Kirkkovaltuuston kokous

Transkriptio

1 Pöytäkirja 2/2019 Kirkkovaltuuston kokous Kokousaika Kokouspaikka klo 18:00 Helilän seurakuntatalo Osallistujat Heikki J. Oksanen puheenjohtaja Joonas Penttilä varapuheenjohtaja Seija Aalto jäsen Sini Airaksinen Tuula Anttila Marianne Bruce Lauri Eerola Seppo Eerola Johanna Hasu Mikko Hauhia Risto Hokkanen Marja Hynninen Eine Hänninen Aimo Ilomäki Tarja Karell Matti Kekarainen Reino Korhonen Topias Kotiniemi Pirjo Hellgren varajäsen Jukka Lemmetyinen jäsen Galina Mikhaylova Isabelle Pekonen Marika Pohjantuli Reetta Puhakka Petri Railo Anna-Leena Domander varajäsen Pirjo Romppanen jäsen Kaisa Rönkä Petri Sällilä Juha Säämänen Läsnäolo- ja puheoikeutetut: Anna-Tiina Järvinen Jari-Pekka Väisänen Jatta Tiihonen kirkkoherra talousjohtaja sihteeri Poissa: Kirsi Rasanen jäsen (ilm. esteestä) Ville Mielonen Minni Kuisma Kari Seppänen varajäsen (ilm. esteestä) Pirjo Kopra Eva Pukkila Tapio Heino jäsen Pasi Pöllänen

2 Pöytäkirja 2/2019 Sisällysluettelo 16 - Kokoustiedot Toimintakertomus Tilinpäätös Avustus Kohti Työtä ry:n toiminnan tukemiseksi Kotkan diakoniarahaston tilinpäätös Henkilöstökertomus Vuoden 2020 tuloveroprosentti Tilintarkastuspalvelun hankinta toimikaudelle Emännän viran lakkauttaminen Seurakuntapastorin virkojen perustaminen Aloite messujen toimittamisesta Kotka-Kymin seurakunnan kirkoissa Aloite seurakuntalaisten, luottamushenkilöiden ja seurakunnan työntekijöiden välisen vuoropuhelun arvioinnista ja kehittämisestä Muut mahdolliset asiat Kokouksen päättäminen Valitusosoitus pöytäkirjaan... 28

3 Pöytäkirja 2/ Kokoustiedot Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. Kirkkoherra Anna-Tiina Järvisen pitämän alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja Heikki J. Oksanen avasi kokouksen. Vapautusten myöntäminen ja läsnäolijoiden toteaminen Tästä kokouksesta ovat vapautusta anoneet seuraavat jäsenet: Kirsi Rasanen, Ville Mielonen ja Minni Kuisma. Kutsutuista varajäsenistä vapautusta ovat anoneet: Pirjo Kopra, Kari Seppänen ja Eva Pukkila. Ehdotus: 1. Myönnetään tästä kokouksesta anotut vapautukset. 2. Todetaan nimenhuudolla kokouksessa läsnä olevat valtuutetut. 1. Vapautus myönnettiin ja tilalle kutsuttiin Anna-Leena Domander ja Pirjo Hellgren. Varajäsen Kari Seppäselle tuli yllättävä este juuri ennen kokousta, joten hänen tilalleen ei ehditty kokoukseen kutsua seuraavaa varajäsentä. 2. Suoritetun nimenhuudon jälkeen todettiin kolmestakymmenestäkolmesta (33) kirkkovaltuuston jäsenestä olevan paikalla kolmekymmentä (30). Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä työjärjestyksen hyväksyminen Kokous on kutsuttu koolle Kotkan kirkkoherranviraston (Mariankatu 14 E) ilmoitustaululla alkaen olleella kuulutuksella. Ehdotus: Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksytään jäsenille toimitettu esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Todettiin kirkkovaltuuston kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

4 Pöytäkirja 2/ Pöytäkirjan tarkastus ja nähtävillä olo Pöytäkirja on valmis tarkastettavaksi maanantaina Domusasianhallintajärjestelmässä. Kokouksen tarkastettu ja allekirjoitettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hallintotoimistossa (Mariankatu 14 D, Kotka) Ehdotus: Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi Sini Airaksinen ja Reino Korhonen. Pöytäkirjan tarkastajat toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina. Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti.

5 Pöytäkirja 2/ Toimintakertomus 2018 Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/24/ /2019 kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, anna-tiina.jarvinen@evl.fi kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, anna-tiina.jarvinen@evl.fi Vastuualueet ovat koonneet vuoden 2018 toiminnasta kertovat toimintakertomukset. Seurakuntatyön johtokunta on käsitellyt seurakuntatyötä koskevat toimintakertomukset kokouksessaan ja kiinteistö- ja hautatoimen johtokunta on käsitellyt oman vastuualueensa toimintakertomukset kokouksessaan Molemmat johtokunnat esittävät, että toimintakertomukset lähetetään kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Kirkkoneuvosto Ehdotus: Kirkkoneuvosto käsittelee vuoden 2018 toimintakertomukset ja esittää kirkkovaltuustolle, että se hyväksyisi vuoden 2018 toimintakertomukset. Kirkkoneuvosto käsitteli ja hyväksyi vuoden 2018 toimintakertomukset ja esittää ne kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi. Kirkkovaltuusto Toimintakertomukset Tasekirja ja toimintakertomus 2018 sivuilla Ehdotus: Kirkkovaltuusto hyväksyy vuoden 2018 toimintakertomukset. Kirkkovaltuusto hyväksyi vuoden 2018 toimintakertomukset.

6 Pöytäkirja 2/ Tilinpäätös 2018 Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/15/ /2019 kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, anna-tiina.jarvinen@evl.fi talousjohtaja Jari-Pekka Väisänen, jari-pekka.vaisanen@evl.fi Talousarviovuodelta on laadittava tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelystä ja toimenpiteistä talouden tasapainottamiseksi. Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma ja niiden liitteenä olevat tiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot toiminnasta, tilikauden tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tätä varten tarpeelliset lisätiedot on ilmoitettava liitetiedoissa. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto tai yhteinen kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija. Allekirjoitettu tilinpäätös on annettava viipymättä tilintarkastajien tarkastettavaksi. Tilintarkastuksen jälkeen se saatetaan kirkkovaltuuston tai yhteisen kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Kirkkovaltuusto hyväksyy tilinpäätöksen viimeistään tilikautta seuraavan kesäkuun loppuun mennessä. (KJ 15.5 ) Toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys hallinnosta, toiminnasta, taloudesta, sisäisestä valvonnasta sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on annettava myös tietoja sellaisista toimintaan ja talouteen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei tehdä selkoa tuloslaskelmassa, taseessa ja tilinpäätöksen liitetiedoissa. Toimintakertomuksessa selostetaan oleelliset asiat konsernin toiminnasta ja taloudesta sekä niiden kehityksestä tilikauden aikana. (KJ 15.6 ) Henkilöstökulut (5 939 t ) supistuivat 4,5 %, 282 t edelliseen vuoteen verrattuna. Palkat ja palkkiot olivat tästä summasta t (-2,4 %) ja sivukulut t (-12,8 %). Muut toimintakulut (3 809 t ) pienenivät 5,4 %, 202 t. Henkilöstökulujen osuus toimintakuluista oli 60,93 % (60,8 % v.2017). Toimintatuotot (2 321 t ) pienenivät 9,7 %, 249 t. Kirkollisverotuotto (8 229 t ) oli 2,6 %, 220 t edellisvuotta pienempi. Vuoden 2016 alussa yhteisövero muuttui valtion budjetista maksettavaksi rahoitukseksi, valtion rahoitusta Kotka-Kymin seurakunta sai t. Kokonaisuutena verotulot jäivät 222 t euroa edellisvuotta pienemmiksi, budjetoidusta verotulosta jäätiin 129 t. Seurakunnan vuoden 2018 tilinpäätöksessä vuosikate on ,71 euroa, tilikauden tulos ,41 euroa ja ylijäämä ,93 euroa.

