Seurojen PJ -foorumi, Mikkeli

Transkriptio

1 Seurojen PJ -foorumi, Mikkeli

2 PJ-foorumit? Tavoitteet: Arvostus seurajohtajille Lisätä seurojen verkostoitumista Seurojen yhteistyön lisääminen Kehittäminen yhdessä Hyvien mallien jakaminen Vertaistuki Periaatteet: Vapaamuotoisuus, avoimuus, vapaaehtoisuus, rehellisyys Tarvittaessa ulkopuolisten asiantuntijoiden käyttö Kokoontuminen 2-3x vuodessa?

3 Seurojen Palloliitto

4 Projektisuunnitelma ja eteneminen Henkilövalinnat YT-menettely, koulutus ja järjestelyt Aalto 1: HR, Johtajat, Viestintä Aalto 2: Aluep. IT, Tal.,Tap., Keh.p. HJP, KP YT-menettely Aalto 3: Muu henkilöstö Aalto 4 Ostopalvelut Uudelleenkoulutus ja muut järjestelyt Kehitysryhmien työskentely Kery-valinnat Kehitysryhmien työskentely neljän alueen mukaan Kery-valinnat 2020 Toimintamallin rakentaminen Taloushallintoratkaisu Nykytilan kartoitus Palvelut, prosessit, organisaatio, toimenkuvat Järjestämistavan valinta Ulkoisten kumppanien kilpailutus ja valinta Prosessien ja toimenkuvien täsmentäminen, mittarit, käytännöt Valitun ratkaisun implementointi, testaus, koulutus Toimintamallin vaiheittainen käyttöönotto Hallintomallin rakentaminen Toiminnan ja talouden suunnittelu Hallintomallin viimeistely 2019 suunnittelu yhdessä piirien kanssa Hallintomallin vaiheittainen käyttöönotto 2020 suunnittelu uuden organisaation toimesta Päätökset LH Piirik. LH LV LH LH LH LH Piirik. LH LH LH Piirik. LH LH Piirik. LV LV LH LV Hankkeen johtaminen ja muutoshallinta Hankkeen johtaminen, eri sidosryhmien hoitaminen / viestintä

5 Päätoimintoja koskevien alaprojektien aikataulu Alaprojekti Urheilutoiminta: valmentajakoulutus Urheilutoiminta: maajoukkuetoiminta Urheilutoiminta: tutkimus ja kehitys Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Tammi... Alaprojektit, joissa (suurin) tarve osallistaa alueita suunnitteluun Seurapalvelut Kilpailutoiminta Myynti, markkinointi ja tapahtumat Henkilövalinnat (aallot) Aalto 1: johtajat Aalto 2: alue-, talous- ja IT-päälliköt koulutus- ja huippujalkapallop:t Aalto 3: muut päälliköt ja asiantuntijat Kriittiset asiat määritellä ennen aallon 3 käynnistystä: Toimintojen prosessit/palvelut, organisaatiot ja lopulta toimenkuvat Asiat, jotka voidaan määrittää aallon 3 aikana tai jälkeen: Mittarit, johtamiskäytännöt yms.

6 Rekrytoinnit aalto 1 Prosessista: - Toteutus keväällä ja kesällä - Ulkoinen konsultti apuna Toimenkuva Haun tyyppi Status Henkilö (jos jo valittu) Seurapalvelujohtaja Avoin haku Tehty Timo Huttunen Urheilutoimenjohtaja Avoin haku Tehty Hannu Tihinen Kilpailutoiminnan johtaja Avoin haku Tehty Pekka Soini Myynti- ja markkinointijohtaja Avoin haku Tehty Mikko Varis Henkilöstöpäällikkö Avoin haku Tehty Heidi Holopainen Viestintäpäällikkö Avoin haku Tehty Taru Nyholm

7 Rekrytoinnit aalto 2 Prosessista: - Toteutus kesällä ja syksyllä - Ulkoinen konsultti apuna Toimenkuva Haun tyyppi Status Henkilö Talouspäällikkö Sisäinen haku Tehty Jonna Vaarnanen Tapahtumapäällikkö Sisäinen haku Tehty Kalle Marttinen IT-päällikkö Sisäinen haku Tehty Jan Lodenius Seurojen Palloliitto -kehityspäällikkö Avoin haku Tehty Veli-Matti Yli-Rinne Valtakunnallinen koulutuspäällikkö Avoin haku Tehty Ricardo Duarte Eteläisen alueen koulutuspäällikkö Avoin haku Tehty Toni Korkeakunnas Tyttöjen huippujalkapallopäällikkö Avoin haku Tehty Marianne Miettinen Poikien huippujalkapallopäällikkö Avoin haku Tehty Juho Rantala Aluepäällikkö, etelä Avoin haku Tehty Taneli Haara Aluepäällikkö, itä Avoin haku Tehty Janne Pieviläinen Aluepäällikkö, länsi Avoin haku Tehty Jouni Koivuniemi Aluepäällikkö, pohjoinen Avoin haku Tehty Esa Saajanto

