Teknisten palveluiden selvitys henkilöstömitoituksesta

Transkriptio

1 HAILUODON KUNTA Teknisten palveluiden selvitys henkilöstömitoituksesta Loppuraportti FCG KONSULTOINTI OY

2 Loppuraportti 1 (13) Korhonen Esko, Korhonen Sirpa Sisällysluettelo 1 Työn tausta Toiminnalliset ja taloudelliset tiedot Hailuodon kunnan teknisten palvelujen lähtötiedot Taloustilanne Tunnusluvut ja tavoitteet vuodelle Kiinteistöjen kunto ja ylläpidon taso Kunnan tulevaisuuden näkökohtia Työnkuvat Kunnan oma toiminta verrattuna ostopalveluihin Tuloksien vertaaminen kuntien toiminnan tunnuslukuihin Johtopäätökset Palvelutuotantoon liittyvä optimointi Teknisen toimen henkilöstömitoitus Yleistä mitoituksesta Teknisen johtajan ja toimistosihteerin työtehtävät Kiinteistönhoitajien, rakennusammattimiehen sekä teknisen isännöitsijän työtehtävät... 11

3 FCG KONSULTOINTI OY Loppuraportti 1 (11) Teknisten palveluiden selvitys henkilöstömitoituksesta 1 Työn tausta Hailuodon kunta tilasi FCG Konsultoinnilta selvityksen liittyen henkilöstömitoitukseen. Selvitystyö aloitettiin haastatteluilla, jotka toteutettiin Haastatteluissa käsiteltiin mm. teknisen toimen vastuulla olevia palveluja, työnkuvia ja tehtävien monimuotoisuutta, resurssien riittävyyttä sekä Hailuodon ominaispiirteitä. Haastattelujen lisäksi selvitystyössä käytettiin kunnan tilinpäätöstietoja sekä talousarvio- ja taloussuunnitelmatietoja. Kiinteistöjen osalta lisätietoja saatiin myös käynnissä olleen rakennusten korjausvelkalaskennan tuloksista. Näistä tuloksista koostettiin asiantuntija-arvio, jonka taustalla toimivat kokemukset muista kuntaorganisaatioista. 2 Toiminnalliset ja taloudelliset tiedot 2.1 Hailuodon kunnan teknisten palvelujen lähtötiedot Teknisten palveluiden hierarkiarakennetta on uudistettu, tulosalueita ovat v. 2016: TA690) Teknisten palveluiden hallinto TA700) Yhdyskuntapalvelut TA720) Rakennusvalvontapalvelut TA730) Kiinteistöpalvelut TA770) Lämmöntuotantopalvelut Henkilöstöä on 4,6. Teknisten palveluiden henkilöstön ikäjakauma on v. Työpanos jakautuu seuraavasti (kyseessä on arvio, jonka paikkansa pitävyys riippuu mm. käynnissä olevien kaavahankkeiden määrästä). TA690 TA700 TA720 TA730 TA770 Tekninen johtaja 15 % 12 % 30 % 35 % 8 % Toimistosihteeri (60 %) 5 % 10 % 30 % 45 % 10 % Kiinteistönhoitajat (2 kpl) 100 % Rakennusammattimies 100 % Työt toteutetaan valtaosin omana työnä. Ostopalveluja käytetään seuraavissa palveluissa: tekninen isännöinti lämpölaitoksen hoito, haketukset, taukotupien ja reitistöjen hoito sekä yksityisteiden ja kunnan piha-alueiden talvikunnossapito erikoistyöt tilataan tarvittaessa

4 FCG KONSULTOINTI OY Loppuraportti 2 (11) Harjoittelijoita ja kesätyöntekijöitä käytetään seuraavasti: määräraha varattu yhdelle harjoittelijalle v ajalle 5-8/2016 (v harjoittelija oli töissä koko vuoden) kesätyöntekijöitä vuosittain 1-5 kpl 2.2 Taloustilanne Raportin kirjoittamisvaiheessa vuoden 2015 tilinpäätös oli vielä vahvistamatta, joten tämän raportti perustuu pääosin 2014 tilinpäätökseen, sekä lisäksi talousarvioon 2016 (kunnanvaltuusto ). Hailuodon kunnan taloudellinen tilanne on nykyisellään tiukka. Vuodelle 2016 vahvistetun talousarvion mukaan Hailuodon kunnalla ei ole juurikaan talouden liikkumavaraa tuleville vuosille. Vuoden 2014 tilinpäätöksessä