ICT-palvelujen kehittäminen suositussarja Suvi Pietikäinen Netum Oy

Transkriptio

1 ICT-palvelujen kehittäminen suositussarja Suvi Pietikäinen Netum Oy

2 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen

3 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen

4 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen Johdanto Suosituksessa kuvataan menetelmä kehittämiskohteiden tunnistamiseksi ICT-palveluita kehitettäessä. Suosituksessa ohjataan valmistautumista toiminnan kehittämisprojektiin tai tietojärjestelmähankinnan esiselvitysprojektiin.

5 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen Soveltamisala Suositus on tarkoitettu käytettäväksi julkisen hallinnon ICT-palvelujen kehittämisessä kehittämiskohteiden tunnistamisvaiheessa, ennen tietojärjestelmähankinnan esiselvityksen tekemistä. Suosituksessa ohjeistetut eri toimintavaiheet on kuvattu prosessinomaisena siirtymänä vaiheesta toiseen.

6 Lähtökohdat kehittämiskohteiden tunnistamiselle ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen Kehittämiskohteiden tunnistamisen aloittamiselle oleellista on, että käytettävissä on tietoa nykytilasta sekä käsitys tavoitetilasta eli päämäärästä. toimintaympäristö tunnetaan Kehittämisen kohdealueen prosessi(e)n omistaja(t) ohjaavat kehittämistyötä ja osallistuvat määrittelyihin. Ennen kuin kehittämiskohteiden tunnistaminen voidaan aloittaa, tulee olla käytettävissä vähintään seuraavat dokumentit organisaation strategia organisaatiokaavio organisaation talous- ja toimintasuunnitelma tai vastaava suunnitelma.

7 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen Kehittämiskohteiden tunnistamisen vaiheet

8 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen Nykytilan kartoitus Nykytilan kartoituksen vaiheet ovat Nykyarkkitehtuurien kuvaus Nykyprosessien kuvaus Nykytilan palvelujen ja palvelurakenteen kuvaus Organisaation vastuiden ja roolien kuvaus Nykytilan toiminnan analysointi Kehitystarpeiden listaaminen Taloudellisten tunnuslukujen selvittäminen

9 Tavoitetilan suunnittelu ja kuvaaminen ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen Tavoitetilan suunnittelun vaiheet ovat Tavoitetilan hahmotus ja rajaaminen Tavoitetilan suunnittelu Tavoitehyötyjen ja mittarien laadinta Tietoteknisten mahdollisuuksien ja rajoitusten määrittely Toiminnan kehittämismahdollisuuksien ja rajoitusten määrittely Tavoitetilan analyysit Riskianalyysi Tuottavuusvaikutusanalyysi Kehittämisvaihtoehtojen vertailu ja valinta

10 Tavoiteratkaisun kuvaaminen ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen

11 Päätöksenteko ja dokumentointi ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen Tuotettavia dokumentteja ovat mm. nykytilan kuvaus prosessien ja toiminnallisuuksien kuvaukset tavoitetilan kuvaus prosessien ja toiminnallisuuksien kuvaukset luettelo kehitystarpeista sidosryhmien kuvaus (sidosryhmäkartta) arkkitehtuurikuvaukset puuteanalyysi riskianalyysi kuvaukset palveluista ja palveluratkaisuista (esim. palvelukartta) kustannus- ja hyötyanalyysi loppuraportti ratkaisuvaihtoehdot (priorisoituina) jatkotoimenpide-ehdotukset ja niiden vaiheistus kehittämisprojektin alustava projektisuunnitelma

12 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys

13 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys

14 Johdanto ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys Suosituksessa kuvataan julkisen hallinnon esiselvitysmenetelmän toteutusprosessi vaiheittain ja vaiheisiin liittyvät toimintaohjeet. Esiselvityksen tehtävänä on tuottaa tietoa toimintamallien tai tietojärjestelmän kehittämisestä päättäville. määrittää lähtökohdat mahdolliselle tietojärjestelmän hankinnalle. koota sidosryhmiltä mahdollisesti tullut palaute tai tietojärjestelmää koskevat toiveet. koota järjestelmälle asetettavat tavoitteet ja rajaukset.

