahdollista hyväksyä osatarjouksia, jotta pienemmätkin yritykset voisivat tarjota. 5. Valmistellaan tarjouspyyntö Kuvaa kattavasti mitä olet hankkimassa Sovi hankintamenettelystä talousjohtajan kanssa (esim. avoin tai rajoitettu menettely) Mieti tarjoajan kelpoisuusehdot ja miten ne todennetaan. Tarjoajille kannattaa asettaa kelpoisuusehtoja, jotka varmistavat tarjoajien kyvyn toteuttaa hankinta. Kelpoisuusehtojen toteutuminen tarkistetaan voittaneelta tarjoajalta myöhemmin ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista Määrittele tuotteen / palvelun pakolliset vaatimukset. Huomioi, että laatua voi varmistaa hyvin pitkälle määrittelemällä tuotteelle / palvelulle pakollisia vaatimuksia Kuvaa tarjouksen vertailuperusteet. Vertailuperusteita suunniteltaessa tulee huomioida, mitä on asetettu pakollisiksi vaatimuksiksi. (samaa asiaa ei voi vaatia pakolliseksi ja pisteyttää) Määrittele valintaperuste: tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras. Jos valitaan hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous, vertailuperusteina ovat hinta ja laatukriteerit. Hinnalle ja laatukriteereille on ilmoitettava painoarvot (pisteytys) Määrittele hankinnan keskeiset ehdot (esim. toimitusaika, toimitusehdot, takuuaika, huolto, sopimusaika) Varaa tarjoajia varten aikaa kysymysten esittämiselle ja ilmoita koska vastaat niihin 6. Ennen tarjouspyynnön lähettämistä on mahdollista käydä tarjoajien kanssa teknisiä neuvotteluja hankinnan kohteesta. On kuitenkin muistettava, että näissä neuvotteluissa ei tarjoajien tasapuolisuus saa vaarantua. 7. Julkaistaan tarjouspyyntö Cloudia-pienhankintajärjestelmässä. Ennen tarjouspyynnön julkaisua tarjouspyyntö tarkistetaan taloustoimistossa. EU-kynnysarvon ja kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat on julkaistava hankintailmoitukset.fi -sivustolla (Hilma). Edellä mainittujen hankintojen kilpailutukset julkaisee talousjohtaja.

35 9 8. Tarjousajan päätyttyä tarjoukset avataan ja avaustilaisuudesta laaditaan erillinen avauspöytäkirja, tarkistetaan tarjoajien kelpoisuus sekä tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Mikäli tarjoaja tai tarjous ei täytä asetettuja kriteereitä, on tarjous hylättävä. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten tiedot vertaillaan tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaan. 9. Tarjousten läpikäynnin jälkeen ja kilpailutuksen voittajan löydyttyä, valmistellaan hankintapäätös ja toimivaltuudet omaava taho tekee päätöksen. 10. Hankintapäätös hankintaoikaisu- / valitusohjeineen annetaan tiedoksi tarjoajille sekä muille sitä tarvitseville. Päätöksen tulee sisältää olennaiset tiedot tarjouskilpailun ratkaisemisesta, kuten voittaneen tarjoajan nimi, tiedot vertailuperusteiden soveltamisesta, tarjousvertailua koskevat perustelut sillä tarkkuudella, että tarjoajalle selviää oman tarjouksensa sijoittuminen suhteessa muihin tarjoajiin sekä olennaiset lainkohdat. Vertailuperusteiden soveltamisesta saatu pistemäärä tulee perustella ja vertailusta tulee ilmetä, miten kutakin tarjousta on arvoitu kunkin vertailuperusteen osalta. 11. Ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista tulee varmistaa, että valittu toimittaja täyttää kelpoisuusvaatimukset. Ne voidaan osittain tarkistaa viranomaisrekistereistä ja osittain tarjoajalta pyydettävillä todistuksilla (merkintä ennakonperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisterissä, kaupparekisteriote, todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja maksusuunnitelma, todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta, selvitys sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista sekä selvitys työterveyshuollon järjestämisestä). Kuntayhtymällä on mahdollisuus käyttää tilaajavastuu.fi -raportointia. 12. Kun hankintapäätös on saanut lainvoiman, voidaan tehdä hankintasopimus /tilaus. Hankintasopimuksen allekirjoittaa joko hankintapäätöksen tehnyt tai hallintosäännön mukainen viran- tai toimenhaltija. 13. Tarjoajalle ilmoitetaan yksikön yhteyshenkilön tiedot tavaran/palvelun toimittamista ja muita käytännön asioita varten sekä laskutustiedot. Tavaraa vastaanotettaessa on sen määrä, laatu ja kunto tarkastettava. Asennettavan laitteen saa hyväksyä vasta, kun sille on suoritettu käyttöönottotarkastus, jossa on todettu, että laite on toimintakunnossa ja täyttää sille asetetut suoritusarvot ja muut hankintasopimuksen ehdot. 14. Tarjoukset ja muut hankinta-asiakirjat taltioidaan hankintapäätöksen liitteeksi. Hankinnoista tehdyt sopimukset tallennetaan M-files -järjestelmään.

36 10 5 TARJOUSPYYNTÖ 5.1 Yleistä tarjouspyynnöstä Tarjouspyyntö on hankintamenettelyn keskeisin asiakirja ja sen laatimiseen ja sisältöön tulee hankintaprosessissa kiinnittää erityistä huomiota ja laatia se huolellisesti. Tarjouspyyntö on laadittava siten, että tarjoajat voivat sen perusteella antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjouspyynnön sisältö mukaan liitettävine asiakirjoineen määräytyy hankittavan tavaran, palvelun tai rakennustyön kohdalla eri tavoin. Tarjouspyynnössä on käytävä selkeästi ilmi hankinnan luonne, laatu, arvo ja käytettävät yleiset sopimusehdot. Hankintayksikkö voi tarjouspyynnössä asettaa, lainsäädännön vaateiden lisäksi, omia vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Tarjouspyyntö on pääsääntöisesti tehtävä kirjallisesti Cloudia-pienhankintajärjestelmän kautta. Suullista tarjouspyyntöä voidaan käyttää vain arvoltaan vähäisissä pienhankinnoissa, tällöinkin sen sisältö pitää dokumentoida riittävästi. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat on aina julkaistava sähköistä järjestelmää käyttäen ja samoin tarjous on pystyttävä jättämään sähköiseen järjestelmään. Pienhankinnoissa tarjouspyynnössä on vähintään mainittava hankinnan kohde eli tavaran, palvelun tai urakan yksilöinti, tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet, toimitusaika ja toimitusehto tai hankintasopimuksen alkaminen ja kesto sekä tarjousten jättämisen määräaika ja tapa. 5.2 Tarjouksen vertailuperuste Tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla: 1) halvin hinta 2) kustannuksiltaan edullisin hinta (esim. elinkaarikustannukset) 3) hinta-laatusuhteeltaan paras ratkaisu Hankintayksikön tulee ilmoittaa käyttämänsä kokonaistaloudellisuuden peruste sekä mahdolliset vertailuperusteet hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Jos muissa kuin tavarahankinnoissa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään pelkästään halvinta hintaa, on se hankintalain mukaan perusteltava. Tavoitteena on korostaa julkisten hankintojen laatuun liittyviä näkökohtia. Pienhankinnoissa tavoitellaan yksinkertaisia ja kustannustehokkaita menettelyjä, minkä takia kannattaa harkita, minkälaisia ja kuinka paljon laadullisia vertailuperusteita tarjouspyynnössä käyttää. Kuitenkin vaikka pyritään kevyisiin menettelyihin, ei laadullisia seikkoja pidä jättää huomiotta. Vertailuperusteiden laadinnassa tulee muistaa, että tarjousten vertailussa ei voi käyttää vertailuperusteita, joita ei ole tarjouspyynnössä mainittu. Laatutekijät voi ottaa huomioon myös esimerkiksi siten,

37 11 että hankinnan minimivaatimustaso määritellään tarkasti hankinnan kohteen kuvauksessa ja teknisissä erittelyissä, jonka jälkeen hinta voi olla ainoa vertailuperuste. 5.3 Tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetettavat laatuvaatimukset Hankintayksikkö päättää hankittavan tavaran, palvelun ja rakennustyön sisällöstä, laajuudesta ja laadusta tarkoitukseen käytettävissä olevan määrärahan puitteissa. On myös muistettava, että laatuvaatimukset asetetaan riittävän korkeiksi, mutta samalla on huolehdittava siitä, ettei laatuvaatimuksia aseteta korkeammiksi kuin mitä on tarpeellista. Tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset laatua koskevat tiedot, jotta mahdolliset tarjoajat voivat saada oikean käsityksen tilaajan tarpeista ja hankinnan yksityiskohdista. Huomaa, että muita kuin tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia ei voida käyttää tarjousten vertailussa. Tarjouspyynnössä esitettävät laatua koskevat vaatimukset voivat koskea esim. tavaraan, palveluun tai rakennustyöhön kohdistuvia ominaisuuksia, teknisiä erityisvaatimuksia, koulutusta ja kokemusta, huoltoa. Teknisiä eritelmiä ei saa laatia siten, että ainoastaan tietyn valmistajan tuote voi tulla kysymykseen. Taloudellisen ja rahoituksellisen tilanteen osalta, joiden selvitystä vaaditaan lähinnä rakennusurakoissa, tarjoajalta vaadittava vähimmäisliikevaihto voi olla enintään kaksi kertaa hankintasopimuksen ennakoidun arvon suuruinen. 5.4 Muistilista tarjouspyynnön sisällöstä 1. Tiedot hankintayksiköstä 2. Hankinnan kohde (tausta, tarkoitus ja tavoitteet) 3. Hankinnan sisältö (määrä/laajuus, yksityiskohtaisempi kuvaus) 4. Sovellettava hankintamenettely ja viittaus hankintalakiin; pienhankinnoissa maininta, ettei ole hankintalain alainen 5. Sopimuskausi (pituus ja mahdolliset optiot) 6. Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuuteen liittyvät soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset ja niiden osoittaminen 7. Tarjouksen valintaperuste: Kokonaistaloudellinen edullisuus 8. Vaadittavat huolto- ja käyttöohjeet, koulutukset, varaosien saanti, huolto- ja korjausmahdollisuudet ym. hankinnan toteuttamiseen oleellisesti vaikuttavat asiat, jotka tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava/selvitettävä 9. Hinta ja kaupalliset ehdot (kokonaishinta tai/sekä eri osa-alueiden hinnat, sitovuus ja korotusperusteet)

38 Laskutus- ja maksuehdot 11. Sopimusmenettely ja -ehdot, erimielisyyksien ratkaiseminen 12. Tarjousasiakirjojen julkisuus 13. Tieto asiakirjoista mahdollisesti perittävistä maksuista 14. Päivä, johon mennessä mahdolliset lisäkysymykset tulee lähettää 15. Tarjouksen toimittaminen: tarjouksen jättöaika, -osoite 16. Tarjouksessa tarvittavat tunnistetiedot (mm. tarjoajan tiedot) 17. Tarjouksessa tarvittavat tarjouksen antajan sähköiset yhteystiedot hankintapäätöksen tiedoksiantoa varten 18. Tilaajan tiedot (lisätietojen antaja, yhteystiedot ja mahdolliset eri osoitteet) 19. Liitteet 6 MUUTOKSENHAKU Muutoksenhakuohjeet (hankintaoikaisu, valitus) on annettava samalla, kun hankintapäätös annetaan tiedoksi. Jos siis hankinnasta annetaan hankintapäätös, on siihen päätökseen asianosaisella oikeus hakea muutosta (kuntayhtymässä kaikista yli euron hankinnoista tehdään hankintapäätös). 6.1 Kynnysarvon alittavat hankinnat Alle kansallisen kynnysarvon jäävien hankintojen (pienhankinnat) hankintapäätöksistä ei ole valitusoikeutta markkinaoikeuteen, mutta asianosainen voi tehdä niistä hankintaoikaisun yhtymähallitukselle 14 päivän kuluessa siitä, kun hän on saanut hankintapäätöksen hankintaoikaisuohjeineen tiedokseen. Pienhankinnoissa on hankintaoikaisuvaatimuksen lisäksi mahdollisuus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus. Hankintayksikkö voi käyttää hankintaoikaisua myös oma-aloitteisesti korjaamiskeinona, mikäli päätöksenteossa huomataan virhe (itseoikaisu). 6.2 Kynnysarvon ylittävät hankinnat Kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa muutoksenhaku tapahtuu hankintalain mukaisella hankintaoikaisuvaatimuksella tai valituksella markkinaoikeuteen. Muutoksenhakukeinot ovat rinnakkaiset eivätkä sulje toisiaan pois. Myös muutoksenhakuaika alkaa kulua niissä samanaikaisesti. Hankintaoikaisu Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi tehdä hankintayksikölle kirjallisen vaatimuksen hankintaoikaisusta.

39 13 Asianosainen voi tehdä hankintaoikaisun 14 päivän kuluessa siitä, kun hän on saanut hankintapäätöksen hankintaoikaisuohjeineen tiedokseen. Hankintayksikkö (kuntayhtymä) voi myös käyttää hankintaoikaisua oma-aloitteisesti korjaamiskeinona (hallinnollinen itseoikaisu), mikäli huomaa päätöksenteossa virheen. Korjaaminen on suoritettava 90 päivän kuluessa päätöksenteosta. Valitus markkinaoikeuteen Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voi hakea muutosta saattamalla asia markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Markkinaoikeuteen voi valittaa tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee (asianosainen). Valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut hankintapäätöksen valitusosoituksineen tiedoksi. Hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

40 forssa Arvoisat vastaanottajat Forssan kaupungin uusi hankintaohje Kaupunginhallitus hyvaksyi kokouksessa Forssan kaupungin uuden hankintaohjeen, joka tulee voimaan alkaen. Kaupunkikonsernin hankintaperiaatteiden ja ohjeiden uudistamisessa otettiin huomioon paikallisen elinvoiman kasvattaminen ja innovaatioiden vahvistaminen. Hyvaksyessaan hankintaohjeen kaupunginhallitus suositti ohjeen ottamista kayttoon soveltuvin osin myos kaupungin tytaryhtioissa ja osakkuusyhteisoissa seka seudun kuntayhtyrnissa. Uusi hankintaohje lahetetaan tassa tarkoituksessa kaupungin omistajapoliittisissa linjauksissa kaupungin tytaryhteisoina tai osakkuusyhteisoina mainituille yhteisoille. l.isatiedot; talousjohtaja Leena Jarvenpaa. puh , leena. forssa,fi Forssassa Tervehtien,rrs- Matti Pietila kaupunginsihteeri puh ohessa hankintaohje kaupunginhallituksen kokouksen poytaktrjanotteineen jakelussa omistajapoliittisissa linjauksissa mainitut tytar- ja osakkuusyhteisot Forssan kaupunki, Turuntie 18, PL 62, Forssa I puh (03) (vaihde) I fax <03) I kirjaamo@forssa fi I fi

41 Forssan kaupunki Kaupunginhallitus _ 73 Ote poytiikirjasta Kaupungin uusi hankintaohje 144/ /2017 KH Kaupungin hankintaperiaatteiden ja toimintatapojen uudistaminen on edennyt niiden hyvaksymisvaiheeseen. Uuden hankintaohjeistuksen valmistelussa tavoitteena on ollut kaupungin elinvoima ja jarkivihreys. Jarkivihrea Forssa -kaupunkistrategiasta johdettuna toirnenpiteena on ollut kaupunkikonsernin hankintaperiaatteiden ja ohjeiden uudistaminen ottaen huomioon paikallisen elinvoiman kasvattaminen ja innovaatioiden vahvistaminen. Hankintaohjeistusta valmisteltiin hankintatyoryhmassa ja tyopajoissa, joissa oli mukana kaupungin ja tytaryhtioiden ja kuntayhtymien hankintoja tekevia henkiloita seka yrittajajarjeston nirneama hankinta-asiamies. Tyopajoissa kuultiin eri asiantuntijoita ja tyostettiin ohjeen sisaltoja. Tyopaiojen teemat olivat seuraavat: elinvoima ja paikallinen yritystoiminta hankinnoissa, jarkivihreys ja ymparistonakokulmat hankinnoissa, sosiaaliset nakokohdat hankinnoissa ja innovatiiviset hankinnat. Valtuutetuille jarjestettiin ohjeistuksen uusimiseen liittyen iltakoulu ja yrittajille kaksi aamukahvitilaisuutta yhdessa Forssan Yrityskehitys Oy:n (FYK) kanssa. Hankintaohjeistusluonnoksesta pyydettiin lausunnot yrittajajarjestoilta, ja siihen liittynyt aamukahvitilaisuus pidettiin FYK:lla. Lausunnoissa tulleet kehittamisehdotukset otettiin huomioon lopullisessa hankintaohjeluonnoksessa. Lausunnoissa korostettiin ja tuotiin esille mm. seuraavaa: kaupungin oman kilpailuttamisrajan nostaminen, FYK:n kanssa tehtava yhteistyo markkinakartoituksen tekemisessa ja vuoropuhelun lisaamisessa, perusteellisen harkinnan korostaminen yhteishankintasopimuksiin liityttaessa, innovatiivisten hankintojen korostaminen, jarkivihreiden ja ymparistonakokulmakriteerien mukaan tuominen entista vahvemmin mukaan tarjouspyyntoihin ja tarjouspyyntojen selkeys ja ymmarrettavyys. Hankintaohjeistuksen uusiminen oli samalla oppimis- ja sitoutumisprosessi, jonka tuloksena on uusi hankintaohjeistus. Kaupunki otti valmistelutyon aikana kayttoonsa myos sahkoisen pienhankintaporttaalin suurempiin hankintoihin tarkoitetun sahkoisen porttaalin lisaksi. Kaupungin verkkosivuille on nakyvasti otettu omat sivut kaupungin hankinnoille. Siella ovat myos linkit ja tiedot meneillaan alevista tarjouspyynnoista. Suunnitteilla on erillisen hankintakalenterin tekeminen. Kalenteri helpottaisi osaltaan tiedon saantia tulevista hankinnoista.

42 Forssan kaupunki Kaupunginhallitus 73 Ote poytiikirjasta Hankintaohjeistuksen hyvaksyrnisen jalkeen jarjestetaan kaupungin ja konsernin henkilostolle koulutusta hankintoihin liittyen. Samalla informioidaan uudesta kaupungin hankintaohjeesta ja sen sisallosta hankintoja tekevia, jotta ohjeistuksen periaaatteet ja toimintatavat saadaan osaksi kaupungin ja kaupunkikonsernin hankintaprosesseja ja toimintakulttuuria. Myes sahkoisten hankintaporttaalien kaytosta jarjestetaan koulutusta. Tama koulutus ja ohjeiden markkinointi aloitetaan kevaan aikana. Tarkoitus on, etta hankintatyoryhrnan tyo jatkuu konsernin laajuisena yhteistyona ja tietojenvaihtokanavana tasta eteenkin pain. Vuorovaikutuksen lisaarnisessa eri toimijoiden kesken hyodynnetaan uutta tekniikkaa mm. oma Tearns-tyotila hankintaryhmalle on avattu. Forssan Yrittajat ry:n lausunnossa todettiin, etta yrittajat sitoutuvat jarjestamaan jasenilleen koulutusta hankintaporttaaleista ja niiden seurannasta, mika on hyva asia yrittajien osaamisen tukemiseksi. Kaupunki tekee osaltaan FYK:n kanssa yhteistyota hankinporttaalien tutuksi tekemisessa ja ja tiedottamisessa myos niille yrittajille, jotka eivat kuulu yrittajajarjestoihin. Vaikutusten arvioimiseksi luonnoksesta pyydettiin lausunnot yrittajajarjestoilta seka FYK:lta. Lausunnot ovat oheismateriaalina. Uusi hankintaohjeistus toteuttaa kaupunkistrategiaa seka sen elinvoiman kasvattamiseen ja jarkivihreyteen liittyvia tavoitteita. Hankintaohjeen hyvaksyminen kuuluu kaupunginhallituksen toimivaltaan. Hankintaohje on kaupunkistrategiaa toteuttavana ohjelmana tarkoitus saattaa myos valtuustolle tiedoksi. Kaupungin uusi hankintaohje on liitteena. (LJ) Lisatiedot: talousjohtaja Leena Jarvenpaa, puh , leena.jarvenpaa (at) forssa.fi Kaupunginjohtaja: Kaupunginhallitus 1. hyvaksyy liitteena olevan uuden hankintaohjeen alkaen ja kumoaa kokouksessa hyvaksytyn hankintaohjeen myohempine muutoksineen samasta ajankohdasta alkaen 2. oikeuttaa keskushallinnon sisallyttamaan hankintaohjeessa tarkoitettujen viranomaisten ohjeiden ja maaraysten kulloisetkin muutokset ohjeeseen ilman kaupunginhallituksen asiaa koskevaa kasittelya 3. suosittaa hankintaohjeen ottamista kayttoon soveltuvin osin myos kaupungin tytaryhtioissa ja osakkuusyhteisoissa seka seudun kunta-