vuosikate toteutui negatiivisena ja tilikauden tulos suunnitelman mukaisten poistojen jälkeen oli alijäämäinen Hailuodon talous ei ole tasapainossa eli tulorahoitus ei ole riittävä. Mikäli taloutta tasapainotettaisiin pelkästään tuloveroprosenttia korottamalla, nostopaine olisi jopa 5 % -yksikköä. Teknisessä toimessa resurssit ovat tiukat. Viimeisten vuosien talousarviot on laadittu menojen 0-kasvulle. Teknisissä palveluissa tämä on vaikea yhtälö, sillä kustannukset (vesi, lämpö, sähkö, materiaalit) nousevat vuosittain. Tilastokeskuksen väestöennusteen mukaan asukasluku laskee ja ikärakenne muuttuu yhä vanhuspainotteisemmaksi. Palvelutarpeet muuttuvat nuorten ikäluokkien palveluista vanhuspalveluihin. 2.3 Tunnusluvut ja tavoitteet vuodelle 2016 Vuoden 2016 talousarviokirjan mukaan teknisten palveluiden tärkeimpinä yleistavoitteina on käytettävissä olevien resurssien puitteissa huolehtia mahdollisimman huolellisesti ja kustannustehokkaasti kaavoituksen valmistelusta, rakennusvalvonnan ja sen eri palveluiden joustavasta toiminnasta, kunnan kiinteistöjen ja eri vastuualueiden taloudellisesti järkevästä ja määrätietoisesta hoidosta ja huollosta sekä tilojen vuokrauksesta. Teknisen toimen hallinnon keskeiset toimenpiteet vuodelle 2016 ovat: käynnissä olevien osayleiskaavojen saattaminen kunnanhallitukselle ja valtuustolle päätettäväksi ja hyväksyttäväksi valmistellaan koko saaren kattava strateginen yleiskaava kunnanhallitukselle ja valtuustolle päätettäväksi ja hyväksyttäväksi valmistellaan maapoliittisen ohjelman päivitys kuntastrategian ja valitun kaavoitusperiaatteen pohjalta selvitetään työntekijöiden työnkuvat ja työn vaativuuden määrittelyt selvitetään työntekijöiden tehtävien mitoitus ostopalveluna. Yhdyskuntapalveluiden keskeiset toimenpiteet vuodelle 2016 ovat: avustaa ja ohjeistaa tiekuntia yksityisteiden hoidossa organisoida yksityisteiden tieyksiköinti ostopalveluna vuoden 2016 aikana

5 FCG KONSULTOINTI OY Loppuraportti 3 (11) organisoida yksityisteiden ja kaavateiden talviajan kunnossapito kohtuullisella tasolla talvikauteen saakka huoltaa ja kunnossapitää kunnan hoitovastuulla olevia Huikun ja Marjaniemen satamia siten, että satamien ja niiden rakenteiden käyttö on turvallista ja vaivatonta ohjata luonnossa liikkuvia matkailijoita käyttämään opastettuja reittejä huoltamalla ja ylläpitämällä reitistöjä rakennetaan Ulkokarvoon uusi taukotupa tuhoutuneen tilalle selvitetään työntekijöiden työnkuvat ja työn vaativuuden määrittelyt selvitetään työntekijöiden tehtävien mitoitus ostopalveluna osallistutaan yhtenä palvelualueena liikenneturvallisuussuunnitelman päivitykseen korostetaan tienpitäjälle seudullisesti tärkeän läpi saaren kattavan kevyen liikenteen väylän tarpeellisuutta koko Hailuodon liikenneturvallisuudelle. Rakennusvalvontapalveluiden keskeiset toimenpiteet vuodelle 2016 ovat: osallistutaan seudullisten työryhmien toimintaan yhteistyövaihtoehtojen tutkimisessa siirrytään käyttämään VRK:n ylläpitorajapintaa pysyvän rakennustunnuksen käyttöönoton varmistamiseksi ollaan mukana kunnan kehittämishankkeissa resurssien mukaan selvitetään kunnan nykyisestä maaomaisuudesta potentiaaliset rakennuspaikat myyntiin asetettavaksi selvitetään työntekijöiden työnkuvat ja työn vaativuuden määrittelyt selvitetään