7 Pöytäkirja 2/ Taseen loppusumma on ,99 euroa (v loppusumma ,86 euroa). Vuosikate riitti kattamaan investoinnit ( ) ja lainanlyhennykset ( ). Kirkkoneuvosto Ehdotus, kirkkoherra: 1. Kirkkoneuvosto päättää esittää, että tilikauden ylijäämä ,93 euroa kirjataan taseen yli/alijäämätilille. Esitys tilikauden tuloksen käsittelystä on kirjattu tasekirjaan (s. 46). 2. Kirkkoneuvosto päättää käsitellä ja hyväksyä seurakunnan ja hautainhoitorahaston tilinpäätökset toimintakertomuksineen ja päättää allekirjoittaa tasekirjan. 3. Kirkkoneuvosto päättää antaa vuoden 2018 tilinpäätöksen tilintarkastajien tarkastettavaksi ja esittää, että kirkkovaltuusto päättäisi tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä kuultuaan tilintarkastajien lausunnon asiasta. 1. Kirkkoneuvoston päätti esittää, että tilikauden ylijäämä ,93 euroa kirjataan taseen yli/alijäämätilille. Esitys tilikauden tuloksen käsittelystä on kirjattu tasekirjaan (s. 46). 2. Kirkkoneuvosto käsitteli ja hyväksyi seurakunnan ja hautainhoitorahaston tilinpäätökset toimintakertomuksineen ja allekirjoitti tasekirjan. 3. Kirkkoneuvosto päätti antaa vuoden 2018 tilinpäätöksen tilintarkastajien tarkastettavaksi ja esittää, että kirkkovaltuusto päättäisi tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä kuultuaan tilintarkastajien lausunnon asiasta. Kirkkoneuvosto Kirkkoneuvostolle esitellään Kotka-Kymin seurakunnan tilinpäätöksen 2018 tilintarkastuskertomus sekä tilintarkastajan raportti Kaveriksi minulle -hankkeen vuoden 2018 toiminnasta. Ehdotus, talousjohtaja: Merkitään tilintarkastuskertomus Kotka-Kymin seurakunnan vuoden 2018 tilinpäätöksestä sekä tilintarkastajan raportti Kaveriksi minulle -hankkeen vuoden 2018 toiminnasta tiedoksi ja välitetään ne edelleen kirkkovaltuustolle. Merkittiin tilintarkastuskertomus Kotka-Kymin seurakunnan vuoden 2018 tilinpäätöksestä sekä tilintarkastajan raportti Kaveriksi minulle -hankkeen vuoden 2018 toiminnasta tiedoksi ja välitetään ne edelleen kirkkovaltuustolle. Kirkkovaltuusto Ehdotus: Kirkkoneuvosto esittää: 1. että tilikauden ylijäämä ,93 euroa kirjataan taseen yli/alijäämätilille. Esitys tilikauden tuloksen käsittelystä on kirjattu tasekirjaan (s. 46).

8 Pöytäkirja 2/ seurakunnan ja hautainhoitorahaston tilinpäätökset toimintakertomuksineen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. 3. että merkitään tilintarkastuskertomus Kotka-Kymin seurakunnan vuoden 2018 tilinpäätöksestä sekä tilintarkastajan raportti Kaveriksi minulle -hankkeen vuoden 2018 toiminnasta tiedoksi. 4. että kirkkovaltuusto päättää tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille luottamushenkilöille ja viranhaltijoille vuodelta Kirkkovaltuusto: 1. päätti, että tilikauden ylijäämä ,93 euroa kirjataan taseen yli/alijäämätilille. Esitys tilikauden tuloksen käsittelystä on kirjattu tasekirjaan (s. 46). 2. vahvisti seurakunnan ja hautainhoitorahaston tilinpäätökset toimintakertomuksineen. 3. merkitsi tilintarkastuskertomuksen Kotka-Kymin seurakunnan vuoden 2018 tilinpäätöksestä sekä tilintarkastajan raportin Kaveriksi minulle -hankkeen vuoden 2018 toiminnasta tiedoksi. 4. myönsi tili- ja vastuuvapauden tilivelvollisille luottamushenkilöille ja viranhaltijoille vuodelta 2018.

9 Pöytäkirja 2/ Avustus Kohti Työtä ry:n toiminnan tukemiseksi Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/5/ /2019 talousjohtaja Jari-Pekka Väisänen, jari-pekka.vaisanen@evl.fi talousjohtaja Jari-Pekka Väisänen, jari-pekka.vaisanen@evl.fi Kohti Työtä ry on Etelä-Kymenlaakson työttömien tukemiseksi perustettu yhdistys, joka on aloittanut toimintansa vuonna Yhdistyksen arvoja ovat ihmisen kunnioittaminen, yhdenvertaisuus, osallisuuden lisääminen, kuntoutumisen tukeminen ja sosiaalinen vahvistaminen. Toimintaa ohjaavat myös periaatteet tasaisemman työnjaon edistämiseksi, verkostoituminen, työelämän pelisääntöjen noudattaminen ja päihteettömyyden tukeminen. Yhdistyksen keskeisenä tarkoituksena on toimia työttömien edunvalvontajärjestönä Etelä-Kymenlaaksossa, jonka tavoitteena on työttömyyden vähentäminen, työttömien toimeentulon parantaminen sekä psyykkisen ja fyysisen hyvinvoinnin kohottaminen. Yhdistys työllistää ihmisiä erilaisin tukitoimin (palkkatuki, työkokeilu) ja pyrkii edelleen sijoittamaan ihmisiä paikallisiin yrityksiin. Kotka-Kymin seurakunnan kirkkovaltuusto on tukenut lisämäärärahalla Kotkassa toimivia lastensuojelujärjestöjä vuonna eurolla ja vuonna 2017 osoittanut euron lisämäärärahan Diakonian työalalle pitkään jatkuneen heikon työllisyystilanteen aiheuttamien resurssivajauksien korjaamiseksi. Kohti Työtä ry tekee pitkäaikaistyöttömien keskuudessa arvokasta työtä, joka tukee ja auttaa niin kuntia kuin seurakuntia Etelä-Kymenlaaksossa. Kotka- Kymin seurakunnan tavoitteena on olla mukana tukemassa ja auttamassa erityisesti heikommassa asemassa olevia pitkäaikaistyöttömiä ja heidän perheitään heidän jokapäiväisessä arjessa. Kirkkoneuvosto Ehdotus, talousjohtaja: Kirkkoneuvosto päättää myöntää esityksen mukaisesti yhteensä euron avustuksen Kohti Työtä ry:lle tukemaan heidän arvokasta työtään vuoden 2019 aikana. Avustus kirjataan kirjanpitoon maksettujen avustusten tilille ja kirkkoneuvoston kustannuspaikalle. Kirkkoneuvosto päätti yksimielisesti esittää kirkkovaltuustolle euron avustuksen myöntämistä Kohti Työtä ry:lle tukemaan heidän arvokasta työtään vuoden 2019 aikana. Avustus kirjataan kirjanpitoon maksettujen avustusten tilille ja kirkkoneuvoston kustannuspaikalle.