43 Forssan kaupunki Kaupunginhallitus _ 73 Ote poytakirjasta yhtyrnissa 4. ehdottaa valtuuston merkitsevan liitteena olevan hankintaohjeen tiedoksi. Kasittely: Talousjohtaja Leena Jarvenpaa oli asiantuntijana lasna kokouksessa tata asiaa kasiteltaessa. Paatos: Kaupunginhallitus hyvaksyi ehdotuksen. Otteen oikeaksi todistaa Forssassa ~i~ ~ -r,ua Sa1Ja Helenius toimistosihteeri

44 Forssan kaupunki Kaupunginhallitus 73 Ote poytakirjasta MUUTOKSENHAKU Oikaisuvaatimusohje Poytakirjan 73 :ssa tehtyyn paatokseen tyytyrnaton saa tehda kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehda se, johon paatos on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun paatos valittornasti vaikuttaa (asianosainen) seka kaupungin jasen. Oikaisuvaatimus osoitetaan kaupunginhallitukselle ja toimitetaan keskushallintoon. Oikaisuvaatimus on tehtava neljantoista (14) paivan kuluessa paatoksen tiedoksisaannista, sita paivaa lukuun ottamatta. Jollei muuta nayteta, asianosaisen katsotaan saaneen paatoksesta tiedon seitsemantena (7.) paivana sen jalkeen, kun asiakirja on annettu postin kuljetettavaksi. Saantitodistusta vastaan lahetetysta paatoksesta katsotaan saadun tieto saantitodistuksen osoittamana paivana. Erillista tiedoksisaantitodistusta kaytettaessa paatoksesta katsotaan saadun tieto todistukseen merkittyna paivana. Kaupungin jasenen katsotaan saaneen paatoksesta tiedon seitseman paivan kuluttua siita, kun poytakirja on nahtavana yleisessa tietoverkossa. Vaatimuksen perusteineen on kaytava ilmi oikaisuvaatimuksesta. Tekijan on allekirjoitettava oikaisuvaatimus. Keskushallinnon yhteystiedot: kayntiosoite Turuntie 18, Forssa postiosoite PL 62, Forssa puhelinvaihde (03) faksi (03) sahkoposti avoinna ma klo , ti-pe klo

45 ~ forssa FORSSAN KAUPUNKI HANKINTAOHJE Kaupunginhallitus

46 ~ forssa Sisallys 1. HANKINTAOHJEEN SOVEL TAMINEN Yhteenveto hankintaprosessista 6 2. YLEISTA Hankintatoim in nan periaatteet Hankintojen suunnittelu Ennakoidun arvon laskeminen Markkinakartoitus ja vuoropuhelu Hankintayhteistyo ja puitejarjestely Kilpailutusmenettelyn valinta lnnovatiiviset hankinnat Sahkoinen Clcudia-kilpailutusjarjestelma PIENHANKINNAT Pienhankintojen yleisperiaatteet Hankintaprosessi Hankintapaatos ja -sopimus Suorahankinta pienhankinnoissa KANSALLISET HANKINNAT Yleista kansallisista hankinnoista Hankintamenettely Hankinnasta ilmoittaminen Hankintapaatos ja -sopimus Suorahankinnat EU-KYNNYSARVOT YLITTAVAT HANKINNAT Yleista Hankintamenettelyt ja hankinnoista ilmoittaminen Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely Hankintapaatos ja -sopimus Suorahankinnat Erityisesti huomioitavaa Tarjouksen liitteet ja yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja Poissulkemisperusteet Rikosrekisteriote SUORAHANKINTA HANKINTAPROSESSI Hankintojen valmistelu 20 2

47 forssa 7.2 Pk-yritysten ja paikallisuuden huomioiminen Hankinnan jakaminen osiin Laatuvaatimukset Ymparistomerkit tai muu ominaisuus Energiatehokkuus Jarkivihreys ja ymparistonakokulrnakriteerit Sosiaaliset ehdot ja tyollistarnisehdot Tekniset eritelmat TARJOUSPYYNTO Tarjouspyynnon sisalto Pakollinen ilmoitusvelvollisuus Tarjousaika Tarjousten vastaanotto Tarjousten kasittely Tarjoajan soveltuvuus ja poissulkeminen Tarjousten vertailu HANKINTAPAATOS MUUTOKSENHAKU HANKINTASOPIMUS Kirjallinen sopimus Hankintasopimuksen sisalto JYSE- ja YSE-sopimusehdot Toimituksen tarkastaminen ja palvelun seuranta Suoritushairiot, reklamaatiot ja hyvitykset suoritushairioista Sopimusmuutokset HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS 37 3

48 ~ forssa 1. HANKINTAOHJEEN SOVELTAMINEN Forssan kaupunkiin kuuluvien hankintayksikoiden hankinnoissa noudatetaan; 1) julkisia hankintoja koskevaa lainsaadantoa ja sita taydentavia saadoksia 2) hallintosaannon hankintoja koskevia ohjeita 3) tata hankintaohjetta. Lisaksi hankintoja tekevien tulee ottaa huomioon talousarvion taytantoonpano-ohjeet seka tarjousasiakirjojen sailytysta koskeva ohje (liite 1 ). Hankintaohje on kirjoitettu hankintalain (1397/2016) saannoksiin perustuen. Laki julkisista hankinnoista ja kayttooikeussopirnuksista (1397 /2016): Vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksikoiden hankinnoissa noudatetaan erityissalojen hankintalakia. Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksikoiden hankinnoista ja kayttooikeussopirnuksista (1398/2016): Hankintoja tekevien suositellaan tutustuvan Julkisten hankintojen neuvontayksikon internetsivuihin (hankinnat.fi). Tassa hankintaohjeessa kaydaan lapi hankinnoissa sovellettavia yleisia periaatteita ja menettelytapoja. Hankintalainsaadannon tarkoittamalla hankinnalla tarkoitetaan organisaation ulkopuolelta tapahtuvaa tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa seka urakalla teettamista. Hankinnat jakaantuvat taloudellisen arvon perusteella kolmeen eri ryhmaan 1) hankintalaissa tarkoitettujen kansallisen kynnysarvon alittaviin pienhankintoihin, 2) kansallisen kynnysarvon ylittaviin 3) EU-kynnysarvon ylittaviin hankintoihin. Ryhmat maaraytyvat seuraavien kynnysarvojen mukaan. Kansalliset kynnysarvot Tavara- ja palveluhankinnat Rakennusurakat Muut erityiset palvelut euroa euroa euroa EU-kynnysarvot Tavara- ja palveluhankinnat euroa 4

49 ~ forssa Rakennus- ja kayttooikeusurakat euroa Eritysalojen hankinnat (EU-kynnysarvo, ei erillisia kansallisia kynnysarvoja) Tavara- ja palveluhankinnat Rakennusurakat Suunnittelukilpailut euroa euroa euroa Hankinta-arvot ovat arvonlisaverottomia (alv O %). Voimassa olevat rajat kannattaa tarkistaa 5

50 ~ forssa 1.2 Yhteenveto hankintaprosessista Arvioitu hankinnan arvo (alv O %) Hankintatapa llmoitusmenettely Paattaja Pienhankinta Tavara- ja palveluhan- Suora osto. Ei tarvitse Ei tarvitse julkaista hankin- Toimivaltuudet omaava virankinnat alle e kilpailuttaa mutta hin- tailmoitusta. haltija tai tyontekija (lisatietoja luvussa 2) tatiedusteluja on ten- Ei tarvitse tehda kirjallista Rakennusurakat tava hankinnan hanktntapaatosta. alle e kohde, hinta ja markkinaolosuhteet huomi- Erityisalojen hankinta oon ottaen. Suositus alle e on, etta yleensa kaytetaan Claudia- pienhankintaportaalia. Ei kuulu yhteishankintana hankittaviin (KLkuntahankinnat Oy:n ja Sarastia Oy:n, ent. KuntaPro Oy:n, puitesopimukset) ~ Ei saa pilkko~ Pienhankinta, joka ylit- Tavara- ja palveluhan- Kilpailutetaan hankin- Tarjouspyyntb julkaistaan Toimivaltuudet omaavan vitaa kaupungin kilpai- kinnat taohjetta noudattaen Claudian pienhankintapal- ranhaltijan/toimielimen kirjalliluttamisrajan e kayttaen apuna sah- velu. fl - portaalissa ja /tai nen ja perusteltu hankinta- (lisatietoja luvussa 2) kbista Cloudia-pien- toimitetaan erikseen osoi- paatbs. Rakennusurakat hankintaportaalia. tetuille tarjoajille e Hankintalaissa tarkoitettu va- Kirjallinen hankinta- Voidaan julkaista halutta- litus markkinaoikeuteen ei Erityisalojen tavara ja paatbs ja kirjallinen essa HILMA:ssa mahdollinen. palveluhankinta hankintasopimus e Julkaistaan kaupungin Hankintalain mukainen hanwww -sivuilla linkki tar- kintaoikaisu tai kuntalain mujouspyyntmn. kainen oikaisuvaatimus on mahdollinen. Kansallinen hankinta Tavara- ja palveluhan- Noudatetaan hankin- Hankintailmoitus julkais- Toimintavaltuudet omaavan kinnat talakia. taan Tarjouspalvelu.fl - viranhaltijan/ toimielimen (lisatietoa luvussa 3) e portaalissa seka Hilma.fl- hankintapaatbs. Kaytetaan kilpailutukilmoituskanavalla ja kau- Rakennusurakat sessa apuna sah- Hankintalaissa tarkoitettu pungin www-sivuilla e kbista kilpailutusjar- hankintaoikaisu hankintayksijestelmm Claudia- kblle tai valitus markkinaoi- Muut erityiset palvelut hankintaportaalia. keuteen on mahdollinen. yli e Kirjallinen hankintapaatbs ja kirjallinen hankintasopimus. EU-hankinta Tavara- ja palveluhan- Kilpailutetaan sahkbi- Tarjouspyyntb julkaistaan Toimintavaltuudet omaavan kinnat sesti kayttaen Tarjouspalvelu.fl-portaa- toimielimen pmtbs. (lisatietoa luvussa 4) yli e Cloudia-hankintapor- lissa ja, Hilma.fl -ilmoitus- Hankintaoikaisu hankintayksitaalia. kanavalla seka TED-ilmoikblle tai valitus markkinaoi- Rakennusurakat yli tuskanavalla. Kirjallinen hankinta- keuteen e pmtbs ja kirjallinen Erityisalojen tavarat ja hankintasopimus. palvelut yli e Jal ki-ilmoitus Huom. Kayttooikeussopimuksissa ja tietyissa muissa hankinnoissa kynnysarvot eroavat ylla mainituista. 6

51 ~ forssa 2. YLEISTA 2.1 Hankintatoiminnan periaatteet Hankintoja tehtaessa on noudatettava seuraavaa lainsaadantoa: Laki julkisista hankinnoista ja kayttooikeussopirnuksista (1397/2016) Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksikoiden hankinnoista ja kayttooikeussopirnuksista ( 1398/2016) Tilaajavastuulaki (1233/2006) Kuntalaki (410/2015) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621 /1999) Laki sahkoisesta asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) Hankinnoissa on noudatettava hankinnan laadusta ja arvosta riippumatta julkisten hankintojen perusperiaatteita. Hankintaprosessin eri vaiheissa on kohdeltava seka tarjoajaehdokkaita ja tarjouksentekjjcita etta saatuja tarjouksia naiden periaatteiden mukaisesti. Julkisten hankintojen perusperiaatteet ovat: Avoimuus Hankintaprosessi on toteutettu annettujen ohjeiden mukaisesti. Hankinnoista ilmoitetaan riittavan laajasti. Tasapuolisuus ja syrjimattomyys Jokaisessa hankinnan vaiheessa tulee kaikkia tarjoajia kohdella tasapuolisesti ja syrjlrnattornasti. Suhteellisuus Tarjouspyynnossa esitetyt vaatimukset, ehdot ja menettelytavat suhteutetaan hankinnan arvoon ja luonteeseen. Hankintatoiminta on pyrittava jarjestamaan siten, etta hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman kokonaistaloudellisesti ja suunnitelmallisesti olemassa olevat kilpailuolosuhteet hyvaksi kayttaen ja yrnparisto- ja sosiaaliset nakokohdat huomioon ottaen. Hankintatoimintaan liittyvien hallinnollisten tehtavien vahentamiseksi hankintayksikot voivat kayttaa puitejarjestelyja seka tehda jarkevia yhteishankintoja tai hyodyntaa muita yhteistyomahdollisuuksia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa. Koko hankintaprosessissa on otettava huomioon kotimaisen tuotannon edistamista ja paikkakunnan resurssien kayttoa koskevat nakokohdat. Hankinnoissa tulee ottaa huomioon koko seutukunnan yrityksien kilpailumahdollisuudet seka hyodyntaa potentiaalisten tarjoajien asiantuntemusta hankintaa suunniteltaessa. Forssan kaupunki voi innovatiivisten hankintojen kautta myos kannustaa yrityksia kehittamaan osaamistaan, uusia tuotteita, palveluita ja menettelytapoja. Tuotteiden ja palveluiden kehittamisvastuu ja sita tukevien yhteistyomallien kehittaminen voidaan sisallyttaa hankintojen kilpailuttamiseen ja hankintasopimuksen ehtoihin. Koska liikkumavara pienhankinnoissa on hankintalain mukaisia hankintoja suurempi, voi innovatiivisten hankintojen tekeminen ja uusien toimintamallien luominen pienhankinnoissa olla tehokasta yhteistyon avulla. 7

52 ~ forssa 2.2 Hankintojen suunnittelu Huomio julkisissa hankinnoissa kohdistuu usein kilpailutusvaiheeseen, vaikka hankinnan tarkeimrnat ratkaisut tehdaan jo suunnitteluvaiheessa. Siksi suunnitteluun kannattaa panostaa varaamalla riittavasti aikaa ja resursseja. Hankintalain mukaiseen hankintaprosessiin on hyva varata aikaa vahintaan kuusi kuukautta. Suunnitteluvaiheessa rnaaritellaan ennen kaikkea hankintatarve, selvitetaan nykytoiminnan tilanne ja kustannukset, viestitaan markkinoille ja haetaan tietoa niiden tarjonnasta, rnika auttaa olennaisesti varsinaisen kilpailutuksen toteuttamista ja parhaan vastikkeen saamista julkisille varoille. Kiintea yhteistyo ja tiedonvaihto kaupungin, eri toimialojen ja hankintojen loppukayttajien valilla edistaa hankintojen onnistumista. Ryhdyttaessa suunnittelemaan hankintaa ja valitsemaan hankintamenettelya on ainakin huomioitava: hankinnan luonne onko kyseessa moniulotteinen palveluhankinta vai teknisesti helposti rnaariteltavissa oleva perustuote kertaluontoinen hankinta vai usein toistuva hankinta saannotlisesti vai epasaannollisesti toistuva hankinta hankinnan arvo (perustuu arvioon) laatutekijoiden merkitys elinkaarikustannukset markkinoilla oleva tarjonta 2.3 Ennakoidun arvon laskeminen Hankinnan ennakoidun arvon laskemisella pyritaan selvittamaan ja ennakoimaan kaynnistyvan hankinnan suurin ennakoitu kokonaisarvo koko sopimuskauden ajalta. Hankintaa ei saa pilkkoa eriin, eika hankinnan arvoa saa pienentaa poikkeuksellisin menetelmin hankintalain saannosten kiertamiseksi. Hankinnan ennakoitu arvo lasketaan aina ilman arvonlisaveroa. Arvioinnin tulee perustua hankinnan ilmoittamisajankohdan tai muun hankintamenettelyn aloittamisajan arvoon. Arvoa laskettaessa on otettava huomioon hankinnan vaihtoehtoiset toteuttamistavat, optio- ja muut sopimuksen pidennysehdot seka tarjoajille maksettavat palkkiot. Ennakoitu arvo lasketaan maksimissaan viiden vuoden ajalla. Jos hankinta toteutetaan samanaikaisesti erillisina osina, on kaikkien osien ennakoitu arvo laskettava yhteen. Jos osien yhteen laskettu arvo on vahintaan kansallisen tai EU-kynnysarvon suuruinen, jokaisen osan hankinnassa noudatetaan yhteenlasketun arvon mukaista menettelya. Maaraaikaisissa sopimuksissa ennakoitu arvo lasketaan koko sopimus- ja mahdollisen optiokauden ajalta; toistaiseksi voimassa olevien sopimusten arvo lasketaan 48 kuukauden ajalta. On kuitenkin huomattava, etta jos hankintayksikolla on usein toistuvia hankintoja, jotka yksittaisina hankintoina alittavat kansallisen kynnysarvon mutta yhteenlaskettuina ylittavat sen, neon kilpailutettava hankintalain mukaan. 8

53 ~ forssa 2.4 Markkinakartoitus ja vuoropuhelu Hankintalain 65 :n mukaisen markkinakartoituksen kayttarninen on suositeltavaa etenkin arvoltaan suurissa hankinnoissa. Markkinakartoitus tarkoittaa hankintayksikon mahdollisuutta kayda vapaamuotoista keskustelua alan asiantuntijoiden tai potentiaalisten tarjoajien kanssa ennen tarjouspyynnon julkaisemista. Markkinakartoituksen tavoitteena on tunnistaa, minkalaisla toimittajia on olemassa ja rninkalaisia kokemuksia toimittajilla on vastaavista hankintaprosesseista, seka saada tietoa markkinoilla olevista ratkaisuvaihtoehdoista. l.isaksi voidaan saada kasitys silta, miten hankinnan kohde kannattaisi tarjouspyynnossa rnaaritella, seka tiedustella, millaisissa osissa hankinta olisi luontevaa kilpailuttaa. Hankinnan laajuus, erityisosaamisen vaatimus ja toimittajamarkkinoiden tunteminen ennestaan vaikuttavat markkinakartoituksen tarpeellisuuteen ja laajuuteen. Markkinakartoituksen ei kuitenkaan tarvitse rajoittua pelkastaan markkinatoimijoihin, vaan voidaan kayttaa apuna rnyos esimerkiksi asiakkaita, joiden kayttoon palvelu tulisi. Markkinakartoitus voidaan toteuttaa esimerkiksi yksinkertaisella tietopyynnolla HILMA:ssa, kaupungin www-sivuilla tai lahettaa tietopyynto suoraan tiedossa oleville toimittajille. Toimittajia pyydetaan esittamaan vapaamuotoisesti ja suuntaa antavasti ratkaisuvaihtoehtoja seka arvioita kustannuksista. Tietopyynnossa on ilmoitettava selkeasti, etta kyseessa on nimenomaisesti tietopyynto eika varsinainen tarjouspyynto. Voidaan myos jarjestaa tiedotustilaisuus, jossa esimerkiksi esitellaan suunniteltua hanketta ja pyydetaan toimittajilta kommentteja tai kysymyksia. Yksi hyva tapa jarjestaa tiedotustilaisuus on toimia yhteistyossa Forssan Yrityskehityksen kanssa. Lisaksi alustava tarjouspyynto tai muita asiakirjaluonnoksia voidaan lahettaa markkinakartoitukseen osallistuneille tarjoajille seka muille potentiaalisille tarjoajille kommentoitavaksi. Tarkoituksena on selvittaa hankinnan sisallon vaatimusten selkeys ja ymmarrettavyys, jotta kilpailutuksessa saadaan vertailukelpoisia tarjouksia. Markkinakartoitus ja -vuoropuhelu on erotettava selkeasti kilpailutuksesta. Ne ajoitetaan ennen tarjouspyyntovaihetta, eivatka ne saa johtaa kilpailun vaaristymiseen tai syrjimattomyyden ja avoimuuden periaatteiden vastaiseen menettelyyn. Kilpailun vaaristyminen pystytaan valttamaan silla, etta kaikille halukkaille tarjoajille annetaan mahdollisuus osallistua markkinakartoitukseen ilmoittamalla markkinakartoituksesta esim. Hilman kautta. Keskusteluja tulee kayda avoimesti usean toimittajan kanssa seka varmistaa, etta myos muut ehdokkaat tai tarjoajat saavat samat tiedot markkinavuoropuhelusta ja sen tuloksista. 2.5 Hankintayhteistyo ja puitejarjestely Kaupunki paattaa, mitka hankinnat toteutetaan hajautetusti tai keskitetysti. Eri vastuualueiden tarvitsemat samankaltaiset tuotteet tai palvelut tulee mahdollisuuksien mukaan hankkia keskitetysti joko oman organisaation puitteissa tai hankintayhteistyossa muiden kuntien kanssa. Hankintayhteistyo voi olla satunnaista ja vain tiettyihin yksittaisiin hankintoihin soveltuvaa taikka toistuvaa, yhteistyosopimuksiin perustuvaa. Yhteistyomuotoina ovat ensinnakin kuntalain mukaiset yhteistoimintamuodot, kuten yhteiset toimielimet ja vastuukuntamalli. Hankintayhteistyo voi olla myos 9