työntekijöiden tehtävien mitoitus ostopalveluna turvataan kunnallinen toimivalta sekä kaavoitusasioissa että rakennuslupa, suunnittelutarveratkaisu- ja poikkeamishakemuksista päätettäessä Kiinteistöpalveluiden keskeiset toimenpiteet vuodelle 2016 ovat: määritetään sisäiset vuokrat kunnan kiinteistöille/rakennuksille määritetään kunnan kiinteistöjen/rakennusten tekniset arvot ja korjausvelka luovutaan kunnan toiminnan kannalta ylimääräisistä kiinteistöistä pyritään pitämään vuokra-asuntojen käyttöaste mahdollisimman korkeana ja vuokrataso seudullisesti kohtuullisena otetaan käyttöön sähköiset huoltokirjat markkinoidaan kunnan rakennuspaikkoja siten, että kuntastrategian mukaiset tavoitteet täyttyvät

6 FCG KONSULTOINTI OY Loppuraportti 4 (11) huolehditaan koko teknisten palveluiden henkilöstön hyvinvoinnista, jaksamisesta ja kouluttautumisesta resurssien mukaan selvitetään työntekijöiden työnkuvat ja työn vaativuuden määrittelyt selvitetään työntekijöiden tehtävien mitoitus ostopalveluna. Toiminnalliset tunnusluvut ovat taulukon 1 mukaiset. Taulukko 1. Toiminnalliset tunnusluvut. Raportin kirjoittamisvaiheessa vuoden 2015 tilinpäätös oli vielä vahvistamatta. Teknisten palvelujen tilinpäätöksen 2015 luvut tulevat poikkeamaan hieman yllä olevista Ta-2015 luvuista. Ennakkotietojen mukaan toimitilojen kiinteistökustannukset (4,73 /ht-m²/kk) ja asuntojen kiinteistökustannukset (3,10 /ht-m²/kk) ovat hieman kohonneet vuoden 2014 tasosta. Myös vuokrahuoneistojen käyttöaste on noussut (90,2 %), mikä on hyvä kehityssuunta. Lämmöntuotantopalveluiden keskeiset toimenpiteet vuodelle 2016 ovat: hankkia haketta ja tuottaa lämpöenergiaa taloudellisesti, tehokkaasti ja häiriöttömästi kunnan omiin ja lämpösopimusten piirissä oleviin ulkopuolisiin kiinteistöihin laaditaan hakkeen toimitussopimus vuosille lämpölaitos tulee yhtiöittää omaksi yksikökseen tai osaksi Hailuodon Vesihuolto Oy:tä

7 FCG KONSULTOINTI OY Loppuraportti 5 (11) Taulukko 2. Investoinnit vuodelle Kiinteistöjen kunto ja ylläpidon taso Työssä hyödynnettiin Trellum Oy:n korjausvelkalaskennan ja kiinteistökatselmusten tietoja, joiden avulla saatiin kuva kiinteistöjen kunnosta ja karkeasti ylläpidon tasosta. Kiinteistöjä sekä kiinteistöjen ylläpito- ja korjauspalveluja koskevia toiminnallisia ja taloudellisia tietoja analysointiin. Kunnalla on käytössään yhteensä 74 rakennusta, joiden pinta-ala on yhteensä ht-m² (huoneistoalana). Kohteet ovat siten verrattain pienialaisia, mikä lisää jonkin verran ylläpidon kustannuksia. Rakennuskannan pinta-ala on n. 13,8 m²/as., joka on selkeästi suurempi kuin kunnissa keskimäärin (n. 6,2 m²/as.). Ero selittyy osittain kunnan ominaispiirteillä, mutta myös jonkin verran tilankäytön tehostamismahdollisuuksia on. Rakennusten tasearvo oli yhteensä n. 7,2 milj.. Juuri tehdyn arvonmäärityksen mukaan rakennuskannan jälleenhankinta-arvo on n. 28,0 milj. ja tekninen nykyarvo n. 20,9 milj.. Tästä johdettuna rakennuskannan kuntoluokka on n. 74 %, mitä on pidettävä verrattain hyvänä. Korjausvelkaa rakennuskantaan on muodostunut n. 1,4 milj.. Yhteenvetona voidaan todeta, että rakennuskannan yleistilanne ja ylläpito ovat hyvällä tasolla. Ylläpitokustannukset tulevat kuitenkin vääjäämättä nousemaan tulevaisuudessakin, mikä syö talouden liikkumavaraa. Sen