Sosiotekninen lähestymistapa ottaa organisaation huomioon järjestelmiä suunniteltaessa

Transkriptio

1 Sosiotekninen lähestymistapa ottaa organisaation huomioon järjestelmiä suunniteltaessa Taru Salmimaa Inka Vilpola TIIVISTELMÄ Sosiotekninen lähestymistapa kehittyi 1950-luvun vaiheilla Britanniassa vastaamaan vuosisadan alkupuoliskon näkemykseen ihmisestä yhtenä tuotantokoneista. Aluksi lähdettiin psykologisesti analysoimaan tilanteita, joissa automatisointi tai koneellistaminen ei ollut tuonut toivottua tehokkuutta työhön. Lähestymistavan pääperiaate on yhteisoptimointi siten, että kaikki työhön liittyvät rakenteet ja prosessit on optimoitu. Lähestymistapa tarkastelee tietojärjestelmien lisäksi työtehtäviä, työntekijöitä, organisaatiota sekä työssä tapahtuvia muutoksia. Sosioteknisiä malleja, muistilistoja, on kehitetty helpottamaan suunnittelua. Niiden soveltamisesta on kuitenkin yllättävän vähän raportoitu tieteellisesti. Vaikka teoriaa on monipuolisesti sovellettu esimerkiksi liiketoimintaprosessien kehittämisessä tai henkilöstöjohtamisessa, on toimintatapojen systematisointi sekä käytännöllisten mallien luominen vielä kesken. AVAINSANAT sosiotekninen lähestymistapa, USTM, CUSTOM, OSTA, Participatory Design, ETHICS. ACM Classification Keywords J4 Computer Applications: Social and Behavioral Sciences: Sociology, Psychology and Economics H1 Information Systems: Models and Principles: Human factors K4.3 Computers and Society: Organizational Impacts JOHDANTO Tekniikan ja teknologioiden tuodessa helpotusta ihmisvoimin tehtävään työhön kasvoi myös työn tuottavuus. Tämä piti paikkansa ainakin esimerkiksi maataloudessa, jossa tilan omistaja oli myös työntekijä ja samalla hyötyi työn tehostumisesta luvun alussa Trist ja Bamforth [19] havaitsivat, että hiilen louhinta ei tehostunutkaan koneellisen louhinnan myötä toivotusti. Tutkiessaan syitä huonoon tuottavuuteen he havaitsivat esimerkiksi että työntekijöiden ammattitaitoa ei hyödynnetty uuden teknologian soveltamisessa [7]. Lisäksi työntekijät eivät tienneet kuinka hallita uuden menetelmän mukanaan tuomia vaaratilanteita. Edellä mainittu esimerkki on yhä relevantti. Monet teknologiset innovaatiot tulevat työhön ja arkeen teknologisen uutuusarvon myötä. Se, kuinka nopeasti ne hyväksytään käyttöön tai kuinka tehokkaasti niitä käytetään, on riippuvainen kuitenkin sosiaalisesta ympäristöstä, johon teknologia tuodaan. Erityisesti työympäristössä organisaatioon liittyvät tekijät voivat edesauttaa tai hidastaa teknologian hyödyntämistä. Esimerkiksi teollisuusyrityksessä teknologian käyttäjä ei välttämättä itse hyödy teknologian käytöstä [6]. Uusi teknologia tulee integroida olemassa olevaan ihmisten ja teknologioiden verkostoon huomioiden esimerkiksi organisaation rakenne, työtavat ja vallitseva kulttuuri [15, s.186]. Näiden tekijöiden väheksyminen johtaa järjestelmän vajaakäyttöön tai jopa käyttämättä jättämiseen. Tämä referaatti on Ihminen ja tekniikka seminaarin harjoitustyö. Referaatin tarkoitus on tiivistetysti kertoa sosioteknisen lähestymistavan tausta ja pääpiirteet. Seuraavaksi käydään läpi lyhyesti lähestymistavan historia, jonka jälkeen esitellään teorian pääperiaatteet. Käytäntöjen hahmottamiseksi esitellään joitakin sosioteknisiä malleja yleisellä tasolla. Mallien hyödyntämistavoista ja mahdollisuuksista keskustellaan ennen yhteenvetoa. Loppuun on poimittu muutamia läheisiä teorioita. SOSIOTEKNISEN TEORIAN HISTORIA Sosioteknisen teorian (Socio-Technical Theory STT, Socio- Technical Systems STS, Socio-Technical Systems Theory STST) synnyinpaikka on Lontoolainen Tavistock Institute of Human Relations (perustettu 1946) [18]. Instituutissa toimi toisen maailmansodan