Esityslista. Kotkan seurakuntakeskus, kokoushuone 1

Transkriptio

1 Esityslista 4/2019 Kirkkoneuvoston kokous Kokousaika: Kokouspaikka: klo 17:00 Kotkan seurakuntakeskus, kokoushuone 1 Kahvit klo alkaen. Läsnä: Mikko Hauhia puheenjohtaja Tuula Anttila jäsen Aimo Ilomäki Reino Korhonen Minni Kuisma Jukka Lemmetyinen Ville Mielonen Marika Pohjantuli Pirjo Romppanen Kaisa Rönkä Anna-Tiina Järvinen kirkkoherra Jatta Tiihonen sihteeri Läsnäolo- ja puheoikeutetut: Heikki J. Oksanen Joonas Penttilä Jari-Pekka Väisänen kirkkovaltuuston puheenjohtaja kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja talousjohtaja Esteestä ilmoittaminen: Jatta Tiihonen puh , sähköposti jatta.tiihonen@evl.fi

2 Esityslista 4/2019 Sisällysluettelo 35 - Kokoustiedot Henkilöstöhallinnon toimintakertomus Työterveyshuollon toimintakertomus Tilinpäätös Henkilöstökertomus Vuoden 2020 tuloveroprosentti Emännän viran lakkauttaminen Seurakuntapastorin virkojen perustaminen Tiedottajan toimen täyttäminen Kaatuneiden muistopäivä Seurakunnan edustajat Medialähetyspäiville ja Kansanlähetyspäiville Auvolan sukuhaudan hautaoikeuden haltijan nimeäminen Aloite messujen toimittamisesta Kotka-Kymin seurakunnan kirkoissa Aloite seurakuntalaisten, luottamushenkilöiden ja seurakunnan työntekijöiden välisen vuoropuhelun arvioinnista ja kehittämisestä Ilmoitukset sekä muut mahdolliset asiat Kokouksen päättäminen... 31

3 Esityslista 4/ Kokoustiedot Kokouksen avaaminen Kokouksen puheenjohtajana toimii Mikko Hauhia kirkkoneuvoston päätöksen /2 mukaisesti. Puheenjohtaja avaa kokouksen. Kokouksen laillisuuden, päätösvaltaisuuden toteaminen ja kokouksen työjärjestys Ehdotus: Kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Pöytäkirjan tarkastus ja nähtävillä oloaika Pöytäkirja on valmis tarkastettavaksi perjantaina alkaen kello Domus-asianhallintajärjestelmässä. Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hallintotoimistossa (Mariankatu 14 D, 2. krs.) 14 päivän ajan Ehdotus: Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi Pirjo Romppanen ja Kaisa Rönkä. Pöytäkirjan tarkastajat toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina.

4 Esityslista 4/ Henkilöstöhallinnon toimintakertomus 2018 Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/24/ /2019 kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, anna-tiina.jarvinen@evl.fi talousjohtaja Jari-Pekka Väisänen, jari-pekka.vaisanen@evl.fi Henkilöstöhallinnon toimintakertomus on osana taloustoimiston toimintakertomusta. Yhteistyötoimikunnan käsittelyyn tuodaan työsuojelun, yhteistoiminnan ja henkilöstöhallinnon osuus toimintakertomuksesta. Työsuojelu ja yhteistoiminta Taloustoimisto vastaa työsuojeluun liittyvien työnantajavelvoitteiden ja toimenpiteiden koordinoinnista, ohjeistuksista ja yhteistoimintasopimuksen velvoitteiden noudattamisesta. Tiimin jäsen vastaa yhteydenpidosta työterveyshuoltoon. Resurssit Henkilöstöasiainhoitaja, palkka- ja kiinteistöasiainhoitaja, pääkirjanpitäjä, kirjanpitäjä, osa-aikainen kiinteistösihteeri ja talousjohtaja (palkka-asiamies ja työsuojelupäällikkö) sekä työsuojeluvaltuutetut ja työmarkkinajärjestöjen luottamusmiehet. Strategiasta mukaiset painopistealueet ja tavoitteet Selkeä johtamisjärjestelmä ja sitä tukeva hallinto - taloustoimisto avustaa ja opastaa esimiehiä ja koko henkilöstöä seurakunnan henkilöstöhallintoon ja talouteen liittyvissä asioissa - tavoite on, että esimiehet ja koko henkilöstö ymmärtää talouden vaikutukset toimintaan ja toiminnan vaikutukset talouteen Arvio 2018: - seurakunnan työalavastaavilla (suurimmalla osalla) vuosi 2017 oli uusien tehtävien ja esimiehenä toimimisen opiskelua. - vuonna 2018 keskityttiin seurakunnan talouteen ja budjetointiin sekä yhtenäisten pelisääntöjen opiskeluun - Kirkon esimieskoulutukseen (Kirjo II) osallistuu kaksi työalavastaavaa 2. Uuden työ- ja yhteistyökulttuurin rakentaminen - taloustoimisto on osaltaan rakentamassa ja viemässä eteenpäin uusia, yhteistyötä parantavia työtapoja ja käytänteitä - yhteiset pelisäännöt ja toimintaperiaatteet, työyhteisötaitojen vahvistaminen Arvio 2018: - ks. kohta Henkilöstön työssä jaksamisen tukeminen muutoksessa - Uusi työterveyshuollon palvelusopimus, riittävät varhaiseen tukeen liittyvät palvelut.

5 Esityslista 4/ Työsuojelun toimintaohjelman edellyttämät toimenpiteet. Työhyvinvoinnin käsikirjan sisällön arviointi ja tarkistaminen. Arvio 2018: - koko seurakunnan yhteinen työyhteisöpäivä järjestettiin henkilöstöasiain jaosto hyväksyi ja päätti ottaa seurakunnassa käyttöön kirkon pääsopijajärjestöjen suosittamat mallit Toimintaohjeet ristiriitatilanteita varten sekä Hyvään käytökseen sitoutuminen. - jatkettiin 2017 syksyllä aloitettua aamukahvi -käytäntöä. Tilaisuuksissa käydään läpi kulloinkin ajankohtaisia asioita. Aamukahvit pidetään vuorotellen Kotkansaarella, Langinkoskella ja Karhulassa - yhteinen joulupuuroruokailu oli Kotkan seurakuntakeskuksessa Kotka-Kymin seurakunnan henkilöstösuunnitelma vuosille toimintakulujen säästötavoite vuosina yhteensä noin 1 milj. euroa - Henkilöstösuunnitelma päivitetään vuosittain talousarvion laadinnan yhteydessä. Säästöt toteutetaan eläköitymisten ja henkilövaihdoksien yhteydessä ottaen huomioon strategista nousevat painopisteet. - Työhyvinvoinnin käsikirjan tarkistaminen ja päivitys siirtyi seuraavalle vuodelle Tunnusluvut ja mittaaminen: - arviointi henkilöstökertomuksessa ja henkilöstökertomuksen keskeiset tunnusluvut - työyhteisökyselyn tunnusluvut, kyselyn sisältö sama kuin syksyllä henkilöstökulujen prosenttiosuus kirkollisverosta v ,2 % v ,3 % v ,2 % v ,7 % v ,1 % Arvio: - Työyhteisökyselyä ei toteutettu vuonna Isona sekä esimiehiä että henkilöstöä kuormittavana asiana rakennettiin KirVESTESsin sisältämä suorituslisäjärjestelmä. Järjestelmän rakentaminen mm. tavoitekeskusteluineen vei aikaa noin kolme kuukautta. - henkilöstökulut vuonna 2015 olivat , vuonna henkilöstösuunnitelma päivitettiin ajan tasalle ennen talousarvion 2019 laadintaa - Työhyvinvointikysely keväällä 2018 Yhteistyötoimikunta Ehdotus, kirkkoherra: Esitetään toimintakertomus edelleen henkilöstöasiain jaostolle. Esitetään toimintakertomuksen edelleen henkilöstöasian jaostolle käsiteltäväksi.