vuoksi tilamäärän optimointiin palvelutarvetta vastaavaksi kannattaa kiinnittää huomiota. Trellum Oy:n raportissa on todettu, että Hailuodon kunnalla on omistuksessaan 74 rakennusta, joiden pinta-ala on vajaat neliömetriä. Näistä kunnan omassa käytössä on vajaat neliömetriä. Sisäisten käytön lisäksi kunta omistaa siis huomattavan määrän kunnan ulkopuoliseen käyttöön vuokrattuja rakennuksia, joista suurimmat ovat vuokra-asunnot ( käyttöaste oli 90,2 %, käyttöaste on vaihdellut välillä 84-94%) sekä matkailukäyttöön vuokratut rakennukset. Näiden

8 FCG KONSULTOINTI OY Loppuraportti 6 (11) ulosvuokrattujen rakennusten pinta-ala on jopa sisäistä käyttöä suurempi, mikä on varsin poikkeuksellista Suomessa. Jatkossa on syytä pohtia tulisiko vuokra-asunnot ja matkailukäyttöön vuokratut asunnot yhtiöittää, jolloin myös omistuksen rakenteena oman käytön ja ulosvuokrattujen rakennusten omistajuus saataisiin entistä selvemmin erotettua toisistaan. Nykyisten palveluverkkojen tarkistaminen on myös paikallaan. Sivistyspalvelujen osalta lasten määrän lisääntyminen ei ilmeisesti vaikuta kiinteistöjen tilanteeseen, sillä kapasiteettia ja tarvittaessa laajennusvaraa löytyy niin päiväkodilta kuin koulultakin. Se mitä sote-palveluita kunta jatkossa tarjoaa, riippuu tulevista sote ratkaisuista. Palveluasumisen järjestämisen tarve niille vanhuksille, jotka eivät vielä tarvitse laitoshoitoa, mutta eivät enää selviä kotona, on todennäköisesti jatkossa laajempaa. 3 Kunnan tulevaisuuden näkökohtia Hailuodon kunnan väkiluku oli 993 asukasta Kunnan väestömäärä on ollut samalla tasolla pitkään. Hailuodon väestörakenne on vanheneva. Palvelut ovat suhteellisen hyvällä tasolla. Uusi kuntastrategia toteutuessaan parantaa kuntalaisten elämää ja toimintaympäristöjä. Taloudellisten ja henkilöstöresurssien riittävyys tulee huomioida strategian toteutuksessa. Kunnan asukasmäärää ei saada selkeään kasvuun ilman olennaisia parannuksia mantereen ja saaren väliseen liikenneyhteyteen. Nuoriso muuttaa mantereeseen yläasteen jälkeen, ja heikko liikenneyhteys lisää ihmisten riskiä ja vähentää halua rakentaa omakotitaloja. Heikolla liikenneyhteydellä on erittäin suuri vaikutus turvallisuuteen, jäätien auki ollessa ambulanssi pystyy sitä käyttämään, mutta paloautot eivät. Oma sammutuskalusto on rajallinen. Lauttayhtiö ei tarjoa jatkuvaa päivystyspalvelua, joten yölliset sairaskohtaukset sekä tulipalot ovat erittäin vaarallisia. Muutokset kuntakentällä ja erityisesti valtionosuuksien jakautuminen uudessa tilanteessa on ratkaisevaa. Tulevien sote-alueiden muodostuminen voi tuoda uusia mahdollisuuksia sote-palvelujen suhteen. Palvelujen toteutumiseksi kokonaisuutena mantereen alueen kanssa oleellinen näkökohta on mahdollisen kiinteän yhteyden rakentaminen Hailuodosta mantereeseen. Mikäli sote-uudistusten myötä tulee muutoksia, tekniseen toimeen ne peilaantuvat pääasiassa kiinteistöjen osalta. 4 Työnkuvat Teknisen johtajan työnkuvaan kuuluvat kaikki teknisiin palveluihin liittyvät tulosalueiden mukaiset hallinnolliset ja valmistelua sekä suunnittelua vaativat tehtävät. Teknisen johtajan vastuulla olevat tehtäväkokonaisuudet muodostuvat seuraavasti. Teknisten palvelujen hallinnon tulosalueella - teknisen lautakunnan viranomaistehtävistä - koko palvelualueen hallintopalveluista Yhdyskuntapalvelujen tulosalueella - kaavoituksen valmistelusta