jälkeen ryhmä psykiatreja, psykologeja ja antropologeja, jotka olivat sodan aikana soveltaneet sosiaalitieteitä Britannian armeijan eduksi. Sosioteknisen teorian syntyyn vaikutti von Bertalanffyn 1950 julkaisema Open systems teoria [13]. Varsinaisesti sosiotekninen tutkimussuunta sai alkunsa tutkittaessa mekaanisen massatuotantojärjestelmän vaikutusta hiilikaivosteollisuudessa [1]. Tältä ajalta on lähestymistavan ensimmäisiin julkaisuihin lukeutuva artikkeli Some social and psychological consequences of the long-wall method of coal-getting [19]. Teoriaan liittyviä tutkimuksia on julkaistu runsaasti Human Relations julkaisussa, joka on ilmestynyt kesäkuusta 1947 lähtien. Pohjoismaihin suuntaus tuotiin 1960-luvulla, kun Trist kumppaneineen kutsuttiin Oslon tekniseen yliopistoon osallistumaan Norjan teollisen demokratian projektiin. Tieto tutkimuksesta ja tuloksista levisi myös Ruotsiin, jonne aate tuli saman vuosikymmenen lopulla [16]. STS-teoriaa promotoivan Tavistock-instituutin antologia on julkaistu kolmessa osassa: Sosio-psykologinen näkökulma 1

2 (1990) [20], Sosiotekninen näkökulma (1993) [21] ja Sosioekonominen näkökulma (1997) [22]. Historiikin eteneminen mukailee STS-teorian kehittymistä. Aluksi sanalla tekniikka tai teknologia tarkoitettiin kaikkia mahdollisia teknologisia ratkaisuja ilman tarkempaa erittelyä. Vasta myöhemmin, 1970-luvulla, tietokoneavusteisten suunnittelu- ja tuotantojärjestelmien tullessa teolliseen tuotantoon, alkoivat järjestelmät erottua toisistaan. Myöhempi linkitys johtamiseen ja erityisesti muutoksen hallintaan (change management), kytki teoriaan myös taloudellisen näkökulman eksplisiittisesti. Talous korostuu myös globaalissa tietämyspohjaisessa liiketoiminnassa. Liiketoiminnassa tapahtuvien muutosten kasvava määrä tarkoittaa myös, että organisaation on kyettävä nopeasti hyödyntämään uusia teknologioita sekä jatkuvasti etsittävä uusia mahdollisuuksia [2, s. 155] SOSIOTEKNINEN LÄHESTYMINEN Vuosisadan alussa teollisuuden kehittymiseen vaikutti Taylorin opit, joiden myötä työntekijät jaettiin suunnittelijoihin ja toteuttajiin [6, s. 190]. Oppien mukaan jokaiselle työlle voitiin määrittää paras suoritustapa, joka toimi mallina esimerkiksi tulokseltaan ja kestoltaan. Mallin mukaan ihminen toimi kuin kone ja organisaatio kuin koneisto. Töiden luonne on sittemmin koneiden ja järjestelmien myötä muuttunut ja samalla Taylorismi vanhentunut. [6, s ] Sosiotekninen lähestymistapa syntyi tarpeesta yhdistää tekninen (ohjelmat, laitteet) ja sosiaalinen (organisaatio, ihmiset) järjestelmä parhaalla mahdollisella tavalla [6, s. 191]. Julkaisuissa käytetään sanaparia sosiotekninen korostamaan, että järjestelmän tai teknologian lisäksi käsitellään myös niiden käyttöä. Sanaparin esiintyminen ei vielä tarkoita, että mitään määriteltyä sosioteknistä menetelmää olisi tutkimuksessa hyödynnetty. Hermannin [8] mukaan sosioteknisen järjestelmän ominaisuuksina pidetään: sekä sosiaalisen että teknisen osan välttämättömyyttä järjestelmälle. sosiaalisen ja teknisen osan toisiaan muovaavaa vaikutusta. kaikkialla läsnäolevaa (ubiquitous) itsensäselittävää prosessia. Toisin sanoen ei ole olemassa sosioteknistä järjestelmää ilman käyttäjiä tai ilman käytettävää teknologiaa. Teknisen järjestelmän syötteet ja tulosteet muokkaavat sosiaalisen järjestelmän kommunikaatiota. Yhtälailla syötteet muokkaavat teknisen järjestelmän tilaa. Teknisen järjestelmän osa-alueet ohjaavat kommunikaatiota, joka puolestaan myötää teknisen järjestelmän termejä. Cherns on julkaissut STS-suunnittelun periaatteet alun perin vuonna 1976 [3] ja päivittänyt niitä vielä 1987 [4]. Kooste periaatteista on esitetty mm. Majchrzakin ja Borysin artikkelissa [13] ja Sädevirran julkaisussa [17]: 1. Compatibility: yhteensopivuus kaikkien rakenteiden ja prosessien välillä. 