54 f orssa vapaamuotoista, jolloin hankintojen suunnittelu (esim. markkinakartoitus ja kuvausten laatiminen) on yhteista, mutta kukin kunta tekee itse viralliset kilpailutustoimet, kuten tarjouspyynnon lopullinen julkaiseminen, tarjousten vertailun seka hankintapaatoksen. Yhteistyon syventyessa on mahdollista perustaa ns. hankintarengas, joka sisaltyy hankintalain 21 :n muita yhteishankintoja koskevaan saannokseen. Puitejarjestely on tapa toteuttaa pienet hankinnat kokonaisuutena kilpailuttamisedun saamiseksi. Kun kunnalla on usein toistuvia hankintoja, jotka yksittaisina hankintoina alittavat kansallisen kynnysarvon mutta esimerkiksi tilikauden ajalta yhteenlaskettuna ylittavat sen, kannattaa hankinnat kilpailuttaa kokonaisuutena. Hyvan hankintakaytannon vaatimukset tayttyvat yksittaisten tilausten kohdalla automaattisesti, kun puitejarjestelyt kilpailutetaan hankintalainsaadannon menettelytapasaannosten mukaisesti. Suomen Kuntaliiton yhteydessa toimiva KL-Kuntahankinnat Oy on em. yhteishankintayksikko. KL-Kuntahankinnat Oy kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaidensa puolesta puitejarjestelyja ja hankintasopimuksia seka vastaa sopimushallinnasta. Forssan kaupungin hankinnoissa voidaan kayttaa myos toisen yhteishankintayksikon Sarastia Oy:n, entisen KuntaPro Oy:n, kilpailuttamia sopimuksia. Kolmas yhteishankintayksikko on Kuntien Tiera Oy. Se on kuntatoimijoiden omistama osakeyhtio, joka tuottaa ICT-palveluja kuntasektorille yhteistyossa kuntien seka muiden julkisten ja kaupallisten toimijoiden kanssa. Forssan kaupunki on Kuntien Tiera Oy:n osakkeenomistaja ja voi siten hyodyntaa Tieran palveluja ilman kilpailutusta. Yleensa yhteishankintayksikoiden kilpailutuksiin sitoudutaan jo niiden valmisteluvaiheessa, ennen kuin yhteishankintayksikko julkaisee hankintailmoituksen. Hankintaan osallistuvilla hankintayksikoilla on mahdollisuus vaikuttaa tarjouspyynnon sisaltoon valmisteluvaiheessa. Hankintayksikon on myos mahdollista ilmoittautua kiinnostuneeksi tiettyyn kilpailutukseen. Talloin on kuitenkin mahdollista, etta hankintayksikko ei paase mukaan sopimukseen, jos kiinnostuneiksi ilmoittautuneiden arvioimat ostvolyymit ylittavat yhteishankintayksikon hankintailmoituksella vahvistaman hankinnan arvon. Kiinnostuneeksi ilmoittautuessaan hankintayksikon tulee varautua myos siihen, etta kyseinen palvelu tai tuote joudutaan kilpailuttamaan itse. Yhteishankintasopimukseen liittyminen tu lee aina olla harkittua ja ensisijaisesti tulisi edistaa palveluiden hankintaa avoimilta markkinoilta. Liityttaessa yhteishankintayksikon kilpailuttamaan sopimukseen on huolehdittava siita, ettei sopimuksen ulkopuolisia ostoja tehda. Hankinnan tekemisesta yhteishankintana paattaa se toimielin tai viranhaltija, jolla muutoinkin on oikeus paattaa asianomaisesta hankinnasta. Pitaa kuitenkin muistaa, etta yhteishankintasopimukseen liittyminen koskee aina koko Forssan kaupunkia. Ennen sopimukseen liittymista tulee tarkistaa hankintasuunnittelijalta, kuulutaanko jo johonkin vastaavaan sopimukseen. Yhteishankintasopimukseen liittymisesta tulee aina informoida hankintasuunnittelijaa. On huomattava, etta joidenkin valtakunnallisen kilpailutusten osalta hankintayksikon on toteutettava viela erillinen ns. minikilpailutus valtakunnallisen kilpailutuksen valitsemien toimijoiden kesken. 10

55 ~ forssa 2.6 Kilpailutusmenettelyn valinta Hankintalaissa on omat menettelysaannokset kansallisille hankinnoille, EU- kynnysarvot ylittaville hankinnoille, muille erityisille palveluhankinnoille seka kayttooikeushankinnoille. Hankintalaki ei sovellu pienhankintoihin eli hankintalain kynnysarvot alittaviin hankintoihin. Tama tarkoittaa sita, etta pienhankintoja ei tarvitse kilpailuttaa hankintalain mukaisesti. Pienhankinnoissa tulee kuitenkin noudattaa tarnan hankintaohjeen pienhankintoja koskevia ohjeita. Suorahankintoihin sovelletaan, rnita hankintalain 40 ja 41 :issa saadetaan. Hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnossa on kuvattava hankinnassa kaytettava hankintamenettely. 2.7 lnnovatiiviset hankinnat Hankintalain 38 ja erikoisalojen hankintalain 41 kuvattu innovaatiokumppanuus on hankintamenettely, jonka tavoitteena on innovatiivisen tavaran, palvelun tai rakennusurakan kehittarninen ja taman tuloksena tuotettavien tavaroiden, palvelujen tai rakennusurakoiden hankkiminen. Estetta muiden hankintamenettelyjen kaytolle innovatiivisten hankintojen kilpailutuksessa ei ole, esim. kilpailullinen neuvottelumenettely on koettu toimivaksi menettelyksi. Oli kaytossa rnika tahansa hankintamenettely, innovatiivisuuden saavuttamisen kannalta rnerkittavaa on se, ettei tilaaja rnaarittele tarpeitaan ja vaatimuksiaan liian tarkasti, vaan jattaa tilaa kehittamiselle. Tarpeita maariteltaessa on kuitenkin aina muistettava, etta toimittajien tasapuolinen ja syrjimaton kohtelu ei saa vaarantua. Hankintamenettelya valitessa on tarkeaa tarkastella myos hankinnan kokoa. Pienia rutiininomaisia hankintoja ei kannata tehda innovatiivisina hankintoina, eika esimerkiksi paljon resursseja vaativan kilpailullisen neuvottelumenettelyn kaytto niissa ole kannattavaa. lnnovatiivisuutta voi olla myos se, etta kaytetaan hankintamenettelya, jota ei aiemmin ole kyseisen hankinnan kohdalla kaytetty. Hybdynnetaan esimerkiksi kaanteista kilpailutusta hankinnassa, jossa yleensa on maaritelty hankinnan kohde tarkasti ehdottomia vahimmaisvaatimuksia hyodyntaen hintakilpailuna. Kaanteisessa kilpailutuksessa tilaaja maarittelee vain hankinnan reunaehdot ja tarjoajien vastuulle jaa annetun kustannuspuitteen sisalla suunnitella ja toteuttaa vaihtoehto, jonka laadukkuus pisteytetaan tilaajan toimesta. 2.8 Sahkoinen Cloudia-kilpailutusjarjestelma Claudia Kilpailutus on sahkoinen kilpailutusjarjestelma, jonka avulla hoidetaan koko kilpailutusprosessi tarjouspyynnosta hankintasopimukseen saakka keskitetysti internetin kautta. Jarjestelma on HILMA-integroitu. Cloudiaan kirjaudutaan osoitteesta Jarjestelmaa tu lee kayttaa kaikissa kansalliset ja EU-kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa. Myos pienhankinnoissa on suositeltavaa kayttaa pienhankintaportaalia. Kyseiseen portaaliin kirjaudutaan samasta osoitteesta kuin Cloudiaan. Paakayttaja on 11

56 ~ forssa 3. PIENHANKINNAT hankintasuunnittelija, jolta voi pyytaa lisatietoja [arjestelrnan kaytosta ja tunnuksia uusille kayttajille. 3.1 Pienhankintojen yleisperiaatteet 3.2 Hankintaprosessi Pienhankinnoilla tarkoitetaan tassa ohjeessa hankintoja, joiden arvonlisaveroton arvo alittaa kulloinkin voimassa olevan kansallisen kynnysarvon. Naihin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia muuten kuin hankintaoikaisua koskevin osin (hankintalain 135 ), joten hankintayksikot saavat itse rnaaritella pienhankintoihin sovellettavat menettelyt. Pienhankinnat voidaan kilpailuttaa hankintalainsaadantoa kevyemmin ja joustavammin menettelyin, joten erityista huomiota tulee kiinnittaa hankinnan luonteeseen ja suunnitteluvaiheeseen eli miten ja miksi kaytetaan tiettya kilpailutusmenettelya vai voidaanko hankinta toteuttaa suorahankintana. Vaikka pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia, myos niissa tulee noudattaa julkisten hankintojen perusperiaatteita avoimuutta, tasapuolisuutta ja syrjimattornyytta seka suhteellisuutta. Markkinatuntemus ja hankinnoista informointi on hyva tapa saada paikallisia pienyrityksia aktivoitumaan julkisia pienhankintoja kohtaan. Jotta paikalliset pienyritykset voidaan saada mukaan hankintoihin, taytyy pienhankinnat saada ensin yritysten tietoon ja tarjottavaksi. Hankinnoista ilmoitetaan lahtokohtaisesti Claudian pienhankinta.fi-portaalissa seka julkaistaan linkki tarjouspyyntoon kaupungin www-sivuilla. Pienhankinnoissa ei ole velvollisuutta julkaista hankintailmoitusta Hilma-portaalissa. Pienhankintojen suunnittelussa on erityisesti kiinnitettava huomiota hankinnan luonteeseen seka tarkoituksenmukaisuuteen eli keskitytaan siihen, mika on oleellista ja oikeassa suhteessa hankintaan nahden. Alie euron tavara- ja palveluhankintoja seka alle euronrakennusurakoita ei tarvitse kilpailuttaa, mutta hintatiedusteluja on tehtava hankinnan kohde ja markkinaolosuhteet huomioon ottaen. Suositus on, etta yleensa kaytetaan Cloudiapienhankintaportaalia. Yli euron tavara- ja palveluhankinnat seka yli euron rakennusurakoiden pienhankinnat tulee yleensa kilpailuttaa, ja markkinoilla olemassa olevaa kilpailua tulee hyodyntaa mahdollisuuksien mukaan. Tarjouspyynto julkaistaan Claudian pienhankintapalvelu.fi - portaalissa ja/tai toimitetaan erikseen osoitetuille tarjoajille. Esimerkkeja tarjouskilpailun tai hintatiedustelun tekemisesta: Yksinkertaisimmillaan pyydetaan muutamalta tarjoajalta vastauksia tai tarjouksia hinta-tiedusteluun tuote-, hinta- ja saatavuustietoja varten esim. sahkopostilla. Pyydetaan muutamalta tarjoajalta tarjouksia esim. tuote-, hinta- ja saatavuustietoja varten ja kaytetaan apuna sahkoista Cloudia-pienhankintaportaalia. 12

57 ~ forssa Hankinnasta voidaan haluttaessa julkaista hankintailmoitus Hilma-ilmoituskanavassa tai kaupungin verkkosivuilla ilmoittaen, etta hankinta on alle kansallisen kynnysarvon, ja liittaa hankintailmoitukseen tarjouspyynto. Yksinkertaisessa hankinnassa pelkka hankintailmoituksen julkaiseminenkin voi riittaa. Hankinnan luonne ohjaa, rninka sisaltoinen tarjouspyynnon tulee olla. Koska pienhankinnoissa tavoitellaan yksinkertaisia ja kustannustehokkaita rnenettelyja, tarjouspyyntoon sisaltyvia laadullisia vertailuperusteita kannattaa kayttaa harkiten. Mita vahernman vertailuperusteita tarjouspyyntoon sisallytetaan, sita vahemmalla tyolla hankinta on mahdollista toteuttaa. Tarjouksia vertailtaessa ei saa ottaa mukaan vertailuperusteita, joita ei ale mainittu tarjouspyynnossa. Laatutekijat voidaan ottaa huomioon siten, etta hankinnan minimivaatimustaso maaritellaan tarkasti hankinnan kohteen kuvauksessa ja teknisissa erittelyissa. Tarjoajalle voidaan tarvittaessa asettaa soveltuvuusvaatimuksia, esimerkiksi tarjoajan luottoluokitusta tai kokemusta edellisista vastaavista hankinnoista koskevia vaatimuksia. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin. Kaytetyn hankintamenettelyn eri vaiheet dokumentoidaan asianmukaisesti myos pienhankintoja tehtaessa. Hankinnat tulee toteuttaa mahdollisimman suunnitelmallisesti ja taloudellisesti seka tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina, silla toistuvat ja selkeasti pilkotut hankinnat voidaan saattaa markkinaoikeuden kasiteltavaksi, vaikka hankintalain mukainen valitusoikeus ei muuten koske pienhankintoja. On myos huomioitava mahdollisuus toteuttaa toistuvat pienhankinnat puitejarjestelyin. 3.3 Hankintapaatos ja -sopimus Alie euron tavara- ja palveluhankinnoissa seka alle euron rakennusurakoissa ei tarvitse tehda kirjallista hankintapaatosta. Paatoksen hankinnasta tekee toimivaltuudet omaava viranhaltija tai tyontekija. Kirjallisen hankintasopimuksen laatimista suositellaan silloin, kun se on hankinnan kohteeseen ja arvoon nahden tarkoituksenmukaista. Yli euron tavara- ja palveluhankinnoissa seka yli euron rakennusurakoissa edellytetaan toimivaltuudet omaavan viranhaltijan tai tyontekijan/toimielimen kirjallista ja perusteltua hankintapaatosta. Hankintapaatokseen tulee liittaa muutoksenhakuohjeet. Hankinnasta tehdaan kirjallinen hankintasopimus. Hankintapaatoksesta on kerrottu tata tarkemmin 8. luvussa. 3.4 Suorahankinta pienhankinnoissa Pienhankinnat tulee lahtokohtaisesti aina tehda hankintaohjeen taman luvun periaatteiden mukaisesti. Hankinta ilman kilpailutusta eli suorahankinta tietylta toimittajalta on mahdollista pienhankinnoissa, jos hankinnan arvo on vahainen tai jos kilpailuttaminen on muutoin epatarkoituksenmukaista hankinnan luonteesta johtuen. Suorahankintojen tekeminen on siten poikkeuksellisesti sallittua, jos siihen on hyvaksyttavat perustelut. Hyvaksyttavien perustelujen arvioinnissa voidaan soveltaa hankintalain 40 ja 41 :ien mukaisia perusteluja. Pienhankinta voidaan kuitenkin aina 13

58 ~ forssa tehda suoraan ilman kilpailuttamista, jos kilpailuttaminen olisi hankinnan arvoon nahden ilmeisen kohtuutonta. Aiemmin 2.2 luvussa mainitulla tavalla alle euron pienhankinnat voidaan tehda kilpailuttamatta. Suorahankinnan kayttarninen ei saa johtaa tiettyjen toimittajien suosimiseen tai syrjimiseen, ja sen kayttarninen tulee aina perustella hankintapaatoksessa. 4. KANSALLISET HANKINNAT 4.1 Yleista kansallisista hankinnoista 4.2 Hankintamenettely Kansalliset hankinnat ovat hankintalain kansallisten kynnysarvojen ylittavia hankintoja. Kansallisissa hankinnoissa noudatetaan hankintalain periaatteita seka hankintalain 11 luvun rnenettelysaannoksia. Kansallisissa hankinnoissa on kilpailuttamisvelvoite ja kansallinen ilmoitusvelvoite, mutta ne voidaan hoitaa joustavammin saannoksin kuin EU-kynnysarvon ylittavat hankinnat. Kansalliset hankinnat kilpailutetaan kayttarnalla rnenettelya, joka on hankintalain yleisten periaatteiden mukainen (esimerkiksi siten, ettei menettely syrji tai esta tasapuolista osallistumista hankintamenettelyyn). Kansallisissa hankinnoissa voidaan kayttaa samanlaisia rnenettelyia kuin EU-kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa, mukauttaa niita tai kayttaa itse maariteltya menettelya. Laissa ei maaritella kaytettavaa kansallista hankintamenettelya lainkaan, joten hankintayksikon on kuvattava kayttamansa hankintamenettely hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnossa. Kuvauksessa on kerrottava, miten hankintamenettely kokonaisuudessaan etenee. Kuvauksessa on hyva mainita esimerkiksi, sisaltaako menettely tarjoajien maaran rajoittamista tai neuvottelukierroksia, missa vaiheessa tarjoajan odotetaan toimittavan dokumentteja tai tarjous hankintayksikolle ja minkalaisia vaatimuksia menettelyyn yleisesti liittyy. 4.3 Hankinnasta ilmoittaminen Kansallisissa hankintamenettelyissa on kaytossa sahkoinen Cloudia- kilpailutusjarjestelma. Hankintapalvelu hallinnoi sita, opastaa sen kaytossa ja tarvittaessa toteuttaa teknisesti tarjouspyynnon ja hankintailmoituksen tayttamisen (substanssitiedosta vastaa aina hankinnasta vastaava taho). Hankintailmoitus julkaistaan Tarjouspalvelu.fi - portaalissa seka Hilma.ti -ilmoituskanavalla ja kaupungin www-sivuilla. 4.4 Hankintapaatos ja -sopimus Kansallisen kynnysarvon ylittavissa hankinnoissa hankintapaatoksen tekee toimintavaltuudet omaava viranhaltija/ toimielin. Hankinnasta tehdaan kirjallinen ja perusteltu hankintapaatos, johon liitetaan muutoksenhakuohjeet. Hankinnasta tulee tehda kirjallinen hankintasopimus. Hankintapaatosta on selostettu yksityiskohtaisesti 8. luvussa. 14

59 ~ forssa 4.5 Suorahankinnat Kansallisen kynnysarvon ylittavissa hankinnoissa voidaan tehda suorahankinta 5 luvun mukaisesti samoin edellytyksin kuin hankintalain 40 ja 41 :ien mukaan EU-kynnysarvon ylittavissa hankinnoissa. Perustelut suorahankinnalle on rnerkittava ja dokumentoitava siten, etta ne voidaan jalkikateen tarkistaa. 5. EU-KYNNYSARVOT YLITTAVAT HANKINNAT 5.1 Yleista EU- kynnysarvon ylittavat hankinnat on kilpailutettava hankintadirektiivien mukaisin kilpailuttamismenettelyin, ja niita koskee EU-laajuinen ilmoitusvelvoite. EU-kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehda hankintakokonaisuutena tai jakaa erillisiin osiin. Tama hankintayksikon mahdollisuus liittyy lain tavoitteeseen parantaa pienten ja keskisuurten asemaa julkisissa hankinnoissa. Hankinnan jakaminen osiin on erotettava hankintalain 31 :n mukaisesta hankintojen kielletysta pilkkomisesta. Pilkkomiskiellon vastaisesta menettelysta on kyse silloin, kun lain soveltamisen valttarnisen tarkoituksessa pilkotaan hankinta eriin ja lasketaan ennakoitu arvo poikkeuksellisin menetelmin. Kun hankinta jaetaan osiin siten, etta kokonaisuuden eri osista voi jarjestaa esimerkiksi erillisen kilpailutuksen, jakaminen ei vaikuta hankintakokonaisuuden ennakoituun arvoon, silla kaikki hankintakokonaisuuden osat on otettava huomioon ennakoitua arvoa laskettaessa. Jos hankintayksikko ei jaa hankintasopimusta osiin, se on perusteltava hankintapaatoksessa. Syyna voi olla esimerkiksi se, etta jakaminen saattaisi rajoittaa kilpailua, vaarantaa sopimuksen asianmukaisen toteuttamisen tai etta siita seuraisi eri osien yhteensopimattomuus tai sen riski. 5.2 Hankintamenettelyt ja hankinnoista ilmoittaminen Avoin menettely EU-hankinnoissa tarjouspyynnon pitaa olla heti saatavilla sahkoisena hankintailmoituksen julkaisemishetkesta ja tarjous tulee voida antaa sahkoisesti. EU-kynnysarvot ylittavissa hankintamenettelyissa on kaytossa sahkoinen kilpailutusjarjestelma, jota hankintapalvelut hallinnoi ja jonka kaytossa se opastaa. Tarvittaessa hankintapalvelut toteuttaa teknisesti tarjouspyynnon ja hankintailmoituksen tayttamisen (substanssitiedosta vastaa aina hankinnasta vastaava taho). Julkaistaan hankinnasta hankintailmoitus kansallisessa julkisten hankintojen sahkoisessa ilmoituskanavassa HILMA:ssa seka tarjouspalvelu.fi-portaalissa. Avointa menettelya kaytetaan erityisesti silloin, kun hankitaan selkeasti maariteltavia tuotteita tai palveluita. Tarjousten tekemiseen on varattava riittava aika ottaen huomioon hankinnan laatu, luonne ja laajuus. Ennen saatujen tarjousten kasittelya arvioidaan tarjouksen jattaneiden yritysten kelpoisuus. Hankintapaatos tehdaan saatujen 15