8 Rekrytoinnit aalto 3 Organisaatiorakenne 2020 suunnittelussa Tavoitteena optimaalinen seuroja palveleva organisaatio Seuroja hyödyntävien prosessien suunnittelu käynnissä Prosesseissa tarvittavien toimenkuvien määrittely käynnissä Jokainen paikka hakuun (suurin osa sisäisiä) - Tavoitteena on, että ilmoittautumismenettelyyn päästään joulukuussa 2018

9 Organisaatiorakenneluonnos Seurojen Palloliitto 2020 PÄÄSIHTEERI (MC) URHEILUTOIMINTA (HT) (JR) (MM) (RD) SEURAPALVELUT (TH) KILPAILUTOIMINTA (PS) MYYNTI, MARKKINOINTI JA TAPAHTUMAT (MV) (KM) TUKITOIMINNOT HR (HH), IT (JL), Talous (JV), Viestintä (TN), Aluepäälliköt (ES, JK, TH, JP), Kehityspäällikkö (VMYR)

10 Hallintomallin valmistelu

11 Seurojen Palloliitto piirikokousten roadmap Piirien toiminta muutostilanteessa Osana Seurojen Palloliitto -kehitysohjelmahanketta piirit joutuvat tekemään ratkaisuja oman toimintansa jatkon suhteen. On esitetty vahva toive, että liitto tukisi piirejä tuottamalla tässä asiassa tarvittavaa materiaalia piireille. Suunnitelma on, että prosessin edetessä Palloliitto valmistelee tarvittavat perusasiakirjat ja päätösesityspohjat piireille, jotka sen jälkeen muokkaavat niitä tarpeen mukaan. Yhteisellä valmistelulla vältytään moninkertaiselta työltä ja saadaan yhdessä ratkaistua mahdolliset yhdistysoikeudelliset ongelmat samansisältöisesti, oikeassa järjestyksessä ja tehokkaasti. Käytännössä Palloliiton piireillä on uudessa tilanteessa kaksi vaihtoehtoa: 1) piiri päättää lopettaa toimintansa ja päättää purkamisestaan. 2) piiri päättää jatkaa toimintaansa ja samassa yhteydessä muuttaa sääntönsä siten, kun jäsenistö parhaaksi näkee. Todennäköistä tässä tilanteessa on, että erityisesti yhdistyksen tarkoitusta koskevaa sääntökohtaa on muokattava. Sääntömuutos tehdään normaalissa sääntömuutosprosessissa.

12 Hallintomallityöryhmän työsuunnitelma, ver 6.9. Tehtävä Vastuu Takaraja Laatia aikajana tapahtumista syksyyn 2019 saakka TiHu Heti Läpikäydä sovittujen hallintoelinten tehtävät ja niiden aikataulutus uusien sääntöjen mukaan Seuraparlamentin 11/2018 (jonka tehtäviä liittovaltuusto kevääseen 2020 saakka hoitaa) agendaluonnos ja siellä tehtävät päätökset toisen ja tarvittaessa kolmannen tulkinnan hankkiminen (VS ja PH) Check mahdolliset muut vaikutukset siirtymäajalla kevään 2020 Seurojen Kokoukseen saakka TiHu TiHu TiHu ja PSo Heti Piirikokousten sisältö Päätösesityspohjat ja päätöskirjausmallit PSo Vaalisääntöluonnoksen valmistelu PSo Jalkapallo-Säätiön ehdotuksen laatiminen piirien varallisuuden hoitamisesta TiHu Eettinen ohjeistus -luonnoksen valmistelu TiHu Aikajana tapahtumista syksyyn 2019 saakka Piirien pjtapaaminen Piirien syyskokoukset Seuraparlamentti Seurojen Äänet Piirien kevätkokoukset Liikkeenluovutukset Piirien syyskokoukset Seuraparlamentti Piirien toiminta nykymuodossaan lakkaa tai purkautuu riippuen niiden päätöksistä Tammi-Helmi 18 Maalis-huhti Marras