15 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys Soveltamisala Suositus on tarkoitettu käytettäväksi julkisen hallinnon tietojärjestelmähankkeiden esiselvitysvaiheessa, ennen itse hankintaa ja hankkeen aloittamista.

16 Esiselvityksen käynnistämisen edellytykset 1/2 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys Edellytyksenä esiselvityksen käynnistämiselle on, että kehittämiskohteiden tunnistaminen suosituksessa kuvatut vaiheet on suoritettu ja lopputulokset (dokumentit) ovat käytettävissä. resursseja selvityksen toteuttamiseen löytyy. sidosryhmiä on informoitu ja valmiudet osallistua tai kommentoida selvitystä löytyvät.

17 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys Esiselvityksen käynnistämisen edellytykset 2/2 Vähintään seuraavat dokumentit on oltava käytettävissä ennen esiselvityksen käynnistämistä organisaation strategia palvelukuvaukset palveluihin liittyvät (niitä tuottavat tai mahdollistavat) tietojärjestelmät toimintamallit ja organisaatiot prosessien kuvaukset (nykytila ja tavoitetila) ja analyysien tulokset riskianalyysi järjestelmä- ja arkkitehtuurikuvaukset ja arkkitehtuurin mahdolliset kehittämistarpeet selvitykset taloudellisista tunnusluvuista analyysien tuloksena syntyneet ja/tai tiedossa olevat nykyjärjestelmän ja -toiminnan kehittämistarpeet priorisoituina kehittämissuunnitelma

18 Esiselvityksen vaiheet ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys

19 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys Toimintaympäristön kartoitus Toimintaympäristön kartoituksessa kartoitetaan markkinat eli muiden toimijoiden tapa toimia vastaavanlaisessa tilanteessa. selvitetään mahdolliset puitejärjestelyt. kartoitetaan käynnissä olevat hankkeet ja yhteishankinnat. arvioidaan avoimen lähdekoodin ratkaisujen käyttäminen toteutuksessa.

20 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys Konversio Esiselvityksessä tehdään konversiosta suunnitelma, joka sisältää mm. seuraavat tiedot yleiskuvaus tulevasta tietokannasta lähdetiedon ja lähtöjärjestelmän kuntoarvio vastaanottavan järjestelmän asettamat vaatimukset siirrettäville tiedoille aikataulutavoitteet laatutavoitteet esimerkiksi tiedon muuttumattomuus tiedon jäljitettävyys tehokkuus

21 Tietoturvallisuuden kartoitus ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys Tietoturvallisuuden kartoituksessa kartoitetaan suunnitteilla olevaan järjestelmään liittyvät tietoturvariskit. selvitetään toimintamallien muutokseen liittyvät tietoturvatekijät esim. tietosuoja. tunnistetaan ja kuvataan tekniset tietoturvaratkaisut Kuvaus sisältää mm. tietoturvaratkaisun kuvauksen tietojärjestelmän tärkeysluokan tietojen suojausluokat kustannus- ja hyötyvaikutukset eri turvatasoilla

22 Tavoiteratkaisun kuvaaminen ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys Tavoiteratkaisun kuvaamisvaiheessa kuvataan tavoiteratkaisun toiminnalliset hyödyt määritellään keskeiset laatutavoitteet kuvataan perusteet kilpailutukselle laaditaan jatkotoimenpide-ehdotus jatkotoimenpide-ehdotus voi olla hankkeen projektointi ja eteenpäin vieminen hankkeen keskeyttäminen hankkeen osittainen toteuttaminen Pohjalla kehittämiskohteiden tunnistamisvaiheessa tehdyt määritykset ja dokumentaatio.

23 Esiselvityksen päättäminen ja dokumentointi 1/2 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys Esiselvitysraportti sisältää mm. seuraavat osaalueet: tavoiteratkaisun kuvaus toimintaympäristön kuvaus tarkennettu kustannus- ja hyötyanalyysi kilpailutuksen perusteet (alustava) konversiosuunnitelma yleiskuvaus tietokannasta tietoturvallisuusselvitykset jatkotoimenpide-ehdotukset ja niiden vaiheistus

24 Esiselvityksen päättäminen ja dokumentointi 2/2 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys Ennen hankkeen jatkamista arvioidaan tehty esiselvitys sekä hankinnan hyödyt. varmistetaan että tarvittavilla tahoilla on yhteinen näkemys hankinnasta. tarkistetaan että hankittavan tietojärjestelmän omistajuudesta on päätetty.