9 FCG KONSULTOINTI OY Loppuraportti 7 (11) - liikenneväylistä (kunnan toimialaan kuuluvat asiat) - satamista ja lentopaikasta - rakentamisvelvoitteiden seurannasta - retkeilyreiteistä - yksityis- ja pihateiden talvikunnossapidosta / yksityisteiden avustuksista Rakennusvalvontapalvelujen tulosalueella - rakennustoiminnan valvonnasta ja ohjauksesta - rakennuslupien myöntämisestä - viranomaiskatselmusten suorittamisesta - kiinteistörekisterin ylläpidosta - korjausavustushakemusten sisällön asianmukaisuudesta ja tarkastuksista kohteissa - kaavakonsultoinnista Kiinteistöpalvelujen tulosalueella - kunnan kiinteistöjen isännöinnistä ja kunnossapidosta - asuntojen ja huoneistojen vuokrauksesta ja vuokrasopimusten laatimisesta - markkinointiasioista (asuminen, rakennuspaikat) - käyttäjäpalveluista - jätehuollosta - osoiterekisterin ylläpidosta - avainrekisterin ylläpidosta - kunnan omien rakennusprojektien rakennuttajatehtävistä (jos toteutus omana työnä) - rakentamiseen ja alueiden hoitoon liittyvien hankintojen valmistelusta ja kilpailutuksesta - kaatopaikan jälkiseurannasta - maatuvan jätteen vastaanottoaseman toiminnasta Lämmöntuotantopalvelujen tulosalueella - lämpölaitoksen hoidosta - kaukolämpölinjaston hoidosta - hakerangan hankinnasta ja haketuksesta

10 FCG KONSULTOINTI OY Loppuraportti 8 (11) Lisäksi tekninen johtaja on osallistunut nimettynä kunnan edustajana mm. seuturakennetiimin kokouksiin, Oulun seudun liikennejärjestelmäsuunnitelman valmisteluun, maakuntakaavoituksen neuvottelukunnan, Oulun seudun liikenteen johtoryhmän, seudun teknisten johtajien ja seudun joukkoliikennetyöryhmän kokouksiin. Osa-aikaisen (60 %) toimistosihteerin vastuulla olevat tehtäväkokonaisuudet muodostuvat seuraavasti: - teknisen toimen ostolaskujen tiliöinti ja kirjaaminen - teknisen toimen myyntilaskutus ja tarviketilaukset - teknisen toimen postin käsittely - kiinteistö-, osoite- ja avainrekisterin ylläpidon käyttötehtävät - teknisen lautakunnan talousarvion ja tilinpaatostietojen käsittely - rakennusvalvonnan asiakaspalvelu-, arkistointi- ja kopiointitehtävät - teknisen toimen kotisivujen päivitys - rakennuslupa-asiakirjojen postitus - ns. asuntosihteerin tehtävät - vakuutukset - muut edellä lueteltuihin asiakokonaisuuksiin kiinteästi liittyvät tehtävät 5 Kunnan oma toiminta verrattuna ostopalveluihin Kuntakentällä käytetään paljon ostopalveluja. Ostopalvelut toimivat hyvin mm. suuremmissa kaupungeissa sekä alueilla, jossa niitä käyttävät useammat kunnat ja täten yritykset resursoivat alueelle henkilöstöä ja voivat suunnitelmallisesti käyttää tehokkaasti työpanosta. Volyymi- sekä maantieteelliset seikat vaikuttavat myös yritysten halukkuuteen tarjota ja jättää hyviä kustannustehokkaita tarjouksia. Maantieteellisesti erillisinä olevilla alueilla ostopalvelujen käytössä on usein haasteita. Ratkaisuja palvelujen järjestämiseen on hyvä etsiä toiminnallisuuden kautta. Hailuodon kunnan ominaispiirteet kuten ajallisesti pitkä matka mantereelle aiheuttaa tehottomuutta ja kalleutta mantereelta tulevien ostopalvelujen käyttöön. Kunnan oma tuotanto täydentäen paikallisilla ostopalveluilla on usein toimiva yhdistelmä saaristo-olosuhteissa. Samoin toiminnan turvaaminen pikaisissa tarpeissa vaikuttaa myös harkintaan oman toiminnan ja ostopalvelujen välillä. Myös saariston toimintaympäristön ominaispiirteet tuovat osansa työhön, mm. sääolosuhteet voimakkaine tuulinen vaativat rakennusten ja laitureiden tarkastuskierrokset. Ylipäätään rakennuskannan hyvä taso jatkossakin vaatii pitkäjänteistä suunnittelua ja ylläpitoa.