10 Pöytäkirja 2/ Kirkkovaltuusto Ehdotus: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle euron avustuksen myöntämistä Kohti Työtä ry:lle tukemaan heidän arvokasta työtään vuoden 2019 aikana. Avustus kirjataan kirjanpitoon maksettujen avustusten tilille ja kirkkoneuvoston kustannuspaikalle. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

11 Pöytäkirja 2/ Kotkan diakoniarahaston tilinpäätös 2018 Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/15/ /2019 työalavastaava, kappalainen Jukka Lopperi kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, anna-tiina.jarvinen@evl.fi Diakoniarahaston tilinpäätös on tasekirjan osana sivuilla Kotkan diakoniarahaston toimintakertomus on tasekirja sivulla 58. Rahasto on perustettu 2010, tase on ,64 euroa ja tilikauden tulos ,46 euroa. Kirkkoneuvosto Ehdotus: Kirkkoneuvosto päättää käsitellä ja hyväksyä Kotkan diakoniarahaston vuoden 2018 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. Tilinpäätös annetaan seurakunnan tilintarkastajien tarkastettavaksi. Samalla kirkkoneuvosto esittää, että kirkkovaltuusto päättäisi tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä kuultuaan tilintarkastajien lausunnon asiasta. Kirkkoneuvosto käsitteli ja hyväksyi Kotkan diakoniarahaston vuoden 2018 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. Tilinpäätös annetaan seurakunnan tilintarkastajien tarkastettavaksi. Samalla kirkkoneuvosto esittää, että kirkkovaltuusto päättäisi tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä kuultuaan tilintarkastajien lausunnon asiasta. Kirkkovaltuusto Ehdotus: Kirkkoneuvosto esittää Kotkan diakoniarahaston vuoden 2018 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Merkitään tilintarkastuskertomus tiedoksi. Kirkkovaltuusto päättää tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille luottamushenkilöille ja viranhaltijoille vuodelta Kirkkovaltuusto hyväksyi ja vahvisti Kotkan diakoniarahaston vuoden 2018 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. Merkittiin tilintarkastuskertomus tiedoksi. Kirkkovaltuusto myönsi tili- ja vastuuvapauden tilivelvollisille luottamushenkilöille ja viranhaltijoille vuodelta 2018.

12 Pöytäkirja 2/ Henkilöstökertomus 2018 Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/24/ /2019 kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, talousjohtaja Jari-Pekka Väisänen, Yhteistyötoimikunta Taloustoimistossa on valmisteltu vuoden 2018 henkilöstökertomus, jossa arvioidaan henkilöstöstrategian tavoitteiden toteutumista. Ehdotus, kirkkoherra: Yhteistyötoimikunta antaa lausunnon henkilöstökertomuksesta henkilöstöasiain jaostolle. Yhteistyötoimikunta puoltaa henkilöstökertomuksen hyväksymistä. Henkilöstöasiain jaosto Ehdotus, talousjohtaja: Henkilöstöasiain jaosto esittää henkilöstökertomuksen edelleen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Henkilöstöasiain jaosto esittää henkilöstökertomuksen edelleen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Kirkkoneuvosto Ehdotus: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy Kotka-Kymin seurakunnan vuoden 2018 henkilöstökertomuksen. Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti. Kirkkovaltuusto Ehdotus: Kirkkoneuvosto esittää henkilöstökertomuksen vuodelta 2018 kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi. Kirkkovaltuusto hyväksyi vuoden 2018 henkilöstökertomuksen.

13 Pöytäkirja 2/ Vuoden 2020 tuloveroprosentti Diaarinumero Esittelijä: DKOT/43/ /2019 talousjohtaja Jari-Pekka Väisänen, Kirkkolain 15. luvun 2 :n mukaan seurakunnan jäsenen tulee osallistua seurakunnan, seurakuntayhtymän ja kirkon tehtävien rahoittamiseen maksamalla kirkollisveroa. Kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto päättää tuloveroprosentista 0,05 prosenttiyksikön tarkkuudella. Verotusmenettelystä annetun lain 11. luvun 91a :n mukaan seurakunnan tulee ilmoittaa verohallinnolle viimeistään verovuotta edeltävän vuoden marraskuun 17. päivänä tuloveroprosentin suuruus. Kirkollisveroprosenttivertailu Vuodelle 2019 tuloveroprosenttia nosti 14 seurakuntaa tai seurakuntayhtymää. Korotuksien määrä vaihteli 0,10-0,25 prosenttiyksikön välillä. Kouvolan seurakuntayhtymä korotti veroprosenttia alkaen, Haminan seurakunta alkaen ja Pyhtään seurakunta alkaen Kotka-Kymi 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 Kouvola 1,60 1,60 1,60 1,60 1,60 1,60 Hamina 1,60 1,60 1,60 1,60 1,60 1,60 Pyhtää 1,60 1,60 1,70 1,70 1,70 1,70 Verotulojen kehitys TA 2019 Kirkollisvero ero ed. vuoteen -4,5 % -0,7 % -2,3 % -2,9 % -2,6 % +0,9 % Yhteisövero Valtion rahoitus Yhteensä Alkuvuoden (tammi - maaliskuu) kirkollisverotuotot ovat 3,5 %, 86 t edellisvuotta pienemmät. VEROTULOT KUUKAUSI KUMULATIIVINEN (1.000 eur) muutos muutos TAMMIKUU ,7 % ,7 % HELMIKUU ,8 % ,9 % MAALISKUU ,0 % ,5 % TULOSKEHITYS (1.000 eur) TA 2019 VUOSIKATE TILIKAUDEN TULOS TILIKAUDEN YLI/ALIJÄÄMÄ INVESTOINNIT LAINANLYHENNYKSET

14 Pöytäkirja 2/ Seurakunnan tilinpäätösten tulos on kymmenen vuoden tarkastelussa toteutunut useammin yli- kuin alijäämäisenä. Talouden katsotaan olevan tasapainossa, kun mittarina käytetään vuosikatteen riittävyyttä investointeihin ja lainanlyhennyksiin. Vuoden 2019 talousarvio on alijäämäinen. Kirkkoneuvosto Ehdotus, talousjohtaja: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että Kotka-Kymin seurakunnan vuoden 2020 kirkolliseksi tuloveroprosentiksi päätetään nykyinen tuloveroprosentti 1,50. Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti. Kirkkovaltuusto Ehdotus: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että Kotka-Kymin seurakunnan vuoden 2020 kirkolliseksi tuloveroprosentiksi päätetään nykyinen tuloveroprosentti 1,50. Kirkkovaltuusto päätti Kotka-Kymin seurakunnan vuoden 2020 kirkolliseksi tuloveroprosentiksi nykyinen tuloveroprosentti 1,50.

