Syksyllä 2014 päivitetty hankesuunnitelma sisältää kuvauksen hankkeen tavoitteesta, tehdystä työstä, johdosta, työryhmistä ja niiden tehtävistä sekä

Transkriptio

1 SEURAKUNTIEN RAKENNEMUUTOSHANKE Syksyllä 2014 päivitetty hankesuunnitelma sisältää kuvauksen hankkeen tavoitteesta, tehdystä työstä, johdosta, työryhmistä ja niiden tehtävistä sekä aikataulusuunnitelman.

2 Hankkeen tehtävä Seurakuntarakenteiden kehittämishankkeen tehtävänä on valmistella kirkon paikallistason rakenneuudistuksen kokonaisuus sekä edistää ja tukea uudistuksen toteutusta. Hankkeen ensi vaiheessa valmisteltiin rakennemuutoksen ohjausryhmän ( ) loppuraportin sekä seurakunnilta ja hiippakunnilta saadun palautteen pohjalta kirkolliskokoukselle ehdotus rakenneuudistuksen etenemisen päälinjoista. Valmistelu pohjautui kirkon omaan itseymmärrykseen sekä erityisesti perustehtävästä nouseviin toiminnallisiin näkökulmiin. Kirkolliskokous teki valmistelulinjaukset keväällä Päälinjauksista muodostuvaa kokonaisuutta kutsutaan nimellä Uusi seurakuntayhtymä Keväällä 2014 kirkolliskokous kävi lähetekeskustelun Uusi seurakuntayhtymä 2015 käyttöönottoon liittyvistä kirkkolain, kirkkojärjestyksen ja kirkon vaalijärjestyksen muutosesityksistä. Lähetekeskustelun jälkeen asia lähetettiin lakivaliokuntaan. Hallintovaliokunta ja piispainkokous antavat esityksistä lausunnot. Todennäköisesti kirkon paikallistason rakenteita koskeva sääntelyn muuttaminen on seuraavan kerran kirkolliskokouksen käsittelyssä keväällä Uuden mallin kehittämisen ja sen käyttöönottoon liittyvien valmistelujen lisäksi hankkeessa tuetaan meneillään olevia rakennemuutoksia muun muassa projektisuunnittelun, muutosjohtajuuden ja muutosviestinnän näkökulmasta. Hankkeessa vahvistetaan henkilöstön osallisuutta muutosprosesseissa sekä pyritään varmistamaan, että seurakuntalaisten kuulemiseen kiinnitetään riittävästi huomiota. Kun päätökset kirkkolain, kirkkojärjestyksen ja kirkon vaalijärjestyksen muutoksista on tehty, hankkeen painopiste siirtyy rakennemuutosten käytännön toteuttamisen tukemiseen. Siihen asti pyritään eri keinoin ylläpitämään ja vahvistamaan seurakuntien muutosvalmiutta. Hankkeen organisointi ja ohjausryhmä Hankkeen hyväksyi ja sen työryhmät asetti kirkkohallituksen täysistunto. Hanke jaettiin tavoitteiden perusteella kolmeen alaprojektiin. Ohjausryhmä ohjaa ja koordinoi hanketta. Ohjausryhmä käsittelee ja hyväksyy hankkeen toteutuksen liittyvät suunnitelmat, niitä koskevat muutokset, väli- ja lopputulokset sekä antaa palautetta työn etenemisestä hankkeen aikana. Ohjausryhmä sitoo hankkeen tiiviisti Kirkkohallituksen johtamiseen. Ohjausryhmään kuuluvat: Jukka Keskitalo (pj), Vuokko Piekkala, Leena Rantanen, Pirjo Pihlaja, Pekka Huokuna, Kimmo Kääriäinen, Tuomo Pesonen, Björn Vikström, Sami Ojala ja Terhi Jormakka. Ohjausryhmän sihteerinä toimii Asta Virtaniemi. Projektipäällikkö Projektipäällikkö vastaa siitä, että hanke tuottaa tarvittavat tulokset aikataulussa ja budjetissa. Hänen tehtävänään on toimia uudistuksen koordinoijana ja huolehtia hankkeen käytännön toteutuksesta yhdessä ohjausryhmän sekä hankkeen työryhmien puheenjohtajien kanssa. Projektipäällikkö suunnittelee työtä, huolehtii käytännön järjestelyistä, kokoaa aineistot sekä osallistuu työryhmien työskentelyyn. Projektipäällikön vastuulla on myös hankkeesta viestiminen. Projektipäällikkönä toimii pastori Terhi Jormakka. [1]