11 FCG KONSULTOINTI OY Loppuraportti 9 (11) 6 Tuloksien vertaaminen kuntien toiminnan tunnuslukuihin Talousarviokirjassa on teknisille palveluille määritelty paljon sitovia tavoitteita (kts. 2.3 Tunnusluvut ja tavoitteet vuodelle 2016). Suuri osa tavoitteista on kuitenkin sellaisia, joille ei ole joko määritelty selkeää työmäärällä mitattavaa tavoitetta tai sitä on vaikea asettaa. Näin ollen niiden vertaaminen vastaavankokoisiin kuntiin on hyvin vaikeaa. Selkeät toiminnan tunnusluvut löytyvät taulukosta 1. Taulukon tiedoista poiketen vuoden 2015 tilinpäätöksen ennakkotietoina voidaan todeta, että kiinteistöjen ylläpidon kustannukset ovat nousemassa, joten tiukkaan kulukuriin on syytä kiinnittää huomiota. Vuokra-asuntojen käyttöasteet ovat sitä vastoin ennakoitua paremmat, mutta niidenkin edelleen nostamista on hyvä tavoitella. Talousarviokirjassa on eritelty myös 18 eri investointikohdetta yhteismäärältään n. 1 milj. (Taulukko 2). Vaikkakin monet investoinneista ovat pieniä, aiheutuu niistä joka tapauksessa työtä tehdäänpä ne omana työnä tai ostopalveluina. Käytännössä suurin osa töistä joudutaan teettämään ostopalveluina, joiden toteuttamisen vastuun kantaa viime kädessä tekninen johtaja. 7 Johtopäätökset 7.1 Palvelutuotantoon liittyvä optimointi Jatkossa tulisi tarkastella löytyykö vielä tehtäviä, joita voidaan jättää pois kunnan tehtävistä. Lakisääteiset tehtävät tulee suorittaa, mutta ylimääräiset tulee nykytaloustilanteessa karsia ja palvelutuotantoa tehostaa niin pitkälle kuin mahdollista ja samalla niitä varten tarvittava toimitilakanta optimoida. Suosittelemme tarkistettavaksi palveluiden palveluverkkosuunnitelmat ajan tasalle ja niiden pohjalta laadittavaksi toimitilaohjelman, jossa rakennuskanta salkutetaan ja laaditaan pitkän tähtäimen ohjelma sen toteuttamiseksi. Samalla tulee pohdittavaksi jo aiemmin mainittujen ulkoiseen toimintaan vuokrattujen tilojen mahdollinen yhtiöittäminen. 7.2 Teknisen toimen henkilöstömitoitus Yleistä mitoituksesta Johtopäätökset kohdissa ja perustuvat asiantuntija-arvioomme ja kokemukseen kuntakentältä sekä haastatteluista, työnkuvista ja muusta lähdeaineistosta saatuun kokonaiskuvaan. Teknisen toimen työtehtävät ovat vaihtelevia eivätkä mahdollista tarkkaa mitoitusta. Teknisen toimen työnkuvissa tärkeää on joustavuus kuten mahdollisuus vastata palvelupyyntöihin ja kiireellisten tehtävien priorisointi. Vertailua kuntien välillä ei voi tehdä pelkkien tilastojen perusteella, sillä lukujen takana on monia kuntakohtaisia eroavaisuuksia, mm. osassa kuntia käytetään enemmän ostopalveluja ja osassa enemmän osa-aikaista omaa henkilöstöä kuin toisissa. Teknisen toimen kokonaishenkilöstömäärä voi vaihdella paljonkin riippuen esim. siitä onko siivoustoimi osana teknisen toimen organisaatiota. Tehtävänkuvat vaihtelevat kunnittain, niitä ei ole vakioitu, jolloin henkilöstömäärän tarve vaihtelee työnkuvien ja vastuiden mukaan.