2. Minimal critical specifications, vältetään tiukkoja ja tarkkoja rajauksia tehtäville ja rooleille. 3. The socio-technical criterion: Variances, muuntelun hallinta. Organisaation yksiköiden on kyettävä itsenäisesti hallitsemaan toimintaympäristön muuntumista, esimerkiksi työtehtävien muuntumista. 4. The multifunctionality principle: monitoimijuusperiaate. Organisaation tulee muodostua laajoista ja monitahoisista osaamisresursseista. Myös tehtävien on oltava kokonaisia ja monipuolisia. Nämä yhdessä parantavat toimintaympäristön hallintaa. Esimerkiksi tiimin jäsenet kykenevät mukautumaan kunkin projektin vaatimuksiin. 5. Boundary location: Organisaation sisäiset rajat on suunniteltava tukemaan tiedon ja oppimisen leviämistä organisaatiossa. 6. Information flow: informaatiojärjestelmiä ei saa käyttää pelkkään kontrolliin vaan niitä tulisi johtaa yhdessä organisaation kanssa. 7. Support congruence: tukitehtävien tulee sulautua yhä kiinteämmäksi osaksi kokonaista työ- ja organisaatiosuoritusta. 8. Design and human values: sosioteknisen suunnittelun tavoite tulee olla työn korkea laatu. 9. Incompletion: työelämän muotoilu on keskeytymätön prosessi, jossa jatkuvasti suunnitellaan, toteutetaan ja arvioidaan työelämän kehitysajatuksia. STS-suunnittelua kritisoidaan siitä, ettei se ota huomioon riittävästi järjestelmien teknistä puolta [15, s. 194]. Suunnittelun tuloksena tehdään yleisimmin muutoksia työryhmiin ja tiimeihin, kun vastaavasti alle viidesosa tapauksista päättyy teknologiseen muutokseen. Osaksi tämä johtuu siitä, että teoriaa on hyvin vaikea toteuttaa käytännössä. Yhtenä keinona helpottamaan STSsuunnittelua käytännössä on luotu useita sosioteknisiä malleja. SOSIOTEKNISET MALLIT Sosioteknisiä malleja on kehitetty kuvaamaan käytännön STS-suunnittelun vaiheita ja tavoitteita. Malleja on esitelty HCI-alan kokoomakirjoissa. Käytännön case-esimerkkejä kohdistettuna nimettyyn malliin löytyy tieteellisestä kirjallisuudesta kuitenkin äärettömän vähän. Toisaalta lähes kaikki sosiotekninen tutkimus voidaan jälkeenpäin sovittaa johonkin malliin. Tämä johtuu siitä, että mallien vaiheet sisältävät yleisiä järjestelmien ominaisuuksien ja vaatimusten kuvaukseen liittyviä tehtäviä hyvin korkealla 2

3 abstraktiotasolla. Taulukossa on kooste malleista (Taulukko 1) ja sen jälkeen on lyhyesti kuvattu kunkin mallin vaiheet. Sosiotekninen malli Tyyppi Fokus Kuvaus USTM (User Skills and Task Match) [12] CUSTOM (Customized User Skills and Task Match) [6, s. 460] OSTA (Open System Task Analysis) [6, s. 462] PD (Participatory Design) [6, s. 466] ETHICS (Effective Technical and Human Implementation of Computer System) [14] Vaatimusten mallinnus Vaatimusten mallinnus Prosessi Lähestymistapa Lähestymistapa Työolosuhteet Kaikkien käyttäjäosapuolten vaatimukset Mitä tapahtuu, kun järjestelmä käyttöönotetaan Käyttäjät otetaan mukaan suunnitteluprosessiin. Työtyytyväisyys USTM (User Skills and Task Match) USTM-metodologia on tarkoitettu suunnittelijaryhmien avuksi täydellisten käyttäjävaatimuksien ymmärtämiseksi ja dokumentoimiseksi. Mallit tehtävistä esitetään kaavioina, joihin liitetään selitykset luonnollisella kielellä. Kaikki sidosryhmät mallinnetaan (ei vain loppukäyttäjä). USTM on osoitettu olevan hyödyllinen ja sovellettavissa oleva keino sidosryhmien vaatimusten mallinnukseen. Menetelmä tukeutuu paperilla tapahtuvaan suunnittelumetodologiaan ilman tietoteknisiä työkaluja. USTM-prosessin aikana toteutetaan useita kasvotusten tapahtuvia tapaamisia eri sidosryhmien välillä. Jokaisessa tapaamisessa on myös ns. käsikirja, joka kuvaa tehtävämallit ja ns. työkirja, jossa on rekisteröitynä vaatimuskeruuryhmien aikaansaamat lopputulokset (outputs) ja päätökset. Tapaamisia ohjaa ulkopuolinen fasilitaattori, joka tuntee menetelmän ja ohjaa keskustelua. [11] CUSTOM CUSTOM on käytössä erityisesti pienemmissä organisaatioissa. Se perustuu User Skills ja Task Match (USTM) lähestymiseen. CUSTOM-metodologissa on kuusi vaihetta [6, ]: 1. Kuvataan organisaation konteksti, johon kuuluu päätavoitteet, fyysiset ominaisuudet sekä poliittinen ja ekonominen tausta. 