6 Esityslista 4/ Henkilöstöasiain jaosto Ehdotus, talousjohtaja: Esitetään toimintakertomus edelleen kirkkoneuvostolle käsiteltäväksi Kirkkoneuvosto Henkilöstöasiain jaosto esittää toimintakertomuksen edelleen kirkkoneuvostolle käsiteltäväksi. Ehdotus: Kirkkoneuvosto hyväksyy Kotka-Kymin seurakunnan henkilöstöhallinnon toimintakertomuksen vuodelta 2018.

7 Esityslista 4/ Työterveyshuollon toimintakertomus 2018 Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/24/ /2019 henkilöstöasiainhoitaja Tiina Manner, tiina.manner@evl.fi talousjohtaja Jari-Pekka Väisänen, jari-pekka.vaisanen@evl.fi Työterveyshuolto on valmistellut toimintakertomuksen ja työnantajan korvaushakemuksen työterveyshuollon kustannuksista vuodelta Työterveyshuollon kustannukset korvausluokassa I ovat ,56 (2017 / ,47 ) ja korvausluokassa II ,69 (2017 / ,16 ) yhteensä ,25 (2017 / ,63 ). Yhteistyötoimikunta Ehdotus, kirkkoherra: Yhteistyötoimikunta merkitsee toimintakertomuksen tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Henkilöstöasiain jaosto Ehdotus, talousjohtaja: Henkilöstöasiain jaosto esittää kirkkoneuvostolle, että se hyväksyy työterveyshuollon toimintakertomuksen. Henkilöstöasiain jaosto esittää kirkkoneuvostolle, että se hyväksyy työterveyshuollon toimintakertomuksen. Kirkkoneuvosto Ehdotus: Kirkkoneuvosto hyväksyy Kotka-Kymin seurakunnan työterveyshuollon toimintakertomuksen vuodelta 2018.

8 Esityslista 4/ Tilinpäätös 2018 Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/15/ /2019 kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, anna-tiina.jarvinen@evl.fi kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, anna-tiina.jarvinen@evl.fi Talousarviovuodelta on laadittava tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelystä ja toimenpiteistä talouden tasapainottamiseksi. Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma ja niiden liitteenä olevat tiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot toiminnasta, tilikauden tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tätä varten tarpeelliset lisätiedot on ilmoitettava liitetiedoissa. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto tai yhteinen kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija. Allekirjoitettu tilinpäätös on annettava viipymättä tilintarkastajien tarkastettavaksi. Tilintarkastuksen jälkeen se saatetaan kirkkovaltuuston tai yhteisen kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Kirkkovaltuusto hyväksyy tilinpäätöksen viimeistään tilikautta seuraavan kesäkuun loppuun mennessä. (KJ 15.5 ) Toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys hallinnosta, toiminnasta, taloudesta, sisäisestä valvonnasta sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on annettava myös tietoja sellaisista toimintaan ja talouteen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei tehdä selkoa tuloslaskelmassa, taseessa ja tilinpäätöksen liitetiedoissa. Toimintakertomuksessa selostetaan oleelliset asiat konsernin toiminnasta ja taloudesta sekä niiden kehityksestä tilikauden aikana. (KJ 15.6 ) Henkilöstökulut (5 939 t ) supistuivat 4,5 %, 282 t edelliseen vuoteen verrattuna. Palkat ja palkkiot olivat tästä summasta t (-2,4 %) ja sivukulut t (-12,8 %). Muut toimintakulut (3 809 t ) pienenivät 5,4 %, 202 t. Henkilöstökulujen osuus toimintakuluista oli 60,93 % (60,8 % v.2017). Toimintatuotot (2 321 t ) pienenivät 9,7 %, 249 t. Kirkollisverotuotto (8 229 t ) oli 2,6 %, 220 t edellisvuotta pienempi. Vuoden 2016 alussa yhteisövero muuttui valtion budjetista maksettavaksi rahoitukseksi, valtion rahoitusta Kotka-Kymin seurakunta sai t. Kokonaisuutena verotulot jäivät 222 t euroa edellisvuotta pienemmiksi, budjetoidusta verotulosta jäätiin 129 t. Seurakunnan vuoden 2018 tilinpäätöksessä vuosikate on ,71 euroa, tilikauden tulos ,41 euroa ja ylijäämä ,93 euroa.

9 Esityslista 4/ Taseen loppusumma on ,99 euroa (v loppusumma ,86 euroa). Vuosikate riitti kattamaan investoinnit ( ) ja lainanlyhennykset ( ). Kirkkoneuvosto Ehdotus, kirkkoherra: 1. Kirkkoneuvosto päättää esittää, että tilikauden ylijäämä ,93 euroa kirjataan taseen yli/alijäämätilille. Esitys tilikauden tuloksen käsittelystä on kirjattu tasekirjaan (s. 46). 2. Kirkkoneuvosto päättää käsitellä ja hyväksyä seurakunnan ja hautainhoitorahaston tilinpäätökset toimintakertomuksineen ja päättää allekirjoittaa tasekirjan. 3. Kirkkoneuvosto päättää antaa vuoden 2018 tilinpäätöksen tilintarkastajien tarkastettavaksi ja esittää, että kirkkovaltuusto päättäisi tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä kuultuaan tilintarkastajien lausunnon asiasta. 1. Kirkkoneuvoston päätti esittää, että tilikauden ylijäämä ,93 euroa kirjataan taseen yli/alijäämätilille. Esitys tilikauden tuloksen käsittelystä on kirjattu tasekirjaan (s. 46). 2. Kirkkoneuvosto käsitteli ja hyväksyi seurakunnan ja hautainhoitorahaston tilinpäätökset toimintakertomuksineen ja allekirjoitti tasekirjan. 3. Kirkkoneuvosto päätti antaa vuoden 2018 tilinpäätöksen tilintarkastajien tarkastettavaksi ja esittää, että kirkkovaltuusto päättäisi tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä kuultuaan tilintarkastajien lausunnon asiasta. Kirkkoneuvosto Kirkkoneuvostolle esitellään Kotka-Kymin seurakunnan tilinpäätöksen 2018 tilintarkastuskertomus sekä tilintarkastajan raportti Kaveriksi minulle -hankkeen vuoden 2018 toiminnasta. Ehdotus, talousjohtaja: Merkitään tilintarkastuskertomus Kotka-Kymin seurakunnan vuoden 2018 tilinpäätöksestä sekä tilintarkastajan raportti Kaveriksi minulle -hankkeen vuoden 2018 toiminnasta tiedoksi ja välitetään ne edelleen kirkkovaltuustolle.

10 Esityslista 4/ Henkilöstökertomus 2018 Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/24/ /2019 kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, anna-tiina.jarvinen@evl.fi talousjohtaja Jari-Pekka Väisänen, jari-pekka.vaisanen@evl.fi Yhteistyötoimikunta Taloustoimistossa on valmisteltu vuoden 2018 henkilöstökertomus, jossa arvioidaan henkilöstöstrategian tavoitteiden toteutumista. Ehdotus, kirkkoherra: Yhteistyötoimikunta antaa lausunnon henkilöstökertomuksesta henkilöstöasiain jaostolle. Yhteistyötoimikunta puoltaa henkilöstökertomuksen hyväksymistä. Henkilöstöasiain jaosto Ehdotus, talousjohtaja: Henkilöstöasiain jaosto esittää henkilöstökertomuksen edelleen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi Henkilöstöasiain jaosto esittää henkilöstökertomuksen edelleen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi Kirkkoneuvosto Ehdotus: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy Kotka-Kymin seurakunnan vuoden 2018 henkilöstökertomuksen.