15 Pöytäkirja 2/ Tilintarkastuspalvelun hankinta toimikaudelle Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/3/ /2019 talousjohtaja Matti Ilmivalta, talousjohtaja Jari-Pekka Väisanen Kirkkohallituksen yleiskirjeessä nro 17/2018 ohjeistetaan seurakuntatalouksia tilintarkastajan valinnasta: TILINTARKASTAJAN VALINTA VALTUUSTOKAUDELLE Kirkkojärjestyksen 15 luvun 7 :n mukaan kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten joko vähintään yhden varsinaisen ja yhden varatilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön. Vuodesta 2011 alkaen seurakuntatalouden tilintarkastajana on voinut olla vain rekisteröity tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö. Vuodesta 2016 alkaen tilintarkastajarekisteriä ylläpitää Patentti- ja rekisterihallitus (prh.fi/fi/tilintarkas-tusvalvonta.html). Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastus-yhteisön on määrättävä päävastuulliseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman ja riittävän laajan tilintarkastuksen toimittamiseen. Jos edellytykset riippumattomaan tarkastukseen puuttuvat, tilintarkastajan on kieltäydyttävä vastaanottamasta tehtävää tai luovuttava siitä. Tilintarkastajan valinta kuuluu uudelle, marraskuun seurakuntavaaleissa valitulle ja vuoden 2019 alusta toimintansa aloittavalle, kirkkovaltuustolle tai yhteiselle kirkkovaltuustolle. Nykyinen kirkkoneuvosto tai yhteinen kirkkoneuvosto voivat käynnistää tilintarkastuksen valintaprosessin, ja tarvittaessa toimeenpanna tarjouskilpailun, jo vuoden 2018 aikana. Tilintarkastajan koko valintaprosessi voidaan hoitaa myös kevään 2019 aikana. Nykyiset tilintarkastajat tarkastavat vuoden 2018 tilinpäätöksen keväällä 2019 ja he joutuvat ottamaan kantaa myös tilikauden päättymisen jälkeisiin tapahtumiin, eikä seurakunta näin ollen joudu olemaan täysin ilman tilintarkastajaa ennen kuin uudet valitaan. Kirkkohallituksen hallinto-osaston lähettämä posti: Tilintarkastusta ei ole pakko kilpailuttaa. Hankintalain mukainen kilpailutus tulee järjestää, jos tilintarkastuksen neljän vuoden hinta ylittää euroa (sis. alv 24 %). Tarkastuspalvelua hankittaessa seurakuntatalouden tulee noudattaa hyvän hallinnon periaatteita ja seurakuntatalouden omia hankintaohjeita. Kotka-Kymin seurakunta on käyttänyt tilintarkastuspalveluiden ostoon edellisen neljän vuoden aikana (sis. alv.). Palvelut on ostettu BDO Audiator Oy:ltä, vastuullisena tilintarkastajana on toiminut Ulla-Maija Tuomela, JHT, KHT. Vuonna 2018 KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy on veloittanut tarkastuspalveluista alv. päivältä.

16 Pöytäkirja 2/ Tilintarkastuspalvelut on kilpailutettu vuonna BDO Audiator Oy:n tarjous on nähtävillä kokouksessa. Kirkkoneuvosto Ehdotus, talousjohtaja: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että tilintarkastusyhteisö BDO Audiator Oy valitaan Kotka-Kymin seurakunnan tilintarkastajaksi valtuustokaudelle Päävastuullisena tilintarkastajana toimii JHT, KHT Ulla-Maija Tuomela. Varatilintarkastajana toimii tarvittaessa JHT, HT Riitta Samola. Tarkastuspalvelun hinta on 521 /päivä (alv 0 %). Arvonlisävero lisätään voimassa olevan verokannan mukaan. Tarkastuspäiviä olisi vuosittain kahdeksan. Kirkkoneuvosto päätti esittää kirkkovaltuustolle, että tilintarkastusyhteisö BDO Audiator Oy valitaan Kotka-Kymin seurakunnan tilintarkastajaksi valtuustokaudelle Päävastuullisena tilintarkastajana toimii JHT, KHT Ulla-Maija Tuomela. Varatilintarkastajana toimii tarvittaessa JHT, HT Riitta Samola. Tarkastuspalvelun hinta on 521 /päivä (alv 0 %). Arvonlisävero lisätään voimassa olevan verokannan mukaan. Tarkastuspäiviä olisi vuosittain kahdeksan. Kirkkovaltuusto Ehdotus: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että tilintarkastusyhteisö BDO Audiator Oy valitaan Kotka-Kymin seurakunnan tilintarkastajaksi valtuustokaudelle Päävastuullisena tilintarkastajana toimii JHT, KHT Ulla-Maija Tuomela. Varatilintarkastajana toimii tarvittaessa JHT, HT Riitta Samola. Tarkastuspalvelun hinta on 521 /päivä (alv 0 %). Arvonlisävero lisätään voimassa olevan verokannan mukaan. Tarkastuspäiviä olisi vuosittain kahdeksan. Kirkkovaltuusto valitsi tilintarkastusyhteisö BDO Audiator Oy:n Kotka-Kymin seurakunnan tilintarkastajaksi valtuustokaudelle Päävastuullisena tilintarkastajana toimii JHT, KHT Ulla-Maija Tuomela. Varatilintarkastajana toimii tarvittaessa JHT, HT Riitta Samola. Tarkastuspalvelun hinta on 521 /päivä (alv 0 %). Arvonlisävero lisätään voimassa olevan verokannan mukaan. Tarkastuspäiviä olisi vuosittain kahdeksan.