2. Identifioidaan ja kuvataan sidosryhmät. Käytetään neljää kategoriaa (primary, secondary, tertiary, facilitating) Taulukko 1. Sosioteknisiä malleja Tehtävämallit kuvataan diagrammeina, joihin liitetään selitys luonnollisella kielellä. USTM-pienyritysversio. Toteutetaan ennen tuotteen suunnittelua ja määrittelyä. Systeemin sosiaaliset ja tekniset toiminnot määritellään yhdessä. Dokumentointi tietovuokaavioin ja tekstein. Tavoitteena on parantaa työympäristöä, perustuu yhteistyöhön ja iteratiiviseen suunnitteluun. Kaksi tiimiä suunnittelee, vaatimukset sovitetaan yhteen. 3. Identifioidaan ja kuvataan työryhmät. Ihmiset, jotka työskentelevät yhdessä kuvataan heidän roolinsa ja asemansa (chracteristics) osalta organisaatiossa 4. Identifioidaan ja kuvataan tehtävä-tavoite parit. Tehtäviin liittyy tavoitteita ja tavoitteiden saavuttamiseksi täytyy suorittaa joukko tehtäviä. 5. Tunnistetaan sidosryhmien tarpeet sekä nykyisen että tulevan järjestelmän kannalta. 6. Yhdistetään ja tarkistetaan sidosryhmien vaatimukset. Laadittu vaatimuslista tarkastellaan niitä kriteereitä vastaan, jotka on määritelty CUSTOM-prosessin aikaisemmissa vaiheissa. OSTA (Open System Task Analysis) Pyrkii kuvaamaan, millaisen kokonaisvaikutuksen uusi tekninen järjestelmä aiheuttaa organisaatiossa ja yhteisössä. Systeemin sosiaaliset näkökohdat (esim. käytettävyys ja hyväksyttävyys) määritellään yhdessä teknisten (esim. toiminnot) näkökohtien kanssa. Kahdeksan peräkkäisen vaiheen tulokset dokumentoidaan tietovuokaavioin ja tekstein. OSTA-prosessi [6, s. 462] 1. Päätehtävä, jonka tuote ratkaisee, kuvataan käyttäjien tavoitteina. 2. Tehtävän syötteet määritellään käyttäen eri lähteitä ja formaatteja. 3

4 3. Ympäröivä maailma kuvataan (fyysinen, ekonominen ja poliittinen). 4. Järjestelmän muutosprosessi, johon kuuluu tiedon transformaatioprosessit, suoritetut tapahtumat ja niiden kohteet, analysoidaan. 5. Sosiaalinen järjestelmä analysoidaan huomioiden olemassa olevat työryhmät ja suhteet. 6. Tekninen järjestelmä kuvataan kokoonpanonsa osalta sekä sen yhteydet muihin järjestelmiin. 7. Tyytyväisyyttä mittaavat suorituskykyindikaattorit määritellään osoittaen järjestelmän sosiaaliset ja tekniset vaatimukset. 8. Uusi järjestelmä määritellään toiminnallisuuden, käytettävyyden ja hyväksyttävyyden suhteen. PD (Participatory Design) Osallistuva suunnittelu käsittää käyttäjän osana suunnitteluprosessia. PD:tä voidaan luonnehtia kolmella erityisellä piirteellä: - Se pyrkii parantamaan työympäristöä ja tehtäviä esittelemällä käyttäjille suunnitteluratkaisuja. Se tekee suunnittelusta ja evaluoinnista enemmän työorientoituneen mieluummin kun järjestelmäorientoituneen. - Sitä luonnehditaan yhteisölliseksi, jossa käyttäjät osallistuvat koko suunnitteluprosessiin ja voivat vaikuttaa jokaisen suunnitteluvaiheen ratkaisuihin. - Suunnittelu on iteratiivinen prosessi, jossa jokainen vaihe evaluoidaan. Osallistuva suunnittelu käyttää joukon metodeja, jotka auttavat tiedon välittämisessä käyttäjän ja suunnittelijan välillä kuten aivoriihi (brainstorm), kuvakertomus (storyboard), työryhmät (workshops) sekä kuivaharjoitukset (pencil