11 Esityslista 4/ Vuoden 2020 tuloveroprosentti Diaarinumero Esittelijä: DKOT/43/ /2019 talousjohtaja Jari-Pekka Väisänen, jari-pekka.vaisanen@evl.fi Kirkkolain 15. luvun 2 :n mukaan seurakunnan jäsenen tulee osallistua seurakunnan, seurakuntayhtymän ja kirkon tehtävien rahoittamiseen maksamalla kirkollisveroa. Kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto päättää tuloveroprosentista 0,05 prosenttiyksikön tarkkuudella. Verotusmenettelystä annetun lain 11. luvun 91a :n mukaan seurakunnan tulee ilmoittaa verohallinnolle viimeistään verovuotta edeltävän vuoden marraskuun 17. päivänä tuloveroprosentin suuruus. Kirkollisveroprosenttivertailu Vuodelle 2019 tuloveroprosenttia nosti 14 seurakuntaa tai seurakuntayhtymää. Korotuksien määrä vaihteli 0,10-0,25 prosenttiyksikön välillä. Kouvolan seurakuntayhtymä korotti veroprosenttia alkaen, Haminan seurakunta alkaen ja Pyhtään seurakunta alkaen Kotka-Kymi 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 Kouvola 1,60 1,60 1,60 1,60 1,60 1,60 Hamina 1,60 1,60 1,60 1,60 1,60 1,60 Pyhtää 1,60 1,60 1,70 1,70 1,70 1,70 Verotulojen kehitys TA 2019 Kirkollisvero ero ed. vuoteen -4,5 % -0,7 % -2,3 % -2,9 % -2,6 % +0,9 % Yhteisövero Valtion rahoitus Yhteensä Alkuvuoden (tammi - maaliskuu) kirkollisverotuotot ovat 3,5 %, 86 t edellisvuotta pienemmät. VEROTULOT KUUKAUSI KUMULATIIVINEN (1.000 eur) muutos muutos TAMMIKUU ,7 % ,7 % HELMIKUU ,8 % ,9 % MAALISKUU ,0 % ,5 % TULOSKEHITYS (1.000 eur) TA 2019 VUOSIKATE TILIKAUDEN TULOS TILIKAUDEN YLI/ALIJÄÄMÄ INVESTOINNIT LAINANLYHENNYKSET

12 Esityslista 4/ Seurakunnan tilinpäätösten tulos on kymmenen vuoden tarkastelussa toteutunut useammin yli- kuin alijäämäisenä. Talouden katsotaan olevan tasapainossa, kun mittarina käytetään vuosikatteen riittävyyttä investointeihin ja lainanlyhennyksiin. Vuoden 2019 talousarvio on alijäämäinen. Ehdotus, talousjohtaja: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että Kotka-Kymin seurakunnan vuoden 2020 kirkolliseksi tuloveroprosentiksi päätetään nykyinen tuloveroprosentti 1,50.

13 Esityslista 4/ Emännän viran lakkauttaminen Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/34/ /2019 kiinteistöpäällikkö Pirkko Itälä, talousjohtaja Jari-Pekka Väisänen, Kotka-Kymin seurakuntayhtymässä on ollut ruokapalvelu- ja siivouspäällikön virka, joka muutettiin seurakuntien rakennemuutoksen yhteydessä emännän viraksi vuoden 2017 alusta lukien. Tehtäväjärjestelyjen ja kokoaikaisten ja osittaisten virkavapauksien vuoksi tehtävä on ollut täyttämättä. Emäntien tehtävät ovat vähentyneet Ristiniemen ja Höyterin kurssikeskusten keittiössä. Höyterissä on toimintaa lähinnä kesäaikaan ja talvikaudella vain viikonloppuisin, lisäksi Höyteri on ollut suljettuna n. 4 kk vuodessa. Seurakuntatalojen ruokailut ovat vahtimestareiden hoidossa ja ruokapalveluissa on luovuttu lähes kokonaan pitopalvelutoiminnasta. Tehtäväjärjestelyissä on ollut esillä emännän viran lakkauttaminen tuotannollisin ja taloudellisin perustein. Henkilöstöasiain jaosto Ehdotus, talousjohtaja: Henkilöstöasiain jaosto esittää kirkkoneuvostolle, että se esittäisi kirkkovaltuustolle emännän viran lakkauttamista alkaen. Henkilöstöasiain jaosto esittää kirkkoneuvostolle, että se esittäisi kirkkovaltuustolle emännän viran lakkauttamista alkaen. Kirkkoneuvosto Ehdotus, talousjohtaja: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle emännän viran lakkauttamista alkaen.

14 Esityslista 4/ Seurakuntapastorin virkojen perustaminen Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/38/ /2019 kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, talousjohtaja Jari-Pekka Väisänen, Kotka-Kymin seurakunnassa on tällä hetkellä 7 kappalaisen virkaa ja 5 seurakuntapastorin virkaa. Tänä vuonna on jäämässä eläkkeelle yksi kappalainen ja ensi vuoden alussa toinen kappalainen. Henkilöstösuunnitelman mukaisesti pappien yhteenlaskettu määrä ei voi tässä vaiheessa laskea vaan pappien lukumäärän tulee säilyä ennallaan. Niinpä lähitulevaisuudessa on edessä kaksi papin rekrytointia. Historiallisesti seurakunnissa on ollut kahdenlaisia papinvirkoja, kappalaisenvirkoja ja seurakuntapastorin virkoja. Kappalaisen virkaan valittavalta edellytetään pastoraalitutkinnon suorittamista. Nykyisen palkkausjärjestelmän mukaisesti palkkaus on sidottu tehtävänkuvaukseen ja siinä määriteltyyn tehtävän vaativuuteen eikä virkanimike vaikuta siihen, millaista palkkaa tehtävästä maksetaan. Kappalaisen rekrytointiprosessi on hieman monimutkaisempi kuin seurakuntapastorin rekrytointi. Virkamiehiä koskeva lainsäädäntö irtisanomismenettelyineen koskee samalla tavalla molempia virkanimikkeitä. Kappalaisen virka on ns. vakituinen papinvirka, käytännössä seurakuntapastorin virka on myös vakiintunut pysyväksi viraksi eikä tuomiokapituli enää määrää seurakuntapastoreita siirtymään seurakunnasta toiseen. Koska seurakuntapastorin virkaan valittavalta ei edellytetä pastoraalitutkinnon suorittamista, on oletettavaa että virkaan on runsaammin hakijoita. Henkilöstöasiain jaoston tulee hyväksyä virkoihin tehtävänkuvaukset ja palkkaukset ennen rekrytointien aloittamista Henkilöstöasiain jaosto Ehdotus: Henkilöstöasiain jaosto esittää kirkkoneuvostolle, että se esittäisi kirkkovaltuustolle kahden seurakuntapastorin viran perustamista Kotka-Kymin seurakuntaan alkaen. Virkojen täyttäminen edellyttää sitä, että vapautuvat kappalaisen virat lakkautetaan. Henkilöstöasiain jaoston tulee hyväksyä seurakuntapastorin virkojen tehtävänkuvaukset ja palkkaus ennen rekrytointien aloittamista. Henkilöstöasiain jaosto esittää kirkkoneuvostolle, että se esittäisi kirkkovaltuustolle kahden seurakuntapastorin viran perustamista Kotka-Kymin seurakuntaan alkaen. Virkojen täyttäminen edellyttää sitä, että vapautuvat kappalaisen virat lakkautetaan.