60 f orssa Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely hyvaksyttavien tarjousten perusteella tarjouspyynnossa mainituin valintaperustein ja arviointikriteerein. Avoimessa menettelyssa tarjouspyynto voidaan lahettaa hankintailmoituksen julkaisemisen jalkeen rnyos suoraan sellaisille tavaran- tai palveluntoimittajille tai urakoitsijoille, joilta halutaan tarjous. Tasapuolinen kohtelu edellyttaa, etta kaikki tarjoajat saavat saman informaation hankkeesta. Toimittaja on valittava tarjouksen jattaneiden joukosta. Rajoitettu menettely soveltuu sellaisiin hankintoihin, joissa on tarve rajoittaa osallistujien maaraa ja joissa rajaamiselle on selkeat perusteet. Julkaistaan hankinnasta hankintailmoitus, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytaa saada osallistua. Osallistumishakemuksen jattaneiden ehdokkaiden joukosta valitaan ne, joille lahetetaan tarjouspyynto. llmoitettu maara on kutsuttava, jollei ehdokkaita ale sita vahemman. Ainoastaan valitut ehdokkaat voivat tehda tarjouksen. Osallistujien maaran rajoittamiseen kaytetaan hankintailmoituksessa ilmoitettuja soveltuvuusvaatimuksia ja arviointiperusteita. Tarjouksia on pyydettava hankinnan laatuun ja kokoon nahden riittava maara. Neuvottelumenettelya voidaan kayttaa, jos hankintayksikon tarpeita ei voida tayttaa olemassa olevia ratkaisuja mukauttamatta. Kaytannossa tama tarkoittaa sita, etta neuvottelumenettelya voidaan kayttaa kaikissa tapauksissa paitsi ostettaessa ns. bulkkituotteita. Neuvottelumenettelyn yksityiskohtaisista kayttoedellytyksista saadetaan hankintalain 34 :ssa. Hankinnasta julkaistaan hankintailmoitus, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytaa saada osallistua. Osallistumishakemuksen jattaneiden ehdokkaiden joukosta valitaan ne, jotka kutsutaan neuvottelumenettelyyn. Ainoastaan valitut ehdokkaat kutsutaan neuvotteluun. Osallistujien maaran rajoittamiseen kaytetaan hankintailmoituksessa ilmoitettuja soveltuvuusvaatimuksia ja arviointiperusteita. Ehdokkaita kutsutaan vahintaan kolme. Ehdokkaita on kutsuttava neuvotteluihin hankinnan kokoon ja laatuun nahden riittava maara todellisen kilpailun varmistamiseksi. Neuvottelumenettelyssa ehdokkaita on kutsuttava vahintaan kolme, jollei soveltuvia ehdokkaita ale sita vahemman. Jos soveltuvia ehdokkaita on vahemman kuin kolme, hankintayksikko voi jatkaa menettelya pyytamalla kaikki soveltuvuusvaatimukset tayttavat ehdokkaat esittamaan alustavan tarjouksen. Hankintayksikko voi neuvotella kaikista hankinnan ehdoista valitsemiensa tarjoajien kanssa. Hankintailmoituksessa voidaan maarittaa, kuinka manta tarjoajaa kutsutaan osallistumaan menettelyyn. llmoitettu maara on kutsuttava, jollei soveliaita ehdokkaita ale sita vahemman. 16

61 ~ forssa 5.3 Hankintapaatos ja -sopimus 5.4 Suorahankinnat Neuvottelumenettelya voi kayttaa eri ratkaisuvaihtoehtojen selvittamiseen EU:n kilpailullisen neuvottelumenettelyn tavoin tai parhaan tarjouksen selvittamiseen tavallisen EU-neuvottelumenettelyn tavoin. Neuvottelumenettely ei oikeuta poikkeamaan aidosta kilpailutuksesta eika saatujen tarjousten tasapuolisesta kasittelysta. EU-kynnysarvon ylittavissa hankinnoissa paatoksen tekee toimintavaltuudet omaava toimielin. Hankinnasta tulee tehda kirjallinen ja perusteltu hankintapaatos, johon liitetaan muutoksenhakuohjeet. Hankinnasta tulee tehda kirjallinen hankintasopimus. Hankintapaatoksesta on kerrottu yksityiskohtaisesti 8. luvussa. EU- kynnysarvon ylittavissa hankinnoissa voidaan tehda suorahankinta 5 luvun mukaisesti hankintalain 40 ja 41 :ien mukaisin perustein. Suorahankinnan perustelut on rnerkittava ja dokumentoitava siten, etta ne voidaan jalkikateen tarkistaa. 5.5 Erityisesti huomioitavaa Tarjouksen liitteet ja yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja EU-kynnysarvot yllttavissa hankinnoissa tarjouspyynt66n tulee liittaa yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD-lomake), jolla tarjoaja vakuuttaa tayttavansa hankintalain ja tarjouspyynn6n vaatimukset. Tarjoajia ei saa vaatia toimittamaan viranomaisasiakirjoja tarjouksensa liitteena. Naiden seikkojen osalta riittaa, etta tarjoaja vakuuttaa vaatimusten tayttyvan ESPD-lomakkeelta. Tarjouskilpailun voittajaa pyydetaan toimittamaan vaaditut asiakirjat, ja nama tarkistetaan ennen sopimuksen allekirjoittamista. Cloudia-kilpailutusjarjestelmaa kaytettaessa tarjoajat tayttavat ESPD-lomakkeen suoraan jarjestelmassa. ESPD-lomake on suomen kielella Euroopan komission sivuilla (linkki: eu/tools/espd/filter?lang =fi). Tyo- ja elinkeinoministeri6 on antanut ESDP-lomakkeen kaytosta ohjeen (linkki: / /ESPD-v%C3%A4Iine/248a72a f11-b316-d9df153b784c) Poissulkemisperusteet EU-kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa on huomioitava hankintalain pakolliset seka harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet (hankintalain 80 ja 81 ). Hankintayksikon on paatoksellaan suljettava ehdokas tai tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikon tiedossa on, etta ehdokas tai tarjoaja taikka sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jasen tai edustus-, paatos- tai valvontavaltaa kayttava henkil6 on rikosrekisterista ilmenevalla lainvoimaisella tuomiolla tuomittu jostakin seuraavasta rikoksesta rangaistukseen: 17

62 ~ forssa Rikosrekisteriote 1. rikoslain (39/1889) 16 luvun 13 :ssa tarkoitettu lahjuksen antaminen, 16 luvun 14 :ssa tarkoitettu torkea lahjuksen antaminen, 16 luvun 14 a :ssa tarkoitettu lahjuksen antaminen kansanedustajalle tai 16 luvun 14 b :ssa tarkoitettu torkea lahjuksen antaminen kansanedustajalle; 2. rikoslain 17 luvun 1 a :ssa tarkoitettu osallistuminen jarjestaytyneen rikollisryhman toimintaan; 3. rikoslain 25 luvun 3 :ssa tarkoitettu ihmiskauppa tai 25 luvun 3 a :ssa tarkoitettu torkea ihmiskauppa; 4. rikoslain 29 luvun 1 :ssa tarkoitettu veropetos, 29 luvun 2 :ssa tarkoitettu torkea veropetos, 29 luvun 4 a :ssa tarkoitettu tyoelakevakuutusmaksupetos, 29 luvun 4 b :ssa tarkoitettu torkea tyoelakevakuutusrnaksupetos, 29 luvun 5 :ssa tarkoitettu avustuspetos, 29 luvun 6 :ssa tarkoitettu torkea avustuspetos tai 29 luvun 7 :ssa tarkoitettu avustuksen vaarinkaytto; 5. rikoslain 30 luvun 7 :ssa tarkoitettu lahjominen elinkeinotoiminnassa, 30 luvun 7 a :ssa tarkoitettu torkea lahjominen elinkeinotoiminnassa, 30 luvun 8 :ssa tarkoitettu lahjuksen ottaminen elinkeinotoiminnassa tai 30 luvun 8 a :ssa tarkoitettu torkea lahjuksen ottaminen elinkeinotoiminnassa; 6. rikoslain 32 luvun 6 :ssa tarkoitettu rahanpesu, 32 luvun 7 :ssa tarkoitettu torkea rahanpesu, 32 luvun 8 :ssa tarkoitettu salahanke torkean rahanpesun tekemiseksi tai 32 luvun 9 :ssa tarkoitettu tuottamuksellinen rahanpesu; 7. rikoslain 34 a luvun 1 :ssa tarkoitettu terroristisessa tarkoituksessa tehty rikos, 34 a luvun 2 :ssa tarkoitettu terroristisessa tarkoituksessa tehtavan rikoksen valmistelu, 34 a luvun 3 :ssa tarkoitettu terroristiryhman johtaminen, 34 a luvun 4 :ssa tarkoitettu terroristiryhman toiminnan edistaminen, 34 a luvun 4 a :ssa tarkoitettu koulutuksen antaminen terrorismirikoksen tekemista varten, 34 a luvun 4 c :ssa tarkoitettu varvays terrorismirikoksen tekemiseen tai 34 a luvun 5 :ssa tarkoitettu terrorismin rahoittaminen. Hankintayksikon on suljettava tarjouskilpailusta myos ehdokas tai tarjoaja, joka on lainvoimaisella paatoksella tai tuomiolla todettu laiminlyoneen velvollisuutensa maksaa Suomen tai sijoittautumismaansa veroja tai sosiaaliturvamaksuja. Edella saadettya ei kuitenkaan sovelleta, jos ehdokas tai tarjoaja on. maksanut verot tai sosiaaliturvamaksut taikka sopinut sitovasta jarjestelysta niiden maksamista varten. EU-kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa tarjouskilpailun voittaneen yrityksen merkittavalta henkilopiirilta tulee tarkistaa rikosrekisteriotteesta, ettei kyseisilla henkiloilla ole vankeustuomioita tietyista hankintalaissa mainitusta rikoksista (hankintalain 80 ). Merkittava henkilopiiri voidaan tarkistaa yrityksen kaupparekisteriotteesta tai kysya tarjoajalta itseltaan. Tyo- ja elinkeinoministerio on antanut ohjeen rikosrekisteriotteen kayttamisesta hankinnoissa (linkki: 18

63 ~ forssa 6. SUORAHANKINTA oppaat Uuden hankintalainsaadannon velvoitteet pdf?sequence=1). Suorahankinnassa hankintayksikko neuvottelee valitsemiensa toimittajien kanssa hankintasopimuksen ehdoista julkaisematta etukateen hankintailmoitusta. Suorahankinta on mahdollista kansalliset kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa ja EU-kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa ainoastaan hankintalain 40 ja 41 :ien mukaisissa tilanteissa. Pienhankinnoissa noudatetaan tarnan hankintaohjeen 2 luvun ohjeita. Keskeisimmat suorahankinnan perusteet: Tavara- tai palveluhankinta on arvoltaan vahainen (alle ). Ennalta arvaamaton kiire. * Tarjouskilpailun kustannukset ylittavat kilpailuttamisesta saatavan hyodyn. Vastaavaa tuotetta on hankittu viimeaikoina ja hintataso on selvilla, Muita kysymykseen tulevia toimittajia ei ole tiedossa. * Ennalta arvaamattoman kiireen tulee ensinnakin johtua kaupungin ulkopuolisista syista. Perusteen on lisaksi oltava akillinen ja sellainen, jota hankintayksikko ei ole kohtuudella voinut ennakoida. Hallituksen esityksen mukaan soveltuva kiiretilanne voisi olla esimerkiksi akillisen luonnonilrnion tai onnettomuuden aiheuttamien vahinkojen korjaaminen taikka toiminnoille kriittisen laitteen ennalta arvaamaton rikkoutuminen ja sen vaatimat toimet. t.isaksi on kyettava nayttamaan toteen, etta hankinnan tekeminen on ollut ehdottoman valttamatonta. Suorahankinnan kayton syy tulee aina perustella. Vaikka Forssan kaupunki on maaritellyt tassa hankintaohjeessa hankinnan vahaisen arvon, kannattaa aina tapauksittain harkita, onko syyta selvittaa 2-3 tarjoajalta tilausta varten tuote-, hinta- ja saatavuustiedot. Hankintaa ei tarvitse kilpailuttaa, mutta hintatiedusteluja on tehtava hankinnan kohde, hinta ja markkinaolosuhteet huomioon ottaen. Suositus on, etta yleensa kaytetaan Cloudia-pienhankintaportaalia. "Ratkaisussa MAO:575/10 oli maanrakennustyota koskeva hankinta, jossa hankintayksikko teki suorahankinnan ostamalla lahella tyomaata toimineelta yritykselta. Hankintayksikon mukaan tyokoneen yhteiskaytto on edullista, kun kaivinkone voidaan tyollistaa tehokkaasti ja valtytaan seisokeilta ja siirtokustannuksilta. Markkinaoikeus ei katsonut perusteen olleen hankintalainmukainen suorahankintaperuste." 19

64 ~ forssa 7. HANKINTAPROSESSI 7. 1 Hankintojen valmistelu Kilpailun edellytysten luominen alkaa hankinnan tarveselvityksella, tuotteistuksella ja suunnittelulla. Hankinnan sisallon rnaarittelyn lisaksi tulee varmistua siita, etta hankinnan keskeiset osatekiiat, kuten hankintamenettely, sopimusehdot, valinta- ja arviointiperusteet, on mietitty valmiiksi ja etta ne eivat suosi tai syrji markkinoilla toimijoita. Hankinnan suunnittelu on myos varainkayton suunnittelua, joten hankinnan arvo, kaytettavissa olevat rnaararahat ja muut talousarviomaaraykset on selvitettava huolellisesti. Markkinoilla tarjolla olevien vaihtoehtojen selvittaminen ja vuoropuhelu yrittajien kanssa ennen tarjouskilpailua on sallittua ja suositeltavaa. Vuoropuhelun on kuitenkin oltava tasapuolista. 7.2 Pk-yritysten ja paikallisuuden huomioiminen Riittavat tiedot markkinoista ja paikallisista toimittajista mahdollistavat paikallisten pienyritystenkin osallistumisen ja menestymisen hankinnoissa. Paikalliset pienyritykset voidaan nahda ketterina ja nopeasti reagoivina toimittajina, joten niita tulisi pyrkia hyodyntamaan myos kilpailutuksissa. On kuitenkin aina muistettava, etta syrjinnan kiellon periaate kieltaa paikallisuuden suosimisen. Hankinnoissa voidaan kuitenkin ottaa huomioon paikalliset olosuhteet esimerkiksi vaatimalla, etta tavara kestaa Suomessa vallitsevat olosuhteet. Samoin hankintayksikko voi asettaa vaatimuksia palvelupisteen sijainnille tai vaikkapa huollon vasteajalle. Myos esimerkiksi elintarvikkeiden toimitusketjun maksimiaika voidaan maaritella. Vaatimuksia asetettaessa on huomioitava, etta ne pitaa pystya perustelemaan hankintayksikon tarpeella eivatka ne saa turhaan rajoittaa kilpailua. Verotulojen kertymista kaupungille ei lahtokohtaisesti voida huomioida vaatimuksia asetettaessa. "Tapauksessa MAO: /13 oli kyse koulumatkakuljetuksista. Hankintayksikko arvioi toimittajien luotettavuutta muun muassa antamalla 5 pistetta paikkakunnan tuntemuksesta. Markkinaoikeus totesi vertailuperusteesta "paikkakunnan tuntemus", etta vertailuperusteiden syrjimattomyytta koskeva vaatimus edellyttaa ensi sijassa sita, etta tarjousten vertailussa ei tulisi antaa merkitysta alueellisille tekijoille ilman hankinnan kohteeseen liittyvaa erityista syyta. Hankintayksikko oli menetellyt hankinnassaan julkisia hankintoja koskevien oikeusohjeiden vastaisesti." Paikallistuntemusta voidaan edellyttaa hankinnan kohteen sita vaatiessa. Paikallistuntemuksen tulee kuitenkin olla jarkevassa suhteessa sen todelliseen merkitykseen. "Tapauksessa MAO: paikallistuntemuksella oli merkitysta, kun kyseessa oli ensihoito- ja sairaankuljetuspalvelut. Hankintayksikolla oli ollut oikeus antaa lisapisteita paikallistuntemuksesta, koska paikallistuntemuksella on todellista merkitysta avun saannin nopeudelle." 20

65 forssa Pk-yrityksilla on harvoin kaytettavissa erikseen tarjouskilpailuihin suunnattuja henkiloresursseja, rnika tulisi ottaa huomioon aikarajoja rnaariteltaessa. Hankintasaannosto mahdollistaa rnyos ennakkotietojen jakamisen tulevista hankinnoista, mika tulisi huomioida erityisesti laajoissa ja monimutkaisissa hankinnoissa, joissa pienyritykset tarvitsevat aikaa valmistautumiseen ja kumppanuuksien solmimiseen. Pienyritysten osallistumista hankintoihin voidaan edesauttaa rnyos sopimalla puitejarjestelyista. Puitejarjestelyn piinssa voi olla useita toimittajia, jotka valitaan hankintalain mukaisella hankintamenettelylla. Kun hankintayksikossa nousee tarve hankintaan, kaydaan ns. minikilpailutus naiden toimittajien valilla. Tama jarjestely antaa pienyrityksille entista paremman mahdollisuuden kilpailla juuri niista sopimuksista, jotka ne pystyvat suorittamaan. Kannattaa kayttaa hyvaksi hankintaneuvojan palveluja. Hankintaneuvonnan tarkoitus on 7.3 Hankinnan jakaminen osiin saada hankintayksikot pyytamaan tarjouksia siten, etta pk-yritykset voivat jattaa tarjouksia. saada pk-yritykset aktivoiduksi jattamaan tarjouksia julkisiin hankintoihin kehittaa hankintayksikoiden ja tarjoajien valista vuoropuhelua. Suurin yksittainen este pk-yritysten osallistumiseen julkisiin hankintoihin on hankintojen koko. Suuret hankinnat tulisi yleensa voida jakaa osiin ja osatarjousten tekeminen tulisi voida sallia. Hankintojen jakaminen osiin edesauttaa pienyritysten osallistumismahdollisuuksia seka maarallisesti etta laadullisesti. Pienyrityksilla on kapasiteettinsa nahden edellytykset vastata jaetun hankintaosan tarpeisiin, ja pienyritykset voivat hyodyntaa erityisosaamistaan. Osatarjousten avulla voidaan valita paras mahdollinen toimija kullekin osa-alueelle seka valttaa alihankinnat, koska jokaisen toimijan kanssa on itsenainen sopimus. Naista syista osatarjousten tekeminen pitaisi kaupungin hankinnoissa sallia aina, kun se on hankinnan kannalta jarkevaa. Jo hankintailmoituksessa tu lee ilmoittaa, sallitaanko osatarjoukset ja missa muodossa. Vaihtoehtoina ovat: 1) tarjouksen voi jattaa yhteen osaan, 2) tarjouksen voi jattaa useaan osaan (ilmoitettava enimmaismaara) tai 3) tarjouksen voi jattaa kaikkiin osiin. Lisaksi voidaan ilmoittaa mahdollisuudesta hyvaksya kokonaistarjous. Osatarjousten sallittavuudesta tulee kertoa selkeasti ja mahdollisimman yksityiskohtaisesti myos tarjouspyynnossa, jotta tarjoukset ovat yhteismitallisia ja vertailukelpoisia. Vertailuperusteet voidaan asettaa jokaisen osa-alueen osalta erikseen, tai vertailuperusteet voivat olla myos samanlaisia. Huomiota on kiinnitettava siihen, mita kaytetaan vertailtavana hintana. Mikali osatarjous sallitaan siten, ettei ale pakko tarjota kaikkia osia, ei vertailussa luonnollisestikaan voida kayttaa vertailtavana hintana kaikkien osien yhteenlaskettua kokonaishintaa. Osatarjouksien salliminen johtaa siihen, etta jokaisen osa-alueen osalta tehdaan oma hankintasopimus. Talloin hankinta voidaan tehda vain yhden osan osalta ja 21

66 (a forssa 7.4 Laatuvaatimukset keskeyttaa muiden osien osalta. Tarkeinta kuitenkin on, etta tarjoajat tietavat tarkasti hankinnan mahdollisista osatarjouksista. Hankintojen osiin jakamisen lisaksi hankinta voidaan jakaa siten, etta kilpailutuksessa valitaan usea toimittaja. Talloin tarjouspyynnossa ilmoitetaan, pyritaanko hankinta keskittarnaan yhdelle toimittajalle vai onko hankintayksikon tavoitteena tehda sopimus usean toimittajan kanssa. Hankinnasta vastaavalla viranhaltijalla tai toimiellrnella on oikeus paattaa hankittavan tavaran, palvelun ja rakennustyon sisallosta, laajuudesta ja laadusta. Narna rnaaraytyvat kunkin toiminta-alueen erityistarpeiden pohjalta. Hankinnan kohdetta kuvaavien rnaarltelmien ja ominaisuuksien on mahdollistettava tarjoajille yhtalaiset mahdollisuudet osallistua tarjouskilpailuun. Tarjouspyyntoasiakirjoihin on sisallytettava kaikki hankinnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset laatua koskevat tiedot, jotta kilpailuun osallistuvat voivat saada oikean kasityksen tilaajan tarpeista ja hankkeen yksityiskohdista. Muita kuin tarjouspyyntoasiakirjoissa esitettyja vaatimuksia ei voida kayttaa tarjousten vertailussa. Tarjouspyynnossa esitettavat laatua koskevat vaatimukset voivat koskea esimerkiksi: tavaraan, palveluun tai rakennustyohon kohdistuvia ominaisuuksia laadunvarmistusta sovellettavia standardeja teknisia erityisvaatimuksia koulutusta, kokemusta ymparistovaikutuksia energiansaastoa huoltoa kestavaa kehitysta. Tarjouspyynnossa voidaan asettaa tarjoajille referenssivaatimuksia. Referenssivaatimuksia ei voida kayttaa kokonaistaloudellisuuden vertailuperusteena, elleivat perusteena ale niiden laadulliset ominaisuudet, kuten esimerkiksi aiemmilta asiakkailta saadut asiakastyytyvaisyyspalautteet. Vertailun tulisi silloin kohdistua siihen, mita referenssikohteissa todellisuudessa toteutettiin ja mita palautetta suorituksesta saatiin Ymparistomerkit tai muu ominaisuus Kilpailutuksen kohteena olevilta tuotteilta tai palveluilta voidaan edellyttaa merkkia naytoksi siita, etta hankinnan kohde on haluttujen ymparistoominaisuuksien, sosiaalisten ominaisuuksien tai muiden ominaisuuksien mukainen. Ymparistomerkin, kuten joutsenmerkin ja EU-ymparistomerkin, edellyttaminen on helppo tapa huomioida ymparistonakokohdat hankinnassa. Edellytyksena merkin vaatimiselle on kaikkien seuraavien ehtojen tayttyminen: 22

