ICT-hankkeen tilannekatsaus Virkamiesjohtoryhmän kokous Mikko Rotonen Helena Ylisipola

Transkriptio

1 ICT-hankkeen tilannekatsaus Virkamiesjohtoryhmän kokous Mikko Rotonen Helena Ylisipola

2 HANKESUUNNITELMA JA RAHOITUS Valtiovarainministeriön rahoituspäätös Uudenmaanliitolle 3,580 milj.euroa ICT:n perustamis- ja konsolidointikustannuksiin, jolla toteutetaan Kokonaisarkkitehtuurin kuvaus JHS 179 suositukseen perustuen TOSI- ja TORI-järjestelmien, ICT-tekniikan sekä ICTtukipalvelujen toteutussuunnitelmat Pidemmän tähtäimen, vuodesta 2022 eteenpäin, tavoitetilan kuvaus Loppuraportti (toimitettava mennessä) Rahoitus kattaa kustannukset vuoden 2017 loppuun saakka.

3 Hankkeen lähtökohdat 1. Asukkaiden on saatava palvelunsa, työntekijöiden palkkansa, työvälineiden on toimittava ja maakuntakonsernia voidaan johtaa 2. Toimialasidonnaiset (TOSI) tietojärjestelmät siirretään sellaisenaan maakunnan käyttöön ja yhtenäistetään asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttöönoton myötä 3. Toimialariippumattomat (TORI) tietojärjestelmät pohjautuvat HUS:in käyttämiin tietojärjestelmien lisensseihin ja niitä käytetään siihen saakka, kun valtakunnallisten palvelukeskusten palvelut ovat käytettävissä 4. Päätelaitteet, palvelimet, tietoliikenne ja puhelinkeskusjärjestelmät siirretään maakunnan vastuulle (Tekniikka) 5. Yhteinen ICT-tukipalvelukokonaisuus, jonka avulla käyttäjät saavat yhden luukun periaatteella käyttö- ja sovellustuen sekä teknisen lähituen (Tuki)

4 ICT-hankkeen organisaatio Ohjausryhmä Muutosjohtaja Markus Sovala Hankejohtajat Mikko Rotonen ja Helena Ylisipola ICT-arkkitehdit Tietoturvapäälliköt ICT-lakimies Johtoryhmä - Hankejohtajat - Projektijohtajat ICT-talous-kontrolleri Projektiassistentti ICT-tukipalvelut pr.johtaja Pekka Lampinen TORI-järjestelmät pr.johtajat Into Laine, Timo Hakala TOSI-järjestelmät pr.johtajat Arja Rantanen, Johannes Salminen, Ilkka Nenonen ICT-Tekniikka pr.johtaja Helge Finnberg Projektipäälliköt Projektipäälliköt Projektipäälliköt Projektipäälliköt

5 TOSI järjestelmät -projekti Asiakastieto järjestelmät Sosiaalitoi men tietojärjest elmät Sosiaalitoi men rahaliikenne Muut Potilastietojärjestelmät Perusterve ydenhuollon tietojärjestelmät Asiakas- ja kuntalasku tus Muut Sähköinen asiointi Apotti Käyttöönotot Konsolidointi Muut Erikoissairaanhoidon tietojärj. Laboratorio Kuvantami nen Muut Ensihoidon tietojärjeste lmät Pelastustoi mi Muut Muut Suun terveydenhuollon kuvantaminen XDS Muu arkistointi Muut Arkistointi, vanhat tiedot Integraatiot

6 Projektikortti: Organisaatio / Hyväksyntä Päivämäärä Projektin aikataulu: Projektikoodi: Nimi: TOSI toimialasidonnaiset tietojärjestelmät Projektijohtajat: Ilkka Nenonen, Johannes Salminen, Arja Rantanen Organisaatio: Uudenmaan liitto, Uusimaa2019 ICT-hanke Strateginen avaintavoite: Luokitus Tiivistelmä tavoitteesta (ml. rajaukset): TOSI eli toimialasidonnaisten tietojärjestelmien projektin tavoitteena on nykytilan kuvaus ja toimintasuunnitelman laatiminen (vaihe 1) sekä järjestelmien siirtäminen maakuntaan (vaihe 2), jotta maakunnan ydintoimintojen tarvitsemat asiakas- ja potilastiedot sekä muissa palveluissa tarvittavat tiedot ovat käytettävissä maakunnan käynnistyessä. Rajaukset: kunnilla ja kuntayhtymillä nyt käytössä olevien tietojärjestelmien muutokset ennen vuotta 2020 eivät kuulu tälle projektille Aikataulu / vaiheet / tehtävät: Vaihe 1 suunnittelu: Yhteistyömallin luominen Sote -toiminnan kehittämisen ja ydinhankkeen kanssa Projektin hallinnollisten käytöntöjen sopiminen ICT-projektien kanssa Toimintasuunnitelma TOSI-projektille vuosille 2018 ja 2019 Projektin riippuvuuksien tunnistaminen eri osapuolten välillä Vaihe 2: alkaen Toimenpiteiden määrittely toimialasidonnaisten tietojärjestelmien siirtämiseksi maakuntaan ja tietojärjestelmäien siirto toimenpiteiden toteutus Kokonaisbudjetti, Eur: Ulkopuolinen rahoittaja ja rahoituksen määrä, Eur: Resurssit: Nenonen Ilkka, projektijohtaja, 100% Salminen Johannes, projektijohtaja, 60 % Rantanen Arja, projektijohtaja, xx % (Muiden nimeäminen käynnissä) Riskit: Henkilöstöresurssit hankkeessa, kunnissa ja järjestelmätoimittajilla osoittautuvat liian pieniksi ja se aiheuttaa ongelmia mm aikatauluun neuvottelut resurssien saamiseksi ovat käynnissä Kuvaa riskit ja toimenpiteet niiden estämiseksi Millaisia asioita/esteitä/hidasteita projektissa on kohdattu ja miten ne on taklattu/taklataan Lopputulokset ja mittarit: mennessä: Tosi-järjestelmien toimintasuunnitelma vuosille 2019 ja 2020 Lopputuloksena tarvittavat toimialasidonnaiset tietojärjestelmät ovat maakunnan käytettävissä Toiminnalliset, taloudelliset ja henkilöstövaikutukset: 6

7 Projektin status valitse liikennevaloista oikea väri kuvaamaan otsikon tilannetta Otsikko ja indikaattori Yleistilanne Resursointi Lisätietoa Tilanne on hyvä. TOSI-projekti jakaantuu seuraaviin alaprojekteihin: asiakastietojärjestelmät, potilastietojärjestelmät, erikoissairaanhoidon tietojärjestelmät, ensihoito, Apotti, arkistointi, integraatiot sekä muut kuin edellä mainitut toimialasidonnaiset tietojärjestelmät. Rekrytointitilanne: Kaikkiin tehtäviin ei ole saatu vielä henkilöä ja alueellinen kattavuus asiantuntijoiden osalta on puutteellinen. Toimenpiteinä on käynnistetty resurssien uudelleen haku, haku Aalto yliopiston muutosasiantuntija ohjelmasta sekä valmisteltu toimittajien asiantuntijoiden hyödyntämistä ostopalveluna. Aikataulu Suunnittelu on edennyt aikataulussa: Syksyn aikataulu ja tehtävät on suunniteltu. TOSI-projektin toteutussuunnitelma valmistuu mennessä. Riskit * Henkilöresurssit hankkeessa, kunnissa ja järjestelmätoimittajien käytettävissä olevat henkilöt huomioiden muut tehtävät. * Uudistuksen vaatimien tietojärjestelmätmuutosten tunnistaminen liian myöhään Ennuste Talous TOSI-projektin Projektin järjestäytyminen ja suunnittelu lähtenyt hyvin käyntiin. TOSI-työkokoukset on aloitettu, projektijohtajien väliset yhteistyökokoukset ovat käynnistyneet ja hankkeen arkkitehtien kanssa on käynnistetty työkokoukset. Operatiivisen yhteistyön käynnistämistä kuntien kanssa tulee kiirehtiä. Projektilla on käytössään budjetti.

8

9 Projektikortti: Organisaatio / Hyväksyntä Päivämäärä Nimi:UUSIMAA2019, TORI - projekti Projektipäällikkö: Into Laine, Projektinjohtaja, Timo Hakala, Projektijohtaja Organisaatio: Uusimaa2019 Luokitus Projektin aikataulu: Käynnistys- ja päättymisaika Projektikoodi Strateginen avaintavoite: Hallinto- ja tulipalveluiden tietotekninen Tiivistelmä tavoitteesta: Toimiala riippumattomien (TORI) tietojärjestelmien suunnittelu ja käyttöönotto Uudenmaan maakunnassa mennessä. Hanke jakautuu aliprojekteihin, Yleishallinto, Taloushallinto, Henkilöstöhallinto, Materiaalihallinto sekä Tietohuolto ja raportointi. Kokonaisbudjetti, Eur: Ulkopuolinen rahoittaja ja rahoituksen määrä, Eur: Resurssit: Kuvaa projektin toteuttamiseen osallistuvat resurssit Täydennetään esisuunnittelu vaiheen aikana Aikataulu / vaiheet / tehtävät: Suunnittelu vaihe 9/ /2017 jonka yhteydessä varsinainen vaiheistus suunnitellaan. Lopputulos mennessä. Välitavoitteena huomioidaan väliaikaishallinnon tarpeet. Riskit: Kuvaa riskit ja toimenpiteet niiden estämiseksi Millaisia asioita/esteitä/hidasteita projektissa on kohdattu ja miten ne on taklattu/taklataan Lopputulokset ja mittarit: Maakunnan käytössä oleva toimialariippumattomien järjestelmien kokonaisuus mennessä Toiminnalliset, taloudelliset ja henkilöstövaikutukset: 9

10 Otsikko Projektin status /TORI - valitse liikennevaloista oikea väri kuvaamaan otsikon tilannetta Lisätietoa Yleistilanne Resursointi Aikataulu Yleistilanne on hyvä. Hankeen käytäntöjen ja menetelmien sopiminen muiden projektien kanssa etenee. Hankkeen jako suunnitteluvaiheen aliprojekteihin valmis. Perustamisasiakirjat (palvelunperustamisasiakirja, projektikuvaus) Tori/Talous, Tori/Yleishallinto ja Tori/Materiaalihallinto versiossa 0.1 kommentoitavaksi. Valtakunnallisten hankkeiden asemointi Uusimaa2019 Tori hankkeisiin menoissa. Valtakunnallisesti osallistutaan ainakin Asiakirjahallinto ja TaHe toimialueeseen kuuluviin KeHa-keskuksen johtamiin hankkeisiin. Odotetaan että puuttuvat resurssisopimukset on allekirjoitettu jonka jälkeen resurssi on käytettävissä.. Hakuasiakirjat valmisteltu ja lupa ulkoiseen rekrytointiin saatu. Rekrytointi on julkaistu viikolla 41. Haku päättyy Suunnitteluvaiheen käynnistykseen tarvittavien ensimmäisten hankintojen osalta edetään ensivaiheessa CGI ja Tiedon tarjousten perusteella. Ensimmäiset hankintaesitykset viety prosessiin. Näillä saadaan Talous-, materiaali- ja HR hankkeet aloitettua. Ei ongelmia toistaiseksi Riskit Korkein riski tällä hetkellä on oman osaavaan resurssin saatavauus hankkeen käyttöön. Ostopalveluiden osalta olemme edellä muita maakuntia eikä tällä hetkellä ole odotettavissa varsinaista resurssikilpailua. Ennuste Ennuste on hyvä. Talous Tori-projekti kokonaisuudelle on arvoitu kokonaisbudjetista asiantuntijapalveluihin n. 630ke vuodelle Saatujen tarjousten ja hankinta arvioiden perustella kulutus voi nousta 960ke jos hankeen kokonaisbudjetissa liikkumavaraa. Toistaiseksi ei toteumaa.

11 TEKNIIKKA -projekti Tietoliikenne Puhe- ja viestintä Konesalipalvelut Päätelaitteet Muut Verkot Palomuurit Valvonta ja hallinta Etäyhteydet Mobiili Puheratkaisut Viestintäratkaisut O365 Palvelimet Pilvipalvelut Valvonta ja hallinta Työasemat Mobiililaitteet Tulostimet Skannerit Muut Muut

12 Projektikortti: Organisaatio / Hyväksyntä Päivämäärä Projektin aikataulu: Projektikoodi: Nimi: Uusimaa Tekniikka Projektijohtaja: Helge Finnberg Organisaatio: Uudenmaan liitto, Uusimaa2019 ICT-hanke Strateginen avaintavoite: Uudenmaan maakunnan tietotekninen infrastruktuuri Luokitus Tiivistelmä tavoitteesta (ml. rajaukset): Tekniikka-projektin tavoitteena on nykytilan kuvaus ja toimintasuunnitelman laatiminen (vaihe 1) sekä tarvittavan ICT-infrastruktuurin toteuttaminen (vaihe 2), jotta maakunnan tarvitsemat ICT-palvelut ovat käytettävissä maakunnan käynnistyessä. Rajaukset: Tekniikka-projekti jakaantuu kuuteen alaprojektiin. Aikataulu / vaiheet / tehtävät: Vaihe 1 suunnittelu: Yhteistyömallin luominen toiminnan kehittämisen ja ydinhankkeen kanssa Projektin hallinnollisten käytöntöjen sopiminen ICT-projektien kanssa Toteutussuunnitelma Tekniikka-projektille vuosille 2018 ja 2019 Projektin riippuvuuksien tunnistaminen eri osapuolten välillä Vaihe 2: alkaen Projektisuunnitelmien laatiminen ICT-infrastruktuurin toteuttamiseksi maakuntaan ICT-infrastruktuurin toteuttaminen ja käyttöönotto Kokonaisbudjetti, Eur: Ulkopuolinen rahoittaja ja rahoituksen määrä, Eur: Resurssit: Finnberg Helge, projektijohtaja, 100% 18 nimettyä projektipäällikköä ja asiantuntijaa HUS:sta ja Helsingin kaupungilta. (Muiden nimeäminen käynnissä) Riskit: Henkilöstöresurssit hankkeessa, kunnissa ja järjestelmätoimittajilla osoittautuvat liian pieniksi ja se aiheuttaa ongelmia mm aikatauluun neuvottelut resurssien saamiseksi ovat käynnissä Kuvaa riskit ja toimenpiteet niiden estämiseksi Millaisia asioita/esteitä/hidasteita projektissa on kohdattu ja miten ne on taklattu/taklataan Lopputulokset ja mittarit: mennessä: ICT-infrastruktuurin toteutussuunnitelma vuosille 2019 ja 2020 Lopputuloksena tarvittavat ICT-ratkaisut ovat käytössä maakunnan käynnistyessä Toiminnalliset, taloudelliset ja henkilöstövaikutukset: 12

13 Projektin status valitse liikennevaloista oikea väri kuvaamaan otsikon tilannetta Otsikko ja indikaattori Yleistilanne Resursointi Lisätietoa Tilanne on hyvä. Tekniikka-projekti jakaantuu seuraaviin alaprojekteihin: Tietoliikenne, Active Directory, Palvelimet ja konesalit, Päätelaitteet, Viestintätekniikka, Puhelinpalvelut Rekrytointitilanne: Alueellinen kattavuus asiantuntijoiden osalta on puutteellinen. Toimenpiteinä on valmisteltu toimittajien asiantuntijoiden hyödyntämistä ostopalveluna. Aikataulu Suunnittelu on edennyt aikataulussa: Syksyn aikataulun ja tehtävien suunnittelu on käynnissä. Tekniikka-projektin kick-off pidettiin Tekniikka-projektien toteutussuunnitelmat valmistuvat mennessä. Riskit * Henkilöresurssit hankkeessa, kunnissa ja järjestelmätoimittajien käytettävissä olevat henkilöt huomioiden muut tehtävät. * Uudistuksen vaatimien tietojärjestelmätmuutosten tunnistaminen liian myöhään Ennuste Projektin järjestäytyminen ja suunnittelu lähtenyt käyntiin. Työkokoukset aloitetaan viikolla 43, projektijohtajien väliset yhteistyökokoukset ovat käynnistyneet. Hankkeen arkkitehtien kanssa on käynnistetään työkokoukset. Operatiivisen yhteistyön käynnistämistä kuntien kanssa tulee kiirehtiä. Talous Projektilla on käytössään budjetti.

14

15 Projektikortti: Organisaatio / Hyväksyntä Päivämäärä Projektin aikataulu: Käynnistys- ja päättymisaika Nimi: Uusimaa2019, ICT-tukipalvelut ( ITCU ) Projektipäällikkö: Pekka Lampinen, projektijohtaja Organisaatio: Projektikoodi: M995T05040 SOTE-UUDISTUS, HUS-TIETOHALLINTO Luokitus Strateginen avaintavoite: Toteutussuunnitelma mennessä ICT-tukipalveluiden toteuttamiseksi vaiheittain huomioiden nykyiset toimintatavat, käytännöt, palvelu- ja järjestelmäkohtaiset menettelyt sekä käytössä olevat tekniset ja kumppaniyhteistyön ratkaisut tukipalveluiden piiriin tulevissa uudenmaan kunnissa. Tiivistelmä tavoitteesta (ml. rajaukset): ICT-käyttäjätuen toimintojen toteutussuunnitelma siten, että täytäntöönpano voidaan käynnistää heti kun vuoden 2018 rahoitus on varmistettu. Suhde kunnille jäävään ICT-tukeen sekä Maakunnan muuhun ICT-tukeen (24 aluetta). ICT-tuki-projektin toteutussuunnitelmassa kuvataan kuntien erilaiset tukimallit ja toimittajayhteistyö toiminnanohjausjärjestelmineen. Tavoitteena on toteuttaa yhteinen tukipalvelukokonaisuus, jonka avulla käyttäjät saavat yhden luukun periaatteella käyttö- ja sovellustuen sekä teknisen lähituen. Asiakastarpeet ja palvelutasot sekä tukeen osallistuvien toimittajien yhteistoiminta huomioidaan rakennettavassa asiakkuuksien ja toimittajahallinnan mallissa osana toteutusta. Aikataulu / vaiheet / tehtävät: Tehtävät/osaprojektit: - Asiakkuuspalvelut - yhteistyömalli, palvelusopimukset, CRM - Kuntien oma ICT-tuki ja toimittajien palvelut - kumppanisopimukset, resurssit ja osaaminen, toim.ohj.järjestelmien integraatiot, toimintamallit - ServiceDesk ja tukipalvelut sekä tekniikka - sopimukset ja toimittajahallinta, toiminnanohjausjärjestelmät, tukimalli, palvelut, arkkitehtuuri ja infra. Kokonaisbudjetti, Eur: ,- Ulkopuolinen rahoittaja ja rahoituksen määrä, Eur: Resurssit: Pekka Lampinen, projektijohtaja Pia Berghäll, projektipäällikkö Pekka Kuha, projektipäällikkö Timo Pajunen, projektipäällikkö Riskit: Projektin tavoitteet ja scope jää epäselväksi. Osaavan ja sitoutuneen resurssin puute. Toimittajien ja muiden kumppaneiden asiantuntemuksen hyödyntäminen ei riittävää/oikein kohdennettua. Kuntien sitoutuminen ei riittävää (vrt. resurssit). ITCU-projektin jääminen erilliseksi ilman riittävää ja oikeanlaista sekä oikea-aikaista kytkentää muihin projekteihin (palvelulähtöisyys). Kuvaa riskit ja toimenpiteet niiden estämiseksi Millaisia asioita/esteitä/hidasteita projektissa on kohdattu ja miten ne on taklattu/taklataan Lopputulokset ja mittarit: Toiminnalliset, taloudelliset ja henkilöstövaikutukset: Projektijohtajan työpanos: 60% Projektipäälliköiden työpanos: 1x50 %, 2x20 % 15

16 Projektin status valitse liikennevaloista oikea väri kuvaamaan otsikon tilannetta Otsikko ja indikaattori Yleistilanne Lisätietoa Yleistilanne on hyvä. Resursointi Aikataulu Rekrytointitilanne: Projektijohtaja ja osa projektipäälliköistä valittu ja resurssisopimukset osittain tehty. Alueellinen kattavuus asiantuntijoiden osalta puutteellinen (Keski-Uusimaa, Helsinki, Vantaa, Espoo, LU/Tiera, Itä-Uusimaa). Yhteinen resursointi muiden projektien (TOSI, TORI ja Tekniikka) kanssa sopimatta. Tarpeet selvillä ja tarkennettu. Valmiudet käyttää HUS-Tietohallinnon muita asiantuntijoita ovat kunnossa Asiakaspalveluiden osalta. Lisäresursseja ulkoisen haun osalta ei ole tarvetta hankkia. Kaksi kandidaattia haastattelussa. Projektin aikataulu osaprojektit huomioiden tarkennettu edelleen. Projektin kannalta hallinnassa. Tarkempi syksyn aikataulu täsmentymässä (toteutussuunnitelma valmistumassa). Riskit Projektin päämäärä ja tavoitteet on täsmentyneet. Ei saada riittäviä asiantuntijoita ja kumppaneita kunnista ja muilta toimijoilta. Kuntien johdon mahdollinen sitoutumattomuus. Tarkempi riskianalyysi toteutuksessa ja valmistumassa. Ennuste Projektin suunnittelu lähtenyt hyvin käyntiin. ITCU-työkokouskäytäntö aloitettu ja työt hyvin käynnissä. Projektijohtajien väliset yhteistyökokoukset käynnistyneet. Työvälineiden käyttö ja toimintatavat sekä yhteiset menettelyt vielä tarkentumatta mutta aikataulussa ja edenneet. Talous Resurssisopimuksissa sovitut työpanokset käytettävissä. Käytettävissä oleva budjetti on euroa (euromääräinen työpanos, ostopalveluiden raamit jne.). Toimittajien ja konsulttien tilaaminen ja sopimuskäytännöt tarkentumassa. Ensimmäiset työt käynnistymässä ostopalveluiden osalta.

17 Riskin todennäköisyys Pieni > 25 % Kohtalainen % Suuri < 75 % Yhteenveto ICT-Tiekartan keskeisistä riskeistä Vähäinen Kohtalainen Vakava Vaikutus tavoitteisiin Tiekartan keskeiset riskit toiminnoittain: 1. Toimintaympäristöön liittyvät riskitekijä 2. Projektin monimutkaisuuden mukanaan tuomat riskitekijät 3. Projektin toteuttamisen omiin henkilöresursseihin liittyvät riskitekijät 4. Tekniikan riskitekijät 5. Yhteistyökumppaneihin liittyvät riskitekijät 6. Projektin lopputulokseen liittyvät riskit 7. Hallinnolliseen päätöksentekoon liittyvät riskitekijät 8. Hankinta- ja sopimusprosesseihin liittyvät riskitekijät 9. Muutoksen hallintaan liittyvät riskitekijät 10. Kustannuksiin liittyvät riskitekijät Päivitetty

18 Riskin todennäköisyys Kohtalainen % ICT-Tiekartan korkeimmat riskit : Suuri < 75 % Pieni > 25 % 2 3 Vähäinen Kohtalainen Vakava Vaikutus tavoitteisiin Tiekartan korkeimmat riskit toiminnoittain (6 pistettä), jatkuu: 5. Projektin suuruus tulee vastaan, (Riski 2.2, laskenut) 6. Projekti koostuu monista yhtäaikaisista vaiheista joiden yhteensovittaminen epäonnistuu (Riski 2.5) 7. Projektijohtamisen osaajista tulee pulaa (Riski 3.1) 8. Yhteistyökumppanilla ei ole aikaa/resursseja tälle projektille (Riski 5.4) Tiekartan korkeimmat riskit toiminnoittain (9 pistettä): 1. Suunniteltuja toiminnallisia muutosta ei pystytä toteuttamaan (Riski 1.2) Tiekartan korkeimmat riskit toiminnoittain (6 pistettä): 2. Toiminnan tarpeita ei tunneta riittävästi (Riski 1.1, noussut) 3. Toiminta muuttuu hankkeen aikana (Riski 1.3, noussut) 4. Projekti ulottuu usean organisaatioyksikön alueelle eikä organisaatiorajojen ylittäminen onnistu, (Riski 2.1, laskenut) 9. Toimittajakonsortioissa on liian monta yhteistyökumppania ja niitä on vaikea hallita (Riski 5.5) 10. Päätöksenteko eri organisaatiossa vaikeaa (hitaus, pitkittyminen, riitaisa) (Riski 7.1) 11. Ei saada luotua yhteistä hallintomallia (Riski 7.3) 12. Käyttöönottoon ei satsata riittävästi resursseja (Riski 7.4)

19 Huomioita lokakuun riskianalyysistä Raportoitavien riskien määrä on laskenut; nyt riskitasolla kuusi pistettä tai enemmän on 12 riskiä, kun kesäkuussa niitä oli 18 Näistä korkeimman tason eli yhdeksän pisteen riskejä on yksi, kun kesäkuussa niitä oli viisi Kaksi riskiä on noussut tasolle kuusi pistettä, aiemmin olivat alemmalla tasolla. Riskit ovat Toiminnan tarpeita ei tunneta riittävästi (Riski 1.1) Toiminta muuttuu hankkeen aikana (Riski 1.3) Seuraavalla dialla on vertailun vuoksi kesäkuun riskitilanne. Riskit, joiden numero on 13 20, ovat laskeneet alle riskitason kuusi. Riskit on numeroitu lokakuun järjestyksen mukaisesti.

20 Riskin todennäköisyys Kohtalainen % Suuri < 75 % Pieni > 25 % Kesäkuu 2017: ICT-Tiekartan korkeimmat riskit 6 20 Vähäinen Kohtalainen Vakava Vaikutus tavoitteisiin Tiekartan korkeimmat riskit toiminnoittain (6 pistettä): 15. Ulkoiset toimintaolosuhteet muuttuvat (Riski 1.5) 6. Projekti koostuu monista yhtäaikaisista vaiheista joiden yhteensovittaminen epäonnistuu (Riski 2.5) 7. Projektijohtamisen osaajista tulee pulaa (Riski 3.1) 16. Johdon kokemus on puutteellista (Riski 3.5) 17. Vanhojen tietojen arkistointi ratkaisematta (Riski 4.3) 8. Yhteistyökumppanilla ei ole aikaa/resursseja tälle projektille (Riski 5.4) Tiekartan korkeimmat riskit toiminnoittain (9 pistettä): 1. Suunniteltuja toiminnallisia muutosta ei pystytä toteuttamaan (Riski 1.2) 4. Projekti ulottuu usean organisaatioyksikön alueelle eikä organisaatiorajojen ylittäminen onnistu (Riski 2.1) 5. Projektin suuruus tulee vastaan (Riski 2.2) 13. Tietoliikenneverkkoa ei pystytä hallitsemaan ja dedikoimaan kapasiteettia (Riski 4.1) 14. Päätöksenteko epäselvää maakuntaorganisaatiossa (ei sisällä linjaorganisaatioita) (Riski 7.6) 9. Toimittajakonsortioissa on liian monta yhteistyökumppania ja niitä on vaikea hallita (Riski 5.5) 18. Lainsäädäntö estää yhteisen tietokannan käytön Maakunnan liikelaitoksen ja SOTE Palvelukeskus Oy:n kanssa (Riski 6.4) 10. Päätöksenteko eri organisaatiossa vaikeaa (hitaus, pitkittyminen, riitaisa) (Riski 7.1) 11. Ei saada luotua yhteistä hallintomallia (Riski 7.3) 12. Käyttöönottoon ei satsata riittävästi resursseja (Riski 7.4) 19. Hankintamenettelyt ei mene lainmukaisesti (Riski 8.1) 20. Sisäinen viestintä ei mene perille, tulee huhuja (Riski 9.5)

21 Sopimukset ja hankinnat Kuntien ja kuntayhtymien nykyiset sopimukset KL-Kuntahankintojen puitesopimukset Muut kilpailutettavat hankinnat Hankintojen kanavointi Hankkeeseen sovelletaan valtionavustuslakia, joten valtionavustuksen saaja (Uudenmaanliitto) voi kanavoida avustuksen edelleen kunnalle tai kuntayhtymälle, joka tekee hankinnan Maakuntahallituksen päätös ( 154) hankintojen kanavoinnista Liitteenä kanavoinnista tehtävä sopimus

22 Hankinta- ja päätöksentekoprosessi maakunnan icthankkeessa Uudenmaan liitto Kunta / Kuntayhtymä Tekee hankintaan liittyvän päätöksen rahoituksen jälleen kanavointisopimuksena Maakuntajohtaja Johtaja Tekee hankintaan liittyvän päätöksen rahoituksen jälleen kanavointisopimuksena ja itse hankintapäätöksen Valmistelee hankintaan liittyvän päätöksen rahoituksen jälleen kanavointisopimuksena Päätöksen liitteet: 1. VM:n rahoituspäätös liitteineen 2. Rahoituksen jälleenkanavointisopimus 3. Hankesuunnitelma 4. Nykytila ja tiekarttasuunnitelma 5. Toimittajan tarjous liitteinen ICT-Hankejohtaja Esittelijä Valmistelee ja esittelee hankintaan liittyvän päätöksen rahoituksen jälleen kanavointina ja itse hankintapäätöksen Päätöksen liitteet: 1. Maakuntajohtajan päätös 2. VM:n rahoituspäätös liitteineen 3. Rahoituksen jälleenkanavointisopimus 4. Hankesuunnitelma 5. Nykytila ja tiekarttasuunnitelma 6. Toimittajan tarjous liitteineen Tarjouksen antaneelle toimittajalle lähetetään: 1. Hankintapäätös / Tilaus sopimukseen perustuen 2. Toimittajan tarjous liitteineen

23 Syksy 2017 Kokonaisarkkitehtuurityö käynnistetty Tiekartan tarkennukseen liittyvät selvitykset ja suunnittelu käynnistetty Eri projektit tarvitsevat sekä kuntien, kuntayhtymien ja ICTtoimittajien asiantuntijoita kirje asiasta lähdössä kuntiin ja kuntayhtymiin Rajaus Nykyisten tietojärjestelmien ylläpito ja kehittäminen ennen vuotta 2020 ei kuulu maakunnan tehtäviin