17 Pöytäkirja 2/

18 Pöytäkirja 2/ Emännän viran lakkauttaminen Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/34/ /2019 kiinteistöpäällikkö Pirkko Itälä, talousjohtaja Jari-Pekka Väisänen, Kotka-Kymin seurakuntayhtymässä on ollut ruokapalvelu- ja siivouspäällikön virka, joka muutettiin seurakuntien rakennemuutoksen yhteydessä emännän viraksi vuoden 2017 alusta lukien. Tehtäväjärjestelyjen ja kokoaikaisten ja osittaisten virkavapauksien vuoksi tehtävä on ollut täyttämättä. Emäntien tehtävät ovat vähentyneet Ristiniemen ja Höyterin kurssikeskusten keittiössä. Höyterissä on toimintaa lähinnä kesäaikaan ja talvikaudella vain viikonloppuisin, lisäksi Höyteri on ollut suljettuna n. 4 kk vuodessa. Seurakuntatalojen ruokailut ovat vahtimestareiden hoidossa ja ruokapalveluissa on luovuttu lähes kokonaan pitopalvelutoiminnasta. Seurakunta aloittaa Yhteistoimintalain mukaiset neuvottelut emännän viran lakkauttamiseksi. Henkilöstöasiain jaosto Ehdotus, talousjohtaja: Henkilöstöasiain jaosto esittää kirkkoneuvostolle, että se esittäisi kirkkovaltuustolle emännän viran lakkauttamista alkaen. Henkilöstöasiain jaosto esittää kirkkoneuvostolle, että se esittäisi kirkkovaltuustolle emännän viran lakkauttamista alkaen. Kirkkoneuvosto Ehdotus, talousjohtaja: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle emännän viran lakkauttamista alkaen. Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti. Kirkkovaltuusto Ehdotus: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle emännän viran lakkauttamista alkaen. Kirkkovaltuusto päätti lakkauttaa emännän viran alkaen.

19 Pöytäkirja 2/ Seurakuntapastorin virkojen perustaminen Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/38/ /2019 kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, talousjohtaja Jari-Pekka Väisänen, Kotka-Kymin seurakunnassa on tällä hetkellä 7 kappalaisen virkaa ja 5 seurakuntapastorin virkaa. Tänä vuonna on jäämässä eläkkeelle yksi kappalainen ja ensi vuoden alussa toinen kappalainen. Henkilöstösuunnitelman mukaisesti pappien yhteenlaskettu määrä ei voi tässä vaiheessa laskea vaan pappien lukumäärän tulee säilyä ennallaan. Niinpä lähitulevaisuudessa on edessä kaksi papin rekrytointia. Historiallisesti seurakunnissa on ollut kahdenlaisia papinvirkoja, kappalaisenvirkoja ja seurakuntapastorin virkoja. Kappalaisen virkaan valittavalta edellytetään pastoraalitutkinnon suorittamista. Nykyisen palkkausjärjestelmän mukaisesti palkkaus on sidottu tehtävänkuvaukseen ja siinä määriteltyyn tehtävän vaativuuteen eikä virkanimike vaikuta siihen, millaista palkkaa tehtävästä maksetaan. Kappalaisen rekrytointiprosessi on hieman monimutkaisempi kuin seurakuntapastorin rekrytointi. Virkamiehiä koskeva lainsäädäntö irtisanomismenettelyineen koskee samalla tavalla molempia virkanimikkeitä. Kappalaisen virka on ns. vakituinen papinvirka, käytännössä seurakuntapastorin virka on myös vakiintunut pysyväksi viraksi eikä tuomiokapituli enää määrää seurakuntapastoreita siirtymään seurakunnasta toiseen. Koska seurakuntapastorin virkaan valittavalta ei edellytetä pastoraalitutkinnon suorittamista, on oletettavaa että virkaan on runsaammin hakijoita. Henkilöstöasiain jaoston tulee hyväksyä virkoihin tehtävänkuvaukset ja palkkaukset ennen rekrytointien aloittamista Henkilöstöasiain jaosto Ehdotus: Henkilöstöasiain jaosto esittää kirkkoneuvostolle, että se esittäisi kirkkovaltuustolle kahden seurakuntapastorin viran perustamista Kotka-Kymin seurakuntaan alkaen. Virkojen täyttäminen edellyttää sitä, että vapautuvat kappalaisen virat lakkautetaan. Henkilöstöasiain jaoston tulee hyväksyä seurakuntapastorin virkojen tehtävänkuvaukset ja palkkaus ennen rekrytointien aloittamista. Henkilöstöasiain jaosto esittää kirkkoneuvostolle, että se esittäisi kirkkovaltuustolle kahden seurakuntapastorin viran perustamista Kotka-Kymin seurakuntaan alkaen. Virkojen täyttäminen edellyttää sitä, että vapautuvat kappalaisen virat lakkautetaan.

20 Pöytäkirja 2/ Henkilöstöasiain jaoston tulee hyväksyä seurakuntapastorin virkojen tehtävänkuvaukset ja palkkaus ennen rekrytointien aloittamista. Kirkkoneuvosto Ehdotus, talousjohtaja: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle kahden seurakuntapastorin viran perustamista Kotka-Kymin seurakuntaan alkaen. Virkojen täyttäminen edellyttää sitä, että vapautuvat kappalaisen virat lakkautetaan. Henkilöstöasiain jaoston tulee hyväksyä seurakuntapastorin virkojen tehtävänkuvaukset ja palkkaus ennen rekrytointien aloittamista. Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti. Kirkkovaltuusto Ehdotus: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle kahden seurakuntapastorin viran perustamista Kotka-Kymin seurakuntaan alkaen. Virkojen täyttäminen edellyttää sitä, että vapautuvat kappalaisen virat lakkautetaan. Henkilöstöasiain jaoston tulee hyväksyä seurakuntapastorin virkojen tehtävänkuvaukset ja palkkaus ennen rekrytointien aloittamista. Kirkkovaltuusto hyväksyi kahden seurakuntapastorin viran perustamisen Kotka-Kymin seurakuntaan alkaen. Virkojen täyttäminen edellyttää sitä, että vapautuvat kappalaisen virat lakkautetaan. Henkilöstöasiain jaoston tulee hyväksyä seurakuntapastorin virkojen tehtävänkuvaukset ja palkkaus ennen rekrytointien aloittamista.

21 Pöytäkirja 2/ Aloite messujen toimittamisesta Kotka-Kymin seurakunnan kirkoissa Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/11/ /2019 kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, Kirkkoneuvosto : Kotka-Kymin seurakunnan kirkkovaltuustolle jätettiin kokouksessa aloite. Aloitteeseen on kirjattu toive toteuttaa messu jokaisena sunnuntaina ja juhlapyhänä klo 10 kaikissa Kotka-Kymin seurakunnan kirjoissa. Aloite toimitetaan esityslistan mukana. Ehdotus, kirkkoherra: Kirkkoneuvosto keskustelee aloitteesta ja lähettää sen seurakuntatyön johtokunnan valmisteltavaksi. Käydyn vilkkaan keskustelun jälkeen kirkkoneuvosto lähetti aloitteen seurakuntatyön johtokunnan valmisteltavaksi. Seurakuntatyön johtokunta : Kirkkovaltuusto vastaanotti aloitteen jumalanpalvelusten pitämisestä Kotka-Kymin seurakunnan kaikissa kirkoissa kaikkina pyhäpäivinä klo 10. Kirkkoneuvosto käsitteli aloitetta kokouksessaan Päätösehdotus oli, että aloite siirretään seurakuntatyön johtokunnan valmisteltavaksi. Ehdotus, kirkkoherra: Seurakuntatyön johtokunta käy aloitteesta lähetekeskustelun ja päättää jatkaa asian valmistelua. Seurakuntatyön johtokunta kävi aloitteesta monipuolisen lähetekeskustelun ja päätti jatkaa asian valmistelua kuulemalla eri tahoja. Viranhaltijat määrittävät seuraavaa kokousta varten kyseiset tahot ja mitä tietoa tarvitaan sekä miten kuuleminen/kysely toteutetaan. Seurakuntatyön johtokunta : Lähetekeskustelun perusteella viranhaltijat ovat keskustelleet kyselyjen toteuttamisesta. Olisi tärkeää kuulla ainakin 3 ryhmän näkemys asiasta: 1) messukävijät, 2) he, jotka eivät käy mutta ovat kiinnostuneita seurakunnan toiminnasta ja 3) he, jotka eivät käy messussa eivätkä ole aktiivisia tai juurikaan kiinnostuneita seurakunnan toiminnasta. Lisäksi on mahdollista kerätä viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden näkemyksiä jumalanpalveluselämän toteuttamisesta. Tuloksia tutkittaessa ja päätöksiä tehdessä on mietittävä, mikä painoarvo minkäkin ryhmän vastauksilla on. Messukävijöiden kokemuksia ja näkökulmia voidaan kerätä messun yhteydessä jaettavalla kortilla/lomakkeella, johon voi vastata kirkossa tai QR-