67 ~ forssa Energiatehokkuus Merkille asetetut vaatimukset koskevat ainoastaan perusteita, jotka liittyvat hankinnan kohteeseen ja soveltuvat hankinnan kohteena olevien rakennusurakoiden, tavaroiden tai palvelujen ominaisuuksien rnaarittelerruseen. Merkille asetetut vaatimukset perustuvat puolueettomasti todennettavissa oleviin ja syrjimattorniin perusteisiin. Merkit vahvistetaan avoimessa menettelyssa, johon viranomaiset, kuluttajat, tyomarkkinaosapuolet, valmistajat, kaupan edustajat ja valtioista riippumattomat organisaatiot seka muut asiaankuuluvat sidosryhrnat voivat osallistua. Kaikkien asianomaisten osapuolten on mahdollista saada merkki. Merkille asetetut vaatimukset laatii kolmas osapuoli, johon rnerkkia hakeva toimittaja ei voi kayttaa ratkaisevaa vaikutusvaltaa. Jos ymparistomerkittyjen tuotteiden tai palvelujen saaminen on ehdottoman tarkeaa, voidaan vaatia, etta hankinnan kohteena olevalle tuotteelle tai palvelulle on rnyonnetty tietty ymparistomerkki. Yrnparistornerkin vaatimus tulisi muotoilla siten, etta hyvaksytaan esimerkiksi "Joutsenmerkki tai vastaava muu merkki". Vahirnmaisvaatimukset ilmoitetaan hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntoasiakirjoissa, jolloin ainoastaan vahimmaisvaatimukset tayttavat tarjoukset huomioidaan. Jos ymparistomerkki on vahimmaisvaatimuksena ja jos tarjoajalla ei ole ymparistomerkkia eika selvitysta siita, etta hanen tarjoamansa tuote tai palvelu tosiasiassa tayttaa ymparistomerkin saamisen edellytykset, tarjous tulee hylata. Siina tapauksessa, etta halutaan kannustaa ymparistomerkittyjen tuotteiden tai palvelujen tarjoamiseen mutta merkin tarjoaminen ei ole hankintayksikolle valttamatonta, merkki voidaan huomioida laatuvertailussa. Hankinnan valintaperusteena on talloin hinta-laatusuhde, ja edellytettya merkkia tarjoamalla tarjoaja saa lisapisteita laadun vertailussa. Laatupisteita voidaan antaa ymparistomerkin lisaksi myos muista hankintayksikolle tarkeista arvoista ja ominaisuuksista. Hyvaksyttavia ovat myos muut mahdolliset merkit, jotka tayttavat vastaavat vaatimukset kuin merkki, jota on vaadittu. On myos kiinnitettava huomiota merkkien ja hankinnan suhteeseen, ettei tietyn merkin kokonaan vaatiminen tule pk-yrityksille liian tyolaaksi ja kalliiksi. Hankinnan kohteen ymparisto-, sosiaaliset tai muut ominaisuudet voidaan maaritella esim. asettamalla tietyt vaatimukset ja todeta, mitka merkit ainakin tayttavat vaaditut omanaisuudet, asettamatta kuitenkaan ko. merkkeja vaatimuksiksi. Ymparistomerkkia koskevan sopimusehdon lisaksi sopimuksessa on syyta olla sanktiolauseke seka mahdollisesti irtisanomislauseke sellaisia tilanteita varten, ettei ymparistomerkkia koskeva vaatimus sopimuskauden aikana tayttyisikaan. Erityisesti sanktio- ja irtisanomisehto on hyva huomioida siina tapauksessa, kun ymparistomerkista on saanut laatupisteita tarjousten vertailuvaiheessa ja merkin tarjoaminen on siten vaikuttanut voittajan valintaan. Kaupungin tekemilla hankinnoilla on merkittava vaikutus tuotteiden ja palvelujen elinkaaren aikaiseen energiankulutukseen ja hiilidioksidipaastoihin mutta myos itse energiakustannuksiin. Kokonaistaloudellinen edullisuus sallii sen, etta energiansaastomahdollisuudet voidaan ottaa huomioon. 23

68 forssa Tuotteen energiatehokkuus, mikali se pystytaan objektiivisesti ja selvasti toteamaan, voi olla vahlmrnaisvaatimuksena tarjouspyynnossa. Vastaavasti palveluhankinnassa energiatehokkuus voidaan asettaa kelpoisuusvaatimukseksi ja/tai sopimusehdoksi. Talloin vaatimuksen tulisi koskea tarjoajan kykya tarjota kyseinen palvelu mahdollisimman energiatehokkaasti. Palveluhankinnoissa hankintayksikko voi vaatia selvityksia palvelun suorittamisessa toteutettavista energiatehokkuustoimenpiteista. Toimittaja voi osoittaa tayttavansa ymparistoasioita koskevat vaatimukset esim. kaytossaan olevin ymparisto- tai laatujarjestelmin tai palvelun energiatehokkuussuunnitelmin. Tarjouspyynnoissa on maariteltava ne hankinnan kohteena olevaan tavaraan tai palveluun liittyvat energiatehokkuuskriteerit, jotka tarjousvertailussa otetaan huomioon. Energiatehokkuudeltaan parhaimpia vaihtoehtoja saa kayttarnalla elinkaarikustannuksia osana vertailuperusteita. Elinkaarikustannukset osoittavat tuotteen tai palvelun kaikki kayton aikaiset kustannukset, kuten yllapito- ja energiakustannukset. Vahimmaisvaatimuksina esitettyja asioita ei voida esittaa vertailukriteereina samassa tarjouspyynnossa Jarkivihreys ja ymparistonakokulmakriteerit Jarkivihreiden- ja ymparistonakokulmakriteerien mukaan tuominen hankintoihin tukee paikallisten yritysten mahdollisuutta menestya kilpailutuksissa ja samalla toteuttaa kaupungin strategiaa kestavasta kehityksesta. Hankinnoissa on pyrittava huomioimaan seuraavat jarkivihreys- ja ymparistonakokulmakriteerit: Tavarat ja palveluhankinnat: Ei osteta autoa vaan ratkaistaan liikkumis- / kuljetustarvetta Ajoneuvoissa paastoluokat, renkaissa pienempi vierintavastus Katuvaloissa valoteho I energiankulutus, Patee myos kiinteistoihin, pylvasmateriaali Ymparistomerkit Polttoaineen kulutus ja sen pakollinen seuranta, vaihtoehtoiset energialahteet, paastot kuten CO 2 Rakennusurakat (rakennukset ja infra): Vaaditaan jatteen lajittelua Vaihtoehtoisten tuotteiden salliminen Tuhkan salliminen rakenteissa Energiatehokkuus Jarkivihreat toteutustavat, hiilijalanjalki lnvestointien vaikutus kayttotalouteen Vaikutus kulkutapajakaumaan Tarve -> oikea mitoitus! Kayttooikeussopimukset: Vuokrasopimukset: velvoitetaan jatteiden lajitteluun Jarkivihrealle toiminnalle etusija (palstaviljely) 24

69 forssa l.isatietoja: Ymparistomintsterio julkaisee erilaisia kiertotalouden tavoitteita tukevia hankintaohjeistuksia Sosiaaliset ehdot ja tyolflstarnisehdot Sosiaalisia nakokohtia on mahdollista huomioida laajasti hankinnoissa. Ne liittyvat heikossa asemassa olevien, kuten tyottomien, vammaisten, ja muita heikommassa asemassa olevien vahernrnistojen tai muulla tavoin sosiaalisesti syrjaytyneiden henkiloiden integroimiseen tai uudelleen integroitumiseen yhteiskuntaan ja tyoelamaan seka heidan olosuhteidensa huomioimista muuten. Tycpaikkojen luominen ja tyollistarninen hankinnoin edistaa yhteiskuntaan sopeuttamista ja on keskeinen tekija pyrittaessa takaamaan yhdenvertaiset mahdollisuudet jokaiselle. Hankintasopimuksiin voidaan esim. sisallyttaa lausekkeita, joilla varmistetaan tietyn ryhrnan tyollistaminen tai tiettyjen tyoehtojen noudattaminen. Kaikkein hyodynnetyimpia sosiaalisia kriteereja hankinnoissa ovatkin tyollisyysnakokulmat. Sosiaalisia nakokohtia ymparistonakokohtia hankinnoissa voidaan huomioida laajasti eri nakokulmista niin hankinnan kohteen maarittelyssa, toimittajan soveltuvuuden arvioinnissa, tarjousten vertailussa kuin hankintasopimuksessakin. Hankintalain saannokset ovat suurimmaksi osaksi mahdollistavia, joten hankintayksikko voi kayttaa luovuutta pohtiessaan erilaisia ratkaisuja, jotka mahdollisimman hyvin toteuttaisivat eettisten ja kestavien hankintojen tavoitteita. Sosiaalisten nakokohtien huomioimisen mahdollisuus riippuu myos itse hankinnasta ja sen tyypista (tavara-, palvelu- vai kayttooikeussopimus). Nakokulmien on kuitenkin myos liityttava itse hankintaan ja oltava suhteessa hankinnan arvoon. Ymparisto-, sosiaali- ja tyolainsaadannon saannosten noudattamista on valvottava hankintamenettelyn eri vaiheissa, kun sovelletaan osallistujien valitsemista ja hankintasopimusten tekemista koskevia yleisperiaatteita, menettelysta pois sulkemisen perusteita ja poikkeuksellisen alhaisia tarjouksia koskevia saannoksia. Hankinnoissa voidaan kayttaa esimerkiksi seuraavia tyollistamiskriteereja: Hankintatekninen toteutustapa: Tyollistamiskriteerin hyvaksyminen on tarjouksen kelpoisuuden ehto, ja tyollistamiskriteeri on hankintasopimuksen ehtona. Tyollistamiskriteeri on pisteytetty laadullinen tarjouskriteeri. Sopimukseen kirjatun tyollistamisehdon toteuttamisesta seuraa yritykselle tarjouspyynnossa mainittu hyvitys. Mahdollisia kriteereja: Toimittaja sitoutuu tarjoamaan vahintaan yhden tyokokeilupaikan sopimuskauden aikana. Toimittaja sitoutuu tarjoamaan yhden tyokokeilupaikan kutakin sopimusvuotta kohden. 25

70 ~ forssa Tekniset eritelmat Toimittaja sitoutuu tyollistarnaan yli kuusi kuukautta tyottornana olleen henkilon kuuden kuukauden kuluessa sopimuksen allekirjoituksesta. Toimittaja sitoutuu tarjoamaan vahlntaan yhden tyokokeilupaikan tai tyoharjoittelupaikan tai tyossaoppirruspaikan sopimuskauden aikana. Toimittaja sitoutuu sopimuskauden aikana palkkaamaan vahintaan yhden palkkatukeen oikeutetun tyontekijan. Toimittaja sitoutuu tarjoamaan opiskelijalle vahintaan yhden tyossaopplrnis-, tyoharjoittelu- tai opinnaytepaikan jokaisena sopimusvuotena. Toimittaja sitoutuu tarjoamaan vahintaan yhden tyokokeilupaikan sopimuskauden aikana, mikali henkiloita ohjautuu tai hakeutuu toimittajalle tyokokeilujaksoille. Kriteeri tulee aina suhteuttaa hankinnan arvoon. Kriteerien vastaisesta toiminnasta voidaan jo tarjouspyynnossa rnaarittaa sanktio, joka suhteutetaan hankinnan arvoon. Apua saa kaupungin tyollisyyspalveluilta. 8. T ARJOUSPYYNTO Teknisin eritelmin maaritellaan tarkasti ne ominaisuudet, joita tuotteelta vaaditaan. Tarjous on hylattava, jos tuote ei tayta teknisia eritelmia. Hankinnasta vastaava henkilokunta voi maarata tavaran materiaaleista tai vaatia ymparistoa saastavaa tuotantoprosessia. Jos tarjouspyyntoasiakirjat sisaltavat tavaran ominaisuuksia koskevia vaatimuksia, kuten teknisia eritelmia, ne tulee laatia kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa noudattaen EU:n puitteissa vahvistettua yleista hankintasanastoa (CPV). Hankintasanastoa kaytetaan hankinta-asetuksen mukaisesti suppeammin EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa kuin kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa. 8.1 Tarjouspyynnon sisalto Hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnossa on pyydettava toimittajia maaraaikaan mennessa esittamaan tarjouksensa. Tarjouspyynto on tehtava kirjallisesti ja laadittava siten, etta sen perusteella voidaan antaa keskenaan vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjoajaa tai ehdokasta voidaan pyytaa maaraajassa toimittamaan, lisaamaan, selventamaan tai taydentamaan puutteellisia tai virheellisia tietoja ja asiakirjoja. Tarjouspyynnon vahimmaissisaltoa koskeva luettelo on EU-kynnysarvot ylittavia hankintoja koskien hankintalain 68 :ssa. Lain 102 :ssa on luettelo hankintailmoituksen vahimmaissisallosta kansallisissa hankinnoissa. Esimerkki tarjouspyynnon sisallosta 1. Tiedot hankintayksikosta 2. Hankinnan kohde (tausta, tarkoitus ja tavoitteet) 3. Hankinnan sisalto (maara/laajuus, yksityiskohtaisempi kuvaus) 4. Sovellettava hankintamenettely ja viittaus hankintalakiin; pienhankinnoissa maininta, ettei ole hankintalain alainen 26

71 forssa 5. Sopimuskausi (pituus ja mahdolliset optiot) 6. Soveltuvuus- ja vahirnmaisvaatirnukset ja niiden osoittaminen: tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuuteen iiittyvat perusvaatimukset, yleinen luotettavuus, taloudellinen asema seka tekniset ja muut (esim. ammatilliset) edellytykset seka tarjouspyynnon mukaisuus tilaajavastuulain mukaisten vaatimusten tayttyrninen EU-hankinnoissa on vaadittava kaytettavaksi yhteista eurooppalaista hankinta-asiakirjaa (ESPD) hankintamenettelyn aikana alustavana nayttona siita, etta poissulkemisperusteet eivat rasita ehdokasta tai tarjoajaa seka siita, etta ehdokas tai tarjoaja tayttaa hankintayksikon asettamat soveltuvuusvaatimukset. 7. Tarjouksen valintaperuste: Kokonaistaloudellinen edullisuus Uudessa hankintadirektiivissa halvimman hinnan valintaperuste poistettiin. Hankintayksikoiden on kaytettava valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta. Kaytannossa vertailuperusteena voidaan edelleen kayttaa halvinta hintaa tai kustannuksia, mutta hankintapaatoksessa on perusteltava, miten hankinnan laadulliset vaatimukset tayttyvat / miten laadulliset nakokohdat on huomioitu hankittavassa kokonaisuudessa. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla: i. halvin hinta ii. kustannuksiltaan edullisin hinta (esim. elinkaarikustannukset) iii. hinta-laatusuhteeltaan paras ratkaisu Tavarahankinnat on jatetty perusteluvelvollisuuden ulkopuolelle, koska tavaroiden laatuun liittyvat tekijat ovat yleensa olennainen osa tuotteen maarittelya ja nain ollen sisaltavat laadulliset tekijat. Tarjouspyynnossa on esitettava kaikki vertailukriteerit, jotka hankintaa koskevassa paatoksenteossa otetaan huomioon. 8. Vaadittavat huolto- ja kayttoohjeet, koulutukset, varaosien saanti, huolto- ja korjausmahdollisuudet ym. hankinnan toteuttamiseen oleellisesti vaikuttavat asiat, jotka tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava/selvitettava 9. Hinta ja kaupalliset ehdot (kokonaishinta tai/seka eri osa-alueiden hinnat, sitovuus ja korotusperusteet) 10. Laskutus- ja maksuehdot 11. Sopimusmenettely ja -ehdot, erimielisyyksien ratkaiseminen 12. Tarjousasiakirjojen julkisuus 13. Tieto asiakirjoista mahdollisesti perittavista maksuista 14. Paiva, johon mennessa mahdolliset lisakysymykset tulee lahettaa 27

72 f orssa 15. Tarjouksen toimittaminen: tarjouksen [attoaika, -osoite 16. Tarjouksessa tarvittavat tunnistetiedot (mm. hankinnan tunnus, tarjoajan tiedot) 17. Tarjouksessa tarvittavat tarjouksen antajan sahkoiset yhteystiedot hankintapaatoksen tiedoksiantoa varten 18. Tilaajan tiedot (lisatietojen antaja, yhteystiedot ja mahdolliset eri osoitteet) 19. Liiteluettelo ja liitteet 20. Allekirjoitus Tarjouspyynnossa tulee pyrkia selkeaan ja yksinkertaiseen ilmaisuun. Tarjouspyynnon otsikkoon tulisi rnerkita rnita hankitaan ja sana tarjouspyynto esim. Auran hankintaa koskeva tarjouspyynto. Tama helpottaa tarjouspyynnon loytymlsta hakutyokalulla. Tarjouspyyntoluonnoksen lahettarninen kommenttikierrokselle ennen varsinaisen tar [ouspyynnon lahettarnista on rnyos mahdollista. Tama antaa toimittajille mahdollisuuden esittaa kommentteja tarjouspyyntoluonnoksen sisallosta. Kommentteja tulee pyytaa avoimesti mahdollisimman monelta tarjoajalta, esimerkiksi kaikilta markkinakartoitukseen osallistuneilta tarjoajilta. Myos neuvottelu tarjouspyynnon sisallosta avoimesti toimittajien kanssa on mahdollista, mikali neuvottelut eivat vaaranna tasapuolista ja syrjimatonta kohtelua tarjouskilpailussa. Tarjousten vertailuperusteiksi voidaan sisallyttaa kriteereihin erilaisia laadun ja hinnan taustalla olevia vaatimuksia, jolloin pienilla ja myos paikallisilla yrityksilla voi olla mahdollisuus hyodyntaa suhteellisia vahvuuksiaan, kuten reagointikykya ja joustavuutta. Paikallisen pienyrityksen vahvuuksia voidaan hyodyntaa hankintayksikon asettamissa vertailuperusteissa esimerkiksi palvelun saavutettavuudella virka-ajan ulkopuolella iltaisin tai viikonloppuisin tai silla, miten nopeasti asiantuntija on saatavissa tarvittaessa paikalle. Vertailuperusteissa tulee kuitenkin olla tarkkana, koska ne eivat saa olla syrjivia. "Tapauksessa MAO: oli kyse siita, kun pesulapalveluihin liittyvassa hankinnassa kaytettiin vertailuperusteena kuljetuksiin liittyvia ymparistotekijoita. Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus ja yhtena vertailuperusteena oli kuljetuksiin liittyvat ymparistotekijat. Pisteita sai sita enemman, mita lyhempi kuljetusmatka hankintayksikkoon nahden oli. Markkinaoikeus katsoi, etta ymparistonakokohtien huomioiminen on sinallaan mahdollista, kunhan ne liittyvat hankinnan kohteeseen. Kuitenkaan kuljetusmatkan pituutta ei saanut kayttaa markkinaoikeuden mukaan vertailuperusteena siten, etta vertailuperusteen arviointi perustuu pelkastaan matkan pituuteen, koska ta/loin vertailuperuste asettaa tarjoajat epatasa-arvoiseen asemaan sijoittumispaikan perusteella. Vertailuperuste oli taman vuoksi syrjiva." 28