3 Seurakuntarakenteiden työryhmä Seurakuntarakenteiden työryhmään kuuluvat: Pirjo Pihlaja (pj), Pekka Huokuna, Jorma Juutilainen, Katariina Kietäväinen, Björn Vikström, Mona Lindfors ja Kari Tiirola. Sihteereinä toimivat Terhi Jormakka ja Asta Virtaniemi. Seurakuntarakenteiden työryhmän tehtäväksi annettiin: - vuosina toimineen ohjausryhmän loppuraportista saadun palautteen pohjalta laatia selvitys rakenneuudistuksen kehityslinjoista kirkkohallituksen täysistunnon ja edelleen kirkolliskokouksen käsiteltäväksi - laatia kirkolliskokouksen linjanvedon jälkeen tarvittavat kirkkolain, kirkkojärjestyksen ja kirkon vaalijärjestyksen muutokset - selvittää rinnakkaisten mallien käyttöönottoa, jossa tarjotaan alueelliset erityisolot huomioon ottavia vaihtoehtoisia ratkaisuja. - toteuttaa uudistuksen vaikutusten ennakkoarviointi. Ennakkoarvioinnissa tärkeitä osatekijöitä ovat: vaikutukset seurakuntalaisiin, demokratiaan, organisaatioon, henkilöstöön sekä kielellisiin oikeuksiin - seurata kuntauudistuksen etenemistä ja pitää yhteyttä siitä vastaaviin virkamiehiin - rakenneuudistuksen hallinnollinen ohjeistus Hallinnon ohjeistuksia lukuun ottamatta työryhmä sai työnsä päätökseen keväällä Hallinnon ohjeistuksia sekä neuvottelujen kannalta keskeisten hallintosääntöjen malliasiakirjojen laatimista varten perustetaan keväällä 2015 hallinto-osaston sisäinen työryhmä. Tarvittaessa asiakirjojen laatimissa ja testauksessa käytetään avuksi metropolialueen ryhmää. Metropolialueen ryhmä Toimivan seurakuntarakenteen lopullinen muoto metropolialueella on oleellisesti sidoksissa siihen, millainen alueen kuntaratkaisu tulee olemaan. Jäsen- ja asukasmäärien volyymit ovat pääkaupunkiseudulla hyvin suuret - samoin kuin toimintaympäristön muut erityistekijät. Tähän erityiskysymykseen liittyen perustettiin metropolialueen työryhmä Seurakuntarakenne -työryhmän alatyöryhmäksi. Kirkolliskokouksessa vireillä olevan lakimuutosesityksen valmisteluvaiheessa tarkasteltiin erilliskysymyksenä metropolialueen tilannetta. Hallituksen linjaus metropolihallinnon kokoamiseksi vähentänee metropolialueen kuntaliitospaineita. Metropolihallinnon tehtävät kuntapuolella ovat sisällöltään sen kaltaisia, että vastaavaa tarvetta kirkolliselle metropolihallinnolle ei arvioida olevan eikä sellaista näin ollen ole kirkolliskokoukselle annettuun esitykseen sisällytetty. Metropolialueen työryhmä jatkaa kuitenkin työtään pohtien toisaalta metropolialueen seurakuntarakenteen erityiskysymyksiä ja toisaalta myös mahdollisen metropolialueen suurkunnan vaikutuksia hiippakuntarakenteeseen. Työryhmään kuuluvat Pirjo Pihlaja (pj), Tapio Luoma, Reijo Liimatainen, Riitta-Sisko Tarkka, Antti Kujanpää, Juha Tuohimäki sekä sihteereinä Asta Virtaniemi ja Terhi Jormakka. Kirkonkirjojen pidon alueellinen organisointi Uusi seurakuntayhtymä 2015 vähentää niiden seurakuntien viranomaistehtäviä, jotka tällä hetkellä hoitavat kirkonkirjojenpitoa. Kirkonkirjojen pitäminen siirtyisi hoidettavaksi vähintään seurakuntayhtymän yhteiseen keskusrekisteriin. Kirkonkirjojenpidon siirtäminen suurempiin yksiköihin yhtenäistäisi käytäntöjä ja siten parantaisi mahdollisuuksia hoitaa kirkon viranomaistehtäviä. Kirkonkirjojen pidon alueellista organisointia varten laaditaan erillinen hankesuunnitelma. [2]