22 Pöytäkirja 2/ koodin kautta seurakunnan nettisivuilla. Tällöin messukävijäryhmän vastaukset pysyvät omana ryhmänään. Viranhaltijoiden vastaukset voidaan kerätä seurakunnassa käytössä olevalla PR-järjestelmällä. Tarvittaessa samaa voidaan käyttää luottamushenkilöiden näkökulmien kartoittamiseen. Tulosten tulkintaa ajatellen ryhmät saadaan pidettyä erillään. Seurakunnan nettisivuille ja somessa jaettavaksi voidaan perustaa oma kysely. Lähtöoletus on, että tähän vastaavat ovat heitä, jotka eivät ehkä käy messussa mutta ovat muuten kiinnostuneita osallistumaan tai ainakin seuraamaan seurakunnan elämää ja toimintaa sosiaalisen median kautta. Heillä on lähtökohtaisesti jonkin verran tietoa jumalanpalveluksista sekä mahdollisesti halua myös osallistua niihin. Kysely voidaan rakentaa nettisivuille ja jakaa linkkiä siihen sosiaalisessa mediassa. Myös tämän ryhmän vastaukset pysyvät omana ryhmänään. Vaikein ryhmä tavoittaa ovat he, jotka eivät käy messussa eivätkä juuri seuraa seurakunnan nettisivuja, Virtaus- tai Osviitta -lehtiä tai muuta viestintää. Selvitämme ulkopuolisen toimijan tekemän markkinointitutkimuksen hintoja ja mahdollisuuksia. Tällaista tutkimusta ei kannata tehdä vain messujen ajankohdista, vaan tutkimukseen kannattaa sitoa muutakin, esimerkiksi seurakuntaa koskevia mielikuvia tai seurakunnan näkyvyyteen liittyviä asioita. Kyselyn rakentamisessa tulee kiinnittää huomiota kysymyksenasetteluun ja sanamuotoihin. Ehdotus, kirkkoherra: Seurakuntatyön johtokunta keskustelee kyselyistä ja kuulemisista sekä linjaa keskustelun perusteella jatkovalmistelun suuntaviivoja. Seurakuntatyön johtokunta keskusteli kyselyistä ja niiden toteuttamistavoista. Johtokunta päätti, että valmistelua jatketaan esityksen mukaisesti. Asiaan palataan seuraavassa seurakuntatyön johtokunnan kokouksessa. Seurakuntatyön johtokunta : Edellisten kokousten lähetekeskustelujen perusteella on rakennettu seuraava kyselykokonaisuus: 1) Messukävijät Messukävijöiden näkemystä asiaan kysytään Kotkan, Kymin ja Langinkosken kirkoissa vuoden 2019 aikana kaksi kertaa: pääsiäisaikaan sekä tulevan vuoden lokakuussa. Kyselyssä vastataan seuraaviin kysymyksiin: Tulisiko klo 10 alkava päiväjumalanpalvelus järjestää joka sunnuntai niin Kotkan, Kymin kuin Langinkoskenkin kirkossa? Miten suhtaudut messujen aloitusajankohtien porrastamiseen siten, että yhdessä kirkossa messu olisi klo 10, toisessa klo 14 ja kolmannessa klo 18? Miten tulisi toimia sellaisessa tilanteessa, kun kirkkovuoden ajankohdasta johtuen pyhäpäiviä on monta peräkkäin, esimerkiksi joulun jälkeinen sunnuntai, uudenvuoden aatto ja uudenvuoden päivä osuvat peräkkäisiksi päiviksi. Tulisiko tällöin jumalanpalvelusta viettää jokaisessa kirkossa

23 Pöytäkirja 2/ jokaisena pyhänä vai näetkö mahdollisena keskittää jumalanpalvelukset yhteen kirkkoon? Millaista muuta jumalanpalveluselämää seurakunnassa tulisi olla kuin aamupäivällä toteutettu messu? Millaisia toiveita tai haaveita tai odotuksia sinulla on seurakunnan jumalanpalveluselämän suhteen? 2) Seurakunnan toiminnasta kiinnostuneet Seurakunnan toiminnasta kiinnostuneiden näkemyksiä jumalanpalvelusten toteuttamisajankohdista ja toteuttamistavoista kysytään vuoden 2019 aikana toteutettavalla nettilomakepohjaisella kyselyllä. Kysely pidetään auki seurakunnan nettisivuilla ja linkkiä kyselylomakkeeseen jaetaan seurakunnan sosiaalisen median kanavissa. Kysely toteutetaan syksyn aikana. Kyselyssä kysymykset ovat samat kuin messukävijöille suunnatussa kyselyssä. 3) Viranhaltijat Seurakunnan viranhaltijoiden näkemyksiä messuasiaan kartoitetaan seurakunnassa käytössä olevan PR-työkalun avulla. Käytännössä kysely tapahtuu sähköpostitse lähetettävällä kyselylomakkeella. Kysymykset ovat samat kuin kahdessa edellisessä kyselyssä. 4) Luottamushenkilöt Seurakunnan luottamushenkilöiden näkemyksiä messuasiaan kartoitetaan saman PR-työkalun avulla. Luottamushenkilöt saavat sähköpostiinsa linkin, jota klikkaamalla avautuu kyselylomake. Kysymykset ovat samat kuin muissakin kyselyissä. 5) Muut Vuoden 2020 alussa seurakunta tilaa ulkopuoliselta toimijalta markkinointitutkimuksen, jossa selvitetään mm. seurakunnan näkyvyyttä sekä niitä mielikuvia joita seurakuntaan liittyy. Markkinointitutkimukseen tuodaan mukaan myös jumalanpalveluselämää käsittelevä osio. Nämä kysymykset valmistellaan yhdessä tutkimuksen toteuttajan kanssa siten, että muissa kyselyissä olleet teemat tulevat näkyviin myös tässä kyselyssä. Tutkimukseen toteuttamiseen varataan rahaa vuoden 2020 talousarvioon. Kyselyjen lisäksi loppuvuoden 2019 aikana jumalanpalveluselämää pidetään esillä Osviitta- ja Virtaus-lehdissä. Näiden kyselyjen perusteella saatu aineisto ja siitä tehdyt johtopäätökset esitellään kirkkoneuvostolle ja seurakuntatyön johtokunnalle vuoden 2020 alussa. Kirkkoneuvosto ja seurakuntatyön johtokunta päättävät jatkovalmistelusta esittelyn jälkeen. Ehdotus, kirkkoherra: Seurakuntatyön johtokunta päättää jatkovalmistelusta esityksen pohjalta. Kevään työn tulokset aloitteen osalta lähetetään tiedoksi kirkkoneuvostolle.