73 forssa 8.2 Pakollinen ilmoitusvelvollisuus 8.3 Tarjousaika Kaikista EU-hankinnoista ja kansallisen kynnysarvon ylittavista hankinnoista on ilmoitettava julkisten hankintojen sahkoisessa ilmoituskanavassa HILMAssa: Kun EU-kynnysarvon ylittavasta hankinnasta on tehty sopimus (mukaan lukien suorahankinnat) tai kun hankinta on keskeytetty, on siita tehtava jalki-ilmoitus. Jalki-ilmoitusvelvollisuus koskee myos hankintoja, joista on julkaistu pelkastaan ennakkoilmoitus eika lainkaan hankintailmoitusta. Kaupungin hankintapalvelu vastaa tarvittavista julkisista ilmoituksista tekernalla hankintailmoitukset sankoisella kilpailutusjarjestelmalla. Pienhankinnoissa ja kansalliset kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa ehdokkaille on varattava hankinnan laajuus ja laatu huomioon ottaen kohtuullinen aika tarjousten tekemiseen. Tarjousajan pituutta harkittaessa tulee ottaa huomioon kilpailumahdollisuuksien hyvaksikayton ja tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimukset, tarjouskohteesta riippuen pienhankinnoissa 1-3 viikkoa ja kansallisissa hankinnoissa 2-4 viikkoa. EU-kynnysarvot ylittavissa menettelyissa on tarjousajalle saadetty vahimmaismaaraajat (lisatietoa muun muassa: Tarjousten vastaanotto 8.5 Tarjousten kasittely Kynnysarvon ylittavia hankintoja koskevat tarjoukset otetaan vastaan sahkoisesti ja yleensa kilpailutusjarjestelman kautta. Muulla tavoin toimitetut (ei kuitenkaan henkilokohtaiseen postiin/sahkopostiin vaan yleiseen ja neutraaliin sahkopostiin/paikkaan, kuten kirjaamo), maaraaikana saapuneet tarjoukset kirjataan (tarjouksen saapumisaika ja vastaanottajan nimi). Tarjoukset pysyvat suljettuina, ja tarjousten vastaanotto on jarjestettava siten, ettei tarjousehtojen salaisuutta vaaranneta. Tarjoukset avataan hankintayksikossa, ja avaustilaisuudesta laaditaan allekirjoitettu avauspoytakirja, johon liitetaan saadut tarjoukset. EU-kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa ei voida ottaa huomioon muita kuin sahkoisen kilpailutusjarjestelman kautta tulleita tarjouksia. Kynnysarvon alittavissa hankinnoissa tarjousten vastaanottoa koskevia maarayksia noudatetaan soveltuvin osin. Tarjousten kasittelya voidaan kutsua kolmivaiheiseksi, koska monesti tarjouspyynnot rakennetaan niin, etta ne sisaltavat 1) yrityksen soveltuvuutta koskevia vahimmaisvaatimuksia 2) hankinnan kohdetta koskevia vahimmaisvaatimuksia ja 3) hankinnan kohteen vertailuperusteita. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi on erotettava tarjousten tarjouspyynnonmukaisuuden tarkastamisesta ja tarjousten vertailusta, jotka ovat omia erillisia vaiheita hankintamenettelyssa. 29

74 ~ forssa Mania vahimmaisvaatirnusten osalta huomioitavia ominaisuuksia voidaan ottaa huomioon vaihtoehtoisesti rnyos vertailuperusteissa. Vertailuperusteiden kayttarnisen lisaarvona vahimrnaisvaatimuksiin nahden on niiden asteittainen toimintaperiaate: tarjousten valiset erot ovat hienovaraisempia, silla naita kuvataan tarjousten hylkaarnisen ja hyvaksyrnisen sijasta piste-eroin. 8.6 Tarjoajan soveltuvuus ja poissulkeminen Hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnossa voidaan asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Asetettujen vaatimusten taytyy olla perusteltuja ja oikeassa suhteessa hankinnan laajuuteen nahden. Tarjouskilpailusta on mahdollisuus sulkea pois sellaiset tarjoajat, jotka ovat osoittautuneet epaluotettaviksi muun muassa siksi, etta nama ovat rikkoneet ymparistovelvoitteita tai etta pyydettyja velvoitteita ei ole otettu huomioon tarjouksessa. Sosiaalisina soveltavuusvaatimuksina voi olla, etta tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja elakevakuutusmaksujen maksamisesta seka ottanut tarjousta laadittaessa huomioon tyosuojelua, tyooloja ja tyoehtoja koskevat lakisaateiset velvoitteet. Hankintalain 80 :n mukaisia pakollisia poissulkemisperusteita sovelletaan kaikissa kaupungin hankinnoissa, mika on mainittava tarjouspyynnossa tai hankintailmoituksessa. Tarjoajalta voidaan vaatia vakuutus siita, etta sita ei koske mikaan pakollinen poissulkemisperuste. EU-kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa tulee vaatia rikosrekisteriotteet luvun mukaisesti. Lisaksi voidaan haluttaessa soveltaa hankintalain mukaisia harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita, jolloin siita tulee mainita tarjouspyynnossa tai hankintailmoituksessa. EU-kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa tarjoajan soveltuvuusvaatimusten seka pakollisten ja harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden tayttymisen osalta soveltuvuuden alustavana nayttona on kaytettava yhteista eurooppalaista hankinta- asiakirjaa: ESPD (European Single Procurement Document). ESPD-lomake on paaosiltaan tyhjentava lista soveltuvuusvaatimuksista. Poissulkemisperusteiden tayttymista tai tayttymatta jattamista koskevat ajantasaiset asiakirjat vaaditaan vain tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta. Hankinnan luonteen perusteella voidaan myos itse asettaa vaatimuksia tarjoajien taloudelliselle tilanteelle, tekniselle suorituskyvylle ja ammatilliselle patevyydelle seka pyytaa tarjoajia toimittamaan niita koskevia selvityksia. Vaatimuksista on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Tarjoajat, jotka eivat tayta naita asetettuja vahimmaisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjoajan soveltuvuutta koskevien vaatimusten on liityttava tarjoajan edellytyksiin toteuttaa hankinta seka oltava suhteellisuusperiaatteen mukaisesti suhteutettava hankinnan luonteeseen, kayttotarkoitukseen ja laajuuteen. Esimerkiksi taloudellista ja rahoituksellista tilannetta koskevien vaatimusten avulla voidaan pyrkia varmistamaan, etta tarjoaja ei mene konkurssiin kesken sopimuskauden tai etta tarjoajalla on kaytettavissa sopimuksen tayttamiseen riittavat taloudelliset resurssit. Tekniseen suorituskykyyn liittyvien vaatimusten on luonnollisesti kohdistuttava nimenomaan hankinnan kohteena olevan palvelun suorittamiseksi tarpeellisiin seikkoihin. 30

75 ~ forssa 8. 7 Tarjousten vertailu Hankintalain mukaan tarjoajilta vaadittava vuotuinen vahirnmaisliikevaihto saa olla enlntaan kaksi kertaa hankintasopimuksen ennakoidun arvon suuruinen, ja sen kayttamisen soveltuvuusehtona tulee aina olla perusteltua hankinnan luonteesta johtuvasta syysta. Referenssivaatimuksien kaytto tulee perustella. Referenssin vaatimisella tulee olla aina rnerkitysta tarjoajan kykyyn toteuttaa kyseessa oleva hankinta. Tarjouksista on valittava aina kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous eli se tarjous, jonka peruste on joko: 1. Hinnaltaan halvin. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvin hinta. 2. Kustannuksiltaan edullisin. Perusteena on erityisesti talloln hankinnan elinkaarikustannuksia, joita ovat mm. hankintakustannukset, kayttokustannukset, huoltokustannukset seka kierratys- ja jatevaiheen kustannukset ja muut rakennusurakoiden, tavaroiden tai palvelujen elinkaaren aikaiset kustannukset. Tarjousten vertailussa voidaan myos huomioida ulkoisista ymparistovaikutuksista aiheutuvat ja hankinnan kohteeseen sen elinkaaren aikana liittyvat kustannukset, jos niiden rahallinen arvo voidaan maarittaa ja tarkistaa. 3. TAI hinta-laatusuhteeltaan paras. Valintaperusteeksi asetetaan hinta-laatusuhteen vertailuperusteita, jotka liittyvat laadullisiin, yhteiskunnallisiin, ymparisto- tai sosiaalisiin nakokohtiin tai innovatiivisiin ominaisuuksiin. Laatuun liittyvia perusteita ovat esimerkiksi tekniset ansiot, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet, esteettomyys, kaikkien kayttajien vaatimukset tayttava suunnittelu, kayttokustannukset, kustannustehokkuus, myynnin jalkeinen palvelu ja tekninen tuki, huolto ja toimituspaiva tai toimitus- tai toteutusaika seka muut toimitusehdot. Lisaksi voidaan ottaa huomioon myos hankintasopimuksen toteutukseen osoitetun henkiloston patevyys ja kokemus. Pisteytysta suunniteltaessa on tarkkaan mietittava, mita osa-aluetta arvostetaan ja kuinka paljon. Hinnan osuuden oltaessa yli 70 % se on perusteltava erittain painavalla syylla. Painava syy voi olla esimerkiksi se, etta laatuvaatimukset on otettu laajalti huomioon pakollisina vaatimuksina. Ainoastaan tarjouspyynnossa ilmoitettuja vertailuperusteita voidaan kayttaa. Muita kuin ilmoitettuja vertailuperusteita ei voida kayttaa, eika vertailua voida tehda jattamalla jokin ilmoitettu vertailtava seikka vertailematta. Kesken tarjouskilpailun tai vertailuvaiheessa ei voida lisata, poistaa tai muuttaa etukateen asetettuja vertailuperusteita, osatekijoita tai painotuksia eli ei saada luoda uusia alakriteereja eika arvostaa sellaisia asioita, joita ei ole mainittu tarjouspyynnossa. Vertailussa ei saada kayttaa hyvaksi muita kuin tarjouksissa mainittuja tietoja. Kaytettaessa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena hinta-laatusuhdetta on ilmoitettava hinta-laatusuhteen vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnossa, esimerkiksi hinta 50 %, ensimmainen ominaisuus 30 %, toinen ominaisuus 10 % ja kolmas ominaisuus 10 %. 31

76 forssa 9. HANKINTAPAATbS Tarjouksen valinnassa on kiinnitettava huomiota rnyos saatujen tarjouksien uskottavuuteen. Hankintalain 96 :n mukaisesti EU-kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa hankintayksikon on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Hankinnan laatuun ja laajuuteen nahden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhainen tarjous voidaan hylata, jos tarjoajan antama selvitys tai muu toimitettu naytto ei tyydyttavasti selita tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa Vertailu tulee tehda silla tarkkuudella, etta tarjoajille kay ilmi oman tarjouksen sijoittuminen suhteessa muihin. Vertailuperusteiden soveltamisesta saatu plstemaara perustellaan. Vertailusta tulisi ilmeta, miten kutakin tarjousta on arvioitu suhteessa toisiin kunkin vertailuperusteen osalta. Tarnan jalkeen tarjousten pisternaaria verrataan keskenaan ja esitetaan johtopaatos siita, mika tarjouksista oli paras. Vertailu tulee perustella hankintapaatoksessa tai perustelumuistiossa. Perustelujen tulee olla riittavia, jotta asianosaiset voivat arvioida paatoksen oikeellisuutta ja oikeussuojan tarvetta. Pisteytyksen ja laskentakaavan tulee pysya kaikkien tarjousten vertailuperusteiden osalta samanlaisena. Pisteytyksessa kaytettava pisteasteikko on tullut maaritella tarjouspyynnossa. Sen tulee olla samansuuruinen kaikkien painoarvolla kerrottavien vertailuperusteiden osalta (esim. 0-10), muuten vertailuperusteiden painoarvot muuttuvat. Pisteytyksen tulee noudattaa vertailtavien tekijoiden suhteellista eroa myos laadullisten tekijoiden osalta. Hankinnasta vastaavan on tehtava ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista seka tarjousmenettelyn ratkaisuista kirjallinen ja perusteltu hankintapaatos hankintaohjeen pienhankintoja, kansallisia hankintoja seka EU- kynnysarvot ylittavia hankintoja koskevien kohtien mukaisesti. Erityista huomiota on kiinnitettava hankintapaatosten ja hankintasopimusten asianmukaiseen tekemiseen ja niiden tallentamiseen sahkoiseen sopimushallintajarjestelmaan. Hankintapaatoksen otsikosta tulisi aina loytya sana hankinta, jotta kyseinen paatos loytyisi helpommin hakutyokalulla. Hankintapaatbksen muistilista: Hankintapaatoksesta tai sen liitteista on kaytava ilmi alla olevat tiedot ja paatoksen perustelut eli ratkaisuun olennaisesti vaikuttaneet seikat, kuten i. voittaneen tarjoajan nimi ii. ehdokkaan tai tarjoajan tai tarjouksen poissulkemisen perusteet iii. keskeiset perusteet, joilla hyvaksyttyjen tarjousten vertailu on tehty Tiedot vertailuperusteiden soveltamisesta sellaisella tarkkuudella, etta tarjoajille kay ilmi oma sijoittuminen suhteessa muihin tarjoajiin. Montako tarjousta on saatu ja hylattiinko tarjouksia eli hankintaprosessin kulku. Suositeltavaa on mainita voittaneiden tarjousten hinnat. 32

77 ~ forssa Julkisuuslaki ja tarjousten mahdolliset liikesalaisuudet tulee huomioida hankintapaatosta laadittaessa. Hankintapaatokseen on liitettava i. valitusosoitus eli ohjeet muutoksenhakua varten markkinaoikeudelle ii. hankintaoikaisuohje eli ohjeet hankintaoikaisua koskevan oikaisuvaatimuksen tekemisesta hankintayksikclte. 10. MUUTOKSENHAKU Paatos perusteluineen ja muutoksenhakuohjeineen on annettava tiedoksi niille, joita asia koskee. Tiedoksianto tehdaan ensisijaisesti sahkoisesti kayttaen tarjoajan ilmoittamaa sahkopostiosoitetta. Tiedoksiantoa koskevaan viestiin on rnerkittava tieto viestin lahettarnispaivasta. Paatos sitoo kaupunkia, kun kirjallinen hankintasopimus on tehty. Kansallisia seka EU-kynnysarvot ytittavia hankintoja koskevaan paatokseen tai rnuuhun hankintamenettelyssa tehtyyn ratkaisuun voidaan hakea muutosta saattamalla asia markkinaoikeuden kasiteltavaksi. Markkinaoikeuteen voi valittaa tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee. Hankintayksikon paatokseen tai muuhun hankintamenettelyssa tehtyyn ratkaisuun tyytymaton voi lisaksi tehda hankintayksikolle kirjallisen hankintaoikaisuvaatimuksen. Hankintaoikaisuvaatimus voidaan tehda myos pienhankinnoissa, jotka eivat muutoin kuulu hankintalain soveltamisalaan. Pienhankinnoissa on hankintaoikaisuvaatimuksen lisaksi mahdollisuus tehda kuntalain mukainen oikaisuvaatimus Hankintayksikko voi itse ottaa hankintapaatoksen tai ratkaisun korjattavakseen 90 paivan kuluessa siita, kun hankintaoikaisun kohteena ollut paatos on tehty. Hankintaoikaisu voi perustua virheelliseen lain soveltamiseen tai asiassa ilmenneeseen uuteen tietoon, joka voi vaikuttaa paatokseen. Hankintaoikaisua voidaan kayttaa myos tilanteessa, jossa hankintapaatoksen tekemisen jalkeen sopimusneuvottelut valitun tarjoajan kanssa kariutuvat tai kyseinen tarjoaja ei kykenekaan toteuttamaan hankintaa. Asianosaisen on esitettava hankintaoikaisuvaatimus 14 paivan kuluessa siita, kun tama on saanut tiedon hankintapaatoksesta tai muusta hankintamenettelyssa tehdysta ratkaisusta. Muutosta hakevan on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikolle asian saattamisesta markkinaoikeuteen. Valituksen tultua vireille markkinaoikeus voi kieltaa, keskeyttaa tai sallia hankintapaatoksen taytantoonpanon taikka maarata hankintamenettelyn muutoin keskeytettavaksi valiaikaisesti markkinaoikeuden kasittelyn ajaksi. 33

78 f orssa 11. HANKINTASOPIMUS 11.1 Kirjallinen sopimus Valitun tarjoajan kanssa tehdaan kirjallinen sopimus. Hankintasopimus syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. Tama on syyta kirjata jo tarjouspyyntoon. Ennen sopimuksen allekirjoittamista Tilaajavastuulain mukaan ennen sopimuksen tekernista tilaajan on pyydettava ja tolmittajan annettava tilaajan selvitysvelvollisuutta koskevan lain (1233/2006) mukaiset selvitykset, joista todisteena ovat: 1. Selvitys siita, onko yritys merkitty ennakkoperintalain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintarekisteriin ja tyonantajarekisteriin seka arvonlisaverolain ( 1501 /1993) mukaiseen arvonlisaverovelvollisten rekisteriin. 2. Kaupparekisteriote 3. Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siita, etta verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Samalla todistuksella ilmoitetaan rnyos, onko yritys arvonlisaverovelvollisten rekisterissa, ennakkoperintareklsterlssa tai tyonantajarekisterissa. 4. Todistus elakevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys eraantyneiden elakevakuutusmaksujen maksusopimuksesta 5. Selvitys tyohon sovellettavasta tyoehtosopimuksesta tai keskeisista tyoehdoista 6. Selvitys lakisaateisen tyoterveyshuollon jarjestamisesta. Rakentamistoiminnan osalta pyydetaan myos selvitys voimassa olevasta tapaturmavakuutuksesta. Luotettavana selvityksena hyvaksytaan myos tilaajavastuu.fi / Luotettava Kumppani - raportit, jotka sisaltavat kaikki tilaajavastuulain edellyttamat selvitykset. Yli 12 kuukautta voimassa olevan sopimussuhteen aikana sopimuspuolen on toimitettava edella 1-3 kohdissa tarkoitetut todistukset tai tiedot 12 kuukauden valein. Tilaajalle asetettu velvoite on tiukka, ja velvoitteen laiminlyonnista voidaan maarata sopimuskohtainen laiminlyontimaksu. Lisatietoja: Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista tyovoimaa kaytettaessa ( 1233/2006) seka Etela-Suomen aluehallintovirastosta, jonka tyosuojelun vastuualue vastaa tilaajavastuulain valvonnasta koko Suomessa. Hankintalain 88 :aan on kirjattu velvoite rikostaustan tarkastamiseen EU- kynnysarvot ylittavissa hankinnoissa ennen hankintasopimuksen tekemista. Hankintayksikko pyytaa hankintapaatoksen jalkeen sopimustoimittajaksi valittavalta asiaan kuuluvat rikosrekisteriotteet. Yritys tai henkilo itse pyytaa oikeusrekisterikeskukselta rikosrekisteriotteen jokaisesta henkilosta, joka on ehdokkaan tai tarjoajan hallinto-, johto-, tai valvontaelimen jasen tai kayttaa edustus-, paatos-, tai valvontavaltaa kyseisessa yrityksessa tai yhteisossa; otteen luovuttaminen edellyttaa kyseessa olevan henkilon 34

79 forssa suostumusta. Rikosrekisteriotteet toimitetaan pyydettyyn postiosoitteeseen kirjeitse. Rikosrekisteriotteen tiedot ovat salassa pidettavia eika niista saa ottaa jaliermosta tai tallentaa eika ilmaista tietoja ulkopuolisille. Tarkistamisen jalkeen ote on havitettava tai palautettava henkilolle, jota se koskee. Esitetty rikosrekisteriote ei saa olla kahtatoista kuukautta vanhempi. Jos otetta ei toimiteta tai jos siita ilmenee jokin pakollinen poissulkemisperuste, ei sopimusta voida allekirjoittaa Hankintasopimuksen sisalto Hankinnasta tulee tehda kirjallinen hankintasopimus kahtena samasanaisena kappaleena. Sopimuksen on oltava sopimusoikeudellisesti, taloudellisesti ja hankinnan kohteen kannalta tarkoituksenmukainen ja kattava. Laadinnassa kaytetaan tarjouspyyntoa ja tarjousta sopimuksen teon pohjana; lisaksi voidaan kayttaa valmiita malleja tai yleisia sopimusehtoja, mutta niiden yleisyyden vuoksi on aina tarkistettava mallin/ehtojen soveltuvuus kyseiseen hankintaan. Sopimukset tallennetaan sahkoiseen sopirnushallintajarjestelrnaan. Esimerkki hankintasopimuksen sisallosta: 1. Sopimuksen osapuolet 2. Yhteyshenkilot 3. Hankintapaatos Uohon sopimus perustuu) 4. Sopimuksen kohteena oleva tavara/palvelu 5. Sopimuksen laajuus (esim. rajaukset, hankinnassa mukana olevat tahot) 6. Sopimuskausi / toimitusaika 7. Oikeudet ja velvollisuudet (mm. tilaajavastuu, raportointi, reklamaatioiden kasittely) 8. Ehdot i. Hinnat ja kaupalliset ehdot ii. Maksuehto ja viivastyskorko iii. Palvelua koskevat ehdot iv. Tilaus- ja toimitusehdot v. Muut ehdot esim. JYSE 2014 Tavarat / Palvelut 9. Tarkastusoikeus / -velvollisuus 10. Viivastykset ja muut sopimusrikkomukset, niista ilmoittaminen ja seuraukset 11. Sopimusta koskevien erimielisyyksien ratkaiseminen 12. Sopimusasiakirjat ja niiden julkisuus 13. Sopimusasiakirjojen patevyysjarjestys (esim.1.sopimus, 2.Tarjouspyynto, 3. JYSE 2014, 4. Tarjous) 14. Allekirjoitukset 35

