Mitä IBM FileNet-teknologia on?

Transkriptio

1 Mitä IBM FileNet-teknologia on? Jouko Poutanen IT Arkkitehti VALDA-seminaari

2 Sähköisen asioinnin viitekehys Laki sähköisestä asioinnista hallinnossa egovernment eday eadministration econsultation eparticipation Palveluyhteiskunta edemocracy Verkkopalvelustrategia i2010 CIP IDABC Hyvä tiedonhallintatapa Kollaboraatio SOA Asiakirjanhallinta Avoimet rajapinnat Sähköinen asiointi Asianhallinta Prosessien hallinta FileNet QuickR ECM eservices Tuottavuuspaineet Aiheidenhallinta BPM Dokumentinhallinta Julkisen sektorin rakennemuutos Tuki yrityssektorin kilpailukyvylle Asiakasnäkökulma Saavutettavuus Palvelutasot Käytettävyys Monikanavaisuus Tietoturvallisuus Sähköinen säilyttäminen 2

3 Palvelujen kohderyhmät Kansalaisen asiointipalvelut Viranomaisten välinen yhteistyö Palvelut yrityksille Organisaation omien prosessien automatisointi Kansalaiset G2C G2E Työntekijät G2G Julkishallinto G2B Yritykset 3

4 Prosessinäkökulmaa.. Perintöveroilmoitus Lääkekorvaus KELAlta Pankkiautomaatti Matala Volyymi Korkea Korkea Variaatio Matala Korkea Kysynnän vaihtelu Matala Korkea Näkyvyys Matala Sopivalla teknologialla palvelun käyrää saadaan siirrettyä oikealle yksikkökustannus laskee ref: Slack et.al,

5 Prosessiteoriaa... Materiaalit Informaatio Asiakkaat Suorituskykytavoitteet: Laatu Nopeus Luotettavuus Joustavuus Kustannukset syöte Prosessi transformoi syötteen tuotokseksi tuotos Tuotteet ja palvelut Ihmiset Laitteet teknologia rakennukset jne 5

6 Julkinen palvelu Informaatio lomake liitteet Kansalainen syöte Prosessi transformoi syötteen tuotokseksi Suorituskykytavoitteet: Laatu: virheettömyys, avoimuus,... Nopeus: viivytyksettömyys Luotettavuus: seurattavissa Joustavuus: aika-paikkariippumattomuus Kustannukset: vähentäminen tuotos Hallinnollinen päätös Virkailijat Laitteet skanneri diaarijärjestelmä jne 6

7 Palvelun suunnittelu ja mittaaminen esimerkkejä miten teknologia auttaa läpimenoaika syötenopeus syöte Käsittelyssä olevien asioiden lukumäärä suorituskykyraportit helposti ja ajantasaisina tuotos suoritusteho Resurssien käyttöaste syötteen vaihtelevuus minimoidaan esim. valintalistoilla tietosisällön ja formaatin vakiointi aikariippumattomuus 7 resurssien ja tehtävien konfiguraatio aika- ja paikkariippumattomuus työnkulut mallinnetaan ja koestetaan visuaalisesti prosessin tehtävien vaihtelevuus resurssien kapasiteetti automatisoidaan logiikka sääntökoneen käyttö jne.. automatisointi nostaa skaalautuvuus paranee

8 IBM FileNet: prosessin- ja sisällönhallinta yhdessä Lisädokumentteja tarvitaan Paperidokumentti Sähköinen dokumentti Lotus QuickR eforms muut Business Rules s-posti ilmoitus Hae asiakastiedo t Odota dokumentteja Päivitetty dokumentti Päivitä muut järjestelmät Tarkista Asiakirja Tapahtuma Poikkeuskäsittely Ilmoitus Määritä asiakirjaksi 8

9 Software Group Moderni prosessinhallinta Prosessin omistaja Toimialaasiantuntija Mallinna Optimoi Analysoi Simuloi Prosessi & PalveluPalvelurekisteri Johto Ota käyttöön IT asiantuntija Monitoroi Suorita Virkailijat 9 Toimialaasiantuntija Virkailijat Asiakkaat

10 Sähköinen asiointi teknologista viitekehystä.. Verkkopalvelustrategia Hyvä tiedonhallintatapa Palvelutasot ITIL JHS152 Prosessien kuvaus Kollaboraatio SOA Asiakirjanhallinta Sähköinen asiointi Asianhallinta Prosessien hallinta FileNet QuickR ECM Aiheidenhallinta Käytettävyys JHS 129 Saavutettavuus Tietoturva VETUMA Tunnistaminen TUPAS BPM JHS170 - XML skeemat JHS156 rekisteröinti Dokumentinhallinta eservices JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot eams SÄHKE2 MoReq2 10

11 IBM FileNet P8 arkkitehtuuri Clients Portals & Web Applications LOB & Partner Solutions Desktop Applications Suites Content SharePoint Integration Content Image AE Capture Web Content Document Publisher Team Collaboration Web Site Process Business Process Business Activity Monitor Forms Business Process Framework Compliance Records Records Crawler FileNet P8 Platform Services Develop Integration Application Services Content, Process & Compliance Services Content Federation Services Security Manage Repositories FileNet Panagon Repositories FileNet P8 Content Repositories IBM Content Repositories Third-Party Content Repositories 11

12 Työryhmäohjelmisto laajentaa sisällönhallintaratkaisua Ryhmän jäsenet joko oman organisaation sisältä tai ulkoa Ryhmätyöskentelytilaan kuuluu mm. - Sisältökirjastot & dokumenttien hallinta* - Ryhmän jäsenyydet & roolit - Aikataulutus, Ryhmäkalenteri - Keskustelu (blogit, wikit, kommentointi - Useita valmiita mallipohjia esim. erityyppisten ryhmätyötilojen perustamiseen *mm. dokumenttityypit, metatiedot, versiohallinta, lukitukset, kommentointi, ilmoitukset muutoksista 12

13 IBM FileNet P8 kokonaisuus Prosessien hallinta Työnkulku Analysointi Simulointi Lomakkeet Sisällön hallinta Dokumenttien hallinta Yhteistyö Liitettävyys Kuvantaminen Web Content IBM FileNet P8 Vaatimusten mukaisuus Viralliset asiakirjat Sähköpostit Havainnot Asianhallinta Nopea sovellusten konfigurointi ja käyttöönotto 13

14 IBM FileNet teknologia.. on alusta asiakirjallisten sähköisten palveluiden tuottamiseen helpottaa pääsyä kaikkiin palvelujen strategisiin suorituskykytavoitteiteisiin: laatu, nopeus, luotettavuus, joustavuus ja kustannustehokkuus mahdollistaa aktiivisen sisällön dokumentit ym. sisältö saadaan mukaan osaksi palvelu- ja hallintoprosesseja helpottaa siirtoa pitkäaikaisarkistoon perustuu avoimiin standardeihin ja tukee integroitavuutta..jäljelle jää asiakastarpeiden tunnistaminen, palvelustrategian luominen, muutosjohtaminen sekä hankkeiden hyvä läpivienti 14

15 Lisätietoja Referenssit: Slack, N; Stuart, C; Johnston, R; Betts, A; 2006; Operations and Process Management, Principles and Practice for Strategic Impact; Pearson Education Limited; Harlow ECM Business Content Services IBM FileNet Information Agenda 15