12 FCG KONSULTOINTI OY Loppuraportti 10 (11) Teknisen johtajan ja toimistosihteerin työtehtävät Teknisen johtajan ja toimistosihteerin laajat työtehtävät eivät ole suhteessa nykyresursointiin, työtehtäviä on liikaa niiden kaikkien suorittamiseksi. Viime vuosien aikana lisääntyneet vastuualueet ja uudet työtehtävät (mm. kaavoitus, vuokra-asiat, lämpölaitos, uudet rakennukset ja pihat sekä lähiliikuntapaikka) ovat aiheuttanet teknisiin palveluihin resurssipulaa. Koska kaikki kiinteistöjen ylläpitoon ja rakennusvalvontaan liittyvät kiireellisimmät työtehtävät on pakko hoitaa etusijalla, on resurssivajetta ainakin kaavoituksen valmistelussa, kotisivujen päivityksessä, rakentamisvelvoitteiden seurannassa, hankkeiden ja investointien organisoinnissa, asuntoasioiden hoitamisessa sekä ylipäätään teknisten palveluiden kehittämistoimien suunnittelussa ja toteutuksessa. Myös koulutuksiin osallistuminen on minimaalista ottaen huomioon, että uusimmassa tekniikassa ja muussa tiedossa mukana pysyminen vaatisi valmentautumista aika ajoin. Teknisen johtajan tehtäväkenttä on erittäin laaja, katso kohta 4 Työnkuvat. Teknisen johtajan toimiminen käytännössä ainoana esimiehenä aiheuttaa haavoittuvaisen organisaation, sillä useat työtehtävät (mm. johtaminen, suunnittelu ja kehittämistoimet, asioiden esittely luottamushenkilöorganisaatiolle, laskujen hyväksyntä jne.) voivat olla vain vastuuroolissa olevan henkilön työtehtäviä. Tekniseen toimeen tarvitaan teknisen johtajan lisäksi toinen vastuuhenkilö, jolloin vastuut jakautuisivat ja työtaakka kevenisi. Vastuuhenkilön työnkuva tulee suunnitella soveltuvaksi. Tehtävänkuva tulisi suunnitella siten, että työtehtävillä voidaan myös säästää kunnalle tulevia kokonaiskustannuksia. Ensimmäisiä työtehtäviä voivat olla mm. koko teknisen toimen palvelujen läpikäynti, avustaminen palveluverkkojen tarkistamisessa, sekä toimitilaohjelman laatiminen, jolla järkeistetään rakennuskantaa tulevaisuuden tarpeisiin ja tätä kautta saadaan säästöjä. Työtehtäviä olisivat alkuvaiheen tehtävien lisäksi mm. kaikkien kunnan omistamien kiinteistöjen kunnossapidon ja kiinteistönhoidon esimiestehtävät sekä rakennuttamistehtävät ja lämpölaitoksesta vastaaminen. Lisaksi uusi viranhaltija hoitaisi teknisen johtajan sijaisuudet ja avustaisi tätä tarvittaessa kaavoituksen ja lupa-asioiden valmistelussa. Uusi virka vähentäisi osaltaan myös ostopalveluna hankittavan teknisen isännöinnin osuutta kiinteistökustannuksista. Samoin toimistosihteerin tehtäväkenttä on erittäin laaja, katso kohta 3 Työnkuvat. Näitä tulee ratkaista tulevaisuudessa toimistosihteerin työpanoksen lisäämisellä, tai joidenkin tehtävien yhdistämisellä edellä mainitun uuden vastuuhenkilön tehtäviin. JOHTOPÄÄTÖS: Lisäresurssiksi tulisi harkita teknistä vastuuhenkilöä, joka jakaisi teknisen johtajan vastuita ja