25 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely

26 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely

27 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely Johdanto Suosituksen tarkoituksena on opastaa tietojärjestelmiä hankkivia organisaatioita järjestelmän hankinnassa antamalla ohjeita ja malleja järjestelmän vaatimusten määrittelemiseksi.

28 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely Soveltamisala Suosituksessa kuvataan tietojärjestelmän vaatimusten määrittelyn periaatteet ja kuvataan vaatimusten määrittelyssä tuotettavat dokumentit. Suosituksen kohderyhmiä ovat: Tietojärjestelmien omistajat Tietojärjestelmien hankinnasta päättävät tai tietojärjestelmiä hankkivat henkilöt Hankintaa suunnittelevat henkilöt Projektipäälliköt Vaatimusten määrittelyä suorittavat henkilöt

29 Vaatimusten hallinta ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely

30 Vaatimusten määrittelyn vaiheet ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely

31 Vaatimusten määrittelyn roolit ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely

32 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely Vaatimusten määrittelyn ositus ja käytännön työskentely Vaatimusten määrittely jaetaan osiin Osia voivat olla esimerkiksi prosessikuvausten tarkentaminen liittymien ja rajapintojen kuvaaminen raportointi vaatimusluettelon laatiminen

33 Vaatimusten hankintamenetelmiä Tietoa järjestelmälle asetettavista vaatimuksista kerätään mm. olemassa olevista dokumenteista ja asiakirjoista kyselylomakkeen avulla suullisilla kyselyillä ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely strukturoiduilla/strukturoimattomilla suullisilla haastatteluilla ryhmätapaamisissa (esim. työpaja, aivoriihi)

34 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely Hyvän vaatimusilmaisun kriteerit 1/2 Kriteereinä vaatimukselle ovat vaatimuksen yksiselitteisyys. vain yksi vaatimus lausetta kohden. vaatimuksen on sisällettävä kaikki tarvittava tieto ko. ominaisuuden toteuttamiseksi. lyhyt ja ytimekäs ilmaisu.

35 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely Hyvän vaatimusilmaisun kriteerit 2/2

36 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely Vaatimusmäärittelyssä tuotettavat dokumentit 1/4 Vaatimusluettelo Vaatimuksista kuvataan vähintään seuraavat tekijät: Tunnistetiedot ja vaatimuksen selitys Vaatimuksen esittäjä Vaatimuksen kriittisyys sen omistajalle (priorisointi) Esim. skaalalla 1-> 3 Vaatimuksen perustelu (Toimittajan kommentit)

37 Vaatimusmäärittelyssä tuotettavat dokumentit 2/4 Vanhan järjestelmän tietojen konversiot Järjestelmän tietoturvavaatimukset esiselvitysvaiheesta tarkennetut vaatimukset Järjestelmän tekniset reunaehdot esimerkiksi laitteistovaatimukset Liittymät muihin järjestelmiin tietojen hakeminen tietojen siirtäminen Sanasto oleellisten termien kuvaukset Käyttäjäroolien kuvaaminen eri käyttäjäryhmien ja oikeuksien kuvaukset ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely

38 Vaatimusmäärittelyssä tuotettavat dokumentit 3/ Käyttötapausmalli ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely Käyttötapauskuvaus (sanallinen)

39 Vaatimusmäärittelyssä tuotettavat dokumentit 4/ ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely Raportit ja tulosteet järjestelmästä tulostettavat dokumentit raportointitoiminnallisuudet Järjestelmän ei-toiminnalliset laatuvaatimukset Esimerkiksi formaatit käytettävyys vasteajat ylläpidettävyys historiatietojen säilytettävyys lokien käyttö

40 Suositushankkeiden aikataulu Helmikuu keskustelutilaisuus 25.2 Maaliskuu Huhtikuu palautekierros Huhtikuu-toukokuu palautteiden läpikäynti ja suositusluonnosten päivitys suosituskokoelman julkaisu