24 Pöytäkirja 2/ Johtokunta päätti, että kysymyksiä vielä selkeytetään ja tarkennetaan sekä laaditaan kyselylomake. Johtokunta käsittelee kyselylomakkeen toukokuun kokouksessa ja ensimmäinen kysely tehdään kesällä. Kevään työn tulokset aloitteen osalta lähetetään tiedoksi kirkkoneuvostolle. Kirkkoneuvosto Ehdotus, kirkkoherra: Kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi aloitteen käsittelyn kevään ajalta ja lähettää asian myös kirkkovaltuuston tiedoksi. Kirkkoneuvosto merkitsi tiedoksi aloitteen käsittelyn kevään ajalta ja lähettää asian kirkkovaltuustolle tiedoksi. Kirkkovaltuusto Ehdotus: Kirkkovaltuusto merkitsee aloitteen käsittelyn kevään ajalta tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.

25 Pöytäkirja 2/ Aloite seurakuntalaisten, luottamushenkilöiden ja seurakunnan työntekijöiden välisen vuoropuhelun arvioinnista ja kehittämisestä Diaarinumero Valmistelija: Esittelijä: DKOT/12/ /2019 kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen, Kirkkoneuvosto : Kirkkovaltuustolle jätettiin kokouksessa aloite, joka koskee seurakuntalaisten, luottamushenkilöiden ja seurakunnan työntekijöiden välisen vuoropuhelun arvioinnista ja kehittämisestä. Aloitteessa edellytetään ko. vuoropuhelun sekä seurakuntalaisten ja luottamushenkilöiden osallisuuden arvioimista. Aloite toimitetaan esityslistan mukana. Ehdotus, kirkkoherra: Kirkkoneuvosto keskustelee aloitteesta ja lähettää sen seurakuntatyön johtokunnan valmisteluun. Käydyn vilkkaan keskustelun jälkeen kirkkoneuvosto lähetti aloitteen seurakuntatyön johtokunnan valmisteltavaksi. Seurakuntatyön johtokunta : Ehdotus, kirkkoherra: Kirkkovaltuusto vastaanotti aloitteen seurakuntalaisten, viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden vuoropuhelun arvioinnista ja kehittämisestä. Kirkkoneuvosto käsitteli aloitetta kokouksessaan Päätösehdotus oli, että asia siirretään seurakuntatyön johtokunnan valmisteltavaksi. Seurakuntatyön johtokunta käy aloitteesta lähetekeskustelun ja päättää jatkaa asian valmistelua. Seurakuntatyön johtokunta kävi aloitteesta laajan lähetekeskustelun ja päätti jatkaa asian valmistelua. Viranhaltijat kartoittavat seuraavaa kokousta varten vaihtoehtoja aloitteen mukaisista, vapaamuotoisista kehittämis- ja toimintaryhmistä sekä menetelmiä ryhmien kokoamiseksi. Seurakuntatyön johtokunta : Viranhaltijat ovat koonneet seurakunnan nyt toimivia vapaaehtoistyön muotoja, kirkkoneuvoston nimeämät työryhmät sekä tapoja, joilla seurakuntalaisten ääntä kuullaan seurakuntatyötä suunniteltaessa ja toteutettaessa. Ryhmät on koottu taulukkoon, joka toimitetaan kokouskutsun oheismateriaalina.

26 Pöytäkirja 2/ Lisäksi on käyty keskustelua ja koottu vielä niitä kysymyksiä, joita aloitteen mukaisten kehittämis- ja toimintaryhmien mahdollinen työ on herättänyt. Kooste näistä kysymyksistä toimitetaan kokouskutsun oheismateriaalina. Ehdotus, kirkkoherra: Seurakuntatyön johtokunta tutustuu oheismateriaaliin ja käy asiasta lähetekeskustelua. Keskustelun pohjalta päätetään jatkovalmistelun suuntaviivoista. Aloitteen taustalla on ajatus vapaaehtoistyön nostamisesta paremmin esille. Asia voisi toteutua esimerkiksi projektina tai kampanjana, jossa kutsutaan ihmisiä tutustumaan eri työalojen tarjoamiin mahdollisuuksiin vapaaehtoistyössä sekä ideoimaan uusia mahdollisuuksia vapaaehtoisten toiminnalle. Mahdolliseen tempaukseen voisi liittyä luentoja tai muuta yhteistä toimintaa. Viranhaltijat jatkavat ko. projektin suunnittelua, toimintasuunnitelma esitellään seuraavassa kokouksessa. Seurakuntatyön johtokunta : Edellisen seurakuntatyön johtokunnan kokouksen jälkeen aloitteesta on keskusteltu johtoryhmässä sekä työntekijöiden yhteisillä aamukahveilla. Lisäksi asiasta on käyty keskusteluja eri työaloilla sekä vapaaehtoistyön koordinaattorin kanssa. Näiden keskustelujen jälkeen vapaaehtoistyön nostaminen esille voisi tapahtua kahta reittiä: toisaalta jonkinlaisen tempauksen, vapaaehtoistyön messujen tai pestuumarkkinoiden kautta sekä toisaalta jatkuvan vapaaehtoistyön esilläpitämisen sekä vapaaehtoistyö.fi -palvelun aktiivisen esilläpitämisen kautta. Vapaaehtoistyön tapahtuma järjestetään alkusyksystä, syyskuussa Tilaisuuden järjestelyvastuussa on vapaaehtoistyön koordinaattori Riikka Klaavu-Pihlajamaa yhdessä muiden viranhaltijoiden kanssa. Tapahtumaan kutsutaan mukaan myös Kotkan kaupungin vapaaehtoistyön koordinaattori ja hänen verkostonsa sekä kaupungissa toimivia vapaaehtoistyötä tarjoavia järjestöjä. Tapahtumassa eri toimijat ja seurakunnan työalat esittelevät vapaaehtoistyön mahdollisuuksia omalla työalallaan. Seurakunnan työntekijöiden kanssa on mahdollista keskustella jo olemassaolevista vapaaehtoistyön paikoista sekä ideoida uusia tehtäviä. Tapahtumassa on myös muuta yhteistä ohjelmaa, ehkä kahvio, musiikkia sekä luento ja vapaaehtoisten haastatteluja. Tapahtumassa esitellään myös vapaaehtoistyö.fi -verkkopalvelua, josta on mahdollista etsiä kiinnostavia tehtäviä. Verkkopalvelussa tehtäviä tarjoavat seurakunta, järjestöt ja kaupunki. Tapahtuman lisäksi seurakunnan nettisivuilla ja sosiaalisen median kanavissa mainostetaan tapahtumaa, jaetaan kuvia ja tunnelmia tapahtumasta sekä jaetaan jo nyt vapaaehtoistyössä olevien kokemuksia pienten videoiden tai juttujen avulla. Ehdotus, kirkkoherra: Seurakuntatyön johtokunta päättää jatkaa asian valmistelua esityksen mukaisesti. Kevään aikana aloitteesta käyty keskustelu sekä päätös