4 Seurakuntatalouden työryhmä Seurakuntatalouden työryhmään kuuluvat: Leena Rantanen (pj), Veikko Väisänen, Margareta Back, Jukka Tamminen, Harri Palo, Pasi Perander ja Pasi Mäkelä. Sihteerinä toimii Terhi Jormakka. Seurakuntatalouden työryhmän tehtävänä on: - arvioida, mitä tukitoimia on tehostettava riippumatta rakennemuutoksesta ja millä toimilla edistetään rakennemuutosta. - tutkia seurakuntien toimintaa tukevien palveluiden kokonaisuuden tarkoituksenmukaisuutta: mitä tukitoimia tulee uudistaa valtakunnallisesti yhtenäisiksi ja yhteensopiviksi, mitä asioita tulee hoitaa aluetasolla ja mitä paikallistasolla - tutkia valittujen / vaihtoehtoisten rakenneratkaisujen talousvaikutukset - luoda mahdollinen avustusjärjestelmä rakenneuudistuksen tueksi ja laatia suunnitelma yhdistymisavustusten uusiksi periaatteiksi - suunnitella vaihtoehtoisia tulonjakomalleja paikallistasolle - luoda kiinteistöjen hallinnan ja kiinteistöstrategioiden mallit - miettiä keinoja, joilla omaisuuden hallintaa voidaan riittävästi, mutta tarkoituksenmukaisesti jättää ennalleen (esim. kiinteistöt, metsät ja sijoitussalkut) - rakenneuudistuksen taloushallinnon ohjeistus Seurakuntatalouden työryhmä on käynyt läpi eri tukitoimien tarkoituksenmukaisuutta, laatinut talouden tasapainottamisen työkalun tulevien seurakuntayhtymien taloudellisen itsekannattavuuden arvioimista varten, pohtinut avustusjärjestelmää ja saattanut kirkkohallituksen täysistunnon päätettäväksi yhtymänmuodostamisen avustusten periaatteet sekä suunnitellut vaihtoehtoisia tulonjakomalleja ja tehnyt niistä esimerkkilaskelmia. Taloushallinnon ohjeistusten päivitys sekä kiinteistö- ja henkilöstöstrategioiden mallit ovat vielä tekemättä. Nämä saatetaan valmiiksi siten, että mahdollisimman pian kirkolliskokouksen tekemien päätösten jälkeen seurakunnilla olisi käytettävissään keskeisimmät malliasiakirjat. Rakennemuutosten tuen työryhmä Työryhmään kuuluvat: Terhi Jormakka (pj+siht.), Riitta Alaja, Milla Rautiainen, Annakaisa Rantala, Timo Tulisalo ja Olavi Vuori. Rakennemuutoksen tuen työryhmän tehtävänä on: - tukea meneillään olevia seurakuntajaotuksen muutoksia - tehdä yhteistyötä hiippakunnallisten ohjausryhmien kanssa ja huolehtia siitä, että rakennemuutosseurakunnat ovat tietoisia hiippakuntien hallinnoimista kehittämisrahastoista - pohtia ja vahvistaa henkilöstön osallisuutta muutosprosesseissa sekä varmistaa, että myös seurakuntalaisten kuulemiseen kiinnitetään huomiota - koota kirkkohallituksen sisältä rakennemuutoksen asiantuntijapankki, jossa on juridiikan, talouden, palvelujen ja toiminnan järjestämisen, maankäytön, muutosjohtajuuden ja -viestinnän sekä henkilöstöhallinnon osaamista. Asiantuntijapankki on seurakuntien käytettävissä rakennemuutokseen liittyvien kysymysten ratkaisemisessa. [3]

5 - toimia hankkeen viestinnän tukiryhmänä ja pohtia sosiaalisen median käyttöä rakennemuutosprosessin tukena. Muutoksen tuen työryhmä on hankkeen ensi vaiheessa keskittynyt meneillään olevien muutosten tukemiseen sekä muutosvalmiuden vahvistamiseen. Uusi seurakuntayhtymä mallia on pyritty pitämään esillä ja siitä on viestitty eri yhteyksissä, esimerkiksi dekaanikokouksessa, asessoreille, hiippakunnallisissa kirkkoherrojen kokoontumisissa, eri työalojen koulutus- ja neuvottelupäivillä, luottamushenkilökoulutuksissa, johtamiskoulutusohjelmissa ja lääninrovastien kokoontumisissa. Hiippakunnallisten ohjausryhmien edustajille, kirkon konsulteille ja työyhteisökehittäjille on järjestetty kaksi seminaarijaksoa koskien uudistuksen ajankohtaistilannetta ja hallinnon prosesseja. Uudistuksesta on kerrottu seurakunnille uutissähköposteilla, yleiskirjeellä sekä Sakastin sivuilla. Lehdistötiedotteita on julkaistu hallinnon käsittelyjen yhteydessä. Mediassa käytävään keskusteluun on pyritty osallistumaan mahdollisuuksien mukaan (sosiaalinen media ja printti). Henkilökohtaista neuvontaa ja tukea on annettu niin sähköpostilla ja nettineuvotteluilla kuin puhelimitse ja tapaamisissa. Hankkeessa on toteutettu yhdessä Kevan, Kuntaliiton, TTK:n Kuntaryhmän ja FCG Konsultointi Oy:n kanssa Esimiehenopasmuutokseen.fi -verkkosivusto. Se on tarkoitettu kirkossa ja muilla julkisilla aloilla toimiville esimiehille. Sivusto tarjoaa erityisesti lähiesimiehille tukea ja apua sekä antaa vinkkejä ihmisten johtamiseen muutostilanteissa. Sivustolta löytyy monipuolinen valikoima erilaisia muutoksen työkaluja, joita esimies voi hyödyntää yksin tai yhdessä työyhteisön kanssa. Asiantuntijapankin kokoamisessa on ollut vaikeuksia, mutta asian työstämistä jatketaan. Muutostukeen sisällytettyjen toimenpiteiden, materiaalien ja ohjeiden ensisijaisena tavoitteena on tukea seurakuntia yhtymärakenteen muodostamisessa uudistukselle asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Työryhmässä seurataan ja koordinoidaan hiippakuntien seurakunnille tarjoamia muutostuen toimenpiteitä sekä edistetään hyviä käytäntöjä, jotka tukevat seurakuntia uudistuksen toteuttamisessa paikallisten olosuhteiden ja tarpeiden mukaisesti. Seurakuntia pyritään tukemaan uudistuksen kaikissa sen eri vaiheissa eli suunnitteluvaiheessa, valmisteluvaiheessa ja toteutusvaiheessa. Muutostuen valmistelu ja toteuttaminen tehdään yhteistyössä Kirkkohallituksen eri osastojen, hiippakuntien sekä työyhteisökehittäjien ja -konsulttien kanssa. Hankkeen tehtävänä on edistää hiippakuntien ja kirkkohallituksen vuoropuhelua uudistuksessa. Muutostuessa hyödynnetään eri projekteissa, hankkeissa ja työryhmissä tehtyä ja tehtävää työtä. Käytännössä tämä voi tarkoittaa mm. koordinointia, yhteistä viestintää sekä rakennemuutosnäkökulman sisällyttämistä muihin hankekokonaisuuksiin (esim. kirkon yhteinen verkkohanke, seurakuntavaalit, Kohtaamisen kirkko -strategian jalkauttaminen, kirkonkirjojen pidon alueellinen organisointi, reformaation merkkivuosi). Muutoksen tuen tulevat toimenpiteet on eriteltynä hankkeen aikataulutuksen yhteydessä. Tarkemmin ne kuvataan kirkkohallituksen suunnittelujärjestelmän mukaisesti vuosittaisissa toimintasuunnitelmissa ja tuloskorteissa. Hankkeen aikataulutus 2015 VUOSI 2015: o Kirkolliskokous tekee päätökset säännösten muuttamisesta ja asia siirtyy kirkkolain osalta eduskunnan käsittelyyn. o Tuetaan hiippakuntia seurakuntien muutosvalmiuden edistämisessä ja neuvotteluprosessien käynnistämisessä. Tavoitteena on, että kaikki seurakunnat ovat mukana suunnitteluvuoden aikana käynnistettävissä hiippakuntien johdolla toteutettavissa neuvotteluissa. Erityistä huomiota kiinnitetään muutoshankkeen suunnitteluun ja hankeosaamisen vahvistamiseen. [4]