13 Seurojen odotuksia ja toiveita?

14 SEURAT TOIVOVAT PALLOLIITOLTA Rahaa Huomiota Ymmärrystä Kuuntelua Malleja Osaamista Asiantuntemusta ELI

15 SEURAT TOIVOVAT PALLOLIITOLTA Rahaa Huomiota Ymmärrystä Kuuntelua Malleja Osaamista Asiantuntemusta ELI Miten tekemämme työ auttaa seuroja onnistumaan ja luo heille menestymisen edellytyksiä?

16 LIITON TEHTÄVÄ ON AUTTAA SEUROJA Suomalaiset pelaajat voivat hyvin ja kehittyvät Unelmana jokaisella pelaajalla osaava ja koulutettu valmentaja Suomalaiset seurat voivat hyvin ja kehittyvät Ensisijainen tehtävämme on auttaa seuroja, joissa puolestaan tehdään arkipäivän työ pelaajien hyväksi

17 Seurojen Palloliitto -hankkeen tavoitteet

18 Uuden toimintamallin periaatteet...eli millä logiikalla organisaatiota ja toimintatapoja suunnitellaan Johdetaan toimintaa valtakunnallisesti, mutta toteutetaan palvelut lähellä seuroja alueellisesti ja paikallisesti. Puretaan päällekkäistä tekemistä ja keskitetään jäljelle jäävää hallintoa. Siirrytään yhteen yhtenäiseen organisaatioon: yksi henkilöstö, yksi talous, yksi brändi, yksi hallintomalli. Luodaan edellytykset henkilöstön erikoistumiselle ja parhaiden käytäntöjen levittämiselle. Keskitytään tuottamaan niitä palveluja, joita ei ole järkevää resursoida seurojen itsensä tuotettaviksi.

19 Hieman lukuja tavoitteiden taakse NYKYTILA ( seuroille +5 ulkoistettu) TAVOITETILA seuroille + 3 ulkoistettu + uudet investoinnit) Hallinto ja Tukitoiminnot (ml. Viestintä) ~31 henkilöä + ~5u Hallinto ja Tukitoiminnot - 15 HTV ~18 henkilöä + ~3u Pelaajakehitys ~32+20s henkilöä Urheilutoiminta +18 HTV ~47+23s henkilöä Seurakehitys ~24 henkilöä Seurakehitys ~21+3s henkilöä Kilpailu- ja erotuomaritoiminta Myynti, markkinointi, tapahtumat ~28 henkilöä ~16 henkilöä Kilpailu- ja erotuomaritoiminta + 3 HTV Myynti, markkinointi ja tapahtumat ~31 henkilöä ~16 henkilöä

20 Nykyisen toimintamallin vahvuudet...eli asioita, joista halutaan pitää kiinni myös jatkossa Kilpailutoiminnan sujuvuus ja jatkuvuus muutoksesta huolimatta Osaavat ihmiset Ympäri Suomea paikallisesti toimiva organisaatio Taloudelliset tukimuodot (mm. talenttivalmentaja- ja tutortuki) Prosessimuotoinen valmentajakoulutus Vertaistapahtumat (toiminnanjohtaja-, valmennuspäällikkö- ja puheenjohtajafoorumit) käytännöksi jokaisella alueella Laatujärjestelmä ja Seuraohjelma.fi -työkalujen jakaminen...ja ylipäätänsä kaikki palvelut ja toimintatavat, jotka seurat ovat kokeneet tai kokevat hyviksi.

21 Uuden toimintamallin tavoitteet seurojen näkökulmasta...eli asioita miten muutos näkyy seuroille Seurat saavat nykyistä paremmin tarpeitansa vastaavia laadukkaita palveluita. Lähipalvelut eivät heikkene vaan vahvistuvat. Palvelut ovat nykyistä yhdenmukaisempia sijainnista riippumatta, ja palvelut saa yhdeltä luukulta. Erityisesti urheilutoiminta paranee, kun valmentajakoulutukseen ja seurojen valmennuksen kehittämiseen panostetaan. Halukkaat ja kyvykkäät seurat saavat resursseja järjestää palveluita itse, esimerkiksi valmentajakoulutuksia. Palveluorganisaatio kuuntelee seuroja ja uudistaa jatkuvasti toimintaansa seurojen tarpeisiin vastaamiseksi.

