Dokumenttien hallinta SharePoint - ympäristössä HANASAARI TERVETULOA

Transkriptio

1 Dokumenttien hallinta SharePoint - ympäristössä HANASAARI TERVETULOA

2 Kommunikoinnin uudet haasteet Antti Kirmanen tuotepäällikkö Microsoft Oy

3 Työympäristön haasteita Informaatioähky Tiedon löytäminen ja priorisointi organisaatiossani? Tieto hajallaan Tietoa lukuisissa eri järjestelmissä, tiedon löytäminen haasteellista, joskus jopa mahdotonta Ylläpidon kalleus Olemassaolevan infrastuktuurin ja sovellusten hyödyntäminen. Käytettävyys Laajamittaisen käytön varmistaminen turvallisuus ja säännökset huomioiden

4 Dokumenttien määrän kasvaminen 20 % tiedosta sijaitsee strukturoiduissa tietovarastoissa Lue: 80% tiedosta sijaitsee stukturoimattomissa järjestelmissä Source: Doculabs 90% strukturoimattomasta tiedosta tiedonhallintajärjestelmien ulkopuolella Tietomäärä kasvaa 36% vuosittain Uudentyyppisten dokumentien määrä kasvaa ja kasvattaa tietomäärää, mutta täytyy olla hallittavissa ja löydettävissä Tiedon löytymisen merkitys kasvaa Vaatimukset IT investointien takaisinmaksulle

5 Tarpeen mukainen Välineet kommunikointiin monipuolistuvat Strukturoitu Lomakkeet Työnkulku Sähk. työpöytä Ajasta riippumaton Transaktionaalinen Dokumentit RSS Tiimityötilat Reaaliaikainen Roolipohjaiset työtilat Wikit Online kokoukset Blogit Sähköposti Pikaviestipalvelut

6 Työntekijät informaation välittäjänä? Dokumenttien hallinta Collaboration Tiedon hyödyntäminen päätöksenteossa Tapauskohtaiset työnkulut Ryhmien työskentely ja tiedon jakaminen Strukturoimaton työskentely Tiedon haku Olemassa olevat sovellukset Prosessien automatisointi Liiketoimintajärj estelmiin helpompi pääsy Relaatiotietokannat ERP CRM Liiketoimintasovellukset Dokumenttienhal linta, ml. tietoturva ja säännökset Kovalevyt ja tiedostojaot Tiedon löytäminen ja hyödyntäminen Määrämuoto inen tieto Prosessit

7 Alusta dokumentinhallinnalle Tärkeä informaatio suojattavissa asiaankuulumattomalta käytöltä IP:n suojaaminen Informaation arvo Tarpeellinen tieto tuodaan helposti kaikkien käyttäjien saataville Löydettävyys Kaikki tieto on helposti löydettävissä koko organisaatiossa Yhtenäinen infrastruktuuri Helppokäyttöisyys ja tiedon yhtenäisyys Käytettävyys

8 Dokumentinhallinnan laajentaminen Käyttäjien sitoutuminen Perinteinen ECM Ei-hallittu sisältö Hallittu sisältö Tieto laajemmin hyödynnettävissä Tietoturvan hallinta Kustannusten ja monimutkaisuuden hallinta Hallitusti kaikkien käyttäjien käytettävissä Sisältö

9 Organisaatiolaajuinen alusta Erillisjärjestelmien haasteita Käyttäjien sitouttaminen Rajoittuu pieneen osaan dokumentteja Dokumentit useissa eri järjestelmissä Liitettävyys Ratkaisuja Tuttu, mutta nyt organisaation käytäntöjen mukaan hallinnoitu dokumentinhallinta ja työskentelyympäristö Ryhmätyötilojen, sähköpostin, pikaviestipalveluiden ja sosiaalisen tietojenkäsittelyn kautta kattaa laajan osan viestinnästä Tieto löydettävissä kaikkialta, dokumentinhallintapiirteiden hyödyntäminen määritellään sisällön tarpeiden mukaisesti Yhtenäinen ja avoin alusta mahdollistavat tiedon tuottamisen ja hyödyntämisen eri välinein. Lisenssikustannukset Useimmilla organisaatioilla käyttöoikeudet jo olemassa

10 Tutkimuksesta Tiedonkeruu: Puhelinhaastattelut tehtiin jouluhelmikuussa. Kohderyhmänä yli 10 miljoonan liikevaihdon omaamat yritykset ja yli sadan henkilön julkiset organisaatiot. Kokonaisvastaajamäärä: 195 Lisätietoja tutkimuksen hankintaan tai Mika Rajamäki mika.rajamaki ( ) marketvisio.fi, p