15 Esityslista 4/ Henkilöstöasiain jaoston tulee hyväksyä seurakuntapastorin virkojen tehtävänkuvaukset ja palkkaus ennen rekrytointien aloittamista. Kirkkoneuvosto Ehdotus: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle kahden seurakuntapastorin viran perustamista Kotka-Kymin seurakuntaan alkaen. Virkojen täyttäminen edellyttää sitä, että vapautuvat kappalaisen virat lakkautetaan. Henkilöstöasiain jaoston tulee hyväksyä seurakuntapastorin virkojen tehtävänkuvaukset ja palkkaus ennen rekrytointien aloittamista.

16 Esityslista 4/ Tiedottajan toimen täyttäminen Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/9/ /2019 viestintäpäällikkö Emilia Pulkki, talousjohtaja Jari-Pekka Väisänen, Verkkoviestintäsuunnittelijan eläköitymiseen on varauduttu henkilöstösuunnitelmassa siten, että toimea ei enää samanmuotoisena täytetä. Verkkoviestintäsuunnittelijan toimen sijaan seurakunnassa tarvitaan tiedottajaa, joka kykenee Osviitta-lehden toimitussihteerin tehtäviin ja monenlaiseen sisällöntuotantoon sosiaalisessa mediassa ja printtimediassa. Lisäksi tehtäviin kuuluu erilaisten järjestelmien pääkäyttäjänä toimimista. Henkilöstöasiain jaosto on kokouksessaan vahvistanut tiedottajan tehtävänkuvauksen ja palkkauksen. Tiedottajan toimi oli haettavissa KirkkoHR-sivustolla, viimeinen hakupäivä oli Hakuilmoituksen teksti oli seuraava: Kotka-Kymin seurakunta hakee tiedottajaa toukokuussa alkavaan toimeen. Tiedottajan tehtäviin kuuluu sisällöntuotanto seurakunnan kaikkiin viestintäkanaviin, sosiaalisen median sisältöjen ideointi ja toteuttaminen sekä Osviitta-lehden toimitussihteerin tehtävät. Lisäksi tiedottaja toimii seurakunnan yhteisten sähköistenjärjestelmien pääkäyttäjänä. Tehtävässä edellytetään soveltuvaa korkeakoulututkintoa sekä toimittajan ammatillisia valmiuksia. Hakijalta odotetaan näyttöjä sähköisen viestinnän osaamisesta ja sosiaalisen median tehokkaasta hyödyntämisestä osana sisällöntuotantoa. Tehtävässä suoriutumista auttaa hyvä ideointikyky ja palveluhenkinen asenne. Eduksi katsotaan myös valo- ja videokuvaustaito. Tehtävä alkaa toukokuussa tai sopimuksen mukaan. Tehtävä kuuluu vaativuusryhmään 502. Täyttämisessä noudatetaan 6 kuukauden koeaikaa ja tehtävään valittavan on esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus terveydentilastaan ennen tehtävän vastaanottamista. Hakemus tulee toimittaa klo 12 mennessä. Hakijan tulee kutsuttaessa varautua haastatteluun Hakuaikaan mennessä hakemuksen jätti 20 henkilöä, joista yhden hakemus tuli sähköpostilla KirkkoHR-järjestelmän sijaan hakuajan päättymisen jälkeen. Hakijayhteenveto toimitetaan kokouskutsun mukana. Hakemukset liitteineen ovat nähtävissä kokouksessa. Haastatteluryhmään kuuluivat kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja Mikko Hauhia, kirkkoneuvoston jäsen Minni Kuisma, kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen ja viestintäpäällikkö Emilia Pulkki. Haastattelut toteutettiin ti Haastatteluihin kutsuttiin Sanna Hovi, Jenni Kruuti, Stiina Kiiveri, Heidi Nevalainen ja Maija Jokitalo.

17 Esityslista 4/ Haastatteluryhmä esittää yksimielisesti että tiedottajan toimeen valitaan Heidi Nevalainen. Nevalainen on koulutukseltaan filosofian maisteri Jyväskylän yliopistosta. Hänellä on laaja kokemus tiedottajan ja toimittajan työstä, sisällöntuotannosta, osaamista eri sosiaalisen median kanavien ja julkaisu- ja asianhallintajärjestelmien käytöstä. Tällä hetkellä Nevalainen työskentelee Kymenlaakson Jäte Oy:n tiedottajana. Henkilöstöasiain jaosto Ehdotus, talousjohtaja: Henkilöstöasiain jaosto esittää kirkkoneuvostolle, että se valitsisi tiedottajan toimeen FM Heidi Nevalaisen. Tehtävänkuvaus ja palkkaus ovat henkilöstöasiain jaoston päätöksen mukaiset. Tehtävässä sovelletaan 6 kk koeaikaa ja valitun on esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus terveydentilastaan ennen tehtävän vastaanottamista. Työsuhteen aloituspäivä sovitaan tehtävään valitun henkilön kanssa. Henkilöstöasiain jaosto esittää kirkkoneuvostolle, että se valitsisi tiedottajan toimeen FM Heidi Nevalaisen. Tehtävänkuvaus ja palkkaus ovat henkilöstöasiain jaoston päätöksen mukaiset. Tehtävässä sovelletaan 6 kk koeaikaa ja valitun on esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus terveydentilastaan ennen tehtävän vastaanottamista. Työsuhteen aloituspäivä sovitaan tehtävään valitun henkilön kanssa. Kirkkoneuvosto Ehdotus: Kirkkoneuvosto valitsee tiedottajan toimeen FM Heidi Nevalaisen. Tehtävänkuvaus ja palkkaus ovat henkilöstöasiain jaoston päätöksen mukaiset. Tehtävässä sovelletaan 6 kk koeaikaa ja valitun on esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus terveydentilastaan ennen tehtävän vastaanottamista. Työsuhteen aloituspäivä sovitaan tehtävään valitun henkilön kanssa.

18 Esityslista 4/ Kaatuneiden muistopäivä Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/6/ /2019 kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, Kaatuneiden muistopäivää vietetään toukokuun 3. sunnuntaina, Syksyllä 2018 kirkkoneuvosto linjasi kansallisten juhlapyhien viettoa Kotka- Kymin seurakunnassa (KN ). Kaatuneiden muistopäivä, toukokuun 3 sunnuntai: - Juhlan järjestelyistä huolehtii seurakunta. Kaupungilla ei ole järjestelyvastuuta tai roolia kaatuneiden muistopäivän viettämisessä. - Kaatuneiden muistopäivänä järjestetään jumalanpalvelus sekä Kotkan että Kymin kirkoissa. Jumalanpalveluksen jälkeen lasketaan seppeleet molemmilla sankarihautausmailla. Tämän jälkeen kirkkokahvit Helilän seurakuntatalolla ja Kotkan seurakuntakeskuksessa. - Kirkkoneuvosto nimeää seppelpartiot molemmille sankarihautausmaille ja pyytää kaupungin edustajat laskemaan seppeleet samoin molemmille sankarihautausmaille - Seppeleenlaskuun ja kirkkokahveille pyydetään puolustusvoimien edustaja - Mahdollisuuksien mukaan jumalanpalveluksiin, kunniakäynneille ja kirkkokahveille pyydetään mukaan kuoroja ja soittajia. Seurakunnan musiikkityö huolehtii heidän kutsumisestaan. - Seurakunta hankkii ja maksaa seppeleet Kotkan ja Kymin sankarihautausmaille Kirkkokahvit on varattu Helilän seurakuntatalolle ja Kotkan seurakuntakeskukseen. Puolustusvoimille on ilmoitettu tukitarpeesta kaatuneiden muistopäivänä. Kotkan kaupungin kanssa on sovittu, että kaupungilta tulee automaattisesti edustus itsenäisyyspäivänä ja kaatuneiden muistopäivänä, he tuovat omat seppeleet tullessaan. Seurakunnan seppeleet on tilattu. Kotkan juhlallisuuksissa on mukana xx kuoro ja Kymin juhlallisuuksissa Karhulan Mieslaulu sekä Karhulan Läntinen soittokunta. Kotkassa messun toimittavat Hannu Marttila, Miika Koskela ja Irina Lampén, Kymissä messun toimittavat Anna-Tiina Järvinen, Jukka Hänninen ja Jenny Kallberg. Lisäksi messuun osallistuu H8-rippikouluryhmä. Langinkoskella vietetään myös messua, mutta siihen ei liity kaatuneiden muistopäivän juhlallisuuksia. Ehdotus: Kirkkoneuvosto nimeää edustajansa Kotkan ja Kymin seppelpartioihin sekä valitsee jumalanpalveluksessa avustavat luottamushenkilöt molempiin kirkkoihin.