6 o Tuotetaan materiaalia selvitys- ja neuvotteluprosessien tueksi. Tavoitteena on, että prosessinkuvaus, talouden ja hallinnon ohjeistukset sekä neuvottelujen kannalta keskeisimipien hallintosääntöjen malliasiakirjat valmistuvat. o Seurakunnille tarjotaan välineitä paitsi hallintorakenteen myös toiminnan järjestämisen tueksi. Tämä toteutuu mm. tukemalla strategiatyötä ja edistämällä hyviä toimintamalleja ja käytäntöjä seurakuntatyön kehittämiseen, henkilöstön ja seurakuntalaisten osallisuuden edistämiseen sekä seurakuntien / seurakuntayhtymien johtamiseen liittyen. Yleisenä tavoitteena on vahvistaa seurakuntalaisten, luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden välistä vuorovaikutusta ja keskinäistä luottamusta uudistuksen toteuttamisessa. o Konsulttien ja työyhteisökehittäjien koulutukset / ajankohtaispäivät jatkuvat. Kehitetään yhteydenpitoa myös tapaamisten välillä (verkkoalusta tms.). o Suunnitellaan ja valmistetaan materiaalia uudistuksesta henkilöstölle järjestettäviin infotilaisuuksiin koskien erityisesti henkilöstön asemaa ja siirtymistä seurakuntayhtymien palvelukseen. Projektipäällikkö osallistuu kouluttajana valtakunnallisille ja hiippakunnallisille työntekijöiden neuvottelupäiville / koulutustilaisuuksiin kutsujen ja mahdollisuuksien mukaan sekä yhteistyössä Seurakuntaopiston kanssa järjestettäviin ajankohtaispäiviin. o Suunnitellaan ja valmistetaan helposti käytettävä materiaalipaketti uudistuksesta uusille luottamushenkilöille koskien erityisesti päätöksentekoa ja päätöksentekijöiden roolia uudistuksessa. Projektipäällikkö osallistuu kouluttajana uusien luottamushenkilöiden koulutukseen Kouvolan kirkkopäivillä ja mahdollisuuksien mukaan myös hiippakunnallisiin tilaisuuksiin. VUOSI 2016: o Uusi lainsäädäntö astuu voimaan. Uudistuksen siirtymäaika alkaa. o Tuetaan tulevia seurakuntayhtymiä työyhteisön kehittämisessä ja henkilöstösuunnitelman laatimisessa muutostilanteessa. o Tuetaan tulevia seurakuntayhtymiä muutosviestinnän suunnittelussa ja toteuttamisessa. o Uudistuksen verkkosivuja kehitetään ja ylläpidetään siten, että ne sisältävät kattavasti ja ajantasaisesti seurakuntayhtymien muodostamisessa tarvittavaa tietoa, ohjeita ja asiakirjoja. Verkkosivujen kautta seurakunnat saavat muutoksen suunnittelussa, toteutuksessa ja onnistumisen arvioinnissa tarvittavia tietoja. o Järjestetään suoraan seurakuntalaisille kohdistettava viestintäkampanja. o Materiaalin tuottaminen neuvotteluprosessien tueksi jatkuu. Henkilöstöhallinnon, talouden ja hallinnon ohjeistuksia tuotetaan seurakuntakentästä nousevan tarpeen mukaan. o Konsulttien ja työyhteisökehittäjien koulutukset jatkuvat o Yhtymärovastiverkoston luominen aloitetaan ja ajankohtaiskoulutukset viranhaltijoille / tuleville viranhaltijoille käynnistetään. o Päätöksentekoprosessien hiominen siten, että hiippakunnissa ja kirkkohallituksessa on valmius valmistella ja tehdä päätökset seurakuntayhtymien muodostamisesta sujuvasti ja asiantuntevasti. o Ylläpidetään uudistukseen liittyvää verkostoyhteistyötä [5]

7 HANKE PÄÄTTYY : o uudistuksen siirtymäaika, jonka aikana kaikki seurakunnat siirtyvät seurakuntayhtymään kuuluviksi seurakunniksi o uusia seurakuntayhtymiä perustetaan ja vanhat laajenevat o neuvonta- ja tukipalveluiden tarve suurimmillaan o erityisten tukitoimenpiteiden suuntaaminen sinne, missä tilanteet kärjistyvät tai uudistuksen toteuttaminen ei etene o koulutukset yhtymärovasteille ja seurakuntayhtymien ylimmille talouden ja hallinnon viranhaltijoille o päätöksentekoprosessien sujuvuutta arvioitava ja kehitettävä saatujen kokemusten perusteella [6]