22 Katsaus uudistuksen sisältöön toiminnoittain

23 Mikä muuttuu ja mikä ei muutu esimerkkejä urheilutoiminnasta Mikä uudistuu? Mistä pidetään kiinni? Valmentajakoulutusten edelleen kehittäminen (mm. yhteistyö seurojen kanssa) Alue- ja maajoukkue-valmentajien lisääntyvä läsnäolo seurojen arjessa Valtakunnallisen ja alueellisten valmennuskeskusten yhtenäistyvä toimintamalli Tutkimus- ja kehitystoiminta Digitaaliset työkalut/sovellukset seurojen arjen tueksi Huuhkaja- ja Helmaripäivät edelleen kehittäminen Valmentajakoulutusten prosessimaisuus edelleen vahvistetaan Talentti- ja tutortuet seuroille Maksuttomuus nuorten maajoukkuetoiminnassa Vahva yhteistoiminta urheilutoiminnan ja seurakehityksen välillä Seuroille näkyvää uutta palvelua jo vuonna 2019: Koulutukset entistä lähemmäksi valmentajien arkea (mm. seuroissa toimivien koulutusvastaavien avulla)

24 Mikä muuttuu ja mikä ei muutu esimerkkejä seurakehityksestä Mikä uudistuu? Seurapalvelut (digitalisaation hyödyntäminen) Seurakehityksen tasalaatuisuus vahvistuu eri puolilla maata Resurssien joustavampi käyttö mahdollistaa vaikuttavamman kyvyn vastata erilaisten seurojen erilaisiin tarpeisiin Seurojen osaamisen hyödyntäminen seurakehityksessä lisääntyy Mistä pidetään kiinni? Seurojen laatujärjestelmästä johdetut säännölliset seuravierailut Seuravierailuista johdetut seurakohtaistetut kehitysprosessit Seuravalmennukset Seuradialogi eri kohderyhmille (pj/tj/vp&jp) Seuroille näkyvää uutta palvelua jo vuonna 2019: Jäsenrekisterivaihtoehto, seuradialogit lisääntyvät, seurojen osaamisen hyödyntäminen.

25 Mikä muuttuu ja mikä ei muutu esimerkkejä kilpailutoiminnasta Mikä uudistuu? Palveluprosessit kehittyvät Seurat osallistuvat Selkeä, kehen yhteydessä Palvelu asiantuntevaa ja nopeaa Eri puolilla maata toimiviksi havaittujen harrastejalkapallotoimintojen monistaminen muille alueille tehostuu Uudistuvan palveluorganisaation kyky tuottaa seuralähtöisiä kilpailuja tuotekehitykseen panostetaan Mistä pidetään kiinni? Kilpailutoiminnan peruspalvelut eivät muutu sisällöllisesti (laadulliseen parantamiseen pyritään). Kilpailutoiminnan peruspalvelut ja päätöksenteko ovat edelleen lähellä seuroja. Kaikille halukkaille löytyy edelleen mahdollisuus pelata jalkapalloa sillä tavalla kuin omat taidot ja halu antavat myöten. Jalkapalloa järjestetään seurojen tarpeista liikkeelle lähtien. Seuroille näkyvää uutta palvelua jo vuonna 2019: TASOn kehittyvät palvelut, palveluiden hinnoitteluperusteiden harmonisointi, aikaisempaa vauhdikkaampi sääntöjen ja määräysten harmonisointi. Palveluiden tasalaatuisuuden kehittyminen.

26 Mikä muuttuu ja mikä ei muutu yleistä Mikä uudistuu? Voimavaroja siirretään hallinnosta kentälle Yksi henkilöstö, yksi talous, yksi brändi keskitetty hallinto ja hajautetut palvelut Henkilöstön pirstaleisista toimenkuvista siirrytään ehjempiin, mikä mahdollistaa osaamisen paremman hyödyntämisen seurojen tukena Seurojen osaamista hyödynnetään toiminnan kehittämisessä seurojen rooli palvelujen tuottajana kasvaa Seurojen vaikuttamiskanavia lisätään, jotta palvelut ovat jatkossa entistäkin seuralähtöisiä Lajin parissa toimivien eri sidosryhmien päällekkäisiä toimintoja karsitaan ja rooleja selvennetään Tavoitteena tarjota seuroille taloushallintoon ohjelmistoratkaisu Mistä pidetään kiinni? Toimivat lähipalvelut Osaavat ihmiset eri puolilla maata Seurojen rooli päätösten valmistelussa ja päätöksentekijöinä Perustoimintojen laadun ja määrän ylläpitäminen myös siirtymäaikana ennen uuden organisaation täysimääräistä käynnistämistä Seuroille näkyvää uutta palvelua jo vuonna 2019: Sähköinen osallistuminen, henkilöstö- ja viestintäpäällikön palvelut, seurojen kuunteluun liittyvät prosessit käyttöön.