19 Esityslista 4/

20 Esityslista 4/ Seurakunnan edustajat Medialähetyspäiville ja Kansanlähetyspäiville Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/6/ /2019 aikuistyön työalavastaava Tero Hietanen ja lähetyssihteeri Anne Hovi kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, Seurakunnassa tehdään kesällä 2019 kaksi päiväretkeä lähetysjärjestöjen kesäjuhlille. Ensimmäinen niistä on retki Medialähetyspäiville Vantaan Korsoon , päivät järjestää medialähetys Sanansaattajat. Päivien teema on Näkemisen arvoinen. Toinen päiväretki tehdään Kansanlähetyspäiville Ryttylään, , päivät järjestää Suomen ev. lut. Kansanlähetys ja päivien teema on Raamattu rakkaaksi. Kesäaikaan myös muut lähetysjärjestöt ja herätysliikkeet järjestävät omia kesäjuhliaan. Toukokuussa Jyväskylässä vietetään sekä Kirkkopäiviä että Lähetysjuhlia Päivien aikana järjestetään myös Kirkkopalvelut ry:n yhdistyksen kokous, Kotka-Kymin seurakunta on Kirkkopalvelut ry:n jäsen. Medialähetyspäiville ja Kansanlähetyspäiville valitaan seurakunnan edustajat joko luottamushenkilöiden tai lähetysaktiivien parista. Seurakunta maksaa virallisten edustajien matkat ja osallistumisen. Lisätietoja retkistä saa lähetyssihteeri Anne Hovilta. Ehdotus: Kirkkoneuvosto valitsee edustajansa Medialähetyspäiville ja Kansanlähetyspäiville. Jos edustajia ei kirkkoneuvostosta löydy, paikat annetaan lähetyssihteerin ja aikuistyön työalavastaavan jaettaviksi.

21 Esityslista 4/ Auvolan sukuhaudan hautaoikeuden haltijan nimeäminen Diaarinumero Valmistelijat: Esittelijä: DKOT/14/05.02/2019 kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, ylipuutarhuri Hannamari Kovakoski, kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, Parikan hautausmaalla sijaitsevan Auvolan sukuhaudan hautaoikeuden haltijuudesta on käyty keskustelua viime kesästä asti. Hautaoikeuden haltija menehtyi alkukesästä 2018 ja tämän jälkeen hautaoikeuden haltija on ollut määrittelemättä. Ylipuutarhuri Hannamari Kovakoski, kausityönjohtaja Niina Rahola ja kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen ovat selvittäneet asiaa Auvolan sukuhautaan haudattujen jälkeläisten ja konsultoineet asiassa myös Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin lakimiesasessori Jyri Klemolaa. Sukuhaudalla ei tällä hetkellä ole määrättyä hautaoikeuden haltijaa. Seurakunnan toimesta on pyydetty, että he ilmoittavat hautaoikeuden haltijan mennessä. Suku on ilmoittanut, että he eivät ole voineet sopia hautaoikeuden haltijasta ja pyytävät kirkkoneuvostoa ratkaisemaan asian. Kirjeet asiasta toimitetaan esityslistan mukana. Materiaalissa osapuolet esittävät myös oman näkemyksensä hautaoikeuden haltijaksi. Asiaan liittyvät seuraavat kirkkolain pykälät: KL 17 3 Hautaoikeuden haltija Hautaoikeuden haltija edustaa niitä, joita voidaan haudata hautaan, sekä käyttää puhevaltaa hautaa koskevissa asioissa siten kuin hautaustoimilaissa sekä tässä laissa ja sen nojalla säädetään tai määrätään. Hautaoikeuden haltijasta ja siitä, keitä hautaan voidaan haudata, sovitaan hautaa luovutettaessa. Jos sopimusta ei ole tehty vuoden kuluessa haudan luovutuspäivästä tai jos tehtyä sopimusta ei voida olosuhteiden muuttumisen johdosta noudattaa, hautaoikeuden haltijaksi tulee vainajan leski, tai milloin leskeä ei ole taikka hänkin on kuollut, ensimmäiseksi hautaan haudatun vainajan lähimmät perilliset. Jos heitä on useita, heidän on valittava hautaoikeuden haltija edustamaan heitä hautaa koskevissa asioissa. Hautaoikeuden uudesta haltijasta on ilmoitettava hautaustoimesta vastaavalle seurakunnan viranomaiselle. Jos ensimmäiseksi hautaan haudatun vainajan lähimmät perilliset eivät ole voineet sopia hautaoikeuden uudesta haltijasta, kirkkoneuvosto voi määrätä hautaoikeuden haltijan ja antaa etusijan paikkakunnalla asuvalle tai sille, joka on huolehtinut haudan hoidosta. KL 17 6 Kirkkoneuvosto ratkaisee erimielisyyden hautaoikeudesta, hautaoikeuden haltijasta, siitä keitä hautaan voidaan haudata, haudan haltijan velvollisuuksista tai muusta hautaa ja hautaamista koskevasta asiasta, jollei hautaustoimilaissa ole toisin säädetty. Kirkkoneuvosto , 8 :

22 Esityslista 4/ Ehdotus, kirkkoherra: Kirkkoneuvosto käynnistää asian käsittelyn ja valtuuttaa ylipuutarhuri Hannamari Kovakosken ja kirkkoherra Anna-Tiina Järvisen jatkamaan asian valmistelua. Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti. Kirkkoneuvosto , 16 : Valmistelijat: Esittelijä: kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, anna-tiina.jarvinen@evl.fi ylipuutarhuri Hannamari Kovakoski, hannamari.kovakoski@evl.fi Kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, anna-tiina.jarvinen@evl.fi Kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan valtuuttaa kirkkoherra Anna- Tiina Järvisen ja ylipuutarhuri Hannamari Kovakosken jatkamaan Auvolan sukuhaudan hautaoikeuden haltijan määrittelyn valmistelua. Asiassa on konsultoitu lakiasioiden asiantuntijaa. Kirkkolain 17 luku 3 toteaa hautaoikeuden haltijasta seuraavaa: Hautaoikeuden haltija edustaa niitä, joita voidaan haudata hautaan, sekä käyttää puhevaltaa hautaa koskevissa asioissa siten kuin hautaustoimilaissa sekä tässä laissa ja sen nojalla säädetään tai määrätään. Hautaoikeiden haltijasta ja siitä keitä hautaan voidaan haudata, sovitaan hautaa luovutettaessa. Jos sopimusta ei ole tehty vuoden kuluessa haudan luovutuspäivästä tai jos tehtyä sopimusta ei voida olosuhteiden muuttumisen johdosta noudattaa, hautaoikeuden haltijaksi tulee vainajan leski tai, milloin leskeä ei ole taikka hänkin on kuollut, ensimmäiseksi hautaan haudatun vainajan lähimmät perilliset. Jos heitä on useita, heidän on valittava hautaoikeuden haltija edustamaan heitä hautaa koskevissa asioissa. Hautaoikeuden uudesta haltijasta on ilmoitettava hautaustoimesta vastaavalle seurakunnan viranomaiselle. Jos ensimmäiseksi hautaan haudatun vainajan lähimmät perilliset eivät ole voineet sopia hautaoikeuden uudesta haltijasta, kirkkoneuvosto voi määrätä hautaoikeuden haltijan ja antaa etusijan paikkakunnalla asuvalle tai sille, joka on huolehtinut haudan hoidosta. Lisäksi 4:ssä todetaan: Jollei siitä, keitä hautaan voidaan haudata, ole sovittu 3 :n 2 momentin mukaisesti, hautaan saadaan ensisijaisesti haudata vainaja, jota varten hauta on luovutettu, ja tämän puoliso sekä lisäksi sattuneiden kuolemantapausten mukaisessa järjestyksessä suoraan etenevässä tai takenevassa polvessa oleva sukulainen ja tämän puoliso. Jollei tällaista sukulaista ole tai jos hautaoikeuden haltija siihen suostuu, hautaan saadaan haudata vainajan sisar tai veli sekä heidän lapsensa, sanottujen henkilöiden otto- ja kasvattilapset sekä näiden kaikkien puolisot. Hautaoikeuden haltijan suostumuksella voi hautatoimesta vastaava seurakunnan viranomainen antaa luvan haudata hautaan muunkin henkilön, milloin siihen on erityinen syy. Erimielisyyksien ratkaisemista, KL 17 6

23 Esityslista 4/ Kirkkoneuvosto ratkaisee erimielisyyden hautaoikeudesta, hautaoikeuden haltijasta, siitä heitä hautaan voidaan haudata, haudan haltijan velvollisuuksista tai muusta hautaa tai hautaamista koskevasta asiasta, jollei hautaustoimilaissa ole toisin säädetty. Hautariidan molemmat osapuolet ovat pyytäneet ratkaisua tilanteeseen kirkkoneuvostolta. On huomattava, että hautaoikeuden haltija edustaa niitä, jotka voidaan haudata hautaan. Hautaoikeuden haltijalla on päätöksellään oikeus laajentaa sitä joukkoa, jolla on oikeus tulla haudatuksi hautaan ( 4), mutta hän ei voi rajoittaa henkilön oikeutta tulla haudatuksi ko. hautaan. Hautaoikeuden haltija käyttää puhevaltaa hautaan liittyvissä asioissa. Kirkkolain mukaisesti kirkkoneuvosto antaa etusijan paikkakunnalla asuvalle tai sille, joka on huolehtinut haudan hoitamisesta. Kirjeissään Ilkka Auvola ja Kari Räty esittävät kumpikin itseään hautaoikeuden haltijaksi. Täten on katsottava, että hautaoikeuden haltijaksi on kaksi tarjokasta. Kari Räty ilmoittaa hoitaneensa hautaa ainaishoidon päätyttyä vuonna 2005 sekä asuvansa osa-aikaisesti Kotkassa. Ehdotus, kirkkoherra: Kirkkoneuvosto nimeää Kari Rädyn Auvolan sukuhaudan hautaoikeuden haltijaksi. Kirkkoneuvosto nimesi Kari Rädyn Auvolan sukuhaudan ( ) hautaoikeuden haltijaksi. Kirkkoneuvosto : Kirkkoneuvosto nimesi kokouksessaan Kari Rädyn Auvolan sukuhaudan ( ) haltijaksi. Päätökseen liittyen kirkkoneuvostolle on lähetetty oikaisuvaatimus. Ilkka Auvolan, Taru Mäkelän ja Seppo Rädyn päivätty oikaisuvaatimus toimitetaan kokouskutsun mukana. Oikaisuvaatimuksessa he ilmaisevat tyytymättömyytensä kirkkoneuvoston ratkaisuun ja ehdottavat sukuhaudan haltijaksi Seppo Rätyä. Kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen ja ylipuutarhuri Hannamari Kovakoski ovat konsultoineet asiassa lakiasioiden asiantuntijoita. Oikaisuvaatimuksen johdosta Kari Rädylle varataan mahdollisuus lausua näkemyksensä sekä oikaisuvaatimukseen että sen sisältämään uuteen ehdotukseen siitä, että hautaoikeuden haltijaksi määrättäisiin Seppo Räty. Kari Rädyltä on pyydetty lausuntoa asiasta kirjallisesti mennessä. Tämän jälkeen myös oikaisuvaatimuksen esittäjälle varataan vielä mahdollisuus lausua mielipiteensä tästä lausunnosta. Näinollen kirkkoneuvosto voi tehdä ratkaisunsa asiassa aikaisintaan toukokuun kokouksessa. Ehdotus, kirkkoherra: Kirkkoneuvosto merkitsee asian käsittelyvaiheen tiedoksi.

24 Esityslista 4/

25 Esityslista 4/ Aloite messujen toimittamisesta Kotka-Kymin seurakunnan kirkoissa Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/11/ /2019 kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, Kirkkoneuvosto : Kotka-Kymin seurakunnan kirkkovaltuustolle jätettiin kokouksessa aloite. Aloitteeseen on kirjattu toive toteuttaa messu jokaisena sunnuntaina ja juhlapyhänä klo 10 kaikissa Kotka-Kymin seurakunnan kirjoissa. Aloite toimitetaan esityslistan mukana. Ehdotus, kirkkoherra: Kirkkoneuvosto keskustelee aloitteesta ja lähettää sen seurakuntatyön johtokunnan valmisteltavaksi. Käydyn vilkkaan keskustelun jälkeen kirkkoneuvosto lähetti aloitteen seurakuntatyön johtokunnan valmisteltavaksi. Seurakuntatyön johtokunta : Kirkkovaltuusto vastaanotti aloitteen jumalanpalvelusten pitämisestä Kotka-Kymin seurakunnan kaikissa kirkoissa kaikkina pyhäpäivinä klo 10. Kirkkoneuvosto käsitteli aloitetta kokouksessaan Päätösehdotus oli, että aloite siirretään seurakuntatyön johtokunnan valmisteltavaksi. Ehdotus, kirkkoherra: Seurakuntatyön johtokunta käy aloitteesta lähetekeskustelun ja päättää jatkaa asian valmistelua. Seurakuntatyön johtokunta kävi aloitteesta monipuolisen lähetekeskustelun ja päätti jatkaa asian valmistelua kuulemalla eri tahoja. Viranhaltijat määrittävät seuraavaa kokousta varten kyseiset tahot ja mitä tietoa tarvitaan sekä miten kuuleminen/kysely toteutetaan. Seurakuntatyön johtokunta : Lähetekeskustelun perusteella viranhaltijat ovat keskustelleet kyselyjen toteuttamisesta. Olisi tärkeää kuulla ainakin 3 ryhmän näkemys asiasta: 1) messukävijät, 2) he, jotka eivät käy mutta ovat kiinnostuneita seurakunnan toiminnasta ja 3) he, jotka eivät käy messussa eivätkä ole aktiivisia tai juurikaan kiinnostuneita seurakunnan toiminnasta. Lisäksi on mahdollista kerätä viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden näkemyksiä jumalanpalveluselämän toteuttamisesta. Tuloksia tutkittaessa ja päätöksiä tehdessä on mietittävä, mikä painoarvo minkäkin ryhmän vastauksilla on. Messukävijöiden kokemuksia ja näkökulmia voidaan kerätä messun yhteydessä jaettavalla kortilla/lomakkeella, johon voi vastata kirkossa tai QR-

26 Esityslista 4/ koodin kautta seurakunnan nettisivuilla. Tällöin messukävijäryhmän vastaukset pysyvät omana ryhmänään. Viranhaltijoiden vastaukset voidaan kerätä seurakunnassa käytössä olevalla PR-järjestelmällä. Tarvittaessa samaa voidaan käyttää luottamushenkilöiden näkökulmien kartoittamiseen. Tulosten tulkintaa ajatellen ryhmät saadaan pidettyä erillään. Seurakunnan nettisivuille ja somessa jaettavaksi voidaan perustaa oma kysely. Lähtöoletus on, että tähän vastaavat ovat heitä, jotka eivät ehkä käy messussa mutta ovat muuten kiinnostuneita osallistumaan tai ainakin seuraamaan seurakunnan elämää ja toimintaa sosiaalisen median kautta. Heillä on lähtökohtaisesti jonkin verran tietoa jumalanpalveluksista sekä mahdollisesti halua myös osallistua niihin. Kysely voidaan rakentaa nettisivuille ja jakaa linkkiä siihen sosiaalisessa mediassa. Myös tämän ryhmän vastaukset pysyvät omana ryhmänään. Vaikein ryhmä tavoittaa ovat he, jotka eivät käy messussa eivätkä juuri seuraa seurakunnan nettisivuja, Virtaus- tai Osviitta -lehtiä tai muuta viestintää. Selvitämme ulkopuolisen toimijan tekemän markkinointitutkimuksen hintoja ja mahdollisuuksia. Tällaista tutkimusta ei kannata tehdä vain messujen ajankohdista, vaan tutkimukseen kannattaa sitoa muutakin, esimerkiksi seurakuntaa koskevia mielikuvia tai seurakunnan näkyvyyteen liittyviä asioita. Kyselyn rakentamisessa tulee kiinnittää huomiota kysymyksenasetteluun ja sanamuotoihin. Ehdotus, kirkkoherra: Seurakuntatyön johtokunta keskustelee kyselyistä ja kuulemisista sekä linjaa keskustelun perusteella jatkovalmistelun suuntaviivoja. Seurakuntatyön johtokunta keskusteli kyselyistä ja niiden toteuttamistavoista. Johtokunta päätti, että valmistelua jatketaan esityksen mukaisesti. Asiaan palataan seuraavassa seurakuntatyön johtokunnan kokouksessa. Seurakuntatyön johtokunta : Edellisten kokousten lähetekeskustelujen perusteella on rakennettu seuraava kyselykokonaisuus: 1) Messukävijät Messukävijöiden näkemystä asiaan kysytään Kotkan, Kymin ja Langinkosken kirkoissa vuoden 2019 aikana kaksi kertaa: pääsiäisaikaan sekä tulevan vuoden lokakuussa. Kyselyssä vastataan seuraaviin kysymyksiin: Tulisiko klo 10 alkava päiväjumalanpalvelus järjestää joka sunnuntai niin Kotkan, Kymin kuin Langinkoskenkin kirkossa? Miten suhtaudut messujen aloitusajankohtien porrastamiseen siten, että yhdessä kirkossa messu olisi klo 10, toisessa klo 14 ja kolmannessa klo 18? Miten tulisi toimia sellaisessa tilanteessa, kun kirkkovuoden ajankohdasta johtuen pyhäpäiviä on monta peräkkäin, esimerkiksi joulun jälkeinen sunnuntai, uudenvuoden aatto ja uudenvuoden päivä osuvat peräkkäisiksi päiviksi. Tulisiko tällöin jumalanpalvelusta viettää jokaisessa kirkossa

27 Esityslista 4/ jokaisena pyhänä vai näetkö mahdollisena keskittää jumalanpalvelukset yhteen kirkkoon? Millaista muuta jumalanpalveluselämää seurakunnassa tulisi olla kuin aamupäivällä toteutettu messu? Millaisia toiveita tai haaveita tai odotuksia sinulla on seurakunnan jumalanpalveluselämän suhteen? 2) Seurakunnan toiminnasta kiinnostuneet Seurakunnan toiminnasta kiinnostuneiden näkemyksiä jumalanpalvelusten toteuttamisajankohdista ja toteuttamistavoista kysytään vuoden 2019 aikana toteutettavalla nettilomakepohjaisella kyselyllä. Kysely pidetään auki seurakunnan nettisivuilla ja linkkiä kyselylomakkeeseen jaetaan seurakunnan sosiaalisen median kanavissa. Kysely toteutetaan syksyn aikana. Kyselyssä kysymykset ovat samat kuin messukävijöille suunnatussa kyselyssä. 3) Viranhaltijat Seurakunnan viranhaltijoiden näkemyksiä messuasiaan kartoitetaan seurakunnassa käytössä olevan PR-työkalun avulla. Käytännössä kysely tapahtuu sähköpostitse lähetettävällä kyselylomakkeella. Kysymykset ovat samat kuin kahdessa edellisessä kyselyssä. 4) Luottamushenkilöt Seurakunnan luottamushenkilöiden näkemyksiä messuasiaan kartoitetaan saman PR-työkalun avulla. Luottamushenkilöt saavat sähköpostiinsa linkin, jota klikkaamalla avautuu kyselylomake. Kysymykset ovat samat kuin muissakin kyselyissä. 5) Muut Vuoden 2020 alussa seurakunta tilaa ulkopuoliselta toimijalta markkinointitutkimuksen, jossa selvitetään mm. seurakunnan näkyvyyttä sekä niitä mielikuvia joita seurakuntaan liittyy. Markkinointitutkimukseen tuodaan mukaan myös jumalanpalveluselämää käsittelevä osio. Nämä kysymykset valmistellaan yhdessä tutkimuksen toteuttajan kanssa siten, että muissa kyselyissä olleet teemat tulevat näkyviin myös tässä kyselyssä. Tutkimukseen toteuttamiseen varataan rahaa vuoden 2020 talousarvioon. Kyselyjen lisäksi loppuvuoden 2019 aikana jumalanpalveluselämää pidetään esillä Osviitta- ja Virtaus-lehdissä. Näiden kyselyjen perusteella saatu aineisto ja siitä tehdyt johtopäätökset esitellään kirkkoneuvostolle ja seurakuntatyön johtokunnalle vuoden 2020 alussa. Kirkkoneuvosto ja seurakuntatyön johtokunta päättävät jatkovalmistelusta esittelyn jälkeen.

28 Esityslista 4/ Ehdotus, kirkkoherra: Seurakuntatyön johtokunta päättää jatkovalmistelusta esityksen pohjalta. Kevään työn tulokset aloitteen osalta lähetetään tiedoksi kirkkoneuvostolle. Johtokunta päätti, että kysymyksiä vielä selkeytetään ja tarkennetaan sekä laaditaan kyselylomake. Johtokunta käsittelee kyselylomakkeen toukokuun kokouksessa ja ensimmäinen kysely tehdään kesällä. Kevään työn tulokset aloitteen osalta lähetetään tiedoksi kirkkoneuvostolle. Kirkkoneuvosto Ehdotus, kirkkoherra: Kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi aloitteen käsittelyn kevään ajalta ja lähettää asian myös kirkkovaltuuston tiedoksi.