27 Pöytäkirja 2/ vapaaehtoistyön tapahtuman järjestämisestä viedään tiedoksi kirkkoneuvostolle. Seurakuntatyön johtokunta päätti jatkaa asian valmistelua esityksen mukaisesti. Kevään aikana aloitteesta käyty keskustelu sekä päätös vapaaehtoistyön tapahtuman järjestämisestä viedään tiedoksi kirkkoneuvostolle. Kirkkoneuvosto Ehdotus, kirkkoherra: Kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi aloitteen käsittelyn ja esittää kirkkovaltuustolle, että myös se merkitsee asian tiedoksi. Kirkkoneuvosto merkitsi tiedoksi aloitteen käsittelyn ja esittää sen edelleen kirkkovaltuustolle tiedoksi. Kirkkovaltuusto Ehdotus: Kirkkovaltuusto merkitsee aloitteen käsittelyn tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.

28 Pöytäkirja 2/ Muut mahdolliset asiat Muita asioita ei ollut.

29 Pöytäkirja 2/ Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päätti kokouksen kello H e i k k i J. O k s a n e n Heikki J. Oksanen puheenjohtaja J a t t a T i i h o n e n Jatta Tiihonen sihteeri Pöytäkirja todettu kokouksen kulun ja siinä tehtyjen päätösten mukaiseksi. Kotkassa S i n i A i r a k s i n e n Sini Airaksinen R e i n o K o r h o n e n Reino Korhonen Pöytäkirja on allekirjoitettu sähköisesti Domus-asianhallintajärjestelmässä.

30 Pöytäkirja 2/ Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Muutoksenhakukiellot Kieltojen perusteet Valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevat muutoksenhakukiellot Seuraavista päätöksistä ei kirkkolain 24 luvun 5 :n mukaan saa tehdä kirkollisvalitusta eikä hallintolainkäyttölain 5 :n 1 momentin nojalla hallintovalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. Julkista hankintaa koskevasta päätöksestä ei saa tehdä julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) mukaista valitusta, koska päätös koskee yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua. Pöytäkirjan pykälät: 16, 26, 27, 28, 29 Erikseen säädetyt muutoksenhakukiellot 1.Hallintolainkäyttölain 5 :n 2 mom.n mukaan päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. 2.Muun lain mukaan päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. 3.Hankintaa koskevista päätöksistä ei kirkkolain 24 luvun 8 a :n 2 momentin nojalla saa tehdä kirkkolain mukaista oikaisuvaatimusta eikä kirkollisvalitusta, jos asia kuuluu markkinaoikeuden toimivaltaan. Asia kuuluu markkinaoikeuden toimivaltaan, mikäli hankinnan arvo ylittää hankintalain 25 :n mukaisen kynnysarvon 1. Pöytäkirjan pykälät ja valituskieltojen perusteet: Hankintaoikaisu Hankintaoikais un tekeminen Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön asianosainen voi tehdä hankintayksikölle kirjallisen hankintaoikaisun (Hankintalaki ). Toimitusosoite Hankintayksikkö: Kotka-Kymin seurakunta/kirkkovaltuusto Käyntiosoite: Mariankatu 14 D, Kotka Postiosoite: PL 7, Kotka Sähköposti: hallintotoimisto.kotka-kymin@evl.fi Hankintaoikais un sisältö Hankintaoikaisu on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei sen näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä sähköistä tiedoksiantoa viestin katsotaan saapuneen vastaanottajalle sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Hankintaoikaisun on oltava perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä. Hankintaoikaisun voi omalla vastuullaan lähettää postitse, lähetin välityksellä tai sähköisesti. Hankintaoikaisusta on käytävä ilmi: oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi tiedot hankintaoikaisun kohteena olevasta päätöksestä millaista oikaisua päätökseen vaaditaan millä perusteilla oikaisua päätökseen vaaditaan Hankintaoikaisuun on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, jolleivät ne jo ole hankintayksikön hallussa. Valitusosoitus Valitusviranom ainen ja valitusaika Kirkollis- ja hallintovalitukset Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Valitusviranomainen ja yhteystiedot: Itä-Suomen hallinto-oikeus Käyntiosoite: Minna Canthin katu 64, Kuopio Postiosoite: PL 1744, Kuopio Faksi: Sähköposti: ita-suomi.hao@oikeus.fi Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa Kirkollisvalitus, pöytäkirjan pykälät: 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25 Hallintovalitus, pöytäkirjan pykälät: Valitusaika 30 päivää 30 päivää

31 Pöytäkirja 2/ Kirkollisvalitus alistusasiassa Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kirjallisella valituksella. Valitusviranomainen ja yhteystiedot: Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli, pöytäkirjan pykälät: Valitusaika 30 päivää Käyntiosoite: Kirkkokatu 10, Mikkeli Postiosoite: PL 122, Mikkeli Faksi: Sähköposti: Kirkkohallitus, pöytäkirjan pykälät: 30 päivää Käyntiosoite: Eteläranta 8, Helsinki Postiosoite: PL 210, Helsinki Faksi: Sähköposti: Muutoksenhak uajan laskeminen Valitus- ja oikaisuvaatimusaika lasketaan päätöksen tiedoksisaannista, tiedoksisaantipäivää lukuun ottamatta. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa katsotaan asianosaisen saaneen tiedon päätöksestä kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. Valitus markkinaoikeuteen Valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen. Jos hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen jälkeen hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen hankintalain 130 :n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa, valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut tiedon päätöksestä valitusosoituksineen. Valitus markkinaoikeudelle on tehtävä viimeistään kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen. Ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei sen näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä sähköistä tiedoksiantoa viestin katsotaan saapuneen vastaanottajalle sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. Hankinta-asiaan muutosta hakevan on lisäksi kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikön ilmoittamaan osoitteeseen viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Hankintayksikön yhteystiedot ovat edellä hankintaoikaisua koskevassa kohdassa. Markkinaoikeuden yhteystiedot Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle osoitettuna osoitteeseen: Postiosoite: Radanrakentajantie 5, HELSINKI Käyntiosoite: Tuomioistuimet-talo. Radanrakentajantie 5, Helsinki Telekopio: Sähköpostiosoite: markkinaoikeus@oikeus.fi Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa Valituskirjelmä Valituskirjelmässä on ilmoitettava: valittajan nimi ja kotikunta postiosoite, puhelinnumero ja muut tarvittavat yhteystiedot sähköpostiosoite, jos valitusviranomaisen päätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä päätös, johon haetaan muutosta miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi perusteet, joilla muutosta vaaditaan Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen