Tekninen lautakunta Teknisten palvelujen resurssipula 109/ /2017

Transkriptio

1 Tekninen lautakunta Teknisten palvelujen resurssipula 109/ /2017 Teknltk Nykyinen tekninen johtaja on valittu kuntaan määräaikaiseksi kiinteistöpäälliköksi alkaen. Tuolloin teknisen toimen osastopäällikkönä toimi osa-aikainen (55 %) rakennustarkastaja-rakennusmestari, joka vastasi rakennusvalvonnasta ja teknisen lautakunnan asioiden valmistelusta. Lisäksi teknisen toimen henkilöstöön kuului ja kuuluu edelleen kaksi kiinteistönhoitajaa ja yksi rakennusammattimies. Rakennustarkastaja- rakennusmestarin jäätyä eläkkeelle kiinteistöpäällikkö valittiin kunnan rakennustarkastajaksi alkaen. Rakennustarkastajan tehtävänimike on muutettu alkaen kunnaninsinööriksi. Kunnanhallitus on kokouksessaan muuttanut kunnaninsinöörin tehtävänimikkeen tekniseksi johtajaksi. Teknisten palveluiden vastuita ja tehtäviä on lisätty viime vuosina. Kunnan omistamien rakennusten nettokerrosala on vuodesta 2003 lisääntynyt 2692 k-m2. Myös kunnan toimesta hoidettavien piha- ja ulkoilualueiden määrä on kasvanut. Vuodesta 2004 on tekniseen toimeen keskitetty kaikkien kunnan kiinteistöjen kiinteistönhuoltoon ja ylläpitoon liittyvien laskujen tiliöinti ja hyväksyntä. Aikaisemmin laskut hyväksyttiin kunkin osastopäällikön toimesta. Kunnanhallitus asetti v ensimmäisen kaavoitus- ja maankäyttötoimikunnan valmistelemaan kaavoitukseen ja maankäyttöön liittyviä asiakokonaisuuksia. Toimikunnan sihteerinä ja valmistelijana toimi rakennustarkastaja. Kunnanhallitus valitsi kuntaan aluearkkitehdin, joka aloitti toimessa Aluearkkitehdin tehtäviin kuului mm. kaavoituksen ja rakentamisen ennakkoneuvonta sekä kaavoitusasioiden valmistelu kaavoitus- ja maankäyttötoimikunnalle. Aluearkkitehtitoiminta päättyi vuoden 2012 syksyllä. Tämän jälkeen erillistä kaavoitus- ja maankäyttötoimikuntaa ei perustettu, vaan kaavoituksen valmistelu siirrettiin teknisen lautakunnan ja kunnaninsinöörin tehtäväksi kunnanhallituksen päätöksellä Elinkeinoasiamiehen jäätyä eläkkeelle ( ) uutta henkilöä kyseiseen tehtävään ei valittu. Noin puolet elinkeinoasiamiehen hoitamista tehtäväkokonaisuuksista (mm. satamien hoito, mökkiläisten jätehuolto ja kaatopaikan jälkiseuranta, reitistöjen ja lintutornien hoito, yksityisteiden talvikunnossapito, hiihtolatujen kunnossapito, tonttimarkkinointi) siirrettiin teknisten palveluiden vastuulle, toinen puoli jaettiin keskushallinnon viranhaltijoille. Sittemmin keskushallintoon perustettiin kunnansihteerin virka. Kunnansihteeri otti hoitaakseen osan elinkeinoasiamieheltä keskushallintoon siirretyistä tehtävistä. Vuoden 2006 toukokuusta on teknisessä toimessa toiminut osa-aikainen (60 %) toimistosihteeri. Vuokra-asuntojen ja kunnan julkisten rakennusten hoidosta on v saakka osaltaan vastannut tekninen isännöitsijä.

2 Vuodesta 2013 on kesäajaksi tekniseen toimeen toimistosihteerin ja teknisen johtajan sijaiseksi ja työruuhkaa purkamaan palkattu osa-aikainen rakennusinsinööriopiskelija. Kunnanhallitus on päivätyllä kauppakirjalla ostanut kunnalle lämpölaitoksen. Laitoksen ja verkoston saneerauksesta, hoidosta, huollosta, lämpöenergian toimittamisesta, hakeraaka-aineen hankinnasta ja haketuksesta on tuosta ajankohdasta lähtien vastannut tekniset palvelut. Vuoden 2013 alusta on tekniset palvelut vastannut myös kunnan asuin- ja liikehuoneistojen sekä maa-alueiden vuokrauksesta. Teknisen johtajan vastuulla olevat tehtäväkokonaisuudet muodostuvat seuraavasti: Yhdyskuntapalvelujen tulosalueella - teknisen lautakunnan viranomaistehtävistä ja asioiden valmistelusta lautakunnan kokouksiin - kaavoituksen valmistelusta - rakentamisvelvoitteiden seurannasta - liikenneväylistä (kunnan toimialaan kuuluvat asiat) - yksityis- ja pihateiden talvikunnossapidosta - satamista - Pöllän lentopaikasta - retkeilyreiteistä ja lintutorneista Rakennusvalvontapalvelujen tulosalueella - rakennustoiminnan valvonnasta ja ohjauksesta - kaavakonsultoinnista - rakennuslupien myöntämisestä (kaikki muut luvat paitsi poikkeamiset) - kiinteistörekisterin ylläpidosta - korjausavustushakemusten sisällön asianmukaisuudesta ja tarkastuksista kohteissa Kiinteistöpalvelujen tulosalueella - kunnan kiinteistöjen, rakennusten ja yleisten alueiden isännöinnistä, kiinteistönhoidosta ja kunnossapidosta - asuntojen ja huoneistojen vuokrauksesta ja sopimusten laatimisesta - markkinointiasioista (asuminen, tontit, kauppakirjat) - käyttäjäpalveluista - jätehuollosta - kaatopaikan jälkiseurannasta - maatuvan jätteen vastaanottoaseman toiminnasta - lämpölaitoksesta ja lämpöenergian kokonaisvaltaisesta tuottamisesta - osoiterekisterin ylläpidosta - avainrekisterin ylläpidosta - kunnan omien rakennusprojektien rakennuttajatehtävistä Osa-aikaisen (60 %) toimistosihteerin vastulla olevat tehtäväkokonaisuudet muodostuvat seuraavasti: - teknisen toimen ostolaskujen tiliöinti ja kirjaaminen - teknisen toimen myyntilaskutus ja tarviketilaukset - teknisen toimen postin käsittely - kiinteistö-, osoite- ja avainrekisterin ylläpidon käyttötehtävät

3 - teknisen lautakunnan talousarvion ja tilinpäätöstietojen käsittely - rakennusvalvonnan asiakaspalvelu-, arkistointi- ja kopiointitehtävät - teknisen toimen kotisivujen päivitys - rakennuslupa-asiakirjojen postitus - ns. asuntosihteerin tehtävät - vakuutukset - muut edellä lueteltuihin asiakokonaisuuksiin kiinteästi liittyvät tehtävät Rakennusinsinööriopiskelijan työpanosta voidaan hyödyntää ainoastaan kesäaikaan, jolloin ruuhkat etenkin rakennusvalvonnan osalta ovat suurimmillaan. Teknisen toimiston työntekijöiden työtehtäviä ei mm. edellä mainituista tehtävälisäyksistä johtuen voida enää lisätä, päinvastoin niitä tulisi karsia. Lisäksi on syytä kiinnittää huomiota nykyisen henkilöstön työssä jaksamiseen. Koska kaikki kiinteistöjen hoitoon, niiden ylläpitoon ja rakennusvalvontaan liittyvät kiireellisimmät työtehtävät on pakko hoitaa etusijalla, on tällä hetkellä resurssivajetta ainakin kaavoituksen valmistelussa, kotisivujen päivityksessä, rakentamisvelvoitteiden seurannassa, hankkeiden ja investointien organisoinnissa ja asuntoasioiden hoitamisessa. Ratkaisuna resurssipulaan teknisiin palveluihin tulisi palkata kiinteistöpäällikkö, joka ottaisi vastatakseen kaikkien kunnan omistamien kiinteistöjen kunnossapidon, kiinteistönhoidon esimiestehtävät, rakennuttamistehtävät, lämpölaitoksen toiminnan (ainakin yhtiöittämiseen saakka) sekä osan toimistosihteerin tehtävistä. Lisäksi kiinteistöpäällikkö hoitaisi teknisen johtajan lomansijaisuudet ja avustaisi tätä tarvittaessa kaavoituksen ja lupa-asioiden valmistelussa. Kiinteistöpäällikön virka vähentäisi osaltaan myös ostopalveluna hankittavan teknisen isännöinnin osuutta kiinteistökustannuksista. Kuntasektorin tehtäväkokonaisuuksien mahdollisista muutoksista johtuen toimi voisi aluksi olla määräaikainen. Toissijaisena vaihtoehtona resurssipulan ratkaisemiseksi tulee teknisten palvelujen työtehtäviä karsia. Päätösehdotus: Tekninen lautakunta esittää kunnanhallitukselle ja kunnanvaltuustolle kiinteistöpäällikön määräaikaisen viran perustamista aluksi väliseksi ajaksi. Päätösehdotus hyväksytään. Khall Kunnan palveluprossessien tehostaminen toteutuu palveluiden ja pal ve lupro ses sien kuvauksen ja niiden mitoituksen ja resursoinnin kautta. Pal ve lupro ses sit on kuvattu talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden osalta siir ryttäes sä Monetra Oy:n palveluiden käyttäjiksi. Myös siivous ja ruo ka huol lon palveluiden osalta on käynnistetty mitoitus, johon perustuen resurssien käyt töä voidaan arvioida. Keskitettyjen toimistopalveluita on myös ko keil tu. Teknisten palveluiden osata kokonaistarkastelua ei ole tehty, vaan muut tuviin tilanteisiin on reagoitu tapauskohtaisesti. Tarvetta ko ko nais tar kas te-

4 luun on myös koko teknisten palveluiden palvelutuotannon osalta. Talousarviossa 2015 on varauduttu lämpölaitoksen yhtiöittämiseen ja myyn tiin tämän vuoden aikana. Tuloarvio on Talousarviossa on pää tet ty, että kiinteistöjen budjetoinnissa ja kir ja pi dos sa otetaan käyttöön si säi sen vuok ran määrittely ja laskutus kuntaliiton suo si tus ten mukaisesti. Talousarvion yhteydessä on myös jaksotettu kiinteistötraktorin uus han kinta. Tekniset palvelut on pyytänyt valtuutusta traktorin hankintaa, sirten että mak sut kohdennetaan vuosille Suomen kunnissa ruokahuollon ja siivouspalvelut on organisoitu lukuisissa kun nis sa tukipalvelukeskusten avulla. Kiinteistöpalveluiden tuotannosta vas taa yleensä tilapalvelujen tai tukipalveluiden tuotantoyksiköt. Nämä palve lun tuot ta ja myyvät tuot ta mi aan palveluita peruskunnalle ennalta so vittuun hintaan. Myös kunnan nykyaikaisen varautumissuunnittelun osalta on olen nais ta, että tukipalveluiden palvelukokonaisuudet vastuuhenkilöineen ovat mää ri tel lyt mm. ruokahuollon ja tukipalveluiden va rau tu mis suun nit telun osal ta. Hailuodon käytäntö kohdistaa merkittävä osa teknistenpalveluiden kus tannuk sis ta hallinto-, sivistys-, sosiaali- ja terveyspalveluille ei ole paras te hokkuut ta edistävä malli yksikön omalle toiminalle eikä tehokkain ja kil pai lu kykyi sin toimintatapa myöskään koko kunnan kannalta. Hailuodon kun nan kiinteistöjen kustannusten alueellinen vertailukelpoisuus ja tehokkuus ovat osaltaan vaikuttamassa sosiaali ja ter veys pal ve lui den laajuuteen kun nas sa siirryttäessä ulkoiseen palveluntuotantoon sote uudistuksen myö tä. Lisäresursien tarve tulee ratkasta kokonaiselvitykseen ja mitoitukseen perus tuen. Palvelutotannon laajuus, vähäinen henkilöstön määrä ja toi saal ta suo rit tei den pienempi määrä ovat pienen kunnan erityispiirre. Omien pal velui den tuotannon keskittäminen ja palveluiden ulkoistaminen on yksi ta pa tehostaa palveluprosesseja. Merkittävä osa palveluista onkin jo tällä het kellä tuotettu ulkoisten palveluntuottajien toimesta. Valmistelu: Kunnanjohtaja Tero Karinen, p Kunnanjohtaja: Khall Kunnanhallitus päättää käynnistää teknisten palveluiden resurssien ja palve lu to tan non kokonaisselvityksen teknistä johtajaa asiassa kuultuaan. Hyväksyttiin yksimielisesti. FCG Konsultointi Oy on laatinut teknisten palveluiden toimeksiannosta selvityksen teknisten palveluiden henkilöstömitoituksesta. Tekninen lautakunta on käsitellyt asiaa kokouksessaan Selvityksen mukaan teknisiin palveluihin tulisi psalvelutuotannon optimoinnin lisäksi palkata uusi vastuuhenkilö jakamaan teknisen johtajan ja toimistosihteerin työtehtäviä. Selvitys on perustunut haastatteluihin, Hailuodon kunnan taloussuunnitteluaineistoon sekä käynnissä olevaan korjausvelka-aineistoon. Loppuraportti on siten asiantuntija-arvio, jonka taustalla on kokemukset muista kuntaorganisaatioista. Selvitys suosittaa

5 palveluverkkosuunnitelman ajantasaistamista ja ohjelmointia sekä ulkoiseen toimintaan vuokrattujen tilojen yhtiöittämistä. Koska teknisten palveluiden tyätehtävät ovat vaihtelevat, eivätkä ne selvityksen mukaan mahdollista tarkkaa mitoitusta. Tekninen lautakunta esittää kunnanhallitukselle ja -valtuustolle suosituksen mukaisesti kiinteistöpäällikön määräaikaisen viran perustamista aluksi väliseksi ajaksi. Kunnan palveluprosessien tehostaminen toteutuu palveluiden ja palveluprosessien kuvauksen ja niiden mitoituksen ja resurssoinnin kautta. Siivous ja ruokahuollon palvelut on pääosin mitoitettu ja siirretty prosessina tulosalueeksi perusturvapalveluihin. Keskitettyjen toimistopalvelujen prosessin kuvaaminen on remonttiryhmän tarkastelun kohteena siten että lisätietoa on käytettävissä väliraporttiin mennessä. Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit on kuvattu, vaikka rajapinnat toimistopalveluihin vaatii vielä rakentamista. Teknisten palveluiden osalta kokonaistarkastelua palveluprosessien kautta ei ole tehty tässä selvityksessä. Kiinteistöpalveluiden huoltokirjojen osalta palvelukuvaukset ovat hahmotettavissa, myös lämpölaitoksen palvelunkuvausta edistää siirto omaksi tulosalueeksi tämän vuoden talousarviossa. Lämpölaitoksen tulosalueen vastuu on tällä hetkellä teknisen johtajan vastuulla oleva tulosalue. Lämpölaitos toiminnan vaihtoehdot ovat remonttiryhmän elokuun työohjelmassa. Teknisten palveluiden hallinto, yhdyskuntapalvelut ja rakennusvalvontatehtävät tulisi esittää palvelukuvauksen kautta ja arvioida sitä kautta tarvittavat henkilöstö ja taloudelliset resurssit. Hallinto-, sivistys- ja perusturvapalveluihin sisältyy palveluja, jotka ovat teknisluonteisia, vaikka ne tuotetaan teknisten palveluiden ulkopuolella. Myös nämä rajapinnat ja työnjaot tulisi sisällyttää tarkasteluun. Tekniset palvelut on käyttänyt vuosittain lisäresurssina myös kesätyöntekijää sekä sopimusperusteista ostopalvelua. Henkilöstöä on eläköitymässä merkittävästi lähivuosina ja vakansseja tulee täytettäväksi jo lähiaikoina. Soten:n väliaikainen hallinto aloittaa kesällä 2017, ja jo tämän kesän aikana selvinnee mikä tulee olemaan kiinteistö-, ruokahuolto- ja siivouspalveluiden rooli tuottajan jatkossa. Lisäresurssin tarve on ilmeinen, mutta sen kohdistaminen sinne missä myös palveluntuotanto tulevaisuudessa toteutuu edellyttää kokonaistarkastelua palvelutuotannossa tässä järjestyksessä. Eläköityvän henkilöstön vakanssien täyttäminen suoraan niiden tehtäviin mistä eläköidytään, vahvistaa vanhoja hallinnon rajoja ja estää organisaation uudistumisen juuri silloin kun sitä eniten tarvitaan. Valmistelu: Kunnanjohtaja, Tero Karinen, p Oheismateriaali: - Teknisten palveluiden selvitys henkilöstömitoituksesta, FCG

6 Kunnanjohtaja: Palveluiden kokonaisselvitystä jatketaan remonttiryhmän aikataulutuksen mukaisesti ja ohjeistetaan tulosalueita palveluiden kuvauksen laadinnasta ja hierarkiatasosta. Hyväksyttiin yksimielisesti. Teknltk Teknisten palveluiden yleistavoitteina on käytettävissä olevien resurssien puitteissa huolehtia mahdollisimman huolellisesti ja kustannustehokkaasti kaavoituksen valmistelusta, rakennusvalvonnan ja sen eri palveluiden joustavasta toiminnasta, yhdyskuntapalveluista, kunnan kiinteistöjen ja eri vastuualueiden taloudellisesti järkevästä ja määrätietoisesta hoidosta ja huollosta sekä tilojen vuokrauksesta. Palvelualueen tärkeimpänä tavoitteena on vahvistaa itsenäisen Hailuodon kunnan teknisiä palveluita ja kehittää niiden toimintaa ja toimintamalleja eri osa-alueilla siten, että eri tulosalueiden alaiset tehtävät ja toimenpiteet voidaan hoitaa omana työnä tai paikallisin ostopalveluin mahdollisimman nopeasti, laaja-alaisesti, laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. Tekniset palvelut pyrkivät osaltaan turvaamaan kunnallisen toimivallan sekä kaavoituksesta että eri lupaprosesseista päätettäessä. Teknisten palvelujen resurssipulaan ei ole kuluvan vuoden aikana saatu ratkaisua. Resurssipula on aiheuttanut pidemmän aikaa työtehtävien ja strategisten tavoitteiden toteutumatta jäämistä tai viivästymistä, ja lisännyt viikottaisten työtuntien määrää olennaisesti. SOTE- ja maakuntauudistus on aiheuttanut ja aiheuttaa jatkossakin lisätehtäviä, -selvityksiä ja kokousmatkoja Ouluun. Teknisen johtajan käynnissä oleva johtajakoulutus vie myös koulutuspäivien osalta työaikaa aikaisimpiin vuosiin verrattuna. Teknisestä isännöinnistä ostopalveluna vastannut TEKI-Palvelut Oy / Sauli Asikainen lopettaa yritystoiminnan vuoden vaihteessa. Isännöitsijä on vastannut mm. vuokra-asuntojen ja toimitilojen tarkastuksista, saneerauksista ja vastaanotoista sekä luovutuksista, yleisten alueiden ja satamien kunnossapidosta, investointikohteiden valvonnasta ja useista muista teknisen johtajan hänelle delegoimista tehtävistä. Siivous- ja ruokahuoltopalveluita on esitetty siirrettäväksi teknisten palvelujen tukipalveluihin. Perusturva on budjetoinut kyseisiin palveluihin vuodelle 2017 toimintamenoja , joka on 2,8 kertaa enemmän kuin koko teknisten palvelujen yhdyskuntapalvelujen toimintamenot ( ) talousarviossa Valmistelu: Tekninen johtaja Markku Maikkola, p Tekninen johtaja (muutettu päätösesitys): Jotta teknisten palvelujen eri tulosalueita voidaan hoitaa sekä taloudellisesti että työteknisesti laadukkaasti ja tehokkaasti, tulee teknisillä palveluilla olla riittävät resurssit lukuisten eri työtehtävien paikallista hoitamista varten.

7 Tekninen lautakunta esittää kunnanhallitukselle ja -valtuustolle kiinteistöpäällikön viran perustamista ja henkilön rekrytointia teknisiin palveluihin lisätyövoimaksi alkaen. Kiinteistöpäällikkö vastaa operatiivisista johtotehtävistä ennakkoon sovittavalla tavalla kaikilla palvelualueen tulosalueilla teknisen johtajan alaisena ja sijaisena. Tekninen johtaja toimii palvelualueen hallinnollisena johtajana. Viran perustaminen ja rekrytointi tulee organisoida viivytyksettä teknisen johtajan työtaakan keventämiseksi. Lisätyövoiman rekrytoinnilla mahdollistetaan hallittu alueiden ja kiinteistöjen hoito ja kunnossapito, joka pitkällä aikavälillä mahdollistaa huomattavat säästöt palvelualueella. Henkilöstön hyvinvoinnista tulee huolehtia valtuustossa hyväksytyn kuntastrategian mukaisesti. Sari Honkanen poistui kokouksesta asian käsittelyn ajaksi. Puheenjohtajana asian käsittelyn ajan toimi Veikko Tönkyrä. Päätösehdotus hyväksytään.