29 Esityslista 4/ Aloite seurakuntalaisten, luottamushenkilöiden ja seurakunnan työntekijöiden välisen vuoropuhelun arvioinnista ja kehittämisestä Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/12/ /2019 kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, Kirkkoneuvosto : Kirkkovaltuustolle jätettiin kokouksessa aloite, joka koskee seurakuntalaisten, luottamushenkilöiden ja seurakunnan työntekijöiden välisen vuoropuhelun arvioinnista ja kehittämisestä. Aloitteessa edellytetään ko. vuoropuhelun sekä seurakuntalaisten ja luottamushenkilöiden osallisuuden arvioimista. Aloite toimitetaan esityslistan mukana. Ehdotus, kirkkoherra: Kirkkoneuvosto keskustelee aloitteesta ja lähettää sen seurakuntatyön johtokunnan valmisteluun. Käydyn vilkkaan keskustelun jälkeen kirkkoneuvosto lähetti aloitteen seurakuntatyön johtokunnan valmisteltavaksi. Seurakuntatyön johtokunta : Ehdotus, kirkkoherra: Kirkkovaltuusto vastaanotti aloitteen seurakuntalaisten, viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden vuoropuhelun arvioinnista ja kehittämisestä. Kirkkoneuvosto käsitteli aloitetta kokouksessaan Päätösehdotus oli, että asia siirretään seurakuntatyön johtokunnan valmisteltavaksi. Seurakuntatyön johtokunta käy aloitteesta lähetekeskustelun ja päättää jatkaa asian valmistelua. Seurakuntatyön johtokunta kävi aloitteesta laajan lähetekeskustelun ja päätti jatkaa asian valmistelua. Viranhaltijat kartoittavat seuraavaa kokousta varten vaihtoehtoja aloitteen mukaisista, vapaamuotoisista kehittämis- ja toimintaryhmistä sekä menetelmiä ryhmien kokoamiseksi. Seurakuntatyön johtokunta : Viranhaltijat ovat koonneet seurakunnan nyt toimivia vapaaehtoistyön muotoja, kirkkoneuvoston nimeämät työryhmät sekä tapoja, joilla seurakuntalaisten ääntä kuullaan seurakuntatyötä suunniteltaessa ja toteutettaessa. Ryhmät on koottu taulukkoon, joka toimitetaan kokouskutsun oheismateriaalina.

30 Esityslista 4/ Lisäksi on käyty keskustelua ja koottu vielä niitä kysymyksiä, joita aloitteen mukaisten kehittämis- ja toimintaryhmien mahdollinen työ on herättänyt. Kooste näistä kysymyksistä toimitetaan kokouskutsun oheismateriaalina. Ehdotus, kirkkoherra: Seurakuntatyön johtokunta tutustuu oheismateriaaliin ja käy asiasta lähetekeskustelua. Keskustelun pohjalta päätetään jatkovalmistelun suuntaviivoista. Aloitteen taustalla on ajatus vapaaehtoistyön nostamisesta paremmin esille. Asia voisi toteutua esimerkiksi projektina tai kampanjana, jossa kutsutaan ihmisiä tutustumaan eri työalojen tarjoamiin mahdollisuuksiin vapaaehtoistyössä sekä ideoimaan uusia mahdollisuuksia vapaaehtoisten toiminnalle. Mahdolliseen tempaukseen voisi liittyä luentoja tai muuta yhteistä toimintaa. Viranhaltijat jatkavat ko. projektin suunnittelua, toimintasuunnitelma esitellään seuraavassa kokouksessa. Seurakuntatyön johtokunta : Edellisen seurakuntatyön johtokunnan kokouksen jälkeen aloitteesta on keskusteltu johtoryhmässä sekä työntekijöiden yhteisillä aamukahveilla. Lisäksi asiasta on käyty keskusteluja eri työaloilla sekä vapaaehtoistyön koordinaattorin kanssa. Näiden keskustelujen jälkeen vapaaehtoistyön nostaminen esille voisi tapahtua kahta reittiä: toisaalta jonkinlaisen tempauksen, vapaaehtoistyön messujen tai pestuumarkkinoiden kautta sekä toisaalta jatkuvan vapaaehtoistyön esilläpitämisen sekä vapaaehtoistyö.fi -palvelun aktiivisen esilläpitämisen kautta. Vapaaehtoistyön tapahtuma järjestetään alkusyksystä, syyskuussa Tilaisuuden järjestelyvastuussa on vapaaehtoistyön koordinaattori Riikka Klaavu-Pihlajamaa yhdessä muiden viranhaltijoiden kanssa. Tapahtumaan kutsutaan mukaan myös Kotkan kaupungin vapaaehtoistyön koordinaattori ja hänen verkostonsa sekä kaupungissa toimivia vapaaehtoistyötä tarjoavia järjestöjä. Tapahtumassa eri toimijat ja seurakunnan työalat esittelevät vapaaehtoistyön mahdollisuuksia omalla työalallaan. Seurakunnan työntekijöiden kanssa on mahdollista keskustella jo olemassaolevista vapaaehtoistyön paikoista sekä ideoida uusia tehtäviä. Tapahtumassa on myös muuta yhteistä ohjelmaa, ehkä kahvio, musiikkia sekä luento ja vapaaehtoisten haastatteluja. Tapahtumassa esitellään myös vapaaehtoistyö.fi -verkkopalvelua, josta on mahdollista etsiä kiinnostavia tehtäviä. Verkkopalvelussa tehtäviä tarjoavat seurakunta, järjestöt ja kaupunki. Tapahtuman lisäksi seurakunnan nettisivuilla ja sosiaalisen median kanavissa mainostetaan tapahtumaa, jaetaan kuvia ja tunnelmia tapahtumasta sekä jaetaan jo nyt vapaaehtoistyössä olevien kokemuksia pienten videoiden tai juttujen avulla. Ehdotus, kirkkoherra: Seurakuntatyön johtokunta päättää jatkaa asian valmistelua esityksen mukaisesti. Kevään aikana aloitteesta käyty keskustelu sekä päätös

31 Esityslista 4/ vapaaehtoistyön tapahtuman järjestämisestä viedään tiedoksi kirkkoneuvostolle. Seurakuntatyön johtokunta päätti jatkaa asian valmistelua esityksen mukaisesti. Kevään aikana aloitteesta käyty keskustelu sekä päätös vapaaehtoistyön tapahtuman järjestämisestä viedään tiedoksi kirkkoneuvostolle. Kirkkoneuvosto Ehdotus, kirkkoherra: Kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi aloitteen käsittelyn ja esittää kirkkovaltuustolle, että myös se merkitsee asian tiedoksi.

32 Esityslista 4/ Ilmoitukset sekä muut mahdolliset asiat Diaarinumero DKOT/22/ /2019 Esittelijä: 1. Viranhaltijapäätökset Tiedoksi luettelo ajalla tehdyistä viranhaltijapäätöksistä joiden osalta ei ole käytetty siirto-oikeutta. 2. Johtokuntien pöytäkirjat Seurakuntatyön johtokunta 3/ Saapuneet kirjeet 1. Kirkkohallituksen yleiskirje 5/ Esitykset Pro ecclesia -mitalin ja ritarikuntien kunniamerkkien saajiksi itsenäisyyspäivänä Kirkkohallituksen yleiskirje 6/ Kansallinen veteraanipäivä Kirkkohallituksen yleiskirje 7/ Saavutettavuus ja digitaaliset palvelut 4. Kirkkoherran tiedoksiannot Ehdotus: Merkitään tiedoksi.

33 Esityslista 4/ Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päättää kokouksen. merk. Mikko Hauhia puheenjohtaja merk. Jatta Tiihonen sihteeri