80 ~ forssa 11.3 JYSE- ja YSE-sopimusehdot Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot eli JYSE-ehdot ovat valtiovarainministerion yllapitarnia sopimusehtoja. Ehdot sisaltavat hankintalain asettamia vaatimuksia sisaltavia ehtoja. Sopimusehdot ovat erilliset tavaroille ja palveluille. Ehtojen kayttaminen on suositeltavaa. Mikall ehtoja halutaan kayttaa, tulee tarjouspyyntoon sisallyttaa maininta siita, etta tulevaan hankintasopimukseen sovelletaan tuotteiden osalta JYSE 2014 TAVARAT -sopimusehtoja tai palveluiden osalta JYSE 2014 PALVELUT - sopimusehtoja. Rakennusurakoissa on suositeltavaa kayttaa YSE-sopimusehtoja Toimituksen tarkastaminen ja palvelun seuranta Hankintaykslkon on tarkastettava, etta saatu tavara tai palvelu vastaa sita, mita on sovittu. Mikali tilattu tuote tai palvelu ei vastaa sovittua, tulee virheesta tehda reklamaatio toimittajalle mahdollisimman pian Suoritushairiot, reklamaatiot ja hyvitykset suoritushairioista Jos tavaran tai palvelun toimitus viivastyy tai on puutteellista, on asiasta tehtava toimittajalle kirjallinen reklamaatio viipymatta. Reklamaatio on tehtava myos mista tahansa muusta sopimuskauden aikana tehdyista virheista. Reklamaatio tulisi aina tehda kirjallisena. Reklamaatioon kannattaa kirjata ainakin seuraavat asiat: asioiden taustat sopimus ja osapuolet mita suorituksesta on sovittu reklamaation syy, eli miten suoritus poikkeaa sovitusta (yksiloidaan puutteet, virheet, sopimusrikkomus) yksiloidaan rikkomuksesta reklamoijalle aiheutuneet seuraamukset esitetaan vaatimukset ja yksiloidaan ne niin hyvin kuin tassa vaiheessa on mahdollista (esim. korvattavien vahinkojen maara) varataan oikeus tasmennettyjen yksiloityjen vaatimusten esittamiseen myohemmin (esim. vahingon maara ei ole tassa vaiheessa viela valttamatta tiedossa) paivays ja allekirjoitukset Tehdyt reklamaatiot ja niihin saadut vastaukset tulee sailyttaa huolellisesti, jotta niihin voidaan palata tarpeen mukaan. Reklamaatiot lisataan asianhallintajarjestelmaan kyseisen asian kohdalle. Lisaksi kyseiseen sopimukseen tehdaan sopimushallintajarjestelmassa merkinta reklamaatiosta. Jos sopimus halutaan virheiden tai viivastysten vuoksi myohemmin purkaa, tulee reklamaatiot voida nayttaa toteen. 36

81 forssa 11.6 Sopimusmuutokset Hankintayksikolla on oikeus saada hyvitysta vlrheista hankintasopimuksessa sovittujen ehtojen mukaisesti. Naita hyvityksia on hyva vaatia, mikati sopimuksen mukaan se on mahdollista. Uuden sopimuskauden alkaessa on hyva olla erityisen tarkkana sopimusrikkomusten kanssa, jotta sopimuskumppani huomaa, etta kaupunki seuraa toimituksia ja etta virheisiin ja viivastyksiin puututaan. Hankinnan kilpailuttaneen henkilokunnan vastuulla on valvoa sopimuksen toteutumista sopimuskaudella. Sopimusta ei saa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman uutta hankintamenettelya. Sopimuksen olennainen muuttaminen voidaan tulkita laittomaksi suorahankinnaksi. Sopimuksen olennainen muuttaminen tarkoittaa esim. tavara- tai palveluhankinnoissa sellaista lisatilausta, jonka arvo on yli 1 O % hankinnan alkuperaisesta arvosta (15 % rakennusurakoissa) ja josta ei ole tarjouspyynnossa ollut mainintaa. Muutokset ovat mahdollisia, jos niista on selkeasti mainittu jo tarjouspyynnossa. Hankintasopimuksen muuttamisen edellytyksista saadetaan hankintalain 136 :ssa. Kaikista sopimusta koskevista muutoksista tulee sopia kirjallisesti toisen osapuolen kanssa. 12. HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Tarjousasiakirjojen julkisuutta saatelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) siten, kuin julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 138 :ssa saadetaan, esimerkiksi: tarjouspyynto on julkinen, kun se on allekirjoitettu hankintapaatos tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu tai kun hankintapaatoksen tehneen toimielimen kokouspoytakirja on tarkastettu tarjousten vertailuasiakirja tulee julkiseksi, kun sopimus on tehty Ennen hankintapaatoksen tekoa hankinta-asiakirjat eivat ole julkisia. Hankintapaatoksen tekevan toimielimen kokouksen esityslistaan, joka julkistetaan ennen kokousta, ei tulisi kirjata esittelijan ehdotusta, josta kay ilmi saapuneiden tarjousten sisalto. Esittelijan ehdotus voidaan toimittaa toimielimen jasenille esimerkiksi esityslistan erillisena ei-julkisena liitteena. Asianosaisella on oikeus saada tieto asiakirjoista jo ennen niiden julkiseksi tuloa, jos on kyse asiasta, joka voi tai on voinut vaikuttaa hanen asiansa kasittelyyn. Liikesalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot eivat ole julkisia. Tasta syysta tarjoajan tulee tarjouksessaan maaritella selkeasti liike- ja ammattisalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot. Tarjotun palvelun kokonaishinta ei kuitenkaan ole liike- tai ammattisalaisuus. 37

82 Kyha , liite 4

83 I I I Opetus- ja kulttuurirninisterio PL Valtioneuvosto Lounais-Harneen koulutuskuntayhtyma PL Forssa ~ C ' Asiakirjan nimi: Asiakirjan paivamaara: Diaarinumero: Asiakirjan tunnus / Docid: Asiakirjan allekirjoittajat: Tarkistesumma: Ammatillisen koulutuksen strategiarahoitus OKM/81/521/ Opetusneuvos, Jukka Lehtinen, Esittelija, :01 :30, Ylijohtaja, Mika Tammilehto, Paattaja, :46:34, myu/ugfsvkauypf+frsbn14uwe8= 0 u C " Asiakirja on sahkoisesti allekirjoitettu opetus- ja kulttuuriministerion sahkoisessa tietojarjestelmassa. Lisatietoja opetus- ja kulttuuriministeribn kirjaamosta (kirjaamo@minedu.fi, puh ) Opetus- ja kulttuuriministerio Meritullinkatu 1 0, Helsinki I PL 29, Valtioneuvosto Puh I kir1aamo@minedu.fi Undervisnings- och kulturministeriet Sjotullsqatan 1 0, Helsingfors I PB 29, StatsrAdet Tfn I kirjaamo@m1nedu.fi Y-tunnus FO-nummer

84 I I Paatos OKM/81/521/2019 l.ounais-harneen koulutuskuntavhtvrna PL Forssa Viite Hakemuksenne Asia Paatos ammatillisen koulutuksen strategiarahoituksen mvontamlsesta vuonna 2019 Opetus- ja kulttuurirninisterio rnvontaa opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain (1705/2009) 32 h :n nojalla strategiarahoituksena rnvonnettavan ammatillisen koulutuksen valtionavustuksen kavtettavaksl ta man paatoksen mukaisesti. Ehdot ja rajoitukset dnro 3/091/2018 ovat osa paatosta. Paatoksen perusteena ovat olleet hakemuksessa ja sen liitteena olevassa kustannusarviossa esitetyt kustannukset ja tu lot. Mvonnetvlla strategiarahoituksella tuetaan ja ohjataan ammatillisen koulutuksen jarjestajia heidan toimintansa kehittamisessa ja uudistamisessa koulutuspoliittisten tavoitteiden mukaisesti. Vuonna 2019 rnvonnettavalla strategiarahoituksella tuetaan erityisesti ammatillisen koulutuksen jarjestajien toimintakyvyn vahvistamista, ammatillisen koulutuksen ydinprosesseihin (HOKS-prosessi ja koulutus- ja oppisopimuksen palveluprosessi) osaamisen kehittamista, lentokoneasennuskoulutuksen valtakunnallista kehittamista seka ammattitaitokilpailujen jarjestamista. Koulutuksen jarjestajalle myonnettava strategiarahoitus Opetus- ja kulttuuriministerio myontaa koulutuksen jarjestajalle strategiarahoituksena yhteensa euroa kaytettavaksi ammatillisen koulutuksen ydinprosesseihin liittyvan osaamisen varmistamiseen. Strategiarahoitus ammatillisen koulutuksen ydinprosesseihin liittyvan osaamisen varmistamiseen on tarkoitettu seka HOKS-prosessiin etta koulutus- ja oppisopimuksen palveluprosessiin liittyvan osaamisen kehittamiseen. Strategiarahoituksella on tarkoitus tukea koulutuksen jarjestajan toiminnan ja ydinprosessien kehittamista uuden lain ja valtakunnallisten toimintamallien mukaiseksi. Tata kautta maararahan puitteissa tuetaan myos ehoks-palvelun kayttoonottoa, joka edellyttaa edella kuvattua yhdenmukaisten ydinprosessien kehittamista ja kayttoonottoa. Opetus- ja kulttuuriministerio Meritullinkatu 10, Helsinki I PL 29, Valt,oneuvosto Puh I kirjaamo@minedu.f1 Undervisnings- och kulturministeriet Sj01ullsgatan 10, Helsingfors [ PB 29, Statsr~det Tin I kir1aamo@minedu.fi Y-tunnus FO-nummer

85 I I r.~ ~ Opetus- ja kulttuurirninisterio ei ole voinut mvontaa haettua strategiarahoitusta taysimaaraisena ottaen huomioon kavtettavissa olevan rnaararahan, vuoden 2019 strategiarahoituksen mvontokriteerit ja hakemuksessa esitetyt toimenpiteet, joihin strategiarahoitusta ei rnvonneta. Strategiarahoitusta ei rnvonneta vuoden 2018 strategiarahoituksella rahoitettuun toimintaan, joiden tavoitteena oli: organisaation toimintakulttuurin laaja-alainen uudistaminen tiedolla johtamisen kehittarninen urheilijoiden ammatillisen koulutuksen kehittarninen maatalousalan koulutuksen ja koulutuksen jarjestajien tvonjaon kehittarninen teknologia-alan koulutuksen valtakunnallinen kehittaminen vhteistvossa tvoelarnan kanssa Strategiarahoitusta tarjonnan rakenteen uudistamiseksi ei myonneta kehittamishankkeisiin, jotka eivat lisaa ammatillisen koulutuksen jarjestajien valista tyonjakoa tai vahenna ammatillisen koulutustarjonnan paallekkaisyytta alueella tai valtakunnallisesti. Strategiarahoitusta ei myonneta selvityshankkeisiin tai tyoelaman tarpeiden kartoittamiseen, jos hakemuksessa ei ole sitouduttu tiettyjen tutkintojen ja koulutusten tarjonnan vahentamiseen tai tyonjaosta sopimiseen muiden ammatillisen koulutuksen jarjestajien kanssa. Lisaksi strategiarahoitusta ei myonneta kehittamishankkeisiin, joiden tavoitteena on vain lisata tutkintojen ja koulutusten tarjontaa tai kehittaa ja kaynnistaa uusia koulutuksia. Strategiarahoitusta ei myoskaan myonneta, jos hakemuksesta ei kay ilmi, mista ylimaaraiset ja valiaikaiset kustannukset uudistamisesta aiheutuvat. Strategiarahoitusta tilojen ja laitteiden uudistamiseksi ei myonneta uusien rakennus- ja laiteinvestointien toteuttamiseen, uuden kaynnistettavan koulutuksen jarjestamiseksi tarkoitettujen tilojen remontointiin ja kalustamiseen tai pedagogisten toimintamallien ja tai toiminnanohjauksen kehittamiseen. Strategiarahoitusta tilojen ja laitteiden kayton uudistamiseksi ei myonneta kehittamishankkeisiin, joiden tavoitteena ei ole merkittavasti tehostaa tilojen kayttoa, vahentaa kiinteistokustannuksia pitkalla aikavalilla tai uudistaa tiloja monikayttoisemmiksi. Lisaksi strategiarahoitusta tilojen ja laitteiden kayton uudistamiseksi ei myonneta kehittamishankkeisiin, joiden kohteena on muut kuin ammatillisen koulutuksen jarjestamisessa kaytettavat tilat. Strategiarahoitusta ei myoskaan myonneta, jos hakemuksesta ei kay ilmi, mista ylimaaraiset ja valiaikaiset kustannukset uudistamisesta aiheutuvat.,_ "' ' " Saaja Lounais-Hameen koulutuskuntayhtyma Kayttotarkoitus I Ammatillisen koulutuksen strategiarahoitus Myonnetty -r ,00 euroa My6,-;;;ty-,; ~ustule;eo 1100,00 % enimmaisosuus avustettavan hankkeen hyvaksyttavista kusta n nu ksista Myonnetyn avustuksen kayttoaika I rsemt~on annettava viimeistaan -,-ii.3: r Maksetaan pankkitilille I Fl I OKOYFIHH r ;n-si ~ ,, _ Maksutapa ,---- Maksusuunnitelma I A-vu-s-tu_s_m_a_k_se-t-aa_n_m_aa- r-ar_a_h-as-ta--j TaKP , Tulosyksikk , SEUK02

86 I I I I I Strategiarahoituksen kayton ehdot Mvonnettvvn strategiarahoitukseen sovelletaan opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annettua lakia (1705/2009) seka valtionavustuslakia (688/2001) niilta osin kuin opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetussa laissa ei saadeta toisin. Strategiarahoitus voi kattaa 100% kehittamlshankkeen hvvaksvttavista kustannuksista, silla strategiarahoitus on osa opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain (1705/2009) 9 :n mukaista ammatillisen koulutuksen rnaararahaa. Strategiarahoituksen kavttoon sovelletaan opetus- ja kulttuurimlnisterlon erityisavustuksen ehtoja ja rajoituksia (OKM/3/091/2018) seuraavin poikkeuksin ja tarkennuksin: strategiarahoituksella ei voi kattaa ammatillisen koulutuksen kavttokustannuksta, joita varten koulutuksen jarjestajalle mvonnetaan suoritepaatoksella rahoitusta. strategiarahoitusta ei voi kavttaa kehittamistoimintaan, jota on rahoitettu vuoden 2018 strategiarahoituksella (esim. organisaation toimintakulttuurin uudistaminen, urheilijoiden ammatillisen koulutuksen kehittaminen, teknologia-alan koulutuksen kehittaminen, maatalousalan koulutuksen kehittaminen). strategiarahoituksella jarjestajien tilojen ja laitteiden kayton uudistamiseksi voidaan kattaa myos sellaisia tilakustannuksia, jotka aiheutuvat hankkeesta riippumatta. Tallaisia hyvaksyttavia kustannuksia voi aiheutua esimerkiksi vaistotiloihin siirtymisesta tai niiden tilojen vuokrakustannuksista vuokrasopimuksen paattymiseen asti, joiden kaytosta luovutaan. Tarkennuksia strategiarahoituksen kaytosta on esitetty alla kehittamiskohteittain. Ydinprosesseihin liittyvan osaamisen varmistamiseksi myonnetylla strategiarahoituksella koulutuksen jarjestajan on: Kartoitettava osaamistestilla henkilostonsa koulutussopimus- ja oppisopimusosaaminen, mikali jarjestaja ei ale tata jo tehnyt. Kartoitettava koulutuksen jarjestajan omat tyoelamassa oppimisen palveluprosessin kriittiset pisteet valtakunnallisesti tunnistetuista kehittamiskohteista (1. tavoitettavuus ja nakyvyys, 2. opiskelijan valmiudet, yhteinen ennakkosuunnittelu, 4. tyopaikkaohjaus, 5. siirtymat, poikkeustilanteet, 6. kehittava palaute, 7. nayttojen laatu tai 8. asiakassuhteen yllapito), mikali jarjestaja ei ale tata jo tehnyt. Lisaksi tunnistettava prosesseissa vahintaan kaksi tarkeinta kehittamiskohdetta ja tuotettava niihin asiakaslahtoiset ratkaisut. Kartoitettava kattavasti henkiloston HOKS-prosessiin liittyva osaaminen. Edella mainitut osaamiskartoitukset on toteutettava kehittamishankkeen alussa (kaynnistettava kahden kuukauden sisalla paatoksesta) ja lopussa (viimeistaan strategiarahoituksen kayttoajan paattyessa). Analysoitava osaamiskartoitusten tulokset ja suunniteltava tarpeelliset osaamisen kehittamisen toimenpiteet niiden perusteella. Kehitettava HOKS-prosessia asiakaslahtoisena toimintatapana, jossa koulutuksen jarjestajan kayttamat jarjestelmat (esim. opintohallinnon jarjestelmat), ehoks ja muut digitaaliset tyokalut tukevat suunnittelua ja toteutusta. Tehtava yhteistyota Parasta-hankkeiden (Parasta Osaamista, Parasta Palvelua, Parasta DigiOhjausta ja Parasta DigiTukea) ja Johda hyvin -hankkeen toimijoiden seka muiden ammatillisen koulutuksen jarjestajien kanssa. Otettava kayttoon ja hyodynnettava Parasta-hankkeiden tuottamia tyovalineita ja tuloksia omassa toiminnassaan. Tata voi tehda esimerkiksi osallistumalla alueellisiin tilaisuuksiin seka hyodyntamalla hankkeiden kehittamia koulutuksia, opettajakorkeakoulujen koulutuksia ja verkon kautta tarjolla olevia kehittamisresursseja henkiloston kehittamisessa.

87 I I I I l.isaksi strategiarahoituksella koulutuksen jarjestajan suositellaan hvodvntavan ja ottavan kavttoon osaamisen kehittarnisen toimenplteissa seuraavia Parasta-hankkeiden tuottamia valmiita, valtakunnallisia materiaaleja, verkkokoulutuksia ja vastaavia toimintamalleja: tvoelarnassa opprrrusen osaamiskartoituksen perustason osaamista avaava valtakunnallinen materiaali henkiloston perehdvttamisen pohjaksi (Parasta Palvelua/ osaamisen kartoittaminen, perustason osaaminen). Parasta osaamista -hankkeen Luotsiope-toimintamallin mukaisesti vertaistukea ja jaettua asiantuntiju utta. Parasta osaamista -hankkeen kehittarna Open Day -toimintamalli ja toimintamalleja ammatillisten ja yhteisten tutkinnon osien opettajien vhtelstvon vahvistamiseksi seka yhteisten tutkinnon osien integroimiseksi. Parasta osaamista -hankkeen Open Partner -toimintamalli, jossa tvoelarnan edustajia kutsutaan tutustumaan ammatilliseen koulutukseen oppilaltosvmparistoon. Parasta osaamista -hankkeen tuottamat materiaalit (tvcpalkkaohjaajan perehdytyslista, tvoelamassa oppimisen muistilistat tyopaikkaohjaajalle, opettajalle ja opiskelijalle seka arviointioppaat tyopaikoille, opettajille ja opiskelijoille) esimerkiksi viemalla ne ymparistoihin, josta ne ovat kattavasti opetus- ja ohjaushenkiloston kaytettavissa Strategiarahoitusta ydinprosesseihin liittyvan osaamisen varmistamiseksi koulutuksen ja rjestaja: ei voi kayttaa laite- ja jarjestelmahankintoihin voi kayttaa enimmillaan 10 % myonnetysta strategiarahoituksesta ulkopuolisten asiantuntijapalveluiden (esim. laki- tai koulutuspalvelut) hankintaan. Rajoitus ei koske muilta ammatillisen koulutuksen jarjestajilta tai opettajakorkeakouluilta hankittua koulutusta. ei voi kayttaa koulutuksen jarjestajien omien toimintamallien kehittamiseen ja toimenpiteisiin, jotka on jo toteutettu Parasta-hankkeissa (esim. tyi:ielaman palveluprosessin kriittiset pisteet, digiohjauksen tyi:ikalut) tai muuten rahoitetuissa kehittamishankkeissa (esim. ESR-hankkeissa). Strategiarahoitusta ei saa siirtaa eteenpain. Strategiarahoituksen kayton seuranta ja raportointi Opetus- ja kulttuuriministerio seuraa myontamiensa valtionavustusten kayton tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta seka avustusten vaikutuksia. Tata tarkoitusta varten ministerio voi tehda koulutuksen jarjestajalle kyselyja myontamastaan strategiarahoituksesta. Opetus- ja kulttuuriministerio seuraa strategiarahoitushakemuksessa esitettyjen tavoitteiden toteutumista, niiden saavuttamiseksi tehtyja toimenpiteita seka toiminnalla aikaansaatuja tuloksia. Koulutuksen jarjestajan on varauduttava raportoimaan, miten tavoitteet on saavutettu. Raportoinnissa on hyodynnettava hakemuksessa seka alla esitettyja mittareita tai muita tiedonkeruumenetelmia. Lisaksi selvityksissa on kerrottava sanallisesti, miten koulutuksen jarjestajan toiminta on strategiarahoituksella toteutetun toiminnan seurauksena muuttunut. Koulutuksen jarjestajan on toimitettava selvitys strategiarahoituksen kaytosta viimeistaan Opetus- ja kulttuuriministerio tulee antamaan koulutuksenjarjestajalle raportointipohjan selvityksen toimittamista varten. Opetus- ja kulttuuriministerio seuraa ammatillisen koulutuksen ydinprosesseihin liittyvan osaamisen varmistamiseen tarkoitetun strategiarahoituksen kayttoa ainakin seuraavilla mittareilla ja tuloksilla: osaamiskartoituksen tulokset kehittamishankkeen alussa ja lopussa henkili:iston osallistuminen Parasta-hankkeiden koulutuksiin ja alueellisiin tilaisuuksiin (maara ja %-osuus)