keventäisi työtaakkaa. Tehtävä voisi alkuvaiheessa olla määräaikainen ja johtopäätökset jatkosta vedettäisiin esim. vuoden 2017 tai 2018 lopussa. Tehtävänkuva tulisi suunnitella siten, että työtehtävien kautta tulevilla toiminnan optimoinnilla voidaan myös säästää kunnalle tulevia kokonaiskustannuksia. Lisäresursointia voi harkita myös toimistosihteerin tehtäväkenttään, nykyistenkaltaisten työtehtävien tekeminen vaatisi kokoaikaisen toimistosihteerin työpanoksen kohdentamisen tekniseen toimeen tai joidenkin tehtävien yhdistämisellä edellä mainitun uuden vastuuhenkilön tehtäviin.

13 FCG KONSULTOINTI OY Loppuraportti 11 (11) Kiinteistönhoitajien, rakennusammattimiehen sekä teknisen isännöitsijän työtehtävät Oman henkilöstön eli kiinteistönhoitajien ja rakennusammattimiehen työtehtävät suhteessa henkilöstön määrään ovat tasapainossa. Samoin teknisen isännöitsijän työtehtävät suhteessa työtuntien määrään ovat tasapainossa. Työ ostetaan ostopalveluna, laskutetaan tunti tunnista ja näin työpanos on kunnalle edullinen. Tärkeää näissä tehtävissä on valmistautua lähivuosien eläköitymisiin (ja ns. hiljaisen tiedon siirtoon) ajoissa ja suunnitelmallisesti, jotta kaikki, erityisesti automaatioosaaminen, jää kuntaan. Tämä on mahdollista tietoa vaihtamalla työntekijöiden kesken sekä koulutuksiin osallistumalla. Koulutuksia on paljon ilmaisiakin, mutta maksullisissakin olisi silloin tällöin hyvä käydä. Hailuodon sijainti aiheuttaa sen, että mantereella käynti on aikaa vievää. Nykyään koulutuksiin voi osallistua usein myös etänä, joka on mahdollista mm. Outlook sähköpostijärjestelmän kautta skype for business toiminnolla. Teknisen toimen osastopalavereja on pidetty vuoden 2016 alusta alkaen keskimäärin kerran kuukaudessa. Kiinteistönhoitajille ja rakennusammattimiehelle on keväällä 2016 määritetty vastuukiinteistöt. Kiinteistönhoitajat, rakennusammattimies sekä tekninen isännöitsijät työskentelevät edelleen toisiaan auttaen ja tuuraten, näin onnistuu sujuvasti myös parityötä vaativat työtehtävät. Työtehtävät pystytään suorittamaan hyvin suunnitellen, toki priorisointia tehtävien kiireellisyyksien välillä tehdään, mutta tehtäviä ei jää pitkäksi aikaa tekemättä ja kiireelliset työt pystytään hoitamaan aina viivytyksettä. Koko teknisen toimen lyhyet osastopalaverit kerran tai kaksi kuussa hyödyntäisivät tiedonvaihtoa, niissä voi kerralla käydä läpi mm. mitä on tehty ja kuka vastaa mistäkin. Erityisesti lähiaikoina valmistuva sähköinen huoltokirja tulee jatkossa ohjeistamaan sekä kiinteistönhoitoa että kunnossapitoa suunnitelmalliseen työn organisointiin. JOHTOPÄÄTÖS: Resursointiin ei ole tarvetta tehdä muutoksia kiinteistönhoitajien, rakennusammattimiehen tai teknisen isännöitsijän osalta. Näissä tehtävissä tärkeintä on valmistautua tulevaan eli eläköitymisiin ajoissa ja suunnitelmallisesti.