27 Seurojen kuunteleminen ja kuuleminen uuden toimintakulttuurin keskiössä

28 Seurojen tarpeet, toiveet ja huolet muuttuvat koko ajan toimintaympäristön muutosten mukana.

29 Seurojen kuuntelemisen elementit Toiminnan jatkuva kehittäminen Seurojen näkemysten ja palautteen kokoaminen ja säännöllinen prosessointi Seurojen vaikuttaminen luottamuselinten, erityisesti kehitysryhmien, kautta Seurojen kuunteleminen koko operatiivisen henkilöstön voimin ja raporttien laatiminen seurakohtaamisista Systemaattinen sähköisen palautteen kerääminen palveluista (koulutustapahtumat, vertaisfoorumit, sarjat jne.) Seurojen kuuntelemista korostava toimintakulttuuri Selkeät roolit ja toimivaltasuhteet, joita pitkin tieto liikkuu ja löytää oikeaan paikkaan

30 Seurojen vaikuttaminen kehitysryhmien kautta Neljä valintaa/ toimintoa, joissa kussakin kehitysryhmät Alueellinen kehitysryhmä STRATEGINEN YDIN Valtakunnallinen kehitysryhmä Hallitus Alueen seurat OPERATIIVINEN YDIN Muut tarvittavat erityiset valtakunnalliset valiokunnat, komiteat yms. Valinnan alueellinen vastaava tiimeineen Valinnan valtakunnallinen vetäjä tiimeineen Pääsihteeri ja liiton operatiivinen johtoryhmä

31 Seurojen Palloliitto Keskustelu porinaryhmissä X min ja keskustelut yhdessä X min Mitä kysymyksiä uusi Seurojen Palloliitto teissä herätti? Mitä huolenaiheita? Mitä evästyksiä/toiveita?

32 Kiitos

33 Luottamushenkilöistä koostuvien kehitysryhmien rooli ja tehtävät uudessa toimintamallissa Sparraa valinnan alueorganisaatiota strategian toteuttamisessa ja seuraa sitä Neljä Synnyttää valintaa/ kokonaisnäkemyksen alueen tarpeista ja toimintoa, budjetoinnin joissa prioriteeteista seuroja kuullenstrateginen ydin kussakin Pj. edustaa aluetta valtakunnallisessa kehitysryhmässä kehitysryhmät Tuottaa lähipalvelut ja vastaa Alueen operatiivisesta seurat toiminnasta alueella Kerää tarpeita suoraan seuroilta Käy dialogia alueellisen kehitysryhmän kanssa, lopullinen vastuu valinnan valtak. vetäjälle Alueellinen vastaava edustaa aluetta valinnan oper. johtoryhmässä Alueelliset kehitysryhmät Valinnan alueellinen vastaava tiimeineen Operatiivinen ydin Johtaa valintaa strategisesti hallituksen mandaatilla ja käyden dialogia sen kanssa Kokoaa yhteen syötteet alueell. kehitysryhmistä ja synnyttää kokonaisnäkemyksen ml. budjetoinnin prioriteetit Valtakunnalliset kehitysryhmät Valinnan valtakunnallinen vetäjä tiimeineen Hallitus Pääsihteeri ja liiton operatiivinen johtoryhmä Johtaa ja koordinoi valintaa/toimintoa valtakunnallisesti ja määrittää yhtenäiset prosessit Käy dialogia valtakunn. kehitysryhmän kanssa, lopullinen vastuu pääsihteerille ja hallitukselle Valinnan vetäjä edustaa valintaa liiton operatiivisessa johtoryhmässä Johtaa kokonaisuutta strategisesti Muut tarvittavat Vastaa erityiset Seuraparlamentille ja valtakunnalliset Seurojen kokoukselle valiokunnat, strategian komiteat yms. toteutumisesta Päättää budjettiesityksestä Johtaa kokonaisuutta operatiivisesti Toteuttaa strategian Vastaa hallitukselle