88 I I talla hetkella kavtossa oleva opiskelija- ja tvoelarnapalaute kehittarnishankkeen alussa ja lopussa HOKS:n ensikertaisen hvvaksvnnan ja opiskelijaksi ottamisen valinen aika ehoks koulutus- ja oppisopimukset Lisatietoja opetus- ja kutttuuriminlstericn oppaassa valtionavustusten hakemisesta, kavtosta ja kavton valvonnasta Muutoksenhaku Tahan paatokseen saa siihen tvvtvrnaton asianosainen hakea oikaisua valtionavustuslain 34 :n mukaisesti opetus- ja kulttuurirninisteriolta 30 paivan kuluessa paatoksen tiedoksisaannista. Liitteena olevasta oikaisuvaatimusosoituksesta ilmenee, miten oikaisua haettaessa on meneteltava. Tahan paatokseen ei saa hakea muutosta valittamalla. Valituskiellosta on saadetty hallintolain (434/2003) 49 b :ssa. Lisatietoja Ylitarkastaja Tarja Koskimaki (Uusimaa), puh , etunimi.sukunimi@minedu.fi Opetusneuvos Jukka Lehtinen (Kanta-Harne, Paijat-Hame, Pirkanmaa, Varsinais-Suomi ja Satakunta, painopiste: lentokoneasennuskoulutuksen kehittaminen), puh , etunimi.sukunimi@minedu.fi Opetusneuvos Anne Martensson (Kymenlaakso, Etela-Karjala, Etela-Savo, Pohjois-Savo ja Pohjois-Karjala), puh , etunimi.sukunimi@minedu.fi Opetusneuvos Mari Pastila-Eklund (Etela-Pohjanmaa, Pohjanmaa, Keski-Pohjanmaa ja Keski Suomi, painopiste: ammatillisen koulutuksen ydinprosesseihin liittyvan osaamisen varmistaminen), puh , etunimi.sukunimi@minedu.fi Opetusneuvos Tiina Polo (Pohjois-Pohjanmaa, Kainuu ja Lappi), puh , etunimi.sukunimi@minedu.fi Neuvotteleva virkamies Ville Heinonen (painopiste: ammatillisen koulutuksen jarjestajien toimintakyvyn vahvistaminen), puh , etunimi.sukunimi@minedu.fi Erityisasiantuntija Saara Ikkela (painopiste: ammattitaitokilpailujen jarjestaminen), puh , etunimi.sukunimi@minedu.fi Hallitusneuvos Anna Kankaanpaa, puh , etunimi.sukunimi@minedu.fi Opetusneuvos Kari Korhonen, puh , etunimi.sukunimi@minedu.fi Opetusneuvos Seija Rasku, puh , etunimi.sukunimi@minedu.fi Ylijohtaja Mika Tammilehto, puh , etunimi.sukunimi@minedu.fi Ylijohtaja Opetusneuvos Mika Tammilehto Jukka Lehtinen

89 I I LIITIEET Erityisavustuksen ehdot ja rajoitukset (dnro 3/091/2018) Oikaisuvaatimusosoitus (dnro 4/091/2018) Tiedoksi OKM/Talousyksikko Opetusha I lit us/va ltionosu usvksikko

90 I I I I Opetus- ja kulttuuriministerio Erityisavustuksen ehdot ja rajoitukset OKM/3/091/2018 Yleista Opetus- ja kulttuuriministerio mvontaa valtionavustuksia seka rahapelitoiminnan tuotoista etta valtion talousarvion muista rnaararahoista. Ministerio valmistelee avustuspaatokset, valvoo avustusten kayttoa seka arvioi vaikutuksia. Valtionavustuksen saajan on noudatettava avustettavassa toiminnassa valtionavustuspaatoksessa mainittuja ehtoja ja rajoituksia. Avustuksen kaytto Valtionavustusta saa kavttaa ainoastaan valtionavustuspaatoksen mukaiseen tarkoitukseen. Avustettavan hankkeen toteutuneita tuloja ja kustannuksia tulee seurata kirjanpidossa omalla kustannuspaikalla. Avustuspaatoksessa rnaaritellaan, kuinka suuren osan erityisavustus saa kattaa avustettavan hankkeen hvvaksvttavista kustannuksista. Opetus- ja kulttuuriministerion erityisavustuksella katetaan avustettavasta hankkeesta syntyvaa alijaamaa, joka muodostuu vahentamalla hyvaksyttavista kustannuksista muut avustukset ja hankkeesta saadut tuotot. Jos opetus- ja kulttuuriministerion avustus on suurempi kuin toteutunut alijaama, ylimeneva osuus tulee palauttaa ministeriolle {ks. avustuksen palautus). Valtionavustusta saa kayttaa muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen vain silloin, jos asiasta on mainittu paatoksessa. Valtionavustuksen saajan on talloin tehtava sopimus valtionavustuksen kaytosta, kayton valvonnasta ja niiden ehdoista toimintaa tai hanketta toteuttavan kanssa. Sopimuksen vahimmaisvaatimukset kayvat ilmi opetus- ja kulttuuriministerion laatimasta sopimusmallipohjasta. Erityisavustusta saa kayttaa vain avustuspaatoksessa mainittuna kayttoaikana. Avustuksen kayttotarkoitusta vastaavat tuotot ja kulut tu lee olla kirjattuna kirjanpitoon avustuksen kayttoaikana. Hyvaksyttavat kustannukset Hyvaksyttaviksi kustannuksiksi katsotaan avustettavan kohteen kannalta tarpeelliset ja maaraltaan kohtuulliset kustannukset. Hyvaksyttavina kustannuksina otetaan huomioon ne kustannukset, jotka kirjanpitolain {1336/1997) ja - asetuksen {1339/1997) seka hyvan kirjanpitotavan mukaan on kirjattava avustuksen kayttoajalle kuluiksi. Jos avustusta kaytetaan irtaimen kayttoomaisuuden hankintaan ja hankintamenot kirjataan taseeseen, voidaan hankintamenot kuitenkin ottaa kokonaan huomioon hyvaksyttavina kustannuksina. Kohtuullisina kustannuksina ministerio hyvaksyy palkkoja tai palkkioita kutakin palkansaajaa kohden enintaan maaran, joka vastaa euron vuosipalkkaa lakisaateisine sivukuluineen. Palkka voidaan maksaa rahapalkkana tai luontoisetuina. Kohtuullisina matkakustannuksina hyvaksytaan valtion matkustusaannon mukaisesti toteutuneet kustannukset. Kohtuullisina edustuskustannuksina hyvaksytaan sellaiset kustannukset, jotka ovat perusteltuja tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi. Rahalahjoista tai rahanarvoisista lahjakorteista aiheutuneet kustannukset eivat ole hyvaksyttavia.

91 I I ri&:.>': ~ Arvonlisavero hvvaksvtaan avustettavaksi kustannukseksi vain, jos se jaa avustuksen saajan lopullisesti maksettavaksi. Kunnille mvonnetvissa avustuksissa hvvaksvtaan vain arvonllsaverottornat kustannukset. Henkilostokustannuksista hankkeen valittornlksl kustannuksiksi katsotaan avustettavaa hanketta varten palkattujen tvontekijoiden kustannukset. Valittorniksi kustannuksiksi katsotaan rnvos muiden tvontekijoiden kustannuksia, jos avustuksen saaja osoittaa luotettavasti esimerkiksi tvoajanseurannan avulla tvopanoksen kohdistumisen valtttomastl hankkeelle. Erityisavustukselle ei saa jvvlttaa tilakustannuksia, jos ne aiheutuvat hankkeesta riippumatta. Hankeavustuksella toteutettavat kalusteiden ja laitteiden hankinnat tulee toteuttaa viirneistaan avustuksen kavttoajan puolivalissa. Hankkeessa hankitun irtaimiston tulee jaada palvelemaan avustuksen saajan yleishyodyllista toimintaa. Kustannukset joita ei hyvi:iksyti:i Hyvaksyttavia kustannuksia eivat ale: poistot varainhankinnan kustannukset liike- ja sijoitustoiminnan kustannukset varaukset laskennalliset erat, jotka eivat perustu jo toteutuneisiin kustannuksiin lainojen lyhennykset lainojen karat ei-lakisaateisten lisaelakkeiden maksut irtisanomiskorvaukset tai irtisanomisajalta ilman tyovelvoitetta maksettavat palkkauskustannukset tulospalkkiot oikeudenkayntikustannukset oikeuden langettamat korvaukset rangaistusluonteiset maksut, kuten sakot tai viivastyskorot avustuksen palautus, takaisinperintavelvoitteet tai luottotappio edelleen jaetusta avustuksesta Yleiskustannusten kohdentaminen Avustuksen saaja voi kohdentaa erityisavustukselle toiminnan yleiskustannuksia, jos se ei saa opetus- ja kulttuuriministeriolta toimintaansa yleisavustusta tai se ei ale valtionosuusrahoituksen piirissa. Yleiskustannuksia ovat avustuksen saajan yleishallinnosta aiheutuneet kulut, jotka eivat valittbmasti kohdistu mihinkaan tiettyyn toimintoon tai hankkeeseen. Naiden kustannusten maara voi olla enintaan 15 % avustetun toiminnan kustannuksista. Yleiskustannusten on oltava: selkeasti ja perustellusti kohdennettuja hankkeen talousarvion mukaisia erikseen dokumentoituja koko kayttbajan saman perusteisia Yleiskustannusten on perustuttava todellisiin kuluihin, jotka voidaan myos osoittaa toteutuneiksi Valtionosuusrahoitusta saavat tai opetus- ja kulttuuriministeriolta yleisavustusta saavat eivat voi kohdentaa yleiskustannuksia hankkeelle.

92 I I Kayttotarkoituksen ja -ajan seka ehtojen muuttaminen Opetus- ja kulttuurlmlnlsterid voi avustuksen saajan hakemuksesta perustellusta svvsta muuttaa avustuksen kavttotarkoitusta ja -aikaa seka ehtoja. Tata koskeva hakemus on tehtava viirneistaan 30 vuorokautta ennen avustuksen kavttoajan paattvmista. Hakemuksessa on mainittava avustuspaatoksen diaarinumero. Avustuksensaajan velvollisuudet Tiedonanto Valtionavustuksen saajan tulee antaa ministeriolle oikeat ja riittavat tiedot valtionavustuspaatoksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi. Valtionavustuksen saajan tulee ilmoittaa viipvmatta ministeriolle muutoksesta, joka vaikuttaa valtionavustuksen kavttotarkoituksen toteutumiseen tai avustuksen kavttoon. Muutoksella tarkoitetaan erityisesti valtionavustuksen kavttotavalle asetettujen ehtojen ja rajoitusten toteutumiseen vaikuttavia muutoksia. Valtionavustuksen kayttoon vaikuttavia muutoksia ovat myos avustettavan hankkeen tai toiminnan toteuttamisen laadussa, laajuudessa tai rahoituksessa tapahtuvat olennaiset muutokset. Muutoksen arvioinnin perustana ovat avustushakemuksessa annetut ja valtionavustuspaatoksen perustaksi otetut tiedot. Hankintalain mukainen kilpai/uttaminen Avustuksen saajan tulee selvittaa ja ottaa toiminnassaan huomioon mahdollinen velvollisuutensa noudattaa hankintalainsaadantoa (laki julkisista hankinnoista ja kayttooikeussopimuksista 1397 /2016). Valtion, kuntien ja seurakuntien viranomaisten lisaksi hankintayksikoita ovat mm. sellaiset valtionavustuksen saajat, jotka tayttavat lain 5 :n mukaiset julkisoikeudellisen laitoksen tunnusmerkit. Julkisoikeudellinen laitos on velvollinen kilpailuttamaan hankintansa noudattaen hankintalain mukaisia menettelyita. Jos avustuksen saaja saa hankinnan tekemista varten tukea yli puolet hankinnan arvosta hankintalaissa tarkoitetuilta hankintayksikoilta, se on velvollinen noudattamaan hankintalakia siina hankinnassa. Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa seka urakalla teettamista taloudellista vastiketta vastaan. Hankintaa ei ale esimerkiksi omana tyona tekeminen palkkaaminen tyosuhteeseen maan, olemassa olevien rakennusten tai muun kiintean omaisuuden hankinta tai vuokraus. Pienhankinnan tekeminen Vaikka hankinta ei kuuluisi julkisista hankinnoista annetun lain soveltamisalaan, opetus- ja kulttuuriministerio edellyttaa, etta kaikista vahintaan euroa + ALV arvoisista hankinnoista pyydetaan tarjous useammalta kuin yhdelta tavaran- tai palveluntoimittajalta. Tarjouspyyntoihin liittyvat asiakirjat on sailytettava osana hall into- ja kirjanpitoaineistoa, ja ne tulee toimittaa pyydettaessa opetus- ja kulttuuriministeriolle. Mika Ii avustuksen saaja tuottaa tarvitsemansa palvelun tai tavaran itse, hyvaksyttavina kustannuksina huomioidaan vain palvelun tai tavaran todelliset tuotantokustannukset.

93 I I I I I Tvoajanseuranrian jorjestaminen Avustuksen saajan tulee huolehtia asianmukaisesta tvoajanseurannasta, jos se on tarpeen erityisavustuksen kohteelle kirjattavien palkkakustannusten luotettavaksi varmentamiseksi. Vakuuttaminen Avustuksen saajan on vakuutettava riittavasti ja tarkoituksenmukaisesti valtionavustuksella hankittu omaisuus. Digitaalisen verkkopalvelun tuottamiseen tai kehitti:imiseen myonnettv avustus Avustuksella tuotetussa tai kehitetvssa digitaalisessa verkkopalvelussa on noudatettava verkkosisallon saavutettavuuskriteeriston (Web Content Accessibility Guidelines, WCAG 2.0.) tasoa AA. Kirjanpito, tilintarkastus ja toiminnantarkastus Avustuksen saajan on jarjestettava kirjanpito kirjanpitolaissa (1336/1997) ja -asetuksessa (1339/1997) saadetvlla tavalla. Kirjanpito on jarjestettava siten, etta avustuksen kayttoa voidaan seurata kirjanpidosta luotettavasti omalla kustannuspaikalla. Avustuksen kiivttoo koskeva selvitys Selvitys tulee toimittaa opetus- ja kulttuurimlnlsteriolle avustuspaatoksessa ilmoitettuun maaraaikaan rnennessa. Avustuksesta annettavaan selvitykseen on liitettava kustannuspaikkaraportti avustetun kohteen toteutuneista tuloista ja menoista avustuksen kayttoajalta jos erityisavustus on myonnetty ainoastaan tiettyyn hankintaan, kustannuksen voi todentaa ha n kintatositteella selostus tai raportti avustetusta kohteesta/hankkeesta Tuloslaskelma ja tase liitetietoineen, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus/toiminnantarkastuskertomus seka tositteet tai tositejaljennokset toimitetaan vain erikseen pyydettaessa. Avustuksen saajan tulee pyydettaessa toimittaa myos muita selvityksia, joita tarvitaan valtionavustuspaatoksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi, kuten esimerkiksi kustannuspaikkaa vastaava paakirja. Avustuksen palautus Valtionavustuksen saajan tulee viipymatta palauttaa virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa valtionavustus tai sen osa. Valtionavustuksen saajan tulee palauttaa valtionavustus tai sen osa myos, jos sita ei voida kayttaa valtionavustuspaatoksessa edellytetylla tavalla. Jos palautettava maara on enintaan 10 euroa, se saadaan jattaa palauttamatta. Valtionavustuksen takaisinperinnasta saadetaan valtionavustuslain 21 ja 22 :ssa. Pa/autettavalle tai peritti:ivi:ille mi:ii:iri:ille suoritettava korko Valtionavustuksen saajan on maksettava palautettavalle tai takaisin perittavalle maaralle valtionavustuksen maksupaivasta korkolain (633/1982) 3 :n 2 momentin mukaista vuotuista korkoa lisattyna kolmella prosenttiyksikolla. Jos takaisin perittavaa maaraa ei makseta viimeistaan ministerion asettamana erapaivana, sille on maksettava vuotuista viivastyskorkoa korkolain 4 :n 1 momentissa tarkoitetun korkokannan mukaan.

94 I I I I Palautuksen vhtevdessa on mainittava paatoksen diaarinumero. Avustus tulee palauttaa jollekin seuraavista opetus- ja kulttuurimlnisterion tileista: Nordea Pankki Oyj IBAN FI BIC NDEAFIHH OP Yrityspankki Oyj!BAN Fl BIC OKOYFIHH Danske Bank A/S, Suomen sivuliike I BAN Fl BIC DABAFIHH Tarkastusoikeus Minlsteriolla on oikeus suorittaa valtionavustuksen maksamisessa ja kavton valvonnassa tarpeellisia valtionavustuksen saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia. Jos valtionavustus on rnvonnettv kavtettavaksi valtlonavustuspaatoksen mukaista kavttotarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan hankkeeseen tai toimintaan, rninisteriolla on oikeus tarvittaessa tarkastaa valtlonavustuspaatoksen mukaista toimintaa tai hanketta toteuttavan taloutta ja toimintaa. Valtionavustuksen saajan on korvauksetta annettava tarkastusta suorittavalle virkamiehelle ja tilintarkastajalle kaikki tarkastuksen kannalta tarpeelliset tiedot ja selvitykset, asiakirjat, tallenteet ja muu aineisto seka muutoinkin avustettava tarkastuksessa.

95 I I Opetus- ja kulttuurirninisterio OKM/4/091/2018 Oikaisuvaatimusosoitus Viranomainen, jolta oikaisua vaaditaan Asianosainen, joka on tvvtvmaton tahan paatokseen saa vaatia siihen oikaisua opetus- ja kulttuurirninisteriolta. Oikaisuvaatimus osoitetaan opetus- ja kulttuuriministeriolle ja se on toimitettava oikaisuvaatimusajan kuluessa ministerioon. Oikaisuvaatimusaika Oikaisuvaatimus on tehtava 30 paivan kuluessa paatoksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimusaikaa laskettaessa ei paatoksen tiedoksisaantipaivaa oteta lukuun. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen paiva on pvhapaiva, lauantai, itsenaisvvspaiva, vapunpaiva, jouluaatto tai juhannusaatto, oikaisuvaatimusaika jatkuu viela seuraavana arkipaivana. ~ : ' Jollei muuta nayteta, asianosaisen katsotaan saaneen paatoksesta tiedon kirjeitse seitsemantena paivana siita, kun paatos on annettu postin valitettavaksi. Paiva, jolloin kirje on annettu postin valitettavaksi, ilmenee paatoskirjeen postileimasta. Paatoksen katsotaan tulleen viranomaisen tietoon kuitenkin kirjeen saapumispaivana. Kaytettaessa sahkoista tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon paatoksesta kolmantena paivana viestin lahettamisesta, jollei muuta nayteta. Oikaisuvaatimuksen sisalto Oikaisuvaatimus on tehtava kirjallisesti. Myos sahkoinen asiakirja tayttaa vaatimuksen kirjallisesta muodosta. Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava: oikaisua vaativan nimi ja kotikunta paatos, johon haetaan oikaisua, milta kohdin paatokseen haetaan oikaisua, mita muutoksia siihen vaaditaan tehtavaksi ja milla perusteilla oikaisua vaaditaan postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset oikaisua vaativalle voidaan toimittaa. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa kayttaa hanen la ii linen edustajansa tai asiamiehensa tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilo, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myos taman nimi ja kotikunta. Oikaisua vaativan, ta man laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava oi ka isuvaati mus. Oikaisuvaatimuksen liitteet Oikaisuvaatimukseen on liitettava: paatos, johon oikaisua haetaan, alkuperaisena tai jaljennoksena paatoskirjekuori tai muu selvitys siita mina paivana paatos on annettu tiedoksi ja oikaisuvaatimusaika on alkanut asiamiehen valtakirja asiakirjat, joihin oikaisuvaatimuksen tekija vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niita ole jo aikaisemmin toimitettu opetus- ja kulttuuriministeriolle.

96 I I Oikaisuvaatimuksen toimittaminen perille Oikaisuvaatimuksen voi toimittaa opetus- ja kulttuurirninisterion kirjaamoon henkilokohtalsesti, asiarnlesta kavttaen, lahetin valitvksella, postitse tai sahkopostina, Oikaisuvaatimuksen lahettarninen tapahtuu lahettajan vastuulla. Oikaisuvaatimus on toimitettava perille viimeistaan oikaisuvaatimusajan viirneisena paivana ennen aukioloajan paattvrnista. Postiin oikaisuvaatimus on [atettava niin ajoissa, etta se ehtii perille edella mainitussa ajassa. Opetus- ja kulttuurirninisterion yhteystiedot: postiosoite puhelinvaihde sahkoposti PL 29, Valtioneuvosto kirjaamo@minedu.fi Asiakirjat voidaan myos jattaa valtioneuvoston jakelukeskukseen Ritarikatu 2 B, Helsinki. Valtioneuvoston jakelukeskuksen aukioloaika on kello Valitus oikaisuvaatimuksesta annettuun paatokseen Opetus- ja kulttuuriministerion oikaisuvaatimukseen antamaan paatokseen saa hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen siten kuin hallintolainkayttolaissa (586/1996) saadetaan.