and paper exercises). [6, s ] ETHICS (Effective Technical and Human Implementation of Computer-Based Systems) ETHICS-lähestymistavan on kehittänyt Enid Mumford, joka julkaisi menetelmän kirjassaan [12] vuonna Lähestymistapa edistää käyttäjien osallistumista järjestelmien suunnitteluun ja toteutukseen muun muassa vaatimusten määrittelyllä ja prototypoinnilla. ETHICS-prosessi toteutetaan niin, että rinnakkain toimivien suunnittelutiimien (tekninen ja sosiaalinen) työ yhdistetään tavoitteena löytää tehokkain sosiaaliset ja tekniset näkökohdat täyttävä järjestelmä. ETHICS:issä korostuu erityisesti organisaation uuden tietoteknisen järjestelmän käyttöönoton yhteydessä huomioitavaan muutoksenhallintaan (change management) liittvyät tavoitteet. Päätavoitteena on työtyytyväisyys, jonka saavuttaminen edellyttää järjestelmän sopivuutta käyttäjän käsitteelliseen ja eettiseen sekä sosiaaliseen kontekstiin. Lisäksi järjestelmän pitää toimia tehokkaasti ja sen täytyy tukea käyttäjän suorittamien tehtävien rakennetta. ETHICS:iin kuuluu muiden sosioteknisten lähestymistapojen mukaisesti myös ajatus siitä, että käyttäjät jokaiselta organisaatiotasolta ovat keskeisessä roolissa järjestelmän suunnittelussa. Käyttäjien pitäisi pystyä vaikuttamaan suunnitteluun heidän omasta työtilanteesta ja tämä on mahdollista, jos suunnitteluun vaikuttamiseen rohkaistaan. Silloin on hyvin todennäköistä, että työpaikalla on enemmän työtyytyväisyyttä ja suorituskykytavoitteita. Työtyytyväisyystavoite toteutuu, jos käyttäjäryhmien jäsenet kenen työtyytyväisyyteen järjestelmän aiheuttama muutos vaikuttaa, pääsevät itse kertomaan heidän tyytyväisyyteen vaikuttavat tarpeensa ja toiveensa. Samalla toteutuu työn tehokkuustavoitteet, koska järjestelmän käyttäjillä on todennäköisesti erinomainen tietämys jokapäiväisestä informaation tarpeesta ja työongelmista. Todelliset käyttäjät antavat yleensä hyödyllistä kontribuutiota ensimmäisenä suunniteltavan järjestelmän määrittelylle ja toisena sen ratkaisulle. ETHICS:issä on erittäin haasteellista saada aikaan konkreettiset tavoitteet sosiaalisen järjestelmän suunnittelulle eli mitkä ovat työtyytyväisyys ja - parannustavoitteet joiden toteutumista voidaan myös arvioida (seurata). Aluksi voisi kuvitella, että työtyytyväisyys ja työelämän laatu ovat tavoitteina selkeitä. Niiden huomioiminen järjestelmän suunnittelussa on silti usein haasteellista, minkä vuoksi järjestelmästä tulee käyttäjänäkökulmasta epäonnistunut. Varsinkin tuotantoautomaation järjestelmissä tavoitteena on usein työtehtävien automatisointi ja rutiinien siirtäminen enemmän järjestelmän tehtäväksi. Käyttäjät ovat enemmän monitorointitehtävissä, jolloin heidän ns. käden työ jää aivan liian vähäiselle. Monen henkilön näkökulmasta työtehtävistä saattaa tulla liian yksitoikkoisia, minkä vuoksi työhön motivoimiseksi eivät käy vanhat periaatteet. SOSIOTEKNISET MALLIT ORGANISAATIOVAATIMUSTEN MALLINTAMISEEN Monet organisaatiolähtöiset kysymykset vaikuttavat teknologian hyväksymisessä, minkä vuoksi sosiaalinen järjestelmä tulee huomioida suunnitteluprosessia. Järjestelmät eivät ota huomioon konflikteja, arvomaailmaa ja voimasuhteita, jotka vallitsevat järjestelmän käyttäjän sosiaalisessa kontekstissa. He, jotka hyötyvät järjestelmän käyttöönotosta eivät välttämättä käytä järjestelmää. Sosioteknisissä malleissa yhdistetään sekä ihmisten että teknologian vaatimukset. [6, s ] Yksi suurimmista haasteista sosioteknisen järjestelmän suunnittelussa on sen dokumentointi. Monet sosiotekniset teoriat antavat hyvän viitekehyksen ja filosofisen näkökulman siitä, kuinka suunnitteluprosessin pitäisi edetä. Malleihin ei kuitenkaan ole sisällytetty käytännön työkaluja vaiheiden dokumentoimiseen, esimerkiksi otsikointeja, graafeja, taulukointeja tai priorisointiesimerkkejä. Tieteellinen case-raportointi malleihin liittyen on myös 4