11 Avoimet standardit Microsoft dokumentinhallinta ja ryhmätyö Kaikkien käyttäjien saatavilla Dokumentinhallinta hyödynnettävissä eri käyttöyhteyksissä Erityyppisten dokumenttien hallinta Tuottavuustyökalujen ja palvelinsovellusten integrointipiste Dokumenttien ja tiedon hallinta Ryhmätyö- ja kommunikointiympäristö Sosiaalinen tietojenkäsittely Dokumentihallinta, ryhmätyö ja yhdistetty viestintä integroidussa käyttöympäristössä Rikas ja laajennettava alusta Tiedonhallinta-alusta Keskitetty identiteetin ja oikeuksien hallinta Sisältöoikeuksien hallinta Työnkulku

12 Organisaation sisältä sama tieto ulkoisiin palveluihin Julkaisujärjestelmät Yhtenäinen ulkoasu Hyväksymiskäytännöt Ajastus Viranomaisvaatimukset Sähköiset itsepalvelut Lisätietopyynnöt Asiakaspalvelun yhteydenotto Tilausjärjestelmät Verkkokauppa

13 Esimerkki: metadatan käsittely Muokattava metadatan Käsittely Office-sovelluksista Oikeudet ja rajoitukset tuodaan käyttäjälle esille

14 Esimerkki: dokumenttien työnkulku Työnkulun määrittely suoraan työasemasovelluksista sähköpostihälytykset Outlookin tehtävät Kommentit hyväksymis / hylkäämispäätöksiin Suojauksien huomiointi Ryhmätyömahdollisuus Dokumenttien automaattinen siirto arkistoon määriteltyjen käytäntöjen mukaisesti Työnkulun hälytykset ja määrittelyt dokumenttikohtaisia Käyttäjien ei tarvitse siirtyä SharePoint ympäristöön työnkulun käsittelyä varten

15 Esimerkki: sisältöoikeuksien hallinta Sähköpostin ja dokumenttien sisältöoikeuksien suojaus: kaksi naksautusta hiirellä Suojaus koskee SISÄLTÖÄ kulkee dokumentin mukana Vain nimetyt käyttäjät voivat lukea tai muokata dokumenttia Voidaan automatisoida SharePoint dokumentinhallinnan yhteydessä

16 Eteneminen

17 Kertaus: Dokumenttien määrän kasvaminen 20 % tiedosta sijaitsee strukturoiduissa tietovarastoissa Lue: 80% tiedosta sijaitsee stukturoimattomissa järjestelmissä Source: Doculabs 90% strukturoimattomasta tiedosta tiedonhallintajärjestelmien ulkopuolella Tietomäärä kasvaa 36% vuosittain Uudentyyppisten dokumentien määrä kasvaa ja kasvattaa tietomäärää, mutta täytyy olla hallittavissa ja löydettävissä Tiedon löytymisen merkitys kasvaa Vaatimukset IT investointien takaisinmaksulle

18 Vaihe 1: tunnusta tosiasiat Tietomäärät kasvavat Tietoa on erityyppistä Tieto ei tule olemaan yhdessä tietovarastossa Tiedon liiketoimintakriittisyys vaihtelee

19 Neuvo: huijaa käyttäjää Tuttu työskentelyympäristö Tietokannat ERP CRM Integration Liiketoimintasovellukset Omat kovalevyt ja tiedostojaot Määrämuoto inen tieto Prosessit

20 Toiminnan tehokkuus Huijausvinkki #1: yritystason haku Oikeus etsittävään sisältöön Tiedon relevanssin määrittely Haun älykkyys Operatiiiviset työpöydät & informaatioportaalit Älykäs, organisaatiotason tiedonhaku Perushaku Liiketoiminnallinen vaikutus

21 Microsoftin tiedonhakuohjelmistot Perustason tiedonhaku Tiedonhaku infraratkaisuna Tiedonhaku liiketoimintakriittisiin ympäristöihin Maksuttomasti ladattava tiedonhaku Liiketoiminnan tuottavuusinfraan saumattomasti integroitu tiedonhaku Älykäs tiedonhaku liiketoimintakriittisiin, edistyksellisiin hakusovelluksiin

22 Vinkit 2-x Uusi sisältö älykkäämpään tietovarastoon Käyttöönotettavat ominaisuudet tietosisällön mukaan Versiointi, työnkulku, sisältöoikeudet Käyttäjille vapautta käyttää uusia viestintämuotoja Taustajärjestelmät mukaan Tieto organisaation ulkopuolelle

23 Yhteenveto Microsoft is establishing foundation content services as a new class of ECM functionality, which will blend pervasive team collaboration with business document management

24 24 Integroitu työskentely-ympäristö Arkkitehtuuri User Interface Microsoft Office Web browsers 3 rd party apps Käyttökokemus Exchange 2007 Mailbox Management Policy Management ECM Components Document Management Records Management Extranet Web Content Management Forms Management Hallittavuus Transport Services Rules Policies Enterprise Unified Services Workflow Metadata Policies Internet Library Services SMTP SOAP Search Division Security Search Security IRM Collaboration Yhteensopivuus Individual Team Unified Storage Architecture Business Applications (SAP, data warehouse, custom...)