5 harvinaista. Yksi harvoista on Herrmannin ja kumppaneiden esimerkki. Herrmann et al. [9] on esitellyt menetelmän sosioteknisen järjestelmän suunnitteluun. Sosiotekninen läpikävely (socio-technical walkthrough, STWT) kiinnittää erityistä huomiota esitettyjen diagrammien luonteeseen, suunnittelua tukeviin strategioihin, vaadittuihin valmisteluihin ja koulutukseen. Ennen varsinaista läpikävelyä käytetään etnografisia menetelmiä, jotta osallistujat saavat ymmärryksen siitä kentästä, johon järjestelmä otetaan käyttöön. Suunnitteluun alussa osallistujille kerrotaan muun muassa suunnittelussa käytettävä mallinnusnotaatio. Ennen jokaista läpikävelyä on erikseen mietittävä, missä vaiheessa ja kuinka perusteellisesti osallistujat koulutetaan mallinnusnotaatioihin ja suunnittelun kannalta olennaisiin työkaluihin. Vaatimusten kerääminen järjestelmän sidosryhmiltä Sidosryhmillä tarkoitetaan kaikkia niitä osapuolia, jotka vaikuttavat järjestelmän menestykseen ja epäonnistumiseen. Sidosryhmien tunnistaminen on yksi osa sosioteknisen järjestelmän suunnittelua, jotta vaatimukset saadaan kerättyä oikeilta henkilöiltä ja niitä voidaan painottaa sen mukaisesti. Sidosryhmät (neljästä kategoriasta) tunnistetaan päämäärien, tavoitteiden ja tehtävien suhteen. 1. Primary Primaarinen o Käyttävät mahdollisesti järjestelmää nykyisin tai käyttävät säännöllisesti tulevaa järjestelmää (loppukäyttäjiä) 2. Secondary Sekundäärinen o Käyttäjät, jotka eivät suoraan käytä järjestelmää, mutta tuottavat järjestelmän käyttämiä syötteitä tai käyttävät järjestelmän tuottamia tulosteita (esimerkiksi henkilö, joka vastaanottaa järjestelmällä tehdyn raportin). 3. Tertiary Tertiäärinen o Käyttäjät kuuluvat kahteen ensimmäiseen ryhmään, mutta eivät vaikuta toiminnallaan järjestelmän onnistumiseen ja epäonnistumiseen (esimerkiksi johtaja, jonka voitot lisääntyvät tai vähenevät riippuen järjestelmän menestyksestä) 4. Facilitating Auttavat / Tukevat sidosryhmät o Osallistuvat järjestelmän suunnitteluun, kehitykseen tai ylläpitoon Sosioteknisessä lähestymistavassa käyttäjiä on tarkoitus huomioida tasapuolisesti. Sidosryhminä on hyvä tarkastella työryhmiä sekä organisaation sisällä, että sen ulkopuolella. SOSIOTEKNISEN LÄHESTYMISTAVAN HYÖDYNTÄMINEN LIIKETOIMINNAN KEHITTÄMISESSÄ STS-lähestymistapaa on hyödynnetty myös liiketoiminnan kehittämishankkeissa kuten yrityksen liiketoimintaprosessien uudistamisen (Business Process Reengineering, BPR) yhteydessä. Katzenstein ja Lerch haluavat artikkelissaan osoittaa, että ymmärrys sosiaalisesta kontekstista antaa liiketoimintaprosessien määrittelijöille laajemman näkemyksen organisaation toiminnasta. Tällöin uudistamisessa otetaan huomioon järjestelmää käyttävien ihmisten asenne ja motivaatio uutta toimintamallia kohtaan sekä heidän sosiaaliset ihmissuhteet ja rajoitteet uudessa toimintaympäristössä. Samaan aikaan, kun uudistetaan yrityksen prosesseja, voidaan vaikuttaa myös järjestelmän sosiaaliseen ja logistiseen ympäristöön. [10] Liiketoimintaprosessien uudistamisesta tuli 1990-luvulla liikkeenjohdon suosima keino virtaviivaistaa ja tehostaa yrityksen toimintaa kokonaisvaltaisesti. Useimmiten uuden tietojärjestelmän käyttöönotto edellyttää samanaikaisesti jonkinasteista liiketoimintaprosessien uudistamista [5]. Kaikkein prosessiorientoituneimmat keinot BPR:ssä tähtäävät parantamaan ihmisten ja muiden prosessielementtien välistä yhteistyötä (integrointi), jotta yritys saavuttaa kokonaisvaltaiset tavoitteet tehokkaampaan ja suorituskykyisempään toimintaan. Uudessa horisontaalisessa prosessimallissa liiketoimintatransaktioiden siirtymiset eri toimintayksiköiden välillä pitää tapahtua nopeasti ja tasaisesti, mikä ei onnistu suoraviivaisesti perinteisessä hierarkkisesti ja funktionaalisesti rakentuvassa organisaatiossa. Viimeiset tutkimukset ovat osoittaneet, että BPR-projektit ovat epäonnistuneet monessa organisaatiossa, koska uudistus on jättänyt inhimillisen puolen organisaatiosta huomiotta kuten ihmisten sopeutuminen ja opettelu uudistuneisiin työtehtäviin. [10] Teknologian hyödyntäminen ei välttämättä motivoi käyttäjää työtehtävässään, koska työnkuva on saattanut muuttua liian yksitoikkoiseksi. Eräs tapa hyödyntää sosioteknistä lähestymistapaa organisaation kehittämisessä on strateginen henkilöstöjohtaminen (SHRM, Strategic Human Resource Management). SHRM-alaan kuuluvat kaikki työelämään liittyvät käytännöt. SHRM käsittää laaja-alaisesti myös organisaatiomuutokset, -hallinnan, -oppimisen sekä johtamisen [17]. SOSIOTEKNISEN TEORIAN LINKITYS HCI-ALAAN HCI (Human-Computer Interaction) ala yhdistää useita eri tieteenaloja, esimerkiksi tietojenkäsittelyoppia, kognitiivista psykologiaa, sosiaali- ja organisaatiopsykologiaa, ergonomiaa (Eurooppa) ja työtiedettä (human factors engineering, Pohjois-Amerikka) [15, s. 37]. Sosiaali- ja organisaatiopsykologian rooli on antaa tietojärjestelmien suunnittelijoille tietoa käyttäjäorganisaatiosta ja järjestelmän vaikutuksesta sekä organisaatioon että työhön [15, s. 39]. Suunnittelijoiden tulee ymmärtää organisaation rakennetta ja toimintaa, esimerkiksi sen tehokkuutta, tiedonkulkua, työtapoja ja järjestelmän käyttökontekstia. Jotta riittävä ymmärrys sosioteknistä suunnittelua varten voitaisiin saavuttaa, tulee suunnittelijoiden perehtyä kontekstiin käyttämällä esimerkiksi etnografisia menetelmiä. Kontekstitutkimuksen fokus on: kuinka 5

6 teknologia tukee työtehtäviä ja kuinka teknologian käyttöönottoa organisaatiossa voitaisiin parhaiten tukea [15, s. 196]. Samaa aihepiiriä käsitellään käyttäjäkeskeisessä suunnittelussa (UCD, User-Centred Design, ISO :1999), jossa suunnitellaan käyttäjän ja järjestelmän välistä työnjakoa. UCD ja STS-teoria sisältävät samankaltaisia elementtejä myös esimerkiksi käyttäjien mukaan ottamisessa suunnitteluun, suunnittelun ja arvioinnin iteroinnissa sekä korkean laadun tavoitteessa. JOHTOPÄÄTÖKSET Sosiotekniselle teorialle on selkeä tarve. Yritykset haluavat esimerkiksi lisätä tiedon kulun läpinäkyvyyttä, vähentää monivaiheisia rutiinitehtäviä ja parantaa valmistettavien tuotteiden laatua tai robustisuutta, jotta yrityksen kilpailukyky ja kannattavuus lisääntyisi. Uudistustoimenpiteisiin ryhdytään valitsemalla uusi teknologia vanhan toimivan systeemin tilalle. Varsinaista ongelmaa, joka huonontaa laatua tai hidastaa työvaiheita, ei analysoida organisaatiolähtöisesti, mikä voi pahimmillaan johtaa virheelliseen teknologian suunnitteluun ja käyttöönottoon. Usein huomataankin, että nykyisin käytössä olevat teknologiat eivät ole riittävän tehokkaasti käytössä, jolloin ne eivät tue parhaalla tavalla käyttäjän työtehtäviä. Sosiotekniset mallit sisältävät sekä ihmisen että teknologian vaatimukset [6]. Monet organisaatiolähtöiset kysymykset vaikuttavat teknologian hyväksymisessä. Sen vuoksi ne täytyy myös huomioida järjestelmän suunnittelussa. Suunnittelijoiden täytyy identifioida erityiset sidosryhmävaatimukset organisaation kontekstissa. Sosioteknisten mallien avulla saadaan perinteistä ohjelmistosuunnittelua laajempi näkökulma järjestelmän ja organisaation vuorovaikutukseen. Käyttäjien osallistuminen aktiivisesti suunnittelutehtävään sitouttaa ja motivoi heidät teknologian käyttöönottoon ja käyttöön. Toisaalta sosioteknisten mallien kehittäminen on vielä hyvin abstraktilla tasolla ja käytännöt vakiintumattomia. Malleja on dokumentoitu, mutta käytännön sovelluksia on tieteellisissä julkaisuissa raportoitu hyvin vähän. Onko lähestymistapa liian poikkitieteellinen eikä siksi sovi sen paremmin työyhteisön kehittämiseen kuin järjestelmien suunnitteluun? Ovatko lähestymistavan tavoitteet organisaation kehittäminen, muutoksen hallinta, työtyytyväisyys, tehokas teknologian käyttöönotto esimerkiksi teollisuusyritysten kannalta vielä relevantteja? Vai tulisiko tavoitteita tästä suunnata uusiin kohteisiin, kuten teollisuuden lisäarvo ja organisaation sisäinen käyttäjäkokemus? Tulevaisuudessa sosiotekninen lähestymistapa tarvitsee tutkimusta mallien soveltamisesta käytännössä sekä lähestymistavan soveltamisesta eteenpäin palvelualoille ja verkostoihin yksittäisen organisaation sijaan. VIITTEET 1. Amberlight, Sociotechnical Systems. Available : 2. Carrol, J.M. Human-Computer Interaction in the New Millenium. Addison-Wesley, ACM Press, New York, NY, Cherns, A.B. The principles of sociotechnical design. Human relations, Vol. 29, (1976), Cherns, A.B. Principles of sociotechnical design revisited. Human Relations, Vol. 49, (1987), Davenport, T. Process Innovation. Harvard Business School Press, Boston, MA, Dix, A., Finlay, J., Abowd, G.D. and Beale, R. Human- Computer Interaction (3 rd edition), Pearson Education Limited, Griffith, T.L. and Dougherty, D.J. Beyond sociotechnical systems: introduction to the special issue. Journal of Engineering and Technology Management. Vol 19, (2002), Herrmann, T. Learning and Teaching in Socio-technical Environments, in IFIP Conference Proceedings, Vol 244, (2002), Herrmann, T., Kunau, G., Loser, K.-U. and Menold, N. Socio-Technical Walkthrough: Designing Technology along Work Processes, In Proceedings of Participatory Design Conference, ACM Press, (2004), Katzenstein, G. and Lerch, F.J. Beneath the surface of organizational processes: a social representation framework for business process redesign. ACM Transactions on Information Systems (TOIS), Vol. 18 (4), (2000), Macaulay, L. Requirements capture as a cooperative activity. In Proc of IEEE International Symposium on Requirements Engineering, 1993, Macaulay, L., Fowler, C., Kirby, M. and Hutt, A. USTM: a new approach to requirements specification. Interacting with Computers, 2(1): (1990), Majchrzak, A. and Borys, B. Generating testable sociotechnical systems theory. Journal of Engineering and Technology Management, Vol. 18, (2001), Mumford, E. Designing Human Systems, Manchester Business School, Manchester, Preece, J. Human-Computer Interaction, Addison- Wesley Publishing company, Socio Technical Models, vierailtu : Sädevirta, J. Henkilöstöjohtamisen ja sen tutkimuksen kehittyminen: Henkilöstöhallinnollisesta johtamisesta ihmisvoimavarojen strategiseen johtamiseen saatavissa: 6

7 ttaminen/02_tykes/05_aineistopankki/julkaisut/raportti3 5.pdf 18. The Tavistock Institute, homepage Available Trist, E.L. and Bamforth, K.W. Some social and psychological consequences of the long-wall method of coal-getting. Human Relations 4, (1951), Trist, E.L. The Social Engagement of Social Science Volume I: The Social-Psychological Perspective, E. Trist and H.Murray (Eds.) University of Pennsylvania Press, 1990, pp Trist, E.L. The Social Engagement of Social Science Volume II:The Socio-Technical Systems Perspective, E. Trist and H.Murray (Eds.), University of Pennsylvania Press, 1993, pp Trist, E.L. The Social Engagement of Social Science Volume II:The Socio-Ecological Perspective, E. Trist, F. Emery and H.Murray (Eds.), University of Pennsylvania Press, 1997, pp